În ceea ce privește cererile de acces care privesc o categorie de documente, este, în principiu, o bună administrare ca instituția să se asigure că decizia sa cu privire la cererea de acces (inițială sau de confirmare) include documente care sunt în mod evident vizate de cerere. Acest lucru se aplică chiar și atunci când documentele în cauză au fost adăugate la dosar/evidențe ulterior cererii, dar înainte de decizia relevantă a instituției de a acorda sau de a refuza accesul.