Cuvânt înainte

În mai 2008, am publicat prima examinare sistematică a acțiunilor întreprinse ca urmare a tuturor observațiilor critice și suplimentare făcute de Ombudsman într-un anumit an (2006). Mi-am anunțat intenția de a repeta studiul pentru anii următori. Un studiu privind acțiunile întreprinse ca urmare a observațiilor formulate în 2007 a fost publicat în noiembrie 2008. Prezentul studiu se referă la observațiile făcute în 2008. Acesta include, de asemenea, observațiile formulate în cinci cazuri închise în 2007, cu privire la care nu au fost primite la timp informații din partea Comisiei cu privire la acțiunile subsecvente, pentru a fi incluse în studiul din 2007.

Pe lângă raportarea detaliată cu privire la anumite rezultate ale activității Ombudsmanului, prezentul studiu ar trebui să servească la familiarizarea instituțiilor și a serviciilor acestora cu raționamentul intelectual care stă la baza practicilor Ombudsmanului. Cu alte cuvinte, raportul ar trebui, de asemenea, să fie citit ca un ghid suplimentar pentru „hărțile noastre instituționale și cognitive” în chestiuni legate de buna administrare și de mandatul Ombudsmanului.

Observațiile critice și observațiile suplimentare conțin critici constructive și sugestii din partea Ombudsmanului, rezultate în urma anchetelor efectuate din proprie inițiativă sau în urma plângerilor. O observație critică se bazează pe constatarea unei administrări defectuoase, în timp ce o observație suplimentară se face fără o astfel de constatare. Observațiile Ombudsmanului sunt menite să ofere instituțiilor UE [1] orientări cu privire la modul în care se poate oferi un serviciu mai bun cetățenilor Europei.

Studiul analizează monitorizarea în ceea ce privește îmbunătățirile sistemice care sporesc calitatea administrării, reducând astfel probabilitatea apariției administrării defectuoase în viitor. În abordarea observațiilor critice, studiul nu se axează pe cazul specific de administrare defectuoasă care a condus la observație, ci pe lecțiile pe care instituția în cauză le-a învățat pentru viitor.

În acest context, este important să se recunoască faptul că o observație critică nu constituie o cale de atac pentru reclamant. Nu toți reclamanții solicită despăgubiri și nu toate cererile de despăgubiri sunt justificate. Cu toate acestea, atunci când ar fi trebuit să se acorde despăgubiri, închiderea cazului cu o observație critică semnalează un triplu eșec. Reclamantul nu a reușit să obțină satisfacție; instituția în cauză nu a reușit să corecteze administrarea defectuoasă; iar Ombudsmanul nu a reușit să convingă instituția în cauză să își modifice poziția.  Rapoartele mele anuale includ numeroase exemple de cazuri în care instituțiile au oferit despăgubiri reclamanților. Prin urmare, acestea oferă o imagine mai completă a activităților Ombudsmanului de combatere a administrării defectuoase, de promovare a bunei administrări și de îmbunătățire a relațiilor dintre Uniunea Europeană și cetățenii săi.

Modul în care o instituție reacționează la plângeri, critici și sugestii este un indiciu-cheie al cât de centrată pe cetățean este aceasta. În calitate de Ombudsman, am depus eforturi pentru a convinge instituțiile și funcționarii acestora să nu adopte o abordare defensivă. În special, am subliniat că o cultură a serviciilor pentru cetățeni nu este o cultură a vinovăției. Greșeli apar în orice administrație. Când apare o greșeală, lucrurile trebuie îndreptate, dacă este posibil, și trebuie prezentate scuze, dacă este cazul. Apoi problema este rezolvată și se poate trece mai departe.  O parte importantă a „mișcării” în acest context este de a reflecta dacă experiența tratării plângerii a furnizat informații care pot fi utilizate pentru a îmbunătăți calitatea administrației în viitor. Observațiile Ombudsmanului ar trebui să contribuie la stimularea unei astfel de reflecții.

În ansamblu, instituțiile au dat curs în mod satisfăcător la aproape patru din cinci observații critice și suplimentare formulate în 2008. Cu toate acestea, rata de urmărire satisfăcătoare a observațiilor critice (62 %) a fost considerabil mai mică decât în cazul observațiilor suplimentare (100 %). Acest lucru demonstrează că Ombudsmanul și instituțiile trebuie să depună în continuare eforturi importante pentru a convinge funcționarii că o abordare defensivă față de Ombudsman reprezintă o oportunitate ratată pentru instituția lor și riscă să dăuneze imaginii Uniunii Europene.

Mă bucur să raportez că există, de asemenea, cinci cazuri în care urmărirea unei observații critice sau ulterioare a fost exemplară. Am desemnat aceste cazuri drept „cazuri-vedetă”, prin analogie cu „cazurile-vedetă” menționate în rapoartele mele anuale, în care instituția în cauză a tratat o plângere într-un mod exemplar.

P. Nikiforos Diamandouros, 23 noiembrie 2009

 

Studiu

1 Introducere

Prezentul studiu explică scopul observațiilor critice și al observațiilor suplimentare, precum și diferitele tipuri de circumstanțe care le generează. Acesta analizează apoi acțiunile întreprinse de instituțiile, organele, oficiile și agențiile în cauză ca urmare a observațiilor critice și a altor observații formulate în 2008 și identifică cazurile de cinci stele. În cele din urmă, se trag concluzii cu privire la principalele învățăminte ale studiului pentru viitor.

Ombudsmanul European servește interesului public general, contribuind la îmbunătățirea calității administrației și a serviciilor oferite cetățenilor de către instituțiile UE [2]. În același timp, Ombudsmanul oferă cetățenilor și rezidenților Uniunii o cale de atac alternativă pentru a-și proteja interesele. Această cale de atac este complementară protecției instanțelor Uniunii și nu are în mod necesar același obiectiv ca procedurile judiciare.

Numai instanțele au competența de a pronunța hotărâri obligatorii din punct de vedere juridic și de a furniza interpretări cu autoritate ale legii. Ombudsmanul poate face propuneri și recomandări și, în ultimă instanță, poate atrage atenția politică asupra unui caz prin prezentarea unui raport special Parlamentului European. Eficacitatea Ombudsmanului depinde, prin urmare, de autoritatea morală și, din acest motiv, este esențial ca activitatea Ombudsmanului să fie în mod demonstrabil echitabilă, imparțială și aprofundată.

2 Scopul observațiilor critice și al observațiilor suplimentare

În acest context, observațiile suplimentare au un singur scop: să servească interesului public, ajutând instituția în cauză să îmbunătățească calitatea administrației sale în viitor. O observație suplimentară nu se bazează pe constatarea unei administrări defectuoase. Prin urmare, aceasta nu ar trebui înțeleasă ca implicând critici la adresa instituției căreia i se adresează, ci mai degrabă ca oferind consiliere cu privire la modul de îmbunătățire a unei anumite practici pentru a îmbunătăți calitatea serviciilor furnizate cetățenilor.

În schimb, o observație critică are, în mod normal, mai mult de un scop. Ca o observație suplimentară, o observație critică are întotdeauna o dimensiune educativă: informează instituția cu privire la greșelile pe care le-a comis, astfel încât să poată evita o administrare defectuoasă similară în viitor. Pentru a-și maximiza potențialul educativ, o observație critică identifică regula sau principiul care a fost încălcat și (cu excepția cazului în care este evident) explică ce ar fi trebuit să facă instituția în circumstanțele specifice ale cazului. Astfel construită, o observație critică explică și justifică, de asemenea, constatarea Ombudsmanului privind administrarea defectuoasă și, prin urmare, urmărește să consolideze încrederea cetățenilor și a instituțiilor în corectitudinea și rigurozitatea activității Ombudsmanului. În plus, arătând că Ombudsmanul este dispus să cenzureze public instituțiile, atunci când este necesar, observațiile critice urmăresc să sporească încrederea publicului în imparțialitatea Ombudsmanului.

Cu toate acestea, o observație critică nu constituie o cale de atac pentru reclamant. În cazul în care ar trebui oferite căi de atac, cel mai bine este ca instituția în cauză să ia inițiativa, atunci când primește plângerea, de a recunoaște administrarea defectuoasă și de a oferi căi de atac adecvate. În unele cazuri, acest lucru ar putea consta într-o simplă scuză.

Prin luarea unor astfel de măsuri, instituția își demonstrează angajamentul de a îmbunătăți relațiile cu cetățenii. Aceasta arată, de asemenea, că este conștientă de ceea ce a făcut greșit și, prin urmare, poate evita o administrare defectuoasă similară în viitor. În astfel de circumstanțe, nu este necesar ca Ombudsmanul să facă o observație critică. Cu toate acestea, în cazul în care există suspiciunea că respectivul caz individual ar putea rezulta dintr-o problemă sistemică subiacentă, Ombudsmanul poate decide să deschidă o anchetă din proprie inițiativă, chiar dacă respectivul caz a fost soluționat în mod satisfăcător pentru reclamant.

3 Observații critice în cazurile în care o soluție amiabilă sau un proiect de recomandare nu este adecvat

Din cele de mai sus, se poate observa că multe remarci critice reprezintă oportunități ratate. Cel mai bun rezultat ar fi fost ca instituția în cauză să recunoască administrarea defectuoasă și să ofere măsuri reparatorii adecvate, care, în unele cazuri, ar putea consta într-o simplă scuză. Dacă ar fi făcut acest lucru, nu ar fi fost necesară nicio observație critică.

Cu toate acestea, reclamantul nu are întotdeauna dreptate, iar instituția în cauză are dreptul să își apere poziția. Aproximativ jumătate din cazurile care nu sunt soluționate de instituție într-un stadiu incipient conduc, în cele din urmă, la constatarea absenței administrării defectuoase. În aceste cazuri, instituția reușește să explice, spre satisfacția Ombudsmanului (și, în unele cazuri, și spre satisfacția reclamantului), de ce avea dreptul să acționeze așa cum a făcut-o și de ce nu își va schimba poziția.

În cazul în care Ombudsmanul nu este de acord cu instituția și constată un caz de administrare defectuoasă pentru care reclamantul ar trebui să primească reparații, procedura normală este de a propune o soluție amiabilă. În cazul în care instituția respinge o astfel de propunere fără un motiv întemeiat, următorul pas este, de obicei, un proiect de recomandare.

În cazurile în care Ombudsmanul consideră că este puțin probabil ca instituția să accepte o soluție amiabilă sau că o soluție amiabilă nu ar fi adecvată, acesta poate trece direct la un proiect de recomandare. Prin propunerea unei soluții amiabile, Ombudsmanul urmărește să ajungă la un acord între instituția în cauză și reclamantul individual, care solicită adesea reparații personale. În cazul în care administrarea defectuoasă care ar trebui remediată afectează în primul rând interesul public, Ombudsmanul poate considera că este mai adecvat să formuleze un proiect de recomandare decât să caute o soluție amiabilă.

Scuzele ca formă de reparație merită o mențiune specială în acest context. Pentru a fi eficientă, o scuză trebuie să fie sinceră. O scuză care este percepută ca nesinceră nu face decât să înrăutățească lucrurile. Reclamantul este mai probabil să accepte că scuzele sunt sincere, dacă sunt oferite de instituție din proprie inițiativă, mai degrabă decât ca răspuns la o sugestie oficială din partea Ombudsmanului. Din acest motiv, Ombudsmanul consideră adesea că nu ar fi util să propună o soluție amiabilă constând în scuze. Este și mai puțin probabil ca un proiect de recomandare să fie util.

Dacă nu se poate face nimic pentru a corecta administrarea defectuoasă, o observație critică oferă o modalitate echitabilă și eficientă de închidere a cazului.

O observație critică în astfel de circumstanțe este corectă atât pentru reclamant, cât și pentru instituția în cauză. Este corect față de reclamant, deoarece confirmă că plângerea a fost justificată, deși nu este posibilă nicio cale de atac. Acesta este, de asemenea, echitabil pentru instituția în cauză, deoarece constituie rezultatul procedurilor Ombudsmanului menite să asigure că instituția este informată cu privire la acuzațiile, revendicările, probele și argumentele prezentate de reclamant. Aceleași proceduri oferă instituției posibilitatea de a-și exprima punctul de vedere în deplină cunoștință de cauză înainte de formularea observației critice.

O observație critică este eficientă deoarece evită prelungirea unei anchete care nu poate conduce la nicio reparație pentru reclamant.

În ceea ce privește interesul public, observația în sine oferă dimensiunea educativă necesară. Instituția căreia i se adresează observația critică ar trebui să tragă învățămintele adecvate pentru viitor. Ceea ce este adecvat va depinde de administrarea defectuoasă în cauză. Un incident izolat, de exemplu, poate să nu necesite nicio monitorizare.

4 Observații critice în urma respingerii unei soluții amiabile sau a unui proiect de recomandare

Acceptarea de către instituție a unei propuneri de soluție amiabilă sau a unui proiect de recomandare duce, în mod normal, la închiderea cazului din acest motiv.

În cazul în care reclamantul respinge o soluție amiabilă propusă fără un motiv întemeiat, Ombudsmanul consideră, în mod normal, că nu sunt justificate anchete suplimentare în acest caz.

Respingerea de către instituție a unei propuneri de soluție amiabilă sau a unui proiect de recomandare poate conduce la o serie de rezultate posibile.

În primul rând, Ombudsmanul poate considera, după analizarea răspunsului instituției, că constatarea sa anterioară privind administrarea defectuoasă ar trebui revizuită.

În al doilea rând, în cazul în care avizul detaliat al instituției cu privire la un proiect de recomandare nu este satisfăcător, Ombudsmanul poate prezenta un raport special Parlamentului European. După cum s-a subliniat în raportul anual al Ombudsmanului pentru 1998, posibilitatea de a prezenta un raport special Parlamentului European are o valoare inestimabilă pentru activitatea Ombudsmanului. Prin urmare, rapoartele speciale nu ar trebui prezentate prea frecvent, ci numai în legătură cu chestiuni importante, în cazul cărora Parlamentul este în măsură să ia măsuri pentru a asista Ombudsmanul.

În cele din urmă, Ombudsmanul poate decide să închidă cazul cu o observație critică, fie în etapa în care instituția respinge o soluție amiabilă, fie în cazul în care avizul detaliat al instituției cu privire la un proiect de recomandare nu este satisfăcător.

În unele cazuri, cazul poate fi închis cu o observație critică, deoarece Ombudsmanul consideră că instituția a demonstrat în mod convingător că, deși există administrare defectuoasă, măsura corectivă propusă în soluția amiabilă sau în proiectul de recomandare nu este adecvată și nu este posibilă nicio altă soluție sau cale de atac. În astfel de cazuri, observația critică este, în esență, similară cu cea care ar fi fost făcută în cazul în care cazul ar fi fost închis fără o soluție amiabilă sau un proiect de recomandare.

Din păcate, există și cazuri în care instituția refuză sugestiile Ombudsmanului din motive care nu sunt convingătoare. Într-adevăr, există chiar și câteva cazuri în care instituția refuză să accepte constatarea Ombudsmanului privind administrarea defectuoasă.

Astfel de cazuri riscă să submineze autoritatea morală a Ombudsmanului și să slăbească încrederea cetățenilor în Uniunea Europeană și în instituțiile sale. Experiența internațională arată că instituția ombudsmanului funcționează cel mai eficient acolo unde statul de drept este bine stabilit și unde există instituții democratice funcționale. În astfel de contexte, autoritățile publice urmează, de obicei, recomandările unui ombudsman, în ciuda faptului că acestea nu sunt obligatorii din punct de vedere juridic, chiar dacă nu sunt de acord cu acestea.

5 Acțiuni întreprinse ca urmare a observațiilor critice și a altor observații formulate în 2008

În 2008, au fost formulate în total 53 de observații critice în 43 de decizii și în total 47 de observații suplimentare în 42 de decizii. O singură decizie poate conține mai multe observații și ambele tipuri de observații pot fi incluse în aceeași decizie. Tabelul 1 prezintă distribuția observațiilor pe instituții.

TABELUL 1 – Distribuția observațiilor pe instituții.

Instituție	Numărul de observații critice în 2008	Numărul de observații suplimentare în 2008
Parlamentul European	7	6
Comisia Europeană	36	27
Comitetul Economic și Social European (CESE)	4	2
Comitetul Regiunilor al Uniunii Europene	1	-
Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)	-	1
Oficiul pentru Publicații Oficiale al Comunităților Europene (OPOCE)	2	-
Centrul pentru Dezvoltarea Formării Profesionale (Cedefop)	1	-
Oficiul European de Poliție (Europol)	1	1
Centrul de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene	1	1
Oficiul European pentru Selecția Personalului (EPSO)	-	9
TOTAL	53	47

Instituțiile în cauză au fost invitate să răspundă observațiilor în termen de șase luni. S-au primit răspunsuri la toate observațiile făcute în 2008, deși cu o întârziere în unele cazuri. Ultimele care au ajuns au fost cele ale Comisiei la observațiile în cazurile 3579/2006/TS și 3208/2006/GG, care au fost trimise la 22 și, respectiv, 30 septembrie 2009. Aceasta reprezintă o îmbunătățire semnificativă față de anul precedent, când unele răspunsuri au fost atât de întârziate încât nu au putut fi luate în considerare în studiul din 2007.

Anexa I conține o analiză detaliată a fiecăruia dintre cazurile în care au fost formulate una sau mai multe observații critice și/sau observații suplimentare. Cinci dintre acțiunile subsecvente merită să fie menționate în mod special ca „cazuri de referință”, care ar trebui să servească drept model pentru alte instituții în ceea ce privește modul optim de a reacționa la observațiile critice și la observațiile suplimentare. "Cazurile de stele" sunt enumerate mai întâi. Alte cazuri sunt organizate în funcție de instituție și de numărul de referință al plângerii.

Studiul se referă, de asemenea, la răspunsurile la observațiile formulate în cinci cazuri închise în 2007, în care nu au fost primite la timp informații din partea Comisiei cu privire la acțiunile întreprinse pentru a fi incluse în studiul din 2007. Cazurile, care privesc toate accesul public la documente în temeiul Regulamentului 1049/2001 [3], sunt tratate într-o subsecțiune specială, sub titlul general al Comisiei.

Anexele II și III conțin liste ale cazurilor în care au fost formulate observații critice și, respectiv, observații suplimentare. În versiunile lor online, anexele includ linkuri către textul observației din decizia de pe site-ul internet al Ombudsmanului (în limba engleză și, dacă este diferită, în limba plângerii).

Luând în considerare observațiile critice și cele suplimentare, rata de urmărire satisfăcătoare a fost de 79 %. Acțiunile întreprinse ca urmare a observațiilor suplimentare au fost satisfăcătoare în toate cazurile, în timp ce rata de urmărire satisfăcătoare a observațiilor critice a fost semnificativ mai scăzută, situându-se la 62 %. Printre exemplele de răspunsuri nesatisfăcătoare la observațiile critice se numără cele ale Parlamentului European și ale Comisiei în cauzele 2819/2005/BU și, respectiv, 327/2007/GG. 

Tabelul 2 prezintă numărul și procentul de răspunsuri satisfăcătoare pe instituții. (Cifrele includ cele opt observații critice și alte două observații făcute în cele cinci cazuri de acces public din 2007, care au fost menționate mai sus).

TABELUL 2 - Numărul și procentul răspunsurilor satisfăcătoare pe instituții.

Instituție	Numărul de observații critice și suplimentare	Număr satisfăcător răspunsurile	% de răspunsuri satisfăcătoare
Parlamentul European	13	11	85%
Comisia Europeană	73	56	77%
Comitetul Economic și Social European (CESE)	6	6	100%
Comitetul Regiunilor al Uniunii Europene	1	1	100%
Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)	1	1	100%
Oficiul pentru Publicații Oficiale al Comunităților Europene (OPOCE)	2	-	0%
Centrul pentru Dezvoltarea Formării Profesionale (Cedefop)	1	-	0%
Oficiul European de Poliție (Europol)	2	2	100%
Centrul de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene	2	1	50%
EPSO	9	9	100%
TOTAL	110	87	79%

6 Cazuri deosebit de importante pentru obiectivele-cheie ale Ombudsmanului

Ombudsmanul European a fost înființat pentru a contribui la apropierea instituțiilor europene de cetățenii Europei. Ombudsmanul urmărește să promoveze o cultură administrativă a serviciilor pentru cetățeni. O parte importantă a unei astfel de culturi este ca instituțiile să depună un efort continuu pentru a se privi pe ele însele și activitățile lor din perspectiva cetățenilor și pentru a evita să acționeze în moduri care i-ar putea determina pe cetățeni să simtă că integrarea europeană este un proces care îi exclude și îi privează de putere. Ombudsmanul urmărește, de asemenea, să promoveze transparența instituțiilor față de cetățeni. Unele dintre observațiile critice și suplimentare făcute în 2008 sunt deosebit de relevante pentru obiectivele-cheie ale unei culturi a serviciului și a transparenței:

• Cazul 3617/2006/JF se referea la Comunicarea Comisiei intitulată „Către o cultură consolidată a consultării și a dialogului - Principii generale și standarde minime pentru consultarea părților interesate de către Comisie”[4]. Promisiunile făcute în prezenta comunicare cetățenilor și societății civile organizate au o mare valoare și importanță. Ombudsmanul salută angajamentul Comisiei de a respecta aceste promisiuni.
• Pentru cetățenii care doresc să participe la aplicarea legislației UE sau să o controleze, procedura de constatare a neîndeplinirii obligațiilor (prin care Comisia își îndeplinește atribuțiile de gardian al tratatului) reprezintă o preocupare firească. În cazul 3737/2006/JMA, Comisia a explicat că întârzierile în procedura de constatare a neîndeplinirii obligațiilor rezultă adesea din răspunsurile lente ale statelor membre la scrisorile de punere în întârziere, ceea ce face imposibilă anticiparea cu exactitate a duratei procedurii. Ombudsmanul consideră că, în cazul în care întârzierea în tratarea unei plângeri privind încălcarea dreptului comunitar este din vina unui stat membru, ar fi în interesul transparenței și al capacitării cetățenilor în cadrul democratic național ca Comisia să informeze reclamantul în consecință. Reclamantul ar putea utiliza aceste informații ca bază pentru o plângere adresată ombudsmanului național împotriva întârzierii în a răspunde Comisiei sau pentru a exercita presiuni politice și din partea mass-mediei asupra guvernului statului membru.
• Cauza 3208/2006/GG se referea la obligația, prevăzută în Regulamentul privind accesul public la documente, de a înființa registre de documente. În cursul anchetei Ombudsmanului, Comisia a susținut în mod constant că intenționează să extindă domeniul de aplicare al registrelor sale și a determinat Ombudsmanul să creadă că problema este în principal de natură tehnică. Ombudsmanul regretă că răspunsul Comisiei la observația critică din acest caz sugerează că nu are intenția de a încerca să își completeze registrul.
• Răspunsul Comisiei în cazul 1693/2005/PB ține seama de reforma legislativă a Uniunii din 2007 și 2008, care impune publicarea beneficiarilor fondurilor agricole europene și a sumelor primite de fiecare beneficiar. Informații detaliate privind această reformă sunt disponibile pe site-ul Direcției pentru Agricultură a Comisiei [5].
• Răspunsurile Comisiei în cauzele 1434/2004/PB, 144/2005/PB și 3002/2005/PB indică faptul că Comisia are o viziune extinsă asupra domeniului de aplicare al excepției din Regulamentul 1049/2001 pentru protecția procesului său decizional [articolul 4 alineatul (3)]. Ombudsmanul a înaintat Comisiei un proiect de recomandare în iunie 2009, care conține o analiză aprofundată a excepției, ținând seama de cea mai recentă jurisprudență a Tribunalului de Primă Instanță [6].
• Cauza 2681/2007/PB privea o cerere de acces la un document referitor la Grupul autorităților europene de reglementare (ERG). Comisia a instituit ERG ca mecanism de încurajare a cooperării și coordonării între autoritățile naționale de reglementare și ea însăși, cu scopul de a promova dezvoltarea pieței interne a rețelelor și serviciilor de comunicații electronice și aplicarea consecventă a directivelor relevante [7]. Inițial, Comisia a afirmat că documentul solicitat nu există. Ulterior, documentul a fost găsit pe un site internet utilizat pentru schimburi între delegații autorităților naționale de reglementare [8]. Acest caz ilustrează necesitatea luării de către Comisie a unor măsuri concrete și proactive pentru a asigura responsabilitatea clară pentru garantarea accesului public la informații și documente privind cooperarea administrativă și în materie de reglementare dintre instituțiile UE și autoritățile naționale.

7 Concluzii

Acțiunile întreprinse în urma observațiilor critice și ulterioare din 2008 arată că eforturile Ombudsmanului de a se adresa instituțiilor și de a promova o cultură a serviciilor pentru cetățeni continuă să dea roade. În anumite cazuri, monitorizarea a fost exemplară, arătând în mod clar că cei responsabili sunt dornici să profite de această ocazie pentru a demonstra că sunt pe deplin angajați într-o cultură a serviciilor.

În cazul în care problemele nu au fost soluționate în mod satisfăcător ca urmare a unei observații critice sau ulterioare, Ombudsmanul poate decide să deschidă o anchetă din proprie inițiativă, asigurându-se astfel că problemele sistemice evidențiate prin procedura de depunere a plângerilor sunt investigate în detaliu și, dacă este posibil, soluționate pentru viitor.

Ombudsmanul intenționează să publice în noiembrie 2010 studiul privind monitorizarea observațiilor critice și suplimentare formulate în 2009.

anexe

I Analiza detaliată a cazurilor

Cazuri stelare

Cazul 101/2004/GG a fost închis cu următoarea observație critică:

La 16 septembrie 2002, reclamanta a solicitat Comisiei Europene să examineze nouă cazuri de administrare defectuoasă pe care le-a considerat a fi avut loc la Institutul pentru elemente transuraniene („ITU”) din Karlsruhe în domeniul protecției împotriva radiațiilor și în ceea ce privește transporturile de materiale radioactive. UIT face parte din Centrul Comun de Cercetare, o direcție generală a Comisiei. După o anchetă amănunțită, Ombudsmanul concluzionează că Comisia nu a reușit să demonstreze că a tratat în mod corespunzător a treia, a șasea și a șaptea acuzație a reclamantului, formulate în scrisoarea reclamantului din 16 septembrie 2002. Aceasta constituie administrare defectuoasă.

Ca răspuns, Comisia a informat Ombudsmanul după cum urmează:

În ceea ce privește a treia afirmație (presupusă expediere ilegală a unui eșantion de material radioactiv ca transport normal), UIT a introdus îmbunătățiri ale sistemului său de inventariere. Noul sistem include o bază de date mai detaliată și permite o mai bună identificare a articolelor stocate. Punerea în aplicare a unor proceduri mai stricte privind transportul materialelor radioactive a început la sfârșitul anului 1997. De atunci, au fost elaborate mai multe instrucțiuni scrise, iar instrucțiunile existente au fost modificate și adaptate la noile reglementări. Membrii relevanți ai personalului au beneficiat de formare detaliată cu privire la noile proceduri, iar verificările sunt efectuate în mod regulat. Trei membri ai personalului au fost formați și calificați în mod oficial ca gestionari de mărfuri periculoase, fiind adjuncți corespunzători.

În ceea ce privește a șasea afirmație a reclamantului (pretinsa gestionare incorectă a legitimațiilor personalului extern cu privire la care s-a constatat expunerea la radiații și necomunicarea unui incident autorităților de supraveghere), UIT a primit noi reglementări și orientări din partea autorităților germane. UIT și-a revizuit în consecință instrucțiunile de lucru interne, care au fost aprobate de autoritățile de supraveghere în martie 2009. Printre altele, informațiile lunare cu privire la dozele la care au fost expuși lucrătorii externi sunt furnizate în prezent întreprinderii în cauză, iar autoritățile de supraveghere sunt informate imediat atunci când sunt depășite limitele de expunere prevăzute în reglementările relevante.

În ceea ce privește cea de a șaptea afirmație a reclamantului (presupusa utilizare a unui personal complet necorespunzător pentru posturile ocupate și incapacitatea de a demite persoanele în cauză în caz de abatere gravă), numirea unor astfel de funcționari s-a schimbat în prezent. În prezent, există un expert nuclear cu doi adjuncți responsabili pentru a asigura respectarea tuturor normelor relevante. În plus, șefii unităților științifice sunt numiți experți nucleari responsabili cu asigurarea respectării normelor relevante care se referă la personalul și echipamentele lor.

Comisia a arătat de asemenea că, în perioada 2004-2006, în UIT au fost efectuate mai multe audituri de către propriile servicii și de către autoritatea de supraveghere. Cu ocazia acestor audituri nu au fost constatate nereguli. Aceasta a adăugat că va continua să monitorizeze, să adapteze și să îmbunătățească procesele sale interne în cadrul UIT, de comun acord cu autoritățile de supraveghere.

Ombudsmanul salută acțiunile constructive și detaliate întreprinse de Comisie ca urmare a observațiilor critice.

------------

Plângerea 3464/2004/(TN)TS se referea la decizia Parlamentului European de a recupera o parte din indemnizația pe care reclamantul o primise în calitate de funcționar cu statut inactiv. Ombudsmanul a criticat faptul că Parlamentul nu a informat reclamantul în mod corespunzător și în timp util cu privire la decizia sa de recuperare. Acest lucru contravenea Statutului funcționarilor și Codului european al bunei conduite administrative.

Ca răspuns, Parlamentul a recunoscut că ar fi trebuit să informeze reclamantul cu privire la decizia de recuperare înainte de executarea acesteia. Aceasta a informat Ombudsmanul că a adoptat măsuri care vor asigura, în viitor, comunicarea deciziei într-o etapă cât mai timpurie a procedurii înainte de executarea acesteia.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și constructiv al Parlamentului la observația critică.

------------

Reclamantul în cazul 1473/2006/TS a lucrat pentru Comitetul Economic și Social European („CESE”). Ombudsmanul a constatat că CESE nu a tratat corect cererile de informații și de acces la un document ale reclamantului și că o scrisoare din partea reclamantului nu a fost transmisă prompt serviciului competent. El a făcut observații critice în consecință. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că problema subiacentă în acest caz (deși nu face obiectul anchetei Ombudsmanului) se referă la reacția instituției în cazurile de discriminare, inclusiv în cazurile de antisemitism. Într-o altă remarcă, el încurajează CESE să ia măsurile necesare pentru a garanta că funcționarii și agenții săi respectă pe deplin principiile egalității și nediscriminării consacrate în Carta drepturilor fundamentale, care se reflectă, de asemenea, în îndatoririle și obligațiile prevăzute în Statutul funcționarilor Comunităților Europene.

Ca răspuns, CESE a introdus cursuri de formare obligatorii privind prevenirea hărțuirii pentru întregul personal de conducere. De asemenea, CESE a informat Ombudsmanul că administrația sa este în curs de adoptare a unei noi decizii privind procedurile de urmat în cazurile de presupusă hărțuire psihologică sau sexuală.

Ombudsmanul salută acțiunile pozitive și constructive întreprinse de CESE ca urmare a observațiilor sale.

În cazul OI/8/2006/BU, EPSO și-a plătit contribuția la cheltuielile de călătorie ale unui cetățean român numai după ce acesta din urmă a depus o plângere la Ombudsman. Ombudsmanul a sugerat că, în viitor, EPSO ar trebui să acorde mai multă atenție respectării termenelor aplicabile. Ombudsmanul a subliniat, de asemenea, că, în cazul în care apar întârzieri în efectuarea plăților, principiile bunei administrări necesită prezentarea de scuze candidaților în cauză.

Ca răspuns, EPSO și-a cerut scuze reclamantului și a informat Ombudsmanul că face tot posibilul pentru a se asigura că plățile legate de cheltuielile de deplasare sunt efectuate cât mai rapid posibil. În aprilie 2008, EPSO a creat un punct unic de contact pentru candidați, care va contribui la evitarea unor întârzieri similare în viitor.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și constructiv al EPSO.

------------

Cazul 3148/2007/BEH a vizat o cerere de propuneri de granturi lansată de EuropeAid. Într-o altă observație, Ombudsmanul a subliniat că este în interesul bunei administrări ca orice modificare sau clarificare a unei cereri de propuneri să fie făcută într-un mod care să țină seama de interesele legitime ale cetățenilor. El sugerează că, în viitoarele cereri de propuneri, Comisia ar putea lua în considerare informarea potențialilor solicitanți cu privire la necesitatea de a se menține la curent cu privire la clarificările și modificările publicate în conformitate cu normele aplicabile. El a subliniat, de asemenea, că orientările pentru solicitanții de granturi ar trebui să fie cât mai clare și mai precise posibil, astfel încât să necesite doar un minim de clarificări.

Ca răspuns, Comisia și-a exprimat acordul deplin în ceea ce privește necesitatea de a lua în considerare interesele legitime ale cetățenilor. În continuare, acesta a afirmat că practica actuală a ținut deja seama de interesul cetățenilor în următoarele moduri:

1. Comisia publică clarificări și întrebări de interes general pe site-ul său cu 11 zile înainte de termenul de depunere a propunerilor;

2. Acest termen poate fi prelungit în cazul în care cererea de propuneri trebuie modificată;

3. Orientările pentru solicitanții de granturi, precum și Ghidul practic privind procedurile de contractare pentru acțiunile externe ale CE informează în mod clar potențialii solicitanți că clarificările pot fi publicate cu până la 10 zile înainte de termenul-limită.

Comisia a declarat, de asemenea, că a luat o serie de măsuri pentru a îmbunătăți și mai mult gradul de sensibilizare a solicitanților:

1. Orientările din 2009 au fost modificate prin adăugarea, în secțiunile 2.2.4 și 2.2.8, a faptului că „se recomandă, prin urmare, consultarea periodică a site-ului internet menționat anterior pentru a fi informat cu privire la întrebările și răspunsurile publicate”;

2. Noul model pentru Orientările pentru solicitanții de granturi prevede că „[partenerii] trebuie, prin urmare, să îndeplinească criteriile de eligibilitate aplicabile beneficiarului grantului însuși”(punctul 2.1.2). Acesta prevede, de asemenea, că „Parteneri <pot/nu pot> participa la mai multe cereri” (punctul 2.1.3).

3. EuropeAid implementează un instrument de servicii on-line numit PADOR ("Înregistrarea on-line a datelor solicitanților potențiali"), care îi va permite să își îmbunătățească gestionarea cunoștințelor și serviciile oferite de acesta. Se preconizează, de asemenea, că sistemul va permite potențialilor solicitanți să obțină informații directe cu privire la stadiul cererilor de propuneri la care au depus cereri, precum și notificări.

Ombudsmanul observă, în special, că secțiunile 2.2.4 și 2.2.8 din Orientările pentru solicitanții de granturi, care recomandă ca solicitanții să consulte periodic site-ul web relevant pentru a fi informați cu privire la întrebările și răspunsurile publicate, pun în aplicare în mod clar sugestia Ombudsmanului și că noul model utilizat pentru orientări exclude fără echivoc sau permite (după caz) participarea unui partener la mai multe proiecte. În plus, noua versiune a modelului clarifică faptul că partenerii și beneficiarii trebuie să îndeplinească aceleași criterii de eligibilitate.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și detaliat al Comisiei.

B Alte cazuri pe instituții

1 Parlamentul European

Cauza 186/2005/ELB se referea la recrutarea de către Parlamentul European a unor interpreți de conferință auxiliari („ACI”) cu vârsta de peste 65 de ani. Parlamentul a acceptat proiectul de recomandare al Ombudsmanului conform căruia acesta ar trebui să adopte proceduri identice pentru recrutarea de ACI cu vârsta mai mare sau mai mică de 65 de ani. În închiderea cazului, Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară, încurajând Parlamentul să stabilească criterii clare pentru evaluarea comparativă a ICA înainte de începerea procedurii și să documenteze procedura în consecință.

Ca răspuns, Parlamentul a informat Ombudsmanul că a fost introdusă o procedură mai structurată de monitorizare a performanței interpreților. Scopul este de a se asigura că toți interpreții sunt evaluați pe baza acelorași criterii și că toate rapoartele de evaluare sunt comparabile. În opinia Parlamentului, faptul că toate procedurile de control al calității se bazează în prezent pe un formular unic, aplicabil tuturor interpreților și tuturor unităților lingvistice, garantează comparabilitatea tuturor rapoartelor de evaluare pe baza unor criterii uniforme. La sfârșitul procedurii, interpretul în cauză are dreptul de a introduce o cale de atac la director.

Ombudsmanul a fost încântat de faptul că Parlamentul a acceptat proiectul de recomandare în acest caz. De asemenea, el salută călduros răspunsul pozitiv al Parlamentului la următoarea observație.

------------

În cauza 2675/2005/MF, Ombudsmanul a criticat Parlamentul pentru că nu a convocat comisia pentru invaliditate cât mai curând posibil în circumstanțele cazului reclamantului. Ca răspuns, Parlamentul a considerat că și-a îndeplinit obligațiile legale față de funcționarul în cauză, dar s-a angajat să adopte o abordare mai puțin strictă în cazul în care s-ar confrunta cu un caz similar în viitor.

Ombudsmanul salută recunoașterea de către Parlament a faptului că buna administrare necesită mai mult decât îndeplinirea obligațiilor sale legale.

------------

În plângerea 2989/2006/OV, Ombudsmanul a criticat faptul că Parlamentul nu a informat un ofertant respins cu privire la posibilitățile de contestare a respingerii ofertei. Ca răspuns, Parlamentul a informat Ombudsmanul că modelele sale standard de documente au fost modificate și, în prezent, informează ofertanții cu privire la modalitățile prin care pot introduce o cale de atac.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și constructiv al Parlamentului.

În cazul 747/2007/MF, Ombudsmanul a criticat faptul că Parlamentul nu a răspuns la solicitarea de informații a reclamantului. Ombudsmanul a sugerat, de asemenea, (i) că ar fi fost politicos să o informeze pe reclamantă, cât mai curând posibil în mod rezonabil, că contractul său nu va fi prelungit și (ii) că viitoarele scrisori de invitare a candidaților la o procedură de selecție la un examen medical ar trebui să precizeze în mod clar că invitația nu constituie o ofertă de angajare.

Ca răspuns la critici, Parlamentul a afirmat că serviciul competent a adoptat măsuri pentru a se asigura că e-mailurile referitoare la situația administrativă a agenților contractuali primesc un răspuns într-un termen rezonabil. Parlamentul a acceptat, de asemenea, sugestiile Ombudsmanului și a anunțat că, în contractele viitoare, personalul va fi informat cu cel puțin o lună înainte de expirarea contractului dacă Parlamentul intenționează să îl reînnoiască sau nu și că candidații vor fi informați că invitația la un examen medical nu constituie în niciun caz o ofertă de angajare.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și constructiv al Parlamentului.

------------

În cazul 720/2006/DK, Ombudsmanul a sugerat ca Parlamentul European să reexamineze chestiunea generală a tipurilor de documente care ar trebui incluse în dosarul personal al funcționarilor. Parlamentul a răspuns că, în loc să extindă categoriile de documente care ar trebui introduse în dosarele personale, serviciile sale ar trebui să asigure eficacitatea mecanismelor de protecție a datelor; în special dreptul de acces la propriile date, prevăzut la articolul 13 din Regulamentul privind protecția datelor [Regulamentul 45/2001 [9]].

Ombudsmanul salută abordarea pozitivă și constructivă a Parlamentului cu privire la această chestiune.

------------

În cauza 2819/2005/BU, Ombudsmanul a criticat tratamentul acordat reclamantului, fost asistent al unui deputat în Parlamentul European, după ce acesta din urmă a decis să rezilieze contractul reclamantului. În martie 2005, un membru al Unității de securitate a Parlamentului a întrerupt-o pe reclamantă în timpul prânzului în cantina Parlamentului din Bruxelles și, în prezența altor cine și fără a-i permite să-și termine masa, i-a cerut imediat să-l urmeze la Unitatea de securitate, unde a trebuit să-și returneze legitimația de acreditare și apoi să părăsească clădirile Parlamentului. Ombudsmanul a considerat că modul în care Parlamentul a tratat reclamantul a implicat cazuri de administrare defectuoasă constând într-o încălcare a dreptului său fundamental de a fi audiat și o încălcare a principiului proporționalității. Parlamentul a refuzat sugestia Ombudsmanului de a oferi reclamantului scuze și despăgubiri.

Ca răspuns la observația critică, Parlamentul a insistat asupra faptului că acțiunile sale nu sunt în niciun fel inadecvate și că nu există niciun motiv pentru care să ofere reclamantului scuze sau despăgubiri.

Ombudsmanul ia act de faptul că Parlamentul a respins atât o propunere de soluție amiabilă, cât și un proiect de recomandare. Ombudsmanul regretă profund faptul că Parlamentul nu a recunoscut administrarea defectuoasă în acest caz și nu a oferit reclamantului căi de atac adecvate.

------------

Cazul 3051/2005/WP se referea la exercițiul de evaluare a personalului Parlamentului European pentru anul 2003. Ombudsmanul a criticat faptul că Parlamentul (1) nu a efectuat o evaluare comparativă adecvată a meritelor reclamantului în 2003 cu cele ale colegilor săi, (2) nu și-a îndeplinit așteptările legitime în ceea ce privește o scrisoare care i-a fost trimisă de Secretarul General al Parlamentului la 24 iunie 2004 și (3) nu i-a transmis reclamantului o propunere corect formulată pentru acordarea de puncte de merit.

Ca răspuns, Parlamentul a admis că, la atribuirea punctelor de merit, autoritatea împuternicită să facă numiri este obligată să compare meritele profesionale ale personalului în cauză. Cu toate acestea, potrivit Parlamentului, nu se poate exclude faptul că, în anumite circumstanțe, o astfel de evaluare comparativă este dificil de realizat. Parlamentul a insistat asupra faptului că, în cazul de față, a fost efectuată o evaluare comparativă a meritelor reclamantului și că acesta a respectat normele interne aplicabile privind acordarea punctelor de merit. În ceea ce privește al doilea și al treilea aspect ale observației critice, Parlamentul a acceptat că ar fi fost oportun ca propunerea privind punctele să fie adresată reclamantului. Cu toate acestea, Parlamentul a susținut că ceea ce a numit o „eroare procedurală minoră” nu l-a împiedicat pe reclamant să își exercite dreptul la apărare.

Ombudsmanul observă că Parlamentul pare să insiste asupra legalității abordării sale, potrivit căreia reclamantul ar trebui să dovedească faptul că meritele sale sunt superioare celor ale colegilor săi care au primit un al treilea punct, în loc să dovedească doar merite comparabile. Ombudsmanul subliniază că, la 11 februarie 2009, Tribunalul Funcției Publice a anulat deciziile Parlamentului privind acordarea de puncte de merit reclamantului pentru anul 2003 și a considerat că, argumentând că reclamantul nu poate obține un al treilea punct de merit decât dacă meritele sale sunt superioare celor ale colegilor săi care au primit un al treilea punct de merit, Parlamentul nu a respectat principiul egalității de tratament [10]. Ombudsmanul reamintește că ancheta sa în cazul 344/2007/BEH, care se referă la acordarea de puncte de merit reclamantului pentru anul 2004, este în curs de desfășurare. În cadrul acestei anchete, Parlamentul a informat Ombudsmanul că, în pofida hotărârii pronunțate în cauza F-7/08, rămâne convins de legalitatea abordării sale.

Ombudsmanul regretă refuzul Parlamentului European de a aplica logica hotărârii Tribunalului Funcției Publice menționate mai sus.

Cauza 3643/2005/WP se referea la refuzul Parlamentului European de a aproba cererea reclamantului de acces la date care detaliau indemnizațiile acordate anumitor deputați în Parlamentul European. Parlamentul a tratat cererea în temeiul Regulamentului 1049/2001. Ombudsmanul a închis cazul cu următoarea observație critică:

Ombudsmanul regretă că Parlamentul European a încercat să își justifice refuzul de a accepta pe deplin proiectul de recomandare pentru remedierea administrării defectuoase în acest caz, bazându-se pe o interpretare juridică care slăbește principiul transparenței și care a fost respinsă de Tribunalul de Primă Instanță în cauza Bavarian Lager.

Ca răspuns, Parlamentul a informat Ombudsmanul că a adoptat o serie de reforme majore privind sistemul său de indemnizații pentru deputați. În opinia Parlamentului, acestea reprezintă o creștere substanțială a transparenței și abordează în mare măsură spiritul observațiilor Ombudsmanului. Modificările includ:

a) un nou Statut al deputaților, aplicabil de la alegerile din 2009, cu un salariu comun, împreună cu un nou sistem pentru cheltuielile de deplasare, bazat direct pe rambursarea prețului biletelor;

b) o schimbare majoră a sistemului de angajare a asistenților după alegeri, cei care lucrează în principalele locuri de desfășurare a activității Parlamentului (Strasbourg, Bruxelles și Luxemburg) fiind angajați în temeiul Statutului funcționarilor UE și agenți de plată calificați care se ocupă de sistemul de salarizare și de securitate socială pentru majoritatea nevoilor de asistență ale deputaților în Parlamentul European în statele lor membre;

c) o eliminare treptată a schemei de pensii suplimentare (facultative) începând cu anul 2009;

d) publicarea pe site-ul PE a unor informații actualizate privind cheltuielile și indemnizațiile deputaților, inclusiv sumele disponibile pentru fiecare categorie.

Ombudsmanul salută măsurile pozitive luate de Parlamentul European pentru a aborda problema transparenței care stă la baza plângerii. Ombudsmanul ia act de faptul că două cauze împotriva Parlamentului European privind accesul la documente sunt în prezent pendinte în fața Tribunalului de Primă Instanță și că recursul Comisiei împotriva hotărârii Curții în cauza Bavarian Lager este pendinte în fața Curții de Justiție [11]. Ombudsmanul are încredere că Parlamentul European va aplica jurisprudența instanțelor comunitare.

------------

Cauza 655/2006/ID se referea la refuzul Parlamentului European de a aproba cererea reclamantului de acces la lista cu numele membrilor regimului de pensii suplimentare pentru deputații în Parlamentul European. Parlamentul a tratat cererea în temeiul Regulamentului 1049/2001. Decizia de închidere a Ombudsmanului conținea următoarea observație suplimentară:

În răspunsul său la proiectul de recomandare al Ombudsmanului în cazul 3643/2005/(GK)WP (privind chestiunea conexă a accesului la date care detaliază indemnizațiile acordate deputaților în Parlamentul European), Parlamentul a afirmat că situația ar trebui analizată din nou, având în vedere experiența intrării în vigoare, în 2009, a Statutului deputaților (Decizia Parlamentului European din 28 septembrie 2005 de adoptare a Statutului deputaților în Parlamentul European, 2005/684/CE, Euratom) și că vor intra în vigoare noi norme de punere în aplicare în acest domeniu. Ținând seama de această declarație și de faptul că, în conformitate cu articolul 27 din Statutul deputaților, sistemul voluntar de pensii în cauză va continua să existe, Ombudsmanul încurajează Parlamentul să se angajeze să reexamineze această chestiune, în contextul de mai sus.

Ca răspuns, Parlamentul a informat Ombudsmanul că problema în cauză se află în prezent pe rolul Tribunalului de Primă Instanță [12] și că Parlamentul va reexamina chestiunea în lumina hotărârii definitive a Curții de Justiție.

Ombudsmanul are încredere că Parlamentul European va aplica jurisprudența instanțelor comunitare.

------------

Reclamantul în cazul 1235/2008/ELB a participat fără succes la o licitație organizată de Parlamentul European. Ombudsmanul nu a constatat nicio administrare defectuoasă în legătură cu afirmațiile reclamantului. Cu toate acestea, el a atras atenția Parlamentului asupra faptului că scrisoarea sa adresată reclamantului, în care explică de ce nu i s-a atribuit oferta, a prezentat motive suplimentare față de cele pe care comisia de evaluare le-a luat în considerare.

Ca răspuns, Parlamentul a explicat că motivele suplimentare au fost menite să demonstreze transparența deplină a instituției și că, în viitor, ordonatorii săi de credite vor atrage în mod clar atenția comisiilor de evaluare asupra metodei adecvate de evaluare a criteriilor de excludere, selecție și atribuire a ofertelor.

Ombudsmanul salută angajamentele Parlamentului privind transparența și aplicarea corectă a criteriilor de atribuire. Ombudsmanul reamintește că observația sa s-a bazat pe faptul că explicația Parlamentului pentru respingerea ofertei reclamantului a inclus trimiteri la criterii de selecție pe care comisia de evaluare a decis în mod expres să nu le ia în considerare.

2 Comisia Europeană

Cazul 1744/2004/BB se referea la fapte similare celor din trei cazuri închise în 2007 și incluse în studiul observațiilor critice și suplimentare formulate în anul respectiv: 240/2004/PB, 242/2004/PB și 756/2004/PB. În toate cele patru cazuri, Ombudsmanul a criticat faptul că Comisia nu s-a asigurat că diurnele plătite experților naționali dintr-o țară în curs de aderare reflectă evoluția reală a costului vieții. Răspunsul Comisiei este examinat în studiul din 2007 și nu este necesar să fie abordat din nou aici.

În cazul de față, Ombudsmanul a criticat, de asemenea, acțiunile administrative întreprinse de Comisie ca urmare a scrisorilor reclamantului.

În răspunsul său, Comisia și-a cerut scuze reclamantului pentru că nu a răspuns direct la scrisorile sale. Comisia a recunoscut, de asemenea, că ar trebui să verifice dacă informațiile furnizate prin intermediul rețelei de puncte de contact naționale sunt transmise experților în cauză. În acest sens, Comisia și-a anunțat intenția de a ridica problema diseminării informațiilor în cadrul următoarei reuniuni anuale a punctelor naționale de contact.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și constructiv al Comisiei.

------------

În cazul 2283/2004/GG, Ombudsmanul a criticat modul în care Comisia a tratat două cereri de cofinanțare depuse de reclamant în 1992.

Ca răspuns, Comisia nu a fost de acord cu observația critică. Aceasta a declarat că a prezentat scuze reclamantului pentru aspectele cazului pe care le-a considerat justificate. În opinia Comisiei, scuzele în ceea ce privește alte aspecte, atunci când Comisia și-a menținut poziția pe fond, nu ar fi fost înțelese, cu atât mai puțin acceptate de reclamant. În ceea ce privește acțiunile de prevenire a unor astfel de cazuri de administrare defectuoasă în viitor, Comisia a subliniat în ce măsură contextul actual diferă de cel existent la momentul faptelor și că Comisia a revizuit normele din Ghidul practic privind procedurile contractuale pentru acțiunile externe ale CE pentru a da curs observațiilor Ombudsmanului.

Ombudsmanul este de acord cu opinia Comisiei potrivit căreia scuzele nesincere nu sunt utile. Ombudsmanul reamintește, cu toate acestea, că Comisia (i) nu a tratat cererile reclamantului în mod echitabil și obiectiv; (ii) a respins aceste cereri fără motive întemeiate; (iii) nu a audiat reclamantul înainte de a adopta decizia pe baza informațiilor pe care le-a obținut de la terți; și (iv) a informat reclamantul cu privire la motivele deciziei sale numai după aproape trei ani de la adoptarea acesteia din urmă.

Acestea au fost cazuri grave de administrare defectuoasă, iar incapacitatea Comisiei de a le recunoaște și de a-și cere scuze pentru acestea este, prin urmare, cu atât mai regretabilă.

În cazul 3203/2004/DK, Ombudsmanul a criticat excluderea funcționarilor detașați la cererea acestora de la participarea la concursurile interne ca fiind lipsită de temei juridic și discriminatorie.

Ca răspuns, Comisia și-a menținut poziția anterioară. Cu toate acestea, Comisia a declarat că este dispusă să modifice normele relevante, menținând în același timp diferențierea celor două statute administrative prevăzute de Statutul funcționarilor.

Ombudsmanul regretă faptul că Comisia nu este dispusă să acționeze rapid pentru a pune capăt practicii sale discriminatorii.

------------

În cazul 184/2005/GG, Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară încurajând Comisia să se asigure că, în cazul în care recurge la asistența unor consultanți externi în contextul procedurilor de ocupare a posturilor de rang înalt, acești consultanți sunt ghidați și supravegheați astfel încât să se asigure că procedura și rezultatul acesteia nu dau naștere unor obiecții care ar fi putut fi evitate.

Ca răspuns, Comisia a declarat că va ține seama de avizul Ombudsmanului pentru viitor.

Ombudsmanul salută angajamentul Comisiei în ceea ce privește acțiunile sale viitoare.

------------

Cauza 259/2005/GG se referea la o cerere de propuneri publicată de Comisie în 2004 în cadrul programului „Inițiativa europeană pentru democrație și drepturile omului”. Solicitanții trebuiau să aplice în engleză, franceză sau spaniolă. Ombudsmanul a criticat limitarea limbilor care ar putea fi utilizate. El a subliniat că articolul 2 din Regulamentul nr. 1/58 conferă organizațiilor neguvernamentale dreptul de a utiliza oricare dintre limbile comunitare atunci când trimit documente instituțiilor Comunității. Acesta a considerat că Comisia nu a stabilit existența unor circumstanțe excepționale care ar fi făcut imposibilă tratarea cererilor în alte limbi comunitare, de exemplu având în vedere urgența chestiunii. De asemenea, Comisia nu a demonstrat că legiuitorul comunitar a autorizat-o să se abată de la regula menționată mai sus. În aceste condiții, Ombudsmanul a concluzionat că, în acest caz, Comisia nu a respectat articolul 2 din Regulamentul nr. 1/58.

Ca răspuns, Comisia a declarat că nu a împărtășit toate premisele juridice ale observației critice, dar că a pus în aplicare o serie de modificări în practica sa:

(1) Documentele justificative pentru cereri au fost acceptate în toate limbile UE.

(2) Pentru anumite acțiuni care se desfășoară exclusiv în UE și pentru care principalele grupuri-țintă sunt cetățeni ai UE, cererile în limba (limbile) statului (statelor) membru (membre) în cauză sunt acceptate.

(3) Comisia a fost pregătită să precizeze în orientările privind granturile motivele limitării numărului de limbi ale UE în care pot fi prezentate propunerile.

Ombudsmanul observă că punctele 1 și 3 din răspunsul Comisiei nu sunt noi, deoarece acestea erau deja cunoscute și considerate insuficiente în cursul anchetei sale. Ombudsmanul salută modificarea de la punctul 2, dar consideră că aceasta are o valoare limitată ca urmare a constatării unei administrări defectuoase, având în vedere că trebuie să se presupună că proiectele care se încadrează la această rubrică vor fi extrem de rare în domeniul ajutorului extern.

------------

În cazul 1105/2005/MF, Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară subliniind că este în interesul bunei administrări să se depună toate eforturile rezonabile pentru a efectua în timp util orice modificări sau clarificări necesare ale unei cereri de propuneri, astfel încât să se acorde părților interesate suficient timp pentru a ține seama de astfel de modificări sau clarificări.

Ca răspuns, Comisia a afirmat că până și o ușoară reformulare a programului de lucru este făcută publică înainte de termenul de depunere a candidaturilor, prin evidențierea noii versiuni cu roșu pe site-ul CORDIS (Sistemul comunitar de informații privind cercetarea și dezvoltarea). Pentru programul PEOPLE (punerea în aplicare a acțiunilor Marie Curie în cel de-al 7-lea program-cadru), prima pagină a programului anual de lucru a explicat modificările în comparație cu versiunea anterioară. Alte documente relevante, cum ar fi Ghidul solicitantului, explică, de asemenea, modificările, în conformitate cu sugestia Ombudsmanului.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și detaliat al Comisiei.

------------

Cauza 576/2005/GG privea sprijinul financiar comunitar pentru un proiect de cercetare. Universitatea care a coordonat inițial proiectul s-a retras după un an și a preluat o a doua universitate. În urma auditurilor financiare și științifice, contribuția comunitară prevăzută pentru prima universitate a fost redusă. Cu toate acestea, a doua universitate a considerat că Comisia ar fi trebuit să solicite rambursarea tuturor avansurilor plătite primei universități. Printre altele, aceasta a susținut că această din urmă universitate declarase costuri pentru personalul postuniversitar, în timp ce rapoartele pe care le înmânase constau exclusiv în documente traduse ale studenților. Conform contractului, numai lucrările efectuate de personalul postuniversitar erau eligibile pentru finanțare comunitară.

În decizia sa de închidere a cazului, Ombudsmanul a considerat că reclamantul a prezentat argumente solide pentru a pune sub semnul întrebării costurile cu personalul care au fost acceptate de Comisie. El critică faptul că Comisia nu a examinat această chestiune într-un mod suficient de aprofundat și adecvat.

Ca răspuns, Comisia a susținut că a acționat în mod corespunzător. Efectuarea unui audit științific suplimentar privind costurile cu personalul ar fi fost imposibilă din cauza faptului că, în conformitate cu normele relevante, un astfel de audit științific ar putea fi efectuat numai în termen de doi ani de la încheierea proiectului. În plus, tot personalul care a lucrat la proiect a părăsit, cel mai probabil, prima universitate. Contractul în cauză a fost derulat în cadrul celui de Al patrulea program-cadru pentru cercetare, care s-a derulat în perioada 1994-1998. În cadrul celui de Al șaselea program-cadru (2003-2006) și al celui de Al șaptelea program-cadru (2007-2013), revizuirea proiectelor a fost consolidată în mod semnificativ. În prezent, Comisia efectuează, din proprie inițiativă, aproximativ 400 de audituri financiare pe an. Auditurile sunt acum posibile până la cinci ani de la încheierea unui proiect.

Ombudsmanul observă că criticile sale s-au bazat pe modul în care Comisia a tratat (sau, mai degrabă, a ignorat) argumentul reclamantului potrivit căruia rapoartele prezentate de prima universitate au constat în copii ale documentelor întocmite de studenți. Prin urmare, abordarea acestui argument nu ar fi necesitat un (al doilea) audit științific, ci o comparație între rapoartele prezentate de prima universitate și documentele elaborate de studenți.

------------

Cauza 789/2005/ID se referea la tratarea de către Comisie a unei plângeri privind încălcarea dreptului comunitar care i-a fost înaintată împotriva Greciei, referitoare la construirea unui tramvai în Atena. Ombudsmanul a criticat faptul că Comisia nu a tratat în mod corespunzător argumentele reclamantului potrivit cărora publicitatea acordată evaluării impactului asupra mediului („EIM”) a fost inadecvată pentru a îndeplini cerințele Directivei 85/337. Ombudsmanul a criticat, de asemenea, perioada de timp necesară Comisiei pentru a trata plângerea privind încălcarea dreptului comunitar.

Ca răspuns, Comisia a subliniat opinia sa potrivit căreia elementele de probă disponibile nu demonstrau că publicul a fost împiedicat să își exprime punctul de vedere cu privire la EEM sau că i-a fost excesiv de dificil să facă acest lucru. În plus, Comisia a reiterat faptul că Consiliul de Stat elen a constatat că procedura de publicare a deciziei a fost respectată. În ceea ce privește durata procedurii, Comisia și-a exprimat regretul cu privire la întârzierea survenită și a explicat, pe scurt, că complexitatea cazului și necesitatea de a evalua elementele de probă justificaseră prelungirea perioadei de un an prevăzute în mod normal pentru investigațiile privind încălcarea dreptului comunitar. Comisia a menționat, de asemenea, că comunicarea sa din 5 septembrie 2007 [13] anunță măsuri care ar trebui să conducă la o îmbunătățire a tratării plângerilor și a cazurilor de încălcare a dreptului comunitar.

Ombudsmanul urmărește îndeaproape evoluția modului în care Comisia tratează plângerile referitoare la încălcări.

------------

În cazul 1785/2005/OV, Ombudsmanul a criticat întârzierea Comisiei în efectuarea anumitor plăți către un contractant.

Ca răspuns, Comisia a reamintit că a fost considerată necesară o anchetă aprofundată, în urma acuzațiilor de fraudă formulate de un partener al proiectului. Deși o analiză ex post a fiecărei etape a sugerat că decizia de plată ar fi putut fi luată mai devreme, întârzierea a permis serviciilor Comisiei să efectueze o revizuire completă a cazului și să ia o decizie echitabilă. Comisia a luat următoarele măsuri pentru a accelera soluționarea unor probleme similare în viitor:

1 înființarea a două unități orizontale pentru a consolida și a accelera furnizarea sprijinului de care au nevoie unitățile operaționale în gestionarea contractelor de proiect;

2 Punerea în aplicare a unui instrument automat cu mementouri sistematice pentru monitorizarea termenelor de plată. Plățile semnalate ca neexecutate la timp sunt verificate de unitatea „Administrație și finanțe” din cadrul fiecărei direcții. Cazurile astfel identificate sunt examinate în cooperare cu unitatea operațională responsabilă, în vederea accelerării procesului decizional.

Ombudsmanul salută cele două măsuri adoptate de Comisie, care ar putea contribui la evitarea întârzierilor de plată în viitor.

------------

Cauza 1962/2005/IP se referea la o plângere privind încălcarea dreptului comunitar depusă de o asociație de mediu italiană. Comisia a închis investigația cu privire la plângere. Ombudsmanul a criticat raționamentul Comisiei pentru această decizie, considerând că nu este suficient și coerent.

Ca răspuns, Comisia a recunoscut că explicația oferită reclamantului nu a prezentat în mod clar motivele pentru care a decis să închidă cazul. Consiliul European a subliniat că acesta este un caz izolat și că Comisia ia foarte în serios angajamentele din Comunicarea sa către Parlamentul European și Ombudsmanul European privind relațiile cu reclamantul în ceea ce privește încălcările dreptului comunitar [14]. Comisia a declarat, de asemenea, că va continua să depună eforturi pentru a se asigura că aceste angajamente sunt respectate pe deplin.

Ombudsmanul salută recunoașterea de către Comisie a faptului că explicația oferită în cazul de față nu a fost adecvată și angajamentul său de a evita cazuri similare în viitor.

------------

Cauza 2477/2005/GG privea înlocuirea, la cererea Comisiei, a unui membru al personalului unui contractant. Cazul a fost închis cu următoarea observație critică:

Articolul 17 alineatul (2) din Condițiile generale prevede că o cerere de înlocuire a unui membru al personalului unui contractant trebuie să fie formulată „pe baza unei cereri scrise și justificate”. Aceasta înseamnă că cererea trebuie să prezinte motivele pe care se bazează. Cu toate acestea, scrisoarea Comisiei din 17 iulie 2003, în care s-a solicitat înlocuirea reclamantului în calitate de șef de echipă, afirmă pur și simplu că Comisia a dorit „să își reconfirme preocupările serioase” cu privire la performanța reclamantului. Aceste preocupări nu sunt menționate nicăieri în prezenta scrisoare. În aceste condiții, Ombudsmanul concluzionează că Comisia nu a transmis contractantului o cerere scrisă în care să expună în mod corespunzător motivele pe care s-a bazat această cerere. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

Ca răspuns, Comisia a promis că, în cazuri similare în viitor, va evita crearea oricăror ambiguități și va furniza contractantului o cerere scrisă de înlocuire a unui evaluator sau a unui șef de echipă, precizând motivele cererii.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și constructiv al Comisiei.

------------

Cazul 3303/2005/GG a vizat controale medicale repetate la care a fost supus reclamantul, un funcționar al UE. Cazul a fost închis cu următoarele observații critice:

Este o bună practică administrativă ca o instituție să țină seama de interesele personalului său atunci când ia decizii sau măsuri care îl afectează pe acesta din urmă. În cazul de față, Comisia a supus reclamantul, care suferă de depresie, unui examen medical la 13 ianuarie 2004, fără a putea prezenta un motiv clar și valabil pentru această decizie și chiar dacă, la controlul anterior din 9 decembrie 2003, Serviciul medical al Comisiei concluzionase că reclamantul nu era apt de muncă până la sfârșitul lunii februarie 2004. Prin urmare, procedând la examinarea din 13 ianuarie 2004, Comisia nu a ținut seama în mod corespunzător de interesele reclamantului. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

Accesul public la documentele aflate în posesia unei instituții trebuie acordat, cu excepția cazului în care se aplică una dintre excepțiile prevăzute în Regulamentul 1049/201. În speță, Comisia a refuzat accesul la nouă documente în temeiul excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul nr. 1049/2001, fără a putea demonstra că această excepție este aplicabilă. Prin urmare, Comisia nu a reușit să trateze în mod adecvat și corect cererile reclamantului de acces la documente. Acesta constituie un alt caz de administrare defectuoasă.

În ceea ce privește prima observație critică, Comisia a informat Ombudsmanul că au fost puse în aplicare măsuri adecvate.

În ceea ce privește a doua observație critică, Comisia a reamintit că a propus să se acorde reclamantului, în afara domeniului de aplicare al Regulamentului 1049/2001, posibilitatea de a consulta personal documentele contestate la sediul său. Aceasta și-a reiterat opinia potrivit căreia divulgarea publică a documentelor în cauză ar aduce atingere intereselor protejate de excepția menționată.

Ombudsmanul reamintește că a făcut un proiect de recomandare conform căruia Comisia ar trebui să reexamineze cererea de acces a reclamantului. Doar nouă documente erau încă în discuție în această etapă. Ombudsmanul a indicat, document cu document, motivele pentru care se îndoia de aplicarea excepției invocate de Comisie [articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf]. În plus, Ombudsmanul nu înțelege de ce Comisia nu a luat în considerare cel puțin posibilitatea de a acorda acces parțial la documente. Având în vedere numărul mic de documente în cauză și numărul limitat de pagini pe care le cuprind, ar fi fost ușor pentru Comisie să pună în aplicare proiectul de recomandare al Ombudsmanului. Ombudsmanul regretă faptul că Comisia nu a făcut acest lucru.

------------

În cazul 3346/2005/MHZ, Ombudsmanul a criticat faptul că Comisia nu a evaluat corect oferta reclamantului și nu a gestionat în mod corespunzător procedura de licitație. Ca răspuns, Comisia a informat Ombudsmanul că și-a menținut poziția inițială potrivit căreia decizia sa de a respinge oferta reclamantului a fost corectă.

Ombudsmanul regretă aparenta reticență a Comisiei de a trage învățăminte pentru viitor din acest caz.

------------

În cazul 262/2006/OV, Ombudsmanul a criticat faptul că Comisia nu a abordat unul dintre aspectele semnalate de reclamant în corespondența cu Comisia. Punctul în cauză a fost argumentul reclamantului potrivit căruia, după patru ani de serviciu, contractele profesorilor detașați la școlile europene ar trebui să devină permanente.

Ca răspuns, Comisia a explicat că obiectivele Directivei 1999/70/CE a Consiliului privind acordul-cadru cu privire la munca pe durată determinată, încheiat între CES, UNICE și CEEP, sunt (i) îmbunătățirea calității muncii pe durată determinată prin asigurarea aplicării principiului nediscriminării și (ii) stabilirea unui cadru pentru prevenirea abuzurilor care rezultă din utilizarea contractelor sau a raporturilor de muncă pe durată determinată succesive. Directiva nu precizează că contractele pe durată determinată trebuie transformate în contracte pe durată nedeterminată. Țările de Jos pun în aplicare cerința din directivă de a dispune de măsuri pentru a evita utilizarea abuzivă a contractelor succesive pe durată determinată prin intermediul articolului 7:668 litera (a) din Codul civil. Întrucât reclamantul a fost angajat de autoritățile olandeze, contractul ar intra sub incidența dispozițiilor olandeze privind măsurile de prevenire a abuzurilor. În cazul în care dispozițiile privind angajarea profesorilor în vederea detașării la școlile europene încalcă legislația neerlandeză, reclamantul ar trebui să solicite o cale de atac prin intermediul instanțelor neerlandeze.

Ombudsmanul salută clarificările suplimentare din partea Comisiei.

------------

Cazul 284/2006/PB se referea la introducerea de către UE a tahografelor digitale obligatorii în vehiculele de marfă și de transport. Tahografele înregistrează perioadele de conducere și perioadele de repaus ale conducătorilor auto profesioniști și, prin urmare, sunt menite să sporească siguranța rutieră. Comisia a amânat de mai multe ori data prevăzută inițial în legislația UE relevantă (Regulamentul 2135/98) pentru introducerea tahografului digital, introducând ceea ce a denumit în mod expres „moratoriu”. Ombudsmanul a criticat faptul că Comisia nu a demonstrat că are autoritatea legală de a adopta moratoriul, în măsura în care acesta din urmă implică măsuri de reglementare care se disting în mod clar de o decizie de a se abține pur și simplu de la inițierea procedurilor de constatare a neîndeplinirii obligațiilor și care depășesc cu mult această decizie.

Ca răspuns, Comisia a insistat asupra faptului că moratoriul său prevedea doar o perioadă de toleranță în cursul căreia Comisia s-a abținut să inițieze proceduri de constatare a neîndeplinirii obligațiilor împotriva statelor membre pentru nerespectarea termenului și că, prin urmare, acțiunile sale erau acoperite de marja largă de apreciere de care dispunea în ceea ce privește procedurile de constatare a neîndeplinirii obligațiilor. Cu toate acestea, Consiliul a recunoscut, de asemenea, importanța includerii în legislația viitoare a unor dispoziții care să permită flexibilitatea datelor, astfel încât să se evite acest tip de situație în viitor.

Ombudsmanul nu poate fi de acord cu analiza Comisiei privind acțiunile sale în acest caz, dar salută angajamentul său de a evita astfel de situații în viitor.

------------

Cazul 554/2006/FOR se referea la indemnizațiile de subzistență pentru un tânăr expert din cadrul Delegației Comisiei Europene în Trinidad și Tobago. Ombudsmanul nu a constatat nicio administrare defectuoasă. Cu toate acestea, el a sugerat Comisiei să analizeze periodic dacă sistemul de calculare a alocațiilor pentru costul vieții aplicabil tinerilor experți continuă să fie cel mai adecvat sistem. El a subliniat, de asemenea, că o procedură internă eficace de soluționare a litigiilor pentru tratarea plângerilor din partea tinerilor experți ar fi extrem de benefică.

Ca răspuns, Comisia a informat Ombudsmanul că, în viitor, drepturile contractuale ale tinerilor experți în ceea ce privește indemnizațiile pentru condițiile de viață vor fi armonizate cu normele aplicabile funcționarilor și agenților contractuali. În plus, Comisia va examina chestiunea unui sistem intern de soluționare a litigiilor în cadrul unei viitoare revizuiri a tinerilor experți.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv al Comisiei.

------------

În cazul 1021/2006/JF, Ombudsmanul a criticat faptul că Comisia nu a explicat tratamentul diferit pe care l-a aplicat experienței profesionale a reclamantului în vederea încadrării sale în două contracte succesive.

Ca răspuns, Comisia a declarat că a luat act de observația critică a Ombudsmanului și a fost de acord că este foarte important să se motiveze deciziile de clasificare. Aceasta a reamintit, de asemenea, că reclamantul a devenit agent contractual după ce a lucrat în cadrul unui contract ALAT. În această privință, ea a subliniat că deciziile de recrutare a agenților contractuali nu au ca efect modificarea clasificărilor persoanelor care au fost recrutate anterior ca ALAT. În consecință, nu a existat niciun temei juridic pentru modificarea clasificării reclamantului drept ALAT.

Ombudsmanul regretă faptul că răspunsul Comisiei nu abordează problema modului în care se poate evita, în viitor, o inconsecvență similară în tratamentul experienței profesionale în cadrul contractelor succesive.

------------

Reclamantul în cazul 1084/2006/MHZ a fost un consultant implicat în punerea în aplicare a unui proiect în Uzbekistan. Decizia de închidere a cazului a sugerat Comisiei să ia în considerare, în viitor:

1 să recomande contractanților săi ca subcontractele lor cu experții individuali să includă (i) o clauză care să îi informeze că prezența experților UE este condiționată de acceptarea de către partenerul local de proiect, care poate refuza să lucreze în continuare cu un expert, furnizând motivele relevante în scris, și (ii) implicațiile juridice pentru expert în cazul unui astfel de refuz și al rezilierii contractului;

2 solicitarea din partea partenerului local de proiect a unei explicații pentru neacceptarea de către acesta a unui expert UE și stabilirea de măsuri în cadrul procedurii de finanțare Tacis în cazurile în care consideră că o astfel de explicație este abuzivă sau contrară standardelor UE.

Ca răspuns, Comisia a informat Ombudsmanul că cea mai recentă versiune a Ghidului său practic privind procedurile de atribuire a contractelor pentru acțiunile externe ale CE prevede că, pentru procedurile de licitație centralizate, este necesară aprobarea țării beneficiare atunci când acceptă experți-cheie propuși de contractantul implicat. Țara beneficiară nu poate refuza aprobarea decât dacă prezintă în scris expertului-cheie propus obiecții motivate și justificate. În practică, țara beneficiară numește un membru al comitetului de evaluare, iar acceptarea de către comitetul de evaluare înseamnă că toți experții-cheie propuși de ofertantul câștigător sunt acceptați. Comisia și-a exprimat, de asemenea, intenția de a modifica (i) Ghidul practic, astfel încât experții să poată fi înlocuiți numai în cazul în care țara beneficiară solicită acest lucru și furnizează în scris obiecții justificate și justificate în mod corespunzător, și (ii) Instrucțiunile pentru oferte care sunt anexate la Ghidul practic. Acest din urmă amendament va urmări să asigure faptul că acordurile dintre contractanți și experți prevăd că acordul poate fi supus aprobării țării beneficiare și că țara beneficiară poate solicita o înlocuire în cazul în care aceasta prezintă în scris obiecții justificate în mod corespunzător.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și detaliat al Comisiei.

------------

Ancheta Ombudsmanului în cazul 1213/2006/PB a vizat, în parte, presupusa nerambursare de către Comisie a contribuțiilor nejustificat de mari pe care reclamantul le-a plătit Centrului Polivalent de l'Enfance al Uniunii Europene din Luxemburg. Concluzionând că nu sunt necesare anchete suplimentare, Ombudsmanul a încurajat Comisia să ia măsuri pentru a actualiza informațiile cuprinse în programul său de salarizare cu privire la serviciul și situația financiară a funcționarilor săi, în scopul stabilirii contribuțiilor, cum ar fi cele aduse CPE.

Ca răspuns, Comisia a explicat (pe scurt) că utilizează un sistem de plată și de deducere care este în mare măsură automat, dar care permite corecții manuale în caz de probleme.

Ombudsmanul salută clarificarea de către Comisie a procedurilor sale.

------------

În cazul 1584/2006/OV, Ombudsmanul a criticat faptul că Comisia nu a răspuns la anumite e-mailuri trimise de reclamant și că nu a profitat de ocazia oferită de ancheta Ombudsmanului pentru a-și cere scuze reclamantului pentru această omisiune. De asemenea, Ombudsmanul a criticat Comisia pentru că nu și-a ținut promisiunea față de reclamant că va fi invitat la un interviu și că îl va contacta din nou în această privință.

Ca răspuns, Comisia a informat Ombudsmanul că a instituit standarde de control intern („SCI”) pentru a evita cazuri similare de administrare defectuoasă. SCI 2 („Valorile etice și organizaționale”) indică faptul că conducerea și personalul cunosc și împărtășesc valorile etice și organizaționale adecvate și le susțin prin comportamentul lor profesional și procesul decizional. Aplicarea SCI este responsabilitatea conducerii fiecărui serviciu al Comisiei, care trebuie să includă în raportul său anual de activitate concluzii privind eficacitatea sistemelor de control intern existente.

Secretariatul General transmite periodic serviciilor Comisiei informații privind SCI și codul de bună conduită administrativă al Comisiei, în vederea diseminării acestora către întregul personal. Având în vedere cele de mai sus, Comisia nu consideră oportun să introducă măsuri suplimentare, dar va continua să asigure aplicarea normelor deja instituite.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv al Comisiei.

Cazul 1881/2006/JF se referea la ancheta Comisiei privind presupusul abuz de poziție dominantă al societății de comunicații mobile O2 pe piața telecomunicațiilor pentru furnizarea de servicii de roaming internațional cu ridicata în rețeaua sa între 1998 și 2003.

Ombudsmanul nu a constatat nicio administrare defectuoasă. Acesta a considerat că este util să se reamintească Comisiei, într-o observație suplimentară, că păstrarea unor evidențe adecvate ale dosarelor sale și redactarea unor liste enumerative adecvate ale documentelor sale este o practică care, pe lângă facilitarea accesului factual la documente al părților implicate în procedurile de încălcare a dreptului concurenței, este, de asemenea, în conformitate cu Comunicarea Comisiei privind accesul la dosar și cu principiile bunei administrări. Ombudsmanul și-a exprimat încrederea că, în viitor, Comisia va aplica bunele sale practici în această privință în toate cazurile sale din domeniul concurenței.

Ca răspuns, Comisia a introdus modificări ale sistemului său de informații menit să colecteze și să păstreze documentele referitoare la cazurile antitrust („Natacha”). Fiecare document antitrust este depus în funcție de descrierea, tipul, accesibilitatea, părțile care primesc și trimit și data acestuia. Natacha facilitează accesul la aceste fișiere permițând, printre altele, crearea de fișiere electronice; identificarea cererilor de confidențialitate; întocmirea listelor de documente; și exportul de documente, de exemplu, către CD-ROM-uri. Începând din septembrie 2006, Natacha produce tabele de conținut care enumeră, în format Excel, toate documentele dintr-un anumit caz antitrust. Acesta permite, de asemenea, o listă de control a documentelor, care este concepută pentru a verifica exhaustivitatea și coerența informațiilor conținute în documentele respective. În 2007, Comisia a redus numărul tipurilor de documente de la 2500 la aproximativ 300, în vederea simplificării descrierii documentelor și a evitării inconsecvențelor. De asemenea, Comisia a alocat resurse suplimentare pentru activități de formare și de sprijin legate de accesul la dosare și a instituit o „rezervă de cunoștințe privind accesul la dosare”, menită să disemineze cele mai bune practici. Dacă este necesar, Comisia va aduce modificările corespunzătoare manualului său antitrust.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și detaliat al Comisiei.

------------

Cazul 2782/2006/RT se referea la modul în care Comisia a tratat cererea de despăgubire a reclamantului. Ombudsmanul a criticat faptul că Comisia a avut nevoie de trei ani pentru a plăti cererea reclamantului. El critică, de asemenea, trimiterea inutilă la o consultare psihiatrică conținută în avizul Comisiei cu privire la acest caz.

Ca răspuns, Comisia și-a reiterat opinia potrivit căreia complexitatea dosarului și necesitatea evaluării avizelor medicale ale experților justificau întârzierile survenite. Comisia a furnizat, pentru prima dată, o cronologie detaliată a evenimentelor care au avut loc între emiterea raportului de consolidare a prejudiciului reclamantului și decizia finală privind invaliditatea reclamantului.

În ceea ce privește cea de a doua observație critică, Comisia a repetat că nu a avut niciodată intenția de a aduce în vreun fel prejudicii reclamantului și a reiterat conținutul scrisorii sale de scuze adresate reclamantului.

Ombudsmanul ia act de cronologia detaliată furnizată de Comisie și salută răspunsul acesteia la cea de a doua observație critică.

------------

În cazul 2914/2006/WP, Ombudsmanul a subliniat că o scrisoare adresată Comisiei de către reclamant a indicat în mod clar că este vorba despre o plângere privind încălcarea dreptului comunitar în temeiul articolului 226 din Tratatul CE. Ombudsmanul a criticat faptul că această scrisoare nu a fost tratată de Comisie în conformitate cu Comunicarea sa din 2002 privind relațiile cu reclamantul în ceea ce privește încălcările dreptului comunitar [15].

Ca răspuns, Comisia a admis că reclamantul intenționa ca plângerea sa să constituie o plângere privind încălcarea dreptului comunitar. Cu toate acestea, Comisia și-a menținut poziția pe care a adoptat-o în avizul său, și anume că afirmația invocată de reclamant nu putea fi investigată în cadrul unei proceduri de constatare a neîndeplinirii obligațiilor și că, în consecință, comunicarea nu putea fi aplicată.

Ombudsmanul ia notă de faptul că prezenta cauză se referă la aceeași chestiune care a fost ridicată în cauza 446/2007/WP, care este discutată la paginile 30-31 din raportul privind acțiunile întreprinse ca urmare a observațiilor critice și suplimentare din 2007. În acest caz, Ombudsmanul și-a exprimat opinia că răspunsul Comisiei la observația critică s-a bazat pe o neînțelegere. Comisia a părut să creadă că opinia Ombudsmanului a fost că scrisoarea relevantă ar fi trebuit înregistrată ca plângere privind încălcarea dreptului comunitar. Ombudsmanul a explicat că ceea ce ar fi trebuit să facă Comisia a fost să informeze reclamantul că a decis să nu înregistreze scrisoarea ca plângere și și-a întemeiat decizia pe unul sau mai multe dintre cele șase motive enumerate la punctul 3 al doilea paragraf din Comunicarea din 2002.

------------

Cazul 3199/2006/MHZ se referea la o anchetă a Comisiei privind o posibilă încălcare a dreptului comunitar în ceea ce privește recunoașterea calificărilor medicale poloneze în Germania. Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară, încurajând Comisia să dea curs în mod corespunzător și în timp util acestei chestiuni. Ca răspuns, Comisia a asigurat Ombudsmanul că va trata plângerea în conformitate cu procedurile definite în Comunicarea sa din 2002 privind relațiile cu reclamantul în ceea ce privește încălcările dreptului comunitar [16].

Ombudsmanul salută asigurarea Comisiei.

------------

Cazul 3208/2006/GG se referea la registrul public de documente al Comisiei. Ombudsmanul a închis cazul cu următoarea observație critică:

Articolul 11 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei prevede că fiecare instituție asigură accesul public la un registru de documente. Trimiterile la documente se înregistrează în registru fără întârziere. În conformitate cu articolul 11 alineatul (2) din Regulamentul 1049/2001, registrul conține un număr de referință pentru fiecare document. În opinia Ombudsmanului, registrul menționat la articolul 11 își poate atinge obiectivul „de a asigura eficacitatea drepturilor cetățenilor în temeiul prezentului regulament” numai dacă este cât mai cuprinzător posibil. Comisia nu a contestat afirmația reclamantului potrivit căreia doar o „fracție” a documentelor sale este înscrisă în registrele sale. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul ajunge la concluzia că Comisia nu a respectat articolul 11 din regulament, omițând să includă toate documentele relevante în registrul său de documente. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

Comisia a trimis un răspuns care poate fi rezumat după cum urmează:

1 Din articolul 11 din Regulamentul nr. 1049/2001 nu se poate deduce că există o obligație de a include în registru toate documentele care se încadrează în definiția prevăzută la articolul 3 litera (a) din regulament.

2 Transparența este deosebit de importantă în domeniul legislativ. Acest lucru a fost confirmat de hotărârea Curții de Justiție din 1 iulie 2008 în cauzele Turco (C-39/05 P și C-52/05 P, punctele 46-48). Comisia a atins un nivel foarte ridicat de transparență în acest domeniu, la fel ca Parlamentul European și Consiliul.

3 În ceea ce privește domenii precum comerțul și politica în domeniul concurenței, ar fi foarte dificil să se creeze un registru public fără a submina protecția intereselor prevăzută la articolul 4 din regulament. În plus, în domeniul procedurilor de constatare a neîndeplinirii obligațiilor, Comisia are o obligație de confidențialitate față de statele membre.

4 Informații relevante sunt disponibile pe site-uri web sau prin alte registre.

Ombudsmanul ia act de faptul că punctele 1, 2 și 4 din răspunsul Comisiei repetă argumentele care au fost deja abordate de Ombudsman în decizia sa. În ceea ce privește punctul 2, este adevărat că hotărârea Curții de Justiție în cauza Turco a subliniat importanța transparenței în domeniul legislativ. Totuși, această hotărâre nu susține sugestia Comisiei potrivit căreia registrele de documente nu trebuie să fie complete în alte domenii.

În ceea ce privește punctul 3 din răspunsul Comisiei, Ombudsmanul consideră că necesitatea de a proteja interesele prevăzute la articolul 4 din Regulamentul 1049/2001 nu poate justifica excluderea din registru a unor domenii întregi ale activității Comisiei. Ombudsmanul reamintește că, în cursul anchetei sale, Comisia a susținut în mod constant că va extinde domeniul de aplicare al registrelor sale și a determinat Ombudsmanul să creadă că problema a fost în principal una tehnică (și anume, absența unei baze de date armonizate pentru înregistrarea documentelor). Ombudsmanul constată cu regret că noul argument al Comisiei sugerează că nu are intenția de a încerca să își completeze registrele.

------------

Cazul 3579/2006/TS se referea la decizia Comisiei de a nu recruta reclamantul pentru postul de responsabil IT în cadrul Delegației sale în Mauritania. Ombudsmanul a făcut următoarea observație suplimentară:

Comisia a subliniat în mod corect că recrutarea poate avea loc numai după verificarea calificărilor unui candidat și a dosarului personal complet al acestuia. Cu toate acestea, se pare că întârzierea în timpul procedurii de recrutare atunci când se efectuează această verificare poate duce cu ușurință la neînțelegeri din partea candidaților. În plus, nu este evident că o practică de verificare tardivă sporește eficiența administrativă.

Prin urmare, Comisia ar putea lua în considerare posibilitatea de a efectua o verificare preliminară adecvată a calificărilor candidaților înainte de a-i invita la interviuri și înainte de a-i implica în etapele procedurale conexe, cum ar fi examinările medicale. În plus, Comisia ar putea lua în considerare asigurarea faptului că candidații nu primesc mesaje care ar putea duce la înțelegerea eronată a faptului că recrutarea lor este iminentă.

Ca răspuns, Comisia a precizat că, în măsura posibilului, serviciile sale verifică relevanța diplomelor și a experienței profesionale ori de câte ori sunt intervievați agenți contractuali. Cu toate acestea, o verificare definitivă nu este posibilă în acest moment din motive practice. Având în vedere complexitatea și diversitatea studiilor universitare în statele membre ale UE, adesea nu este fezabil ca serviciile Comisiei să înțeleagă și să verifice în mod corespunzător natura exactă a calificărilor. În plus, este dificil să se evalueze relevanța experienței profesionale pe baza informațiilor disponibile la începutul procedurii. Comisia a adăugat că ar fi ineficient să se verifice eligibilitatea candidaților în mai multe rânduri și că procedurile mai lente ar fi împotriva intereselor candidaților. Acesta a precizat, de asemenea, că vor fi oferite instrucțiuni tuturor serviciilor pentru ca acestea să le reamintească candidaților care sunt invitați la interviu că nu se poate lua niciun angajament, chiar dacă interviul este pozitiv, înainte de efectuarea unei verificări definitive. În cele din urmă, Comisia a observat că problema întâmpinată în această plângere a apărut rar.

Ombudsmanul ia act de explicația detaliată a Comisiei cu privire la procedurile sale.

------------

Reclamantul în cazul 1411/2006/JMA a lucrat în calitate de codirector al unui proiect finanțat de UE menit să îmbunătățească sistemul de sănătate peruan. Delegația Comisiei în Peru a solicitat concedierea acesteia și a informat autoritățile peruane că viza sa nu ar trebui prelungită. Ombudsmanul a criticat scrisoarea Comisiei prin care se solicita concedierea reclamantului ca fiind vădit inadecvată, deoarece nu îndeplinea cerințele necesare pentru a constitui un protest sau o plângere oficială în temeiul acordului cu contractantul. El a criticat, de asemenea, faptul că, atunci când Comisia și-a modificat poziția, a fost nevoie de trei luni pentru a lansa procedurile necesare pentru reînnoirea vizei sale. Ombudsmanul a sugerat, de asemenea, într-o observație suplimentară, că, deși Comisia nu are niciun raport juridic direct cu subcontractanții, aceasta ar putea, în viitor, să ia în considerare asigurarea faptului că orice observații adresate consultanților săi cu privire la calitatea activității subcontractanților săi se bazează pe o motivare adecvată, astfel încât consultanții să poată transmite în mod adecvat aceste motive subcontractanților care, având în vedere aceste argumente, pot decide cum să își exercite cel mai bine drepturile.

Ca răspuns, Comisia a afirmat că temeiul juridic pentru acțiunile delegației a fost o dispoziție contractuală care i-a permis să solicite o schimbare a personalului din cauza „incapacității, insuficienței sau a oricărei alte cauze”. Comisia a explicat, de asemenea, că delegația a trimis o scrisoare Ministerului Afacerilor Externe solicitând reînnoirea vizei reclamantului chiar în aceeași zi în care a primit cererea reclamantului. A fost anexată o copie a scrisorii delegației. Comisia a solicitat Ombudsmanului să revizuiască observațiile critice.

În ceea ce privește observația suplimentară, Comisia a declarat că va continua să facă tot posibilul pentru a asigura cea mai bună informare posibilă a contractanților cu privire la performanța subcontractanților.

Ombudsmanul a răspuns printr-o scrisoare la cererea de reexaminare a observațiilor critice. În ceea ce privește prima observație critică, Ombudsmanul a arătat, pe scurt, că Comisia ar fi trebuit să se asigure că toate comunicările adresate contractantului cu privire la reclamant sunt exacte și motivate, pentru a respecta principiile bunei administrări care sunt obligatorii pentru Comisie, indiferent de cadrul juridic în care aceasta își desfășoară activitatea. În ceea ce privește a doua observație critică, Ombudsmanul a subliniat că, în cazul în care Comisia ar fi furnizat informațiile relevante la momentul anchetei, nu ar fi fost necesar ca acesta să o emită.

Ombudsmanul a salutat, de asemenea, răspunsul pozitiv al Comisiei la observația ulterioară.

------------

Reclamantul în cauza 3617/2006/JF a fost o asociație profesională care reprezintă operatorii de telefonie mobilă. Plângerea se referea la procedurile Comisiei de adoptare a unei propuneri de regulament privind tarifele pentru serviciile internaționale de roaming. Ombudsmanul a criticat decizia Comisiei de a scurta substanțial perioadele de consultare publică sub minimul normal de opt săptămâni prevăzut în Comunicarea sa privind consultarea și dialogul [17]. Ombudsmanul a sugerat, de asemenea, că, în viitor, în cazul în care Comisia consideră că este necesar să reducă perioada de consultare, ar trebui să justifice această reducere în momentul lansării consultării, de preferință în documentele de consultare propriu-zise, în vederea creșterii transparenței și a încrederii cetățenilor în procesul general de consultare.

În răspunsul său la observația critică, Comisia a subliniat mai întâi, pe scurt, că calendarul pe care îl adoptase permitea clienților să beneficieze de tarife mai mici în vara anului 2007, în loc să fie nevoiți să aștepte până în toamna anului respectiv. Comisia a reamintit, de asemenea, că decizia Ombudsmanului a afirmat că acesta „(...) nu este convins că toate părțile interesate au avut posibilitatea de a-și exprima punctele de vedere înainte de lansarea primei cereri de observații”. Comisia a susținut că, în acest sens, Ombudsmanul s-a bazat pe un argument invocat de reclamant în observațiile sale și cu privire la care nu a fost invitat să răspundă. Comisia a subliniat numărul mare de anchete pe care le-a primit de la consumatorii individuali înainte de prima consultare publică și și-a exprimat opinia că Ombudsmanul nu ar fi putut concluziona că publicul larg, inclusiv consumatorii, nu a avut posibilitatea de a se exprima. În cele din urmă, Comisia a menționat că comunicarea privind consultarea și dialogul nu se referă la „toate părțile interesate”, ci la „părțile interesate”.

Ombudsmanul recunoaște și salută beneficiile aduse consumatorilor de intrarea în vigoare a regulamentului în vara anului 2007 și este de acord că întârzierea nu ar fi fost de dorit. Cu toate acestea, având în vedere că s-a scurs o perioadă de aproape un an între adoptarea de către Comisie a propunerii sale (12 iulie 2006) și intrarea în vigoare a regulamentului (30 iunie 2007), Ombudsmanul nu este în măsură să înțeleagă de ce respectarea perioadelor normale de consultare ar fi împiedicat intrarea în vigoare a regulamentului în vara anului 2007. În ceea ce privește fraza citată de Comisie în răspunsul său, Ombudsmanul nu are nicio îndoială că publicul larg a fost consultat în mod corespunzător. Expresia citată a fost menită să însemne că Ombudsmanul nu a fost convins că actorii economici implicați în roaming au fost, de asemenea, consultați în mod adecvat. Îndoielile Ombudsmanului cu privire la acest aspect nu s-au bazat pe observațiile reclamantului.

Prin urmare, Ombudsmanul continuă să considere că niciuna dintre cele două condiții („în cazuri urgente sau în cazul în care părțile interesate au avut deja suficiente posibilități de a se exprima...”) prevăzute în Comunicarea privind consultarea și dialogul pentru scurtarea perioadei normale de consultare nu a fost îndeplinită în acest caz.

Ca răspuns la sugestia Ombudsmanului, Comisia a afirmat că procedurile sale includ mecanisme de control pentru a asigura respectarea standardelor minime pentru consultare, inclusiv perioada de consultare de opt săptămâni. Comitetul de evaluare a impactului evaluează în mod sistematic calitatea consultării părților interesate, inclusiv respectarea perioadei minime de consultare de opt săptămâni, și acordă atenție atât procesului de consultare, cât și raportării cu privire la rezultatele acestuia. Comisia subliniază în mod constant necesitatea de a respecta perioada minimă de consultare de opt săptămâni în ceea ce privește formarea și orientările oferite funcționarilor. În plus, în 2007, Comisia s-a angajat să consolideze aplicarea standardelor minime de consultare în Comunicarea sa privind acțiunile întreprinse ca urmare a Inițiativei europene în materie de transparență [18]. De asemenea, a decis să stabilească o prezentare standard a consultărilor pe internet, care să includă o trimitere specifică la respectarea termenului de opt săptămâni, precum și la faptul că orice derogare de la acest termen ar trebui să fie întotdeauna justificată atunci când consultarea este publicată. Un grup de contact interservicii care se ocupă de aspecte privind societatea civilă și consultarea părților interesate monitorizează toate măsurile de mai sus.

Ombudsmanul salută angajamentul Comisiei de a respecta perioada minimă normală de consultare de opt săptămâni și de a justifica orice abatere de la acest termen la momentul publicării consultării.

------------

În cazul 3737/2006/JMA, Ombudsmanul a criticat faptul că Comisia nu a informat reclamantul în scris că nu va fi în măsură să respecte termenul normal de un an pentru tratarea plângerii sale privind încălcarea dreptului comunitar, astfel cum se prevede în Comunicarea sa din 2002 privind relațiile cu reclamantul în ceea ce privește încălcările dreptului comunitar [19]. Ombudsmanul a considerat că obligația de a informa reclamantul cu privire la motivele pentru care termenul de un an nu a fost respectat nu este condiționată de o cerere prealabilă din partea reclamantului, ci, dimpotrivă, pare necondiționată și că, prin urmare, astfel de informații trebuie furnizate în toate cazurile în care termenul este depășit.

Ca răspuns, Comisia a reamintit că Ombudsmanul a făcut o observație critică similară în cazul 880/2005/TN (abordată la paginile 10 și 29-32 din studiul din 2006). Comisia consideră în continuare că nu este obligată să informeze reclamantul cu privire la motivele pentru care termenul de un an pentru emiterea unei scrisori de punere în întârziere în legătură cu o plângere a fost depășit, cu excepția cazului în care reclamantul solicită acest lucru. Secretarul general al Comisiei a confirmat această poziție într-o scrisoare adresată Ombudsmanului la 31 martie 2009. Scrisoarea respectivă a informat, de asemenea, Ombudsmanul că site-ul internet al Comisiei privind încălcările [20] a fost modificat în consecință.

Ombudsmanul ia act de faptul că partea relevantă a site-ului are în prezent următorul conținut:

(c) Comisia se va strădui să ia o decizie pe fond (fie să inițieze proceduri de constatare a neîndeplinirii obligațiilor, fie să închidă cazul) în termen de douăsprezece luni de la înregistrarea plângerii la Secretariatul General.

(d) Atunci când acest termen este depășit, serviciul Comisiei responsabil de dosarul privind încălcarea dreptului comunitar vă va informa în scris, la cererea dumneavoastră. Versiunile în limbile engleză și suedeză ale punctului 8 din comunicare diferă de toate celelalte versiuni lingvistice care prevăd că serviciile Comisiei vor informa reclamanții cu privire la poziția actuală referitoare la plângerea lor după un an, dacă reclamantul solicită acest lucru. Serviciul competent vă va notifica în prealabil dacă intenționează să propună închiderea cazului de către Comisie. Serviciile Comisiei vă vor informa cu privire la derularea oricărei proceduri de constatare a neîndeplinirii obligațiilor.

Ombudsmanul presupune că prima teză de la litera (d) de mai sus nu înseamnă că, în cazul în care reclamantul scrie pentru a sublinia că termenul a fost depășit, Comisia se va limita să confirme exactitatea calendarului reclamantului. Ombudsmanul poate înțelege această frază doar în sensul că Comisia va informa reclamantul, la cerere, cu privire la motivele depășirii termenului.

Ombudsmanul a sugerat, de asemenea, Comisiei să aibă în vedere informarea cetățenilor cu privire la standardele de bună administrare care trebuie respectate de serviciile sale în desfășurarea procedurilor de constatare a neîndeplinirii obligațiilor. Astfel de standarde ar putea include estimări ale timpului necesar pentru investigarea plângerilor în urma emiterii unei scrisori de punere în întârziere sau informațiile care trebuie furnizate reclamanților după trimiterea unei astfel de scrisori. Ombudsmanul și-a exprimat opinia că astfel de informații ar putea contribui la evitarea așteptărilor nerealiste din partea cetățenilor care depun plângeri la Comisie, care sunt adesea cauza nemulțumirilor și a plângerilor.

În ceea ce privește sugestia Ombudsmanului, Comisia a explicat că întârzierile în procedura de constatare a neîndeplinirii obligațiilor rezultă adesea din răspunsurile lente ale statelor membre la scrisorile de punere în întârziere. Prin urmare, nu este posibil să se prevadă cu precizie cât timp va dura procedura.

Ombudsmanul consideră că, în cazul în care întârzierea în tratarea unei plângeri privind încălcarea dreptului comunitar este din vina unui stat membru, ar fi în interesul transparenței și al capacitării cetățenilor, în cadrul democratic național, ca Comisia să informeze reclamantul în consecință. Reclamantul ar putea utiliza aceste informații ca bază pentru o plângere adresată ombudsmanului național împotriva întârzierii în a răspunde Comisiei sau pentru a exercita presiuni politice și din partea mass-mediei asupra guvernului statului membru.

------------

În cazul 3738/2006/TS, Ombudsmanul a criticat raționamentul oferit de Comisie pentru decizia sa de a nu recruta reclamantul pentru un post în cadrul programului de formare a experților debutanți (JED) în delegațiile Comisiei. Ca răspuns, Comisia a informat Ombudsmanul cu privire la măsurile practice pe care le-a luat pentru a evita probleme similare în viitor.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv al Comisiei.

------------

În cazul 193/2007/JMA, Delegația Comisiei în Siria a trimis o scrisoare unei firme de consultanță în care a respins participarea reclamantului la o ofertă de numire a unor experți pe termen scurt într-un proiect finanțat de UE, pe motiv că performanța sa în cadrul altor proiecte finanțate de UE a fost nesatisfăcătoare. Comisia a informat verbal reclamantul cu privire la poziția sa și la motivele care au stat la baza acesteia înainte ca serviciile sale să transmită această poziție unui terț. Deși nu a constatat nicio administrare defectuoasă, Ombudsmanul a sugerat că, în cazuri similare în viitor, Comisia ar putea considera util să consemneze în scris eforturile sale de a respecta dreptul de a fi audiat și să includă aceste evidențe în dosarul corespunzător.

Ca răspuns, Comisia a informat Ombudsmanul că este pe deplin de acord cu necesitatea de a înregistra în scris procesele-verbale ale oricăror astfel de reuniuni și că, în urma observației Ombudsmanului, a făcut acest lucru în mod constant în toate ocaziile.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv al Comisiei.

------------

Cauza 255/2007/PB privea soluționarea unei cereri de acces la documente. Comisia a explicat întârzierea care a survenit în raport cu volumul mare de muncă al serviciului în cauză. Răspunsurile Comisiei la ancheta Ombudsmanului au fost, de asemenea, amânate, aparent din cauza activității serviciului menționat anterior privind reforma Regulamentului 1049/2001. Într-o scrisoare adresată Comisiei, Ombudsmanul și-a exprimat regretul cu privire la întârzieri. Acesta a solicitat Comisiei să îl informeze cu privire la măsurile specifice și concrete pe care le va lua pentru a se asigura că reforma menționată nu o va împiedica să respecte termenele relevante în ceea ce privește cererile de acces la documente și plângerile ulterioare.

Ca răspuns, Comisia a informat Ombudsmanul că a decis să ia măsuri cu privire la reorganizarea serviciului care tratează cererile de acces public la documente. În primul rând, Comisia a decis să recruteze personal nou în cadrul acestui serviciu. Un post vacant fusese deja ocupat și a fost inițiată procedura de recrutare pentru un al doilea post. În plus, gestionarea anchetelor Ombudsmanului va fi, de acum înainte, partajată de doi membri ai personalului. În cele din urmă, pentru a accelera tratarea cererilor, a fost instituită o nouă procedură pentru înregistrarea cererilor de confirmare. Comisia și-a exprimat încrederea că rezultatele pozitive ale acestei reorganizări vor fi vizibile în curând.

Decizia Ombudsmanului cu privire la acest caz a inclus o observație suplimentară prin care salută decizia Comisiei de a lua măsurile menționate mai sus. Nu este necesar să se dea curs acestei observații, deoarece Comisia a luat măsurile necesare în cursul anchetei Ombudsmanului.

------------

Cauza 327/2007/GG privea o procedură prin care se urmărea să se stabilească dacă un funcționar suferea de invaliditate permanentă. Cazul a fost închis cu următoarele observații critice:

Atunci când apare o eroare, este o bună practică administrativă să vă cereți scuze pentru aceasta și să depuneți eforturi pentru a o corecta. În cazul de față, Comisia a făcut o declarație incorectă în decizia sa privind plângerea depusă de reclamantă în temeiul articolului 90 alineatul (2) (...), susținând că aceasta [reclamanta] nu a indicat ce documente au fost furnizate Comisiei pentru a fi transmise medicilor care urmau să o examineze. Cu toate acestea, Comisia s-a abținut să corecteze această afirmație și să își ceară scuze pentru aceasta, chiar dacă i s-a atras atenția asupra erorii care a avut loc. Aceasta constituie un caz de administrare defectuoasă.

Ombudsmanul consideră că obligația instituțiilor comunitare și a organelor acestora de a ține seama de interesele personalului lor („obligația de solicitudine”) impune asigurarea faptului că medicii care trebuie să efectueze o examinare a stării de sănătate a unui funcționar pot comunica în mod corespunzător cu acesta. În cazul de față, Ombudsmanul concluzionează că Comisia nu s-a asigurat că toți medicii care au examinat-o pe reclamantă în cazul de față au putut comunica în mod corespunzător cu aceasta. Acesta constituie un alt caz de administrare defectuoasă.

Ca răspuns la prima observație critică, Comisia a repetat că nu este clar la ce documente s-a referit reclamantul. Comisia nu a putut constata nicio eroare. Prin urmare, aceasta s-a abținut să își corecteze declarația și să își ceară scuze pentru aceasta. În ceea ce privește a doua observație critică, Comisia și-a menținut poziția adoptată în cursul anchetei. Aceasta a susținut, de asemenea, că utilizarea efectivă a limbilor nu a avut ca rezultat niciun prejudiciu sau dezavantaj pentru reclamant.

Ombudsmanul ia act de faptul că observațiile Comisiei cu privire la prima observație critică ignoră ceea ce a afirmat Ombudsmanul cu privire la această chestiune în decizia sa și că observațiile sale cu privire la a doua observație critică nu abordează dificultățile cu care s-a confruntat reclamantul în comunicarea cu unii dintre medicii care au examinat-o. Ombudsmanul regretă faptul că răspunsul Comisiei la observațiile critice reflectă aceeași reticență de a aborda aspectele relevante care au marcat deja observațiile prezentate de Comisie în cursul anchetei.

------------

Cauza 743/2007/MF se referea la transferul către sistemul național de pensii belgian al drepturilor de pensie pe care reclamantul le dobândise în timp ce lucra ca agent temporar în cadrul Comisiei. Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară, sugerând Comisiei să atragă în mod sistematic atenția agenților săi asupra posibilității de a menține drepturile de pensie în sistemul național, care este oferită de articolul 42 din Regimul aplicabil celorlalți agenți (RAA).

Ca răspuns, Comisia a informat Ombudsmanul că atrage deja atenția agenților asupra acestei posibilități în timpul cursului de inițiere pentru noii membri ai personalului. Oficiul de Administrare și Plată a Drepturilor Individuale (PMO) include o prezentare privind „Pensiile și alte drepturi post-activitate”, în care este menționată posibilitatea oferită de articolul 42 din RAA. Diapozitivul 5 din prezentare prevede că agenții temporari „pot solicita instituției să mențină drepturile de pensie în țara sa de origine (maximum 20,50 % din salariul de bază – articolul 42 din Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene)”.

Ombudsmanul salută răspunsul detaliat al Comisiei la observația ulterioară.

------------

Cauza 885/2007/JMA se referea la dezvoltarea unui port industrial în Granadilla, în insula Tenerife (Spania). Ombudsmanul a criticat faptul că Comisia (i) nu a răspuns la o scrisoare în care reclamantul a contestat intenția Comisiei de a închide plângerea privind încălcarea dreptului comunitar pe care a depus-o; (ii) să informeze reclamantul cu privire la închiderea oficială a plângerii; și (iii) să furnizeze reclamantului o motivare individuală în sprijinul deciziei sale.

Ca răspuns, Comisia a reamintit mai întâi că scrisoarea prin care reclamantul era informat cu privire la intenția sa de a închide plângerea precizase în mod explicit că motivele erau cuprinse în avizul formal al Comisiei din 6 noiembrie 2006. În continuare, Comisia a subliniat că Ombudsmanul a concluzionat, la punctul 2.8 din decizia sa, că avizul formal menționat a ținut seama de problemele ridicate de reclamant în corespondența sa și a oferit o explicație detaliată a motivelor care l-au determinat să concluzioneze că, în anumite condiții, portul planificat din Granadilla ar putea continua din motive de interes public superior. Comisia a concluzionat că era incoerent ca Ombudsmanul să concluzioneze, la punctul 3.6 din decizia sa, că Comisia nu a furnizat reclamantului o motivare individuală în sprijinul poziției sale. Comisia a subliniat, de asemenea, că plângerea nu a fost închisă în mod oficial până la reuniunea colegiului comisarilor care a avut loc la 26 iunie 2008. Reclamantul a fost informat cu privire la închiderea oficială la 21 noiembrie 2008. În sfârșit, Comisia s-a angajat ca, în viitor, să confirme primirea tuturor scrisorilor referitoare la cazurile de constatare a neîndeplinirii obligațiilor.

Ombudsmanul ia act de observațiile formulate de Comisie în răspunsul său și salută angajamentul său de a confirma primirea tuturor scrisorilor referitoare la cazurile de constatare a neîndeplinirii obligațiilor în viitor.

------------

Cazul 1054/2007/MHZ se referea la concedierea reclamantului din funcția de expert debutant într-o delegație a Comisiei („JED”). Ombudsmanul a criticat faptul că Comisia nu a explicat de ce nu i-a oferit reclamantului posibilitatea de a contesta raportul său de evaluare înainte de concediere. Ombudsmanul a sugerat, de asemenea, că Comisia ar putea sensibiliza personalul din delegațiile sale cu privire la importanța sarcinilor lor de formare față de DEC. În plus, el sugerează că, pentru a evita orice neînțelegere, ofertele Comisiei de posturi de formare ar putea include informații cu privire la modul în care formarea JED trebuie înțeleasă în ceea ce privește supravegherea și îndrumarea.

Ca răspuns, Comisia a recunoscut că observația critică era justificată. Aceasta a informat Ombudsmanul că explică periodic rolul și sarcinile șefilor de delegație sau ale șefilor de secțiune, supraveghind unul sau mai multe JED, în timpul seminarelor de informare premergătoare detașării. Comisia intenționează să își consolideze comunicarea scrisă către autoritățile de supraveghere JED cu ocazia lansării următoarei runde JED pentru perioada 2008-2010. În plus, Comisia și-a îmbunătățit deja comunicarea către delegații, subliniind necesitatea unei supravegheri și a unei îndrumări adecvate, dar și a unui dialog adecvat și echitabil.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și constructiv al Comisiei.

------------

Cazul 1360/2007/TS se referea la respingerea candidaturii reclamantului pentru un post în cadrul biroului de cooperare EuropAid al Comisiei. Ombudsmanul a formulat următoarele observații suplimentare:

În opinia sa, Comisia pare să fi admis că fișa postului, transmisă reclamantului cu titlu informativ, conținea informații irelevante cu privire la posibilitatea candidaților de a compensa studiile universitare prin experiență. Se pare că aceste informații au determinat reclamantul să înțeleagă greșit condițiile relevante. Ombudsmanul consideră că ar fi util, în cazuri viitoare similare, ca Comisia să examineze relevanța informațiilor conținute în astfel de documente trimise candidaților.

Ombudsmanul ia act de declarația Comisiei potrivit căreia ar fi ineficient din punct de vedere administrativ să se efectueze o verificare completă a tuturor profilurilor conținute în bazele de date, cum ar fi baza de date RELEX în acest caz; acesta apreciază pe deplin preocuparea Comisiei în această privință. Cu toate acestea, în speță, neînțelegerea a avut loc într-un moment în care Comisia a decis să invite doar patru persoane la interviu. Ombudsmanul consideră că, în astfel de situații viitoare, ar fi util să se verifice profilurile candidaților înainte de a-i invita la un interviu, pentru a evita neînțelegerile și activitatea administrativă inutilă de intervievare a candidaților care nu îndeplinesc condițiile minime de recrutare.

Ca răspuns la prima observație suplimentară, Comisia a informat Ombudsmanul că, în viitor, se va asigura că fișele postului oferă informații cât mai precise posibil, în special dacă și atunci când anumite domenii de educație sau studii sunt considerate esențiale pentru un anumit loc de muncă și dacă și atunci când anumite experiențe practice în domeniul solicitat pot compensa cerința de studii în domeniul în cauză.

Răspunsul Comisiei la cea de a doua observație suplimentară a fost, în esență, același ca în cazul 3579/2006/(SAB)TS de mai sus.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv al Comisiei la observațiile ulterioare.

------------

Cazul 1512/2007/JMA se referea la tratarea de către Comisie a unei plângeri privind încălcarea dreptului comunitar. Comisia a sesizat Curtea de Justiție, care a hotărât că directiva în cauză nu a fost transpusă în mod corespunzător în legislația națională. În aceste condiții, Comisia a considerat că nu mai exista niciun interes în urmărirea plângerilor individuale formulate înainte de hotărârea Curții. Ombudsmanul nu a constatat nicio administrare defectuoasă. De asemenea, el a făcut o altă observație, încurajând Comisia, în cazuri similare în viitor, să explice în corespondența sa cu cetățenii diferitele posibilități care există în ceea ce privește aplicarea dreptului comunitar. Astfel de posibilități includ (i) invocarea hotărârii Curții de Justiție în fața unei instanțe naționale pentru a se asigura că legislația națională este aplicată în conformitate cu dreptul comunitar, astfel cum a fost interpretat de Curtea de Justiție; (ii) depunerea unei plângeri la un ombudsman competent din statul membru; sau (iii) contactarea organismului național însărcinat cu asigurarea conformității cu legislația națională de transpunere a directivei.

Ca răspuns, Comisia a fost de acord să analizeze modalități de îmbunătățire a explicațiilor oferite în corespondența sa cu cetățenii cu privire la diferitele posibilități existente în ceea ce privește aplicarea dreptului comunitar.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv al Comisiei.

Cauza 1515/2007/JF privea normele care reglementează admiterea la școlile europene. Ombudsmanul a făcut următoarea observație suplimentară:

Pentru a evita eventualele neînțelegeri din partea publicului în general și a părinților elevilor în special, Comisia ar putea lua în considerare posibilitatea de a sugera Secretarului General al Școlilor Europene să actualizeze informațiile puse la dispoziție pe site-ul internet al Școlilor Europene, astfel încât să se clarifice faptul că Biroul Secretarului General al Școlilor Europene nu face parte din Comisie.

Ca răspuns, Comisia a explicat că l-a informat pe Secretarul General al Școlilor Europene cu privire la observația Ombudsmanului și că Secretarul General a luat măsuri pentru a o pune în aplicare. Site-ul internet al școlilor europene indică acum în mod clar, în partea de jos a paginii web referitoare la Biroul Secretarului General, că școlile europene sunt o organizație interguvernamentală, independentă de Comisia Europeană.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și constructiv al Comisiei.

------------

Cazul 1641/2007/VIK se referea la concursuri pentru agenți temporari organizate de Comisie. În decizia de închidere a cazului, Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară, sugerând Comisiei să aibă în vedere furnizarea, în cadrul viitoarelor concursuri, de informații suplimentare cu privire la documentele pe care candidații ar putea sau ar trebui să le prezinte pentru a-și dovedi experiența profesională.

Ca răspuns, Comisia a informat Ombudsmanul că a modificat textul formularului de cerere, specificând documentele care trebuie prezentate de solicitanți. În prezent, candidații trebuie să prezinte o declarație de angajare care să ateste durata experienței profesionale. Se explică faptul că documentele trebuie să stabilească fără nicio îndoială data de începere și data de încheiere, precum și continuitatea fiecărei perioade de experiență profesională. Se remarcă, de asemenea, faptul că candidații ar trebui, de preferință, să prezinte certificate de la angajatorul (angajatorii) anterior(i) și actual(i) și că, în cazul în care acestea nu pot fi furnizate, vor fi acceptate următoarele:

• contracte de muncă însoțite de prima și ultima fișă de salariu, precum și ultima fișă de salariu pentru fiecare an, în cazul în care contractul a fost încheiat pentru o perioadă mai mare de un an;
• deciziile de numire însoțite de ultima fișă de salariu;
• carnet de muncă,
• declarațiile fiscale.

În plus, Comisia a oferit candidaților posibilitatea, în cazul în care au îndoieli cu privire la natura sau valabilitatea documentelor justificative, de a contacta secretarul juriului de selecție, prin intermediul unei adrese de e-mail, cu cel puțin 10 zile înainte de data-limită de depunere a candidaturilor.

Ombudsmanul salută răspunsul constructiv și detaliat al Comisiei.

Cauza 2137/2007/ID se referea la tratarea cererilor depuse de ONG-uri pentru semnarea unui acord-cadru de parteneriat. Într-o altă observație, Ombudsmanul a invitat Comisia să ofere solicitanților, în cadrul unor proceduri similare, posibilitatea de a remedia deficiențele din documentația lor justificativă și să ia în considerare adoptarea unor dispoziții clare în acest sens. De asemenea, acesta a invitat Comisia să ia în considerare posibilitatea de a oferi potențialilor solicitanți orientări mai clare cu privire la conținutul necesar al conturilor care urmează să fie certificate și prezentate în conformitate cu articolul 173 alineatul (4) din Regulamentul (CE) nr. 2342/2002.

Ca răspuns, Comisia a informat Ombudsmanul că își revizuiește în prezent procedura de depunere a cererilor online. Sugestiile și observațiile Ombudsmanului au fost luate în considerare pentru a oferi informații și orientări mai precise ONG-urilor solicitante. În plus, Comisia a explicat că, deși cererile care nu sunt depuse și semnate în mod corespunzător sunt declarate nule și neavenite, în cazurile în care unele documente deja depuse sunt eronate sau neclare, solicitanților li se oferă posibilitatea de a-și completa cererea. Această practică respectă principiul egalității de tratament.

Ombudsmanul salută răspunsul constructiv și detaliat al Comisiei.

------------

Cazul 2393/2007/RT a vizat modificarea titlului postului și a fișei postului reclamantului, în urma reorganizării DG ADMIN a Comisiei. În decizia sa de închidere a cazului, Ombudsmanul a făcut următoarea observație suplimentară:

Ombudsmanul reamintește că principiile bunei administrări impun Comisiei să furnizeze informații exacte personalului și publicului larg. Ombudsmanul are încredere că Comisia respectă acest principiu atunci când furnizează, pe plan intern, astfel de informații personalului său, utilizând diferitele mijloace de informare de care dispune.

Ca răspuns, Comisia a explicat că armonizarea denumirilor locurilor de muncă în Sistemul de informare privind locurile de muncă „Sysper 2”, efectuată în 2007/2008, care a inclus introducerea unor denumiri standard ale locurilor de muncă, ar trebui să prevină incidente similare în viitor.

Ombudsmanul salută răspunsul constructiv al Comisiei.

------------

Cazul 2597/2007/RT privea plata către o societate care făcea parte dintr-un consorțiu care desfășura activități în cadrul unui proiect sprijinit de Comisie. Ombudsmanul a criticat faptul că Comisia nu a răspuns direct la e-mailul reclamantului și nu i-a furnizat informațiile necesare, inclusiv motivele întârzierii sale în plata reclamantului.

Ca răspuns, Comisia a afirmat că prezenta cauză este una izolată, care nu ar trebui repetată în viitor. În mod normal, Comisia are contacte directe cu toți contractanții unui proiect, pentru a se asigura că fiecare contractant va participa la proiect în cele mai bune condiții. Unul dintre standardele de control intern ale Comisiei se referă exclusiv la gestionarea corespondenței. În plus, în 2008, Direcția Generală Societatea Informațională a lansat o campanie de sensibilizare a personalului său în ceea ce privește punerea în aplicare a codului de bună conduită administrativă.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și constructiv al Comisiei.

------------

În cazul 2681/2007/PB, Comisia a informat reclamantul că nu îi poate acorda acces la un document deoarece acesta nu există. Acest lucru s-a dovedit a fi inexact, iar Ombudsmanul a criticat Comisia pentru că nu a dat dovadă de suficientă atenție înainte de a concluziona că documentul nu există. Documentul se referea la Grupul autorităților europene de reglementare (ERG - www.erg.eu.int), care a fost instituit printr-o decizie a Comisiei. Documentul a fost o notă de prezentare privind subiecte care ar fi putut fi discutate în cadrul unei reuniuni plenare a ERG.

Ca răspuns, Comisia a declarat că a căutat documentul în care serviciile sale înregistrează în mod obișnuit astfel de documente și că nu l-a găsit. Ulterior - în urma prezentării de către reclamant a unei copii a documentului pe care l-a obținut prin internet - Comisia a găsit documentul pe site-ul CIRCA (www.circa.europa.eu/), care este utilizat în mod normal pentru schimburi între delegații autorităților naționale de reglementare și nu pentru stocarea documentelor Comisiei.

Ombudsmanul apreciază faptul că Comisia a căutat documentul în cauză în locul în care acesta s-ar afla în mod normal. Ombudsmanul recunoaște, de asemenea, valoarea cooperării administrative și în materie de reglementare dintre instituțiile UE și autoritățile naționale. Cu toate acestea, în opinia Ombudsmanului, acest caz ilustrează necesitatea luării de către Comisie a unor măsuri concrete și proactive pentru a asigura o responsabilitate clară în ceea ce privește garantarea accesului publicului la informațiile și documentele referitoare la o astfel de cooperare.

------------

În cazul 431/2008/ELB, Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară sugerând că, în cazul în care Comisia decide să nu înregistreze drept plângere corespondența unui cetățean cu privire la o încălcare a dreptului comunitar de către un stat membru, aceasta ar trebui să informeze întotdeauna cetățeanul cu privire la motivele acestei decizii.

Ca răspuns, Comisia a explicat că lucrează la dezvoltarea sistemului său de înregistrare a anchetelor și plângerilor privind aplicarea corectă a dreptului comunitar. Obiectivul este de a răspunde mai direct intereselor exprimate de corespondenți și reclamanți. Toată corespondența va fi înregistrată, fie ca o corespondență care ridică o problemă privind aplicarea dreptului comunitar, fie ca o plângere, în conformitate cu indicații clare sau exprese din corespondență. Sistemul este în curs de dezvoltare în vederea introducerii sale în cursul anului 2009.

Ombudsmanul salută răspunsul constructiv al Comisiei și urmărește îndeaproape evoluțiile în ceea ce privește tratarea de către Comisie a plângerilor referitoare la încălcări.

------------

Cazul 1200/2008/BU se referea la tratarea de către Comisie a unei plângeri privind ajutorul de stat, pe care un avocat a prezentat-o Comisiei în numele unei asociații. La plângere a fost atașată o procură pentru avocat, prin care asociația l-a împuternicit să o reprezinte. Ombudsmanul a criticat faptul că, ulterior, Comisia a trimis două scrisori, explicând aprecierea sa cu privire la fondul cauzei și invitând asociația să formuleze observații într-un anumit termen, numai asociației, nu și avocatului.

Ca răspuns, Comisia a susținut că este o practică obișnuită să se adreseze corespondența referitoare la fondul unei plângeri privind ajutorul de stat direct reclamantului identificat în formularul de plângere. Potrivit Comisiei, o astfel de practică, întemeiată pe relația strânsă normală dintre un avocat și clientul său, nu aduce atingere avocatului și nici dreptului acestuia de a-și consilia clientul.

Ombudsmanul regretă faptul că Comisia nu acceptă concluziile sale potrivit cărora aceasta ar trebui să fie orientată spre servicii și să răspundă pozitiv dorinței asociației de a fi reprezentată în cadrul procedurii.

------------

Observații făcute în 2007 care nu au fost abordate în studiul din 2007

Informațiile din partea Comisiei cu privire la urmărirea următoarelor cazuri nu au fost primite la timp pentru a fi incluse în studiul din 2007. Toate cazurile au vizat accesul la documente în temeiul Regulamentului 1049/2001 [21].

În cazul 1434/2004/PB, Ombudsmanul a criticat respingerea de către Comisie a unei cereri de acces la anumite documente. Acesta a considerat că Comisia nu avea dreptul să invoce excepția privind protecția vieții private și a integrității individului [articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001] pentru a refuza accesul la un document care conține propriile date cu caracter personal ale reclamantului, având în vedere că reclamantul a consimțit în mod expres la divulgarea publică generală implicită prin acordarea accesului în temeiul Regulamentului 1049/2001. De asemenea, acesta a constatat că Comisia nu avea dreptul să invoce excepția privind protecția procedurilor sale decizionale [articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001] pentru a refuza accesul la anumite alte documente. În plus, Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară, încurajând Comisia să ia măsurile organizatorice adecvate pentru a asigura răspunsuri în timp util la cererile de acces la documente.

În ceea ce privește prima critică, Comisia a considerat că Regulamentul 1049/2001 nu este instrumentul adecvat pentru a acorda unui individ acces la propriile date cu caracter personal și că un astfel de acces intră, în general, în domeniul de aplicare al articolului 13 din Regulamentul 45/2001 [22]. Comisia a concluzionat afirmând că consimțământul dat de reclamant pentru divulgarea datelor sale cu caracter personal către terți a fost formulat astfel încât să elimine obstacolul din calea protecției datelor cu caracter personal și să oblige Comisia să divulge documentele relevante în temeiul Regulamentului 1049/2001.

În ceea ce privește a doua critică, Comisia și-a menținut opinia potrivit căreia excepția era aplicabilă. Aceasta a subliniat că documentele în cauză făceau parte dintr-un dosar referitor la o decizie administrativă cu caracter individual. Potrivit Comisiei, interesul public privind transparența nu are aceeași pondere în ceea ce privește documentele pregătitoare ale deciziilor administrative cu aplicabilitate individuală. De asemenea, Comisia și-a reiterat opinia potrivit căreia membrii personalului său s-ar abține să își exprime opiniile în deplină independență dacă ar trebui să țină seama de posibilitatea ca contribuțiile lor la procesul decizional să devină publice.

În ceea ce privește observația suplimentară, Comisia a acceptat, în principiu, că ar trebui să ia măsurile organizatorice adecvate pentru a asigura răspunsuri în timp util la cererile de acces. Aceasta a subliniat de asemenea că prezenta cauză era excepțională.

Ombudsmanul este de acord cu opinia Comisiei potrivit căreia, în general, articolul 13 din Regulamentul 45/2001 constituie temeiul adecvat pentru divulgarea către persoane fizice a propriilor date cu caracter personal. Ombudsmanul înțelege că Comisia a acceptat că, în acest caz specific, avea obligația de a divulga documentele relevante în temeiul Regulamentului 1049/2001.

În ceea ce privește excepția pentru protecția procedurilor decizionale [articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001], proiectul de recomandare a Ombudsmanului către Comisie din iunie 2009 (în cazul 355/2007/TN) conține o analiză aprofundată, ținând seama de jurisprudență [23], care este ulterioară răspunsului Comisiei la observația critică din cazul de față. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că nu ar fi util să se urmărească această chestiune în prezentul studiu.

 

Observațiile critice din cauzele 144/2005/PB și 3002/2005/PB au vizat excepția pentru protecția procedurilor decizionale [articolul 4 alineatul (3) al doilea paragraf din Regulamentul 1049/2001].

Observațiile și răspunsurile Comisiei au fost similare cu cele din cazul 1434/2004/PB de mai sus, iar observațiile Ombudsmanului cu privire la răspunsul din cazul respectiv se aplică și aici.

------------

În cazul 3002/2005/PB, Ombudsmanul a criticat, de asemenea, faptul că, în tratarea cererii de confirmare a reclamantului, Comisia nu a răspuns în ceea ce privește un document care a fost identificat (dar păstrat confidențial) de către serviciile care au tratat inițial cererea reclamantului. În răspunsul său, Comisia a explicat că echipa care se ocupă de cererea de confirmare a considerat că documentul în cauză nu a făcut obiectul cererii inițiale a reclamantului. Prin urmare, în ceea ce privește acest document, cererea de confirmare a fost considerată o nouă cerere. Comisia a acceptat că acest lucru ar fi trebuit să fie mai explicit în răspunsul său la cererea de confirmare.

Ombudsmanul salută explicațiile suplimentare și răspunsul constructiv al Comisiei cu privire la acest aspect al cazului.

------------

În cazul 1693/2005/PB, Ombudsmanul a criticat faptul că Comisia nu a explicat în mod adecvat refuzul său de a solicita accesul la numele beneficiarilor ajutorului agricol al UE. Aceste informații erau conținute într-o bază de date vastă a Comisiei, deși nu erau ușor accesibile într-un document ca atare. În opinia Ombudsmanului, Comisia nu a explicat în mod adecvat de ce ar fi implicat o sarcină administrativă nerezonabilă pentru extragerea informațiilor și acordarea accesului la acestea. De asemenea, acesta a constatat că nu a explicat în mod adecvat motivul pentru care o dispoziție privind confidențialitatea dintr-un anumit regulament al Comisiei a împiedicat acordarea accesului. Comisia a susținut că dispoziția privind confidențialitatea ar trebui privită în lumina Regulamentului 1049/2001, dar s-a abținut să explice, în mod specific și concret, invocarea dispoziției menționate în lumina regulamentului respectiv.

Ca răspuns, Comisia a reiterat, în esență, că baza de date în cauză era foarte mare și că ar fi fost necesară o reprogramare pentru a da curs cererii de acces. În ceea ce privește invocarea dispoziției privind confidențialitatea, Comisia a declarat că nu consideră că Regulamentul 1049/2001 se aplică cererii de informații a reclamantului. Prin urmare, aceasta a considerat că invocarea dispoziției menționate nu necesita același grad de justificare.

Ombudsmanul subliniază că aceasta a fost prima anchetă în care biroul său a examinat problema accesului public la documente și informații în legătură cu o bază de date mare și complexă. În parte având în vedere cazul de față, Ombudsmanul, cu sprijinul membrilor Rețelei europene a ombudsmanilor, a efectuat ulterior un studiu privind chestiunea accesului public la conținutul bazelor de date publice. Raportul este disponibil pe site-ul Ombudsmanului [24]. Informațiile și constatările din acest studiu, care au fost aduse în atenția Comisiei, ar trebui să ajute atât Ombudsmanul, cât și instituțiile să trateze mai eficient și mai adecvat cazurile viitoare care implică baze de date. Prin urmare, Ombudsmanul nu consideră că este util să examineze răspunsul Comisiei menționat mai sus cu privire la problema unei posibile sarcini administrative excesive.

Ombudsmanul observă, de asemenea, că răspunsul Comisiei a prezentat reforma legislativă a Uniunii din 2007 și 2008, care obligă statele membre să asigure publicarea anuală ex post a beneficiarilor Fondului european de garantare agricolă și ai Fondului european agricol pentru dezvoltare rurală, precum și sumele primite de fiecare beneficiar în cadrul fiecăruia dintre aceste fonduri. Informații detaliate privind această reformă sunt disponibile pe site-ul Direcției pentru Agricultură a Comisiei [25].

------------

În cazul 3697/2006/PB, Ombudsmanul a criticat faptul că Comisia (i) nu a informat reclamantul în prealabil că va prelungi termenul de răspuns la cererea sa de confirmare a accesului la documente și (ii) nu a furnizat motive detaliate pentru prelungire, astfel cum se prevede în Regulamentul 1049/2001. El a făcut, de asemenea, o observație suplimentară în sensul că obligația legală de a trata cererile cu promptitudine implică organizarea de către Comisie a serviciilor sale administrative astfel încât să se asigure că înregistrarea cererilor de acces are loc în mod normal, cel târziu, în prima zi lucrătoare după primirea unei cereri.

Ca răspuns, Comisia a fost de acord că e-mailul de informare a reclamantului cu privire la prelungire ar fi trebuit trimis mai devreme și ar fi trebuit să conțină motive mai detaliate. Comisia a explicat, de asemenea, că cererile de acces sunt înregistrate în mod normal la primire sau în prima zi lucrătoare după primire și că întârzierea în înregistrarea cererii reclamantului s-a datorat unor circumstanțe excepționale.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv al Comisiei și explicația acesteia cu privire la practica sa obișnuită în ceea ce privește înregistrarea.

3 Comitetul Economic și Social European (CESE)

Cazul 2617/2005/MF viza o procedură de selecție pentru ocuparea posturilor vacante de asistenți/secretari.  În decizia sa de închidere, Ombudsmanul a criticat faptul că CESE nu a acționat în conformitate cu propriile norme de punere în aplicare privind selectarea agenților contractuali și că nu a răspuns la solicitarea de informații a reclamantului cu privire la procedura de selecție și la rezultatul acesteia. Ombudsmanul a sugerat, de asemenea, că, în viitor, personalul nu ar trebui să recomande unui candidat în cadrul unei proceduri de selecție să demisioneze din postul său actual și nu ar trebui să furnizeze alte informații cu privire la rezultatul unei proceduri de selecție, cu excepția cazului în care primește instrucțiuni specifice în acest sens din partea autorității competente relevante. În plus, atunci când personalul are contacte telefonice cu candidații, ar trebui să se facă o notă corespunzătoare a apelului.

Ca răspuns, CESE a dat instrucțiuni suplimentare personalului în ceea ce privește informațiile care trebuie furnizate candidaților și procedurile care trebuie urmate în acest sens. De asemenea, Comisia s-a angajat să își revizuiască principiile de bună conduită administrativă și să le modeleze într-o mai mare măsură pe baza Codului european al bunei conduite administrative.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și constructiv al CESE.

4 Comitetul Regiunilor al Uniunii Europene („CoR”)

În cazul 2472/2005/MF, Ombudsmanul a subliniat că o scrisoare din partea Comitetului Regiunilor („CoR”) a condus un candidat la o procedură de recrutare pentru a presupune că acesta îi va oferi un contract. În aceste condiții, CoR ar fi trebuit să îi scrie din nou candidatului atunci când a decis să nu o recruteze. Această scrisoare ar fi trebuit să conțină o explicație a deciziei și scuze pentru neplăcerile care ar fi putut fi cauzate.

Ca răspuns, CoR și-a informat serviciile cu privire la observațiile Ombudsmanului și a luat măsuri pentru a evita trimiterea în viitor a unor scrisori care ar putea determina candidații să creadă că li se va oferi un post sau un contract. De asemenea, CoR a informat Ombudsmanul că procedurile sale de lucru au fost îmbunătățite de la apariția cazului și că, în prezent, toți candidații sunt informați în mod corespunzător prin poștă oficială cu privire la rezultatele procedurilor de selecție.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și constructiv al CoR.

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor ("AEPD")

În cazul 1034/2006/WP, Ombudsmanul a sugerat Autorității Europene pentru Protecția Datelor („AEPD”) că ar fi util pentru potențialii viitori reclamanți dacă AEPD ar anunța, într-un document de politică generală, criteriile sau orientările pe care intenționează să le aplice atunci când își exercită puterea discreționară în deschiderea anchetelor și investigarea plângerilor care i-au fost prezentate în temeiul Regulamentului 45/2001.

Ca răspuns, AEPD a salutat concluziile Ombudsmanului și s-a declarat deosebit de mulțumită de faptul că Ombudsmanul a recunoscut că se bucură de o anumită marjă de apreciere.

Acesta a informat Ombudsmanul că, în urma lucrărilor în curs care implică adoptarea Regulamentului de procedură și revizuirea manualelor de caz existente, intenționează să furnizeze publicului informații adecvate, împreună cu instrumente practice pentru părțile interesate, cum ar fi formularele de plângere, pe site-ul său web. Deși modalitățile de furnizare a acestor informații nu au fost încă decise, acestea ar acoperi, cu siguranță, și criteriile și orientările pe care intenționează să le aplice în exercitarea puterii sale de apreciere.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv la sugestia sa și așteaptă cu interes să primească în timp util informații suplimentare cu privire la criteriile și orientările care trebuie aplicate de AEPD în exercitarea puterii sale discreționare de a da curs plângerilor care i-au fost prezentate în temeiul Regulamentului 45/2001.

6 Oficiul pentru Publicații Oficiale al Comunităților Europene ("OPOCE")

Cauza 1128/2004/GG privea atribuirea unui contract de către OPOCE. La încheierea anchetei sale, Ombudsmanul a criticat faptul că OPOCE nu a efectuat verificările corespunzătoare după ce reclamantul a ridicat obiecții cu privire la rezultatul unei anumite proceduri de ofertare. Ombudsmanul a criticat, de asemenea, faptul că OPOCE părea să fi exclus posibilitatea prelungirii unui anumit contract, pentru care reclamantul era subcontractant, pe baza a două motive care erau în mod clar nefondate sau eronate.

Ca răspuns, OPOCE a declarat că consideră în continuare că nu a existat un caz de administrare defectuoasă în acest caz. OPOCE a remarcat, totuși, că încearcă în mod constant să îmbunătățească transparența procedurilor sale și că se va strădui să învețe din ceea ce a numit "acest caz nefericit".

Ombudsmanul salută angajamentul OPOCE față de transparență și de a învăța din experiența sa în acest caz.

Centrul pentru Dezvoltarea Formării Profesionale ("Cedefop")

În cazul 1180/2006/ID, reclamantul a solicitat Cedefop să suspende decizia de schimbare a repartizării sale într-un alt post. Ombudsmanul a criticat faptul că Cedefop nu a luat o decizie motivată cu privire la cerere. Ulterior, Cedefop a informat Ombudsmanul cu privire la rezultatul unei cauze în fața Tribunalului Funcției Publice în care au fost implicați reclamantul și Cedefop și a solicitat Ombudsmanului să își revizuiască decizia în lumina deciziei Tribunalului.

Ombudsmanul a explicat ulterior Cedefop că nu există niciun motiv pentru a-și reconsidera decizia, întrucât obiectul cauzei tratate de Ombudsman era diferit de cel tratat de instanță.

Ombudsmanul regretă gestionarea defectuoasă de către Cedefop a acestui caz.

8 Oficiul European de Poliție ("Europol")

Cazul 3130/2006/ID se referea la respingerea unei cereri de recrutare. Ombudsmanul a criticat faptul că Europol nu a răspuns la cererea reclamantului de informații privind calificările candidaților selectați. Europol ar fi trebuit fie să furnizeze informațiile, fie să ofere motive valabile și adecvate pentru a nu face acest lucru. Ombudsmanul a sugerat, de asemenea, ca Europol să analizeze din nou o observație pe care a făcut-o cu privire la posibila supracalificare a reclamantului.

Ca răspuns la critici, Europol și-a exprimat angajamentul de a evita o administrare defectuoasă similară în viitor. În ceea ce privește sugestia, Europol a subliniat că problema unei posibile supracalificări nu a jucat un rol determinant în decizia de a nu recruta reclamantul.

Ombudsmanul salută angajamentul Europol de a evita o administrare defectuoasă similară în viitor.

9 Centrul de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene

Cauza 948/2007/JF se referea la evaluarea de către Centrul de Traduceri a activității desfășurate de un traducător independent portughez. Ombudsmanul a criticat faptul că Centrul de Traduceri nu a răspuns reclamantului, pe motiv că (i) persoana în cauză ar trebui să fie informată cu privire la orice decizie de întrerupere a corespondenței pe motiv că aceasta este repetitivă și/sau abuzivă și (ii) în cazul de față, scrisoarea fără răspuns conținea un element nou, ceea ce trebuie să fi fost evident pentru Centrul de Traduceri. De asemenea, Ombudsmanul a recomandat Centrului de Traduceri să se asigure, în viitor, că componența comitetului de evaluare este în conformitate cu normele aplicabile.

Ca răspuns, Centrul de Traduceri a subliniat că a schimbat aproximativ patruzeci de scrisori cu reclamantul și că scrisoarea în cauză este inutilă, deoarece nu se referă la un contract încheiat cu Centrul de Traduceri.

Centrul de Traduceri a informat, de asemenea, Ombudsmanul că comitetul de evaluare nu mai există în structura sa anterioară; că, în prezent, evaluează cu atenție dacă ar putea exista o problemă similară în ceea ce privește comitetul său intern de reclasificare; și că, dacă este necesar, va lua toate măsurile necesare pentru a soluționa orice problemă în acest sens.

Ombudsmanul observă că ar fi fost suficient ca Centrul de Traduceri să se adreseze în scris reclamantului, subliniind că acesta se referea în mod eronat la contractul său cu Comisia și nu cu Centrul de Traduceri și informându-l că, dacă nu prezintă elemente noi, nu i se vor trimite răspunsuri suplimentare.

10 Oficiul European pentru Selecția Personalului ("EPSO")

Reclamantul în cazul 2214/2006/IP a susținut teste la centrul de examinare din Roma. Potrivit reclamantului, testele au fost perturbate de zgomot din cauza unei probleme tehnice. Ombudsmanul nu a constatat un caz de administrare defectuoasă. Cu toate acestea, el a făcut următoarea observație suplimentară:

Este de competența supraveghetorului șef din fiecare centru de examinare să efectueze o evaluare factuală a oricărei anomalii care apare în timpul testelor și să informeze în detaliu și cu precizie personalul coordonator relevant. Evaluarea factuală a inspectorului-șef care urmează să fie transmisă personalului coordonator ar trebui să urmărească în mod specific să stabilească dacă anomalia dă naștere unei „nereguli de fond capabile să denatureze rezultatele testelor”. În cazul în care evenimentul relevant dă naștere unei „nereguli de fond de natură să denatureze rezultatele testelor”, personalul coordonator relevant trebuie să dea instrucțiuni inspectorului-șef cu privire la măsurile care trebuie luate. Este de la sine înțeles că supraveghetorul șef ar trebui să se asigure că toți supraveghetorii prezenți transmit același mesaj convenit tuturor candidaților.

Ca răspuns, EPSO a explicat că, în general, organizează reuniuni cu supraveghetorii cu o zi înainte de testele relevante. În cursul acestor reuniuni, supraveghetorii primesc instrucțiuni precise și detaliate cu privire la organizarea testului și la modul de abordare a problemelor care pot apărea. EPSO a subliniat, de asemenea, că supraveghetorul-șef ar trebui să se asigure că toți supraveghetorii prezenți aplică aceleași norme tuturor candidaților.

Ombudsmanul salută răspunsul constructiv al EPSO.

------------

Cauza 2990/2006/OV privea anularea, după testele de preselecție, a unui domeniu de interes în cadrul concursului CAST 25. În decizia sa cu privire la acest caz, Ombudsmanul a încurajat EPSO să reamintească instituțiilor și organismelor comunitare necesitatea de a efectua o evaluare atentă a nevoilor personalului lor înainte de lansarea procedurilor de recrutare. Ca răspuns, EPSO a subliniat că schimbarea profilurilor CAST 25 nu este responsabilitatea EPSO. Cu toate acestea, EPSO și-a exprimat regretul cu privire la neplăcerile create candidaților și a luat act de observația suplimentară a Ombudsmanului.

Ombudsmanul salută recunoașterea de către EPSO a inconvenientelor create candidaților prin anularea domeniului de interes.

În cazul 3131/2006/PB, reclamantul a susținut că EPSO a aplicat un termen prea scurt pentru depunerea candidaturilor. Ombudsmanul nu a constatat un caz de administrare defectuoasă, dar a subliniat că, în cadrul unor cereri similare cu cea tratată în prezenta cauză, EPSO a stabilit un termen de patru săptămâni pentru depunerea candidaturilor. Ombudsmanul a sugerat că, în viitor, cererile de propuneri similare ar trebui să aibă un termen de patru săptămâni. Ca răspuns, EPSO a informat Ombudsmanul că se aplică într-adevăr un termen normal de patru săptămâni.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv al EPSO și confirmarea de către acesta a aplicării termenului normal de patru săptămâni.

------------

În cazul 3147/2006/IP, Ombudsmanul a considerat util să încurajeze EPSO să ofere cetățenilor explicații convingătoare și relevante ca răspuns la întrebările acestora. Ca răspuns, EPSO a subliniat importanța pe care o acordă comunicării cu candidații și a informat Ombudsmanul că îmbunătățirea comunicării cu candidații este unul dintre obiectivele programului de dezvoltare al EPSO.

Ombudsmanul salută accentul pus de EPSO pe importanța unei bune comunicări cu candidații.

------------

În cazul 3224/2006/TS, Ombudsmanul a subliniat că comunicările EPSO către reclamant ar fi putut crea impresia că comisia de evaluare a decis cu privire la inadmisibilitatea candidaturii reclamantului exclusiv în lumina titlului diplomei reclamantului și nu a efectuat o examinare a dosarului complet de candidatură. Ombudsmanul a sugerat ca EPSO să aibă în vedere ca, în viitor, să ofere candidaților explicații mai clare cu privire la temeinicia și exhaustivitatea reexaminării dosarelor candidaților de către comisiile de evaluare.

Ca răspuns, EPSO și-a subliniat angajamentul de a sensibiliza comisiile de evaluare cu privire la importanța specificării corespunzătoare a motivelor pentru neadmiterea candidaților în contextul cererilor lor de reexaminare. În urma analizei cererilor de reexaminare de către comisia competentă, EPSO ar fi pregătit să ofere candidaților, la cererea acestora, explicații mai specifice cu privire la situația și elementele din dosare care justifică respingerea candidaturilor lor.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și constructiv al EPSO.

------------

În cazul 2256/2007/RT, Ombudsmanul a subliniat importanța furnizării de informații exacte candidaților în toate versiunile lingvistice ale anunțului de concurs. Ca răspuns, EPSO a informat Ombudsmanul că a pus în aplicare un control mai riguros al tuturor versiunilor lingvistice ale anunțurilor de concurs, care include o verificare a calității traducerilor.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și constructiv al EPSO.

În cazul 2596/2007/RT, Ombudsmanul a încurajat EPSO să își continue eforturile pentru a se asigura că măsurile speciale luate pentru a facilita participarea persoanelor cu handicap la procedura de selecție nu generează dificultăți suplimentare care ar putea îngreuna performanța generală a acestora.

Ca răspuns, EPSO a afirmat că acordă o importanță deosebită principiului egalității de tratament între candidați. Au fost deja luate măsuri specifice în ceea ce privește participarea persoanelor cu handicap la procedurile de selecție. EPSO intenționează să își consolideze politica în viitor și a numit o persoană responsabilă cu coordonarea politicii EPSO în acest domeniu.

Ombudsmanul salută răspunsul pozitiv și constructiv al EPSO.

În cazul 688/2008/RT, Ombudsmanul a sugerat ca EPSO să aibă în vedere revizuirea normelor sale care vizează prevenirea conflictelor de interese între membrii comisiei de evaluare. El a sugerat, de asemenea, că EPSO ar putea sensibiliza instituțiile cu privire la faptul că funcționarii pe care îi propun în calitate de membri ai comisiei de evaluare nu ar fi trebuit să fie implicați în formarea candidaților cu privire la modul de reușită la concursurile EPSO.

În răspunsul său adresat Ombudsmanului, EPSO a reamintit că membrii unei comisii de evaluare trebuie să informeze EPSO cât mai curând posibil cu privire la orice legături cu candidații care ar putea conduce la suspiciuni de părtinire. EPSO a atras atenția tuturor instituțiilor asupra faptului că funcționarii care participă la comisiile de evaluare trebuie să respecte diferitele principii care le reglementează activitatea: cu alte cuvinte, independența, imparțialitatea, confidențialitatea și respectarea dispozițiilor care reglementează datele cu caracter personal ale candidaților. În plus, consiliul de administrație al EPSO a decis să separe în mod clar funcțiile membrilor unei comisii de evaluare de cele de formare a candidaților în vederea pregătirii pentru concursurile EPSO. Pentru a evita orice percepție a unui conflict de interese, aceste roluri nu trebuie îndeplinite în același timp și nici consecutiv într-o perioadă de cel puțin un an.

EPSO consideră că regula de un an este rezonabilă, deoarece este în conformitate cu perioada orientativă de un an pentru finalizarea procedurilor de concurs. EPSO a subliniat, de asemenea, că prelungirea perioadei de peste un an ar cauza dificultăți semnificative, având în vedere problemele deja întâmpinate de instituții în desemnarea membrilor comisiilor de evaluare.

În cele din urmă, EPSO a subliniat că intenționează să angajeze comisii de evaluare permanente începând cu 2010. Membrii acestor comisii de evaluare vor fi, de asemenea, sensibilizați cu privire la importanța unei separări clare a funcțiilor, pentru a evita orice percepție a unui conflict de interese.

Ombudsmanul salută examinarea atentă de către EPSO a problemei ridicate în observația suplimentară.

II Lista cazurilor în care a fost făcută o observație critică

Cele cinci cazuri închise cu o observație critică în 2007 și tratate în acest studiu apar cu caractere cursive în lista de mai jos.

REFERINȚA DE PLÂNGERE	LINK TO TEXT (RO) (în limba engleză)	LINK TO TEXT (limba oficială)
0101/2004/GG	RO	DE
Documentul 1128/2004/GG.	RO	-
1434/2004/PB	RO	DE
1744/2004/BB(Confidențial)	RO	-
2283/2004/GG	RO	DE
3203/2004/DK	RO	-
3464/2004/TS	RO	-
0144/2005/PB	RO	DE
0259/2005/GG	RO	DE
0576/2005/GG	RO	DE
0789/2005/ID	RO	EL
1693/2005/PB	RO	DA
1785/2005/OV	RO
1962/2005/IP	RO	IT
3002/2005/PB (Confidențial)	RO	DE
2472/2005/MF (Confidențial)	RO	LV
2477/2005/GG (Confidențial)	RO	DE
2617/2005/MF (Confidențial)	RO	LV
2675/2005/MF (Confidențial)	RO	FR
2819/2005/BU	RO	SK
3051/2005/WP (Confidențial)	RO	DE
3303/2005/GG (Confidențial)
3346/2005/MHZ	RO	-
3643/2005/WP	RO	-
3697/2006/PB	RO	DE
0262/2006/OV	RO	NL
0284/2006/PB	RO	-
1021/2006/JF (confidențial)	RO	-
1180/2006/ID (confidențial)	RO	EL
1411/2006/JMA	RO	ES
Documentul 1473/2006/TS.	RO	FR
1584/2006/OV (Confidențial)	RO	NL
2782/2006/RT
2914/2006/WP	RO	DE
2989/2006/OV	RO	NL
3130/2006/ID	RO	EL
3208/2006/GG	RO	-
3617/2006/JF	RO	-
3737/2006/JMA	RO	ES
3738/2006/TS (confidențial)	RO	-
0327/2007/GG (Confidențial)
0747/2007/MF (Confidențial)	RO	FR
0885/2007/JMA	RO	ES
0948/2007/JF (confidențial)	RO	-
1054/2007/MHZ (confidențial)	RO	-
2597/2007/RT	RO	FR
2681/2007/PB	RO	DE
1200/2008/BU (Confidențial)	RO	-

III Lista cazurilor în care a fost făcută o altă observație

Cele două cauze închise cu o observație suplimentară în 2007 și tratate în acest studiu apar cu caractere cursive în lista de mai jos.

REFERINȚA DE PLÂNGERE	LINK TO TEXT (RO) (în limba engleză)	LINK TO TEXT (limba oficială)
0144/2005/PB	RO	DE
0184/2005/GG (Confidențial)	RO	-
0186/2005/ELB	RO	FR
Documentul 1105/2005/MF.	RO	FR
2617/2005/MF (Confidențial)	RO	LV
0554/2006/FOR	RO	-
0655/2006/ID (confidențial)	RO	-
0720/2006/DK (Confidențial)	RO	FR
Documentul 1034/2006/WP.	RO	DE
1084/2006/MHZ	RO	-
1213/2006/PB	RO	DE
1411/2006/JMA	RO	ES
Documentul 1473/2006/TS.	RO	FR
1881/2006/JF	RO	-
2214/2006/PA	RO	IT
2990/2006/OV	RO	NL
3130/2006/ID	RO	EL
3131/2006/PB (confidențial)	RO	DE
3147/2006/PA (confidențial)	RO	-
3199/2006/MHZ (Confidențial)	RO	PL
3224/2006/TS (confidențial)	RO	FR
3579/2006/TS (confidențial)	RO	FR
3697/2006/PB	RO	DE
3737/2006/JMA	RO	ES
3738/2006/TS (confidențial)	RO	-
OI/8/2006/BU	RO	DE
0193/2007/JMA (confidențial)	RO	-
0255/2007/PB (Confidențial)	RO	DE
0743/2007/MF	RO	FR
0747/2007/MF (Confidențial)	RO	FR
0948/2007/JF (confidențial)	RO	-
1054/2007/MHZ (confidențial)	RO	-
1360/2007/TS (confidențial)	RO	FR
Documentul 1512/2007/JMA.	RO	ES
Documentul 1515/2007/JF.	RO	-
1641/2007/VIK (Confidențial)	RO	-
2137/2007/ID	RO	EL
2256/2007/RT	RO	-
2393/2007/RT	RO	-
2596/2007/RT (Confidențial)	RO	FR
3148/2007/BEH (confidențial)	RO	-
0431/2008/ELB	RO	-
0688/2008/RT (confidențial)	RO	FR
1235/2008/ELB	RO	FR

---

 

[1] Pentru concizie, acest studiu utilizează termenul „instituție” pentru a se referi la toate instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE.

[2] Articolul 195 din Tratatul CE împuternicește Ombudsmanul să investigheze cazurile de administrare defectuoasă în activitatea „instituțiilor și organismelor comunitare, cu excepția Curții de Justiție și a Tribunalului de Primă Instanță în exercitarea funcțiilor lor jurisdicționale”. Tratatul de la Lisabona modifică textul după cum urmează: „instituțiile, organele, oficiile sau agențiile Uniunii, cu excepția Curții de Justiție a Uniunii Europene în exercitarea funcției sale jurisdicționale”. A se vedea, de asemenea, nota de la pagina 4 de mai sus pentru utilizarea termenului „instituții” în prezentul studiu.

[3] Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (JO L 145, p. 43, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 76).

[4] Comunicarea Comisiei către o cultură consolidată a consultării și dialogului - Principii generale și standarde minime pentru consultarea părților interesate de către Comisie COM(2002) 704 final.

[5] https://agriculture.ec.europa.eu/data-and-analysis/financing_ro

[6] Proiectul de recomandare se referă la cazul 355/2007/TN. Jurisprudența recentă este cauza T-121/05, Borax Europe Ltd/Comisia, hotărârea din 11 martie 2009 (neraportată încă).

[7] A se vedea site-ul www.erg.eu.int

[8] www.circa.europa.eu

[9] Regulamentul (CE) nr. 45/2001 din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (JO 2001, L 8, p. 1, Ediție specială, 13/vol. 30, p. 142).

[10] Cauza F-7/08, Schönberger/Parlamentul European, hotărârea din 11 februarie 2009.

[11] Cauzele pendinte T-82/09, Dennekamp/Parlamentul (2009 JO C 102/44); T-471/08, Toland/Parlamentul (2008 JO C 32/72); C-28/08 P, Comisia/Bavarian Lager (2008 JO C 79/36). Concluziile avocatului general în cauza Bavarian Lager au fost prezentate la 15 octombrie 2009.

[12] Ombudsmanul ia act de faptul că respectivul caz la care face referire Parlamentul este pendinte în cauza T-82/09, Dennekamp/Parlamentul (2009 JO C 102/44).

[13] O Europă a rezultatelor - aplicarea dreptului comunitar, COM(2007) 502.

[14] Comunicare către Parlamentul European și Ombudsmanul European privind relațiile cu reclamantul în cazul încălcării dreptului comunitar COM/2002/0141 final, JO 2002 C 244, p. 5.

[15] Comunicare către Parlamentul European și Ombudsmanul European privind relațiile cu reclamantul în cazul încălcării dreptului comunitar COM/2002/0141 final, JO 2002 C 244, p. 5.

[16] Comunicare către Parlamentul European și Ombudsmanul European privind relațiile cu reclamantul în cazul încălcării dreptului comunitar COM/2002/0141 final, JO 2002 C 244, p. 5.

[17] Comunicarea Comisiei către o cultură consolidată a consultării și dialogului - Principii generale și standarde minime pentru consultarea părților interesate de către Comisie COM(2002) 704 final.

[18] COM(2007)127.

[19] Comunicare către Parlamentul European și Ombudsmanul European privind relațiile cu reclamantul în cazul încălcării dreptului comunitar COM/2002/0141 final, JO 2002 C 244, p. 5.

[20] https://commission.europa.eu/aid-development-cooperation-fundamental-rights/your-rights-eu/eu-charter-fundamental-rights_ro

[21] Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (JO L 145, p. 43, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 76).

[22] Regulamentul (CE) nr. 45/2001 din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (JO 2001, L 8, p. 1, Ediție specială, 13/vol. 30, p. 142).

[23] Cauza T-121/05, Borax Europe Ltd/Comisia, hotărârea din 11 martie 2009 (neraportată încă).

[24] http://www.ombudsman.europa.eu/resources/otherdocument.faces/en/4160/html.bookmark

[25] https://agriculture.ec.europa.eu/data-and-analysis/financing_ro