Realizat în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European [1]

Contextul vizitei

1. Ombudsmanul European a lansat un program de vizite la agențiile UE în mai 2011, cu scopul de a promova buna administrare și schimbul de bune practici între aceste entități ale UE. Aceste vizite sunt efectuate în mod oficial pe baza competenței Ombudsmanului de a desfășura anchete din proprie inițiativă în temeiul articolului 228 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene. Acestea oferă Ombudsmanului și agențiilor ocazia de a se angaja într-un dialog constructiv în vederea cultivării și consolidării unei culturi administrative a serviciilor pentru cetățeni [2].

2. Prin scrisoarea din 30 ianuarie 2012, Ombudsmanul a informat Cedefop că, în cadrul programului său de vizite la agenții, a decis să viziteze centrul la 22 februarie 2012.

3. Cedefop a fost instituit prin Regulamentul (CEE) nr. 337/75 al Consiliului din 10 februarie 1975 privind înființarea Centrului European pentru Dezvoltarea Formării Profesionale [3], care a fost modificat ultima dată prin Regulamentul (CE) nr. 2051/2004 al Consiliului [4]. Misiunea sa este de a sprijini dezvoltarea politicilor europene de educație și formare profesională (EFP) și de a contribui la punerea în aplicare a acestora. Obiectivul său strategic este de a consolida cooperarea europeană și de a sprijini Comisia, statele membre și partenerii sociali în elaborarea și punerea în aplicare a politicilor pentru o EFP atractivă, care să promoveze excelența și incluziunea socială. Cedefop are următoarele sarcini: compilarea documentației selectate și a analizelor datelor; contribuie la dezvoltarea și coordonarea cercetării; să exploateze și să difuzeze informații; încurajarea abordărilor comune ale problemelor legate de educația și formarea profesională; să ofere un forum pentru dezbateri și schimburi de idei.

4. Un proiect de ordine de zi cu aspectele specifice pe care Ombudsmanul a dorit să le discute a fost trimis Cedefop. În plus, Ombudsmanul a informat Cedefop că, drept răspuns la un angajament pe care și l-a asumat în urma unei cereri din partea Adunării comitetelor pentru personalul agențiilor (AASC), se va întâlni, de asemenea, cu comitetul pentru personal al Cedefop în cursul vizitei sale. În absența unui comitet pentru personal ales, Ombudsmanul a primit o cerere de reuniune din partea reprezentanților unui sindicat din Cedefop, SUA-Cedefop. Ombudsmanul a fost de acord să se întâlnească cu reprezentanții sindicatelor. 

Vizita

5. Reuniunea cu conducerea Cedefop a avut loc la 22 februarie 2012. Aceasta a început cu o scurtă prezentare din partea directorului interimar, care a furnizat Ombudsmanului câteva informații generale despre Cedefop, misiunea și organizarea sa. La rândul său, Ombudsmanul a clarificat faptul că vizitele sale sunt efectuate în mod oficial pe baza competenței sale de a desfășura anchete din proprie inițiativă. El a subliniat că o anchetă din proprie inițiativă implică, printre altele, aplicarea garanțiilor procedurale obișnuite privind astfel de anchete. Printre acestea se numără dreptul agenției de a solicita Ombudsmanului European să trateze informațiile și documentele în mod confidențial [5]. După aceste prezentări inițiale, șefii diferitelor unități au susținut prezentări în vederea furnizării de răspunsuri la întrebările adresate de Ombudsman în scrisoarea sa din 30 ianuarie 2012. Ombudsmanului i-au fost furnizate, de asemenea, o prezentare PowerPoint și documente justificative.

6. Următoarele subiecte au constituit obiectul discuțiilor dintre Ombudsman și conducerea Cedefop:

• Respectarea Codului de bună conduită administrativă și a standardelor etice
• Transparență, dialog și responsabilitate
• Selecție și recrutare
• Ofertele
• Conflicte de interese
• Absența unui comitet pentru personal

7. După întâlnirea cu conducerea, Ombudsmanul s-a întâlnit cu doi reprezentanți ai US-Cedefop. Sindicatul a ridicat problema absenței unui comitet pentru personal și a problemelor legate de fluxul de informații de la conducere la personal. Aceștia au subliniat că personalul Cedefop nu a fost informat cu privire la vizita Ombudsmanului. De asemenea, aceștia au adresat întrebări cu privire la accesul la documente și la aplicarea Regulamentului 1049/20001. 

Constatările și sugestiile Ombudsmanului în urma vizitei

8. La 27 aprilie 2012, Ombudsmanul a trimis Cedefop un raport conținând constatările sale în urma vizitei și următoarele sugestii [6]:

a) Pe lângă angajamentele sale de a crea o pagină dedicată cererilor de acces la documente și de a elabora un raport anual privind tratarea acestor cereri, Cedefop ar putea lua în considerare adoptarea unor proceduri formale pentru tratarea cererilor de acces la documente. Astfel de proceduri ar trebui să includă atât cererile inițiale, cât și cererile de confirmare. Astfel, Cedefop ar fi în măsură să respecte termenele stabilite în Regulamentul 1049/2001. Participarea consilierului juridic la tratarea cererilor de acces la documente ar fi cea mai adecvată și recomandabilă. Ombudsmanul a adăugat că ar fi bucuros să asiste Cedefop în furnizarea de formare suplimentară cu privire la accesul la documente și la aplicarea Regulamentului 1049/2001.

b) Ombudsmanul a încurajat Cedefop să pună la dispoziție cel puțin pagina principală a site-ului său web, precum și informații privind funcțiile și politica sa lingvistică, în toate cele 23 de limbi ale tratatului. Salutând cetățenii care vizitează site-ul în propria lor limbă și explicându-le funcțiile sale, Cedefop ar demonstra în mod clar că recunoaște că toți cetățenii Uniunii Europene au un interes legitim în activitatea sa.

c) În vederea îmbunătățirii în continuare a informațiilor furnizate candidaților în cadrul procedurilor de selecție, Ombudsmanul a încurajat Cedefop să informeze candidații cu privire la toate posibilitățile de care dispun pentru a contesta o decizie de excludere de la un concurs. Posibilitățile de contestare externă sunt dreptul de a depune o plângere la Ombudsman și dreptul de a introduce o acțiune în anulare în fața instanțelor UE.

d) Ombudsmanul a sugerat ca Cedefop să își reconsidere poziția cu privire la divulgarea numelor membrilor comisiei de evaluare. 

e) Cedefop ar putea lua în considerare informarea ofertanților cu privire la posibilitatea de a solicita despăgubiri prin depunerea unei plângeri la Ombudsman.

f) Ombudsmanul a încurajat Cedefop să ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că va fi ales un comitet pentru personal care să reprezinte interesele personalului.

Acțiunile întreprinse de Cedefop ca urmare a sugestiilor Ombudsmanului

9. La 18 iulie 2012, Cedefop a transmis planul său de acțiune subsecvent sugestiilor Ombudsmanului.

10. În special, Cedefop a informat Ombudsmanul că intenționează să creeze pe site-ul său web o secțiune dedicată cererilor de acces la documente. Pagina web, care va fi disponibilă în limbile engleză, germană și franceză, va oferi acces imediat la „cele mai solicitate documente” ale Cedefop și va include un formular de cerere care va fi utilizat în cazurile în care documentul solicitat nu este disponibil online. Cererile care necesită consultanță juridică pentru a primi un răspuns vor fi transmise consilierului juridic. De asemenea, agenția s-a angajat să publice un raport anual privind modul în care tratează cererile de acces la documente.

11. Cedefop a informat Ombudsmanul că, începând din august 2012, intenționează să pună la dispoziție în limbile engleză, germană și franceză informațiile statice de pe site-ul său oficial, cum ar fi informații privind misiunea sa și principalele sale domenii de activitate, precum și meniul de navigare. În cadrul unei potențiale migrări către o nouă soluție tehnologică pentru portalul său web, Comisia s-a angajat, de asemenea, să analizeze posibilitatea de a avea un site multilingv care să furnizeze informații în cele 23 de limbi oficiale. Cu toate acestea, din cauza constrângerilor bugetare, acest proiect nu a putut începe înainte de 2014.

12. Cedefop a adăugat că, începând din iulie 2012, a început să informeze atât candidații din cadrul procedurilor de selecție, cât și ofertanții respinși cu privire la dreptul lor de a depune o plângere la Ombudsman și a subliniat că o declarație în acest sens este inclusă în prezent în toate documentele și comunicările relevante. Cedefop și-a menținut poziția de a nu divulga numele membrilor comisiei de evaluare.

13. În cele din urmă, acesta a informat Ombudsmanul că, în urma alegerilor, un nou comitet pentru personal și-a asumat responsabilitățile la 12 iunie 2012.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

14. Ombudsmanul salută abordarea constructivă și disponibilitatea Cedefop de a pune în aplicare majoritatea sugestiilor sale. În special, acesta constată cu satisfacție că Cedefop a pus deja în aplicare sugestiile sale privind furnizarea de informații ofertanților și candidaților în cadrul procedurilor de selecție a personalului. În acest sens, el observă că anunțurile de posturi vacante publicate recent pe site-ul Cedefop includ informații privind posibilitatea de a depune o plângere la Ombudsman, la rubrica „proceduri de recurs”. El are încredere că informații similare sunt incluse în scrisorile trimise ofertanților respinși.

15. Ombudsmanul salută, de asemenea, abordarea proactivă a Cedefop în ceea ce privește accesul la documente. După cum a subliniat în mod repetat Ombudsmanul, buna administrare impune ca dreptul de acces public la documente să fie înțeles ca referindu-se nu numai la necesitatea ca instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE să trateze corect cererile de acces public la documente, ci și la cerința ca informațiile și documentele să fie ușor puse la dispoziția publicului în mod proactiv [7]. Angajamentul Cedefop de a oferi acces direct la o serie de documente identificate ca fiind de interes public este foarte binevenit.  

16. Ombudsmanul este, de asemenea, mulțumit de angajamentele Cedefop în ceea ce privește politica sa lingvistică. El este încurajat de eforturile Agenției de a pune la dispoziție pagina principală a site-ului său în toate cele 23 de limbi oficiale. Ombudsmanul consideră că, în ceea ce privește comunicarea externă a instituțiilor europene cu cetățenii, ar fi ideal ca materialele destinate unor astfel de scopuri să fie publicate în toate limbile oficiale. Pentru ca această comunicare externă să fie eficace, este necesar ca cetățenii să înțeleagă informațiile care le sunt furnizate de instituții [8].  

17. În plus, întrucât consideră că rolul comitetelor pentru personal ca principal canal oficial de comunicare între conducere și personal este extrem de important, Ombudsmanul salută vestea alegerii unui comitet pentru personal.

18. În ceea ce privește divulgarea numelor membrilor comisiei de evaluare, Cedefop a susținut în timpul vizitei Ombudsmanului că nedivulgarea vizează protejarea membrilor comisiei de evaluare împotriva presiunilor externe. Acesta a solicitat Ombudsmanului să țină seama de dimensiunea redusă a agenției și de amplasarea acesteia. Aceasta a luat act de faptul că membrii personalului său ar ezita să participe la comisiile de evaluare în cazul în care numele lor ar fi divulgate.

19. În raportul său din 27 aprilie 2012 în urma vizitei, Ombudsmanul a analizat cu atenție aceste argumente și le-a răspuns după cum urmează.

31. În ceea ce privește politica Cedefop de a nu divulga numele membrilor comisiilor sale de evaluare, Ombudsmanul reamintește că, în conformitate cu jurisprudența constantă, secretul privind deliberările și lucrările comisiilor de evaluare a fost introdus în vederea garantării independenței acestor comisii și a obiectivității lucrărilor lor, protejându-le de orice interferență și presiune externă.[9] Respectarea acestui secret împiedică, prin urmare, divulgarea opiniilor adoptate de membrii individuali ai comisiilor de evaluare. Ombudsmanul a considerat în mod constant că dreptul de a păstra secrete opiniile individuale ale membrilor comisiei de evaluare nu este, cu toate acestea, același lucru cu păstrarea secretă a identității acestora [10].

32. Ombudsmanul ia act de faptul că opiniile instituțiilor cu privire la echilibrul corect dintre deschidere și nevoile legitime de confidențialitate în activitatea comisiilor de evaluare au evoluat în direcția acordării unei importanțe mai mari deschiderii [11]. El reamintește că atât EPSO, cât și Comisia au o practică consacrată, prin care divulgă numele membrilor comisiei de evaluare. În opinia Ombudsmanului, o astfel de practică garantează transparența procedurilor de selecție, contribuie la consolidarea și menținerea încrederii publicului în instituțiile, organele, oficiile sau agențiile UE și asigură candidații că procedura de selecție nu a fost afectată de conflicte de interese.

20. Răspunsul Cedefop la sugestiile Ombudsmanului nu a abordat punctele de mai sus. Agenția a reiterat doar faptul că preferă să nu divulge numele membrilor comisiilor de evaluare.

21. Ombudsmanul regretă poziția adoptată de agenție și consideră că, în ceea ce privește chestiunea divulgării numelor membrilor comisiei de evaluare, acțiunea Cedefop, și anume atât neabordarea argumentelor formulate de Ombudsman cu privire la această chestiune, cât și răspunsul în sine, demonstrează o reticență de a se angaja într-un dialog constructiv cu Ombudsmanul într-un mod care să conducă la cultivarea și consolidarea unei culturi administrative a serviciilor pentru cetățeni.

22. Prin urmare, Ombudsmanul a examinat în continuare problema de fond și își menține analiza citată la punctul 15 de mai sus. În plus, Ombudsmanul subliniază că orice membru al publicului care se ocupă de un funcționar public are dreptul să cunoască numele funcționarului respectiv. Acesta este un principiu fundamental al bunei administrări. O administrație fără chip și nume este alienantă [12]. În plus, păstrarea secretă a opiniilor membrilor comisiilor de evaluare nu este același lucru cu păstrarea secretă a identității acestora. Primul protejează membrii comisiilor de evaluare de presiunile externe, în timp ce al doilea contribuie la un climat de secret și neîncredere.

23. Ombudsmanul observă, de asemenea, că divulgarea numelor membrilor comisiilor de evaluare implică prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituția, organul, oficiul sau agenția UE în cauză și, prin urmare, duce la aplicabilitatea Regulamentului 45/2001. Ombudsmanul înțelege că divulgarea denumirilor ar fi compatibilă cu dreptul la protecția datelor, cu condiția ca instituția în cauză să respecte o serie de cerințe legale. Printre acestea se numără (i) adoptarea unei decizii care să precizeze temeiul juridic, precum și scopul și modalitățile unei astfel de divulgări și (ii) asigurarea protecției drepturilor persoanei vizate, inclusiv a dreptului de a primi în prealabil informații clare și complete cu privire la divulgare și a dreptului la opoziție în temeiul articolului 18 din regulament [13].

24. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul adresează Cedefop un proiect de recomandare, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European.

Proiectul de recomandare

Pe baza constatărilor de mai sus, Ombudsmanul adresează Cedefop următorul proiect de recomandare:

Pentru a asigura transparența procedurilor de selecție, Cedefop ar trebui să adopte o nouă politică care să îi permită să divulge numele membrilor comisiei de evaluare într-un mod care să respecte normele privind protecția datelor.

Cedefop va fi informat cu privire la acest proiect de recomandare.  În conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European, Cedefop transmite un aviz detaliat până la 31 ianuarie 2013. Avizul detaliat ar putea consta în acceptarea proiectului de recomandare și o descriere a modului în care acesta a fost pus în aplicare.

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, la 17.10.2012.