Vážený pán E.,

Dňa 21. októbra 2000 ste v mene EeC Ab Education podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi týkajúcu sa riadenia programu Leonardo da Vinci PL/99/1004/I.1.2.b/FPC Európskou komisiou.

Dňa 28. novembra 2000 som postúpil sťažnosť predsedovi Európskej komisie. Komisia zaslala svoje stanovisko 12. marca 2001. Poslal som Vám ju s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 21. apríla 2001. Dňa 30. mája 2001 som požiadal Komisiu o doplňujúce informácie. Dňa 3. septembra 2001 ste predložili ďalšie podanie. Dňa 26. septembra 2001 som Vám zaslal dodatočné informácie od Komisie s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ak si to želáte. Zdá sa, že od vás neboli doručené žiadne pripomienky.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Sťažovateľ vo svojej sťažnosti vysvetľuje, že EeC Ab Education je partnerom programu Leonardo da Vinci. Podľa sťažovateľa spoločnosť EeC Ab Education nedostala platbu vo výške 200 000 SEK od svojho partnera POPON v Poľsku. Spoločnosť Eec Ab Education kontaktovala poľského partnera POPON a Európsku komisiu. Komisia vysvetlila, že má len obmedzené právomoci na kontrolu činností partnerov a že môže len pristúpiť k auditu. V dôsledku toho Komisia nevykonala audit príslušného poľského partnera, ale národného koordinačného útvaru (NCU) vo Varšave. Sťažovateľ zastáva názor, že audit sa mal vykonať v rámci poľského partnera POPON.

Sťažovateľ tvrdí, že Komisia by mala kontrolovať riadne riadenie finančných prostriedkov programu a dohliadať na úhradu faktúr splatných spoločnosti Eec Ab Education.

Požiadavku

Komisia vo svojom stanovisku uviedla tieto poznámky:

Sťažnosť sa týka projektu Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC, vybraného v rámci prvej fázy programu Leonardo da Vinci.

Cieľom programu Leonardo da Vinci je implementovať politiku Spoločenstva v oblasti odborného vzdelávania, ktorá podporuje a dopĺňa vnútroštátne iniciatívy a činnosti v oblasti odborného vzdelávania. Program je otvorený pre členské štáty, krajiny EZVO, krajiny strednej a východnej Európy a Cyprus. Projekty sa môžu predkladať v rámci viacerých rôznych opatrení zoskupených do štyroch oblastí. V každej krajine vnútroštátne orgány zriadia jednu alebo viac koordinačných štruktúr s cieľom zabezpečiť vykonávanie programu na vnútroštátnej úrovni vrátane správy nadnárodných stáží a výmen v rámci mobility v rámci oblasti I – tzv. „národné koordinačné jednotky“ (NCY).

Z praktického hľadiska je realizácia mobility v rámci oblasti I založená na globálnom grante, ktorý Komisia každoročne prideľuje každej krajine na základe „plánu prevádzkového riadenia“. Preto sa každý rok uzatvára zmluva medzi Komisiou a vnútroštátnymi regulačnými jednotkami príslušnej krajiny. NCU sa týmto spôsobom stáva plne zodpovednou za správu a riadenie finančných prostriedkov na vykonávanie opatrenia; to zahŕňa hodnotenie predložených návrhov projektov, výber, uzatváranie zmlúv a skutočnú správu a následné opatrenia v súvislosti s projektmi (vrátane platieb, podávania správ atď.).

Projekt Leonardo da Vinci PL/99/10004/I.1.2.b/FPC bol predložený poľskej národnej koordinačnej jednotke a bol ňou vybraný v roku 1999 v rámci mobility v oblasti I. Projekt bol zameraný na organizovanie pracovných stáží vo Švédsku na 30 dní pre skupinu poľských zdravotne postihnutých ľudí. Realizátorom projektu a dodávateľom poľskej NCU bola poľská organizácia POPON (Polska Organizacja Proacodawcow Osob Niepelnosprawnych, Poľská organizácia zamestnávateľov zdravotne postihnutých osôb). Hostiteľskou organizáciou vo Švédsku bola Eec Ab Education. Podľa existujúcich pravidiel NCU uzavrela zmluvu s organizáciou predkladateľov projektov na základe vzoru poskytnutého Komisiou. Podľa podmienok tejto zmluvy bola spoločnosť POPON povinná prijať potrebné opatrenia týkajúce sa dohôd, ktoré sa mali uzavrieť s partnermi a hostiteľskými organizáciami. Spoločnosti POPON a Eec Ab Education uzavreli 17. mája 1999 dohodu.

Oddelenie Generálneho riaditeľstva pre vzdelávanie a kultúru (GR EAC) zodpovedné za realizáciu programu Leonardo da Vinci dostalo 4. januára 2000 od sťažovateľa oznámenie, v ktorom sa sťažoval na ťažkosti, ktoré sa vyskytli pri realizácii projektu.

V správe sa vysvetlilo, že v dôsledku viacerých problémov a nezhôd, ktoré sa vyskytli počas realizácie umiestnení, bola spolupráca medzi spoločnosťami POPON a Eec Ab Education ukončená pred dohodnutými zmluvnými lehotami a že prevzala kontrolu iná švédska organizácia, EET-consulting. Problémy, ktoré viedli k tomuto predčasnému ukončeniu, zahŕňali skutočnosť, že POPON vyslal do Švédska ľudí, ktorých zdravotné postihnutie a jazykové zručnosti sa líšia od dohodnutých, čo znemožnilo EeC Ab Education viesť vzdelávací program, ako sa pôvodne plánovalo.

Podľa sťažovateľa by sa po prerušení spolupráce dosiahla dohoda medzi spoločnosťami POPON a EeC Ab Education o náhrade výdavkov, ktoré spoločnosti EeC Ab Education vznikli počas stáží. Sťažovateľ tvrdil, že napriek tejto skutočnosti niektoré faktúry neboli vrátené.

Útvary GR EAC okamžite nadviazali neformálne kontakty so sťažovateľom s cieľom získať dodatočné informácie o prípade. Keďže predmetný projekt sa týkal úplne decentralizovaného opatrenia, sťažovateľovi sa pripomenulo, že úplný dohľad nad projektom môže zabezpečiť len poľská NCU. GR EAC sa však zaviazalo, že bude túto záležitosť čo najpresnejšie sledovať s cieľom uľahčiť riešenie.

Od januára do februára 2000 nadviazali útvary GR EAC intenzívne kontakty s poľskou NCU. NCU informovala útvary GR EAC, že sa bez veľkého úspechu snažili pôsobiť ako mediátor medzi oboma stranami. NCU tiež vysvetlila, že spoločnosť POPON nemala v úmysle vrátiť niektoré faktúry, pretože sa údajne týkali buď služieb, ktoré neboli dodané, alebo výdavkov, ktoré vznikli mimo zmluvného obdobia, a že spoločnosť POPON bola rozhodnutá obhajovať svoj prípad a v prípade potreby ho predložiť súdu. Poľská NCU takisto informovala útvary GR EAC, že sa rozhodli prepustiť zamestnanca, keďže boli zhromaždené dôkazy o tom, že táto osoba spolupracovala s POPON-om. Táto spolupráca sa však začala až po výbere projektu.

Sťažovateľovi bola 3. marca 2000 zaslaná oficiálna odpoveď, v ktorej sa zopakovali už poskytnuté vysvetlenia a informoval ho o podniknutých krokoch.

Začiatkom apríla 2000 GR EAC vykonalo audit poľskej NCU: nezistili sa žiadne nezrovnalosti, pokiaľ ide o hospodárenie s finančnými prostriedkami Spoločenstva. Okrem toho boli priestory POPON navštívené aj neformálne, ale nevykonal sa žiadny oficiálny audit projektu.

Útvary GR EAC dostali 22. júla 2000 od sťažovateľa nové oznámenie, v ktorom tvrdil, že jeho spor s POPON je stále nevyriešený, a vyzval Komisiu, aby prijala opatrenia. V odpovedi zo 4. septembra 2000 sa zdôraznilo, že z dôvodu decentralizácie predmetného opatrenia Komisia nemá právomoc priamo zasahovať do tohto zmluvného sporu. Pozornosť sa venovala ustanoveniam zmluvy o urovnávaní sporov.

Útvary GR EAC prehodnotili potrebu auditu projektu.

Komisia sa domnieva, že urobila to, za čo bola zodpovedná. Medzi Komisiou a realizátormi projektov neexistuje žiadny zmluvný vzťah a Komisia nemôže v žiadnom prípade priamo zasahovať do sporov súvisiacich s plnením zmluvy. Dohľad nad projektom patrí do zodpovednosti poľskej NCU. Ak nie je možné dosiahnuť zmierlivé riešenie, spor by mal vyriešiť príslušný súd v sídle usporiadateľa.

Komisia nesie celkovú zodpovednosť za kontrolu spôsobu vykonávania programu. Zahŕňa to monitorovacie opatrenie, ktoré sa viac „súvisí s obsahom“ a ktorého cieľom je zistiť, či sú činnosti a postupy vykonávané na vnútroštátnej úrovni zo strany NCU v súlade so zásadami a kritériami programu Leonardo da Vinci, ako aj právomoc kontrolovať NCU a jednotlivé projekty s cieľom overiť, či sa finančné prostriedky Spoločenstva použili v súlade s pravidlami. Tieto povinnosti boli v plnej miere vykonané v prípade uvedenom v sťažnosti. GR EAC od začiatku intervenovalo s poľskou NCU s cieľom požiadať o objasnenie a uľahčiť úlohu NCU ako sprostredkovateľa v spore medzi EeC Ab Education a POPON. Vysvetlenia a informácie získané od poľskej NCU sa doteraz javili ako uspokojivé.

Pokiaľ ide o možnosť vykonávať audítorské kontroly, audit poľskej NCU nepreukázal žiadne nezrovnalosti. Neformálna návšteva POPONu nevykazovala žiadne osobitné problémy. Útvary GR EAC však zvažujú formálny audit projektu.

Sťažovateľ uviedol, že pochopil, že spor medzi poľským partnerom POPON a EeC Ab Education sa musí vyriešiť na príslušnom súde. Sťažovateľ pochopil, že ombudsman nemôže zasahovať do súdneho konania v Poľsku. Sťažovateľ však požadoval, aby Komisia a GR EAC vykonali audit poľského partnera POPON.

Po dôkladnom zvážení stanoviska Komisie a pripomienok sťažovateľa sa ukázalo, že sú potrebné ďalšie vyšetrovania. Ombudsmanka požiadala Komisiu o doplňujúce stanovisko k tomu, či útvary GR EAC začali audit príslušného projektu, ako sa uvádza v stanovisku Komisie.

V apríli 2001 sa finančné útvary GR EAC dohodli na začatí ad hoc auditu projektu. Ak nebudú k dispozícii dostatočné interné zdroje, audit vykoná externá spoločnosť. Postup výberu a uzatvárania zmlúv s externou spoločnosťou sa začal v máji 2001 a mal by sa ukončiť v lete 2001. Audit by sa mal uskutočniť na jeseň 2001.

Cieľom auditu je overiť, či sa finančné prostriedky Spoločenstva použili na projekt v súlade s platnými pravidlami. Podľa zadávacích podmienok bude audit zahŕňať overenie nákladov oprávnenosti, najmä vo vzťahu k výdavkom partnerov, a overenie ich súladu s ustanoveniami príslušných dohôd. Práca bude zahŕňať audit poľského projektu PL/99/10004/I.1.2.b/FPC v priestoroch promotora v Poľsku (POPON) a v prípade potreby aj návštevu priestorov partnera vo Švédsku (EeC Ab Education).

Zdá sa, že sťažovateľ nezaslal svoje doplňujúce pripomienky.

ROZHODNUTIE

1.1 Podľa sťažovateľa spoločnosť EeC Ab Education nedostala platbu vo výške 200 000 SEK od svojho partnera POPON v Poľsku. Spoločnosť Eec Ab Education kontaktovala poľského partnera POPON a Európsku komisiu. Sťažovateľ tvrdí, že Komisia by mala kontrolovať riadne riadenie finančných prostriedkov programu a dohliadať na úhradu faktúr splatných spoločnosti Eec Ab Education. Sťažovateľ zastáva názor, že audit sa mal vykonať v rámci poľského partnera POPON.

1.2 Komisia vo svojom stanovisku uviedla, že má celkovú zodpovednosť za kontrolu spôsobu vykonávania programu. Zahŕňa to monitorovacie opatrenie, ktoré sa viac „súvisí s obsahom“ a ktorého cieľom je zistiť, či sú činnosti a postupy vykonávané na vnútroštátnej úrovni zo strany NCU v súlade so zásadami a kritériami programu Leonardo da Vinci, ako aj právomoc kontrolovať NCU a jednotlivé projekty s cieľom overiť, či sa finančné prostriedky Spoločenstva použili v súlade s pravidlami. Podľa Komisie boli tieto povinnosti v plnej miere vykonané vo veci uvedenej v podnete. GR EAC od začiatku intervenovalo s poľskou NCU s cieľom požiadať o objasnenie a uľahčiť úlohu NCU ako sprostredkovateľa v spore medzi EeC Ab Education a POPON. Vysvetlenia a informácie získané od poľskej NCU sa doteraz javili ako uspokojivé. Pokiaľ ide o možnosť vykonávať audítorské kontroly, audit poľskej NCU nepreukázal žiadne nezrovnalosti. Neformálna návšteva POPONu nevykazovala žiadne osobitné problémy. Útvary GR EAC však zvažujú formálny audit projektu.

1.3 Sťažovateľ vo svojich pripomienkach uviedol, že pochopil, že spor medzi poľským partnerom POPON a EeC Ab Education sa musí vyriešiť na príslušnom súde. Sťažovateľ však požadoval, aby GR EAC Komisie vykonalo audit poľského partnera POPON.

1.4 Ombudsmanka požiadala Komisiu o doplňujúce informácie o tom, či útvary GR EAC začali audit príslušného projektu, ako sa uvádza v stanovisku Komisie.

1.5 Komisia vo svojom doplňujúcom stanovisku uviedla, že v apríli 2001 finančné útvary GR EAC súhlasili so začatím ad hoc auditu projektu. Cieľom auditu je overiť, či sa finančné prostriedky Spoločenstva použili na projekt v súlade s platnými pravidlami. Audit by sa mal uskutočniť na jeseň 2001. Podľa zadávacích podmienok bude audit zahŕňať overenie nákladov oprávnenosti, najmä vo vzťahu k výdavkom partnerov, a overenie ich súladu s ustanoveniami príslušných dohôd. Práca bude zahŕňať audit poľského projektu PL/99/10004/I.1.2.b/FPC v priestoroch promotora v Poľsku (POPON) a v prípade potreby aj návštevu priestorov partnera vo Švédsku (EeC Ab Education).

1.6 Na základe vyšetrovania ombudsmanky sa zdá, že Komisia si splnila svoje povinnosti a vykonala audit v Národnej koordinačnej jednotke (NCU) vo Varšave. Komisia teda konala v medziach svojej zákonnej právomoci a zdá sa, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu.

Na základe vyšetrovaní ombudsmanky týkajúcich sa tejto sťažnosti sa zdá, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu zo strany Európskej komisie. Ombudsman preto prípad uzatvára.

Tvoje úprimné,

Jacob SÖDERMAN