Strasbourg, 30 ianuarie 2012

Vizita agenției OI/4/2012/CK - Vizita la Centrul European pentru Dezvoltarea Formării Profesionale.

Stimate domnule Lettmayr,

În mai 2011, am lansat un program de vizite la agențiile UE, cu scopul de a identifica și disemina cele mai bune practici utilizate de agenții în relațiile lor cu cetățenii. Inițial, am efectuat trei vizite „pilot” la agențiile UE din Regatul Unit, și anume Autoritatea Bancară Europeană, Agenția Europeană pentru Medicamente și Colegiul European de Poliție. Ulterior, la 1 iunie 2011, m-am întâlnit la Bruxelles cu șefii tuturor agențiilor UE și am avut ocazia să îi familiarizez mai detaliat cu această inițiativă. În octombrie 2011, am vizitat Agenția Europeană de Mediu la Copenhaga, iar în noiembrie Observatorul European pentru Droguri și Toxicomanie și Agenția Europeană pentru Siguranță Maritimă la Lisabona. Informații privind vizitele mele anterioare la agențiile UE sunt disponibile pe următoarea pagină a site-ului meu:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Mă voi afla la Salonic în februarie 2011 pentru a lua cuvântul la un seminar organizat de Școala Națională de Magistratură. Aș fi bucuros să vă întâlnesc pe dumneavoastră și pe membrii relevanți ai echipei dumneavoastră miercuri, 22 februarie, de preferință dimineața. Mă aștept ca vizita mea să dureze două-trei ore.  Vă transmitem în anexa la prezenta scrisoare un proiect de program al reuniunii noastre, precum și câteva informații suplimentare privind aspectele procedurale ale acestui tip de vizite.

În vizita mea la agenție, voi fi însoțit de dna Christina Karakosta, consilier juridic în biroul meu, care va acționa în calitate de persoană de contact pentru aspectele organizatorice ale reuniunii noastre. Datele sale de contact sunt: christina.karakosta@ombudsman.europa.eu, 00 32 2 284 11 41. V-aș fi recunoscător dacă m-ați putea informa cu privire la numele unei persoane de contact relevante din cadrul personalului dumneavoastră care ar putea lua legătura cu ea pentru toate pregătirile necesare.

Vă atragem atenția asupra faptului că, în urma vizitei și a reuniunii noastre referitoare la aspectele de fond prezentate în nota din anexă, mă voi întâlni, de asemenea, cu Comitetul pentru personal al Cedefop. Decizia mea de a face acest lucru vine în urma unei solicitări din partea Adunării comitetelor pentru personalul agențiilor (AASC) de a mă întâlni în mod sistematic cu comitetele pentru personal ale agențiilor care fac obiectul vizitelor mele din proprie inițiativă.

Aș dori să vă mulțumesc din nou pentru acordul de a organiza această vizită și aștept cu interes ceea ce sunt sigur că se va dovedi a fi schimburi fructuoase cu privire la diferitele teme identificate în nota din anexa la prezenta scrisoare. Aș dori, de asemenea, să mulțumesc anticipat conducerii Cedefop pentru organizarea aspectelor practice ale întâlnirii mele cu Comitetul personalului Cedefop, care ar trebui să aibă loc în aceeași zi, miercuri, 22 februarie, după încheierea întâlnirii noastre cu conducerea.

Cu stimă,

P. Nikiforos Diamandouros

Anexă: 1

ANEXĂ: Aspecte procedurale și proiectul de ordine de zi a vizitei.

În ceea ce privește aspectele procedurale

Vizitele Ombudsmanului European se desfășoară în mod oficial pe baza competenței sale de a desfășura anchete din proprie inițiativă. Prin urmare, corespondența referitoare la această vizită va purta un număr de referință de înregistrare pentru astfel de anchete din proprie inițiativă (OI/4/2012/CK). Ombudsmanul ar fi recunoscător dacă Cedefop ar putea menționa acest număr de referință în corespondența sa privind vizita.

O anchetă din proprie inițiativă implică, printre altele, aplicarea garanțiilor procedurale obișnuite privind astfel de anchete. Printre acestea se numără dreptul agenției de a solicita Ombudsmanului European să trateze informațiile și documentele în mod confidențial – a se vedea articolele 5.1, 5.2 și 14.2 din Dispozițiile de punere în aplicare ale Ombudsmanului:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Pe lângă informarea agenției care urmează să fie vizitată cu privire la problemele pe care intenționează să le ridice, Ombudsmanul îi poate solicita, de asemenea, să furnizeze în prealabil anumite informații și/sau documente relevante.

După fiecare vizită, Ombudsmanul va informa agenția în scris cu privire la constatările sale. În cazul în care face sugestii specifice, acesta va solicita, în mod normal, agenției să îl informeze cu privire la orice acțiune ulterioară pe care își propune să o întreprindă. În funcție de răspunsul agenției, Ombudsmanul va lua în considerare fie închiderea anchetei, fie luarea de măsuri suplimentare, de exemplu prin emiterea de recomandări oficiale.

Vă atragem atenția asupra faptului că scrisoarea pregătitoare pentru această vizită, precum și prezenta anexă vor fi publicate pe site-ul Ombudsmanului European. În cazul în care Ombudsmanul decide să facă sugestii agenției în urma vizitei sale, comunicarea care conține astfel de sugestii va fi, de asemenea, publicată pe pagina respectivă, la fel ca și răspunsul agenției, orice corespondență ulterioară și concluziile scrise finale ale Ombudsmanului. Aceste schimburi vor apărea pe următoarea pagină a site-ului internet al Ombudsmanului: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

În ceea ce privește chestiunile de pe ordinea de zi

În ceea ce privește conținutul vizitei din 22 februarie 2012, Ombudsmanul European ar dori să discute următoarele teme:

• Contactele inițiale ale Cedefop cu publicul
• Transparență, dialog și responsabilitate
• Recrutarea
• Oferte și contracte
• Conflicte de interese

Aspectele specifice pe care Ombudsmanul ar dori să le analizeze în cadrul fiecărei teme sunt următoarele:

1. Contactele inițiale cu publicul

Una dintre sarcinile fundamentale ale Ombudsmanului este de a se asigura că administrația UE este deschisă, orientată spre servicii și eficientă în gestionarea contactelor cu cetățenii. Principiile de bază relevante sunt prevăzute în Codul european al bunei conduite administrative (CGAB). Problema rămâne semnificativă în activitatea noastră zilnică, sugerând că administrația UE se confruntă în continuare cu unele provocări în acest domeniu. După caz, Ombudsmanul European încearcă să găsească o soluție rapidă la plângerile care se referă la nemulțumirile cu privire la contactele inițiale ale unui cetățean cu administrația. De obicei, acest lucru implică contactarea telefonică a persoanei relevante de către serviciile noastre.

Înțeleg că toate agențiile UE au convenit să adopte Codul european al bunei conduite administrative în cadrul unei reuniuni a șefilor agențiilor, care a avut loc la Lisabona în octombrie 2008. Mă bucur că site-ul Cedefop conține un link către Codul european al bunei conduite administrative. Cu toate acestea, nu am cunoștință de modul în care Cedefop a pus în aplicare această decizie și de modul în care se asigură că personalul său respectă principiile stabilite în codul menționat mai sus. Nu am putut găsi referințe la această chestiune pe site-ul web al Cedefop și, prin urmare, v-aș fi recunoscător pentru o prezentare pe această temă.

2. Transparență, dialog și responsabilitate

Ombudsmanul European acordă, de asemenea, o primă promovării transparenței și creșterii responsabilității în administrația UE. Această cerință se reflectă, printre altele, în legislația UE privind accesul public la documente, care menționează în mod expres Ombudsmanul ca organism de control jurisdicțional. Acest lucru se reflectă, de asemenea, în competențele extinse de investigare ale Ombudsmanului, care ne permit să clarificăm în detaliu faptele și problemele ridicate în anchetele noastre.

Prin urmare, aș fi recunoscător să aflu mai multe despre următoarele aspecte:

a) Cum tratează Cedefop în practică cererile de acces public la documente? Care sunt orientările și/sau modalitățile practice pentru tratarea unor astfel de cereri? Vă rugăm să furnizați exemple, cum ar fi corespondența principală din cadrul tratării de către agenție a ultimelor trei cereri de acces public la documentele tratate în temeiul Regulamentului 1049/2001. (Esența deciziei Cedefop în aceste exemple nu va fi examinată, deoarece nu acesta este scopul acestei vizite.)

b) Întocmește Cedefop un raport anual (intern sau extern) privind modul în care gestionează accesul public la documente?

c) Cedefop gestionează sau intenționează să gestioneze un registru public în sensul articolului 11 din Regulamentul 1049/2001?

d) Cedefop gestionează o cantitate mare de informații și date. Site-ul său web este ușor de utilizat și conține un volum mare de date, publicații și informații referitoare la principalele activități ale Cedefop. În special, secțiunea "contactați-ne" oferă o listă detaliată de contacte și diferite persoane de contact pentru o serie de probleme. Cum tratează Cedefop cererile de informații? Vă rugăm să ne furnizați informații cu privire la feedback-ul pe care serviciile Cedefop îl primesc de la utilizatori și părțile interesate în ceea ce privește accesul la informații.

3. Selecție și recrutare

În ceea ce privește fondul deciziilor de selecție și de recrutare, Ombudsmanul adoptă o abordare similară cu cea a instanțelor UE. Aceasta înseamnă, printre altele, că el recunoaște competențele discreționare foarte largi ale administrației în selectarea personalului său.

În ceea ce privește aspectele procedurale ale selecției și recrutării, Ombudsmanul a depus eforturi foarte active pentru a spori transparența recrutării în UE. Acest lucru a condus, de exemplu, la o mai mare transparență în ceea ce privește numele membrilor comisiilor de evaluare și la fișe de evaluare mai detaliate, care oferă candidaților o mai bună înțelegere a modului în care au fost evaluați.

Cedefop a adoptat și a publicat pe site-ul său orientări privind procedurile de selecție pe care le organizează. V-aș fi recunoscător dacă ați primi clarificări suplimentare cu privire la următoarele aspecte:

a) Cum asigură Cedefop o comunicare eficace cu candidații la procedurile de selecție cu privire la stadiul candidaturilor lor și/sau la rezultatul procedurii de selecție?

b) Numele membrilor comisiei de evaluare sunt cunoscute candidaților?  În ce măsură Cedefop oferă candidaților la un loc de muncă acces la evaluările candidaturilor lor?

c) În ce măsură Cedefop caută mijloace mai rapide și mai puțin formale de soluționare a litigiilor privind deciziile de selecție și de recrutare decât cele prevăzute la articolul 90 din Statutul funcționarilor?

d) Cedefop informează în mod sistematic candidații că pot depune o plângere la Ombudsman, astfel cum se prevede la articolul 19 din Codul bunei conduite administrative menționat mai sus?

4. Oferte și contracte

La nivelul căilor de atac, litigiile legate de deciziile privind licitațiile și de relațiile contractuale sunt cel mai frecvent soluționate de instanțe. Cu toate acestea, o proporție semnificativă a cazurilor Ombudsmanului a vizat, de-a lungul anilor, și aceste domenii. În ceea ce privește ofertele, Ombudsmanul se inspiră din abordarea Curții, care constă în recunoașterea largilor puteri discreționare ale administrației în evaluarea aspectelor de fond ale propunerilor de oferte, verificând în același timp cu atenție dacă aceasta și-a motivat în mod valabil și adecvat deciziile și dacă a respectat în mod adecvat procedurile aplicabile și drepturile de informare. În ceea ce privește litigiile contractuale, Ombudsmanul nu evaluează, ca atare, dacă există o încălcare a contractului. Cu toate acestea, el examinează în detaliu dacă administrația a furnizat motive întemeiate pentru poziția sa și, de asemenea, analizează corectitudinea acțiunilor sau omisiunilor administrative.

Întrebări:

a) Cum gestionează Cedefop litigiile legate de aceste domenii?

b) Sunt ofertanții și contractanții informați că pot depune o plângere la Ombudsman?

5. Conflicte de interese

Conflictele de interese apar atunci când persoanele care lucrează pentru administrația publică pot fi percepute ca având un interes personal necorespunzător într-o chestiune cu care se confruntă. Astfel de conflicte trebuie gestionate în mod corespunzător pentru a asigura un proces decizional obiectiv și pentru a spori încrederea publicului în administrație. Evenimentele și cazurile recente arată că administrația UE nu se bucură în mod clar de încrederea deplină a publicului în această chestiune.

Având în vedere aceste considerații, aș fi interesat să știu ce măsuri concrete aplică Cedefop pentru a evita conflictele de interese în următoarele domenii:

a) Recrutarea personalului, inclusiv a personalului de conducere

b) actualii și foștii membri ai personalului, în special în ceea ce privește activitățile externe desfășurate în timpul și după încetarea raporturilor de muncă la Cedefop (a se vedea, de exemplu, articolele 11, 11a, 12b și 16 din Statutul funcționarilor).