Pentru a facilita lectura, termenul „instituție a UE” este utilizat ca abreviere pentru instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE, cu excepția cazului în care este necesar să se facă distincția între aceste entități.

1. Dreptul de acces public la documentele UE

1.1. Legislația UE prevede un drept de acces public la documente?

Carta drepturilor fundamentale a UE și Tratatul privind funcționarea UE (TFUE) prevăd că cetățenii și rezidenții UE au drept de acces la documentele aflate în posesia instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor UE.

Articolul 42 din cartă prevede că:

„Orice cetățean al Uniunii și orice persoană fizică sau juridică având reședința sau sediul social într-un stat membru are drept de acces la documentele instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor Uniunii, indiferent de suportul pe care se află acestea.”

Articolul 15 alineatul (3) din TFUE prevede că:

„Orice cetățean al Uniunii și orice persoană fizică sau juridică având reședința sau sediul social într-un stat membru are drept de acces la documentele instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor Uniunii, indiferent de suportul pe care se află acestea, sub rezerva principiilor și condițiilor care urmează să fie definite în conformitate cu prezentul alineat.

Principiile generale și limitele, întemeiate pe motive de interes public sau privat, care reglementează acest drept de acces la documente sunt stabilite de Parlamentul European și de Consiliu, prin regulamente, hotărând în conformitate cu procedura legislativă ordinară.

Fiecare instituție, organ, oficiu sau agenție a UE se asigură că procedurile sale sunt transparente și elaborează în propriul regulament de procedură dispoziții specifice privind accesul la documentele sale, în conformitate cu regulamentele menționate la al doilea paragraf.

Curtea de Justiție a Uniunii Europene, Banca Centrală Europeană și Banca Europeană de Investiții fac obiectul prezentului alineat numai în exercitarea atribuțiilor lor administrative.

Parlamentul European și Consiliul asigură publicarea documentelor referitoare la procedurile legislative în condițiile prevăzute de regulamentele menționate la al doilea paragraf.”

Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documentele UE pune în aplicare acest drept pentru majoritatea instituțiilor, organelor, oficiilor sau agențiilor UE.

Atunci când un document conține informații despre mediu, se aplică, de asemenea, normele specifice prevăzute în Regulamentul Aarhus (mai multe informații la întrebarea 9.1).

2. Obligațiile diferitelor instituții, organe, oficii și agenții ale UE

2.1. Care sunt normele aplicabile instituțiilor UE?

Există șapte instituții ale UE: Parlamentul European, Consiliul UE, Comisia Europeană, Consiliul European, Curtea de Justiție, Banca Centrală Europeană și Curtea de Conturi.

Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente se aplică direct Parlamentului, Consiliului UE și Comisiei (aceste instituții sunt menționate în mod explicit în Regulamentul 1049/2001). Regulamentul de procedură al Parlamentului, al Consiliului și al Comisiei include dispoziții specifice care stabilesc modul în care aplică Regulamentul 1049/2001. Normele Parlamentului conțin dispoziții privind documentele referitoare la deputații în Parlamentul European, a se vedea, de asemenea, decizia Ombudsmanului din 1264/2022/PB. Comisia consideră că documentele intră în domeniul de aplicare al regulamentului numai dacă sunt înregistrate.

Într-o declarație comună privind Regulamentul 1049/2001, Parlamentul European, Consiliul și Comisia au invitat celelalte instituții, organe, oficii și agenții ale UE să adopte norme interne privind accesul public la documente care să țină seama de principiile și limitele stabilite în regulamentul respectiv.

Consiliul European aplică Regulamentul 1049/2001 și regulamentul de procedură relevant al Consiliului UE în ceea ce privește modul de tratare a cererilor de acces la documente (a se vedea articolul 10 din regulamentul de procedură al Consiliului European). Potrivit acestor norme, deliberările Consiliului European intră sub incidența dispozițiilor privind secretul, cu excepția cazului în care Consiliul European decide altfel. Cu toate acestea, Regulamentul 1049/2001 se aplică documentelor deținute de Consiliul European. Aceste norme adaugă faptul că Consiliul European poate autoriza prezentarea unei copii sau a unui extras din documentele Consiliului European în vederea utilizării în cadrul procedurilor judiciare, chiar și atunci când documentele respective nu au fost deja făcute publice în conformitate cu Regulamentul 1049/2001.

Celelalte trei instituții ale UE - Curtea de Justiție a UE, Banca Centrală Europeană și Curtea de Conturi Europeană - aplică norme separate care diferă în grade diferite de Regulamentul 1049/2001.

Curtea de Justiție a adoptat o decizie care stabilește modul în care tratează cererile de acces la documente referitoare numai la activitatea sa administrativă. Nu există niciun drept de acces public la documentele pe care le deține în legătură cu „opera sa judiciară”, care include memoriile, probele și deliberările sale interne cu privire la cauze. Temeiul juridic al acestei excepții de la regula generală privind accesul public la documente se găsește la articolul 15 alineatul (3) al patrulea paragraf din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (TFUE), care prevede că dreptul de acces public la documente nu se aplică Curții de Justiție, cu excepția cazului în care aceasta își exercită „sarcinile administrative”. Normele Curții de Justiție care se aplică documentelor referitoare la sarcinile sale administrative sunt, în linii mari, similare cu normele prevăzute în Regulamentul 1049/2001.

În cazul în care o altă instituție, un alt organ, un alt oficiu sau o altă agenție a Uniunii (denumite în continuare „instituțiile Uniunii”) ar deține, de asemenea, o copie a unui document referitor la activitatea judiciară a Curții de Justiție, o cerere de acces la documentul respectiv poate fi adresată instituției, organului, oficiului sau agenției respective. De exemplu, dacă o instituție a UE este parte într-o procedură judiciară, aceasta va avea copii ale memoriilor din cauza respectivă, astfel cum demonstrează jurisprudența UE (punctul 15). Aceasta trebuie să trateze orice cerere de acces la documentul respectiv în conformitate cu normele privind accesul la documente care i se aplică.

Decizia Băncii Centrale Europene (BCE) privind accesul public la documentele BCE stabilește norme mai restrictive decât Regulamentul 1049/2001, în special pentru a proteja confidențialitatea informațiilor protejate ca atare în temeiul dreptului UE și al procesului decizional al BCE. Normele privind procesul decizional există pentru a pune în aplicare articolul 15 alineatul (3) din TFUE, care prevede că dreptul de acces public la documente nu se aplică Băncii Centrale Europene, cu excepția cazului în care aceasta își exercită atribuțiile administrative. În plus, în conformitate cu articolul 10 alineatul (4) din Protocolul privind Statutul Sistemului European al Băncilor Centrale și al Băncii Centrale Europene, lucrările reuniunilor Consiliului guvernatorilor Băncii Centrale Europene sunt confidențiale, cu excepția cazului în care Consiliul guvernatorilor decide să facă public rezultatul deliberărilor sale. Jurisprudența UE (punctele 110-111) a stabilit noțiunea de „confidențialitate a deliberărilor Consiliului guvernatorilor BCE”, însă aceasta acoperă numai desfășurarea deliberărilor, iar nu rezultatul acestora.

În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 94-95) în ceea ce privește activitatea sa de supraveghere, BCE nu se poate întemeia pe o „prezumție generală” pentru a refuza accesul. Aceasta înseamnă că trebuie să justifice orice refuz de acordare a accesului pe baza conținutului documentelor în litigiu.

Curtea de Conturi a adoptat norme foarte asemănătoare cu Regulamentul 1049/2001. Acestea conțin o excepție suplimentară menită să protejeze „observațiile preliminare de audit” ale Curții de Conturi și documentele utilizate la elaborarea observațiilor respective. Acest lucru nu diferă în esență de normele prevăzute în Regulamentul 1049/2001. Normele Curții de Conturi conțin, de asemenea, posibilitatea de a divulga orice document pe care îl deține în cazul în care există un interes public superior care justifică divulgarea.

2.2. Care sunt normele aplicabile organismelor UE?

Există opt organisme ale UE: Serviciul European de Acțiune Externă (SEAE), Comitetul Economic și Social European, Comitetul European al Regiunilor, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD), Comitetul european pentru protecția datelor (CEPD), Ombudsmanul European, Banca Europeană de Investiții (BEI) și Parchetul European (EPPO).

Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente se aplică SEAE în temeiul articolului 11 alineatul (1) din Decizia 2010/427 a Consiliului din 26 iulie 2010 privind organizarea și funcționarea SEAE. SEAE a adoptat, de asemenea, norme de punere în aplicare.

SEAE sprijină, de asemenea, „misiunile civile” ale UE în ceea ce privește tratarea cererilor de acces la documente.

Comitetul Economic și Social European a decis să aplice principiile Regulamentului 1049/2001. În practică, aceasta înseamnă că aplică Regulamentul 1049/2001.

Comitetul Regiunilor a decis să aplice principiile Regulamentului 1049/2001. În practică, aceasta înseamnă că aplică Regulamentul 1049/2001.

Articolul 51 din regulamentul care reglementează AEPD prevede că Regulamentul 1049/2001 se aplică documentelor pe care le deține.

Articolul 76 din regulamentul care reglementează CEPD prevede că acesta aplică Regulamentul 1049/2001.

Ombudsmanul European se ocupă de cererile de acces public la documente în conformitate cu Regulamentul 1049/2001, respectând în același timp Statutul Ombudsmanului European, care conține dispoziții privind confidențialitatea.

BEI are o politică mai restrictivă decât Regulamentul 1049/2001, în special în ceea ce privește protejarea obiectivelor anchetelor, auditurilor și inspecțiilor. În contextul politicii de transparență a BEI, Ombudsmanul a decis să adopte o abordare mai simplă decât cea existentă în prezent în politica BEI. Ombudsmanul va examina orice plângere privind accesul public la documente de îndată ce BEI a furnizat un răspuns negativ la o cerere de confirmare sau a depășit termenul de răspuns. 

Regulamentul 1049/2001 se aplică EPPO prin Regulamentul 2017/1939 al Consiliului (Regulamentul privind EPPO). Cu toate acestea, în conformitate cu articolul 109 alineatul (1) din Regulamentul 2017/1939, dreptul de acces la documente nu se aplică documentelor care fac parte din dosarele de investigație ale EPPO. EPPO a adoptat norme de punere în aplicare care reglementează accesul la documentele EPPO.

2.3. Care sunt normele aplicabile agențiilor UE?

Regulamentele de instituire a agențiilor UE care existau în 2001, când a fost adoptat Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente, au fost adaptate pentru a preciza că Regulamentul 1049/2001 se aplică acestor agenții. Regulamentele de înființare a tuturor agențiilor noi, instituite începând cu 2001, conțin o dispoziție de aplicare a Regulamentului 1049/2001 în cazul acestor agenții.

Majoritatea agențiilor au adoptat decizii care stabilesc modul în care aplică Regulamentul 1049/2001, de exemplu Comitetul unic de rezoluție și Agenția Europeană pentru Medicamente. Este important de remarcat faptul că aceste decizii nu pot deroga de la dreptul de acces prevăzut în Regulamentul 1049/2001 și nici nu îl pot limita.

„Agențiile executive ale UE” depind de sprijinul administrativ al Comisiei Europene atunci când se ocupă de cererile de acces la documente. Acestea aplică aceleași norme ca și Comisia Europeană atunci când tratează cererile de acces la documente, și anume Regulamentul 1049/2001 și regulamentul de procedură al Comisiei.

A se vedea o listă detaliată a agențiilor descentralizate și executive ale UE.

2.4. Normele aplicabile oficiilor UE

Cele patru oficii interinstituționale ale UE – Oficiul European pentru Selecția Personalului, Școala Europeană de Administrație, Oficiul pentru Publicații al UE și CERT-UE (Centrul de răspuns la incidente de securitate cibernetică al UE) – tratează cererile de acces la documente în conformitate cu Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente.

2.5. Eurogrupului i se aplică dreptul de acces public la documente?

Eurogrupul este un organism informal prin intermediul căruia se reunesc miniștrii statelor membre din zona euro. Întrucât Eurogrupul nu este un organism oficial al UE, dreptul de acces public la documentele UE nu i se aplică. Cu toate acestea, Eurogrupul a informat Ombudsmanul că își propune să adere la spiritul normelor și principiilor prevăzute în tratate. Un astfel de principiu este transparența. Eurogrupul a declarat că are o politică proactivă în materie de transparență și se bazează pe articolul 4 din Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente pentru a-l ajuta să evalueze dacă documentele pot fi sau nu divulgate în mod proactiv. Acesta a afirmat, de asemenea, că cetățenii UE pot adresa Eurogrupului cereri de acces public la documente.

2.6. Există alte norme care reglementează dreptul de acces public la documente?

Normele privind accesul la documente trebuie înțelese și aplicate în conformitate cu jurisprudența Curții de Justiție a UE.

Instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE („instituțiile UE”) trebuie să țină seama de normele prevăzute în Regulamentul Aarhus [Regulamentul (CE) nr. 1367/2006] atunci când aplică Regulamentul 1049/2001 în cazul în care documentul solicitat conține „informații despre mediu” (mai multe informații la întrebarea 9.1).

Dreptul de acces public la documentele UE este reglementat de Regulamentul UE privind protecția datelor (Regulamentul 2018/1725). Regulamentul stabilește obligațiile de protecție a datelor pentru instituțiile și organele UE atunci când prelucrează date cu caracter personal, de care instituțiile UE trebuie să țină seama atunci când aplică, de asemenea, Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente (mai multe informații în întrebarea 7.1).

În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 109-111), normele privind confidențialitatea prevăzute în anumite regulamente sectoriale specifice trebuie luate în considerare la aplicarea Regulamentului (CE) nr. 1049/2001, de exemplu articolul 28 din Regulamentul (CE) nr. 1/2003 privind procedurile din domeniul dreptului concurenței.

3. Cui i se aplică dreptul de acces public?

3.1. Cine poate solicita unei instituții a UE accesul la un document?

Orice cetățean al UE, orice altă persoană cu reședința într-un stat membru al UE sau orice „persoană juridică” cu reședința sau sediul social într-un stat membru (cum ar fi o societate, o organizație neguvernamentală, o școală sau o asociație) are drept de acces la documentele deținute de o instituție a UE. Anumite instituții ale UE au ales să extindă acest drept la nerezidenți.

3.2. O persoană trebuie să identifice cine este atunci când depune o cerere de acces la un document?

Ombudsmanul a constatat că o instituție a UE are dreptul de a solicita datele de contact în scopul prelucrării unei cereri de acces, inclusiv pentru a verifica dacă persoana care solicită accesul la documente este rezident sau cetățean al UE.

Cu toate acestea, multe instituții ale UE nu utilizează această opțiune și acceptă cereri din partea tuturor persoanelor.

4. La ce se aplică dreptul? Ce este un document?

4.1. Ce implică „documentul” în contextul dreptului de acces public?

Noțiunea de „document” este largă și include orice conținut, indiferent de suportul său, în măsura în care se referă la politici, activități și decizii care intră în sfera de responsabilitate a instituției Uniunii în cauză (a se vedea jurisprudența Uniunii).

Ombudsmanul a considerat că „documentul” se referă, de asemenea, la mesaje text sau instantanee privind activitățile profesionale (a se vedea întrebarea 4.2 privind obiectul documentului).

Potrivit jurisprudenței UE , dreptul de acces public la documente acoperă și conținutul unei baze de date, cu condiția ca acesta să poată fi extras din baza de date utilizând soluțiile software existente aflate la dispoziția persoanelor care utilizează baza de date (și anume, a utilizatorilor finali). Cu toate acestea, în cazul în care conținutul poate fi extras din baza de date numai cu ajutor substanțial din partea personalului informatic specializat sau prin instrumente informatice specializate care nu sunt disponibile în mod normal utilizatorilor finali ai bazei de date, conținutul respectiv nu intră sub incidența dreptului de acces public la documente. Ombudsmanul a constatat că, în astfel de circumstanțe, o instituție a UE are dreptul să declare că documentul (documentele) solicitat(e) pur și simplu nu se află în „deținerea” sa. Ombudsmanul a constatat, de asemenea, că această interpretare se aplică și în cazul în care informațiile sunt păstrate într-o singură bază de date, dar setul de date este stocat în „structuri de date complexe multiple”.

Cu toate acestea, Ombudsmanul a încurajat instituțiile UE să investigheze și să evalueze posibilele soluții tehnice, astfel încât să poată pune la dispoziția publicului versiuni descărcabile ale unei baze de date în viitor.

4.2. Obiectul documentului este relevant?

Dreptul de acces public la documente se aplică documentelor referitoare la politicile, activitățile și deciziile care țin de „sfera de responsabilitate” a unei instituții a Uniunii. În mod normal, în cazul în care o instituție a UE deține un document, acesta intră în sfera de responsabilitate a instituției. Acestea fiind spuse, dreptul de acces public nu se aplică anumitor categorii foarte limitate de documente, de exemplu:

Documente deținute de Curtea de Justiție care se referă la activitatea sa judiciară. Dreptul de acces se aplică numai „documentelor administrative” deținute de Curte. Potrivit jurisprudenței Uniunii (punctul 49), în cazul în care un document al Curții referitor la activitatea sa judiciară este deținut de o altă instituție a Uniunii, dreptul de acces public se aplică, în principiu, acestui document.

Documentele care conțin deliberările Consiliului guvernatorilor Băncii Centrale Europene nu fac obiectul accesului public (după cum a constatat Ombudsmanul).

Același lucru este valabil și pentru documentele deținute de Parchetul European care se referă la activitatea de urmărire penală a Parchetului European (persoanele fizice au dreptul de acces numai la „documentele administrative” deținute de Parchetul European).

4.3. Dreptul de acces public se aplică documentelor din contul de e-mail de serviciu al unui membru al personalului UE?

Ombudsmanul a considerat în mod constant că, în cazul în care un e-mail este legat de muncă (a se vedea întrebarea 4.2 privind obiectul documentelor), dreptul de acces public se aplică în principiu.

În cazul în care e-mailul are legătură cu viața privată a unui membru al personalului (e-mailuri personale) sau se află în alt mod în afara sferei de responsabilitate a instituției UE, acesta nu intră sub incidența dreptului de acces public.

Ombudsmanul a constatat că o instituție a UE poate, în conformitate cu principiile bunei administrări, să solicite unui membru al personalului să îi transmită copii ale e-mailurilor substanțiale legate de muncă trimise către sau din contul privat de e-mail al membrului personalului. Odată ce e-mailurile intră în posesia instituției UE, acestea intră sub incidența dreptului de acces public la documente.

4.4. Dreptul de acces public se aplică mesajelor text sau instantanee trimise prin intermediul telefonului mobil?

Ombudsmanul a considerat că mesajele text (sau alte mesaje instantanee) legate de locul de muncă trimise către sau de la un telefon furnizat personalului de către o instituție a UE intră sub incidența dreptului de acces public la documente.

Ombudsmanul a considerat că o instituție a Uniunii poate, în conformitate cu principiile bunei administrări, să solicite unui membru al personalului să îi transmită copii ale mesajelor text substanțiale legate de muncă trimise către sau de pe telefonul personal al membrului personalului. Dreptul de acces public s-ar aplica apoi acestor documente.

Ombudsmanul a publicat un set de bune practici pentru administrația UE în ceea ce privește păstrarea evidenței mesajelor text și instantanee trimise de funcționarii publici ai UE atunci când acționează în calitate profesională.

4.5. Cum puteți afla dacă o instituție a UE deține un document?

Toate instituțiile UE care aplică Regulamentul 1049/2001 (sau norme echivalente) privind accesul public la documente ar trebui să aibă un registru al documentelor. Aceste registre trebuie puse la dispoziția publicului în format electronic. Ombudsmanul a emis orientări cu privire la principiile care ar trebui să se aplice acestor registre. În mod normal, acestea conțin liste de documente. În anumite cazuri, registrele vor conține un link direct către documentele dintr-un registru online. Registrul ar trebui să ofere o scurtă descriere a fiecărui document și a numărului său de referință. Dacă documentul nu este disponibil în mod direct, referința poate fi utilizată pentru a solicita accesul la document.

Anumite categorii de documente ar trebui, pe cât posibil, să fie direct accesibile publicului (de preferință în format electronic). De exemplu, documentele care se referă la procesul de elaborare a legislației ar trebui, pe cât posibil, să fie direct accesibile.

În conformitate cu jurisprudența UE (punctul 99), instituțiile UE ar trebui să se asigure că politicile lor privind înregistrarea documentelor nu sunt arbitrare.

În practică, registrele nu conțin toate documentele aflate în posesia unei instituții a UE.

Persoanele care solicită documente care nu sunt înscrise în registrul unei instituții a UE pot găsi trimiteri la astfel de documente pe site-urile instituțiilor sau pot face trimitere la acestea în alte documente. Aceste informații pot fi utilizate pentru a formula cereri de acces la documente.

Persoanele fizice pot solicita, de asemenea, accesul la documente despre care presupun că există, de exemplu, în cazul în care o anumită procedură implică în mod normal crearea unui anumit tip de document.

Cu toate acestea, în contextul unei cereri de acces, persoanele fizice pot, de asemenea, să întrebe o instituție a UE dacă deține documente referitoare la o anumită chestiune. În conformitate cu articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001, instituția este obligată să contribuie la prelucrarea acestor cereri. Aceasta poate face acest lucru, de exemplu, furnizând o listă a documentelor pe care le deține cu privire la această chestiune. Persoanele fizice pot utiliza apoi această listă pentru a depune o cerere de acces public la documente.

Cu toate acestea, în cazul în care nu este posibil să se clarifice o cerere, instituția are dreptul de a nu trata cererea în continuare. Prin urmare, este în interesul solicitanților să încerce să identifice cât mai clar posibil documentul (documentele) pe care îl (le) doresc.

4.6. Ce se întâmplă dacă o instituție a UE insistă asupra faptului că un document solicitat nu există sau nu mai este în posesia sa?

Dreptul de acces la documente se aplică numai documentelor care există și se află în posesia unei instituții a UE.

În conformitate cu jurisprudența UE (punctul 155), în cazul în care o instituție a Uniunii afirmă că un document nu există, această afirmație este prezumată a fi adevărată. Cu toate acestea, solicitantul poate încerca să răstoarne această prezumție, de exemplu, subliniind că o anumită procedură implică în mod normal crearea acestui tip de document. În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 47 și 54), instituția UE ar trebui să fie în măsură să ofere explicații plauzibile cu privire la motivele pentru care există un document.  

O instituție a UE nu este obligată să păstreze copii ale documentelor pe o perioadă nedeterminată. Este posibil ca un document să fi fost odată în posesia unei instituții și să fi fost șters, ca parte a unei politici normale de păstrare a documentelor. Cu toate acestea, păstrarea copiilor documentelor importante, cel puțin pentru o perioadă rezonabilă, este o bună practică administrativă. Ombudsmanul a constatat că o instituție nu ar trebui să distrugă documente în timp ce o cerere de acces la documentele respective este în curs de prelucrare.

Este o bună practică administrativă ca o instituție a UE să își facă publică politica de păstrare a documentelor, astfel cum a sugerat Ombudsmanul.

Dreptul de acces public la documente nu implică nicio obligație de a crea un nou document. Acestea fiind spuse, separat de dreptul de acces public la documente, toți cetățenii au dreptul de a solicita informații fiecărei instituții a UE și au dreptul la un răspuns. Dreptul de acces la „informații”, care este prevăzut în Codul european al bunei conduite administrative (articolul 22), poate fi utilizat pentru a obține un răspuns punctual la o întrebare.

4.7. Există o limită a numărului de documente care pot fi solicitate?

În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 101-102), o instituție a UE poate refuza să trateze o cerere de acces public la un număr foarte mare de documente sau la documente foarte mari în cazul în care activitatea necesară pentru a răspunde cererii ar conduce la o sarcină administrativă disproporționată. Cu toate acestea, instituția UE în cauză ar trebui să consulte mai întâi solicitantul pentru a încerca să găsească o „soluție echitabilă”. Acest lucru ar putea implica contribuția la restrângerea cererii (a se vedea întrebarea 6.3).

De obicei, este în interesul solicitanților să asiste la astfel de eforturi, deoarece, în conformitate cu jurisprudența UE (punctul 112), în cazul în care nu se poate găsi nicio soluție, instituția UE poate refuza să trateze cererea sau poate decide să limiteze domeniul de aplicare al cererii.

Un solicitant nu poate eluda această regulă prin formularea mai multor cereri separate în aceeași perioadă de timp.

În loc să refuze mai multe cereri, unele agenții ale UE utilizează sisteme de așteptare pentru a trata astfel de cereri. În astfel de cazuri, acestea vor trata cererile în ordine.

Deși Ombudsmanul a constatat în trecut că, în anumite circumstanțe, un mecanism de așteptare la coadă poate constitui o soluție echitabilă, Ombudsmanul este de părere că aplicarea automată a unui sistem de așteptare la coadă nu poate fi o bună practică administrativă.

4.8. Ar trebui ca o instituție a UE să enumere documentele pe care le-a identificat ca intrând în domeniul de aplicare al unei cereri?

Ombudsmanul a considerat că este o bună practică administrativă ca instituțiile UE să includă în decizia lor privind o cerere de acces public o listă a documentelor identificate ca intrând în domeniul de aplicare al cererii respective, cu excepția cazului în care divulgarea unei astfel de liste subminează interesul (interesele) care trebuie protejat(e). Prin furnizarea unei liste de documente identificate, instituția facilitează prelucrarea și înțelegerea răspunsului său și permite solicitanților să depună cereri de reexaminare mai bine informate.

4.9. Ce norme se aplică documentelor clasificate?

Articolul 9 din Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente explică modul în care normele privind accesul public se aplică documentelor clasificate. Acestea sunt documente sensibile care au fost clasificate drept „TRÈS SECRET/TOP SECRET”, „SECRET” sau „CONFIDENTIEL” în conformitate cu normele instituției UE în cauză.

Scopul acestor norme este de a proteja interesele esențiale ale Uniunii Europene sau ale unuia sau mai multor state membre ale acesteia în domeniile reglementate de articolul 4 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul 1049/2001, în special securitatea publică, apărarea și chestiunile militare.

Deși articolul 9 din Regulamentul nr. 1049/2001 face referire în mod specific la siguranța publică, apărare și chestiuni militare, acesta nu exclude luarea în considerare a necesității de a proteja celelalte interese prevăzute la articolul 4 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul nr. 1049/2001, care includ relațiile internaționale și politica financiară, monetară sau economică a UE sau a unui stat membru.

Cererile de acces la documente sensibile trebuie tratate numai de persoanele care au „autorizația” de a consulta astfel de documente.

Documentele sensibile pot fi înregistrate într-un registru public sau publicate numai cu consimțământul persoanei sau entității de la care provin documentele.

5. Accesul la documente și la limbile oficiale ale UE

5.1. În cazul în care o instituție a UE a acordat acces la un document redactat într-o singură limbă, solicitantul are dreptul la o traducere?

În cazul în care instituția UE deține o copie a unui document în limba solicitată, aceasta ar trebui să acorde acces la documentul respectiv. Acest lucru este valabil chiar dacă limba nu este o limbă oficială a UE.

Cu toate acestea, în cazul în care instituția nu dispune deja de o copie în limba solicitată, aceasta nu are obligația de a furniza o traducere.

5.2. În cazul în care o cerere este formulată într-o limbă oficială a UE, poate instituția UE să răspundă într-o altă limbă?

Instituțiile UE trebuie să răspundă cererilor de acces public în aceeași limbă oficială a UE în care a fost depusă cererea.

6. Cum să solicitați accesul în practică

6.1. În ce formă se pot face cereri?

Un solicitant poate face o cerere și poate solicita instituției UE să răspundă, în formatul său scris preferat, inclusiv prin e-mail. Unele instituții ale UE pot furniza formulare de cerere online sau portaluri cu conturi de utilizator. Astfel de formulare sau portaluri online facilitează tratarea cererilor și, prin urmare, pot îmbunătăți experiența celor care solicită acces, deoarece cererile pot fi tratate mai eficient. În cazul în care nu este posibilă identificarea entității operaționale corecte, cererile trebuie trimise fie la adresa generală de contact (e-mail), fie la adresa (e-mail) a entității despre care solicitantul consideră că este responsabilă pentru documentul (documentele). Mesajul ar trebui să precizeze în mod clar că se referă la o cerere de acces public la documente în temeiul Regulamentului 1049/2001. Destinatarul ar trebui apoi să transmită cererea persoanelor care se ocupă de accesul la documente în instituția respectivă.

6.2. Ce se întâmplă dacă cererea nu este suficient de precisă?

În cazul în care o cerere este neclară, instituția UE trebuie să clarifice cererea. Acest lucru poate afecta momentul în care cererea este înregistrată. Prin urmare, este important să se asigure că cererile sunt cât mai clare posibil.

Ombudsmanul a încurajat instituțiile UE să colaboreze cu solicitanții în mod deschis și constructiv în toate etapele și să se asigure că acestora li se furnizează toate informațiile necesare care le-ar putea permite să își clarifice cererile.

Ombudsmanul a constatat că, odată ce o cerere este suficient de precisă pentru a permite instituției UE să identifice documentul (documentele), instituția ar trebui să înregistreze cererea. Instituția UE ar trebui să caute o soluție echitabilă numai după înregistrarea cererii, dacă este necesar. Soluția echitabilă ar trebui căutată în termenul legal prevăzut de Regulamentul 1049/2001 (a se vedea întrebările 6.3 și 6.4).

6.3. Ce se întâmplă dacă cererea se referă la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente?

În cazul în care o cerere de acces public se referă la un număr foarte mare de documente sau la documente foarte mari și, prin urmare, activitatea necesară pentru a răspunde cererii ar conduce la o sarcină administrativă disproporționată, instituția UE în cauză ar trebui să consulte mai întâi solicitantul pentru a încerca să găsească o „soluție echitabilă”. Acest lucru ar putea implica contribuția la restrângerea cererii (a se vedea, de asemenea, întrebarea 4.7.).

În conformitate cu articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001, instituția UE este obligată să contribuie la prelucrarea acestor cereri. Poate face acest lucru, de exemplu, furnizând o listă a documentelor pe care le deține.

Ombudsmanul a constatat, de asemenea, că o instituție a UE nu ar trebui să suspende termenele statutare atunci când își dă seama, după înregistrarea unei cereri, că cererea nu este suficient de precisă. În cazul în care o instituție a înregistrat o cerere care nu este suficient de precisă pentru a-i permite să identifice documentele și care, prin urmare, nu ar fi trebuit să fie înregistrată inițial, aceasta ar trebui să solicite rapid solicitantului să furnizeze clarificările necesare și să activeze termenul de 15 zile lucrătoare după primirea acestor clarificări. Termenul de contactare a solicitantului pentru a solicita astfel de clarificări nu ar trebui să depășească 2-3 zile lucrătoare de la data primirii cererii. În plus, o instituție ar trebui să evite să formuleze mai multe cereri de clarificări. 

6.4. Cât timp va dura pentru a obține o decizie?

Odată înregistrată o cerere, solicitantul ar trebui, în mod normal, să primească o confirmare de primire.

Instituțiile UE trebuie să ia o decizie inițială în termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea unei cereri. Acest termen de 15 zile lucrătoare poate fi prelungit cu încă 15 zile lucrătoare în circumstanțe excepționale. Instituția UE ar trebui să informeze solicitantul cu privire la această prelungire înainte de expirarea termenului și să explice de ce este necesară. Cererile pot fi înregistrate numai după ce ajung la destinatarul corect din cadrul instituției, astfel încât identificarea și trimiterea unei cereri către entitatea operațională corectă va asigura înregistrarea mai rapidă a acesteia.

În cazul în care instituția UE refuză să acorde acces public integral sau parțial la documentele solicitate sau nu răspunde la cerere în termen de 15 zile lucrătoare sau în termenul prelungit de 30 de zile lucrătoare, solicitantul poate solicita o reexaminare (cerere de confirmare) (a se vedea secțiunea 8) a deciziei sau respingerea implicită a cererii. Instituția UE trebuie să ia o decizie de confirmare în termen de 15 zile lucrătoare, care poate fi din nou prelungită cu încă 15 zile lucrătoare în circumstanțe excepționale.

Sărbătorile legale nu sunt luate în considerare la calcularea datei de expirare a termenului. Astfel, în cazul în care o cerere este formulată înainte de o perioadă de sărbătoare legală, atunci când instituția UE este închisă timp de mai multe zile, poate dura mai mult timp pentru a obține un răspuns.

6.5. Ce informații ar trebui să furnizeze un solicitant într-o cerere?

Solicitanții ar trebui să se identifice pe ei înșiși și documentele la care solicită acces.

În mod normal, solicitanții nu trebuie să explice de ce se solicită un document. Cu toate acestea, dreptul de acces public nu este absolut și se aplică anumite excepții de la acest drept. (Mai multe informații cu privire la aceste excepții pot fi găsite în secțiunea 7)

În unele cazuri, chiar și atunci când se aplică o excepție, poate exista un interes public superior pentru aprobarea cererii. Într-un astfel de caz, o explicație din partea solicitantului cu privire la motivul pentru care se solicită documentul este necesară pentru a stabili dacă există un interes public superior care să justifice divulgarea documentului. În consecință, în cazul în care solicitanții consideră că un interes public va fi notificat sau comunicat prin acordarea accesului public la un document, aceștia ar trebui să explice care este acest interes public și de ce consideră că divulgarea documentului servește interesului public respectiv.

În conformitate cu jurisprudența UE (punctul 49) și cu Ombudsmanul, instituțiile UE ar trebui să încerce întotdeauna să identifice dacă există un interes public superior care să justifice acordarea accesului. Acest lucru este deosebit de important, deoarece numai instituția în cauză se află în posesia documentelor și are cunoștință de conținutul acestora (cu excepția cazului în care Ombudsmanul decide să consulte documentele în cursul tratării unei plângeri conexe).

În cazul în care cererea include accesul la datele cu caracter personal ale unui terț, solicitantul trebuie să demonstreze că există o necesitate, în interes public, care ar justifica publicarea datelor cu caracter personal respective. În cazul în care există o astfel de necesitate, instituția Uniunii va pune în balanță această necesitate cu „interesele legitime” ale persoanelor identificate în documente. Ombudsmanul a considerat că, în cazul în care interesele legitime ale acestor persoane prevalează asupra motivelor invocate de solicitant, accesul la datele cu caracter personal trebuie refuzat.

Furnizarea oricăror informații contextuale sau contextuale atunci când se formulează o cerere poate fi utilă și în cazul unor cereri ample sau voluminoase, pentru a ajuta instituția UE să identifice documentele de interes specific pentru solicitant.

6.6. Solicitantul trebuie să furnizeze o adresă poștală atunci când depune o cerere?

Este rezonabil ca o instituție a UE să solicite unui solicitant să furnizeze o adresă poștală din mai multe motive. În primul rând, dreptul de acces public la documente aparține „cetățenilor Uniunii și oricărei persoane fizice sau juridice care își are reședința sau sediul social într-un stat membru”, deși acest drept poate fi extins de o instituție a Uniunii la discreția sa (a se vedea întrebarea 3.1). În al doilea rând, potrivit jurisprudenței UE (punctul 62), scrisoarea recomandată este o formă de notificare deosebit de sigură pentru a asigura securitatea juridică a primirii deciziilor în scopul stabilirii termenelor în temeiul Regulamentului 1049/2001. În plus, normele privind prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile UE implică cerințe stricte pentru transferurile de date cu caracter personal în afara UE. În aceste condiții, este rezonabil ca o instituție a Uniunii să solicite o adresă poștală pentru a stabili dacă va avea loc sau nu un transfer de date cu caracter personal.

7. Restricții privind dreptul de acces public

7.1. Ce motive pot fi invocate pentru a refuza accesul?

Motivele pentru refuzul accesului la un document sunt prevăzute la articolul 4 alineatele (1)-(3) din Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente.

Articolul 4 alineatul (1) litera (a) prevede că accesul ar trebui refuzat în cazul în care divulgarea ar aduce atingere protecției interesului public în ceea ce privește: siguranța publică; chestiuni militare și de apărare; relațiile internaționale; și/sau politica financiară, monetară sau economică a UE sau a unui stat membru.

Articolul 4 alineatul (1) litera (b) prevede că accesul ar trebui refuzat în cazul în care divulgarea ar aduce atingere vieții private și integrității persoanei, în special în conformitate cu legislația UE privind protecția datelor cu caracter personal.

Articolul 4 alineatul (2) prevede că accesul ar trebui refuzat în cazul în care divulgarea ar submina protecția: interesele comerciale ale unei persoane fizice sau juridice, inclusiv proprietatea intelectuală; proceduri judiciare și consultanță juridică; și/sau scopul inspecțiilor, investigațiilor și auditurilor.

Cu toate acestea, spre deosebire de excepțiile prevăzute la articolul 4 alineatul (1) literele (a) și (b), pentru excepțiile prevăzute la articolul 4 alineatul (2), accesul la aceste documente poate fi acordat în continuare în cazul în care există un interes public superior care justifică divulgarea. Interesele private ale unei persoane în ceea ce privește divulgarea nu sunt relevante, cu excepția cazului în care coincid cu un interes public. Un bun exemplu ar fi cazul în care o persoană dorește să aibă acces la un raport al studiului clinic pentru a verifica dacă un medicament aprobat de Agenția Europeană pentru Medicamente este sigur. Persoana poate avea un interes privat în cunoașterea acestor informații. Cu toate acestea, există, de asemenea, un interes public de a face cunoscute informații cu privire la siguranța medicamentelor.

Articolul 4 alineatul (3) prevede că accesul ar trebui refuzat în cazul în care divulgarea documentului ar aduce gravă atingere procesului decizional al instituției UE, cu excepția cazului în care există un interes public superior care justifică divulgarea. Un acces mai larg poate fi posibil în cazul în care procesul decizional s-a încheiat deja. În astfel de circumstanțe, această excepție continuă să se aplice documentelor care conțin avize destinate uzului intern în cadrul deliberărilor și consultărilor preliminare din cadrul instituției UE în cauză.

7.2. Cât de detaliate trebuie să fie argumentele unei instituții a Uniunii atunci când justifică refuzul accesului la un document?

Instanțele Uniunii au constatat în mod constant că, atunci când își justifică decizia de a invoca o excepție în temeiul Regulamentului 1049/2001 și de a refuza accesul, o instituție a Uniunii trebuie să demonstreze că există un risc real și specific care este „previzibil în mod rezonabil” și nu ipotetic în raport cu interesele pe care intenționează să le protejeze. Prin urmare, instituția UE nu este obligată să demonstreze că acordarea accesului ar submina aceste interese.

Cu toate acestea, nu este suficient ca o instituție a Uniunii să afirme că documentele privesc pur și simplu un interes special. De exemplu, nu este suficient să se afirme că un document se referă la politica financiară, monetară sau economică a UE sau a unui stat membru [articolul 4 alineatul (1) litera (a) a patra liniuță din Regulamentul 1049/2001]. Mai degrabă, instituția UE trebuie să demonstreze că este previzibil în mod rezonabil că divulgarea documentului (documentelor) ar aduce atingere unuia sau mai multora dintre aceste interese și trebuie să furnizeze o motivare adecvată, astfel încât solicitantul (sau instanțele sau Ombudsmanul) să poată înțelege de ce nu se poate acorda accesul integral sau parțial.

Instituția UE nu este obligată să furnizeze nicio informație cu privire la conținutul documentelor, dar poate fi util ca instituția să furnizeze anumite informații pentru a îmbunătăți înțelegerea deciziei sale de a nu divulga informații. În practică, se întâmplă ca instituțiile UE să furnizeze astfel de informații.

Potrivit jurisprudenței Uniunii (punctul 34), o instituție a Uniunii este obligată să adopte o interpretare largă a dreptului de acces și o interpretare restrictivă a excepțiilor de la acest drept de acces.

Cu toate acestea, în anumite cazuri, o instituție a Uniunii se poate baza pe o „prezumție generală” pentru a refuza accesul. Aceasta înseamnă că se prezumă că o excepție care justifică refuzul accesului se aplică tuturor documentelor de un anumit tip, astfel încât instituția nu trebuie să efectueze o examinare individuală a fiecărui document în parte. Acest lucru se întâmplă în mod normal atunci când există o legislație care prevede în mod expres confidențialitatea unui document. De exemplu, legislația UE privind desfășurarea anchetelor în materie de ajutoare de stat prevede că informațiile colectate în cadrul unor astfel de anchete sunt confidențiale. Astfel, în conformitate cu jurisprudența UE (punctul 61), toate documentele dintr-un dosar privind ajutorul de stat pot fi prezumate a fi confidențiale.

Cu toate acestea, prezumțiile generale au fost recunoscute chiar și atunci când nu există o legislație specifică care să impună refuzul accesului. De exemplu, în conformitate cu jurisprudența UE (punctele 55-65), documentele referitoare la o procedură de constatare a neîndeplinirii obligațiilor pot fi considerate confidențiale atât timp cât ancheta este în curs.

În cazul în care o instituție a UE invocă o prezumție generală de refuz al accesului, solicitantul poate încerca să infirme acest lucru demonstrând că nu există temeiul prezumției generale. De exemplu, în cazul în care prezumția se bazează pe faptul că o anchetă este în curs de desfășurare, aceasta va fi respinsă dacă se demonstrează că ancheta s-a încheiat. În cazul în care prezumția generală se bazează pe faptul că se poate prezuma că informațiile sunt confidențiale din punct de vedere comercial, această prezumție poate fi răsturnată subliniind că informațiile sunt în prezent caduce. În conformitate cu jurisprudența UE (punctul 79), în cazul în care documentele se referă la aspecte care au avut loc cu mai mult de cinci ani în urmă, nu se poate prezuma că informațiile rămân confidențiale din punct de vedere comercial.

Cu toate acestea, chiar dacă o prezumție generală este răsturnată, iar instituția UE efectuează o evaluare individuală a documentului, aceasta poate refuza accesul pe baza conținutului specific al documentului sau a circumstanțelor specifice legate de modul în care documentul este utilizat în prezent.

7.3. Cum pot verifica solicitanții dacă motivele invocate pentru refuzul accesului sunt justificate dacă documentele nu pot fi consultate?

În anumite cazuri, conținutul unui document nu va fi contestat. De exemplu, dacă un solicitant solicită în mod expres datele cu caracter personal ale unui terț, nu va fi contestat faptul că documentele care intră în domeniul de aplicare al cererii conțin date cu caracter personal.

În alte cazuri, este posibil ca solicitantul să nu se aștepte ca documentul pe care l-a solicitat să conțină date sensibile. În astfel de cazuri, atunci când accesul este refuzat după ce solicitantul a solicitat revizuirea deciziei inițiale (prin depunerea unei „cereri de confirmare”), solicitantul poate depune o plângere la Ombudsman. Ombudsmanul are competența de a inspecta documentele deținute de o instituție a UE și, prin urmare, poate confirma dacă acestea conțin date sensibile. Instanțele UE pot face același lucru.

În anumite cazuri, motivele pentru care un document nu poate fi divulgat nu se vor baza pe informațiile conținute în documentul în sine. De exemplu, în cazul în care o persoană solicită documente referitoare la proceduri de constatare a neîndeplinirii obligațiilor de către Comisia Europeană (cum ar fi o „scrisoare de punere în întârziere”), accesul poate fi refuzat dacă procedurile de constatare a neîndeplinirii obligațiilor sunt în curs de desfășurare în momentul în care cererea de acces este refuzată. În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 68-70), instituțiile Uniunii sunt îndreptățite să refuze accesul în astfel de împrejurări, pentru a proteja scopul anchetelor în curs. În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 116-117), chiar dacă documentele se referă la informații despre mediu. Conținutul scrisorii de punere în întârziere nu va indica dacă procedura de constatare a neîndeplinirii obligațiilor este încă în curs de desfășurare: deși procedurile erau cu siguranță în curs la momentul trimiterii scrisorii, aceasta nu înseamnă că ele erau în curs atunci când Comisia a refuzat accesul la scrisoare. Prin urmare, Ombudsmanul trebuie să verifice dacă procedurile sunt în curs, solicitând Comisiei să furnizeze informații cu privire la stadiul anchetei.

7.4. Ce este un „interes public” în ceea ce privește divulgarea, când poate fi invocat și când poate conduce la acordarea accesului?

Există un interes public pentru divulgare atunci când divulgarea documentului ar servi la protejarea unui interes în beneficiul sau în avantajul publicului. Aceasta nu înseamnă că fiecare membru al publicului trebuie să beneficieze de pe urma publicării unui document. De exemplu, accesul publicului la informațiile privind siguranța unui anumit medicament ar servi unui interes public, chiar dacă medicamentul este prescris unui grup limitat de pacienți.

În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 67-68), transparența unei proceduri legislative este un interes public relevant pentru a evalua dacă accesul publicului poate fi acordat, la fel ca și protecția mediului. Regulamentul Aarhus recunoaște că accesul publicului la informațiile despre mediu (mai multe informații la întrebarea 9.1), în special la informațiile referitoare la emisiile în mediu, constituie un interes public (cu excepția cazului în care informațiile sunt utilizate în cadrul unei anchete). Regulamentul privind studiile clinice intervenționale [Regulamentul (UE) nr. 536/2014] implică faptul că sănătatea publică poate fi un interes public superior care justifică accesul la documentele referitoare la studiile clinice intervenționale. Ombudsmanul a susținut acest punct de vedere. În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 80-85), există un interes public superior în divulgarea standardelor armonizate, care fac parte din dreptul Uniunii.

Interesul public trebuie luat în considerare atunci când se examinează dacă se aplică excepțiile prevăzute la articolul 4 alineatele (2) și (3) din Regulamentul 1049/2001. În ambele cazuri, excepția se va aplica cu excepția cazului în care există un interes public superior care justifică divulgarea. Articolul 4 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001 se aplică atunci când divulgarea ar submina protecția: interesele comerciale ale unei persoane fizice sau juridice, inclusiv proprietatea intelectuală; proceduri judiciare și consultanță juridică; și/sau scopul inspecțiilor, investigațiilor și auditurilor.

Articolul 4 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001 prevede că accesul trebuie refuzat în cazul în care divulgarea documentului ar aduce gravă atingere procesului decizional al instituției.

Cu toate acestea, interesul public nu trebuie luat în considerare atunci când divulgarea ar aduce atingere unui interes protejat de articolul 4 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul 1049/2001, și anume protecția: siguranța publică; chestiuni militare și de apărare; relațiile internaționale; și/sau politica financiară, monetară sau economică a UE sau a unui stat membru.

Cu alte cuvinte, acestea sunt excepții absolute [în timp ce excepțiile prevăzute la articolul 4 alineatul (1) litera (b), la articolul 4 alineatul (2) și la articolul 4 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001 sunt excepții relative].

În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 54-58), interesele pur private, cum ar fi interesul de a utiliza documentele în cadrul procedurilor judiciare, nu sunt considerate interese publice. Necesitatea generală a transparenței unei instituții a Uniunii nu este nici ea, potrivit Curții, un interes public care să poată prevala asupra unei excepții invocate pentru a proteja unul dintre interesele menționate la articolul 4 alineatele (2) și (3) din Regulamentul nr. 1049/2001. În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 53-54), un interes public superior trebuie, în mod normal, să fie specific.

Faptul că este identificat un interes public în ceea ce privește divulgarea nu înseamnă că acest interes prevalează asupra interesului de nedivulgare. Dimpotrivă, este întotdeauna necesar să se evalueze importanța relativă a acestor interese, iar acest lucru este realizat de instituția UE în cauză. Cu toate acestea, în cazul în care solicitanții consideră că un interes public va fi notificat sau comunicat prin acordarea accesului public la un document, aceștia ar trebui să explice care este acest interes public și de ce consideră că divulgarea documentului servește interesului public respectiv.

Acest lucru este deosebit de important în cazul în care interesele protejate printr-o excepție sunt ele însele interese publice, cum ar fi necesitatea de a proteja procedurile judiciare sau scopul investigațiilor, auditurilor și inspecțiilor.

7.5. Trecerea timpului joacă un rol în tratarea cererilor de acces la documente?

O instituție, un organ, un oficiu sau o agenție a UE poate refuza accesul numai dacă, în momentul în care refuză accesul, se aplică una dintre excepțiile prevăzute în Regulamentul 1049/2001. În conformitate cu jurisprudența UE (punctul 146), în anumite cazuri, este rezonabil să se considere că divulgarea unui document ar cauza un prejudiciu la un moment dat, în timp ce divulgarea aceluiași document la un moment ulterior nu poate cauza niciun prejudiciu.

Acest lucru este valabil în special pentru documentele legate de investigații, audituri și inspecții. Astfel de documente sunt foarte sensibile în timp ce o anchetă este în curs de desfășurare. Cu toate acestea, ele pot înceta să mai fie sensibile odată ce ancheta se încheie.

Un document poate conține informații sensibile din punct de vedere comercial. Cu toate acestea, trecerea timpului poate face ca aceste informații să devină caduce, caz în care vor înceta să mai fie sensibile din punct de vedere comercial. În conformitate cu jurisprudența UE (punctul 79), nu se poate prezuma că un document este sensibil din punct de vedere comercial dacă se referă la fapte care au o vechime mai mare de cinci ani.

Solicitanții cărora li s-a refuzat accesul la documente, deoarece există o anchetă în curs sau deoarece documentul conține informații sensibile din punct de vedere comercial, pot depune o nouă cerere de acces la documente după încheierea unei anchete sau după ce a trecut suficient timp, ceea ce înseamnă că informațiile nu mai sunt sensibile din punct de vedere comercial.

În cazul în care circumstanțele s-au schimbat, instituția UE trebuie să țină seama de acestea atunci când analizează o nouă cerere.

7.6. O instituție, un organ, un oficiu sau o agenție a UE poate refuza accesul la un document care conține informații care se află deja în domeniul public?

În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 40-41), faptul că este posibil ca un document să fi fost divulgat sau să facă obiectul unor rapoarte de presă nu implică faptul că instituția Uniunii este obligată să divulge în mod oficial documentul.

Cu toate acestea, este posibil ca anumite informații conținute într-un document să nu fi fost divulgate, ci mai degrabă să fi fost făcute publice în mod intenționat de către instituția Uniunii într-un alt context sau de către un alt organism autorizat dintr-un stat membru. Aceasta poate însemna că informațiile nu sunt sensibile și că instituția UE ar trebui să divulge documentul care conține aceleași informații.

Cu toate acestea, există cazuri în care accesul poate fi refuzat în continuare, de exemplu, atunci când accesul public la documentul specific ar confirma modul în care informațiile sunt utilizate de instituția UE. De exemplu, diferitele mijloace tehnice utilizate pentru a proteja sistemele informatice împotriva pirateriei informatice pot fi bine cunoscute. Cu toate acestea, este posibil să nu se știe care dintre aceste mijloace tehnice sunt utilizate de o instituție a Uniunii pentru a-și proteja sistemele informatice. Ombudsmanul a constatat că instituția UE poate refuza să acorde acces la documente care explică modul în care își protejează sistemele informatice (chiar dacă metodele tehnice descrise în documentele respective pot fi găsite online).

7.7. Ce se înțelege prin excepția privind protecția „siguranței publice” și a „apărării și a chestiunilor militare”?

Articolul 4 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul nr. 1049/2001 prevede că accesul ar trebui refuzat pentru a proteja interesul public în ceea ce privește: siguranța publică; și/sau chestiuni militare și de apărare

Aceste concepte conexe pot avea o semnificație foarte largă. În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 63-65), instituțiile Uniunii dispun de asemenea de o „marjă de apreciere” deosebit de largă atunci când decid dacă divulgarea anumitor informații ar aduce atingere protecției interesului public în ceea ce privește siguranța publică sau apărarea și chestiunile militare. Cu alte cuvinte, instituția Uniunii dispune de o marjă de manevră considerabilă pentru a evalua dacă excepția se aplică.

Este rezonabil să se considere că securitatea publică sau apărarea și chestiunile militare ar putea include interesele UE, ale statelor sale membre sau ale țărilor terțe sau ale organizațiilor internaționale (cum ar fi NATO).

Securitatea publică ar putea acoperi, de asemenea, furnizarea de produse esențiale, cum ar fi petrolul sau medicamentele.

În mod normal, nu este posibil să se susțină că ar putea exista un interes public superior care să justifice divulgarea. Cu toate acestea, articolul 6 alineatul (1) din Regulamentul Aarhus [Regulamentul (CE) nr. 1367/2006] implică faptul că interesul public servit de divulgare poate fi luat în considerare atunci când informațiile din document se referă, de asemenea, la emisii în mediu (mai multe informații la întrebarea 9.1).

7.8. Ce înseamnă excepția pentru protejarea relațiilor internaționale?

Articolul 4 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul nr. 1049/2001 prevede că accesul ar trebui refuzat pentru a proteja interesul public în ceea ce privește relațiile internaționale.

Acest concept poate fi, de asemenea, dat un sens foarte larg. Instituțiile UE dispun, de asemenea, de o marjă largă de apreciere atunci când decid dacă divulgarea anumitor informații ar submina relațiile internaționale.

Relațiile internaționale nu includ modul în care instituțiile UE interacționează cu statele membre cu privire la aspecte care intră în domeniul de aplicare al dreptului UE.

Cu toate acestea, un stat membru poate, de asemenea, să colaboreze cu instituțiile UE cu privire la o chestiune care nu intră în sfera de competență a UE. În aceste condiții, relațiile dintre Uniune și statele membre pot intra sub incidența excepției.

În conformitate cu jurisprudența UE (punctul 41), conceptul de relații internaționale ar include, de asemenea, modul în care UE interacționează cu organisme internaționale precum ONU, OMC sau NATO. În principiu, conceptul de relații internaționale ar include, de asemenea, modul în care țările terțe sau organismele internaționale interacționează între ele sau modul în care un stat membru interacționează cu un organism internațional.

În mod normal, nu este posibil să se susțină că ar putea exista un interes public superior care să justifice divulgarea. Cu toate acestea, articolul 6 alineatul (1) din Regulamentul Aarhus [Regulamentul (CE) nr. 1367/2006] implică faptul că interesul public servit de divulgare ar trebui luat în considerare atunci când informațiile din document se referă, de asemenea, la emisii în mediu.

7.9. Ce se înțelege prin excepția pentru protejarea politicii financiare, monetare sau economice a UE sau a unui stat membru?

Articolul 4 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente prevede că accesul ar trebui refuzat pentru a proteja interesul public în ceea ce privește politica financiară, monetară sau economică a UE sau a unui stat membru.

Spre deosebire de celelalte interese descrise la articolul 4 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul 1049/2001, această excepție se referă la protecția intereselor Uniunii sau ale unui stat membru. Aceasta nu se aplică în cazul în care divulgarea ar putea submina politica financiară, monetară sau economică a țărilor din afara UE sau a organismelor internaționale. Acestea fiind spuse, în cazul în care divulgarea unui document ar aduce atingere politicii financiare, monetare sau economice a unei țări terțe, divulgarea acestuia ar putea intra sub incidența excepției referitoare la protecția relațiilor internaționale. De exemplu, în cazul în care s-ar solicita accesul la documente privind acorduri comerciale cu țări din afara UE, acest lucru nu ar intra sub incidența excepției pentru protejarea politicii financiare, monetare sau economice, dar ar putea intra sub incidența excepției pentru protejarea relațiilor internaționale.

Acest concept poate fi, de asemenea, dat un sens foarte larg. Instituțiile UE dispun, de asemenea, de o marjă largă de apreciere atunci când decid dacă divulgarea anumitor informații ar submina politica financiară, monetară sau economică a UE sau a unui stat membru.

Această excepție este adesea invocată de instituțiile UE care sunt implicate în formularea politicii financiare, monetare sau economice, cum ar fi Banca Centrală Europeană.

În mod normal, nu este posibil să se susțină că ar putea exista un interes public superior care să justifice divulgarea. Cu toate acestea, articolul 6 alineatul (1) din Regulamentul Aarhus [Regulamentul (CE) nr. 1367/2006] implică faptul că interesul public servit de divulgare poate fi luat în considerare atunci când informațiile din document se referă, de asemenea, la emisii în mediu (mai multe informații la întrebarea 9.1).

7.10. Ce se înțelege prin excepția privind protecția datelor cu caracter personal? Pot fi accesate datele cu caracter personal conținute într-un document?

Articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente prevede că accesul ar trebui refuzat în cazul în care divulgarea ar submina viața privată și integritatea persoanei, în special în conformitate cu Regulamentul 2018/1725 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile UE.

Noțiunea de „date cu caracter personal” este foarte largă. Aceasta înseamnă orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă (cunoscută sub denumirea de „persoană vizată”). O persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Datele cu caracter personal conținute într-un document solicitat pot fi divulgate numai dacă divulgarea respectă normele prevăzute în Regulamentul 2018/1725. Regula relevantă este că datele cu caracter personal se transmit numai dacă solicitantul stabilește că este necesar ca datele să fie transmise într-un scop specific de interes public. În plus, în cazul în care există motive să se presupună că interesele legitime ale persoanei vizate ar putea fi prejudiciate, astfel de date pot fi transmise numai dacă instituția care deține datele (denumită în continuare „operatorul”) stabilește că transmiterea datelor cu caracter personal în acest scop specific este proporțională, după ce a evaluat în mod demonstrabil diferitele interese concurente.

Aceasta implică faptul că un solicitant trebuie să stabilească nevoile care vor fi satisfăcute prin accesul la datele cu caracter personal. Această necesitate trebuie să fie în interesul public. Chiar și în acest caz, accesul poate fi refuzat în cazul în care există motive să se presupună că interesele legitime ale persoanei vizate ar putea fi prejudiciate.

În practică, acest lucru poate face foarte dificilă obținerea accesului necenzurat la documentele care conțin date cu caracter personal. Cu toate acestea, în anumite cazuri (cauzele T‑375/22 și T-761/21), Curtea a analizat condițiile de acces la datele cu caracter personal și a recunoscut că solicitantul a stabilit un scop specific în interesul public pentru divulgare.

Cheia obținerii accesului în astfel de cazuri se învârte foarte des în jurul întrebării dacă informațiile sunt sau nu date cu caracter personal. În anumite cazuri, va fi clar: numele unei persoane, semnătura acesteia sau detalii despre aceasta (vârstă, stare civilă, sănătate etc.) vor fi date cu caracter personal. În alte cazuri, poate fi mai puțin clar: de exemplu, anumite informații privind cheltuielile de deplasare, facturile de hotel sau indemnizațiile pot fi date cu caracter personal dacă, eventual, în combinație cu informații disponibile public, acestea ar putea identifica persoana vizată (după cum a constatat Ombudsmanul).

7.11. Ce se înțelege prin excepția pentru protejarea intereselor comerciale?

Conceptul de interese comerciale este larg. Acesta cuprinde, de exemplu, informații privind clauzele contractuale (prețurile, natura și calitatea produsului sau a serviciilor), detaliile tehnice ale ofertelor, relațiile comerciale, „know-how-ul” și expertiza etc.

Propunerea inițială a Comisiei Europene care a condus la Regulamentul 1049/2001 a specificat ce ar putea include aceste interese. Comisia a afirmat că acestea se referă în special la: secrete comerciale și de afaceri; proprietatea intelectuală și industrială; informații industriale, financiare, bancare și comerciale, inclusiv informații privind relațiile de afaceri și contractele; și/sau informații privind costurile și ofertele legate de procedurile de atribuire.

Deși aceste specificații nu au fost incluse în Regulamentul 1049/2001 la momentul adoptării sale, toate punctele specifice au fost acceptate ca interese comerciale valabile în temeiul jurisprudenței UE (a se vedea hotărârile privind secretele comerciale și de afaceri, proprietatea intelectuală și industrială, informațiile privind relațiile de afaceri și contractele, costurile și ofertele în cadrul procedurilor de atribuire).

Acestea fiind spuse, informațiile comerciale confidențiale nu acoperă toate informațiile referitoare la o societate. Cu siguranță, aceasta nu acoperă informațiile pe care societatea le-a făcut publice cu privire la ea însăși.

În conformitate cu jurisprudența Uniunii (punctul 21) (privind procedurile în materie de drept al concurenței), pentru a fi considerate ca intrând sub incidența secretului profesional, informațiile trebuie să fie cunoscute numai de un număr limitat de persoane, iar divulgarea lor trebuie să fie susceptibilă să cauzeze un prejudiciu. În plus, interesele care pot fi lezate prin divulgare trebuie să fie, în mod obiectiv, demne de protecție.

În plus, Ombudsmanul a constatat că excepția acoperă numai protecția intereselor comerciale legitime. Ombudsmanul a considerat că dorința de a ascunde informații cu privire la produsele cu defecte nu ar fi considerată, în mod normal, un interes comercial legitim.

Faptul că informațiile sunt sau nu sunt sensibile din punct de vedere comercial este independent de modul în care instituția Uniunii utilizează aceste informații. Comisia poate colecta astfel de informații în mai multe scopuri, cum ar fi procedurile de drept al concurenței, procedurile de drept comercial, licitațiile, granturile etc. Natura procedurilor respective și dacă acestea s-au încheiat sau sunt în curs de desfășurare nu vor afecta aspectul dacă informațiile sunt sau nu confidențiale din punct de vedere comercial.

Ca atare, în conformitate cu jurisprudența UE (punctul 45), informațiile pot rămâne confidențiale din punct de vedere comercial după încheierea procedurilor în care au fost utilizate. Acestea fiind spuse, timpul joacă un rol în ceea ce privește posibilitatea ca informațiile să rămână confidențiale din punct de vedere comercial. Se poate presupune că informațiile comerciale care sunt relativ actualizate rămân sensibile. Cu toate acestea, potrivit jurisprudenței Uniunii (punctul 79), se consideră că această prezumție nu există în cazul în care informațiile sunt mai vechi de cinci ani. În plus, lipsa unei prezumții de confidențialitate comercială nu înseamnă că instituțiile Uniunii nu pot furniza motive specifice pentru care anumite informații rămân confidențiale. Anumite informații pot continua să constituie secrete comerciale timp de mulți ani, chiar și pe termen nelimitat. În plus, sarcina probei va reveni instituțiilor UE pentru a demonstra acest lucru.

Excepția se referă la interesele comerciale ale persoanelor juridice (de exemplu, societăți) și ale persoanelor fizice. Excepția nu se aplică în cazul în care există un interes public superior care justifică divulgarea.

7.12. Ce se înțelege prin excepția privind protecția consultanței juridice și a procedurilor judiciare?

Excepția privind consultanța juridică și procedurile judiciare conține două motive de refuz al accesului, care trebuie înțelese separat unele de altele. Cu toate acestea, consultanța juridică se poate referi uneori la proceduri judiciare, iar documentele referitoare la proceduri judiciare pot dezvălui uneori consultanță juridică. Cele două categorii se pot suprapune uneori, dar sunt, în esență, categorii separate.

Excepția nu se aplică în cazul în care există un interes public superior care justifică divulgarea.

Proceduri judiciare

Această excepție se referă la documentele pregătite pentru procedurile judiciare. Aceasta acoperă în mod clar memoriile și probele colectate în scopul procedurilor judiciare. Acesta acoperă, de asemenea, documentele interne privind investigarea unei cauze, precum și corespondența internă în cadrul instituției UE sau cu un birou de avocatură cu privire la cauză (conform jurisprudenței UE).

În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 41-43), această excepție poate acoperi și alte documente care nu au fost întocmite în scopul procedurilor judiciare și care au o legătură relevantă cu procedurile judiciare pendinte sau iminente. O astfel de legătură relevantă există în cazul în care divulgarea documentului ar dezvălui o poziție internă sau o opinie divergentă cu privire la o chestiune în discuție în procedurile judiciare. Dezvăluirea unei astfel de poziții interne ar putea compromite apoi principiul „egalității armelor” în cursul acestor proceduri judiciare. Această procedură poate fi în fața instanțelor Uniunii sau în fața unei instanțe naționale atunci când este deosebit de probabil ca această instanță să adreseze o cerere de decizie preliminară instanțelor Uniunii, deoarece procedura ridică o problemă de interpretare sau de validitate a unui act de drept al Uniunii (jurisprudența Uniunii, punctele 65-69).

În conformitate cu jurisprudența UE (punctul 32), documentele ar putea fi considerate protejate de această excepție și în cazul în care o instanță națională care utilizează documentele s-a opus divulgării lor.

În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 92-94), atunci când o cerere se referă la memorii prezentate unei instanțe în timp ce procedura judiciară este pendinte, există o prezumție generală că astfel de documente nu pot fi divulgate. Scopul este de a preveni ingerința în procedurile judiciare în curs, de a garanta prezumția de nevinovăție și de a se asigura că toate părțile au șanse egale de a-și prezenta cauza, care pot fi afectate în cazul în care memoriile uneia dintre părți ar fi divulgate. După încheierea procedurii judiciare, prezumția generală nu se mai aplică. Regulamentul 1049/2001 nu reglementează aspectul dacă partea privată la procedurile judiciare poate decide să acorde publicului acces la propriile memorii; partea privată nu poate acorda acces la memoriile instituției UE, a se vedea jurisprudența UE (punctele 123-124).

În ceea ce privește documentele care au o legătură relevantă cu procedurile judiciare, potrivit jurisprudenței UE (punctul 58), divulgarea nu poate fi acordată dacă acest lucru ar permite părților să beneficieze de un acces privilegiat la informații interne aparținând celeilalte părți care sunt strâns legate de aspectele juridice ale procedurilor.

Consultanță juridică

În cazul în care consultanța juridică se referă la proceduri judiciare, aceasta poate beneficia de nivelul ridicat de protecție prezumată acordat documentelor care se referă la proceduri judiciare în curs. Cu toate acestea, în cazul în care consultanța juridică se referă la alte aspecte, conținutul specific al consultanței juridice este relevant.

Consultanța juridică poate fi protejată în cazul în care divulgarea ar submina capacitatea unei instituții a UE de a obține consultanță juridică sinceră, obiectivă și cuprinzătoare. O hotărâre solicită să se stabilească dacă această situație va depinde de conținutul consultanței juridice și dacă divulgarea ar aduce atingere protecției acestei consultanțe. În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 81-82), o instituție a Uniunii trebuie, pe baza unei astfel de evaluări, să furnizeze elemente concrete și detaliate în acest sens, mai degrabă decât să se bazeze pe considerații generale și abstracte.

În cazul în care conținutul se referă la o chestiune căreia i se aplică un grad ridicat de transparență, cum ar fi aspectele legislative, este posibil ca, în orice caz, să existe un interes public superior care să justifice divulgarea. Astfel cum se indică în considerentele 2 și 6 din Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente:

„Deschiderea permite cetățenilor să participe mai îndeaproape la procesul decizional și garantează că administrația se bucură de o mai mare legitimitate, este mai eficace și mai responsabilă față de cetățeni într-un sistem democratic. Deschiderea contribuie la consolidarea principiilor democrației și a respectării drepturilor fundamentale, astfel cum sunt prevăzute la articolul 6 din Tratatul UE și în Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene.

...

Ar trebui să se acorde un acces mai larg la documente în cazurile în care instituțiile acționează în calitatea lor legislativă, inclusiv în temeiul competențelor delegate, menținând, în același timp, eficacitatea procesului decizional al instituțiilor. Aceste documente ar trebui să fie direct accesibile în cea mai mare măsură posibilă.”

În plus, în conformitate cu jurisprudența UE:

„Aceste considerații prezintă în mod clar o relevanță deosebită atunci când Consiliul acționează în calitate de legiuitor, astfel cum reiese din considerentul (6) al Regulamentului nr. 1049/2001, potrivit căruia trebuie să se acorde un acces mai larg la documente tocmai în astfel de cazuri. Deschiderea în această privință contribuie la consolidarea democrației, permițând cetățenilor să controleze toate informațiile care au stat la baza unui act legislativ. Posibilitatea cetățenilor de a afla considerațiile care stau la baza acțiunii legislative este o condiție prealabilă pentru exercitarea efectivă a drepturilor lor democratice.” (punctul 46)

7.13. Ce se înțelege prin excepția pentru protejarea obiectivelor auditurilor, inspecțiilor și investigațiilor?

Faptul că un document ar putea avea legătură cu un audit, o inspecție sau o investigație nu este suficient în sine pentru a justifica aplicarea acestei excepții. Mai degrabă, excepția se aplică numai în cazul în care divulgarea ar submina scopul auditului, al inspecției sau al investigației. Atunci când refuză accesul, o instituție a UE trebuie să explice cum stau lucrurile.

Jurisprudența Uniunii (punctul 131) a definit o investigație ca fiind o procedură structurată și formalizată care are ca scop colectarea și analizarea informațiilor, pentru a permite instituției Uniunii să adopte o poziție în cadrul funcțiilor sale instituite prin tratatele UE.

În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 45-48), scopul unui audit, al unei inspecții sau al unei investigații este de a descoperi, analiza și dovedi un set de fapte. În cazul în care divulgarea ar submina capacitatea unei instituții a UE de a face oricare dintre acestea, accesul poate fi refuzat.

Domeniul de aplicare al excepției nu se limitează la auditurile, inspecțiile și investigațiile efectuate de instituțiile UE. Acesta acoperă, de asemenea, necesitatea de a proteja auditurile, inspecțiile și investigațiile naționale.

În ceea ce privește aplicarea acestei excepții, există o serie de „prezumții generale”. Acestea apar deoarece legislația secundară care se aplică auditurilor, inspecțiilor și investigațiilor conține, în mod normal, norme care impun autorității de investigare să păstreze confidențialitatea informațiilor colectate în contextul auditurilor, inspecțiilor și investigațiilor. Printre acestea se numără investigațiile privind concentrările economice, investigațiile privind cartelurile, investigațiile privind abuzul de poziție dominantă, investigațiile privind ajutoarele de stat și investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF). În general, se presupune că divulgarea subminează scopul auditurilor, al inspecțiilor și al investigațiilor, în cazul în care acestea sunt în curs de desfășurare.

Jurisprudența UE (punctele 51-65) a recunoscut, de asemenea, aplicarea unei prezumții generale pentru procedurile de constatare a neîndeplinirii obligațiilor în timp ce procedurile de constatare a neîndeplinirii obligațiilor sunt în curs de desfășurare. Curtea a afirmat că excepția referitoare la protecția obiectivelor auditurilor, ale inspecțiilor și ale investigațiilor s-ar aplica în continuare chiar și atunci când o cauză este prezentată Curții. Motivul pentru aceasta este că Curtea consideră că negocierile cu statul membru, menite să pună capăt încălcării, continuă chiar și atunci când cauza este în curs de desfășurare.

Excepția nu se aplică în cazul în care există un interes public superior care justifică divulgarea.

7.14. Ce se înțelege prin excepția pentru protejarea procesului decizional intern? Cum ar putea fi subminat acest interes prin divulgarea documentelor?

Articolul 4 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente prevede că:

„Accesul la un document întocmit de o instituție pentru uz intern sau primit de o instituție, care se referă la o chestiune pentru care instituția nu a luat încă o decizie, este refuzat în cazul în care divulgarea documentului ar aduce gravă atingere procesului decizional al instituției, cu excepția cazului în care există un interes public superior care justifică divulgarea.”

și

„Accesul la un document care conține avize destinate uzului intern ca parte a deliberărilor și consultărilor preliminare în cadrul instituției în cauză este refuzat chiar și după luarea deciziei, în cazul în care divulgarea documentului ar aduce gravă atingere procesului decizional al instituției, cu excepția cazului în care există un interes public superior care justifică divulgarea.”

Aceste excepții urmăresc să protejeze procesul prin care se iau decizii în cadrul unei instituții a UE.

Procesul decizional în cauză nu trebuie să dea naștere unei situații în care se adoptă o decizie obligatorie din punct de vedere juridic. Orice proces deliberativ, menit să permită unei instituții a UE să adopte o poziție cu privire la o anumită chestiune, constituie un proces decizional.

Un proces decizional se poate referi, de asemenea, la procesul decizional legislativ, astfel cum s-a văzut în cazurile legate de accesul la dosarele legislative.

Articolul 4 alineatul (3) primul paragraf poate acoperi orice document utilizat în procesul decizional în cazul în care acest proces este în curs de desfășurare. În schimb, articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf, care se aplică situațiilor în care a fost adoptată decizia relevantă, se referă numai la orice document care conține avize destinate uzului intern în cadrul deliberărilor și al consultărilor preliminare din cadrul instituției.

Aceasta implică faptul că informațiile pur factuale, cum ar fi statisticile, dovezile sau informațiile generale, colectate în scopul luării deciziilor, pot fi protejate în temeiul articolului 4 alineatul (3) primul paragraf până la adoptarea deciziei, dar nu pot fi protejate în temeiul articolului 4 alineatul (3) al doilea paragraf după adoptarea deciziei.

Este important ca instituția UE să explice natura procesului decizional în cauză și dacă acesta este în curs de desfășurare sau nu și să prezinte motivele pentru aceasta. În mod similar, o instituție a Uniunii nu se poate prevala de articolul 4 alineatul (3) primul paragraf pentru a refuza accesul în împrejurări în care nu a adoptat o decizie cu privire la o anumită chestiune, dar are încă intenția de a face acest lucru. În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 76-79), în aceste condiții, procesul decizional nu ar avea nicio finalitate, iar intenția unei instituții de a adopta o decizie viitoare nu este suficientă pentru a considera că un astfel de proces continuă.

Formularea articolului 4 alineatul (3) pare să excludă aplicarea acestuia la procesul decizional interinstituțional, deoarece se referă la o chestiune în care decizia nu a fost luată de instituția care deține documentul. Cu toate acestea, s-ar putea argumenta că toate procesele decizionale interinstituționale implică, de asemenea, într-o anumită măsură, luarea de decizii în cadrul fiecăreia dintre instituțiile UE participante.

De asemenea, este important să se menționeze că riscul pentru procesul decizional (deschis sau închis) trebuie să fie „grav”.

Excepția nu se aplică în cazul în care există un interes public superior care justifică divulgarea.

7.15. Ce sunt „documentele legislative” și ce norme se aplică acestor documente?

Considerentul (6) al Regulamentului 1049/2001 privind accesul public la documente prevede că:

„Ar trebui acordat un acces mai larg la documente în cazurile în care instituțiile acționează în calitatea lor legislativă, inclusiv în temeiul competențelor delegate, menținând, în același timp, eficacitatea procesului decizional al instituțiilor. Aceste documente ar trebui să fie direct accesibile în cea mai mare măsură posibilă.”

Articolul 12 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001 prevede obligația de a face documentele legislative direct accesibile publicului. Acesta prevede că:

„În special, documentele legislative, și anume documentele întocmite sau primite în cursul procedurilor de adoptare a actelor care sunt obligatorii din punct de vedere juridic în sau pentru statele membre, ar trebui, sub rezerva articolelor 4 și 9, să fie direct accesibile.”

Este clar că noțiunea de documente legislative se aplică documentelor care sunt legate de procedurile de adoptare a regulamentelor și directivelor, precum și de adoptarea actelor delegate și de punere în aplicare legate de o astfel de legislație. De exemplu, în conformitate cu jurisprudența UE (punctul 35), documentele elaborate sau primite de Comisie în contextul pregătirii unei propuneri legislative, cum ar fi o evaluare a impactului utilizată de Comisie pentru a evalua opțiunile legislative, se încadrează în această definiție.

Faptul că un document este un document legislativ înseamnă că se aplică un grad ridicat de transparență. Totuși, aceasta nu implică faptul că transparența este o regulă absolută. Este posibil ca anumite documente să rămână confidențiale pentru o perioadă de timp. Regulamentul 1049/2001 [considerentul (6)] prevede că eficacitatea procesului decizional al unei instituții ar trebui menținută, ceea ce implică faptul că pot exista cazuri în care divulgarea ar putea fi înțeleasă ca subminând un proces decizional. Acest lucru a fost confirmat atât în jurisprudența UE (punctul 80), cât și în deciziile Ombudsmanului. Acestea fiind spuse, posibilitatea de a refuza accesul ar trebui să fie extrem de limitată.

Se poate argumenta că procedurile de adoptare a tuturor actelor care sunt general aplicabile în statele membre, cum ar fi actele delegate și actele de punere în aplicare, pot intra sub incidența definiției documentelor legislative (deoarece acestea sunt „acte obligatorii din punct de vedere juridic în sau pentru statele membre”). Chiar dacă nu sunt considerate documente legislative, Ombudsmanul a considerat că acestea ar trebui să beneficieze în continuare de un grad ridicat de transparență, deoarece dau naștere unor norme pe care publicul trebuie să le respecte. În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 110 - 114) Comisia trebuie să justifice motivul pentru care astfel de documente nu pot fi divulgate pe baza unei evaluări individuale a conținutului lor. Aceasta nu își poate întemeia aprecierea pe o prezumție generală de nedivulgare.

Ombudsmanul a considerat în mod constant că documentele referitoare la elaborarea legislației UE ar trebui să beneficieze de un grad ridicat de transparență (de exemplu, în cazurile privind accesul la documente referitoare la pregătirea propunerilor legislative ale Comisiei, la orientările privind protecția datelor emise de Comitetul european pentru protecția datelor, la negocierile din cadrul Consiliului).

7.16. Poate un terț care a furnizat un document unei instituții a UE să se opună divulgării documentelor?

Un terț care furnizează un document unei instituții a UE nu se poate opune divulgării documentului. Cu toate acestea, instituția ar trebui să consulte partea terță respectivă pentru a obține punctele sale de vedere în cazul în care consideră că problema nu este clară și că punctele de vedere ale părții terțe ar putea fi utile.

În principiu, terțul poate invoca orice motiv care justifică refuzul accesului publicului. Cu toate acestea, se întâmplă adesea ca terțul să prezinte motive legate de propriile interese, cum ar fi necesitatea de a-și proteja interesele comerciale.

Instituției Uniunii îi revine sarcina de a aprecia dacă motivele invocate de terț în favoarea nedivulgării determină aplicarea uneia dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul nr. 1049/2001. Același lucru este valabil și în cazul în care terțul este o țară din afara UE, a se vedea jurisprudența UE (punctele 43-50).

Ombudsmanul este de părere că, în cazul în care o instituție a UE identifică necesitatea de a se consulta cu un terț, ar trebui să facă acest lucru din timp pentru a putea respecta în continuare termenele aplicabile pentru a răspunde la cererea de acces public (a se vedea, de asemenea, întrebarea 6.4).

În cazul în care instituția Uniunii nu este de acord cu o cerere a unui terț de a nu divulga un document, terțul are dreptul de a sesiza Tribunalul cu privire la acest aspect. În conformitate cu jurisprudența UE (punctul 22) ,, în cazul în care Curtea acordă „măsuri provizorii”, o instituție a UE trebuie să suspende prelucrarea cererii de acces până la soluționarea procedurilor judiciare.

7.17. Poate un stat membru care a furnizat un document unei instituții a UE să se opună divulgării documentului?

În cazul în care o cerere se referă la un document care a fost furnizat de un stat membru unei instituții a UE, instituția UE este obligată să consulte statul membru înainte de divulgarea documentului.

În principiu, statul membru poate prezenta orice motiv care să justifice refuzul accesului publicului. Cu toate acestea, se întâmplă adesea ca statul membru să prezinte motive legate de interesele sale, cum ar fi necesitatea de a proteja relațiile internaționale, necesitatea de a proteja anchetele naționale sau procedurile judiciare naționale sau necesitatea de a proteja interesele comerciale ale societăților din statul membru respectiv.

Ombudsmanul este de părere că, în cazul în care o instituție a UE identifică necesitatea de a se consulta cu un terț, ar trebui să facă acest lucru din timp pentru a putea respecta în continuare termenele aplicabile pentru a răspunde la cererea de acces public (a se vedea întrebarea 6.4).

Instituției Uniunii îi revine sarcina de a evalua dacă motivele invocate de statul membru în favoarea nedivulgării determină una dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul 1049/2001. În cazul în care nu este de acord cu o cerere de nedivulgare a unui document, statul membru are dreptul de a sesiza Tribunalul cu privire la această chestiune. În conformitate cu jurisprudența UE (punctul 22), în cazul în care Curtea acordă „măsuri provizorii”, o instituție trebuie să suspende prelucrarea cererii de acces până la soluționarea procedurii judiciare.

O instituție a UE trebuie să țină seama de cererea statului membru atunci când refuză accesul. În cazul în care instituția decide să acorde accesul chiar și atunci când statul membru i-a solicitat să refuze accesul, aceasta trebuie să explice de ce nu a dat curs cererii statului membru.

În conformitate cu jurisprudența UE (punctele 36-39), în cazul în care un stat membru solicită ca un document care emană de la acesta să nu fie divulgat, acesta trebuie să își întemeieze cererea pe o excepție prevăzută în Regulamentul 1049/2001. În acest caz, instituția Uniunii are doar obligația de a verifica dacă statul membru se întemeiază pe o excepție prevăzută la articolul 4 și dacă, la prima vedere, aceasta pare întemeiată.

Statele membre nu au un drept generic de veto în ceea ce privește divulgarea documentelor care emană de la acestea. Cu toate acestea, potrivit jurisprudenței Uniunii (punctul 154), în cazul în care dreptul derivat al Uniunii conferă în mod expres unui stat membru un drept de veto cu privire la divulgarea unui document care emană de la acesta, statul membru are dreptul de veto cu privire la divulgarea documentului.

8. Căi de atac și căi de atac

8.1. Ce se întâmplă în cazul în care o instituție a UE refuză să acorde accesul?

În cazul în care o instituție a UE refuză accesul, aceasta trebuie să explice de ce i-a refuzat accesul. Aceasta trebuie să facă acest lucru făcând trimitere la „excepțiile” prevăzute la articolul 4 alineatele (1)-(3) din Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente. (Informații privind aceste excepții pot fi găsite în secțiunea 7).

De asemenea, aceasta trebuie să examineze dacă se poate acorda accesul la părți ale documentului (documentelor) solicitat(e) („acces parțial”). Accesul parțial va fi acordat în cazul în care există părți ale documentelor care nu fac obiectul uneia dintre excepțiile invocate în refuzarea accesului.

Este posibil ca motivele furnizate de instituția Uniunii să fie convingătoare. Cu toate acestea, în cazul în care un solicitant nu este de acord cu argumentele prezentate de instituția UE și dorește în continuare să obțină acces la document, acesta poate solicita instituției să își revizuiască decizia (prin formularea unei „cereri de confirmare”). Cererea de confirmare trebuie depusă în termen de 15 zile lucrătoare de la primirea răspunsului instituției (a se vedea întrebarea 6.4).

Introducerea unei „cereri de confirmare” are o serie de consecințe importante.

În primul rând, instituția UE va reexamina dacă accesul poate fi acordat. Aceasta trebuie să facă acest lucru în același termen care se aplică cererilor inițiale, și anume în termen de 15 zile lucrătoare, care poate fi prelungit cu încă 15 zile lucrătoare în circumstanțe excepționale.

Solicitanții pot depune o plângere la Ombudsman sau pot sesiza instanța numai dacă au depus o cerere de confirmare, iar instituția UE și-a menținut decizia de a refuza accesul la document (documente) sau la părți ale acestuia (acestora). În conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, netratarea cererii de confirmare în termenul stabilit „se consideră a fi un răspuns negativ”.

Solicitanții nu sunt obligați să prezinte motive pentru depunerea unei cereri de confirmare. Aceștia pot solicita pur și simplu instituției UE să reexamineze dacă se poate acorda accesul. Cu toate acestea, în situațiile în care solicitantul consideră că există un interes public superior în materie de transparență, acesta trebuie să explice acest lucru în cererea de confirmare și să expună motivele pentru care motivele furnizate de instituție în răspunsul său inițial nu sunt convingătoare.

În plus, în cazul în care motivele invocate pentru a refuza accesul includ faptul că documentele conțin date cu caracter personal, solicitanții trebuie să prezinte motive exprese și legitime pentru care este necesar, într-un interes public specific, să aibă acces public la aceste date cu caracter personal.

Acest lucru va impune instituției UE să țină seama de aceste argumente atunci când tratează cererea de confirmare.

8.2. Ce se întâmplă dacă decizia inițială este menținută în urma unei cereri de reexaminare („cerere de confirmare”)?

În cazul în care o instituție a UE refuză să își modifice decizia în urma unei cereri de reexaminare („cerere de confirmare”), solicitantul ar trebui să analizeze mai întâi dacă motivele invocate pentru refuzul accesului sunt rezonabile. (Informații privind excepțiile în temeiul cărora accesul poate fi refuzat pot fi găsite în secțiunea 7)

Instanțele Uniunii au constatat în mod constant că, atunci când o instituție a Uniunii examinează dacă accesul poate fi acordat, aceasta dispune de o anumită „marjă de apreciere”. Cu alte cuvinte, instituția dispune de o marjă de manevră pentru a stabili dacă accesul poate fi acordat. De asemenea, aceasta trebuie doar să demonstreze că este „previzibil în mod rezonabil” ca accesul publicului să aducă atingere unuia dintre interesele enunțate în „decizia sa de confirmare”. Deși o instituție a UE poate prezenta diverse motive pentru a invoca o excepție și pentru a refuza accesul, este necesar doar ca un motiv să fie valabil.

În cazul în care un solicitant consideră că nu au fost furnizate explicații convingătoare pentru excepțiile invocate, acesta poate lua în considerare posibilitatea de a adresa o plângere Ombudsmanului European sau de a sesiza Curtea. Contestațiile juridice trebuie să fie formulate în termen de două luni și să necesite un avocat. Plângerile adresate Ombudsmanului pot fi depuse în termen de doi ani, nu necesită un avocat și pot fi formulate în mod liber.

8.3. Ce se întâmplă dacă o UE nu răspunde deloc la o cerere?

În cazul în care o instituție a UE nu răspunde în termenele de răspuns (15 zile lucrătoare, plus încă 15 zile lucrătoare în circumstanțe excepționale), solicitanții pot depune o „cerere de confirmare”. (A se vedea întrebarea 8.1)

În cazul în care instituția UE nu răspunde la o cerere de confirmare în termenul aplicabil (15 zile lucrătoare, plus încă 15 zile lucrătoare în circumstanțe excepționale), aceasta este considerată a fi o respingere implicită a cererii, iar solicitanții pot depune o plângere la Ombudsman sau pot sesiza Curtea.

Adesea, instituția UE va contacta un solicitant pentru a-l informa că nu este în măsură să respecte termenele. În caz afirmativ, acestea ar trebui să precizeze motivele și momentul în care intenționează să răspundă. Solicitanții pot decide apoi să aștepte răspunsul, să adreseze o plângere Ombudsmanului sau să se adreseze Curții.

Ombudsmanul a constatat că întârzierile sistemice semnificative și nerespectarea termenelor prevăzute în Regulamentul 1049/2001 constituie administrare defectuoasă.

8.4. Ce se întâmplă dacă un solicitant depune o plângere la Ombudsman?

Biroul Ombudsmanului tratează plângerile privind accesul public la documente cât mai curând posibil. Biroul Ombudsmanului înregistrează plângerea și trimite o confirmare de primire. Plângerea este apoi examinată pentru a vedea dacă poate fi deschisă o anchetă. Acest lucru depinde de mai mulți factori, inclusiv dacă plângerea este admisibilă (de exemplu, există proceduri judiciare conexe în curs, plângerea a fost depusă în termen de doi ani) sau dacă există motive pentru a deschide o anchetă.

În cazul în care se deschide o anchetă, Ombudsmanul poate lua o serie de măsuri de anchetă, inclusiv inspectarea documentelor în cauză, solicitarea unui răspuns oficial din partea instituției UE relevante și, în anumite cazuri, întâlnirea cu reprezentanți ai instituției UE.

Ombudsmanul dorește ca „evaluarea” să fie efectuată cât mai rapid posibil, dar acest lucru depinde și de măsura în care instituția UE se implică în ancheta Ombudsmanului în timp util, de exemplu prin furnizarea documentelor solicitate și/sau prin răspunsul la întrebările adresate de Ombudsman.

În cursul anchetei, Ombudsmanul poate propune o soluție sau poate adopta o opinie preliminară potrivit căreia instituția UE acordă acces parțial sau mai larg la documentele solicitate sau la părți ale acestora. În cazul în care Ombudsmanul constată că instituția UE nu ar fi trebuit să refuze accesul, Ombudsmanul poate face o constatare oficială a administrării defectuoase și poate recomanda (dacă este cazul) ca instituția să acorde un acces mai larg la documentele în cauză. Ombudsmanul ar putea, de asemenea, să concluzioneze că decizia instituției UE de a refuza accesul a fost justificată pentru a proteja una sau mai multe dintre excepțiile prevăzute în Regulamentul 1049/2001 și să închidă cazul constatând că nu a existat o administrare defectuoasă.

Ombudsmanul a instituit o „procedură accelerată” pentru tratarea plângerilor referitoare la accesul public la documente.

9. Norme speciale privind informațiile/documentele referitoare la mediu

9.1. Care sunt normele care se aplică accesului la informațiile despre mediu?

Accesul la informații și documente, participarea publicului la luarea deciziilor și accesul la justiție în probleme de mediu sunt reglementate la nivel internațional de Convenția de la Aarhus (1998).

Convenția este obligatorie pentru instituțiile, organismele, organizațiile și agențiile UE. Aceasta a fost încorporată în dreptul Uniunii prin Regulamentul Aarhus (Regulamentul 1367/2006). Cu toate acestea, accesul la documentele care conțin informații despre mediu este acordat pe baza normelor prevăzute în Regulamentul 1049/2001 sau a normelor echivalente aplicabile, coroborate cu Convenția de la Aarhus și cu Regulamentul Aarhus.

O regulă din Regulamentul Aarhus este că informațiile despre mediu ar trebui să fie accesibile în mod direct și ar trebui să fie organizate astfel încât să fie ușor de accesat în mod direct. Exemple de informații direct accesibile publicului sunt legislația, documentele legate de politici, planurile și programele legate de mediu, rapoartele intermediare privind punerea în aplicare a acestor elemente și, la un nivel mai general, rapoartele privind starea mediului care sunt disponibile prin intermediul bazelor de date, cum ar fi EUR-Lex.

„Informațiile despre mediu” se referă la orice informații disponibile, sub orice formă sau format, privind mediul în sine, elementele sale (aer, apă, sol, teren, peisaj și situri naturale, zone marine etc.) și diferitele sale componente. Acesta cuprinde, de asemenea, informații privind factorii care afectează sau pot afecta mediul, cum ar fi substanțele, energia, zgomotul, radiațiile sau deșeurile, inclusiv deșeurile radioactive, emisiile, evacuările și alte evacuări. Informațiile despre mediu includ, de asemenea, măsuri care afectează sau pot afecta mediul, precum și măsuri sau activități menite să îl protejeze, cum ar fi politici, legislație, planuri, programe și activități. Sunt acoperite, de asemenea, analizele costuri-beneficii și alte analize economice utilizate pentru pregătirea acestor măsuri și activități. Informațiile privind starea sănătății și siguranței umane, condițiile de viață umană, siturile culturale și structurile construite, atunci când sunt influențate sau influențate de mediu, precum și rapoartele privind punerea în aplicare a legislației de mediu constituie, de asemenea, informații despre mediu.

Cu toate acestea, faptul că informațiile constituie informații despre mediu nu înseamnă că acestea trebuie să fie întotdeauna divulgate. Se poate aplica în continuare oricare dintre excepțiile prevăzute în Regulamentul 1049/2001. Motivele de refuz trebuie interpretate în mod restrictiv, ținând seama de interesul public servit de divulgare.

În cazul în care informațiile solicitate se referă la „emisii în mediu”, aplicarea excepțiilor este limitată și mai mult. În conformitate cu articolul 6 alineatul (1) din Regulamentul Aarhus, în cazul în care informațiile solicitate se referă la emisii în mediu, se consideră că interesul public pentru divulgare prevalează asupra intereselor în excepțiile prevăzute la articolul 4 alineatul (2) primul și al treilea paragraf din Regulamentul 1049/2001 (protecția informațiilor comerciale confidențiale și protecția obiectivelor auditurilor și inspecțiilor).

Cu toate acestea, nu se consideră că interesul public prevalează asupra necesității de a proteja o anchetă, în special asupra celor referitoare la posibile încălcări ale dreptului Uniunii [care intră, de asemenea, sub incidența articolului 4 alineatul (2) al treilea paragraf]. De exemplu, în cazul în care Comisia inițiază proceduri de constatare a neîndeplinirii obligațiilor privind o presupusă încălcare a normelor de mediu ale UE, accesul publicului la dosarul de constatare a neîndeplinirii obligațiilor poate fi refuzat în timp ce investigația este în curs, chiar dacă dosarul conține informații despre mediu, inclusiv informații privind emisiile în mediu.

Pe lângă excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul 1049/2001, articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul Aarhus prevede că accesul la informațiile despre mediu poate fi refuzat în cazul în care divulgarea unor astfel de informații ar afecta în mod negativ protecția mediului la care se referă informațiile, cum ar fi divulgarea ariilor de reproducere a speciilor rare, de exemplu.

10. Publicarea documentelor divulgate

10.1. Cum interacționează normele privind accesul public la documente cu normele privind publicarea documentelor?

Faptul că o instituție a Uniunii trebuie să divulge un document unui solicitant nu înseamnă că instituția Uniunii are obligația de a publica documentul în mod proactiv.

Acestea fiind spuse, în conformitate cu Tratatul UE, cu Regulamentul 1049/2001 și cu jurisprudența UE, instituțiile UE au obligația de a pune la dispoziție în mod direct documente în cea mai mare măsură posibilă, de exemplu prin publicarea acestora pe site-urile lor web și/sau prin intermediul registrelor lor publice de documente.

Acest lucru este valabil în special în ceea ce privește „documentele legislative” (a se vedea întrebarea 7.15), care acoperă toate documentele legate de o procedură de adoptare a actelor cu aplicabilitate generală.

În ceea ce privește alte documente, Ombudsmanul consideră că instituțiile ar trebui, atunci când decid ce documente să publice, să evalueze ce documente prezintă cel mai mare interes și sunt utilizate de public.

Actele legislative trebuie puse la dispoziția publicului în fiecare limbă oficială a UE, în conformitate cu Regulamentul 1/58. Oficiul pentru Publicații a lansat un instrument de urmărire a legislației UE, care funcționează ca un portal unic care oferă acces la documentele legislative ale Parlamentului European, ale Consiliului UE și ale Comisiei Europene.

10.2. Poate un solicitant care a primit un document în urma unei cereri de acces să publice documentul respectiv?

Faptul că un solicitant obține o copie a unui document de la o instituție nu înseamnă că solicitantul sau orice altă persoană are dreptul de a republica sau de a reutiliza documentul în alt mod.

În cazul în care documentul intră sub incidența drepturilor de autor sau a altor drepturi de proprietate intelectuală, instituția poate impune anumite restricții privind reutilizarea acestuia.

În cazul în care dreptul de autor nu împiedică reutilizarea unui document, este totuși rezonabil ca o instituție să solicite reclamanților să indice originea documentelor în cazul în care le republică și să se abțină de la modificarea documentului.

11. Dreptul de acces la „dosarul” dumneavoastră

11.1. Care este diferența dintre dreptul de acces public la documente și dreptul de acces la dosar?

Dreptul de acces public la documente se aplică tuturor cetățenilor UE și persoanelor care își au reședința într-un stat membru, precum și tuturor entităților juridice (de exemplu, societăților) care își au reședința într-un stat membru.

Dreptul de acces la un dosar se aplică ori de câte ori o instituție a UE intenționează să ia o decizie care ar putea afecta în mod negativ anumite persoane sau societăți. Aceste persoane și societăți au dreptul de a consulta toate elementele de probă relevante pentru această decizie. Acest drept trebuie respectat acordând persoanelor în cauză acces la dosar înainte de luarea deciziei care le-ar putea afecta în mod negativ, asigurându-se astfel că acestea pot formula orice observații pe care le consideră relevante. Aceste observații trebuie apoi să fie luate în considerare de instituția Uniunii atunci când adoptă o decizie susceptibilă să lezeze persoana sau societatea respectivă.

Dreptul de acces la un dosar poate fi mai extins decât dreptul de acces public la documente. De exemplu, o parte care face obiectul unei anchete a Comisiei are drept de acces la elementele de probă care vor fi utilizate împotriva sa. Cu toate acestea, este puțin probabil ca accesul public la astfel de documente să fie acordat unui solicitant terț în timp ce investigația sau o monitorizare ulterioară este în curs de desfășurare.