Administratíva EÚ každoročne prijíma stovky zamestnancov prostredníctvom rôznych typov náborových postupov. Tieto postupy sa musia riadiť určitými pravidlami a zásadami dobrej správy vecí verejných.

Postupy prijímania zamestnancov zvyčajne zahŕňajú výberovú komisiu, ktorá je zodpovedná za posúdenie uchádzačov a vypracovanie konečného zoznamu uchádzačov vhodných na prijatie na dané pracovné miesto. Výberové komisie sú vo svojej práci viazané výberovými kritériami, ale majú široký priestor na voľné uváženie pri posudzovaní kvalifikácie a odbornej praxe uchádzačov podľa týchto kritérií. Pravidlá upravujúce tieto postupy sú zväčša stanovené v oznámení o voľnom pracovnom mieste alebo oznámení o postupe.

Úlohou ombudsmana pri nábore zamestnancov je najmä preskúmať, či sa výberová komisia nedopustila zjavne nesprávneho posúdenia alebo či sa v postupe nevyskytli prípadné nedostatky. Znamená to, že ombudsman nevykonáva opätovné posúdenie žiadostí o prijatie do zamestnania ani uchádzačov znovu nepreskúšava formou testu či pohovoru. Môže však získať vyjadrenie, v ktorom sa vysvetľuje, ako výberová komisia posúdila danú žiadosť alebo výsledky uchádzača, aby sa uistil, že postup prebiehal náležitým spôsobom.

Skôr než sa uchádzač obráti na ombudsmana, musí najprv využiť opravné prostriedky, ktoré by mali byť uvedené v oznámení o voľnom pracovnom mieste, a poskytnúť danej inštitúcii dostatočný čas na odpoveď.