Studiu

1. Introducere

Prezentul studiu explică scopul observațiilor critice și al observațiilor suplimentare, precum și diferitele tipuri de circumstanțe care le generează. Acesta analizează acțiunile întreprinse de instituțiile, organele, oficiile și agențiile în cauză ca urmare a observațiilor critice și a altor observații formulate în 2011 și identifică zece cazuri de referință. Raportul analizează, de asemenea, cazurile care sunt deosebit de importante pentru obiectivele-cheie ale Ombudsmanului. În cele din urmă, se trag concluzii cu privire la principalele învățăminte ale studiului pentru viitor.

Ombudsmanul European servește interesului public general, contribuind la îmbunătățirea calității administrației și a serviciilor oferite cetățenilor de către instituțiile UE ^[1]. În același timp, Ombudsmanul oferă cetățenilor și rezidenților Uniunii o cale de atac alternativă pentru a-și proteja interesele. Această cale de atac este complementară protecției instanțelor Uniunii și nu are în mod necesar același obiectiv ca procedurile judiciare.

Numai instanțele au competența de a pronunța hotărâri obligatorii din punct de vedere juridic și de a furniza interpretări cu autoritate ale legii. Ombudsmanul poate face propuneri și recomandări și, în ultimă instanță, poate atrage atenția politică asupra unui caz prin prezentarea unui raport special Parlamentului European. Eficacitatea Ombudsmanului depinde, prin urmare, de autoritatea morală și, din acest motiv, este esențial ca activitatea Ombudsmanului să fie în mod demonstrabil echitabilă, imparțială și aprofundată.

2. Scopul observațiilor critice și al observațiilor suplimentare

În acest context, observațiile suplimentare au un singur scop: să servească interesului public, ajutând instituția în cauză să îmbunătățească calitatea administrației sale în viitor. O observație suplimentară nu se bazează pe constatarea unei administrări defectuoase. Prin urmare, aceasta nu ar trebui înțeleasă ca implicând critici la adresa instituției căreia i se adresează, ci mai degrabă ca oferind consiliere cu privire la modul de îmbunătățire a unei anumite practici pentru a îmbunătăți calitatea serviciilor furnizate cetățenilor.

În schimb, o observație critică are, în mod normal, mai mult de un scop. Ca o observație suplimentară, o observație critică are întotdeauna o dimensiune educativă: informează instituția cu privire la greșelile pe care le-a comis, astfel încât să poată evita o administrare defectuoasă similară în viitor. Pentru a-și maximiza potențialul educativ, o observație critică identifică regula sau principiul care a fost încălcat și (cu excepția cazului în care este evident) explică ce ar fi trebuit să facă instituția în circumstanțele specifice ale cazului. Astfel construită, o observație critică explică și justifică, de asemenea, constatarea Ombudsmanului privind administrarea defectuoasă și, prin urmare, urmărește să consolideze încrederea cetățenilor și a instituțiilor în corectitudinea și rigurozitatea activității sale. În plus, arătând că Ombudsmanul este dispus să cenzureze public instituțiile, atunci când este necesar, remarcile critice sporesc încrederea publicului în imparțialitatea Ombudsmanului.

Cu toate acestea, o observație critică nu constituie o cale de atac pentru reclamant. Nu toți reclamanții solicită despăgubiri și nu toate cererile de despăgubiri sunt justificate. Cu toate acestea, atunci când ar fi trebuit să se acorde despăgubiri, închiderea cazului cu o observație critică semnalează un triplu eșec. Reclamantul nu a reușit să obțină satisfacție; instituția în cauză nu a reușit să corecteze administrarea defectuoasă; iar Ombudsmanul nu a reușit să convingă instituția în cauză să își modifice poziția [2].

În cazul în care ar trebui oferite căi de atac, cel mai bine este ca instituția în cauză să ia inițiativa, atunci când primește plângerea, de a recunoaște administrarea defectuoasă și de a oferi căi de atac adecvate. În unele cazuri, acest lucru ar putea consta într-o simplă scuză.

Prin luarea unor astfel de măsuri, instituția își demonstrează angajamentul de a îmbunătăți relațiile cu cetățenii. Aceasta arată, de asemenea, că este conștientă de ceea ce a făcut greșit și, prin urmare, poate evita o administrare defectuoasă similară în viitor. În astfel de circumstanțe, nu este necesar ca Ombudsmanul să facă o observație critică. Cu toate acestea, în cazul în care există suspiciunea că respectivul caz individual ar putea rezulta dintr-o problemă sistemică subiacentă, Ombudsmanul poate decide să deschidă o anchetă din proprie inițiativă, chiar dacă respectivul caz a fost soluționat în mod satisfăcător pentru reclamant.

3. Observații critice în cazurile în care o soluție amiabilă sau un proiect de recomandare nu este adecvat

Din cele de mai sus, se poate observa că multe remarci critice reprezintă oportunități ratate. Cel mai bun rezultat ar fi fost ca instituția în cauză să recunoască administrarea defectuoasă și să ofere măsuri reparatorii adecvate, care, în unele cazuri, ar putea consta într-o simplă scuză. Dacă ar fi făcut acest lucru, nu ar fi fost necesară nicio observație critică.

Cu toate acestea, reclamantul nu are întotdeauna dreptate, iar instituția în cauză are dreptul să își apere poziția. Aproximativ jumătate din cazurile care nu sunt soluționate de instituție într-un stadiu incipient conduc, în cele din urmă, la constatarea absenței administrării defectuoase. În aceste cazuri, instituția reușește să explice Ombudsmanului (și, în unele cazuri, și reclamantului) de ce a avut dreptul să acționeze așa cum a făcut-o și de ce nu își va schimba poziția.

În cazul în care Ombudsmanul nu este de acord cu instituția și constată un caz de administrare defectuoasă pentru care reclamantul ar trebui să primească reparații, procedura normală este de a propune o soluție amiabilă. În cazul în care instituția respinge o astfel de propunere fără un motiv întemeiat, următorul pas este, de obicei, un proiect de recomandare.

În cazurile în care Ombudsmanul consideră că este puțin probabil ca instituția să accepte o soluție amiabilă sau că o soluție amiabilă nu ar fi adecvată, acesta poate trece direct la un proiect de recomandare. Prin propunerea unei soluții amiabile, Ombudsmanul urmărește să ajungă la un acord între instituția în cauză și reclamantul individual, care solicită adesea reparații personale. În cazul în care administrarea defectuoasă care ar trebui remediată afectează în primul rând interesul public, Ombudsmanul poate considera că este mai adecvat să formuleze un proiect de recomandare decât să caute o soluție amiabilă.

Scuzele ca formă de reparație merită o mențiune specială în acest context. Pentru a fi eficientă, o scuză trebuie să fie sinceră. O scuză care este percepută ca nesinceră nu face decât să înrăutățească lucrurile. Reclamantul este mai probabil să accepte că o scuză este sinceră dacă este oferită de instituție din proprie inițiativă, mai degrabă decât ca răspuns la o sugestie oficială din partea Ombudsmanului. Din acest motiv, Ombudsmanul consideră adesea că nu ar fi util să propună o soluție amiabilă constând în scuze. Este și mai puțin probabil ca un proiect de recomandare de a-și cere scuze să fie util.

Dacă nu se poate face nimic pentru a corecta administrarea defectuoasă, o observație critică oferă o modalitate echitabilă și eficientă de închidere a cazului.

O observație critică în astfel de circumstanțe este corectă atât pentru reclamant, cât și pentru instituția în cauză. Este corect față de reclamant, deoarece confirmă că plângerea a fost justificată, deși nu este posibilă nicio cale de atac. Acesta este, de asemenea, echitabil pentru instituția în cauză, deoarece constituie rezultatul procedurilor Ombudsmanului menite să asigure că instituția este informată cu privire la acuzațiile, revendicările, probele și argumentele prezentate de reclamant. Aceleași proceduri oferă instituției posibilitatea de a-și exprima punctul de vedere în deplină cunoștință de cauză înainte de formularea observației critice.

O observație critică este eficientă deoarece evită prelungirea unei anchete care nu poate conduce la nicio reparație pentru reclamant.

În ceea ce privește interesul public, observația în sine oferă dimensiunea educativă necesară. Instituția căreia i se adresează observația critică ar trebui să tragă învățămintele adecvate pentru viitor. Ceea ce este adecvat va depinde de administrarea defectuoasă în cauză. Un incident izolat, de exemplu, poate să nu necesite nicio monitorizare.

4. Observații critice în urma respingerii unei soluții amiabile sau a unui proiect de recomandare

Acceptarea de către instituție a unei propuneri de soluție amiabilă sau a unui proiect de recomandare conduce, în mod normal, la închiderea cazului din acest motiv.

În cazul în care reclamantul respinge o soluție amiabilă propusă fără un motiv întemeiat, Ombudsmanul consideră, în mod normal, că nu sunt justificate anchete suplimentare în acest caz.

Respingerea de către instituție a unei propuneri de soluție amiabilă sau a unui proiect de recomandare poate conduce la o serie de rezultate posibile.

În primul rând, Ombudsmanul poate considera, după examinarea răspunsului instituției, că constatarea sa anterioară privind administrarea defectuoasă ar trebui revizuită.

În al doilea rând, în cazul în care avizul detaliat al instituției cu privire la un proiect de recomandare nu este satisfăcător, Ombudsmanul poate prezenta un raport special Parlamentului European. După cum s-a subliniat pentru prima dată în raportul anual al Ombudsmanului pentru 1998, posibilitatea de a prezenta un raport special Parlamentului European are o valoare inestimabilă pentru activitatea Ombudsmanului. Prin urmare, rapoartele speciale nu ar trebui prezentate prea frecvent, ci numai în legătură cu chestiuni importante, în cazul cărora Parlamentul este în măsură să ia măsuri pentru a asista Ombudsmanul.

În cele din urmă, Ombudsmanul poate decide să închidă cazul cu o observație critică, fie în etapa în care instituția respinge o soluție amiabilă, fie în cazul în care avizul detaliat al instituției cu privire la un proiect de recomandare nu este satisfăcător.

În unele cazuri, cazul poate fi închis cu o observație critică, deoarece Ombudsmanul consideră că instituția a demonstrat în mod convingător că, deși există administrare defectuoasă, măsura corectivă propusă în soluția amiabilă sau în proiectul de recomandare nu este adecvată și nu este posibilă nicio altă soluție sau cale de atac. În astfel de cazuri, observația critică este, în esență, similară cu cea care ar fi fost făcută în cazul în care cazul ar fi fost închis fără o soluție amiabilă sau un proiect de recomandare.

Din păcate, există și cazuri în care instituția refuză sugestiile Ombudsmanului din motive care nu sunt convingătoare. Într-adevăr, există chiar câteva cazuri în care instituția refuză să accepte constatarea Ombudsmanului privind administrarea defectuoasă.

Astfel de cazuri riscă să submineze autoritatea morală a Ombudsmanului și să slăbească încrederea cetățenilor în Uniunea Europeană și în instituțiile sale. Experiența internațională arată că instituția ombudsmanului funcționează cel mai eficient acolo unde statul de drept este bine stabilit și unde există instituții democratice funcționale. În astfel de contexte, autoritățile publice urmează, de obicei, recomandările unui ombudsman, în ciuda faptului că acestea nu sunt obligatorii din punct de vedere juridic, chiar dacă nu sunt de acord cu acestea.

5. Acțiuni întreprinse ca urmare a observațiilor critice și a observațiilor suplimentare formulate în 2011

În 2011, au fost formulate 44 de observații critice în 34 de decizii, în timp ce alte 44 de observații au fost formulate în 39 de decizii. O singură decizie poate conține mai multe observații și ambele tipuri de observații pot fi incluse în aceeași decizie. Tabelul 1 prezintă distribuția observațiilor pe instituții.

Tabelul 1 – Distribuția observațiilor pe instituții.

Instituție

Numărul de observații critice în 2011

Numărul de observații suplimentare în 2011

Parlamentul European	2	2
Comisia Europeană	29	29
Curtea de Justiție a UE	0	1
Oficiul European pentru Selecția Personalului (EPSO)	6	8
Agenția Europeană de Siguranță a Aviației (AESA)	0	1
Institutul European de Inovare și Tehnologie (EIT)	0	1
Întreprinderea comună europeană pentru ITER și pentru dezvoltarea energiei de fuziune	1	0
Agenția Executivă pentru Sănătate și Consumatori	1	1
Agenția Executivă pentru Cercetare	0	1
Eurojust	2	0
Agenția Europeană de Apărare	2	0
Misiunea Europeană de Poliție pentru Teritoriile Palestiniene (EUPOL COPPS)	1	0
Totală	44	44

Instituțiile în cauză au fost invitate să răspundă observațiilor în termen de șase luni. S-au primit răspunsuri la aproape toate observațiile făcute în 2011, deși cu o întârziere în unele cazuri. Răspunsurile la cazurile 1294/2009/DK, 670/2010/MHZ și 2073/2010/AN nu au ajuns la timp pentru a fi luate în considerare în prezentul studiu [3]. Acest lucru contrastează cu anul precedent, când toate răspunsurile au ajuns la timp pentru a fi luate în considerare.

Anexa I conține o analiză detaliată a fiecăruia dintre cazurile în care au fost formulate una sau mai multe observații critice și/sau observații suplimentare. Zece dintre urmăriri merită o mențiune specială ca "cazuri vedetă", care ar trebui să servească drept model pentru alte instituții în ceea ce privește modul cel mai bun de a reacționa la observațiile critice și la alte observații. Cazurile"stea"sunt listate primele. Alte cazuri sunt organizate în funcție de instituție și de numărul de referință al plângerii.

Anexele II și III conțin liste ale cazurilor în care au fost formulate observații critice și, respectiv, observații suplimentare. În versiunile lor online, anexele includ linkuri către textul observației din decizia de pe site-ul internet al Ombudsmanului (în limba engleză și, dacă este diferită, în limba plângerii).

Luând în considerare observațiile critice și cele suplimentare, rata de urmărire satisfăcătoare a fost de 84 %. Monitorizarea observațiilor suplimentare a fost satisfăcătoare în 89 % din cazuri, în timp ce rata de monitorizare satisfăcătoare a observațiilor critice a fost de 80 %.

Tabelul 2 - Numărul și procentul răspunsurilor satisfăcătoare pe instituții.

Instituție

Numărul de observații critice și suplimentare

Numărul de răspunsuri satisfăcătoare

% din răspunsuri satisfăcătoare

Parlamentul European	4	3	75%
Comisia Europeană	54	45	83%
Curtea de Justiție a UE	1	1	100%
Oficiul European pentru Selecția Personalului (EPSO)	13	10	77%
Agenția Europeană de Siguranță a Aviației (AESA)	1	1	100%
Institutul European de Inovare și Tehnologie (EIT)	1	1	100%
Întreprinderea comună europeană pentru ITER și pentru dezvoltarea energiei de fuziune	1	1	100%
Agenția Executivă pentru Sănătate și Consumatori	2	2	100%
Agenția Executivă pentru Cercetare	1	1	100%
Eurojust	2	2	100%
Agenția Europeană de Apărare	2	2	100%
Misiunea Europeană de Poliție pentru Teritoriile Palestiniene (EUPOL COPPS)	1	1	100%

Totală

83

70

84%

După cum s-a menționat în prefață, cifra globală în ceea ce privește respectarea sugestiilor Ombudsmanului în 2011 este de 82 %. Această cifră a fost calculată pe baza cazurilor închise în 2011, în care s-a făcut o propunere de soluție amiabilă sau un proiect de recomandare, precum și a cazurilor în care s-a făcut o observație critică sau o observație suplimentară ^[4]. Rata de conformitate se bazează pe numărul de răspunsuri pozitive la aceste observații și recomandări. În ansamblu, din cele 120 de cazuri în care Ombudsmanul a fost invitat să prezinte propuneri de soluții amiabile, proiecte de recomandări, observații critice sau suplimentare în contextul cazurilor închise în 2011, instituțiile au furnizat 98 de răspunsuri pozitive ^[5].

6. Cazuri deosebit de importante pentru obiectivele-cheie ale Ombudsmanului

Unele dintre cazurile din studiul de monitorizare sunt deosebit de relevante în ceea ce privește obiectivele-cheie ale Ombudsmanului. Aceste obiective sunt stabilite în strategia Ombudsmanului pentru mandatul 2009-2014 ^[6] și au scopul de a ajuta Uniunea să își îndeplinească promisiunile pe care le-a făcut cetățenilor prin Tratatul de la Lisabona în ceea ce privește drepturile fundamentale, transparența sporită și oportunitățile sporite de participare la procesul de elaborare a politicilor Uniunii. În acest sens, trebuie remarcate în special următoarele cazuri:

• În ceea ce privește aspectele legate de drepturile fundamentale abordate în acest studiu, cazul 1348/2009/(CK)RT a vizat principiul prezumției de nevinovăție în contextul unei proceduri de achiziții publice. În răspunsul său ulterior, Comisia a recunoscut și și-a exprimat regretul cu privire la declarația sa referitoare la reclamant și a confirmat că nu intenționează să includă reclamantul în sistemul de alertă timpurie pe baza informațiilor obținute în cursul anchetei sale. Principiul echității și dreptul de a nu fi discriminat au fost invocate în cauza 2610/2009/MF – din nou, Comisia a reacționat pozitiv la observația critică a Ombudsmanului în acest caz. În special în ceea ce privește dreptul reclamantului de a fi audiat, Comisia a făcut trimitere la versiunea modificată a Ghidului practic privind procedurile de contractare pentru acțiunile externe ale UE („PRAG”), conform căruia experților a căror înlocuire este solicitată de un contractant li se va garanta acest drept. Comisia s-a referit din nou la eforturile sale de modificare a PRAG în acțiunile întreprinse ca urmare a observației suplimentare a Ombudsmanului în cazul 920/2012/VIK.

• Multe dintre cazurile din acest studiu se referă la dreptul fundamental al cetățenilor la o bună administrare, prevăzut la articolul 41 din Carta drepturilor fundamentale a UE. În acest sens, este deosebit de încurajator faptul că foarte multe dintre răspunsurile ulterioare se referă la eforturile instituțiilor de a asigura respectarea deplină a Codului european al bunei conduite administrative sau a propriului cod. Cazul Star 884/2010/VIK constituie un bun exemplu, în timp ce, în acțiunile întreprinse ca urmare a cazului 1461/2010/(PL)MHZ, Comisia a asigurat Ombudsmanul că serviciile sale profită de fiecare ocazie de formare pentru a reaminti funcționarilor săi responsabili cu gestionarea contractelor obligația Comisiei de a-și justifica deciziile, astfel cum se subliniază în codul său. Agenția Europeană de Apărare a adoptat Codul european ca parte a răspunsului său subsecvent în cazul 1342/2010/MHZ, în timp ce în cazul 39/2011/AN, Fusion for Energy și-a confirmat angajamentul de a trata întrebările sau solicitările de informații din partea candidaților în cadrul procedurilor de selecție în cel mai scurt timp posibil și, în orice caz, în conformitate cu termenele stabilite în codul său.

• Alte cazuri din prezentul studiu se referă la dreptul fundamental de acces public la documente ^[7]. Pentru a ajuta cetățenii să își exercite acest drept, Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară în cazul 1403/2010GG. Acțiunile subsecvente dezamăgitoare ale Comisiei contrastează cu abordarea favorabilă cetățenilor pe care a adoptat-o în timpul anchetei Ombudsmanului. În mod similar, în cazul 271/2010/GG, Ombudsmanul a constatat că răspunsul Comisiei prezintă o tendință derutantă de a încerca să limiteze domeniul de aplicare al Regulamentului 1049/2001 privind accesul public la documente [8]. El a reamintit Comisiei că o cerere de confirmare în temeiul Regulamentului 1049/2001 poate fi utilizată pentru a contesta nu numai un refuz al accesului, ci și o afirmație potrivit căreia documentele solicitate nu există. Pe de altă parte, monitorizarea de către Comisie a cazului 56/2007/PB este încurajatoare.  Acest caz se referea la tratarea de către Comisie a unor cereri de informații complexe și ample. În mod similar, în cazul 1633/2008/DK, care se referea la politica Comisiei în ceea ce privește cererile de acces la unul sau mai multe documente nedefinite, Ombudsmanul a considerat că monitorizarea este satisfăcătoare în măsura în care abordarea Comisiei ar putea fi utilizată în mod selectiv, în cazurile în care aceasta ar putea oferi asistență solicitanților. Cu toate acestea, el a subliniat că nu poate accepta, în general, o abordare care ar putea fi utilizată în mod abuziv, pentru a eluda cerința de motivare a regulamentului atunci când un document solicitat nu este divulgat în întregime. În cele din urmă, în cauza 2360/2010/MHZ s-a primit un răspuns foarte constructiv din partea Comisiei, prin care aceasta a fost de acord că, atunci când decide să nu publice anumite acte în Jurnalul Oficial, explicația care trebuie furnizată entității care solicită publicarea va urma un raționament similar cu cel elaborat pentru cererile în temeiul Regulamentului 1049/2001.

• La un nivel mai general, în ceea ce privește transparența, o serie de cazuri din acest studiu se referă la cereri de informații. În cazul 3196/20017/(BEH)VL, Ombudsmanul a subliniat că, pentru a se ridica la înălțimea ideii unei culturi a serviciului, ar fi util ca, în cazurile în care trece o perioadă considerabilă de timp între solicitarea de informații și furnizarea unor astfel de informații, Comisia să furnizeze solicitanților cele mai recente informații. Răspunsul subsecvent al Comisiei a fost pozitiv. În cazul 2080/2010/ELB, Institutul European de Inovare și Tehnologie a răspuns că ia foarte în serios solicitarea Ombudsmanului de a furniza informații exacte, clare și ușor de înțeles cu privire la motivele respingerii propunerilor în cadrul procedurilor de licitație. Comisia a promis să includă această cerință în viitoarele cereri de propuneri, începând cu următoarea cerere de propuneri, care va avea loc în 2014. În schimb, într-o serie de cazuri, instituțiile au adoptat ceea ce Ombudsmanul consideră că echivalează cu o interpretare excesiv de zeloasă a normelor UE privind protecția datelor, pentru a-și justifica refuzul de a acorda acces la anumite informații. În special în cazul 696/2008/(WP)OV, Comisia nu a dat curs în mod pozitiv observației ulterioare a Ombudsmanului privind accesul public la numele candidaților de pe listele scurte, în timp ce în cazul 2586/2010/(ML)TN, EPSO a refuzat să dea numele unui examinator, pe motiv că Ombudsmanul s-a dovedit a fi foarte inadecvat și, în unele privințe, flagrant incorect. Ombudsmanul va continua să încerce să asigure, întotdeauna în conformitate cu jurisprudența, un echilibru judicios între dreptul fundamental la protecția datelor cu caracter personal și dreptul fundamental la bună administrare, dreptul fundamental de acces public la documente și principiul transparenței în general.

• Posibilitatea ca cetățenii să contribuie, prin depunerea de plângeri privind încălcarea dreptului comunitar, la activitatea Comisiei, deoarece aceasta își îndeplinește rolul de gardian al tratatelor, este importantă. În cazul în care sunt nemulțumiți de modul în care Comisia le-a tratat plângerea, aceștia se pot adresa Ombudsmanului. Multe cazuri din acest domeniu se referă la procedură și, în sensul prezentului studiu, implică aplicarea de către Comisie a propriei comunicări privind relațiile cu reclamantul în ceea ce privește încălcările dreptului comunitar (denumită în continuare "comunicarea")^[9]. Unul dintre obiectivele comunicării este de a oferi un cadru procedural adecvat pentru tratarea plângerilor privind încălcarea dreptului comunitar. După cum a menționat Ombudsmanul în studiul său de monitorizare din 2010, neînregistrarea plângerilor de către Comisie a reprezentat o problemă recurentă. În cazul 66/2010/(KRK)OV, Comisia insistă asupra faptului că sistemul său de înregistrare a plângerilor - Accueil des Plaignants (CHAP) asigură în prezent atribuirea adecvată și în timp util a plângerilor către departamentele competente ale Comisiei, precum și feedbackul către reclamanți. Acesta prezintă un argument similar în cazul 2651/2009/ANA [10].

La un nivel mai general în acest domeniu, Comisia a dat curs în mod constructiv observațiilor Ombudsmanului în cauzele 2587/2009/JF și 49/2011/AN. În acest din urmă caz, Comisia a explicat în detaliu reclamantului modul său de acțiune și a ținut seama de constatările Ombudsmanului în evaluarea sa cu privire la procedura de constatare a neîndeplinirii obligațiilor. În mod similar, în cazul 49/2011/AN, Comisia și-a cerut scuze pentru întârzierea suferită și a asigurat Ombudsmanul că, în viitor, va include scuze și motive pentru întârziere, dacă este cazul, în corespondența cu reclamanții trimisă după ce un reclamant prezintă observații cu privire la intenția Comisiei de a închide dosarul de constatare a neîndeplinirii obligațiilor. Pe de altă parte, în cazul 2711/2009/PB, în care Ombudsmanul a făcut o simplă sugestie Comisiei de a modifica formularea scrisorii sale premergătoare închiderii adresate reclamanților, Comisia a refuzat să accepte această sugestie.

7. Concluzii

În cea mai mare parte, răspunsurile ulterioare date observațiilor critice și suplimentare formulate de Ombudsman în 2011 sunt încurajatoare. Au fost asigurate îmbunătățiri în domenii precum procedurile de ofertare, procedurile de selecție și normele care reglementează modul în care instituțiile își desfășoară activitatea principală. Acest lucru se datorează în mare parte instituțiilor înseși. În cea mai mare parte, aceștia profită de ocazia de a trage învățămintele necesare din anchetele Ombudsmanului.

În cazul în care nu reușesc să facă acest lucru, și anume în cazul în care problemele nu au fost soluționate în mod satisfăcător ca urmare a unei observații critice sau ulterioare, Ombudsmanul poate decide să deschidă o anchetă din proprie inițiativă, asigurându-se astfel că problemele sistemice evidențiate prin procedura de depunere a plângerilor sunt investigate în detaliu și, dacă este posibil, soluționate pentru viitor. Ancheta din proprie inițiativă a Ombudsmanului privind tratarea de către Comisie a plângerilor privind încălcarea dreptului comunitar, care este menționată în cazul 2651/2009/ANA în acest studiu, este un caz în acest sens. Pe de altă parte, urmarea exemplară oferită de Comisie în cazul 1301/2011/GG a însemnat că Ombudsmanul nu a fost nevoit să deschidă ancheta din proprie inițiativă pe care a considerat-o inițial că ar putea fi necesară în domeniul informațiilor privind drepturile pasagerilor care utilizează transportul aerian.

Pentru a oferi o imagine de ansamblu a măsurii în care instituțiile UE respectă observațiile și recomandările Ombudsmanului, Ombudsmanul intenționează să publice, în noiembrie 2013, un raport care să combine studiul de urmărire a observațiilor critice și suplimentare formulate în 2012, cu raportul de conformitate – elaborat pentru prima dată în acest an – privind cazurile închise, în care instituțiile au acceptat o propunere de soluție amiabilă sau un proiect de recomandare în 2012. Acest raport va fi considerat de acum înainte principalul studiu care examinează măsura în care instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE răspund în mod constructiv sugestiilor făcute de Ombudsman într-un anumit an.

anexe

I. Analiza detaliată a cazurilor

A. Cazuri cu stele

Cazul 856/2008/BEH

Reclamantul în cazul 856/2008/BEH a contactat Comisia Europeană cu privire la anumite nereguli care, în opinia sa, au avut loc în legătură cu achiziționarea de către Parlamentul European a unei clădiri din Bruxelles. Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) a deschis o investigație, în cursul căreia a considerat că reclamantul este o „persoană vizată”, în sensul regulamentului care reglementează activitatea OLAF. Aceasta l-a invitat să fie audiat în calitate de martor, în temeiul articolului 4 alineatul (3) punctul 2 din regulamentul respectiv. În urma unei analize a competențelor de care dispune OLAF în cadrul anchetelor sale, Ombudsmanul a constatat că, prin invitarea reclamantului la un interviu în temeiul dispoziției menționate anterior, OLAF a depășit limitele competențelor sale.  A făcut un proiect de recomandare.

OLAF a recunoscut că practica sa în acest caz ar fi putut da naștere unei neînțelegeri. Persoanele aflate în situația reclamantului ar putea fi rugate să furnizeze informații în cursul unui interviu numai dacă doresc acest lucru. Prin urmare, OLAF a recunoscut, în esență, că a acționat în mod eronat. Deși nu și-a cerut scuze reclamantului, Ombudsmanul a concluzionat că a acceptat părți semnificative din proiectul său de recomandare, inclusiv secțiunea care se referea la alte aspecte semnalate de reclamant. Unul dintre aceste puncte se referea la practica OLAF de a delega competența de a deschide și închide investigații de la directorul general către directorul responsabil cu operațiunile și investigațiile. Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară în această privință, și anume că OLAF ar putea lua în considerare actualizarea manualului său pentru a reflecta noua sa practică privind semnarea deciziilor de deschidere și închidere a cazurilor de către directorul său general. În decizia sa de închidere, Ombudsmanul a solicitat, de asemenea, OLAF să îl informeze dacă, în scrisorile sale de invitație referitoare la investigațiile interne, furnizează informații cu privire la caracterul voluntar al interviurilor cu alte persoane decât deputații, cadrele de conducere și personalul instituțiilor și organelor UE, în conformitate cu informațiile furnizate în manualul său.

Ca răspuns la observația suplimentară a Ombudsmanului, OLAF a declarat că directorul său general a informat în mod corespunzător întregul personal al OLAF cu privire la noua practică privind semnarea deciziilor de deschidere și închidere a cazurilor. Încă din iulie 2011, manualul său fusese revizuit în consecință. În plus, noua practică a fost confirmată în noile „Instrucțiuni pentru personal privind procedurile de investigare”(în continuare: „instrucțiunile”), care au intrat în vigoare la 1 februarie 2012. Acest document, care înlocuiește manualul OLAF, stabilește cerințele fundamentale, care nu sunt prevăzute în alte documente juridice, pentru desfășurarea activităților OLAF. Articolul 6 alineatul (1) din instrucțiuni are următorul cuprins: „După examinarea avizului emis de Unitatea de selecție și revizuire a investigațiilor, directorul general decide dacă să deschidă o investigație sau un caz de coordonare sau să respingă cazul.” Articolul 22.1 din instrucțiuni se referă la închiderea investigațiilor și are următorul conținut: „Directorul general ia decizia de a închide o investigație sau un caz de coordonare. În cazul în care decizia sa nu este în conformitate cu avizul Unității de selecție și examinare a investigațiilor, directorul general își motivează decizia.”

În ceea ce privește întrebarea Ombudsmanului referitoare la informațiile furnizate în scrisorile sale de invitație, OLAF a explicat că scrisorile de invitație adresate altor persoane decât membrii, cadrele de conducere și personalul instituțiilor și organismelor UE din cadrul investigațiilor interne prevăd că „OLAF ar dori să obțină de la acestea toate informațiile și explicațiile utile pe care sunt în măsură să le furnizeze”(sublinierea noastră în original). OLAF a adăugat că scrisoarea de invitație nu face referire la nicio dispoziție legală.

OLAF a preluat pe deplin observația suplimentară a Ombudsmanului, incluzând informații cu privire la noua sa practică în instrucțiuni, care înlocuiesc manualul său. În ceea ce privește răspunsul său la întrebarea Ombudsmanului referitoare la informațiile furnizate în scrisorile sale de invitație, se pare că OLAF, precizând în invitații că „ar dori să obțină” informații și explicații pe care persoanele în cauză „le pot furniza”, furnizează informații cu privire la caracterul voluntar al interviurilor. Această monitorizare constructivă ar trebui să însemne că riscul ca administrarea defectuoasă identificată în acest caz să apară din nou a fost redus semnificativ.

Cazul 2605/2009/MF

Cazul 2605/2009/MF viza o încercare a Comisiei, în urma unui audit, de a recupera o subvenție de la o organizație non-profit. Ombudsmanul a solicitat Comisiei să explice de ce nu a putut modifica concluziile pe care le-a tras din raportul de audit, luând în considerare documentele prezentate de reclamant, în pofida faptului că acestea au fost prezentate cu întârziere. Comisia a răspuns că era pregătită să efectueze o analiză completă a documentelor în cauză și să revizuiască suma solicitată inițial în ordinul său de recuperare.

Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară Comisiei, sugerând că ar putea lua în considerare informarea directă a reclamantului cu privire la data la care se așteaptă ca evaluarea sa cu privire la documentația suplimentară să fie finalizată. Această dată ar trebui să fie, de preferință, în termen de două luni de la decizia Ombudsmanului de a închide cazul, a adăugat el.

Comisia a efectuat o reevaluare a documentelor prezentate de reclamant, l-a informat în consecință și a rambursat o parte din ordinul său de recuperare, și anume 70 737 de euro. Reclamantul și-a exprimat satisfacția cu privire la rezultat.

Ombudsmanul salută monitorizarea rapidă și constructivă de către Comisie în acest caz.

Cazul 3018/2009/(TN)(TS)TN

Plângerea privea respingerea unei oferte de servicii de traducere. Reclamantul a susținut că Curtea de Justiție a UE (i) a aplicat în mod eronat normele care reglementează procedurile de achiziții prin excluderea ofertei sale din motive nevalide; și (ii) a refuzat în mod eronat să furnizeze informații cu privire la prețurile oferite de ofertanții câștigători. Ombudsmanul a concluzionat că procedura de licitație relevantă a respectat principiile bunei gestiuni financiare, egalității de tratament și echității. În vederea îmbunătățirii în continuare a procedurilor de licitație ale Curții, acesta a sugerat că Curtea ar putea lua în considerare explicarea, în anunțurile sale de participare, a principalelor caracteristici ale tipului de procedură de licitație ales. De asemenea, Curtea ar putea lua în considerare posibilitatea de a preciza în mod clar în caietul de sarcini că, în cadrul unei proceduri negociate, își rezervă dreptul de a solicita oferte mai mici, în cazul în care consideră că ofertele deja oferite sunt excesive.

În răspunsul său, Curtea a afirmat că subscrie la transparența sporită recomandată de Ombudsman. În viitoarele anunțuri de participare privind traducerea juridică, Curtea va furniza, după cum s-a sugerat, o descriere a principalelor caracteristici ale unei proceduri negociate. De asemenea, Comisia va clarifica, în caietul de sarcini corespunzător, faptul că își rezervă dreptul, în cadrul unor astfel de proceduri, de a solicita prețuri mai mici în cazul în care consideră că prețurile oferite sunt excesive și de a respinge ofertele care, după o astfel de negociere, conțin încă prețuri excesive.

Ombudsmanul salută acțiunile constructive întreprinse de Curte ca urmare a observațiilor sale ulterioare.

Cazul 62/2010/RT

Reclamantul a răspuns la o cerere de exprimare a interesului publicată de Direcția Generală Traduceri a Comisiei. Acesta nu s-a calificat pentru cea de a doua etapă a procedurii de selecție, și anume examenul oral. Reclamantul a solicitat Comisiei să îi examineze cererea și să îi furnizeze (i) nota celui de ^{al 20-lea} candidat admis la proba orală și (ii) fișa de evaluare a probei sale scrise. Comisia a refuzat să divulge informațiile solicitate.

Ombudsmanul a emis o observație critică cu privire la faptul că Comisia nu a divulgat nota celui de ^{al 20-lea} candidat admis la proba orală sau nu a explicat în mod corespunzător de ce nu a putut face acest lucru, în pofida promisiunii sale în acest sens. În ceea ce privește refuzul Comisiei de a divulga fișa de evaluare, Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară reamintind că, astfel cum se arată în documentul de examinare corectat comunicat reclamantului, corecțiile efectuate de evaluator (evaluatori) în cadrul concursurilor nu constituie evaluarea finală. În conformitate cu dispozițiile Statutului funcționarilor, evaluarea finală poate fi efectuată numai de comisia de evaluare. Astfel, în cazul în care, în viitor, Comisia acordă acces la fișa de evaluare finală a comisiei de evaluare, candidații vor putea vedea evaluarea finală a testelor lor.

În memoriul său în replică, Comisia a arătat că și-a reexaminat poziția și l-a informat pe reclamant cu privire la nota ^{celui de al 20-lea} candidat admis la proba orală. În plus, aceasta a furnizat reclamantului o copie a fișei sale finale de evaluare.

De asemenea, Comisia a informat Ombudsmanul că DG Traduceri a creat un comitet director pentru a monitoriza îndeaproape toate procedurile de selecție a agenților temporari. Comitetul director este prezidat de un înalt funcționar și este responsabil de toate aspectele procedurale și juridice ale procedurii de selecție. Președintele sau un membru al comitetului director este reprezentat în mod sistematic în comisia de evaluare pentru procedurile de selecție. Comisia a explicat, de asemenea, că Comitetul director: (i) ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că procedura de selecție se desfășoară corect; (ii) numește membrii comisiei de evaluare; (iii) definește termenii cererii de exprimare a interesului; (iv) coordonează contactele cu candidații; (v) definește criteriile de notare atât pentru probele scrise, cât și pentru cele orale; (vi) se asigură că un reprezentant al Unității de resurse umane din cadrul DG Traduceri participă la comisia de evaluare (conform Comisiei, aceasta din urmă efectuează evaluarea finală a candidaților); (vii) informează candidații cu privire la rezultatele obținute în cadrul procedurii de selecție (indicându-le clasamentul, în caz de reușită, și notele obținute, în caz de eșec); (viii) la cerere, divulgă notele individuale obținute, permițând candidatului să vadă fișa de evaluare finală a testului său (aliniindu-și astfel practica la normele de concurs ale EPSO); (ix) ori de câte ori este necesar, primește toate recomandările relevante din partea serviciului competent.

Acțiunile subsecvente întreprinse de Comisie sunt exemplare, în special în ceea ce privește gama impresionantă de măsuri adoptate pentru a îmbunătăți calitatea procedurilor sale de selecție a agenților temporari în domeniul traducerii.

Cazul 325/2010/OV

Reclamantul a lucrat pentru Eurojust pe baza unui contract de agent temporar cu durată determinată de trei ani. La doi ani după ce și-a început activitatea, s-a declarat bolnav și a plecat în concediu medical. Potrivit reclamantului, boala sa a fost consecința intimidării psihologice și a hărțuirii/mobbingului la locul de muncă, inclusiv de către superiorul său de la momentul respectiv, un șef de unitate interimar. În mai multe certificate medicale, atât medicul reclamantului, cât și medicul Eurojust au sugerat medierea cât mai curând posibil. Aceștia au recomandat, de asemenea, reintegrarea reclamantului la Eurojust, dar departe de contactul direct cu foștii săi colegi.

O tentativă de mediere a avut loc în iulie 2009 și nu a avut succes. Reclamantul a refuzat să semneze raportul său privind evoluția carierei (CDR) și a fost convocată instanța comună (organismul de apel relevant). Această instanță comună a concluzionat că REC al reclamantului nu a fost elaborat în mod corect și obiectiv, deoarece s-a bazat în principal pe conținutul furnizat de fostul supraveghetor al reclamantului. Directorul administrativ al Eurojust l-a informat pe reclamant că REC-ul său va fi anulat și nu va fi inclus în dosarul său personal. De asemenea, acesta l-a informat pe reclamant că contractul său de agent temporar va expira, astfel cum s-a prevăzut, și nu va fi reînnoit.

În urma anchetei sale în acest caz, Ombudsmanul a criticat faptul că: (i) Eurojust nu a acționat atât de rapid pe cât ar fi putut și ar fi trebuit să acționeze în ceea ce privește reintegrarea reclamantului. Prin urmare, a existat o întârziere inutilă în numele Eurojust; (ii) decizia Eurojust de a anula REC al reclamantului fără a relua procedura a fost incorectă.

Ca răspuns la prima observație critică, Eurojust a declarat că a luat drept lecție învățată faptul că trebuie să dispună de un mecanism care să asigure un răspuns rapid la o cerere de mediere. Aceasta a precizat că, având în vedere acest obiectiv, va fi lansată o procedură de cerere de ofertă pentru un contract-cadru de prestări de servicii de mediere. În plus, pentru a furniza, în cel mai scurt timp posibil, servicii de mediere și alte servicii care ar putea fi necesare pentru a asista un membru al personalului, Eurojust va examina posibilitatea de a institui o modalitate mai rapidă de a încheia contracte rapide pentru furnizarea de servicii de către contractanți externi pentru a acoperi situațiile de urgență.

În răspunsul său la cea de a doua observație critică, Eurojust a declarat că regretă faptul că aparent nu a explicat suficient imposibilitatea materială cu care s-a confruntat pentru modificarea REC al reclamantului, din cauza faptului că primul supraveghetor al reclamantului a părăsit Eurojust și că reclamantul și-a exprimat în mod constant refuzul de a participa la orice exercițiu de evaluare care implică al doilea supraveghetor al său (și anume, șeful de unitate interimar). Cu toate acestea, Eurojust a recunoscut că, prin anularea REC al reclamantului, a luat o decizie care nu era prevăzută în normele relevante. Asta a fost o greșeală. Eurojust a recunoscut că ar fi trebuit să se limiteze fie la confirmarea, fie la modificarea RDMC. Acesta a afirmat din nou că a luat ca lecție învățată faptul că, în circumstanțe similare viitoare, va adera la cele două opțiuni prevăzute la articolul 8 alineatul (7) din Decizia Eurojust din 24 aprilie 2009 privind dispozițiile generale de punere în aplicare referitoare la evaluarea anuală a performanței, și anume fie va confirma, fie va modifica REC. Aceasta a adăugat că, în cazul în care ar modifica REC, ar relua procedura REC în etapa anterioară celei în care s-a produs eroarea relevantă.

Eurojust nu numai că și-a recunoscut greșelile în acest caz, ci a stabilit, de asemenea, o serie de măsuri menite să evite greșeli similare în viitor. Aceste măsuri ar trebui să contribuie la asigurarea faptului că riscul de administrare defectuoasă identificat în acest caz este scăzut.

Cazul 413/2010/BEH

În cazul 413/2010/BEH, Agenția Executivă pentru Sănătate și Consumatori (EAHC) a respins cererea reclamantului de sprijin financiar pentru o conferință, pe motiv că aceasta nu era programată să aibă loc în termenul stabilit în cererea de propuneri. Într-o secțiune a propunerii, reclamantul a indicat în mod eronat că conferința va avea loc în septembrie 2009, în timp ce, de fapt, aceasta urma să aibă loc în septembrie 2010. Data corectă a fost menționată în alte părți ale propunerii. Ombudsmanul a constatat că nu este evident de ce un solicitant ar investi o cantitate semnificativă de timp și resurse în elaborarea unei propuneri pentru o conferință care se află în afara intervalului de timp relevant. Prin urmare, EAHC ar fi trebuit să aibă îndoieli cu privire la corectitudinea informațiilor pe care reclamantul le-a furnizat în domeniul relevant și ar fi putut verifica cu ușurință aceste informații. Ombudsmanul a considerat că EAHC nu a făcut tot ceea ce ar fi trebuit să facă, în conformitate cu principiile bunei administrări. Având în vedere că EAHC nu mai putea remedia acest caz de administrare defectuoasă, Ombudsmanul a închis cazul cu o observație critică. În același timp, Ombudsmanul a salutat faptul că EAHC a luat măsuri menite să excludă repetarea, în viitoarele apeluri, a problemei cu care s-a confruntat reclamantul. El a făcut, de asemenea, o observație suplimentară, afirmând că, în viitoarele cereri de propuneri, EAHC ar putea lua în considerare furnizarea de informații precise solicitanților cu privire la cazurile în care va intra în contact cu reprezentanții lor legali și/sau cu persoanele de contact. În plus, EAHC ar putea lua în considerare informarea solicitanților, în deciziile sale de respingere a propunerilor, cu privire la posibilitățile de care dispun pentru a contesta sau a contesta aceste decizii.

Ca răspuns la observația critică, EAHC a reiterat faptul că a luat măsuri, înainte de lansarea cererii de propuneri din 2010, pentru a exclude, pe cât posibil, probleme similare celor cu care se confruntă reclamantul, în special prin codificarea anului în care conferința urmează să fie organizată în formularul electronic de candidatură. EAHC a subliniat că a menținut această practică pentru cererea de propuneri din 2011.

EAHC a explicat, de asemenea, că a decis să își modifice procedura de notificare, care urmează examinării inițiale a propunerilor. Aceasta a subliniat că va informa toți solicitanții ale căror propuneri nu sunt admise la procedura de evaluare imediat după examinarea inițială a propunerilor, și nu numai după adoptarea de către Comisie a deciziei de atribuire. EAHC a declarat că va informa solicitanții în cauză cu privire la motivul neadmiterii propunerilor lor, precum și cu privire la posibilitatea de a depune o cerere motivată de reexaminare într-un termen stabilit. Acest lucru ar oferi solicitanților, printre altele, posibilitatea de a atrage atenția EAHC asupra oricărui element care ar putea conduce la admiterea propunerilor lor în etapa de evaluare.

Ca răspuns la prima parte a observației suplimentare a Ombudsmanului, EAHC a declarat că a decis să revizuiască ghidul pentru solicitanți. Ghidul prevede acum în mod explicit că scrisoarea, prin care solicitanții sunt informați cu privire la decizia privind propunerea lor, va fi adresată reprezentantului legal al organizației. În același timp, EAHC a subliniat că a lăsat neschimbate descrierile rolurilor „persoanei de contact” și ale „reprezentantului legal”. Având în vedere aceste descrieri, EAHC a considerat că este incontestabil faptul că reprezentantul legal va primi orice informații referitoare la propunere și, după caz, va semna acordul de grant. Pe de altă parte, persoana de contact va fi contactată pentru aspecte legate de organizarea conferinței și de gestionarea generală.

În ceea ce privește a doua parte a observației suplimentare, EAHC a subliniat că și-a revizuit scrisoarea de notificare, care conține în prezent informații detaliate privind căile de atac disponibile și termenele aplicabile. EAHC a anexat un eșantion de scrisoare și a subliniat că scrisoarea de notificare se referă la posibilitatea de a introduce o acțiune în anulare împotriva deciziei Comisiei de respingere a unei propuneri, precum și o plângere adresată Ombudsmanului. Scrisoarea de notificare informează, de asemenea, solicitanții cu privire la posibilitatea de a depune o cerere de informații suplimentare în termen de o lună, precizând în mod clar că o astfel de cerere nu suspendă termenele aplicabile pentru utilizarea unei căi de atac.

În ceea ce privește observația critică, Ombudsmanul ia act de faptul că EAHC, prin (i) informarea solicitanților în cauză la sfârșitul examinării inițiale cu privire la excluderea propunerii lor și (ii) prevederea posibilității de a prezenta o reexaminare motivată, a luat pe deplin în considerare necesitatea de a clarifica posibilele erori materiale. În plus, prin menținerea practicii sale noi de codificare în formularul electronic de cerere a anului în care urmează să aibă loc o conferință, EAHC a redus la minimum riscul apariției unor astfel de erori în raport cu data conferinței. În plus, EAHC a preluat pe deplin sugestiile cuprinse în observația suplimentară a Ombudsmanului.

Răspunsul EAHC la observațiile Ombudsmanului este exemplar și extrem de constructiv.

Cauza 1301/2010/GG

Când un vulcan islandez a erupt în aprilie 2010, mii de zboruri în Europa au fost anulate. La 4 mai 2010, Comisia a publicat, pe diferite site-uri internet, informații pentru pasagerii aerieni afectați, inclusiv un document de întrebări și răspunsuri. A doua zi, Asociația Europeană a Companiilor Aeriene din Regiunile Europei a trimis un e-mail Comisiei, atrăgându-i atenția asupra informațiilor pe care le consideră înșelătoare. În special, aceasta a subliniat că documentul implica în mod eronat că pasagerii aveau un drept automat la compensație în toate cazurile care implicau bagaje întârziate. Comisiei i-au trebuit două săptămâni pentru a concluziona că o parte din informațiile din document erau într-adevăr înșelătoare și mai mult de o lună pentru a le elimina de pe site-ul web relevant. Ombudsmanul a criticat Comisia pentru publicarea de informații înșelătoare. El a concluzionat, de asemenea, că perioada de timp necesară Comisiei pentru a retrage informațiile înșelătoare de pe site-ul web este inacceptabilă. Ombudsmanul a considerat că este necesară o acțiune mult mai rapidă, deoarece relevanța informațiilor s-a diminuat pe măsură ce situația din aeroporturile europene a început să revină la normal.

În răspunsul său ulterior, Comisia și-a exprimat regretul pentru faptul că nu a acționat mai prompt în acest caz. Aceasta a furnizat următorul raționament detaliat pentru a explica întârzierea: pentru fiecare punct sau problemă ridicată de reclamant, Direcția Generală Sănătate și Consumatori („DG SANCO”) a trebuit să organizeze consultări cu alte departamente ale Comisiei [în special cu Direcția Generală Mobilitate și Transporturi („DG MOVE”) și cu Direcția Generală Justiție („DG JUST”), toate fiind deja ocupate cu gestionarea crizei. Acest lucru a prelungit în mod inevitabil timpul necesar pentru a răspunde și a complicat tratarea cazului. În plus, problemele se refereau la o legislație care este ea însăși complexă. În special, unul dintre aspectele contestate și care, în cele din urmă, s-a dovedit a fi potențial înșelător s-a bazat pe interdependența dintre două acte legislative complexe. În plus, cazul a necesitat, de asemenea, avizul Serviciului juridic al Comisiei. Linia de conduită a DG SANCO a fost ghidată de obiectivul de a urmări cu diligență coordonarea internă necesară pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză cu privire la problemele ridicate de reclamant, ținând seama, în același timp, de necesitatea de a ține seama de urgența situației.

Comisia a explicat că, de la evenimentele care au stat la baza prezentei plângeri, a fost deosebit de conștientă de importanța asigurării faptului că informațiile furnizate consumatorilor cu privire la drepturile lor sunt exacte și corecte. Incidentul a oferit ocazia unei examinări mai aprofundate a legislației în cauză, precum și a aplicării acesteia în cazul unor evenimente de anvergură și excepționale. Lecțiile învățate vor contribui la revizuirea Regulamentului 261/2004 de stabilire a unor norme comune în materie de compensare și de asistență a pasagerilor în eventualitatea refuzului la îmbarcare și anulării sau întârzierii prelungite a zborurilor. În plus, Comisia a explicat că, în mai multe rânduri, și-a demonstrat abordarea bazată pe cooperare și capacitatea de a reacționa prompt la solicitările părților interesate în domeniul drepturilor pasagerilor, astfel cum s-a arătat în campania pentru drepturile pasagerilor din vara anului 2010 și în recenta monitorizare a consultării publice privind drepturile pasagerilor aerieni, desfășurată între sfârșitul anului 2009 și începutul anului 2010. Comisia a adăugat că, începând din 2005, a dezvoltat contacte periodice cu asociațiile europene ale companiilor aeriene. Aceste contacte includ mai multe reuniuni informale pe an privind drepturile pasagerilor aerieni. În plus, DG MOVE a implicat în mod sistematic industria în fiecare activitate de informare pe care a desfășurat-o începând cu 2005 și a ținut seama în mod corespunzător de contribuțiile și consilierea acesteia.

În continuare, Comisia a afirmat că, în urma incidentului în cauză, DG SANCO a depus un efort suplimentar pentru a sensibiliza personalul său cu privire la grija necesară în gestionarea informațiilor publicate pe pagina de internet „Consumatori”. Personalului i s-au reamintit procedurile interne necesare pentru a se asigura că se efectuează o coordonare și verificări adecvate în amonte înainte ca publicarea informațiilor pe site-ul web să poată fi autorizată. În plus, au fost stabilite măsuri pentru a răspunde eventualelor obiecții formulate de terți. Acest lucru implică implicarea Serviciului Juridic încă de la început, pe lângă departamentele de resort în cauză, pentru a asigura coerența și legalitatea prezentării informațiilor în situații similare cu cele aflate în centrul prezentei cauze.

Având în vedere importanța remedierii prompte a erorilor conținute în informațiile furnizate publicului în cazuri neobișnuite și neașteptate, trebuie luate măsuri de precauție suplimentare în cazul în care acuratețea sau corectitudinea informațiilor publicate este contestată. În special, în cazul în care aspectele semnalate necesită coordonarea și consultarea cu alte departamente, consultarea va fi tratată în regim de urgență, mai degrabă decât în conformitate cu procedurile standard. Aceasta înseamnă tratarea cererii în termene mult mai scurte decât cele stabilite pentru tratarea cererilor normale. În cazul în care se dovedește că problema ridică îndoieli serioase care necesită o examinare mai aprofundată, materialul contestat va fi eliminat imediat de pe site-ul internet până când problema poate fi clarificată.

Toate aceste elemente au fost rezumate într-o notă internă, a cărei copie a fost transmisă Ombudsmanului. Comisia a adăugat că, în viitor, se vor depune eforturi suplimentare pentru a îmbunătăți orientările furnizate consumatorilor în mod corect și în timp util.

Deși Ombudsmanul nu este pe deplin convins de explicațiile furnizate de Comisie în ceea ce privește întârzierea suferită în cazul de față, măsurile concrete luate de Comisie, care sunt descrise, de asemenea, într-o notă adresată șefilor de unitate ai DG SANCO, sunt exemplare. Ombudsmanul constată cu deosebită satisfacție că ancheta din proprie inițiativă pe care a menționat-o în decizia sa în acest caz, cu privire la posibile probleme sistemice în acest domeniu, pare să nu mai fie necesară. Monitorizarea constructivă a Comisiei pare să fi abordat problemele subiacente.

Cauza 1342/2010/MHZ

În 2010, reclamantul a depus o plângere de denunțare la șeful Agenției Europene de Apărare („AEA”), susținând că au apărut unele nereguli în domeniul gestionării personalului AEA. Șeful AEA nu a răspuns la acest aspect al plângerii reclamantului. Prin urmare, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului, susținând că AEA ar trebui să răspundă plângerii sale privind avertizorii de integritate și că ar trebui efectuată o anchetă administrativă adecvată în acest sens. Acest lucru a condus la retragerea de către AEA a accesului reclamantului la bazele sale de date pe motiv că acesta a divulgat Ombudsmanului informații confidențiale.

Ca urmare a intervenției Ombudsmanului, AEA a răspuns reclamantului și a efectuat o anchetă. Cu toate acestea, Ombudsmanul a constatat că ancheta nu a fost suficient de aprofundată și de completă. A făcut o primă remarcă critică în acest sens. În plus, întrucât reclamantul nu a acceptat scuzele AEA pentru retragerea dreptului său de acces la bazele sale de date, Ombudsmanul a făcut o a doua observație critică, afirmând că o astfel de retragere constituie o măsură ilegală, care echivalează cu sancționarea unui avertizor de integritate. Ombudsmanul a reamintit, de asemenea, AEA că intrarea în vigoare a Tratatului de la Lisabona l-a împuternicit să primească plângerile formulate împotriva AEA, inclusiv orice informații confidențiale pe care acestea le-ar putea conține.

În răspunsul său subsecvent, AEA a declarat că (i) a acceptat constatările anchetei Ombudsmanului; (ii) a luat măsuri pentru a preveni probleme similare în viitor și (iii) și-a cerut scuze reclamantului. În plus, pentru a îmbunătăți performanța AEA în ceea ce privește buna administrare și pentru a-și consolida angajamentul față de standardele și procedurile UE, AEA a adoptat Codul european al bunei conduite administrative. În plus, un reprezentant al Ombudsmanului i-a informat pe membrii personalului AEA cu privire la standardele de bună administrare și le-a furnizat o copie a codului. Acest lucru a fost, de asemenea, rezultatul discuțiilor dintre Ombudsman și directorul executiv al AEA, care au avut loc în mai 2011.

Ombudsmanul salută măsurile luate de AEA pentru a îmbunătăți calitatea administrației sale.

OI/1/2010/(BEH)MMN

Un cetățean norvegian a solicitat un post de manager IT în cadrul Misiunii Europene de Poliție pentru Teritoriile Palestiniene („EUPOL COPPS”). Deși a fost inclus pe lista scurtă și a participat la un interviu, candidatura sa a eșuat în cele din urmă.

Anunțul de post vacant relevant prevedea că solicitanții ar trebui să fie resortisanți ai UE sau resortisanți ai unei țări terțe care a contribuit la EUPOL COPPS. Nu s-a contestat faptul că resortisanții norvegieni se încadrează în această din urmă categorie. Anunțul de post vacant prevedea, de asemenea, că candidatul selecționat trebuia să dețină o autorizare de securitate. Aceasta a adăugat că ar fi un avantaj dacă un candidat ar fi obținut deja o astfel de autorizare, întrucât, în caz contrar, solicitanții ar trebui să fie supuși unui control de securitate.

În scrisoarea prin care îl informa pe reclamant că cererea sa a fost respinsă, EUPOL COPPS a indicat că decizia sa era motivată de două ori. În primul rând, reclamantul era resortisant al unei țări terțe. În al doilea rând, nu dispunea de autorizația de securitate necesară. În avizul său, EUPOL COPPS a susținut că a existat o greșeală și că poziția relevantă nu ar fi trebuit să fie deschisă resortisanților țărilor terțe.

Ombudsmanul a arătat că, potrivit unei jurisprudențe consacrate, autoritatea împuternicită să facă numiri nu se poate abate de la termenii anunțului pentru ocuparea unui post vacant. Ombudsmanul a concluzionat că, prin faptul că și-a întemeiat respingerea cererii reclamantului pe cele două motive menționate mai sus, EUPOL COPPS nu a respectat în mod clar anunțul de post vacant relevant. Prin urmare, a făcut o remarcă critică.

În acțiunile sale ulterioare, EUPOL COPPS a informat Ombudsmanul, în primul rând, că, în urma anchetei sale, s-a străduit să își consolideze procedurile administrative, inclusiv procedurile de recrutare. În special, anunțurile de posturi vacante care sunt publicate în prezent menționează autorizarea de securitate obligatorie, care este necesară pentru resortisanții UE și ai țărilor terțe. În cazul pozițiilor sensibile, anunțurile de posturi vacante indică dacă este acceptată sau nu o autorizare de securitate echivalentă din partea unei țări terțe. În al doilea rând, EUPOL COPPS a anunțat că, în colaborare cu Serviciul European de Acțiune Externă, va depune eforturi pentru a revizui cu și mai multă atenție calificările și autorizațiile de securitate ale solicitanților de servicii de îngrijire. În al treilea rând, aceasta va efectua comunicări oficiale cu solicitanții numai prin intermediul departamentului de resurse umane. Comunicarea informală va fi evitată. În cele din urmă, EUPOL COPPS a adăugat că nu a acționat cu rea-credință și că va continua să își raționalizeze procedurile operaționale pentru a garanta respectarea drepturilor cetățenilor.

Cazul de administrare defectuoasă identificat de Ombudsman în acest caz a fost nerespectarea de către EUPOL COPPS a condițiilor prevăzute în anunțul de post vacant relevant. Prin urmare, EUPOL COPPS ar putea evita comiterea acestui tip de administrare defectuoasă în viitor prin clarificarea sau modificarea, dacă este necesar, a anunțurilor sale de posturi vacante și prin asigurarea faptului că cererile sunt prelucrate cu atenție în conformitate cu condițiile prevăzute în acestea. Din răspunsul transmis Ombudsmanului reiese că prima și a doua măsură prezentate mai sus vizează atingerea acestui obiectiv.

Ombudsmanul este convins că măsurile adoptate de EUPOL COPPS ar trebui să contribuie la reducerea la minimum a riscului de repetare a administrării defectuoase identificate în acest caz.

Cauza 439/2011/AN

Reclamantul a participat la o procedură de selecție organizată de întreprinderea comună europeană pentru ITER și pentru dezvoltarea energiei de fuziune (denumită în continuare „Fusion for Energy”). Ea a depus o serie de plângeri la Ombudsman. În decizia sa, Ombudsmanul a constatat că candidații din cadrul procedurilor de selecție ale UE se pot aștepta în mod rezonabil să primească cel puțin un calendar estimativ în ceea ce privește principalele etape. Informațiile furnizate de Fusion for Energy pe site-ul său internet și în răspunsurile sale adresate reclamantului au fost în mod vădit insuficiente. Ombudsmanul a formulat o observație critică. În ceea ce privește lipsa unui răspuns din partea întreprinderii Fusion for Energy la cererea finală de informații a reclamantului, Ombudsmanul a remarcat că întreprinderea Fusion for Energy și-a cerut scuze pentru acest comportament.

În răspunsul său subsecvent, Fusion for Energy a informat Ombudsmanul că au fost luate sau sunt în curs de a fi luate măsuri practice pentru a consolida viitoarele proceduri de selecție și pentru a demonstra angajamentul față de o cultură administrativă a serviciului. Aceste măsuri includ următoarele:

- includerea în anunțul de post vacant a informațiilor privind durata medie a unei proceduri de selecție (în mod normal, șase luni);

publicarea pe site-ul Fusion for Energy a unui calendar orientativ pentru fiecare etapă individuală a procedurii de selecție. Planificarea va fi actualizată periodic pe site în cazul în care se preconizează întârzieri, astfel încât candidații să fie informați în mod corespunzător.

În plus, Fusion for Energy și-a confirmat angajamentul de a răspunde întrebărilor sau solicitărilor de informații din partea candidaților în cel mai scurt timp posibil și, în orice caz, în conformitate cu termenele stabilite în Codul de bună conduită administrativă al Fusion for Energy.

Fusion for Energy a răspuns în mod constructiv la observația critică a Ombudsmanului. Comisia a luat măsuri pentru a îmbunătăți transparența procedurilor sale de selecție și a demonstrat un angajament clar față de o cultură administrativă a serviciului.

B. Alte cazuri în funcție de instituție

1. Parlamentul European

Cauzele 2986/2008/MF și 2987/2008/MF

La 1 mai 2004, Statutul funcționarilor UE a introdus o nouă structură a carierei și noi grile de salarizare. Dispozițiile tranzitorii includeau un „factor de multiplicare” (MF) pentru a determina proporția din noua grilă de salarizare care urma să fie plătită fiecărui funcționar recrutat înainte de 1 mai 2004. Reclamanții din cauzele 2986/2008/MF și 2987/2008/MF au susținut că practica Parlamentului, prin care MF pentru funcționarii săi ar crește automat la unul, doi ani de la prima lor promovare în cadrul noului sistem, era incompatibilă cu Statutul funcționarilor, deoarece era automată și, prin urmare, arbitrară. Ombudsmanul a fost de acord și a solicitat Parlamentului să își schimbe practica. Parlamentul a refuzat, spunând că interpretarea sa nu a fost criticată de nicio hotărâre judecătorească. Aceasta și-a menținut poziția, în pofida faptului că Ombudsmanul i-a atras atenția asupra interpretării pe care Tribunalul a dat-o dispoziției relevante în hotărârea sa din 2 iulie 2010 („cauza Lafili”). Ombudsmanul a criticat Parlamentul pentru acest caz grav de administrare defectuoasă. El a menționat că practica Parlamentului diferă de cea a tuturor celorlalte instituții ale UE, astfel încât, în unele cazuri, acesta oferă funcționarilor săi un avantaj financiar considerabil față de funcționarii care lucrează pentru alte instituții. Această practică încalcă articolele 4 („legalitate”), 5 („absența discriminării”) și 11 („echitate”) din Codul european al bunei conduite administrative și constituie un caz grav de administrare defectuoasă, a afirmat el.

În răspunsul său, Parlamentul a afirmat că, la aproximativ șase ani de la introducerea practicii sale, toți agenții săi permanenți și temporari, cu excepția a 204 (din 7 000), au în prezent un MF de unu. În plus, Parlamentul a insistat asupra faptului că nu a existat nicio hotărâre pronunțată de Curte cu privire la interpretarea dispoziției relevante (articolul 7 din anexa XIII), care ar obliga-o să își modifice practica. Parlamentul s-a referit, de asemenea, la complexitatea inerentă a dispoziției în cauză.

În același timp, Parlamentul a recunoscut că trebuie regretată lipsa unei aplicări uniforme a dispozițiilor anexei XIII în toate instituțiile UE. Acesta a afirmat că nu poate decât să fie de acord cu solicitarea Ombudsmanului ca, în viitor, astfel de divergențe să fie eliminate. Parlamentul a considerat că mecanismele necesare pentru a preveni astfel de divergențe există la nivel interinstituțional, sub forma Comitetului pentru Statutul funcționarilor, a Colegiului șefilor de administrație și a Comitetului de pregătire pentru chestiuni administrative. Aceste mecanisme ar trebui să contribuie în mare măsură la furnizarea de orientări în timp util cu privire la modul în care instituțiile ar trebui să aplice orice noi dispoziții complexe ale Statutului funcționarilor. Parlamentul a încheiat afirmând că are plăcerea de a informa Ombudsmanul că este pregătit să promoveze cooperarea interinstituțională cu privire la aceste aspecte și să consolideze consilierea juridică cu privire la cele mai bune practici ale administrației sale.

Deși este regretabil faptul că administrația Parlamentului refuză în continuare să recunoască faptul că practica sa nu este în conformitate cu interpretarea autorizată a dispoziției aplicabile care se regăsește în jurisprudență, Ombudsmanul ia act de exprimarea de către Parlament a sprijinului pentru măsuri de prevenire a unor cazuri similare de administrare defectuoasă în viitor. 

Cazul 3135/2008/MF

În 2005, Parlamentul a acordat două puncte de merit reclamantului, un funcționar al Parlamentului. Acest lucru s-a reflectat în raportul său de evaluare. La începutul anului 2006, reclamantul s-a îmbolnăvit grav și a trebuit să își ia concediu medical până în septembrie 2006. S-a întors la muncă cu jumătate de normă pentru restul anului. În 2007, Parlamentul i-a acordat un punct de merit pentru exercițiul de promovare 2006. Ombudsmanul a criticat Parlamentul pentru această decizie, pe care a considerat-o nedreaptă.

În răspunsul său, Parlamentul a declarat că nu a luat în considerare situația sanitară a reclamantului și constrângerile obiective pe care aceasta le-a impus asupra performanței sale atunci când a decis să acorde puncte de merit pentru 2006. În plus, acesta a precizat că articolul relevant din Normele sale de aplicare privind atribuirea punctelor de merit și promovările este foarte clar și prevede acordarea automată a aceluiași număr de puncte ca pentru anul precedent numai în cazul în care funcționarul în cauză este absent pe parcursul întregului an de referință. Acesta nu a fost cazul reclamantului. Prin urmare, Parlamentul a trebuit să respecte normele sale interne și să efectueze o evaluare efectivă a meritelor reclamantului pentru 2006.

Parlamentul a susținut că reclamantul nu avea dreptul să primească în mod automat același număr de puncte de merit pentru exercițiul de raportare 2006 pe care l-a obținut în exercițiul anterior. Ținând seama de normele interne aplicabile, Parlamentul și-a anunțat incapacitatea de a lua măsuri suplimentare.

Acțiunile întreprinse de Parlament în acest caz nu sunt satisfăcătoare. În răspunsul său, Parlamentul nu face decât să repete argumentele pe care le-a prezentat deja în cursul anchetei Ombudsmanului.

Cazul 1329/2010/MF

Cauza 1329/2010/MF privea de asemenea, printre altele, metoda Parlamentului de calculare a factorului de multiplicare aplicabil funcționarilor recrutați înainte de 1 mai 2004 și promovați după această dată. Reclamantul a susținut că Parlamentul a utilizat o metodă de calcul al salariului său diferită de cea utilizată de toate celelalte instituții ale UE. Ombudsmanul a constatat că metoda de calcul a Parlamentului nu s-a bazat pe o interpretare vădit eronată a dispoziției relevante [articolul 7 alineatul (2) din anexa XIII la Statutul funcționarilor]. Cu toate acestea, el a subliniat că principiul unității funcției publice europene implică faptul că toate instituțiile ar trebui să interpreteze și să aplice Statutul funcționarilor în mod coerent. Diferitele metode de calcul au condus la diferențe salariale inacceptabile și, contrar opiniei Parlamentului, nu au putut fi considerate minime. Ombudsmanul a închis cazul sugerând că instituțiile UE ar trebui să convină asupra unei metodologii comune de calculare a noilor salarii de bază ale funcționarilor după promovare. El sugerează, de asemenea, că, înainte de următoarea revizuire a Statutului funcționarilor UE, instituțiile UE ar trebui să instituie un mecanism de identificare a dificultăților de interpretare a dispozițiilor revizuite și să ajungă la o poziție comună într-un stadiu suficient de timpuriu pentru a evita divergențele care apar în practică. În conformitate cu principiul cooperării loiale, fiecare instituție ar trebui să evite angajamentele și deciziile premature care i-ar îngreuna acceptarea și punerea în aplicare a unei poziții comune.

Parlamentul a mulțumit Ombudsmanului în răspunsul său și l-a asigurat că sprijină pe deplin principiul unității funcției publice europene. Parlamentul a declarat, de asemenea, că dorește să asigure Ombudsmanul că reprezentanții săi din diferitele forumuri interinstituționale, în special din cadrul Comitetului de pregătire pentru chestiuni administrative (CPQS), se vor strădui să ajungă la o abordare comună din partea tuturor instituțiilor în ceea ce privește aspectele legate de punerea în aplicare a drepturilor și obligațiilor prevăzute în Statutul funcționarilor. Dacă, în pofida eforturilor sale, nu s-a putut ajunge la o poziție comună între toate instituțiile, Parlamentul și-a rezervat totuși dreptul de a adopta o interpretare a statutului care, în opinia sa, corespunde cel mai bine spiritului dispozițiilor relevante din statut și intereselor personalului său.

Ombudsmanul ia act de faptul că Parlamentul și-a demonstrat disponibilitatea de a sprijini principiul unității funcției publice europene și ideea unei abordări comune care să fie adoptată de toate instituțiile UE în ceea ce privește punerea în aplicare a Statutului funcționarilor.

Notă:

Ombudsmanul a informat președinții instituțiilor care au contribuit la ancheta sa (și anume, Comisia Europeană, Consiliul UE, Curtea de Justiție, Comitetul Economic și Social European, Comitetul Regiunilor și Curtea de Conturi Europeană), precum și președinții organelor administrative responsabile cu armonizarea punerii în aplicare a Statutului funcționarilor UE (și anume, Colegiul șefilor de administrație și Comitetul pentru Statutul funcționarilor) cu privire la decizia sa. Prin scrisoarea din 17 februarie 2012, Comisia a informat Ombudsmanul că, de asemenea, consideră nesatisfăcător faptul că există interpretări divergente în ceea ce privește articolul 7 alineatul (2) din anexa XIII la Statutul funcționarilor și, în consecință, lipsa unei practici comune. De asemenea, a remarcat că există deja un mecanism de dezbatere cu privire la aceste chestiuni sub forma Colegiului șefilor de administrație (CCA), care reușește adesea să medieze între pozițiile diferitelor instituții. În cele din urmă, Comisia a afirmat că ACC și comitetul său subordonat vor încerca să găsească soluții la întrebările adresate de Ombudsman.

2. Comisia Europeană

Cauza 56/2007/PB

Acest caz se referea la o cerere de informații și documente, înaintată Comisiei la sfârșitul anului 2006. Reclamantul, funcționar pensionat, a solicitat Comisiei să îi furnizeze informații detaliate referitoare la activitatea Sistemului comun de asigurări de sănătate sau, în subsidiar, documente din care să poată extrage el însuși aceste informații. Având în vedere ancheta sa, care a implicat o inspecție care a evidențiat o serie de deficiențe în tratarea cazului de către Comisie, Ombudsmanul a făcut o observație critică și o observație suplimentară.

Observația critică a remarcat că, deși Comisia a luat unele măsuri pozitive ca răspuns la cererea amplă de informații a reclamantului, aceasta s-a abținut de la respectarea deplină a standardelor relevante pentru tratarea unor astfel de cereri, în special un nivel adecvat de atenție, diligență și obiectivitate.

Observația suplimentară a remarcat că prezentul caz a ridicat probleme în ceea ce privește tratarea de către Comisie a unor cereri de informații complexe și ample. Ombudsmanul a încurajat Comisia să adopte și să emită orientări suplimentare pentru serviciile sale în acest sens. Orientările ar trebui să vizeze asigurarea faptului că refuzul total sau parțial al cererilor de informații, care sunt complexe și/sau extinse și care nu sunt în mod evident abuzive, include o estimare aproximativă a timpului sau a resurselor pe care serviciile ar trebui să le investească altfel pentru a răspunde cererii de informații. Ombudsmanul a reamintit, de asemenea, că, în 2008, a publicat un studiu privind accesul la informațiile din bazele de date. Acest studiu, care a fost trimis Comisiei la momentul respectiv pentru informare, este disponibil pe site-ul Ombudsmanului. Comisia ar putea dori să se inspire din conținutul acestui studiu, a afirmat el.

Comisia a informat Ombudsmanul cu privire la măsurile pe care intenționează să le ia sau pe care le-a luat deja. În ceea ce privește disponibilitatea datelor, Comisia a subliniat că, în viitor, va produce informații statistice care vor fi mai ușor accesibile, în special în ceea ce privește accidentele și bolile profesionale. În absența posibilității imediate de a introduce un nou sistem informatic, Comisia va garanta accesul la astfel de informații statistice prin intermediul contractantului responsabil cu asigurarea funcționarilor în legătură cu articolul 73 din Statutul funcționarilor. De fapt, contractul relevant prevede că furnizorul de servicii de asigurare ar trebui să furnizeze astfel de informații.

În ceea ce privește volumul de muncă, acesta rămâne un motiv de îngrijorare pentru serviciul în cauză, a afirmat Comisia. Este deosebit de dificil să se identifice și să se cerceteze documente care conțin date strict confidențiale de natură personală și medicală. Prin urmare, este foarte dificil să se spună în avans cât de mult timp și de lucru va fi nevoie pentru a extrage astfel de informații sau date.

În concluzie, Comisia a afirmat că este în curs de punere în aplicare a măsurilor necesare pentru a satisface cererea reclamantului și pentru a facilita răspunsurile la cererile viitoare.

Comisia ia măsuri concrete pentru a aborda administrarea defectuoasă identificată în acest caz și pentru a asigura îmbunătățirile dorite prin observațiile Ombudsmanului.

Cauza 803/2007/(VIK)(CK)ANA

Plângerea se referă la presupusa neîndeplinire de către Comisie a obligațiilor care îi revin în temeiul Regulamentului privind fondurile structurale ale UE. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la afirmațiile reclamantului potrivit cărora Comisia (i) nu i-a răspuns și nu a investigat acuzațiile pe care le-a raportat, (ii) nu a asigurat buna funcționare a sistemelor de gestionare și control ale programului operațional (PO) X, inclusiv existența unor proceduri obiective de evaluare a personalului autorității de management (AM) și (iii) nu a asigurat conformitatea cu normele UE privind achizițiile publice.

Ombudsmanul a considerat că reacția Comisiei la plângere nu a fost adecvată și a emis un proiect de recomandare prin care solicita Comisiei să investigheze în detaliu afirmațiile reclamantului și să îi ofere un răspuns specific și adecvat. În avizul său detaliat, Comisia a declarat că a efectuat un audit al dosarelor de audit deținute de autoritățile naționale relevante și de AM a PO X, a intervievat personalul și a examinat procedurile de achiziții publice relevante. Comisia nu a constatat nereguli semnificative. În observațiile sale, reclamantul a susținut că auditul Comisiei a ignorat problemele pe care le-a ridicat.

În decizia sa, Ombudsmanul a criticat Comisia pentru că nu a investigat în detaliu acuzațiile reclamantului și nu i-a oferit un răspuns specific și adecvat.

În răspunsul său la observația critică, Comisia și-a exprimat opinia că a luat măsurile necesare pentru a investiga acuzațiile reclamantului, solicitând informații de la autoritățile naționale relevante, efectuând un audit și informând OLAF, care a efectuat și a efectuat o anchetă separată în această privință. Ținând seama de faptul că fondurile structurale sunt puse în aplicare în cadrul „gestiunii partajate” cu statele membre, Comisia a insistat ca serviciile sale să acționeze în măsura în care au competența de a acționa. În plus, Comisia a afirmat că domeniul de aplicare al revizuirii Ombudsmanului se limitează la examinarea caracterului adecvat al reacției Comisiei la acuzațiile reclamantului împotriva autorităților naționale relevante. Orice examinare a modului în care Comisia gestionează și aplică fondurile structurale este responsabilitatea Curții de Conturi.

Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia nu s-a implicat și nu a abordat aspectele pe care le-a evidențiat în observația sa critică. Aceasta menține înțelegerea strictă a propriilor responsabilități pe care a adoptat-o de la începutul anchetei Ombudsmanului. În plus, insinuarea Comisiei potrivit căreia ancheta Ombudsmanului s-a suprapus cu responsabilitățile de audit ale Curții de Conturi este nefondată. În cadrul examinării prezentei plângeri, Ombudsmanul, acționând în conformitate cu mandatul său, a examinat dacă a existat un caz de administrare defectuoasă din partea Comisiei în îndeplinirea responsabilităților sale de punere în aplicare a fondurilor structurale.

Ombudsmanul regretă faptul că răspunsul Comisiei nu oferă nicio asigurare că o administrare defectuoasă similară nu se va repeta în viitor.

Cauza 1146/2007/(BU)JF

Reclamantul, divorțat de un funcționar al Comisiei, a primit alocații pentru creșterea copilului și alocații școlare pentru cei doi fii ai lor în numele și în contul fostului său soț. În urma unei verificări interne a dosarului funcționarului, Comisia a constatat că unele dintre aceste indemnizații au fost plătite în exces. Aceasta a solicitat reclamantului restituirea sumelor corespunzătoare.

În cursul anchetei sale, Ombudsmanul a observat că reclamanta avea cunoștință de faptul că fiii săi au prezentat tatălui lor, funcționarul Comisiei, toate elementele de probă relevante care justificau indemnizațiile, care le-a transmis apoi, în principiu, Comisiei. El a descoperit, de asemenea, că Comisia nu a informat reclamantul în timp util cu privire la normele aplicabile indemnizațiilor în cauză și că reclamantul nu avea cunoștință de neregularitatea plăților Comisiei. În sfârșit, acesta a subliniat că reclamanta, care era șomeră, transferase întotdeauna alocațiile pentru creșterea copilului și alocațiile școlare aflate în întreținere fiilor săi. Ulterior, acestea au fost cele care au contractat un împrumut și au rambursat Comisiei sumele solicitate.

Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a propus, în primul rând, o soluție amiabilă și, ulterior, un proiect de recomandare adresată Comisiei pentru ca aceasta să ramburseze reclamantului jumătate din indemnizațiile recuperate (și anume 5 269,41 EUR). În opinia Ombudsmanului, aceasta a fost o sumă rezonabilă. Comisia a refuzat atât propunerea de soluție amiabilă, cât și proiectul de recomandare. Ombudsmanul a închis cazul cu o observație critică.

În acțiunile subsecvente, Comisia a subliniat că decizia în cazul de față a fost rezultatul atât al caracteristicilor specifice ale cazului reclamantului, cât și al procedurilor utilizate la momentul respectiv pentru recuperarea plăților excedentare. Acesta a subliniat angajamentul său constant și continuu de a-și informa în mod corespunzător personalul și alte persoane, inclusiv în ceea ce privește normele aplicabile relevante.

Deși Comisia afirmă în termeni generali că se angajează să informeze în mod corespunzător personalul și terții în ceea ce privește normele aplicabile, printre altele, indemnizațiilor, niciun element din răspunsul său nu indică faptul că aceasta a încercat să tragă învățăminte din prezenta cauză, pentru a reduce riscul unei administrări defectuoase similare în viitor.

Cauza 2395/2007/VIK

În eforturile sale de a-și extinde grupul de experți IT, reclamantul a trimis oferte de locuri de muncă profesioniștilor IT care lucrau pentru Comisie în calitate de consultanți externi. Reclamantul a utilizat adresele de e-mail pe care Comisia le-a creat pentru consultanții săi externi. Comisia a solicitat reclamantului să înceteze imediat trimiterea mesajelor de recrutare și a lansat o anchetă pentru a stabili dacă reclamantul și-a încălcat obligațiile contractuale și/sau normele referitoare la protecția datelor cu caracter personal. În plângerea adresată Ombudsmanului, reclamantul a contestat acțiunile întreprinse de Comisie. Ombudsmanul a constatat administrarea defectuoasă a trei conturi și și-a încheiat ancheta cu trei observații critice, după cum urmează.

„Acuzându-l pe reclamant că a abuzat de sistemul intern de e-mail al Comisiei și că și-a încălcat obligațiile contractuale chiar înainte de a lansa și de a efectua o anchetă cu privire la aspectele relevante, Comisia nu a reușit să demonstreze imparțialitate față de reclamant în acest moment. În consecință, instituția nu a respectat cerința de imparțialitate prevăzută la articolul 8 punctul 1 din ECGAB (Codul european al bunei conduite administrative) și la articolul 41 din cartă.

Ordonând reclamantului să înceteze trimiterea e-mailurilor de recrutare fără a avea un temei juridic în acest sens, Comisia a încălcat articolul 4 din ECGAB.

Comisia nu a prezentat Ombudsmanului motive întemeiate pentru care trebuia să copieze scrisoarea sa din 3 iulie 2007 adresată celorlalți membri ai consorțiului reclamantului. Prin urmare, Ombudsmanul concluzionează că acțiunea Comisiei în acest sens nu a respectat principiul proporționalității, prevăzut la articolul 6 din ECGAB.”

În ceea ce privește prima observație critică, Comisia a clarificat faptul că investigația internă efectuată de Direcția Securitate a început la 7 noiembrie 2006. Comisia a admis că modul de redactare a scrisorii sale din această dată ar fi trebuit să precizeze că aceasta se referea la un eventual abuz și la o eventuală încălcare gravă a contractului în cauză și că scopul anchetei era de a verifica dacă un astfel de abuz fusese într-adevăr săvârșit. Comisia a confirmat că își va cere scuze reclamantului pentru formularea scrisorii sale și a făcut acest lucru la 20 iunie 2012.

În ceea ce privește a doua observație critică, Comisia a susținut că era obligată să acționeze astfel pentru a pune capăt utilizării ilegale a datelor cu caracter personal care avea loc și pentru care putea fi în cele din urmă considerată răspunzătoare. Cu toate acestea, Comisia a admis că situația ar fi fost mai ușor de gestionat dacă ar fi existat mai multă claritate în ceea ce privește standardul de comportament acceptabil la care are dreptul să se aștepte din partea ofertanților și a contractanților câștigători. Comisia a informat Ombudsmanul că departamentul responsabil de acest dosar va elabora un cod de conduită care va acoperi, în special, tranziția de la eliminarea treptată a unui cadru contractual existent la introducerea treptată a următorului. Prezentul cod va emite orientări privind comportamentul acceptabil și va face trimitere, dacă este necesar, la dispozițiile legale și la principiile deontologice care rămân aplicabile chiar și după expirarea contractelor-cadru semnate cu contractantul care își încheie contractul sau – astfel cum a fost cazul în prezentul dosar – chiar înainte de semnarea contractelor-cadru cu noul contractant.

În opinia Comisiei, raționamentul Ombudsmanului în ceea ce privește a treia observație critică a fost contradictoriu. Cu toate acestea, a declarat că va informa membrii consorțiului reclamantului că ancheta privind o posibilă încălcare a contractului a fost în cele din urmă închisă fără nicio altă acțiune și că reclamantul a fost și rămâne atunci un furnizor respectat de servicii informatice al Comisiei. Comisia a făcut acest lucru la 20 iunie 2012.

Ombudsmanul salută acțiunile constructive întreprinse de Comisie ca urmare a observațiilor critice, în special având în vedere faptul că are rezerve cu privire la unele dintre problemele identificate în acestea.

Notă

La 29 octombrie 2012, Comisia s-a adresat în scris Ombudsmanului pentru a atrage atenția asupra a ceea ce a numit o recunoaștere eronată pe care a făcut-o în cursul anchetei și pe care a înțeles-o ca fiind principalul motiv pentru cea de a doua observație critică emisă de Ombudsman. Comisia și-a cerut scuze pentru această eroare administrativă, care ar fi putut împiedica Ombudsmanul să înțeleagă pe deplin toate elementele acestui dosar complex. Comisia a considerat că, în pofida etapei foarte târzii a procedurii, merită corectată această eroare administrativă cea mai regretabilă și trebuie informat Ombudsmanul European în deplină transparență.

Cauza 3031/2007/(BEH)VL

Ombudsmanul a concluzionat în cauza 3031/2007/VL că (i) informațiile furnizate de Comisie cu privire la programul Erasmus Mundus i-au determinat pe studenții din afara UE să creadă că bursa lor le-ar permite să se bucure de un nivel de trai decent conform standardelor europene și (ii) suma disponibilă nu a fost suficientă în acest scop. În opinia Ombudsmanului, informațiile publicate de Comisie nu au furnizat studenților informații corecte și fiabile. Într-un proiect de recomandare, Ombudsmanul a propus Comisiei să efectueze o plată ex gratia de 1 500 EUR pentru fiecare dintre studenții în cauză pentru inconvenientele cu care s-au confruntat. Acesta a închis cazul cu o observație critică după ce Comisia a respins proiectul de recomandare.

În răspunsul său, Comisia și-a menținut opinia potrivit căreia nu a comis un caz de administrare defectuoasă. Cu toate acestea, a regretat profund faptul că reclamantul a suferit consecințe negative și a declarat că a luat deja măsurile necesare pentru a evita orice incidente similare în viitor.

Mai precis, Comisia și Agenția Executivă pentru Educație, Audiovizual și Cultură (EACEA) au luat între timp măsuri pentru a specifica și a clarifica în continuare informațiile conținute în materialele și instrumentele adresate beneficiarilor programului Erasmus Mundus. De exemplu, secțiunea FAQ de pe site-ul EACEA conține acum răspunsuri specifice la întrebările privind bursa și costurile acoperite.

În plus, Comisia și EACEA au luat măsuri pentru a îmbunătăți informațiile oferite potențialilor studenți Erasmus Mundus de către consorțiile participante, în special prin intermediul site-urilor lor web. Aceste informații se referă în mod specific la nivelul taxelor de școlarizare și la suma rămasă după deducerea taxelor de școlarizare. Orientările pentru site-urile consorțiilor conțin, de asemenea, instrucțiuni detaliate privind informațiile pe care consorțiile participante la programul Erasmus Mundus ar trebui să le furnizeze potențialilor studenți.

În ceea ce privește structura burselor Erasmus Mundus, Comisia a susținut că, începând din 2009, bursele Erasmus Mundus au fost modificate, astfel încât să răspundă mai bine diferitelor tipuri de costuri suportate – contribuția la deplasare, instalare și orice alt tip de costuri; o contribuție maximă la costurile de participare la cursurile de masterat Erasmus Mundus și o indemnizație lunară. Această nouă structură ar trebui să ofere studenților care beneficiază de program o imagine mai clară a costurilor totale implicate, inclusiv a nivelului indemnizației lunare de subzistență.

Este regretabil faptul că Comisia insistă să refuze să accepte faptul că în acest caz a avut loc o administrare defectuoasă. O astfel de încăpățânare riscă să submineze legitimitatea Comisiei în ochii cetățenilor. Cu toate acestea, măsurile adoptate în prezent de Comisie, și anume rezervarea unei sume din bursă pentru costurile de trai și furnizarea de informații detaliate cu privire la structura burselor, ar trebui să garanteze că o situație similară cu cea cu care se confruntă studenții EuMAS 2006-2008 nu ar trebui să apară în viitor.

Cauza 3196/2007/(BEH)VL

Acest caz a vizat o solicitare de informații cu privire la procedurile de constatare a neîndeplinirii obligațiilor în curs referitoare la Directiva 95/46/CE privind protecția datelor cu caracter personal. După o examinare atentă a tuturor argumentelor, Ombudsmanul a făcut o propunere pentru o soluție amiabilă. Subliniind că furnizarea informațiilor solicitate de cetățeni reprezintă o bună practică administrativă, cu excepția cazului în care există un motiv valabil pentru a nu face acest lucru, el a propus Comisiei fie să furnizeze reclamantului informațiile pe care acesta le-a solicitat, fie să prezinte o explicație convingătoare cu privire la motivul pentru care acest lucru nu a fost posibil. În urma respingerii de către Comisie a propunerii sale, Ombudsmanul a prezentat un proiect de recomandare corespunzător. În avizul său detaliat, Comisia a informat Ombudsmanul că a furnizat reclamantului informații succinte cu privire la fiecare dintre articolele din Directiva 95/46/CE despre care se presupune că au fost încălcate. În acest context, Ombudsmanul a considerat că Comisia a acceptat proiectul său de recomandare și a luat măsuri satisfăcătoare pentru a-l pune în aplicare.

Ulterior, reclamantul a informat Ombudsmanul că există o discrepanță între informațiile furnizate de Comisie și de autoritățile britanice, în special în ceea ce privește articolele menționate anterior. Prin urmare, Ombudsmanul a invitat Comisia să explice diferența aparentă. Comisia a explicat că (i) în răspunsul său, a luat în considerare numai acele articole din Directiva 95/46/CE care erau relevante pentru procedura de constatare a neîndeplinirii obligațiilor la momentul solicitării de informații din partea reclamantului; și (ii) a existat o suprapunere cu alte articole referitoare la anumite aspecte. Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară cu privire la punctul (i), în care a subliniat că, pentru a se ridica la înălțimea ideii unei culturi a serviciului, ar fi util ca, în cazuri precum cel de față, în care trece o perioadă considerabilă de timp între solicitarea de informații și furnizarea efectivă a acestor informații, Comisia să furnizeze solicitanților cele mai recente informații.

Ombudsmanul salută asigurarea Comisiei, care i-a fost comunicată în contextul răspunsului său la observația ulterioară, că va depune eforturi pentru a se ridica la înălțimea culturii serviciului care se așteaptă de la aceasta în viitor, în special în cazuri precum cel de față.

Cazul 696/2008/(WP)OV

Plângerea se referea la procedura de recrutare a Comisiei pentru postul de director executiv al Agenției Europene pentru Produse Chimice („ECHA”). În urma unei proceduri de selecție, Comisia a adoptat o listă restrânsă de doi candidați care urmau să fie propuși Consiliului de administrație al ECHA. Consiliul de administrație l-a numit pe domnul D. Ombudsmanul a efectuat o anchetă în urma căreia a criticat lipsa documentării de către Comisie a raționamentului care a stat la baza întocmirii listei restrânse de candidați. Acest lucru a făcut imposibilă verificarea faptului că Comisia nu a restrâns în mod nejustificat și arbitrar gama de candidați pentru postul de director executiv al ECHA și nu a abuzat de puterea sa de apreciere în materie. Ombudsmanul a făcut, de asemenea, o observație suplimentară, sugerând că, în viitor, Comisia ar trebui să facă publice, la cerere și în conformitate cu Regulamentul 1049/2001/CE privind accesul public la documente ^[11], listele scurte de candidați pe care le propune în cadrul procedurilor de selecție pentru posturile de nivel înalt din cadrul Comisiei și al agențiilor. Candidații ar trebui să fie informați cu privire la această politică în anunțul de post vacant pentru aceste posturi.

În ceea ce privește observația critică, Comisia a reamintit jurisprudența potrivit căreia autoritatea împuternicită să facă numiri și, prin analogie, autoritatea care adoptă lista scurtă de candidați dispun de o largă putere de apreciere – în special în cazul în care postul care urmează să fie ocupat este un post de conducere de nivel superior – atunci când compară meritele candidaților ^[12]. Comisia a arătat că, în speță, nu exista niciun indiciu că ar fi acționat în mod nejustificat sau arbitrar. Prin adoptarea, pe baza recomandărilor comisarilor de portofoliu, a unei liste restrânse de doi candidați, Comisia a făcut uz de larga sa putere de apreciere general recunoscută.

Comisia a subliniat că existența acestei marje largi de apreciere afectează, de asemenea, amploarea necesară a documentației. Prin adoptarea unei liste restrânse de candidați pentru postul de director executiv al ECHA, Comisia a confirmat implicit că se menținea în limitele competențelor sale discreționare. O confirmare expresă în acest sens, și anume faptul că a respectat anunțul de post vacant și normele procedurale aplicabile, nu ar avea nicio valoare adăugată. De asemenea, Comisia a observat că, potrivit jurisprudenței, motivarea poate, în ceea ce privește deciziile de promovare sau de ocupare a posturilor vacante, să se limiteze la îndeplinirea condițiilor legale de care depinde validitatea procedurii în temeiul Statutului funcționarilor ^[13]. 

În ceea ce privește observația suplimentară, Comisia a afirmat că nu consideră că ar fi oportun un acces general al publicului la lista restrânsă de candidați. Aceasta a susținut că, în general, nu este în interesul candidaților preselectați care, în cele din urmă, nu reușesc să își facă publice numele. Aceste considerații privind protecția datelor sunt luate în considerare în mod corespunzător la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul 1049/2001, care, spre deosebire de articolul 4 alineatele (2) și (3), nici măcar nu permite divulgarea în cazul unui interes public superior.

Comisia a adăugat că, deși este adevărat că, din punct de vedere formal, s-ar putea considera că, în cazul în care anunțul pentru ocuparea unui post vacant ar conține o clauză clară privind accesul publicului la listele restrânse, candidații și-au dat acordul cu privire la divulgare, opinia sa este că o astfel de reformulare a clauzei nu ar fi adecvată, întrucât potențialii candidați nu ar putea, în realitate, să refuze să își dea acordul decât prin abținerea de la depunerea candidaturii. 

Comisia a susținut, de asemenea, că clauza din anunțul pentru ocuparea unui post vacant menționată în decizia Ombudsmanului – anunțul pentru ocuparea unui post vacant de director executiv al ECHA indica faptul că „[c]andidații ar trebui să ia act de faptul că, din [momentul] adoptării sale de către Comisie, lista restrânsă va fi pusă la dispoziția publicului” – urmărea să informeze candidații cu privire la faptul că, în urma adoptării sale de către Comisie, lista restrânsă va fi transmisă ECHA și că, în consecință, Comisia nu mai putea garanta confidențialitatea acesteia. Comisia a recunoscut că ar fi fost preferabilă o formulare mai clară în acest sens și a indicat că nu va utiliza această formulare în cazurile viitoare.

Ombudsmanul arată că, în ceea ce privește lipsa documentării raționamentului său pentru stabilirea listei scurte de doi candidați, Comisia susține, în esență, că puterea discreționară importantă de care dispune pentru ocuparea posturilor de conducere de nivel superior afectează de asemenea necesitatea sau mai degrabă absența unei astfel de necesități de a documenta decizia sa. Argumentul Comisiei potrivit căruia, prin adoptarea unei liste restrânse de candidați pentru postul de director executiv al ECHA, aceasta ar fi confirmat implicit că a rămas în limitele competențelor sale discreționare este departe de a fi convingător. De asemenea, acest raționament nu este în conformitate cu jurisprudența relevantă, care prevede că, chiar și în cazul în care instituția are o mare putere discreționară, aceasta trebuie să respecte în continuare normele procedurale aplicabile procesului de selecție ^[14]. 

În ceea ce privește normele de procedură din prezenta cauză, trebuie subliniat că procedura de selecție era reglementată de Orientările Comisiei din 13 mai 2005 privind numirea șefilor agențiilor comunitare ^[15] (denumite în continuare "orientările"). Astfel cum s-a subliniat în decizia Ombudsmanului, punctul 3.6 din prezentele orientări prevedea că „ar trebui să se acorde o atenție deosebită pentru a se asigura că fiecare etapă a procedurii de selecție este pe deplin documentată”(sublinierea noastră). Interviurile cu comisarii de portofoliu, după care lista scurtă a fost redusă de la 3 la 2 candidați, au reprezentat în mod clar o „etapă” în procedura de selecție și, prin urmare, ar fi trebuit să fie pe deplin documentate. Argumentul Comisiei potrivit căruia nu era necesar să își documenteze decizia de a reduce și mai mult lista restrânsă de la 3 la 2 este în mod clar în contradicție cu normele pe care ea însăși le-a adoptat în orientări.

Ombudsmanul a scris din nou Comisiei, subliniind analiza sa de mai sus. În răspunsul său, Comisia și-a menținut avizul.

În ceea ce privește observația suplimentară, reacția Comisiei pare să se bazeze pe presupunerea greșită că Ombudsmanul i-a solicitat să publice listele scurte. De fapt, observația suplimentară a solicitat Comisiei să facă publice listele scurte „la cerere și în conformitate cu Regulamentul 1049/2001/CE”^[16].

Astfel cum subliniază în mod întemeiat Comisia, trebuie garantat dreptul candidaților la protecția datelor lor cu caracter personal. Cu toate acestea, problema ridicată de Comisie, și anume că singura opțiune pentru candidații care nu doresc ca numele lor să fie divulgate ar fi să se abțină de la depunerea candidaturii pentru acest post, ar putea fi rezolvată cu ușurință oferind candidaților, în anunțul pentru ocuparea unui post vacant, posibilitatea de a solicita ca numele lor să nu fie divulgat în cazul unei cereri de acces public la lista restrânsă.

Ombudsmanul regretă faptul că acțiunile întreprinse de Comisie ca urmare a observației critice par să se bazeze pe opinia că nu există nicio obligație de a motiva exercitarea unei largi puteri discreționare. Aceasta implică faptul că puterea discreționară este aceeași cu puterea arbitrară. O astfel de abordare relevă o neînțelegere fundamentală a principiilor dreptului administrativ și bunei administrări. De asemenea, este regretabil faptul că acțiunile întreprinse în urma observației ulterioare par să considere protecția datelor mai degrabă o justificare utilă pentru secretul administrativ, decât un drept fundamental care trebuie să fie echilibrat cu dreptul fundamental de acces la documente.

Cauza 1633/2008/DK

Comisarul pentru comerț s-a întâlnit cu reprezentanți ai unei organizații de afaceri în 2008. O organizație a societății civile a solicitat accesul la procesul-verbal al acestei ședințe și l-a obținut doar parțial. Aceasta s-a plâns Ombudsmanului, care a constatat că Comisia nu și-a motivat în mod corespunzător decizia de a refuza accesul la anumite părți ale documentului și de a elimina o secțiune din acesta. Ca răspuns, Comisia a furnizat motive revizuite pentru decizia sa și a acordat acces la partea pe care o eliminase anterior. Ombudsmanul a considerat că răspunsul Comisiei la propunerea sa de soluție amiabilă a fost în mare măsură satisfăcător. Cu toate acestea, el a făcut următoarea observație.

„În cazul de față, reclamantul a depus o cerere de acces public la un «document», și nu o cerere de acces la «informații». Comisia a tratat această cerere în conformitate cu Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente. Cu toate acestea, (...) din regulament rezultă că instituțiile nu pot decide că, deoarece o anumită parte a unui document existent conține un alt tip sau tip de informații, acesta constituie un „subdocument” sau un document separat. Prin urmare, Ombudsmanul ar dori să încurajeze Comisia să urmeze, în cazuri similare viitoare, o abordare care să fie în concordanță cu considerațiile de mai sus.

În plus, Ombudsmanul subliniază că trimiterile la anexele la un anumit document fac parte, de asemenea, din acesta din urmă și, prin urmare, nu ar trebui excluse atunci când instituțiile analizează o cerere de acces la un astfel de document. Prin urmare, Ombudsmanul ar dori să invite Comisia să urmeze o practică conform căreia, indiferent dacă o anexă face parte sau nu din documentul care face trimitere la anexă, trimiterile la anexe sunt întotdeauna tratate ca făcând parte din documentul principal la care s-a solicitat accesul.”

În răspunsul său ulterior, Comisia a observat că noțiunea de „document” este foarte apropiată de noțiunea de „informații” din legislația privind accesul la informații. În ambele cazuri, se acordă acces la conținutul unui „document” sau al unei „evidențe”. Punctul decisiv este că informațiile trebuie să fie disponibile pe un suport existent. Cu toate acestea, organismele publice nu au obligația de a crea sau de a prelucra informații în scopul satisfacerii unei cereri.

În general, atunci când solicitanții solicită accesul la unul sau mai multe documente specifice, se are în vedere divulgarea integrală a acestor documente, inclusiv a anexelor acestora. Atunci când Comisia primește o cerere de acces la un document sau documente nedefinite, serviciile sale caută documente relevante în arhive sau baze de date. Astfel de documente, dintre care multe au un caracter informal, pot aborda o serie de subiecte diferite, care nu au legătură cu obiectul cererii. Într-un astfel de caz, Comisia extrage părți relevante din documente și le ia în considerare în vederea divulgării. Această metodă este favorabilă solicitantului, întrucât permite serviciilor să obțină informațiile solicitate de solicitant fără a-l obliga să identifice documente specifice. Comisia adaugă că Ombudsmanul a considerat, în decizia sa privind plângerea 2502/2007/RT, că această practică este rezonabilă ^[17].

În concluzie, Comisia a declarat că tratează cererile de acces la documente bine definite în conformitate cu observațiile făcute de Ombudsman. Practica de a selecta părți relevante din documente ca răspuns la cererile de acces la „orice documente” referitoare la un anumit subiect este o modalitate satisfăcătoare de a trata acest din urmă tip de cerere.

Ombudsmanul observă că Comisia poate avea dreptate atunci când consideră că, atunci când primește o cerere neclară sau imprecisă de acces la documente, abordarea sa de a căuta „informațiile relevante” conținute în părți ale diferitelor documente este favorabilă transparenței. Cu toate acestea, conceptul de „părți relevante ale unui document” nu se regăsește în Regulamentul 1049/2001, care prevede în mod clar că accesul la o parte a unui document poate fi refuzat numai dacă se aplică una sau mai multe dintre excepțiile prevăzute la articolul 4 din regulament. Prin urmare, Comisia (și instituțiile în general) trebuie să accepte că, în cursul procesului de clarificare a domeniului de aplicare al cererii, solicitanții ar putea dori să aibă acces la întregul document (toate documentele), și nu numai la „părțile relevante”. În cazul în care solicitantul își exprimă o astfel de dorință, instituțiile nu au dreptul să se bazeze pe argumentul că celelalte părți ale unui document solicitat nu sunt „relevante”.

Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că monitorizarea este satisfăcătoare în măsura în care abordarea Comisiei ar putea fi utilizată în mod selectiv, în cazurile în care aceasta ar putea oferi asistență solicitanților. Cu toate acestea, Ombudsmanul nu poate accepta, în general, o abordare care ar putea fi utilizată în mod abuziv, pentru a eluda cerința de motivare a regulamentului atunci când un document solicitat nu este divulgat în întregime.

Cauza 2273/2008/MF

În cadrul procedurii de certificare care permite funcționarilor AST să devină funcționari AD, Comisia a acordat reclamantului, cetățean francez, opt puncte pentru diploma sa de inginer. Comisia a considerat că diploma reclamantului este o calificare franceză de „al doilea ciclu”. Reclamantul a susținut că diploma pe care a obținut-o a fost o calificare din „al treilea ciclu”, pentru care Comisia ar fi trebuit să îi acorde 10 puncte.

Ombudsmanul a concluzionat că Comisia (i) nu a contactat autoritățile franceze în ceea ce privește diploma reclamantului și (ii) nu a explicat, pe baza legislației franceze relevante, de ce nu a considerat diploma reclamantului ca fiind o calificare pentru al treilea ciclu. Prin urmare, Ombudsmanul a formulat un proiect de recomandare, invitând Comisia să contacteze autoritățile franceze competente pentru a stabili nivelul diplomei reclamantului. Comisia a contactat autoritățile franceze, care au confirmat că diploma reclamantului reprezintă un al doilea ciclu de calificare.

Prin urmare, Ombudsmanul a constatat că nu au fost justificate alte anchete și a închis cazul. El a făcut o observație suplimentară, sugerând că, cu excepția cazului în care dispune deja de informații actualizate din partea autorităților naționale relevante, Comisia ar putea lua în considerare stabilirea unei practici prin care să contacteze în mod sistematic autoritățile respective prin intermediul ENIC-NARIC ^[18] înainte de a decide cu privire la nivelul diplomelor naționale ale personalului său.

În răspunsul său, Comisia a informat Ombudsmanul că consultă NARIC în cazul în care are îndoieli cu privire la diplomele naționale. De asemenea, deține publicații NARIC care conțin informații actualizate privind diplomele și menține o bază de date cu nivelurile acestora și orice informații relevante privind modificările. Prin urmare, în opinia sa, practica recomandată de Ombudsman este deja invocată atunci când se decide cu privire la nivelul diplomelor naționale pentru personalul său.

Ombudsmanul salută clarificarea furnizată de Comisie în răspunsul său subsecvent.

Cazul 3328/2008/(ELB)FOR

Această plângere se referea la un litigiu privind încadrarea în grad a personalului. Reclamantul a fost recrutat în calitate de responsabil cu achizițiile publice pentru a lucra într-o misiune în cadrul politicii europene de securitate și apărare (PESA). La stabilirea notării sale, Comisia a considerat că o parte din experiența sa era pe deplin relevantă și că o altă parte era parțial relevantă. Reclamantul nu a fost de acord cu această evaluare. Ombudsmanul a închis cazul cu o observație critică, potrivit căreia Comisia a adoptat o viziune excesiv de formalistă cu privire la ceea ce constituie experiență profesională relevantă. Acesta a afirmat că a fost greșit să se solicite reclamantului să furnizeze proporția exactă a responsabilităților sale globale care au fost dedicate achizițiilor publice în perioadele în cauză.

În răspunsul său ulterior, Comisia a susținut că Ombudsmanul dorește să înlocuiască evaluarea Comisiei cu propria sa evaluare. Aceasta a explicat că are sarcina de a verifica contractele/clasificarea personalului internațional înainte ca șeful misiunii să semneze contractele. În acest context, se pronunță cu privire la relevanța experienței profesionale a solicitanților. Comisia a susținut că experiența relevantă ar trebui să fie doar „experiență direct relevantă”, deoarece nu există timp pentru formarea cu privire la astfel de misiuni. Simplul "potențial" al candidaților nu este luat în considerare. În plus, numai experiența în domeniul achizițiilor publice poate fi luată în considerare.

De asemenea, Comisia consideră că sarcina probei revine solicitantului unui loc de muncă pentru a dovedi relevanța experienței. Aceasta a adăugat că, în acest caz, reclamantului i s-a solicitat să prezinte dovezi ale experienței de mai multe ori și nu a făcut acest lucru.

În pofida acestor observații, Comisia a fost de acord că formularea pe care a utilizat-o în cererile sale adresate reclamantului, și anume cererile sale privind „proporția exactă” a experienței, nu ar trebui utilizată în acest context.

În pofida tonului său defensiv, răspunsul Comisiei acceptă faptul că solicitarea de a furniza dovezi privind „proporția exactă” a timpului petrecut pentru achizițiile publice nu a fost adecvată și nu ar trebui utilizată în acest context. Aceasta a fost problema identificată în observația critică. Având în vedere că acțiunile subsecvente întreprinse de Comisie implică faptul că aceasta nu va utiliza formularea inadecvată în viitor, acțiunile subsecvente sunt satisfăcătoare.

Cauza 3399/2008/ELB

În 2007, reclamantul, membru al personalului Agenției Europene pentru Securitatea Rețelelor Informatice și a Datelor (ENISA), a solicitat agenției să deschidă o procedură de invaliditate în privința sa. Procedura începe cu numirea comisiei pentru invaliditate, care este formată din trei medici, unul numit de reclamant, unul de instituția sau organismul în cauză și unul numit cu acordul comun al primilor doi medici. În acest caz, ENISA a numit un medic din cadrul serviciului medical al Comisiei.

În plângerea sa, reclamantul a susținut că Comisia nu a efectuat în mod corect procedura de invaliditate deoarece (i) medicul Comisiei a săvârșit o eroare prin transmiterea datelor medicale referitoare la reclamant către șeful serviciului medical al Comisiei; (ii) șeful serviciului medical al Comisiei nu era medic calificat; și (iii) serviciul medical al Comisiei a săvârșit o eroare în ceea ce privește numirea unui al treilea medic.

Ombudsmanul a subliniat că un transfer de date medicale este posibil cu condiția ca acesta să fie necesar pentru respectarea dreptului muncii și să facă obiectul unor garanții adecvate. Deși Ombudsmanul și-a exprimat îndoielile cu privire la necesitatea transferului de date medicale către șeful serviciului medical al Comisiei, acesta nu a fost în măsură, pe baza informațiilor din dosar, să verifice dacă, în realitate, au fost transferate date medicale. Ombudsmanul a considerat, de asemenea, că, având în vedere rolul administrativ al șefului serviciului medical al Comisiei în procedura de invaliditate a reclamantului, nu este relevant dacă acesta din urmă a fost sau nu medic. În ceea ce privește numirea unui al treilea medic, Ombudsmanul a considerat că ambii medici ar trebui să dea dovadă de încredere și respect reciproc. De asemenea, fiecare ar trebui să explice de ce s-ar putea să nu fie de acord cu numele prezentate de celălalt. În alte două observații, Ombudsmanul a subliniat importanța normelor de protecție a datelor și necesitatea ca medicii din cadrul procedurilor de invaliditate să se angajeze într-un dialog.

În răspunsul său, Comisia a explicat că, deși personalul său medical a fost deja informat cu privire la obligația de păstrare a secretului care decurge din funcția sa și din gestionarea dosarelor medicale, șefii serviciilor sale medicale au decis să reamintească personalului sarcinile lor. În ceea ce privește dialogul dintre medicii care doresc să numească un al treilea membru al unei comisii pentru invaliditate, Comisia a arătat că medicul numit de Comisie are obiceiul de a-și informa și de a-și motiva decizia de a nu accepta propunerea făcută de celălalt medic. Cu toate acestea, Comisia va reaminti din nou medicilor, care ar putea fi membri ai unei comisii pentru invaliditate, această cerință.

Ombudsmanul salută decizia Comisiei de a reaminti personalului său atribuțiile care le revin în ceea ce privește (i) gestionarea dosarelor medicale și (ii) dialogul dintre medicii care doresc să numească un al treilea medic în cadrul unei comisii pentru invaliditate.

Cauza 705/2009/DK

Reclamantul a prezentat Consiliului European pentru Cercetare (denumit în continuare „CEC”) o propunere de grant pentru cercetare avansată acordat de CEC. Propunerea lui a fost respinsă. El a depus o cerere de reparație, în care a subliniat că observațiile grupului și ale revizorilor se refereau la un alt proiect, și nu la propria sa propunere de proiect. Cererea de recurs a fost examinată de Comitetul de recurs al CEC. Reclamantul a fost informat că Comisia de soluționare a contestațiilor a descoperit o eroare de fapt în cursul pregătirii raportului de evaluare a propunerii sale. Prin urmare, propunerea reclamantului a fost trimisă spre reevaluare. Cinci luni mai târziu, reclamantul a fost informat că propunerea sa a fost din nou respinsă și, prin urmare, nu a fost propusă pentru finanțare.

Reclamantul s-a adresat Ombudsmanului pentru a depune o plângere cu privire la durata procedurii de recurs și la conținutul aproape identic al evaluării inițiale și al raportului elaborat în urma reevaluării. Ombudsmanul nu a constatat nicio administrare defectuoasă. Mai precis, în ceea ce privește durata procedurii privind căile de atac, Ombudsmanul a reamintit că Codul european al bunei conduite administrative impune ca o decizie cu privire la fiecare cerere sau plângere să fie luată în termen de două luni de la data primirii, cu excepția cazului în care complexitatea chestiunilor pe care le ridică justifică un termen mai lung. Ombudsmanul a considerat că explicațiile furnizate în cursul anchetei sale justificau, într-adevăr, timpul necesar pentru a trata cererea de reparații a reclamantului. Cu toate acestea, el a sugerat ca, pentru a obține informații concrete în sprijinul angajamentelor Comisiei referitoare la durata viitoare a procedurilor sale privind căile de atac, Comisia să îl informeze cu privire la durata medie a procedurilor sale ulterioare privind căile de atac în cazuri similare referitoare la granturile CEC pentru cercetători avansați.

În răspunsul său, Comisia a explicat că, în urma procedurii privind căile de atac pentru granturile CEC pentru cercetători avansați din 2008, au existat alte două proceduri privind căile de atac pentru granturile CEC pentru cercetători avansați: unul în 2009 și unul în 2010. Comisia a observat că, în timpul cererilor de propuneri relevante, solicitanții au avut posibilitatea de a introduce cereri de reparații după fiecare etapă a procedurii. Prin urmare, ar putea exista mai multe termene de recurs și proceduri de recurs.

Ulterior, Comisia a prezentat în detaliu modul în care s-au desfășurat procedurile relevante (depunerea propunerilor, evaluarea și feedbackul) în 2009 și 2010; și cu privire la momentul și modul în care s-au desfășurat procedurile privind căile de atac în anii respectivi. Comisia a reamintit Ombudsmanului acțiunile pe care le-a întreprins pentru a reduce întârzierile din cadrul procedurilor în 2010. Aceasta a concluzionat afirmând că (i) durata procedurii privind căile de atac în cazul căreia nu a existat nicio reevaluare a scăzut de la o medie de 3,1 luni în 2009 la o medie de 2,2 luni în 2010; și că (ii) durata procedurii de recurs în cadrul căreia a fost efectuată o reevaluare a scăzut de la o medie de 7,2 luni în 2009 la o medie de 3,5 luni în 2010.

Comisia nu numai că a dat curs solicitării Ombudsmanului de a-l informa cu privire la durata medie a procedurilor sale de recurs în cazuri similare privind granturile CEC pentru cercetători avansați, ci a luat și o serie de măsuri pentru a reduce durata medie a acestor proceduri.

Cauza 715/2009/(VIK)ANA

Cauza 715/2009/(VIK)ANA se referea la declarațiile Comisiei, publicate într-un raport în cadrul mecanismului de cooperare și verificare, conform cărora (i) guvernul bulgar continuă să tolereze magazinele duty-free la frontierele externe ale Bulgariei, (ii) aceste magazine au înregistrat o creștere substanțială a cifrei de afaceri în 2007 și (iii) reprezintă un punct focal pentru corupția locală și criminalitatea organizată. În urma unei inspecții a dosarului, Ombudsmanul a formulat un proiect de recomandare în care a solicitat Comisiei să recunoască faptul că declarațiile (ii) și (iii) nu erau susținute de elemente de probă concrete aflate în posesia sa și că declarația (i) era înșelătoare. Întrucât Comisia nu a acceptat proiectul său de recomandare în această privință, Ombudsmanul a închis cazul cu o observație critică. El a făcut, de asemenea, o observație suplimentară în sensul că Comisia ar trebui să se asigure că rapoartele pe care le emite în cadrul mecanismului de cooperare și de verificare respectă principiile bunei administrări. În acest scop, a afirmat el, Comisia ar putea emite instrucțiuni sau orientări adecvate pentru serviciile sale, pentru a se asigura că declarațiile incluse în rapoartele publice conțin informații exacte, pe care Comisia este în măsură să le apere. În plus, Comisia ar trebui să se asigure că oferă posibilități adecvate de consultare și că ține seama în mod corespunzător de interesele părților afectate.

În ceea ce privește observația critică, Comisia a răspuns că apreciază activitatea Ombudsmanului și a luat act de concluziile acestuia și le-a examinat cu atenție. Cu toate acestea, Comisia nu este în măsură să accepte constatarea unei administrări defectuoase. Comisia și-a susținut punctul de vedere pe motiv că declarațiile sale din raportul său intermediar s-au bazat pe dovezi convingătoare colectate din mai multe surse independente, care au sprijinit în mod constant constatările Comisiei. Dovezile puse la dispoziția Ombudsmanului au demonstrat lipsa unui control eficace din partea autorităților bulgare asupra magazinelor duty-free și a stațiilor de benzină duty-free și au indicat abuzuri repetate, inclusiv contrabandă, importuri frauduloase și legături cu corupția și criminalitatea organizată.

În ceea ce privește primul aspect al observației ulterioare a Ombudsmanului, Comisia a subliniat că este responsabilă de conținutul rapoartelor MCV și se angajează să asigure calitatea acestora, obiectivitatea analizei și metodologia aplicată. În sprijinul acestei poziții, Comisia a subliniat că aceste rapoarte au fost sprijinite și aprobate de statele membre ale UE. Rapoartele MCV sunt elaborate într-un spirit de cooperare și dialog cu Bulgaria și România, ambele aprobând și aprobând în mod constant metodologia aplicată de Comisie și obiectivitatea evaluării sale. În plus, Comisia a declarat că se angajează să asigure o consultare adecvată a părților interesate și ține seama în mod corespunzător de interesele acestora. Deși Comisia a declarat că a luat act de observațiile Ombudsmanului și că serviciile responsabile cu raportarea în cadrul MCV au fost informate cu privire la observații, Comisia nu a considerat necesar să emită instrucțiuni sau orientări suplimentare pentru serviciile sale cu privire la pregătirea rapoartelor MCV. În concluzie, Comisia a afirmat că, în opinia sa, rapoartele MCV îndeplinesc cerințele de proporționalitate, imparțialitate, obiectivitate și diligență prevăzute în Codul bunei conduite administrative.

Răspunsul Comisiei la observațiile critice și suplimentare ale Ombudsmanului constituie o repetare literală a argumentelor pe care le-a prezentat în avizul său detaliat privind proiectul de recomandare al Ombudsmanului. În răspunsul său de monitorizare, Comisia continuă să nege, atât de mult încât face imposibilă atingerea scopului studiului de monitorizare, care este, ar trebui reamintit, „examinarea măsurii în care instituțiile UE au examinat observații critice și suplimentare, au tras învățăminte din acestea și au introdus modificări sistemice care ar trebui să reducă probabilitatea apariției administrării defectuoase în viitor”.

Ombudsmanul regretă faptul că Comisia nu a colaborat în mod constructiv cu acesta în ceea ce privește acțiunile întreprinse ca urmare a observațiilor din acest caz.

Cauza 1348/2009/(CK)RT

Reclamantul a participat la o procedură de ofertare organizată de Delegația Comisiei în Muntenegru. În cursul evaluării ofertelor, reclamantul și-a exprimat îndoielile cu privire la imparțialitatea președintelui comisiei de evaluare. Comisia nu a reacționat. Înainte de publicarea rezultatelor oficiale ale procedurii de ofertare, reclamantul a constatat că comisia de evaluare i-a respins oferta. Ulterior, aceasta a contestat întreaga procedură de cerere de ofertă. Ca răspuns, Comisia a susținut că reclamantul a încercat să obțină informații confidențiale în cursul procedurii de evaluare. Reclamantul s-a adresat apoi Ombudsmanului, care a închis cazul cu următoarea observație critică:

„Afirmând că reclamantul a încălcat confidențialitatea, fără a furniza dovezi în acest sens, Comisia a încălcat principiul prezumției de nevinovăție. În lipsa unor elemente de probă incontestabile, Comisia nu își poate menține în mod rezonabil afirmația potrivit căreia reclamantul a încercat să obțină informații confidențiale, ceea ce ar putea conduce la includerea acestora în sistemul de alertă timpurie și la excluderea lor din viitoarele contracte și granturi finanțate de la bugetul UE. De asemenea, declarația Comisiei potrivit căreia scurgerea de informații „sugerează favoritism în beneficiul reclamantului” nu poate fi menținută decât dacă este susținută de elemente de probă în acest sens.”

În răspunsul său, Comisia și-a exprimat regretul pentru faptul că a afirmat că reclamantul a încălcat regula de confidențialitate fără a furniza dovezi incontestabile în acest sens. Aceasta a informat Ombudsmanul că nu intenționează să includă reclamantul în sistemul de alertă timpurie pe baza informațiilor obținute în cursul anchetei sale.

De asemenea, Comisia a fost de acord cu Ombudsmanul că nu își poate menține declarația potrivit căreia scurgerea de informații „sugerează favoritism în beneficiul reclamantului”, cu excepția cazului în care este susținută de dovezi în acest sens. În această privință, Comisia a recunoscut că nu au fost stabilite nici circumstanțele încălcării confidențialității, nici modul în care reclamantul a luat cunoștință de informațiile divulgate. De asemenea, Comisia și-a exprimat regretul pentru declarația de mai sus.

Acțiunile întreprinse de Comisie în acest caz sunt satisfăcătoare.

Cauza 2587/2009/JF

Reclamantul în cauza 2587/2009/JF a susținut că Comisia nu a reușit să abordeze în mod corespunzător preocupările sale legate de legislația UE în domeniul mediului și al energiei în Irlanda. În cursul anchetei Ombudsmanului, Comisia a explicat că, între timp, a înregistrat o parte din corespondența ulterioară a reclamantului ca plângere și că o investighează. Aceasta a organizat, de asemenea, o reuniune, în cursul căreia reclamantul a fost în măsură să își explice personal preocupările. Comisia a insistat asupra faptului că s-a angajat să își îndeplinească sarcina de supraveghere a punerii corecte în aplicare a legislației UE în domeniul mediului și că va examina toate încălcările documentate ale acquis-ului relevant.

Opinia Ombudsmanului a fost că Comisia a luat măsuri pentru a trata în mod corespunzător plângerile reclamantului și că nu au fost justificate alte anchete. Cu toate acestea, el a subliniat că reclamantul a investit mult timp și efort în încercarea de a furniza Comisiei informațiile relevante. Într-o altă observație, acesta a afirmat că are încredere că, la evaluarea plângerii privind încălcarea dreptului comunitar, Comisia va ține seama în mod corespunzător și de cea mai recentă corespondență a reclamantului adresată Ombudsmanului. În cele din urmă, Ombudsmanul a observat că reclamantul s-a adresat, de asemenea, Comitetului pentru examinarea respectării dispozițiilor Convenției de la Aarhus (ACCC) cu o plângere împotriva UE. Acesta a transmis Comisiei întreaga corespondență a reclamantului și a închis cazul.

În răspunsul său, Comisia și-a exprimat unele îndoieli cu privire la abordarea adoptată de Ombudsman în acest caz. Acesta a arătat că, atunci când examinează informațiile prezentate împreună cu o plângere, Comisia ține seama de toate celelalte informații pe care le consideră relevante. Cu toate acestea, în cazul în care reclamantul este angajat într-o procedură contencioasă separată împotriva Uniunii, precum în acest caz, este important să se recunoască linia de demarcație dintre domeniul de aplicare al plângerii și domeniul de aplicare al respectivei proceduri separate.

Comisia a indicat că o parte din corespondența trimisă Ombudsmanului de către reclamant a fost, de asemenea, trimisă de acesta Comisiei în cadrul plângerii sale. În această privință, Comisia a susținut că a analizat în mod corespunzător corespondența respectivă în conformitate cu principiile bunei administrări. În pofida acestui fapt, Comisia a asigurat Ombudsmanul că este pregătit să îl examineze din nou. În plus, Comisia a subliniat că o parte considerabilă a corespondenței trimise de Ombudsman Comisiei pentru anchetă nu a fost acoperită în plângerea reclamantului adresată Comisiei. Această corespondență a fost inclusă în comunicarea reclamantului cu ACCC. Solicitând Comisiei să dea curs corespondenței legate exclusiv de cauza ACCC împotriva Uniunii, Ombudsmanul a părut să combine evaluarea Comisiei cu privire la o plângere în temeiul dreptului UE cu o procedură împotriva Uniunii în cadrul forului complet separat, ACCC.

Comisia a concluzionat că va examina corespondența trimisă Ombudsmanului de către reclamant în măsura în care aceasta se referă la plângerea depusă cu privire la o presupusă încălcare a legislației UE de către Irlanda. Cu toate acestea, în cazul în care un reclamant este angajat într-o procedură contencioasă separată împotriva Uniunii, se poate aștepta din partea Comisiei să trateze plângerea numai în lumina observațiilor prezentate ca parte a plângerii și nu în lumina observațiilor prezentate ca parte a respectivei proceduri separate.

Ar trebui remarcat faptul că intenția observației Ombudsmanului a fost ca Comisia să analizeze documentele transmise numai în cadrul plângerii împotriva Irlandei. Prin urmare, Comisia a dat curs în mod satisfăcător observației ulterioare a Ombudsmanului. Ombudsmanul nu a intenționat ca, în cadrul plângerii, Comisia să investigheze și aspectele semnalate în plângerea separată a reclamantului adresată ACCC. În pofida acestui fapt, nu se poate exclude faptul că unele dintre informațiile pe care reclamantul le-a prezentat ACCC pot avea un impact asupra plângerii reclamantului adresate Comisiei împotriva Irlandei. Întrucât Comisia a declarat în mod explicit că va analiza toată corespondența care are legătură cu plângerea reclamantului adresată acesteia, aceasta a răspuns în mod satisfăcător la observația suplimentară a Ombudsmanului.

Acțiunile întreprinse de Comisie în acest caz sunt satisfăcătoare.

Cazul 2610/2009/(BU)MF

Reclamantul în cazul 2610/2009/MF – subcontractant în proiecte de ajutor extern – a susținut că, din cauza problemelor pe care le-a întâmpinat cu Comisia în cadrul proiectelor din Sudan și Ciad, nu a mai putut găsi un loc de muncă în cadrul proiectelor finanțate de UE. Ea a considerat că a fost victima unei liste negre și a discriminării. Ombudsmanul a concluzionat că, prin faptul că (i) nu a informat-o în scris pe reclamantă cu privire la motivele pentru care a solicitat concedierea sa din proiectul UE în Sudan și (ii) nu a verificat dacă reclamantei, înainte de a fi concediată, i s-a oferit posibilitatea de a-și prezenta opiniile cu privire la cererea de concediere pe care Comisia a adresat-o angajatorului său, Comisia nu a acționat în mod echitabil. Ombudsmanul a închis cazul cu o observație critică corespunzătoare.

În răspunsul său, Comisia a declarat că a luat act de decizia Ombudsmanului și de observația sa critică. Acesta a afirmat, de asemenea, că, astfel cum a menționat anterior în acțiunile subsecvente cauzelor 53/2009/MF și 2449/2007/VIK [19], Comisia este de acord că experții a căror înlocuire este solicitată de un contractant au dreptul de a fi audiați. Un astfel de drept poate fi asigurat printr-un sistem în care contractantul audiază expertul și transmite Comisiei eventualele observații ale acestuia. Comisia a reamintit că Ghidul practic privind procedurile de atribuire a contractelor pentru acțiunile externe ale CE (PRAG) a fost modificat în consecință în noiembrie 2010.

Monitorizarea este satisfăcătoare. În răspunsul său, Comisia face trimitere la versiunea modificată a PRAG, potrivit căreia experților, a căror înlocuire este solicitată de un contractant, li se va garanta dreptul de a fi audiați.

Cauza 2651/2009/ANA

Cazul 2651/2009/ANA se referea la tratarea de către Comisie a unei plângeri privind încălcarea dreptului comunitar. În decizia sa, Ombudsmanul a constatat că Comisia nu a tratat plângerea cu diligența necesară și în conformitate cu procedura de înregistrare și tratare a plângerilor privind încălcarea dreptului comunitar prevăzută în Comunicarea sa către Parlamentul European și Ombudsmanul European privind relațiile cu reclamantul în ceea ce privește încălcările dreptului comunitar (denumită în continuare "comunicarea")^[20]. Într-o observație suplimentară, Ombudsmanul a invitat Comisia să îl informeze cu privire la orice măsuri suplimentare, cum ar fi adoptarea de orientări, pe care intenționează să le pună în aplicare pentru a se asigura că plângerile care scot la iveală măsuri sau practici care contravin dreptului Uniunii sunt înregistrate ca atare, în conformitate cu comunicarea, și sunt tratate cu diligența necesară.

În răspunsul său ulterior, Comisia a recunoscut că plângerea privind încălcarea dreptului comunitar ar fi trebuit să fie înregistrată în mod oficial ca atare, întrucât nu s-a aplicat niciuna dintre excepțiile enumerate în comunicare. Aceasta și-a exprimat convingerea că noul sistem de înregistrare a plângerilor - Accueil des Plaignants (CHAP) face ca repetarea unor astfel de cazuri să fie mult mai puțin probabilă în prezent. În plus, Comisia și-a exprimat angajamentul de a respecta pe deplin drepturile reclamanților în temeiul comunicării.

Comisia și-a încheiat răspunsul afirmând că nu a identificat nicio măsură suplimentară necesară pentru a se asigura că plângerile care aduc la lumină măsuri sau practici care contravin dreptului Uniunii sunt înregistrate ca atare. Acesta a susținut că Ombudsmanul nu a furnizat nicio indicație clară cu privire la aspectele care nu au fost abordate pe deplin de practicile Comisiei, care, a adăugat acesta, au fost deja îmbunătățite.

Ombudsmanul ar dori să recomande Comisiei, în această ultimă privință, decizia sa, în care a oferit orientări clare și detaliate Comisiei cu privire la tratarea cu diligență a plângerilor privind încălcarea dreptului comunitar în circumstanțe precum cele în cauză.

Ombudsmanul observă că problemele identificate în acest caz pot fi urmărite în contextul anchetei sale din proprie inițiativă OI/2/2011/OV privind tratarea plângerilor de constatare a neîndeplinirii obligațiilor.

Cazul 2711/2009/PB

Acest caz se referea la presupusa administrare defectuoasă în tratarea de către Comisie a unei plângeri privind încălcarea dreptului comunitar referitoare la dreptul la liberă circulație în Malta. Ombudsmanul a concluzionat că nu sunt necesare anchete suplimentare pe fond. El a făcut o altă observație în ceea ce privește procedura, după cum urmează:

„Cetățenii care depun plângeri privind încălcarea dreptului comunitar la Comisia Europeană sunt invitați să răspundă la o «scrisoare premergătoare închiderii» prin care se anunță intenția serviciilor Comisiei de a închide dosarul plângerii relevante privind încălcarea dreptului comunitar. În scrisoarea premergătoare închiderii, serviciile prezintă motivele pentru care intenționează să închidă dosarul. În răspunsul său, cetățeanul poate contesta aceste motive, fie ele de fapt, administrative sau juridice. Acest lucru nu pune sub semnul întrebării competența extinsă a Comisiei de a decide dacă și cum să urmărească încălcările potențiale sau reale de către statele membre.

Ombudsmanul încurajează Comisia să examineze îndeaproape măsura în care serviciile sale recunosc și pun în aplicare dreptul cetățenilor de a contesta constatările de fond ale serviciilor sale, inclusiv evaluarea juridică a acestora, atunci când răspund la scrisorile premergătoare închiderii emise în temeiul comunicării sale din 2002.

Ombudsmanul încurajează Comisia să modifice formularea scrisorii premergătoare închiderii pentru a se asigura că cetățenii sunt pe deplin informați cu privire la faptul că invitația de a prezenta observații include o invitație de a contesta evaluarea juridică a serviciilor.

Este de la sine înțeles că Ombudsmanul ar fi pregătit să prezinte observații cu privire la un prim proiect al unei astfel de scrisori premergătoare închiderii reformulate.”

Comisia a asigurat Ombudsmanul că serviciile sale iau în considerare toate informațiile și observațiile relevante ori de câte ori cetățeanul care a depus o plângere privind încălcarea dreptului comunitar răspunde la scrisoarea prealabilă închiderii. Comisia a adăugat că, atunci când va avea posibilitatea de a actualiza așa-numita scrisoare „premergătoare închiderii”, va lua în considerare clarificarea textului.

Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia ar fi avut nevoie doar de un scurt moment pentru a revizui scrisoarea premergătoare închiderii, în conformitate cu sugestia Ombudsmanului. Nu a făcut acest lucru și nu a oferit motive pentru a nu face acest lucru.

Cazul 66/2010/(KRK)OV

Prezenta plângere se referea la modul în care Comisia a tratat plângerea reclamantului privind încălcarea dreptului comunitar referitoare la procedura de înmatriculare a autovehiculelor în Țările de Jos. La deschiderea anchetei, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să explice dacă a tratat plângerea privind încălcarea dreptului comunitar în conformitate cu Comunicarea Comisiei către Parlamentul European și Ombudsmanul European privind relațiile cu reclamantul în ceea ce privește încălcările dreptului comunitar (denumită în continuare "comunicarea")^[21].

Ombudsmanul a identificat mai multe deficiențe ale Comisiei în ceea ce privește respectarea dispozițiilor comunicării. Acesta a formulat o observație critică, subliniind nerespectarea de către Comisie a punctelor 3 (înregistrarea plângerilor), 4 (confirmarea de primire) și 8 (termenul-limită pentru investigarea plângerilor) din comunicare.

În răspunsul său, Comisia și-a exprimat regretul că a avut nevoie de mult timp pentru a reacționa la plângerea privind încălcarea dreptului comunitar și că nu a informat reclamantul că examinarea cazului necesită mai mult timp decât se preconizase. Comisia a explicat că acest lucru s-a datorat discuțiilor interne îndelungate dintre serviciile sale și răspunsurilor întârziate din partea autorităților neerlandeze cu privire la solicitările Comisiei de clarificări suplimentare.

Comisia a indicat că, odată cu introducerea sistemului de înregistrare a plângerilor - Accueil des Plaignants (CHAP) în septembrie 2009, dispune în prezent de un instrument informatic conceput special pentru înregistrarea și gestionarea plângerilor și a anchetelor. Acesta a afirmat că CHAP asigură atribuirea adecvată și în timp util a plângerilor către departamentele competente ale Comisiei, precum și feedbackul către reclamanți, în conformitate cu comunicarea. Potrivit Comisiei, pare foarte puțin probabil ca o astfel de situație să se poată repeta în viitor.

Răspunsul Comisiei în acest caz este satisfăcător.

Cauza 271/2010/GG

Prezentul caz se referă la tratarea de către Comisie a unei cereri de acces la documente. Ombudsmanul a închis cazul cu o observație critică referitoare la faptul că Comisia nu a răspuns în mod corespunzător la cererea de confirmare a reclamantului privind accesul și nu a făcut acest lucru în termenele relevante prevăzute în Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente ^[22].

Comisia a declarat că este pe deplin de acord cu observația făcută de Ombudsman și și-a exprimat regretul pentru faptul că nu a răspuns la cererea de confirmare a reclamantului.

Comisia a adăugat însă că cererea de confirmare era lipsită de obiect, întrucât nu a refuzat accesul la niciun document. Problema dintre reclamant și Comisie nu a fost refuzul de a acorda acces la documente, ci dacă dosarul administrativ privind cererea reclamantului de a semna acordul-cadru de parteneriat relevant ar trebui să conțină mai multe documente. Prin urmare, răspunsul care a fost trimis reclamantului nu a fost o respingere a cererii acestuia de acces la documente. Întrucât nu a existat niciun refuz de acordare a accesului la documente, nu au existat motive pentru o cerere de confirmare.

În ciuda modului promițător în care își începe răspunsul, Comisia adoptă o poziție care, în cele din urmă, este nesatisfăcătoare. În prima secțiune a observațiilor sale ulterioare, Comisia însăși reamintește că Ombudsmanul a ajuns la concluzia că cererea de confirmare a reclamantului nu a fost lipsită de obiect. Faptul că, la scurt timp după aceea, Comisia își reiterează poziția potrivit căreia cererea de confirmare era lipsită de obiect nu poate însemna decât că, în pofida afirmației sale contrare, Comisia nu este de acord cu Ombudsmanul în ceea ce privește prezenta cauză. Acest lucru este confirmat de faptul că, deși Ombudsmanul a explicat în decizia sa că observația sa critică a fost făcută deoarece nu i s-au oferit scuze pentru administrarea defectuoasă pe care a identificat-o, Comisia – în răspunsul său ulterior – a reiterat expresia regretului că Ombudsmanul a declarat deja că decizia sa este insuficientă.

Răspunsul Comisiei pare, de asemenea, să prezinte o tendință derutantă de a încerca să limiteze domeniul de aplicare al Regulamentului 1049/2001. Răspunsul este cu atât mai puțin convingător cu cât Comisia a informat în mod explicit reclamantul cu privire la dreptul său de a formula o cerere de confirmare a accesului în conformitate cu Regulamentul 1049/2001.

Ombudsmanul regretă faptul că răspunsul Comisiei indică faptul că nu a reușit să tragă o lecție adecvată din acest caz. Prin urmare, Ombudsmanul va încerca să ajute Comisia în acest sens, furnizându-i următoarele clarificări:

O cerere de confirmare în temeiul Regulamentului 1049/2001 poate fi utilizată pentru a contesta nu numai un refuz al accesului, ci și o afirmație potrivit căreia documentele solicitate nu există. O cerere de confirmare care prezintă motive întemeiate pentru a crede că, de fapt, documentele există nu poate fi calificată drept „lipsită de obiect”. Acesta trebuie să primească un răspuns adecvat, care să abordeze aspectele semnalate de solicitant.

Cazul 476/2010/ANA

Cazul 476/2010/ANA se referea la abordarea de către Comisie a problemelor legate de conflictele de interese în legătură cu numirea unui consilier special neremunerat pe lângă un comisar. Ombudsmanul a constatat o serie de cazuri de administrare defectuoasă și a formulat observații critice corespunzătoare, precum și alte două observații. În ceea ce privește observațiile critice, Ombudsmanul a constatat că (i) în 2007, Comisia nu a obținut o declarație privind absența unui conflict de interese înainte de a numi consilierul special; (ii) în 2009, Comisia nu a obținut o declarație pe proprie răspundere și o declarație de activitate din partea consilierului special înainte de a furniza o declarație de asigurare; și (iii) în 2007, 2008 și 2009, Comisia nu a examinat în mod adecvat problema unui potențial conflict de interese în numirea consilierului special al comisarului Kuneva. În ceea ce privește observațiile suplimentare, Ombudsmanul a remarcat că (iv) ar fi o bună practică administrativă să se asigure că, atunci când un consilier special aduce o modificare substanțială declarației sale de activități, comisarul responsabil prezintă o nouă declarație de asigurare; și (v) Comisia ar putea lua în considerare modificarea declarației de activități a unui potențial consilier special pentru a obține suficiente informații cu privire la activitățile externe ale consilierului special, astfel încât acesta să poată examina orice potențial conflict de interese între sarcinile consilierului special și activitățile sale externe. În plus, Comisia ar putea solicita consilierului special potențial să certifice că declarația este completă și că, din câte știe, nu există niciun conflict de interese cu funcțiile sale potențiale de consilier special.

În ceea ce privește observațiile critice, Comisia a luat act de concluziile Ombudsmanului, dar a subliniat că angajarea consilierului special „nu a condus la o situație de (apariție a) conflict de interese”. Comisia a remarcat, de asemenea, că, deși ancheta a fost „împotriva Comisiei”, acest lucru nu a fost întotdeauna clarificat în acoperirea mediatică. Comisia și-a exprimat regretul cu privire la faptul că este posibil să fi fost exprimate îndoieli cu privire la integritatea consilierului special. Acesta a insistat asupra faptului că consilierul special a acționat în orice moment în conformitate cu normele și că nu există niciun indiciu că a fost sau ar fi putut fi influențat de vreun interes. Comisia a anexat o copie a unei scrisori a consilierului special în care acesta a respins în detaliu toate acuzațiile formulate împotriva sa.

În ceea ce privește prima observație suplimentară [punctul (iv) de mai sus], Comisia a fost de acord să își adapteze practica astfel încât, atunci când un consilier special aduce o modificare substanțială declarației sale de activități, comisarul responsabil să prezinte o nouă declarație de asigurare. În ceea ce privește a doua observație suplimentară [punctul (v) de mai sus], Comisia a susținut că prezenta declarație de activități îi permite să obțină informații suficiente pentru a examina potențialele conflicte de interese dintre sarcinile consilierului special potențial și celelalte activități ale acestuia. Cu toate acestea, s-a angajat să solicite consilierului special potențial să furnizeze informații suplimentare ad-hoc. Comisia a acceptat, de asemenea, partea din cea de a doua observație suplimentară care sugerează că potențialul consilier special ar trebui să certifice faptul că declarația de activități este completă. Până în prezent, Comisia a înțeles că, prin certificarea faptului că informațiile sunt adevărate, consilierul special potențial a certificat, de asemenea, caracterul complet al acestora. Cu toate acestea, Comisia a fost de acord să facă acest lucru explicit prin modificarea declarației de activități. În ceea ce privește aspectul celei de a doua observații suplimentare prin care se propune Comisiei să solicite consilierului special potențial să certifice că, din câte știe, nu există niciun conflict de interese, Comisia nu a considerat necesară modificarea declarației de activități. Fiecare consilier special potențial trebuie să semneze o declarație pe propria răspundere conform căreia nu există niciun conflict de interese. O certificare suplimentară în cadrul declarației de activități nu ar avea nicio valoare adăugată și, în schimb, ar conduce la o proliferare a unor declarații similare.

În concluzie, Comisia a subliniat importanța pe care o acordă evitării și gestionării conflictelor de interese care implică consilieri speciali și a promis să examineze, în cursul anului 2012, dacă, pe lângă punerea în aplicare a observațiilor Ombudsmanului, ar trebui luate măsuri suplimentare.

Deși Ombudsmanul regretă faptul că Comisia nu a abordat în mod specific conținutul primei și al celei de a doua observații critice în acest caz, acesta ia act de angajamentul său de a evita conflictele de interese și, pe lângă punerea în aplicare a observațiilor suplimentare pe care le-a subliniat în decizia sa, de a examina dacă ar trebui luate măsuri suplimentare în acest domeniu. În general, acțiunile subsecvente întreprinse de Comisie ar trebui să reducă considerabil riscul unor cazuri similare de administrare defectuoasă în viitor.

Cauza 884/2010/VIK

Cauza 884/2010/VIK se referea la presupusa lipsă de transparență în selectarea de către Comisie a observatorilor electorali și la un presupus ton neprofesional în corespondența Comisiei cu reclamantul. Atunci când reclamantul, a cărui cerere nu a fost reținută, a insistat să primească informații suplimentare privind criteriile utilizate pentru selectarea observatorilor pe termen scurt, funcționarul Comisiei care se ocupă de această chestiune a răspuns: "Ne vedem în instanță". Comisia și-a cerut scuze reclamantului pentru tonul e-mailului și a furnizat un răspuns detaliat la solicitarea sa de informații. Ombudsmanul a concluzionat că Comisia a luat măsuri pentru a soluționa problema, dar a făcut două observații suplimentare în vederea îmbunătățirii performanței instituției în viitor.

În primul rând, Ombudsmanul a remarcat că, pentru a oferi cetățenilor servicii de calitate, personalul Comisiei trebuie să fie politicos și orientat spre servicii. Ombudsmanul consideră că respectarea acestor standarde este esențială pentru consolidarea și menținerea încrederii între cetățeni și administrația publică europeană. El a afirmat că are încredere că Comisia ia măsurile necesare pentru a sensibiliza personalul său cu privire la nevoile de mai sus.

Ombudsmanul a sugerat, de asemenea, că ar fi util ca Comisia să analizeze posibile modalități de monitorizare a procedurii de preselecție pentru selectarea observatorilor la nivel național, astfel încât să se asigure corectitudinea și integritatea procedurii de selecție în ansamblu.

Comisia a salutat observațiile Ombudsmanului. În ceea ce privește prima observație, aceasta s-a referit la Codul bunei conduite administrative și a subliniat că politețea și interesul față de servicii sunt standardele de bază pentru personalul Comisiei. Aceste abilități interpersonale sunt adesea testate în procedurile de selecție. În plus, la preluarea atribuțiilor după recrutare, personalul Comisiei primește informații cu privire la obligațiile pe care trebuie să le respecte în această privință. În plus, Comisia desfășoară activități periodice, cum ar fi organizarea de programe de formare, zile de etică și seminare, pentru a sensibiliza personalul său și pentru a încuraja respectarea acestor norme și principii.

În ceea ce privește cea de a doua observație, Comisia a subliniat că preselecția și clasificarea observatorilor sunt la latitudinea exclusivă a punctelor focale naționale. Cu toate acestea, în conformitate cu propunerea Ombudsmanului, Comisia depune eforturi pentru a standardiza procedurile de preselecție la nivel național. În cursul ultimei reuniuni bianuale a punctului focal de la Bruxelles, Comisia a prezentat recomandări punctelor focale naționale în vederea consolidării coerenței, integrității, transparenței și echității întregii proceduri de selecție.

Ombudsmanul salută acțiunile utile întreprinse de Comisie ca urmare a observațiilor sale ulterioare.

Cauza 920/2010/VIK

Reclamantul a condus un consorțiu care a prezentat Comisiei o ofertă de participare la licitație pentru dezvoltarea unui sistem de registre ale fermierilor în Kosovo. Comisia a respins oferta deoarece a constatat că unul dintre membrii consorțiului (o entitate juridică) nu era „stabilit în” Uniunea Europeană. Reclamantul nu a fost de acord cu interpretarea dată de Comisie acestui termen. În acest context, Comisia a susținut că informațiile furnizate ofertanților nu au respectat principiul transparenței.

Ombudsmanul și-a încheiat ancheta cu două observații critice, după cum urmează:

„Este o bună practică administrativă ca, în cadrul procedurilor de achiziții, administrația să stabilească în mod clar și lipsit de ambiguitate condițiile pe care trebuie să le îndeplinească solicitanții. În speță, Comisia a utilizat cel puțin trei termeni diferiți pentru a clarifica condiția de eligibilitate pe care ofertanții trebuiau să o îndeplinească. Niciunul dintre acești termeni nu a fost definit în anunțul de participare și în legislația aplicabilă și nici nu a avut un înțeles precis pe care ofertanții diligenti normali l-ar înțelege în mod evident în același mod. În plus, Ombudsmanul a considerat că informațiile furnizate în celelalte documente referitoare la procedura de achiziții publice în cauză sunt incomplete și inconsecvente.

Comisia nu a prezentat argumente convingătoare în sprijinul opiniei sale potrivit căreia societatea M nu a respectat cerințele de eligibilitate referitoare la locul de stabilire a persoanelor juridice și prevăzute în documentația relevantă a achiziției.”

Ombudsmanul a făcut, de asemenea, următoarea observație suplimentară:

„Având în vedere confuzia terminologică evidențiată în cazul de față și pentru a evita orice posibile neînțelegeri în viitor, Ombudsmanul consideră că este util să invite Comisia să revizuiască documentația pe care o furnizează în contextul procedurilor sale de achiziții publice, astfel încât să se elimine orice lipsă de precizie și inconsecvență terminologică și să se asigure că ofertanții sunt informați în mod clar și neechivoc cu privire la condițiile de eligibilitate referitoare la stabilirea/încorporarea/înregistrarea/naționalitatea lor. De asemenea, ar fi util dacă, în contextul acestei revizuiri, Comisia s-ar putea asigura că astfel de termeni-cheie din procesul de achiziție sunt definiți în mod clar fie în anunțul de achiziție propriu-zis, fie într-un document la care face trimitere în mod clar și care este ușor accesibil.”

Ca răspuns la observația suplimentară a Ombudsmanului, Comisia a subliniat că a luat măsuri pentru a redacta din nou Ghidul practic privind procedurile de contractare pentru acțiunile externe ale UE (PRAG) în noiembrie 2010. În plus, având în vedere decizia Ombudsmanului, Comisia a subliniat că va accepta cu plăcere invitația Ombudsmanului de a revizui documentația furnizată în cadrul procedurilor sale de achiziții publice în ceea ce privește condițiile de eligibilitate și, în special, noțiunea de stabilire/încorporare/înregistrare/naționalitate a ofertanților.

În ceea ce privește prima observație critică, Comisia a recunoscut și și-a exprimat regretul că au fost utilizați termeni diferiți cu sens echivalent în ceea ce privește condiția de eligibilitate. Pentru a reduce la minimum riscul de confuzie în viitor, Comisia a declarat că va emite instrucțiuni către delegațiile UE care intră în sfera de competență a țărilor implicate în procesul de aderare – și anume, țările candidate și potențial candidate – pentru a acorda o mai mare atenție formulării utilizate în ceea ce privește condițiile de eligibilitate în cursul pregătirii documentelor de licitație.

În ceea ce privește a doua observație critică, Comisia și-a menținut opinia potrivit căreia a desfășurat în mod corect procedura de licitație și că autoritatea contractantă avea dreptul să excludă reclamantul. În ceea ce privește faptele cazului, Comisia a reiterat argumentele pe care le-a prezentat în cursul anchetei Ombudsmanului, pe care Ombudsmanul continuă să le considere neconvingătoare. Cu toate acestea, Comisia s-a angajat să aducă îmbunătățiri sistemice, ceea ce va face ca apariția cazului de administrare defectuoasă identificat în cea de a doua observație critică să fie mai puțin probabilă în viitor.

În general, răspunsul Comisiei este satisfăcător, în sensul că promite îmbunătățiri sistemice care ar trebui să reducă riscul unor cazuri similare de administrare defectuoasă în viitor.

Cazul 1403/2010/(FS)GG

Cazul 1403/2010/GG se referea la o presupusă netratare la timp și în mod corect de către DG Concurență a unei cereri de acces la documente referitoare la o investigație privind ajutoarele de stat. Comisia a răspuns reclamantului în cursul anchetei Ombudsmanului și și-a cerut scuze pentru întârzierea survenită. În ceea ce privește fondul, Comisia a făcut trimitere la hotărârea Curții de Justiție în cauza Technische Glaswerke ^[23], potrivit căreia exista „o prezumție generală potrivit căreia divulgarea documentelor din dosarul administrativ subminează, în principiu, protecția obiectivelor activităților de anchetă”. Ombudsmanul a remarcat că abordarea adoptată de Comisie este în conformitate cu legislația UE, astfel cum a fost interpretată de Curte. Acesta a considerat, de asemenea, că reclamantul nu a demonstrat că există documente la dosarul Comisiei care nu fac obiectul prezumției respective și care nu au fost divulgate sau că există un interes public superior care justifică divulgarea. Cu toate acestea, el a remarcat că este puțin probabil ca un solicitant să fie vreodată în măsură să răstoarne prezumția menționată mai sus, cu excepția cazului în care știe ce documente sunt cuprinse în dosar. Prin urmare, Ombudsmanul a constatat cu satisfacție că Comisia a furnizat reclamantului o listă a documentelor din dosarul său în cazul de față. El a făcut o altă observație în care a invitat Comisia să procedeze la fel în toate cazurile în care aceasta intenționa să invoce prezumția menționată.

În memoriul său în replică, Comisia a subliniat că nu are obligația de a întocmi liste detaliate ale documentelor conținute în astfel de dosare. Obligația prevăzută la articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul nr. 1049/2001, potrivit căreia instituția trebuie să asiste solicitantul în clarificarea cererii sale în cazul în care aceasta nu este suficient de precisă, nu implică nici o astfel de obligație.

Ombudsmanul este conștient de faptul că nu există nicio obligație legală de a furniza solicitanților o listă a documentelor dintr-un anumit dosar. Cu toate acestea, răspunsul Comisiei ignoră complet considerațiile Ombudsmanului, care s-au bazat în mod clar pe ideea că, pe lângă asigurarea respectării obligațiilor legale, Comisia ar trebui să urmărească să fie utilă persoanelor care doresc să își exercite dreptul fundamental de acces la documente. În cazul în care păstrarea evidențelor de către Comisie ar fi adecvată, s-ar depune puține eforturi suplimentare sau nu s-ar depune deloc eforturi suplimentare pentru a se conforma sugestiei Ombudsmanului. Prin urmare, Ombudsmanul consideră că răspunsul Comisiei este îngrijorător, deoarece nu numai că nu este util pentru cetățeni, ci creează, de asemenea, îndoieli cu privire la faptul că serviciile relevante ale Comisiei păstrează într-adevăr evidențe adecvate.

Comisia nu a reușit să colaboreze cu Ombudsmanul cu privire la problema fundamentală ridicată în observația sa ulterioară, și anume că ar fi în interesul bunei administrări să se furnizeze lista în cauză.

Cazul 1461/2010/(PL)MHZ

Comisia a semnat un contract cu un consorțiu (denumit în continuare „consorțiul”) pentru furnizarea de servicii de consultanță pentru un proiect UE de lucrări de reconstrucție în Honduras. Aceasta a semnat un nou contract cu un alt consorțiu pentru executarea lucrărilor menționate mai sus. Proiectul a fost gestionat de o unitate înființată de Comisie și de țara beneficiară. Experții consorțiului au ocupat poziții de vârf în cadrul unității. Proiectul a eșuat din cauza lucrărilor de reconstrucție necorespunzătoare, iar Comisia a considerat că reclamantul (membru al consorțiului) era responsabil prin contract de supravegherea unității și, prin urmare, de lucrările de reconstrucție. Prin urmare, aceasta a refuzat să achite factura finală a reclamantului în așteptarea rezultatului auditurilor și investigațiilor care urmau să determine în mod definitiv cine era responsabil pentru eșecul proiectului. În plus, aceasta a reziliat contractul ulterior cu consorțiul, care a fost încheiat pentru a remedia deficiențele proiectului. Comisia a procedat astfel atunci când consorțiul a refuzat să semneze un act adițional la acest contract privind înlocuirea experților. Comisia a prezentat o serie de motive contractuale pentru rezilierea menționată mai sus.

Consorțiul s-a plâns Ombudsmanului, susținând că Comisia a gestionat în mod eronat contractele și că refuzul său de a deconta facturile, precum și rezilierea celui de al doilea contract nu erau justificate.

Ombudsmanul a constatat că Comisia a explicat în mod corespunzător, în avizul său cu privire la acest caz, de ce ar putea susține că consorțiul era responsabil pentru performanța unității. Ombudsmanul a considerat, de asemenea, rezonabilă explicația furnizată de Comisie pentru opinia sa potrivit căreia rezultatele preconizate ale auditului tehnic, precum și ale auditului financiar și ale investigației OLAF, ambele în curs, au justificat suspendarea plății soldului pentru contract. În cele din urmă, deși Ombudsmanul a fost de acord că rezilierea celui de al doilea contract era justificată din punct de vedere contractual, acesta a considerat că Comisia nu a indicat în mod clar temeiul contractual corect pentru decizia sa de reziliere. A făcut o remarcă critică în acest sens.

Comisia a informat Ombudsmanul că este pe deplin de acord cu constatările sale. Acesta l-a asigurat că serviciile sale profită de fiecare ocazie de formare pentru a reaminti funcționarilor responsabili cu gestionarea operațiunilor și a contractelor obligația Comisiei de a-și justifica deciziile, astfel cum se subliniază în Codul bunei conduite administrative.

Răspunsul Comisiei este încurajator.

Cauza 1561/2010/FOR

Cauza 1561/2010/FOR se referea la presupusul eșec al Comisiei de a investiga în mod corespunzător dacă Spania a respectat normele UE în materie de mediu. Un cetățean spaniol a susținut că un proiect de construcție la scară largă a deteriorat habitatul natural al Picris Willkommii, o plantă rară găsită numai în apropierea gurii de vărsare a râului Guadiana din Spania. Ombudsmanul a considerat că justificarea Comisiei pentru decizia sa de a-și exercita puterea discreționară de a închide cazul este adecvată. În esență, Comisia a explicat că continuarea procedurii de constatare a neîndeplinirii obligațiilor nu ar asigura măsuri de protecție mai bune pentru Picris Willkommii decât cele deja luate sau planificate de autoritățile spaniole care au fost de acord să ia diverse măsuri de conservare. Cu toate acestea, Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară, solicitând Comisiei să aducă în atenția reclamanților toate căile de atac naționale posibile în cazuri similare viitoare.

Comisia a răspuns că îi informează pe toți reclamanții cu privire la dreptul de a solicita reparații la nivel național în confirmarea de primire a plângerilor lor. Comisia reamintește că, în conformitate cu dorința sa de a pune un accent mai mare pe instrumentele eficace la nivel național, în cazul în care legislația UE face trimitere la procedurile sau canalele naționale de soluționare a litigiilor, le indică întotdeauna reclamanților. Cu toate acestea, atunci când închide un caz, Comisia nu indică reclamanților toate căile de atac posibile la nivel național, deoarece nu dispune de acest tip de informații. Statele membre nu au obligația de a informa Comisia cu privire la căile de atac disponibile și la cazurile specifice în care acestea se aplică. În plus, situația în ceea ce privește căile de atac la nivel național poate fi diferită în funcție de o serie de factori necunoscuți de Comisie. Cu toate acestea, Comisia a menționat că menține un proiect în curs privind accesul la justiție în probleme de mediu prin intermediul portalului E-justiție, lansat la 16 iulie 2011. Acest lucru este disponibil nu numai reclamanților, ci tuturor persoanelor interesate.

Ombudsmanul salută faptul că, drept răspuns la observația sa ulterioară, Comisia încearcă să îmbunătățească situația cât mai bine posibil.

Cauza 2127/2010/AN

Reclamantul a lucrat pentru cel de al patrulea pilon al Misiunii de administrație interimară a Organizației Națiunilor Unite în Kosovo (UNMIK), ale cărei activități au fost finanțate de UE prin intermediul deciziilor de finanțare adoptate în temeiul regulamentelor relevante ale UE. Decizia de finanțare în cauză a stabilit că fondurile UE puteau fi utilizate și pentru a acorda prime de retenție, și anume prime personalului ale cărui posturi au fost întrerupte de pilon ca urmare a desființării sale și cărora nu li s-a oferit un loc de muncă alternativ.

Ancheta Ombudsmanului cu privire la acest caz a vizat posibila nerespectare de către Comisie a obligației sale de a supraveghea utilizarea fondurilor de către cel de al patrulea pilon al UNMIK. În avizul său, Comisia a furnizat suficiente explicații pentru a demonstra că a supravegheat activitățile pilonului, în special cheltuielile acestuia, și că a menținut o comunicare regulată cu pilonul. În plus, atât timp cât Comisia și-a îndeplinit obiectivele și a respectat principiile dreptului UE, aceasta ar putea să se abțină în mod valabil de la stabilirea unor norme mai concrete și mai detaliate pentru acordarea primei în cauză, lăsând astfel aceste prime la discreția pilonului. În cele din urmă, Comisia a contactat conducerea pilonului cu privire la preocupările exprimate de reclamant și s-a asigurat că acesta a urmat procedurile interne corecte și a solicitat consiliere juridică adecvată cu privire la cazul reclamantului, respectând totodată pe deplin principiile transparenței, egalității de tratament și nediscriminării.

Ombudsmanul a emis o observație suplimentară, în care a afirmat că, pentru a evita impresiile false cu privire la natura și amploarea implicării sale în situații precum cea descrisă de reclamant, Comisia ar putea lua în considerare posibilitatea de a solicita partenerilor săi să menționeze în mod clar, în contactele lor cu terții, că nu este parte la contractele în cauză și că nu poate fi considerată responsabilă pentru deficiențele contractuale.

În răspunsul său ulterior, Comisia a subliniat că în secțiunea 5.3 din Acordul-cadru financiar și administrativ din 29 aprilie 2003, încheiat între Comunitatea Europeană și Organizația Națiunilor Unite, se prevede că „ONU este pe deplin responsabilă pentru coordonarea și executarea tuturor activităților contractate”. Acest lucru este confirmat, de asemenea, de anexa la Decizia (2007)2367 a Comisiei din 31 mai 2007 privind finanțarea celui de-al patrulea pilon de la 1 iunie 2007 până la 31 ianuarie 2008, care prevede în secțiunea 4.1 că „șeful UNMIK va fi responsabil de punerea în aplicare a activităților propuse pentru pilonul IV”.

Comisia a recunoscut că, în situațiile în care Comisia pare, la prima vedere, să fie foarte implicată, terții pot considera că se află într-o relație contractuală directă cu UE și, prin urmare, se află sub protecția acesteia. Prin urmare, Comisia intenționează să menționeze punctul de vedere al Ombudsmanului în contactele sale periodice cu Organizația Națiunilor Unite și va ridica această problemă cu contractanții săi, după caz. Cu toate acestea, Comisia nu își poate asuma nicio obligație în ceea ce privește rezultatul acestor acțiuni.

Ombudsmanul salută răspunsul util al Comisiei în acest caz.

Cazul 2360/2010/(PL)MHZ

Comisia a decis să nu publice în Jurnalul Oficial Decizia 774/2010 care conține informații de securitate sensibile, ci mai degrabă a trimis decizia statelor membre pentru ca acestea să o pună în aplicare. Decizia a fost adoptată în temeiul competențelor de executare ale Comisiei, prevăzute în Regulamentul privind securitatea aviației civile (Regulamentul 300/2008). Întrucât decizia impunea obligații operatorilor privați de transport de marfă și era posibil ca diferitele state membre să nu difuzeze conținutul deciziei în același mod și în aceeași măsură, reclamantul a înaintat o plângere Ombudsmanului. Reclamantul a susținut că nejustificarea de către Comisie a nepublicării deciziei în Jurnalul Oficial contravine hotărârii Curții în cauza Heinrich și ar putea, în cele din urmă, să denatureze concurența.

În opinia sa, Comisia a justificat nepublicarea deciziei făcând referire pe scurt la anumite dispoziții legale. Aceasta nu a luat în considerare relevanța Regulamentului 1049/2001 privind accesul public la documente ^[24] și nici nu a demonstrat că temeiul juridic pentru nepublicarea deciziei ar putea fi găsit în Regulamentul privind securitatea aviației civile. Întrucât temeiul juridic de mai sus a existat de fapt și întrucât reclamantul nu a prezentat observații, Ombudsmanul a concluzionat că nu se justifică efectuarea unor anchete suplimentare. Cu toate acestea, el a făcut o observație suplimentară potrivit căreia, în cazurile viitoare în care Comisia decide să nu își publice actele emise în temeiul Regulamentului (CE) nr. 300/2008, aceasta ar trebui să pregătească un raționament echivalent cu cel pe care l-ar da ca răspuns la o cerere de confirmare a accesului public la documente, justificându-și decizia de a refuza accesul pe baza excepției privind siguranța publică prevăzute în Regulamentul (CE) nr. 1049/2001. Acest raționament ar putea fi publicat sau pus la dispoziție imediat, la cerere.

Ca urmare a observației ulterioare, Comisia a salutat decizia Ombudsmanului. Aceasta a susținut că a acționat în mod corect, în interesul public și în conformitate cu normele stabilite privind securitatea documentelor. Comisia a adăugat că, în conformitate cu Decizia 774/2010, operatorii din sectorul privat care au nevoie de informații trebuie să aibă acces la informațiile necesare de către statele membre și că divulgarea acestor informații ar trebui să se facă într-un mod nediscriminatoriu și care să nu denatureze concurența. În acest sens, Comisia a reamintit statelor membre, în cadrul Comitetului de reglementare a securității aeronautice, obligația lor de a divulga fără restricții legislația sensibilă la securitate operatorilor și entităților care trebuie să pună în aplicare măsuri de securitate.

Comisia a afirmat că, în cazuri similare viitoare, atunci când decide să nu publice acte adoptate în temeiul Regulamentului nr. 300/2008, răspunsul care trebuie furnizat entității care solicită publicarea va urma un raționament similar celui dezvoltat pentru cererile în temeiul Regulamentului nr. 1049/2001.

Răspunsul Comisiei este constructiv. Aceasta a acceptat observația Ombudsmanului și s-a angajat să justifice, în viitor, nepublicarea actelor adoptate în temeiul Regulamentului (CE) nr. 300/2008, prezentând argumente în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1049/2001.

OI/4/2010/ELB

Această anchetă din proprie inițiativă a vizat modul în care instituțiile UE, în special Parlamentul, Consiliul și Comisia, tratează cererile, prezentate în temeiul Statutului funcționarilor, de înlocuire a deciziilor care sunt incompatibile cu evoluția jurisprudenței. Instituțiile au considerat că nu aveau nicio obligație de a reexamina astfel de decizii. Acestea au subliniat că, în cazul în care o decizie nu a fost contestată în termenul legal, aceasta devine definitivă. Acestea au reamintit, de asemenea, că efectele unei hotărâri judecătorești sunt limitate la părțile în cauză și au afirmat că aplică o hotărâre judecătorească altor părți numai în circumstanțe excepționale. Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară, potrivit căreia o instituție nu este împiedicată să aleagă să reexamineze o cerere formulată în temeiul articolului 90 alineatul (1) din statut care vizează înlocuirea unei decizii definitive cu o nouă decizie aplicabilă în viitor, care ține seama în mod corespunzător de evoluția jurisprudenței. În conformitate cu principiile bunei administrări, o instituție ar trebui să ia în considerare toți factorii relevanți atunci când exercită astfel de competențe discreționare extinse.

Comisia a răspuns că cererile în temeiul articolului 90 alineatul (1) sunt întotdeauna examinate de la caz la caz, ținând seama în mod corespunzător de circumstanțele lor specifice, de principiile de drept și de jurisprudență. Aceasta a afirmat că, în mod obișnuit, aplică principiile jurisprudenței Uniunii în cauzele viitoare și, prin urmare, este de acord că ar trebui să tragă toate concluziile rezonabile din hotărârile Curții. În ceea ce privește declarația Ombudsmanului potrivit căreia administrația poate examina întotdeauna dacă ar trebui să înlocuiască o decizie administrativă cu alta, Comisia a confirmat că examinează cu atenție admisibilitatea și fondul fiecărei cereri în temeiul articolului 90 alineatul (1).

Comisia a declarat, de asemenea, că apreciază recunoașterea de către Ombudsman a practicii sale în ceea ce privește aplicarea posibilelor beneficii ale cauzelor „pendinte” tuturor funcționarilor, inclusiv celor care nu au contestat deciziile în cauză, împiedicând astfel recursurile în masă. De asemenea, Comisia împărtășește opinia Ombudsmanului potrivit căreia, atunci când își exercită puterea discreționară, ar trebui să echilibreze cu atenție principiul securității juridice, pe de o parte, cu considerații legate de drepturile fundamentale și de principiul echității, pe de altă parte. Aceasta afirmă că se angajează să își exercite în continuare marja de apreciere cu respectarea principiilor bunei administrări și ținând seama în mod corespunzător de drepturile fundamentale ale membrilor personalului.

În cele din urmă, Comisia subliniază că principiul securității juridice va prevala, în general, asupra aspirațiilor unei persoane de a obține o decizie mai favorabilă bazată pe o modificare a jurisprudenței. În special, astfel cum a detaliat deja în avizul său și astfel cum a confirmat jurisprudența, o astfel de cerere în temeiul articolului 90 alineatul (1) nu poate fi utilizată pentru a eluda termenele legale prevăzute la articolul 90 alineatul (2).

În răspunsul său la observația suplimentară a Ombudsmanului, Parlamentul a asigurat Ombudsmanul că serviciile sale competente respectă îndeaproape jurisprudența și că va ține seama în mod corespunzător de constatările Ombudsmanului atunci când își va exercita competențele discreționare extinse, astfel cum sunt definite în observația suplimentară.

Nu s-a primit niciun răspuns din partea Consiliului.

Ombudsmanul observă, în ceea ce privește poziția Comisiei, că principiul securității juridice va prevala, în general, asupra aspirațiilor unei persoane de a obține o decizie mai favorabilă bazată pe o modificare a jurisprudenței. Aceasta înseamnă că Comisia este de acord cu principiul potrivit căruia își poate utiliza puterea discreționară pentru a examina cazurile în lumina noii jurisprudențe. Comisia adaugă că o cerere în temeiul articolului 90 alineatul (1) nu poate fi utilizată pentru a eluda termenele legale prevăzute la articolul 90 alineatul (2). Această declarație ar putea fi înțeleasă ca însemnând că o persoană poate formula o cerere în temeiul articolului 90 alineatul (1) și că ar fi de competența instituției să răspundă la aceasta. Cu toate acestea, în cazul în care a ales să răspundă negativ, confirmând astfel decizia definitivă care există deja, sau în cazul în care nu a răspuns, opinia Comisiei este că persoana nu ar avea dreptul de a depune o plângere în temeiul articolului 90 alineatul (2). Această poziție nu este incompatibilă cu observația ulterioară.

Monitorizarea în acest caz este satisfăcătoare.

OI/5/2010/JF

Reclamantul, o organizație neguvernamentală (ONG) cu sediul la Damasc, s-a plâns Ombudsmanului cu privire la Delegația UE în Siria (denumită în continuare "delegația")[25]. Potrivit reclamantului, delegația a respins în mod ilegal cererile sale pentru o serie de licitații sponsorizate de Comisie. Ombudsmanul nu a găsit nicio dovadă care să poată susține plângerea. Având în vedere normele aplicabile, în special în ceea ce privește capacitatea financiară de a acoperi contribuția financiară necesară pentru punerea în aplicare a proiectului, delegația a refuzat în mod corect cererile reclamantului.

În pofida acestui fapt, Ombudsmanul a fost în măsură să concluzioneze că delegația a fost mai puțin strictă în trecut în ceea ce privește capacitatea financiară a reclamantului. El a continuat să sublinieze dificultățile cu care se confruntă ONG-urile din țările terțe ca urmare a unei aplicări foarte stricte a normelor relevante. În închiderea cazului, el a adresat o observație suplimentară Comisiei, invitând-o să reflecteze asupra modului în care ar putea permite acestor ONG-uri să furnizeze dovezi alternative ale capacității lor financiare. Mai precis, el a afirmat că Comisia ar putea reflecta asupra modului în care ar putea permite solicitanților de ONG-uri de încredere să participe la cererile sale de propuneri, care, la momentul depunerii cererilor lor, ar putea să nu dispună de fonduri proprii suficiente, pentru a furniza dovezi alternative. Astfel de dovezi de finanțare ar putea include angajamente semnate de sponsori externi și/sau garanții bancare, referitoare la capacitatea financiară a acestora de a realiza proiectele sponsorizate de Comisie în cauză.

În răspunsul său ulterior, Comisia a afirmat că este conștientă de faptul că mulți codonatori condiționează contribuția lor la contribuția UE, în special atunci când UE finanțează cea mai mare parte a costurilor unei acțiuni. Acesta este motivul pentru care, în general, solicitanții nu sunt obligați să prezinte nicio dovadă a cofinanțării atunci când își depun cererile. Acestea sunt obligate să prezinte astfel de dovezi numai împreună cu raportul pentru calcularea valorii finale a grantului pe baza costurilor eligibile reale și a veniturilor reale.

Cu toate acestea, atunci când, pe baza celor mai recente conturi ale solicitantului, astfel cum se prevede în cererea de propuneri relevantă, Comisia are îndoieli cu privire la capacitatea financiară a solicitantului respectiv de a pune în aplicare proiectul în cauză, aceasta poate solicita dovezi suplimentare privind resursele suficiente pentru a-și menține activitatea pe parcursul proiectului și pentru a contribui la finanțarea acestuia. Aceste dovezi alternative pot lua forma unor angajamente semnate din partea sponsorilor externi, astfel cum a sugerat Ombudsmanul în observația sa ulterioară. Comisia va fi apoi în măsură să verifice, „pe o bază fiabilă”, dacă vor fi disponibile resursele financiare necesare.

Comisia a exprimat o serie de rezerve cu privire la garanțiile bancare. Aceasta a subliniat, de asemenea, că trebuie să se asigure că acțiunea propusă va fi realizată în întregime și că se vor obține beneficiile care rezultă din proiectul corespunzător. În cazul în care cofinanțarea necesară nu este disponibilă sau beneficiarul se confruntă cu deficite financiare în cursul punerii în aplicare a acțiunii, nu vor exista fonduri suficiente pentru punerea în aplicare a tuturor activităților, iar rezultatele preconizate nu vor fi obținute. Aceasta ar constitui o risipă de fonduri publice și, prin urmare, ar trebui evitată cu orice preț. Procedura de recuperare ulterioară pe care Comisia ar trebui să o inițieze ar deteriora și mai mult situația beneficiarului și l-ar conduce la faliment. Din aceste motive, Comisia trebuie să identifice riscurile în cursul procedurii de evaluare și să respingă solicitanții cu o capacitate financiară insuficientă. În plus, normele care prevăd punerea în aplicare a Regulamentului financiar identifică în mod clar capacitatea financiară drept unul dintre criteriile care trebuie îndeplinite la depunerea unei cereri.

În cele din urmă, Comisia ține seama de necesitatea ca solicitanții să nu depindă într-o măsură covârșitoare de fondurile UE, comparând cu atenție cuantumurile granturilor solicitate și veniturile solicitanților. ONG-urile de încredere care nu dispun de fonduri proprii suficiente ar trebui să solicite mai degrabă granturi mai mici, și anume cele cu o valoare mai mică de 25 000 EUR, în cazul în care autoritatea contractantă nu solicită alte documente în sprijinul capacității lor financiare decât o declarație pe propria răspundere.

Ombudsmanul salută recunoașterea de către Comisie a faptului că sponsorii externi pot oferi angajamente în ceea ce privește capacitatea financiară a solicitanților. El consideră, de asemenea, că rezervele Comisiei cu privire la garanțiile bancare sunt rezonabile. În general, răspunsul subsecvent este satisfăcător.

Cauza 49/2011/AN

Cazul 49/2011/AN se referea la neinițierea de către Comisie a unei proceduri de constatare a neîndeplinirii obligațiilor împotriva Spaniei pe baza unei plângeri care s-a bazat pe constatările Comitetului pentru examinarea respectării dispozițiilor de la Aarhus. Reclamantul s-a adresat comitetului după ce opoziția sa față de proiectele industriale despre care se presupune că ar fi dăunat mediului a generat răspunsuri din partea autorităților publice relevante care, în opinia sa, au constituit hărțuire.

Ombudsmanul nu a identificat niciun caz de administrare defectuoasă în tratarea de către Comisie a problemei hărțuirii. De asemenea, acesta a concluzionat că nu se justifică nicio anchetă suplimentară în ceea ce privește expunerea de motive a Comisiei pentru neinițierea procedurii de constatare a neîndeplinirii obligațiilor. Cu toate acestea, el a făcut o observație suplimentară, sugerând Comisiei nu numai să informeze reclamantul în timp util cu privire la rezultatul final al investigației sale în curs privind problemele de mediu din Spania, ci și cu privire la fiecare nouă etapă întreprinsă în legătură cu investigația respectivă. Procedând astfel, Comisia ar respecta punctul 7 din Comunicarea sa către Parlamentul European și Ombudsmanul European privind relațiile cu reclamantul în ceea ce privește încălcările dreptului comunitar ^[26] și, în același timp, ar acționa într-un mod constructiv și accesibil cetățenilor. Acest lucru ar fi un exemplu de bună administrare, a spus el.

Comisia s-a adresat în scris reclamantului, descriind toate măsurile luate în cadrul procedurii relevante de constatare a neîndeplinirii obligațiilor și informațiile luate în considerare în evaluarea acesteia din urmă. Comisia a menționat că unul dintre elementele luate în considerare a fost decizia Ombudsmanului cu privire la cazul reclamantului. Comisia a explicat, de asemenea, că evaluarea sa nu a evidențiat nicio încălcare a legislației UE de către Spania, deși cazul specific al reclamantului, care a făcut obiectul comunicării către Comitetul pentru examinarea respectării dispozițiilor de la Aarhus și al plângerii privind încălcarea dreptului comunitar, a fost regretabil. Prin urmare, Comisia a informat reclamantul cu privire la intenția sa de a încheia procedura și l-a invitat să își prezinte observațiile în această privință în termen de o lună de la primirea scrisorii Comisiei.

Comisia a explicat în detaliu reclamantului modul său de acțiune. De asemenea, Comisia a ținut seama de constatările Ombudsmanului în evaluarea sa cu privire la procedura de constatare a neîndeplinirii obligațiilor.

Cauza 409/2011/RT

Într-o plângere adresată Ombudsmanului, un fost funcționar al Comisiei a susținut că Comisia nu și-a motivat în mod corespunzător decizia de a nu-i rambursa cheltuielile de mutare a doua oară. Ombudsmanul nu a identificat niciun caz de administrare defectuoasă. Cu toate acestea, el a sugerat că, în cazul în care un funcționar care își desfășoară activitatea într-o țară terță își încetează activitatea și se pensionează simultan, Comisia i-ar putea reaminti că cererea de rambursare a cheltuielilor de mutare într-un loc diferit de locul său de origine va împiedica o a doua rambursare ulterioară a cheltuielilor de mutare la locul de origine. Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară în acest sens.

În răspunsul său, Comisia a afirmat că problema intră în prezent în sfera de competență a Serviciului European de Acțiune Externă (SEAE), care este responsabil de informarea personalului său cu privire la criteriile de rambursare a cheltuielilor de mutare. Comisia a promis să informeze SEAE cu privire la observația suplimentară a Ombudsmanului.

Ombudsmanul va solicita SEAE să îi dea curs în acest caz.

Cauza 427/2011/MHZ

Regulamentul (CE) nr. 2187/2005 pentru conservarea, prin măsuri tehnice, a resurselor halieutice din Marea Baltică, strâmtorile Belts și Sound (denumit în continuare „regulamentul”) a solicitat Comisiei să se asigure, până la 1 ianuarie 2008, că se efectuează o evaluare științifică a efectelor utilizării, în special, a setcilor simple, a setcilor cu sirec și a plaselor de încurcare asupra cetaceelor și că constatările sale sunt prezentate Parlamentului European și Consiliului. Comisia a solicitat unui institut științific (ICES) să efectueze această evaluare, dar acesta din urmă nu a fost în măsură să facă acest lucru din cauza lipsei unor rapoarte relevante privind capturile accidentale de cetacee. Aceste rapoarte ar fi trebuit să fie prezentate Comisiei de către statele membre, în temeiul unui alt regulament (Regulamentul 812/2004). Prin urmare, Comisia a raportat Parlamentului și Consiliului că nu a fost posibilă efectuarea evaluării științifice. Reclamantul, un pescar polonez, a susținut că, prin urmare, Comisia nu și-a respectat obligația care îi revine în temeiul regulamentului și s-a adresat Ombudsmanului.

Pe parcursul anchetei Ombudsmanului, Comisia nu a justificat motivul pentru care nu a utilizat toate mijloacele de care dispunea pentru a asigura respectarea la nivel național a Regulamentului nr. 812/2004 și, prin urmare, nu a furnizat institutului științific datele necesare pentru evaluarea impusă de regulament. Aceasta a explicat că formatul utilizat de statele membre pentru raportare nu era adecvat și că, în 2009, Comisia a propus un nou format. Ombudsmanul s-a întrebat de ce Comisia nu a lucrat, cu mult înainte de 1 ianuarie 2008, la un format standard de raportare care, în mod rezonabil, ar fi putut facilita prezentarea la timp a rapoartelor naționale corespunzătoare, astfel cum se prevede în Regulamentul (CE) nr. 812/2004. Ombudsmanul a considerat că faptul că Comisia nu a acționat la timp constituie un caz de administrare defectuoasă. El a făcut o remarcă critică în acest sens.

În răspunsul său de monitorizare, Comisia a recunoscut că nu a respectat termenul de 1 ianuarie 2008 stabilit în regulament. Comisia a reiterat că acest lucru se datorează faptului că datele relevante, și anume cele impuse de Regulamentul nr. 812/2004, au fost transmise de statele membre într-un format care nu conținea informații detaliate. Aceasta a explicat, de asemenea, că statele membre s-au confruntat cu dificultăți în ceea ce privește punerea în aplicare a Regulamentului nr. 812/2004. În vederea identificării acestor dificultăți specifice și a modalităților de abordare a acestora, Comisia a organizat un atelier în 2009. Atelierul a arătat că nivelul de precizie a datelor impus de Regulamentul 812/2004 este foarte ambițios și poate fi chiar imposibil de atins în unele cazuri de specii rare capturate accidental. Comisia a încercat să abordeze această problemă prin lansarea unei proceduri deschise de ofertare privind colectarea de date referitoare la capturile accidentale de cetacee în Marea Baltică, Kattegat și Sounds, dar nu a primit nicio candidatură. În 2011, institutul științific în cauză a confirmat că marsuinul din Marea Baltică rămâne în pericol critic și că sunt necesare măsuri suplimentare de atenuare pentru marsuinul din Marea Baltică. Într-o comunicare publicată în septembrie 2011, Comisia a indicat că măsurile de atenuare îmbunătățite ar putea fi incluse în noile măsuri tehnice care vor fi elaborate ca parte a reformei politicii comune în domeniul pescuitului. Aceasta va stabili domeniul de aplicare, obiectivele și țintele care trebuie atinse în ceea ce privește capturile accidentale de cetacee, iar statele membre vor avea posibilitatea de a lua măsuri specifice pentru anumite activități de pescuit. Cerințele de monitorizare ar putea fi încorporate în cadrul de colectare a datelor, a concluzionat Comisia.

În ceea ce privește constatarea Ombudsmanului potrivit căreia nimic nu a împiedicat Comisia să furnizeze, cu mult înainte de 1 ianuarie 2008, un format standard pentru raportarea statelor membre care, în mod rezonabil, ar fi putut facilita prezentarea la timp a rapoartelor naționale corespunzătoare, astfel cum se prevede în Regulamentul (CE) nr. 812/2004, Comisia a explicat că, împreună cu institutele științifice relevante, a finalizat un format comun de raportare în 2008. Participanții la atelierul menționat anterior au încurajat utilizarea acestui format în rapoartele naționale din 2009. În mai 2010, Comitetul pentru pescuit și acvacultură a convenit că acesta ar trebui utilizat de statele membre începând cu data respectivă. Cea mai recentă evaluare a fost efectuată în 2012. S-a constatat că toate statele membre relevante utilizează în prezent formatul standard de raportare. În plus, institutul științific în cauză a revizuit toate datele colectate în prezent de statele membre și a creat o bază de date care conține toate aceste informații.

Comisia a explicat în detaliu măsurile pe care le-a luat pentru a aborda problema identificată de Ombudsman și a explicat, de asemenea, că, în prezent, statele membre sunt în măsură să furnizeze datele necesare deoarece dispun de un format standard de raportare adecvat, adoptat între timp de Comisie. Prin urmare, în prezent se poate efectua o evaluare științifică a efectelor asupra cetaceelor ale utilizării, în special, a setcilor simple, a setcilor cu sirec și a plaselor de încurcare.

Cauza 489/2011/(GRK)MHZ

Cauza 489/2011/MHZ privea o întârziere de șapte luni, pe care Comisia nu a fost în măsură să o justifice, în ceea ce privește răspunsul la observațiile reclamantului într-o procedură de constatare a neîndeplinirii obligațiilor. Cu toate acestea, Ombudsmanul a constatat că Comisia a furnizat o expunere de motive exemplară, în scrisorile trimise direct reclamantului, care stau la baza deciziei sale de a închide cazul. Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară în sensul că Comisia ar respecta principiile bunei administrări în cazul în care, după ce reclamanții prezintă observații cu privire la anunțul său că intenționează să închidă dosarul de constatare a neîndeplinirii obligațiilor, ar ajunge la decizia finală într-un termen rezonabil. În cazul în care apar întârzieri, Comisia ar trebui să explice de ce și să își ceară scuze, dacă este cazul.

În primul rând, Comisia a mulțumit Ombudsmanului pentru că și-a exprimat satisfacția cu privire la calitatea explicațiilor Comisiei adresate reclamantului. Comisia a recunoscut că răspunsul său provizoriu, precum și celelalte scrisori trimise reclamantului după prezentarea observațiilor sale (sau a informațiilor suplimentare) nu au oferit explicații sau scuze pentru răspunsul întârziat al Comisiei. Deși regretă că a omis să ofere explicații și scuze pentru răspunsul întârziat, Comisia a afirmat că, în cazul de față, trebuie găsit un echilibru adecvat între exactitatea analizei circumstanțelor cazului și a dispozițiilor legale aplicabile și rapiditatea acestei analize. Potrivit Comisiei, reclamantul ar fi mai afectat de o discrepanță în analiză decât de o întârziere a procedurii.

Comisia a asigurat Ombudsmanul că va depune toate eforturile în viitor, astfel încât, în cazul în care există o întârziere în a doua etapă a tratării unei plângeri, motivele unei astfel de întârzieri și scuzele, dacă este cazul, să fie incluse în corespondența adresată reclamantului.

Comisia și-a cerut scuze pentru întârzierea în cazul de față și a asigurat Ombudsmanul că, în viitor, va include scuzele și motivele întârzierii, dacă este cazul, în corespondența cu reclamanții trimisă după ce un reclamant prezintă observații cu privire la intenția Comisiei de a închide dosarul de constatare a neîndeplinirii obligațiilor. Acest lucru este foarte binevenit.

3. Curtea de Justiție a UE

A se vedea cazul 3018/2009/(TN)(TS)TN de mai sus la rubrica „Cazuri Star”.

4. Oficiul European pentru Selecția Personalului (EPSO)

Cazul 1251/2009/(CK)ANA

Acest caz se referă la informațiile pe care EPSO le furnizează candidaților la concursurile generale. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la presupusa omisiune a EPSO de a furniza reclamantului o explicație suficient de motivată în ceea ce privește rezultatele probei sale scrise. În avizul său, EPSO a abordat argumentele reclamantului și a furnizat o defalcare ponderată a performanței reclamantului în funcție de criteriile de concurs. Ombudsmanul a făcut următoarea observație suplimentară:

„Este o bună practică administrativă ca EPSO să se asigure că fișa de evaluare utilizată de comisia de evaluare în etapa de testare scrisă a unui concurs general conține (a) o defalcare detaliată a punctajelor acordate pentru fiecare criteriu de evaluare și (b) informații privind ponderea pe care comisia de evaluare o aplică fiecărui criteriu de evaluare.”

În răspunsul său ulterior, EPSO a subliniat că respectivul concurs general a fost publicat în 2007 și a fost administrat în 2008. În urma adoptării programului de dezvoltare al EPSO, EPSO a adus modificări în organizarea concursurilor generale pe care le-a prezentat deja Ombudsmanului. EPSO a detaliat natura noii proceduri și s-a axat pe modul în care evaluarea are loc în centrul de evaluare în temeiul noului regim. EPSO a subliniat, de asemenea, rolul pașaportului competențelor.

În ceea ce privește informațiile de care dispun candidații în cadrul noii proceduri, EPSO a observat că aceștia primesc informații care îi privesc în mod direct și individual. În etapa CBT (test pe calculator), candidații primesc nu numai o defalcare a notelor, ci și răspunsurile alese, alături de răspunsurile corecte la întrebări. În ceea ce privește etapa „centru de evaluare”, candidații primesc notele globale pentru fiecare dintre competențele generale și specifice care sunt evaluate, precum și o copie a pașaportului lor de competențe. La cerere, candidații pot primi o copie a examenelor scrise.

EPSO a subliniat că, în cadrul regimului anterior, candidații primeau informații mai limitate. În ceea ce privește noul regim, EPSO a subliniat că pașaportul competențelor este un instrument util nu numai pentru candidați, ci și pentru instituții. Aceștia din urmă primesc o copie a pașaportului de competențe al candidaților care au reușit la concurs. 

Ombudsmanul reamintește că ancheta în acest caz a vizat informațiile aflate la dispoziția candidaților cu privire la performanța lor la testele scrise în temeiul sistemului aplicabil anterior care reglementează procedurile de selecție ale UE. În acest sens, observația suplimentară a Ombudsmanului reflectă angajamentul EPSO de a furniza candidaților o defalcare detaliată a notelor și ponderea pe care comisia de evaluare o aplică fiecărui criteriu de evaluare. EPSO oferă candidaților la concursurile generale din cadrul noului regim un răspuns detaliat cu privire la informațiile disponibile, care include atât etapa CBT, cât și etapa centrului de evaluare. Mai precis, în ceea ce privește informațiile referitoare la evaluarea competențelor generale și a competențelor specifice ale candidaților în etapa „centru de evaluare”, EPSO abordează problema punctajelor acordate pentru fiecare competență și ponderea fiecărui punctaj în evaluarea candidaților. Deși o evaluare substanțială a răspunsului EPSO ar fi prematură, EPSO se implică în mod clar în raționamentul Ombudsmanului care a condus la observația suplimentară. Având în vedere cele de mai sus, răspunsul EPSO este satisfăcător.

În ceea ce privește evaluarea competențelor specifice ale candidaților la centrul de evaluare, răspunsul EPSO nu a clarificat dacă se acordă punctaje separate pentru fiecare criteriu și subcriteriu de evaluare și care este ponderea acestor punctaje în nota globală pentru fiecare competență. Această lipsă de claritate este abordată în acțiunile întreprinse de EPSO ca urmare a cazului 14/2010/ANA de mai jos.

În general, monitorizarea EPSO este satisfăcătoare.

Cazul 2179/2009/(TS)ELB

Reclamantul a participat la un concurs general organizat de EPSO (EPSO/AD/116/08). Ea a obținut rezultate insuficiente la probele scrise și, prin urmare, nu a fost invitată la examenul oral. Ea a solicitat EPSO să îi acorde acces la documentele sale de testare și la fișele de evaluare corespunzătoare. Ea a solicitat, de asemenea, comisiei de evaluare să își revizuiască performanțele la teste. Ulterior, comisia de evaluare i-a confirmat rezultatele. În plângerea adresată Ombudsmanului, reclamanta a susținut că întârzierea cu care EPSO i-a trimis documentele de testare și fișele de evaluare a împiedicat-o să solicite o revizuire a testelor sale.

EPSO a recunoscut că răspunsurile sale la cererile de documente ale reclamantului au fost tardive. Cu toate acestea, Comisia de evaluare a constatat că a efectuat două examinări ale probelor scrise ale reclamantei și i-a confirmat notele. Aceasta a concluzionat că reclamanta nu a fost privată de dreptul său de a solicita o reexaminare a testelor sale.

Ombudsmanul a remarcat că documentele de testare și fișele de evaluare nu sunt secrete și că divulgarea lor către candidați nu are niciun impact asupra secretului lucrărilor comisiilor de evaluare. Acesta a făcut referire la jurisprudența instanțelor Uniunii în ceea ce privește deciziile comisiilor de evaluare și divulgarea notelor candidaților la concursuri. În această privință, Ombudsmanul a subliniat că divulgarea documentelor către candidați este rezultatul necesității de a concilia secretul lucrărilor comisiei de evaluare cu obligația de motivare. În consecință, atunci când candidații sunt informați cu privire la rezultatele testelor lor, EPSO ar trebui – la cererea unui candidat – să le ofere în mod automat acces la documentele pe care au dreptul să le obțină. Prin urmare, acesta a făcut o altă observație în acest sens. Ombudsmanul a criticat, de asemenea, EPSO pentru răspunsul său tardiv la cererile de documente ale reclamantului. În cele din urmă, acesta a considerat că, în plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamanta nu a prezentat argumente motivate, bazate pe documentele pe care i le-a trimis EPSO, pentru a justifica o nouă revizuire a testelor sale. Prin urmare, acesta a considerat că o anchetă suplimentară cu privire la acest aspect al cazului nu este justificată.

În răspunsul său la observațiile Ombudsmanului, EPSO a afirmat că, deja în avizul său cu privire la acest caz, a recunoscut că au existat probleme în ceea ce privește răspunsul la cererea de informații suplimentare a reclamantului. EPSO a recunoscut că a depus cu întârziere documentele la care reclamantul avea dreptul și și-a cerut scuze în acest sens. EPSO a solicitat reclamantului să își accepte scuzele.

EPSO a explicat, de asemenea, că, în cazul de față, reclamanta a primit toate documentele la care avea dreptul: notele la probele sale scrise (a), (b) și (c); răspunsurile sale și răspunsurile corecte la testul (a); fișele de evaluare a testelor (b) și (c); și documentele sale de testare (b) și (c). Cu toate acestea, ea a trebuit să le solicite. EPSO a luat notă de faptul că plângerea se referea la concursul general EPSO/AD/116/08, care a fost publicat și organizat în 2008. Aceasta a atras atenția Ombudsmanului asupra faptului că, începând din 2010 și în conformitate cu programul de dezvoltare al EPSO, procedura de selecție a fost modificată, după cum reiese din anunțurile de concurs și din ghidul concursurilor generale. Conform noului ghid privind concursurile generale, candidații primesc automat punctajele totale pentru fiecare competență evaluată și pașaportul de competențe. Pașaportul de competențe rezumă punctele forte și punctele slabe ale candidatului pentru fiecare domeniu de competență și indică punctajul corespunzător obținut de candidat. Datele sunt colectate prin intermediul diferitelor exerciții ale centrului de evaluare. Cu toate acestea, pașaportul competențelor nu oferă punctajul în funcție de exercițiu. De asemenea, candidații primesc în mod automat rezultatele testelor pentru testele pe calculator, precum și răspunsurile la aceste teste și răspunsurile corecte. Formularea întrebărilor și a răspunsurilor nu este comunicată candidaților. În plus, candidații trebuie să solicite o copie a răspunsurilor lor la testele scrise/practice.

Acțiunile subsecvente întreprinse de EPSO în acest caz sunt satisfăcătoare.

Cazul 2470/2009/(TS)TN

Plângerea se referă la tratarea de către EPSO a unei cereri de informații. Mai precis, reclamantul a susținut că EPSO nu și-a motivat refuzul de a-l informa cu privire la numărul de candidați invitați la proba orală la care urma să participe. Într-o observație critică, Ombudsmanul a remarcat că EPSO nu a furnizat, în conformitate cu articolul 18 din Codul european al bunei conduite administrative, o explicație suficient de clară cu privire la motivul pentru care nu au putut fi furnizate informații cu privire la numărul de candidați admiși la următoarea etapă a unui concurs. Într-o observație suplimentară, acesta a menționat că, în cazul în care EPSO primește o cerere de informații referitoare la un concurs și că informațiile sunt deja disponibile în anunțul de concurs relevant și, prin urmare, nu sunt publicate pe site-ul internet al EPSO, ar fi oportun ca EPSO să trimită persoana în cauză la anunțul de concurs, mai degrabă decât să precizeze pur și simplu că informațiile solicitate nu sunt publicate pe site-ul său internet.

EPSO a răspuns că, odată cu introducerea noilor concursuri de stil, următoarele informații pentru fiecare concurs sunt publicate pe site-ul său internet:

Etapele pentru care sunt furnizate informații

- Numărul de candidaturi (validate) — date brute în funcție de domeniu, grad, limbă și/sau opțiune (în funcție de concurs).

- Perioada de rezervare pentru testele de acces – numai dacă este aceeași pentru toți candidații.

perioada de testare a admiterii pe calculator.

- Publicarea rezultatelor testelor de admitere în conturile EPSO ale candidaților.

Publicarea rezultatelor admiterii.

- Pragul de admitere (puncte CBT).

- Pragul de admitere (talent screener -^{runda întâi)} – dacă este cazul.

- Pragul de admitere (talent screener - runda ^{a 2-a)} – dacă este cazul.

- Numele membrilor comisiei de evaluare.

- Invitație la studiul de caz publicat în conturile EPSO ale candidaților și data (datele) studiului de caz.

- Centru de evaluare la Bruxelles/Luxemburg de la zz/ll/aaa până la zz/ll/aa.

- Invitație la centrul de evaluare publicată în conturile EPSO ale candidaților, inclusiv numărul de candidați invitați.

- Publicarea rezultatelor etapei „centru de evaluare” și ale concursului final în conturile EPSO ale candidaților.

- Numărul de candidați de pe lista de rezervă, în funcție de domeniu, grad, limbă și/sau opțiune.

- Pragul care urmează să fie inclus pe lista de rezervă.

- Lista de rezervă.

Prin urmare, EPSO este convins că probleme precum cele aflate la originea prezentei reclamații nu vor reapărea în viitor.

Ombudsmanul este de acord că creșterea numărului de informații furnizate automat de EPSO în ceea ce privește concursurile generale implică faptul că este mai puțin probabil ca problema care stă la baza prezentei plângeri să apară în viitor.

Cazul 14/2010/ANA

Cauza 14/2010/ANA a permis Ombudsmanului să examineze obligațiile aparent contradictorii ale EPSO, pe de o parte, de a-și motiva deciziile și, pe de altă parte, de a proteja confidențialitatea procedurilor comisiei de evaluare. Ombudsmanul a reamintit că aceste obligații găsesc un compromis echilibrat în decizia EPSO, adoptată în urma anchetei sale din proprie inițiativă privind transparența procedurilor de recrutare ale UE, de a furniza în fișa de evaluare o defalcare a punctajelor în funcție de criteriile și subcriteriile de evaluare utilizate de comisia de evaluare. Ombudsmanul a regretat faptul că comisia de evaluare nu a furnizat o astfel de defalcare în cazul de față. Într-o observație critică, acesta a afirmat că EPSO nu a luat măsuri pentru a se asigura că comisia de evaluare a furnizat o defalcare a punctajelor pe fișa de evaluare finală pentru testul în cauză.

În răspunsul său ulterior, EPSO a subliniat că concursul general în cauză a fost publicat în 2008 și se referă în mod specific la fișa de evaluare pe care comisia de evaluare a întocmit-o pentru testele de traducere. Această fișă de evaluare prevedea o notă globală care a fost acordată candidaților pe baza criteriilor de evaluare stabilite anterior de comisia de evaluare și a observațiilor referitoare la erorile de traducere săvârșite. Având în vedere că comisia de evaluare nu a acordat punctaje pentru fiecare dintre criteriile de evaluare pe care le-a stabilit, fișa de evaluare nu a furnizat o defalcare a punctajului global.

Concentrându-se asupra concursurilor generale pentru juriști-lingviști, răspunsul EPSO s-a referit, de asemenea, la informațiile aflate la dispoziția candidaților în cadrul noului său regim pentru concursurile generale, inclusiv la testele pe calculator (CBT) și la etapa centrului de evaluare. Prin intermediul pașaportului de competențe, candidații primesc informațiile referitoare la evaluarea atât a competențelor generale, cât și a celor specifice în etapa „centru de evaluare”, inclusiv notele acordate pentru fiecare competență și ponderea fiecărui punctaj în evaluarea candidaților.

Declarația generală de mai sus se aplică, de asemenea, evaluării competenței specifice în materie de traducere, a afirmat EPSO. De fapt, în ceea ce privește competența specifică de traducere, pașaportul competențelor conține notele acordate pentru fiecare criteriu și observațiile comisiei de evaluare. În plus, comisia de evaluare stabilește o fișă de evaluare pentru testele de traducere care indică criteriile pe baza cărora a notat testul și notele acordate pentru fiecare criteriu. Acest lucru contribuie la clarificarea aspectului dacă evaluările candidaților cu privire la competențele specifice din centrul de evaluare conțin punctaje pentru fiecare criteriu și subcriteriu de evaluare și ponderea acestor punctaje în punctajul global pentru fiecare competență [a se vedea cazul 1251/2009/(CK)ANA de mai sus].

Ombudsmanul salută faptul că EPSO s-a implicat în raționamentul care a condus la observația critică în acest caz. Răspunsul EPSO sugerează că nivelul informațiilor oferite în temeiul noului regim candidaților la concursurile generale pentru juriști-lingviști este în conformitate cu angajamentul EPSO față de Ombudsman în ancheta din proprie inițiativă OI/5/2005/PB.

Cazul 1220/2010/(VL)BEH

Cazul 1220/2010/BEH se referea la presupuse informații incorecte dintr-un formular de candidatură online al EPSO, conform cărora solicitanții puteau utiliza până la 4 000 de caractere atunci când răspundeau la fiecare subsecțiune cu privire la motivele candidaturii lor. Ombudsmanul a constatat că informațiile furnizate în versiunea germană a formularului erau într-adevăr incorecte și de natură să inducă în eroare candidații. În același timp, acesta a concluzionat că, oferind candidaților posibilitatea de a raporta cu privire la problemele întâmpinate și publicând pe site-ul său informații actualizate privind numărul maxim de caractere, EPSO a luat măsurile adecvate pentru a corecta eroarea. În ceea ce privește informațiile actualizate furnizate pe site-ul internet al EPSO, Ombudsmanul a făcut următoarea observație suplimentară:

„În măsura în care nu a făcut încă acest lucru, EPSO ar putea lua în considerare includerea în versiunea în limba germană a formularelor de candidatură relevante a informațiilor privind numărul maxim de caractere disponibile. În măsura în care este necesar, același lucru s-ar putea face și cu celelalte versiuni lingvistice ale formularelor de cerere relevante.”

În răspunsul său ulterior, EPSO a afirmat că candidații care doresc să se înscrie la un concurs general trebuie să consulte în prealabil „Manualul de candidatură online” (denumit în continuare „manualul”) pe site-ul său internet. EPSO a explicat că manualul conține informații privind numărul maxim de caractere disponibile în funcție de diferitele câmpuri din formularul de candidatură. Astfel, în ceea ce privește experiența profesională a unui candidat, manualul precizează că, pentru secțiunea „Natura atribuțiilor”, pot fi utilizate maximum 1 500 de caractere, inclusiv spații și caractere speciale („ä”, „ö” și „ü”, de exemplu), pentru fiecare experiență. Manualul prevede o limitare similară pentru secțiunea privind motivația unui candidat (maximum 2 000 de caractere pentru fiecare subsecțiune) și pentru rubrica „Talent Screener” (maximum 4 000 de caractere). EPSO a considerat că informațiile publicate pe site-ul său internet țin seama pe deplin de preocuparea exprimată de Ombudsman.

Ombudsmanul reamintește că, în observația sa suplimentară, a invitat EPSO să ia în considerare furnizarea de informații cu privire la numărul maxim de caractere disponibile în formularul de candidatură. Răspunsul EPSO nu sugerează că informațiile relevante au fost puse la dispoziție chiar în formularul de candidatură. În schimb, EPSO face trimitere la manual. Ombudsmanul ia act de faptul că, pe portalul online pentru solicitanți, manualul este denumit „lectură esențială”. În plus, portalul online oferă solicitanților următoarele instrucțiuni: „Înainte de a începe înscrierea online, trebuie să citiți următoarele documente și să acceptați termenii și condițiile concursului.” Lista documentelor care urmează această frază include manualul. Având în vedere aceste circumstanțe, este clar că EPSO, prin furnizarea de informații relevante în manual, a luat unele măsuri pentru a se asigura că solicitanții sunt conștienți de numărul maxim de caractere pe care le pot utiliza. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că EPSO a precizat ulterior că informațiile din formularul de candidatură în sine nu includ o trimitere la faptul că numărul maxim de caractere include spații și caractere speciale.

Ombudsmanul observă că, deși solicitanții trebuie să citească manualul înainte de a-și începe candidatura, ar fi util să li se reamintească în formularul de candidatură propriu-zis detaliile limitelor privind caracterele și că aceste limite includ spații. Adoptarea sugestiei Ombudsmanului ar fi demonstrat o abordare orientată spre servicii. Având în vedere aceste circumstanțe, răspunsul EPSO trebuie considerat doar parțial satisfăcător.

Cauza 1299/2010/MHZ

Ombudsmanul a constatat, în cazul 1299/2010/MHZ, că EPSO nu a asigurat condiții adecvate pentru ca reclamantul să susțină testele CBT (teste pe calculator) și că ar fi fost corect ca EPSO să îi fi permis să susțină din nou testele. Cu toate acestea, EPSO nu a reacționat la reclamație suficient de rapid pentru a remedia situația atunci când nu existau încă constrângeri tehnice sau organizatorice. În plus, nici în avizul său privind plângerea, nici în răspunsul său la proiectul de recomandare al Ombudsmanului, EPSO nu și-a recunoscut neregulile și nu și-a cerut scuze reclamantului. Ombudsmanul a criticat EPSO pentru aceste cazuri de administrare defectuoasă.

EPSO a reacționat în termeni duri la observația critică, inclusiv solicitând Ombudsmanului să revizuiască dosarul. EPSO a contestat faptele cauzei, astfel cum au fost stabilite în decizia Ombudsmanului. EPSO a contestat, de asemenea, partea din observația critică a Ombudsmanului referitoare la acordarea posibilității reclamantului de a susține din nou testul. Cu toate acestea, având în vedere viitorul, EPSO a subliniat că procedura pentru concursurile din 2010 era nouă și că EPSO examinase deja posibilitățile de îmbunătățire. În cazul concursurilor care implică un număr mare de candidați, EPSO a solicitat contractantului său, Prometric, (i) să prevadă două centre de examinare suplimentare în Luxemburg și (ii) să instaleze un juriu în mijlocul fiecărui tabel suplimentar destinat să găzduiască doi candidați. Într-o notă mai puțin pozitivă, EPSO a concluzionat că, indiferent de numărul și de capacitatea centrelor de testare furnizate, vor exista întotdeauna candidați care stau lângă ușă și care, în conformitate cu instrucțiunile date candidaților, își încep testele înainte de ora programată, în timp ce alți candidați intră și ies din sala de examinare. (Acestea au fost problemele ridicate în acest caz).

La primirea acestui răspuns ulterior, Ombudsmanul s-a adresat în scris directorului EPSO. El a afirmat că, deși a fost dezamăgit de majoritatea comentariilor EPSO cu privire la observația critică, a remarcat că unele dintre aceste comentarii pot fi considerate constructive, în special cele prezentate la punctul anterior.

Pe de altă parte, acesta a arătat că EPSO pare să susțină în prezent că consideră că este inevitabil, dacă nu normal, ca candidații așezați în apropierea ușii să fie deranjați în mod constant de sosirea treptată a altor candidați. În răspunsul său la proiectul de recomandare, EPSO a oferit Ombudsmanului un răspuns mai constructiv, și anume că, împreună cu Prometric, va examina posibilitățile tehnice și organizatorice care ar contribui la evitarea plasării viitorilor candidați în apropierea ușii unei săli de testare și ar contribui la asigurarea faptului că acești candidați își vor începe BTC mai devreme decât alții numai dacă sunt disponibile alte locuri. Ombudsmanul rămâne convins că există posibilități tehnice care ar putea contribui la asigurarea faptului că distanța dintre tabelele candidaților și ușa sălii de examinare este suficientă pentru a împiedica candidații care intră în sală într-o etapă ulterioară să îi deranjeze pe candidații care au început deja testul.

Deși Ombudsmanul observă că monitorizarea EPSO conține unele elemente pozitive, acesta consideră că există în continuare un risc semnificativ de administrare defectuoasă similară în viitor.  

Cauza 1933/2010/BEH

Reclamantul din cauza 1933/2010/BEH a susținut că, prin faptul că nu a reprogramat data testului pentru testul din etapa „centru de evaluare”, EPSO nu a luat în considerare situația sa specifică – și anume faptul că era însărcinată – și nu a respectat principiul egalității de tratament. Având în vedere caracterul excepțional al cazului, Ombudsmanul a solicitat EPSO să își trimită avizul în regim de urgență. EPSO a dat curs acestei solicitări. În avizul său, EPSO și-a exprimat disponibilitatea de a lua o serie de măsuri pentru a răspunde nevoilor speciale ale reclamantului. Deși nu pare să fie posibil să se găsească o soluție pentru reclamant în acest caz particular, Ombudsmanul nu a găsit niciun motiv pentru anchete suplimentare, având în vedere atitudinea constructivă a EPSO în acest caz. Cu toate acestea, el a invitat EPSO să privească dincolo de măsurile propuse în avizul său și să identifice posibile modalități de a răspunde nevoilor viitoarelor tinere mame care se află într-o situație similară cu cea a reclamantului.

În răspunsul său ulterior, EPSO a subliniat importanța principiului egalității de tratament și a explicat că practica sa actuală urmărește să răspundă situațiilor dificile cu care se confruntă candidații. EPSO examinează astfel de situații de la caz la caz și ia, în măsura posibilului, măsuri specifice și rezonabile, care, cu toate acestea, nu pot constitui o sarcină disproporționată pentru EPSO.

În ceea ce privește testele CBT (teste pe calculator), EPSO a subliniat că acordarea libertății candidaților de a alege o dată de testare adecvată le permite să se bucure de o flexibilitate maximă. În consecință, EPSO a primit foarte puține cereri din partea candidatelor însărcinate sau care alăptează de a lua măsuri specifice. În plus, EPSO a declarat că a acceptat 86 % din totalul cererilor de modificare a datelor de testare pentru testele BTC sau pentru testele din etapa „centru de evaluare” (din cauza încetării sarcinii, a sarcinii complicate sau a nașterii recente) în perioada de testare stabilită.

EPSO a explicat că cererile de măsuri specifice din partea candidatelor însărcinate și care alăptează sunt mai frecvente în etapa centrului de evaluare. În 2011, EPSO a acceptat în proporție de 100 % toate cererile de a distribui testele din etapa „centru de evaluare” pe parcursul a două zile, de a susține teste scrise într-o sală separată sau de a contribui la cheltuielile de deplasare ale unei persoane însoțitoare. EPSO a indicat, de asemenea, că au fost acceptate cereri din partea candidaților care alăptează pentru pauze lungi între teste.

În ceea ce privește posibilitatea de a schimba a doua limbă, care a fost invocată în acest caz, candidații sunt informați, în momentul înscrierii la un concurs, că astfel de modificări nu sunt posibile. EPSO a subliniat, de asemenea, că schimbarea celei de a doua limbi nu ar fi în conformitate cu principiul egalității de tratament, având în vedere că acceptarea unor astfel de modificări ar însemna că nu toți candidații au fost evaluați în conformitate cu aceleași standarde. În acest sens, EPSO a subliniat, de asemenea, marea complexitate a organizării examenelor în cadrul unui concurs. EPSO a susținut că nu avea în vedere posibilitatea de a schimba a doua limbă, dar va continua să examineze, de la caz la caz, cererile candidaților aflați într-o situație dificilă și să încerce să se asigure că acești candidați își pot susține testele în cele mai bune condiții posibile.

Deja în cursul anchetei Ombudsmanului, EPSO s-a referit la o serie de măsuri pe care le-ar putea lua pentru a face față unor situații specifice cu care se confruntă candidații. Referindu-se la posibilitatea de a permite pauze lungi între teste, EPSO a extins lista măsurilor posibile în răspunsul său.

În același timp, EPSO subliniază că modificarea datelor testelor ar putea avea loc numai în intervalul de timp stabilit pentru astfel de teste. În plus, EPSO insistă asupra faptului că schimbarea celei de a doua limbi a unui candidat nu este posibilă. Rezultă că măsurile propuse de EPSO nu au putut găzdui candidați aflați într-o situație similară cu cea a reclamantului în acest caz, care doresc să își modifice data testului într-o dată care depășește intervalul de timp prevăzut.

În general, răspunsul EPSO este satisfăcător.

Cazul 2586/2010/(ML)TN

Plângerea a vizat un concurs general în domeniul protecției datelor, la care a participat reclamantul. Scopul concursului a fost de a crea liste de rezervă – una pentru funcționarii cu gradul AD 6 și una pentru funcționarii cu gradul AD 9 – din care să poată fi ocupate posturile vacante din cadrul Autorității Europene pentru Protecția Datelor (denumită în continuare „AEPD”). În timpul probei scrise, candidații au trebuit să aleagă fie un"canal"legal, fie unul tehnologic. O listă de rezervă, care acoperă ambele canale, urma să fie întocmită pentru funcționarii cu gradul AD 6 – anunțul de concurs prevedea că această listă de rezervă trebuia să conțină 12 nume –, iar o altă listă de rezervă, care să acopere ambele canale, urma să fie întocmită pentru funcționarii cu gradul AD 9. Reclamantul a participat la canalul tehnologic cu gradul AD 6. După încheierea testelor, acesta nu a fost înscris pe lista de rezervă a candidaților care au reușit la concurs, întrucât nu se număra printre cei 12 candidați care au obținut cele mai mari punctaje. 11 candidați pentru funcții juridice și un candidat pentru funcții tehnologice au fost incluși pe lista de rezervă.

Reclamantul a susținut, printre altele, că EPSO (i) a utilizat în mod abuziv resursele prin organizarea unui concurs pe două domenii cu o singură listă de rezervă; și (ii) nu a furnizat reclamantului informațiile pe care le-a solicitat, și anume numele examinatorului care asistă comisia de evaluare. În ceea ce privește punctul (i), Ombudsmanul a făcut o observație suplimentară, potrivit căreia, în cazul în care EPSO organizează în viitor un concurs cu diferite canale, EPSO ar putea stabili numărul de candidați care vor fi înscriși pe lista de rezervă de pe fiecare canal, numărul de laureați fiind stabilit în funcție de nevoile serviciului. În ceea ce privește punctul (ii), Ombudsmanul a făcut o observație critică în sensul că EPSO a săvârșit o eroare prin faptul că a refuzat să comunice numele examinatorului extern.

În răspunsul său, EPSO a subliniat că decizia de a organiza un concurs și de a ocupa un post vacant sau de a constitui o listă de rezervă revine autorității împuternicite să facă numiri, în conformitate cu articolul 29 din statut. Competențele conferite în temeiul articolului 29 din Statutul funcționarilor nu au fost transferate EPSO. Prin urmare, EPSO este complet dependent de instituția solicitantă. În cazul în care instituția solicitantă nu indică în detaliu nevoile sale, EPSO nu poate lua o decizie în acest sens din proprie inițiativă.

Ombudsmanul ia act de faptul că organizarea concursurilor generale este activitatea principală a EPSO și că are cunoștințe și competențe de specialitate în acest sens. În cazul în care EPSO consideră că ar fi necesar sau util ca instituția solicitantă să furnizeze informații mai detaliate, ar fi în conformitate cu principiile bunei administrări ca EPSO să deschidă un dialog cu instituția solicitantă cu privire la această chestiune.

În ceea ce privește observația critică, EPSO a afirmat că, potrivit unei jurisprudențe constante, alegerea examinatorilor intră în sfera largii puteri discreționare de care dispun comisiile de evaluare în organizarea lucrărilor lor și, prin urmare, intră sub incidența secretului care înconjoară această procedură [27].

EPSO a explicat în continuare că articolul 6 din anexa II la Statutul funcționarilor prevede că „procedurile comisiei de evaluare sunt secrete”. Acest secret a fost instituit în vederea garantării independenței comisiilor de evaluare și a obiectivității lucrărilor acestora, protejându-le de orice ingerință și presiune externă. În consecință, respectarea acestui secret ar fi contrară divulgării atitudinilor adoptate de membrii individuali ai comisiilor de evaluare, precum și dezvăluirii tuturor elementelor referitoare la aprecierile individuale sau comparative ale candidaților. Aceasta include alegerea examinatorilor.

Pe baza acestui principiu, numele examinatorilor nu sunt divulgate. Potrivit EPSO, acest lucru se întâmplă din două motive: în primul rând, pentru a garanta obiectivitatea procesului. Divulgarea numelor examinatorilor ar pune în pericol obiectivitatea procesului, întrucât examinatorii sunt adesea redistribuiți. Prin urmare, este imposibil să se controleze interacțiunile acestora cu (posibilii) candidați. În al doilea rând, contrar numelor membrilor comisiei de evaluare, numele examinatorilor nu sunt făcute publice, iar examinatorii pot avea o încredere legitimă în protecția drepturilor lor la viață privată de către EPSO. Prin însăși natura lor, divulgarea acestor date cu caracter personal ar submina protecția drepturilor la viață privată ale persoanelor în cauză.

În ceea ce privește Regulamentul 1049/2001 privind accesul public la documente, EPSO nu consideră că divulgarea acestor informații prezintă un interes public superior. De asemenea, Comisia nu consideră posibilă aplicarea niciuneia dintre derogările prevăzute de Regulamentul 45/2001 privind protecția datelor cu caracter personal pentru transferul de informații către alte persoane decât instituțiile comunitare, în conformitate cu articolul 9 din Regulamentul 45/2001, inclusiv către reclamant. EPSO concluzionează că nu vede care sunt normele sau principiile obligatorii pe care nu le-a respectat prin faptul că a refuzat să divulge numele examinatorului.

Ombudsmanul observă că raționamentul EPSO ar implica faptul că tot ceea ce face o comisie de evaluare, cum ar fi alegerea unui examinator, trebuie să rămână secret. Potrivit jurisprudenței Uniunii, secretul care înconjoară lucrările comisiilor de evaluare a fost instituit în vederea garantării independenței comisiilor de evaluare și a obiectivității lucrărilor acestora, protejându-le de orice ingerință și presiune externă. Respectarea acestui secret se opune divulgării opiniilor adoptate de membrii individuali ai comisiilor de evaluare și dezvăluirii unor elemente referitoare la evaluarea individuală sau comparativă a candidaților. În opinia Ombudsmanului, decizia colectivă a comisiei de evaluare cu privire la alegerea examinatorilor nu poate fi considerată ca reprezentând un punct de vedere adoptat de membrii individuali ai comisiilor de evaluare sau un factor legat de evaluarea individuală sau comparativă a candidaților.

EPSO susține, de asemenea, că divulgarea numelor examinatorilor ar pune în pericol obiectivitatea procesului, întrucât examinatorii sunt adesea redistribuiți. Ombudsmanul observă, în acest sens, că membrii comisiei de evaluare, ale căror nume sunt făcute publice de EPSO, sunt, de asemenea, redistribuiți.

EPSO susține, de asemenea, că divulgarea numelor examinatorilor ar submina încrederea legitimă a acestora în faptul că EPSO le va proteja drepturile la viață privată. În această privință, Ombudsmanul observă că argumentul EPSO este circular. Dacă și în măsura în care examinatorii au o încredere legitimă că numele lor nu vor fi divulgate, această așteptare apare deoarece EPSO nu i-a informat în prealabil că numele lor ar putea fi divulgate în anumite condiții. EPSO ar putea schimba cu ușurință acest lucru în viitor. În orice caz, trebuie să se constate că examinatorul s-a prezentat reclamantului în cursul probei orale și că prezenta cauză a apărut ca urmare a faptului că reclamantul a uitat numele și a solicitat ca EPSO să i se reamintească acest nume.

În ceea ce privește întrebarea EPSO referitoare la norma sau principiul obligatoriu pe care nu l-a respectat, Ombudsmanul ar dori să sesizeze EPSO cu privire la dreptul la bună administrare, astfel cum este prevăzut la articolul 41 din Carta drepturilor fundamentale a UE, care este în prezent obligatoriu din punct de vedere juridic pentru toate instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii. În plus, articolul 22 alineatul (1) din Codul european al bunei conduite administrative prevede că publicul trebuie să primească informațiile pe care le solicită. Articolul 22 alineatul (3) prevede că, în cazul în care informațiile solicitate nu pot fi divulgate deoarece sunt confidențiale, acestea trebuie motivate. În speță, EPSO nu a furnizat niciun motiv valabil pentru care nu ar fi putut să învețe din prezenta cauză și să își modifice practica administrativă pentru viitor, având în vedere observația critică.

Ombudsmanul regretă că EPSO nu a dat curs în mod constructiv observațiilor sale critice și suplimentare în acest caz.

OI/9/2010/RT

Ombudsmanul a deschis o anchetă din proprie inițiativă (OI/9/2010/RT) cu privire la noua politică a EPSO în ceea ce privește rezervarea testelor de acces, comunicarea cu candidații și condițiile din diferitele centre de testare. Ca răspuns la o serie de întrebări adresate de Ombudsman, EPSO a explicat că (i) măsura de a reduce perioada de rezervare pentru CBT (teste pe calculator) cu o sumă considerabilă este proporțională și necesară pentru atingerea obiectivului general de reducere a duratei întregii proceduri de selecție; (ii) analizează în prezent dacă să își reintroducă practica anterioară de a trimite notificări prin e-mail în cadrul concursului pentru administratori din 2011; (iii) fiecare centru de testare respectă condițiile standard minime; și (iv) va face publice, anual, rezultatele globale obținute din diferite sondaje pentru a indica nivelurile de satisfacție ale candidaților. Ombudsmanul a salutat aceste informații și a formulat alte două observații. În primul rând, acesta a afirmat că are încredere că EPSO îl va informa în mod corespunzător de îndată ce își va restabili practica de a trimite notificări prin e-mail candidaților în cadrul concursurilor generale. În al doilea rând, acesta a afirmat că EPSO ar putea reflecta asupra situației candidaților care, deși au fost informați în mod corespunzător cu privire la perioada de rezervare, nu pot avea acces la internet în această perioadă scurtă și, prin urmare, nu își pot rezerva CBT (de exemplu, din cauza unei boli justificate în mod corespunzător). Acești candidați nu ar trebui penalizați din cauza unor astfel de circumstanțe excepționale și obiective.

În primul său răspuns la observațiile suplimentare ale Ombudsmanului, EPSO a explicat, în ceea ce privește notificările prin e-mail adresate candidaților, că și-a îmbunătățit comunicarea cu candidații. Candidații sunt acum informați prin e-mail cu privire la necesitatea de a-și rezerva testele de admitere. Pentru a evita interceptarea notificărilor prin e-mail de către filtrele de spam, EPSO a decis să trimită aceste e-mailuri pe categorii. EPSO a stabilit, de asemenea, contacte periodice cu furnizorii de servicii de internet pentru a evita blocarea acestor notificări prin e-mail. În cele din urmă, EPSO a subliniat că desfășoară o reflecție internă pentru a găsi modalități de a-și îmbunătăți în mod constant comunicarea cu candidații. 

În ceea ce privește a doua observație suplimentară, EPSO nu permite, în principiu, candidaților să își rezerve testele de acces în afara perioadei prevăzute pentru rezervarea testelor, având în vedere simplitatea procedurii de rezervare – rezervarea se poate face prin orice conexiune la internet și este disponibilă 24 de ore pe zi. Cu toate acestea, în cazuri justificate în mod corespunzător, dacă un candidat nu poate avea acces la internet în perioada prevăzută pentru rezervarea testelor sale de acces și, prin urmare, nu își poate rezerva CBT, EPSO va lua în considerare circumstanțele individuale ale cazului, pentru a permite modificarea perioadei de rezervare pentru candidatul în cauză. EPSO a subliniat că o astfel de practică este excepțională. În acest sens, EPSO nu poate prelungi la nesfârșit durata unui concurs și ar trebui să îl poată încheia într-un termen rezonabil, pentru a putea proteja interesele legitime ale altor candidați și propriul interes de a întocmi o listă de rezervă a candidaților care vor fi înscriși pe lista de rezervă.

După primirea acestui răspuns, Ombudsmanul a trimis EPSO o scrisoare privind o altă plângere (cazul 749/2012/RT), pe care a primit-o între timp și în care a deschis o anchetă de clarificare. Ombudsmanul a remarcat că aspecte similare celor ridicate în cele două observații suplimentare menționate mai sus au făcut obiectul acestei noi plângeri. Prin urmare, acesta a întrebat EPSO dacă îl poate informa cu privire la monitorizarea pe care a dat-o angajamentelor prezentate mai sus.

EPSO a explicat că și-a reluat notificările prin e-mail către candidați. În acest sens, candidații sunt notificați prin e-mail cu privire la un nou mesaj în contul lor EPSO. Pentru a evita eventualitatea ca notificările prin e-mail să fie interceptate prin filtre de spam, EPSO a decis să trimită aceste e-mailuri fie prin e-mailuri neautomate în masă (de exemplu, în cazul notificărilor simultane către toți candidații dintr-un anumit concurs), fie prin e-mailuri individuale neautomate (de exemplu, în cazul răspunsurilor la cererile de reexaminare). Cu toate acestea, publicarea invitațiilor de rezervare CBT nu este trimisă în conturile personale de e-mail ale candidaților din cauza publicării lor nesimultane – invitațiile de rezervare sunt publicate în mod eșalonat, în termen de 48 de ore de la validarea candidaturii oricărui candidat dat – și a numărului foarte mare de candidați vizați. Cu toate acestea, EPSO a subliniat că investighează diferite mecanisme de transmitere a alertelor în vederea găsirii unei soluții fiabile din punct de vedere tehnic pentru acest tip special de publicare. EPSO a subliniat că aceste notificări sunt doar un serviciu complementar și că candidații sunt obligați să își consulte conturile EPSO cel puțin de două ori pe săptămână (astfel cum se menționează la punctul 3.1 din Ghidul concursurilor generale). EPSO a subliniat că nu își poate asuma responsabilitatea pentru transmiterea cu succes a notificărilor la adresele de e-mail personale ale candidaților, având în vedere că transmiterea cu succes a acestor e-mailuri depinde de o serie de factori externi, care nu pot fi controlați de EPSO. 

EPSO a reiterat faptul că le poate permite candidaților să își rezerve CBT după data de expirare a perioadei de rezervare prevăzute inițial – deși numai în cazuri excepționale, în special în cazuri de vis maior. EPSO nu acceptă cereri de prelungire a termenului în cazurile în care incapacitatea candidatului de a rezerva CBT s-a datorat în întregime deciziei sale, de exemplu, deoarece candidatul a ales să călătorească într-un loc fără acces la internet pe întreaga perioadă de rezervare, în pofida faptului că a fost informat în prealabil cu privire la perioada de rezervare.

În cele din urmă, EPSO a clarificat faptul că această abordare a fost urmată încă de la introducerea sistemului combinat de înregistrare-rezervare-testare a BTC în 2010. În opinia sa, sistemul combinat de înregistrare-rezervare-testare este favorabil candidaților, întrucât aceștia pot alege și rezerva ei înșiși data testului, în loc să li se atribuie o dată de către EPSO.

Ombudsmanul salută măsurile adoptate de EPSO pentru a îmbunătăți administrarea concursurilor generale pe care le organizează.

5. Agenția Europeană de Siguranță a Aviației (AESA)

Cazul 266/2010/VL

Reclamantul, rezident în California, s-a deplasat la Köln, sediul AESA, pentru un interviu de angajare, via Copenhaga. În drum spre Köln, reclamanta a făcut, de asemenea, o escală în Suedia timp de câteva zile. Atunci când a solicitat AESA rambursarea cheltuielilor sale de călătorie, agenția a rambursat costul zborului său de întoarcere de la Copenhaga la Köln. Cu toate acestea, a refuzat să ramburseze costul zborului dus-întors de la Los Angeles la Copenhaga pe motiv că reclamantul nu a prezentat nicio comparație a prețurilor pentru un astfel de zbor, astfel cum se prevede în normele AESA privind contribuția financiară. De fapt, AESA a insistat asupra aprobării prealabile a călătoriilor. În cazul în care nu s-ar solicita acest lucru, ar fi rambursate numai costurile pentru deplasarea de la cel mai apropiat punct din Europa la Köln. Reclamantul a considerat că AESA nu a aplicat în mod corect propriile norme și că i-a furnizat informații vagi cu privire la rambursarea cheltuielilor sale de călătorie.

După ce a analizat cu atenție observațiile ambelor părți, Ombudsmanul a considerat, cu titlu preliminar, că agenția nu a aplicat în mod corect propriile norme și că informațiile furnizate reclamantului nu au fost atât de precise și de clare pe cât ar fi trebuit să fie. Prin urmare, Ombudsmanul a prezentat AESA o propunere de soluție amiabilă, sugerând agenției să ramburseze costul biletului dus-întors de la Los Angeles la Copenhaga. El a sugerat, de asemenea, ca AESA să își ceară scuze pentru că a aplicat în mod greșit normele sale și pentru că a furnizat reclamantului informații insuficient de precise.

Deși AESA a fost de acord să ramburseze costul biletului dus-întors de la Los Angeles la Copenhaga, aceasta a considerat că nu a existat un caz de administrare defectuoasă. Cu toate acestea, Comisia și-a cerut scuze pentru ceea ce a calificat drept o neînțelegere din partea sa. Ombudsmanul a subliniat că și-a menținut opinia cu privire la aplicarea incorectă a normelor relevante și la informațiile insuficient de precise și de clare. Cu toate acestea, având în vedere că reclamantul l-a informat că este dispus să accepte rambursarea, acesta a considerat că AESA a luat măsurile adecvate pentru a soluționa plângerea. El a făcut următoarea observație:

„Ombudsmanul încurajează cu fermitate AESA să revizuiască informațiile pe care le furnizează candidaților și, eventual, normele privind contribuția financiară, pentru a se asigura că aceste informații sunt cât mai precise și mai utile posibil.”

AESA a informat Ombudsmanul că o versiune revizuită a normelor privind contribuția financiară este în curs de finalizare în vederea adoptării. Aceasta a explicat că această revizuire ar obține clarificările necesare prin asigurarea faptului că, la calcularea rambursărilor, va utiliza doar distanța drept criteriu și o va aplica în mod egal la nivel mondial. 

Ombudsmanul ia notă cu satisfacție de faptul că, în urma observațiilor sale suplimentare, AESA a luat măsuri pentru a reduce riscul apariției unor probleme similare în viitor.

6. Institutul European de Inovare și Tehnologie (EIT)

Cauza 2080/2010/ELB

Plângerea se referă la presupuse erori comise de Institutul European de Inovare și Tehnologie (EIT) în legătură cu o cerere de propuneri. EIT a respins propunerea prezentată de reclamant. Reclamantul a contestat această decizie în fața unui comitet de recurs, care a confirmat decizia inițială.

Reclamantul a susținut că EIT și-a bazat în mod eronat respingerea propunerii pe faptul că propunerea a implicat participarea organismelor publice. Reclamantul a susținut că participarea organismelor publice a fost un aspect pozitiv al propunerii.

După o examinare aprofundată a dosarului, Ombudsmanul a considerat că EIT a considerat propunerea reclamantului ca fiind una bună, iar participarea organismelor publice ca fiind un element pozitiv. Prin urmare, Ombudsmanul nu a constatat nicio administrare defectuoasă. Cu toate acestea, el a remarcat că EIT a făcut declarații care au fost prost formulate și care ar putea fi înțelese greșit. Într-o altă observație, acesta a atras atenția EIT asupra necesității de a furniza informații exacte, clare și ușor de înțeles cu privire la motivele respingerii propunerilor.

EIT a răspuns că ia foarte în serios solicitarea Ombudsmanului de a furniza informații exacte, clare și ușor de înțeles cu privire la motivele respingerii propunerilor. Aceasta va include această cerință în viitoarele cereri de propuneri, începând cu următoarea cerere de propuneri care va avea loc în 2014.

Ombudsmanul salută monitorizarea constructivă a EIT în acest caz.

7. Întreprinderea comună europeană pentru ITER și pentru dezvoltarea energiei de fuziune

A se vedea cazul 439/2011/AN de mai sus la rubrica „Cazuri Star”.

8. Agenția Executivă pentru Sănătate și Consumatori (EAHC)

A se vedea cazul 413/2010/BEH de mai sus la rubrica „Cazuri Star”.

9. Agenția Executivă pentru Cercetare

Cauza 783/2010/DK

Reclamantul a depus o cerere ca răspuns la o cerere de exprimare a interesului organizată de Agenția Executivă pentru Cercetare. Agenția a informat-o că cererea sa nu a fost admisă. După efectuarea unei anchete, Ombudsmanul a închis cazul, constatând că nu a existat un caz de administrare defectuoasă. Cu toate acestea, el a subliniat că este o bună practică administrativă să se informeze în mod expres persoanele fizice cu privire la posibilitățile de a contesta o decizie care le exclude de la o procedură de selecție. Aceste posibilități sunt dreptul de a depune o plângere la Ombudsman și dreptul de a introduce o acțiune în anulare în fața instanțelor UE.

Agenția a răspuns că, începând din 2010, anunțurile de posturi vacante pe care le publică conțin informații cu privire la posibilitățile de a depune o plângere la Ombudsman sau de a introduce o cale de atac judiciară în fața instanțelor UE. Agenția a anexat la răspunsul său un extras din anunțul de post vacant pentru postul de șef de unitate adjunct, publicat la sfârșitul anului 2010, referitor la secțiunea „13. Cereri de reexaminare – Căi de atac – Plângeri adresate Ombudsmanului”. Aceasta descrie în mod corespunzător posibilitățile de care dispun candidații pentru a contesta aspecte ale procedurii de selecție.

Agenția a luat măsurile corespunzătoare pentru a se conforma observației ulterioare a Ombudsmanului.

10. Eurojust

A se vedea cazul 325/2010/OV de mai sus la rubrica „Cazuri Star”.

11. Agenția Europeană de Apărare

A se vedea cazul 1342/2010/MHZ de mai sus la rubrica „Cazuri Star”.

12. EUPOL COPPS

A se vedea cazul OI/1/2010/(BEH)MMN de mai sus la rubrica „Cazuri Star”.

II. Lista cazurilor în care a fost făcută o observație critică

Referința cauzei	Link către text (EN)	Link către text (limba originală)
0056/2007/PB	RO	DE
0803/2007/(VIK)(CK)ANA	RO	-
Documentul 1146/2007/(BU)JF.	RO	DE
2395/2007/VIK	RO	-
3031/2007/(BEH)VL	RO	-
0696/2008/(WP)OV	RO	-
2986/2008/MF	RO	-
2987/2008/MF	RO	-
3135/2008/MF	RO	FR
3328/2008/(ELB)FOR	RO	FR
0715/2009/(VIK)ANA	RO	BG
1294/2009/(TN)DK	RO	-
1348/2009/(CK)RT	RO	-
2179/2009/(TS)ELB	RO	-
2470/2009/(TS)TN	RO	-
2610/2009/(BU)MF	RO	FR
2651/2009/(MAM)ANA	RO	LT
0014/2010/ANA	RO	EL
0062/2010/RT	RO	-
0066/2010/(KRK)OV	RO	-
0271/2010/GG	RO	DE
0325/2010/OV	RO	NL
0413/2010/BEH	RO	DE
0476/2010/ANA	RO	-
0670/2010/(PL)MHZ	RO	ES
0920/2010/VIK	RO	-
1299/2010/MHZ	RO	ES
1301/2010/GG	RO	-
1342/2010/(PL)MHZ	RO	-
1461/2010/(PL)MHZ	RO	ES
2073/2010/AN	RO	ES
2586/2010/(ML)TN	RO	-
0427/2011/MHZ	RO	PL
0439/2011/AN	RO	-

III. Lista cazurilor în care a fost formulată o observație suplimentară

Referința plângerii	Link către text (EN)	Link către text (limba originală)
0056/2007/PB	RO	DE
3196/2007/(BEH)VL	RO	-
0696/2008/(WP)OV	RO	-
0856/2008/BEH	RO	DE
1633/2008/DK	RO	-
2273/2008/MF	RO	FR
3399/2008/ELB	RO	FR
0705/2009/DK	RO	-
0715/2009/(VIK)ANA	RO	BG
1251/2009/(CK)ANA	RO	-
2179/2009/(TS)ELB	RO	-
2470/2009/(TS)TN	RO	-
2587/2009/JF	RO	-
2605/2009/MF	RO	-
2651/2009/(MAM)ANA	RO	LT
2711/2009/(GIS)PB	RO	-
3018/2009/(TN)(TS)TN	RO	SV
0062/2010/RT	RO	-
0266/2010/(BEH)VL	RO	-
0413/2010/BEH	RO	DE
0476/2010/ANA	RO	-
0783/2010/(ANA)DK	RO	-
0884/2010/VIK	RO	-
0920/2010/VIK	RO	-
1220/2010/(VL)BEH	RO	DE
1329/2010/MF	RO	FR
1403/2010/(FS)GG	RO	DE
1561/2010/FOR	RO	ES
1933/2010/BEH	RO	DE
2080/2010/(MB)ELB	RO	FR
2127/2010/AN	RO	FR
2360/2010/(PL)MHZ	RO	-
2586/2010/(ML)TN	RO	-
OI/4/2010/ELB	RO	-
OI/5/2010/JF	RO	-
OI/9/2010/RT	RO	-
0049/2011/AN	RO	ES
0409/2011/RT	RO	FR
0489/2011/(GRK)MHZ	RO	PL