Strasbourg, 4 mai 2005

Stimate domnule X.,

La 28 iunie 2004, ați depus o plângere la Ombudsmanul European în care susțineați că Parlamentul European nu a răspuns la un e-mail pe care l-ați trimis la 23 februarie 2004.

La 15 iulie 2004, am transmis plângerea Președintelui Parlamentului European. În această scrisoare, am solicitat Parlamentului să își prezinte avizul până la 15 septembrie 2004.

La 21 septembrie 2004, Unitatea pentru corespondența cu cetățenii din cadrul Parlamentului European mi-a trimis o copie a unei scrisori pe care v-o adresase în acea zi.

La 12 octombrie 2004, am scris Parlamentului pentru a-i solicita avizul.

Parlamentul European și-a trimis avizul la 8 noiembrie 2004. V-am transmis-o la 12 noiembrie 2004, împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 7 decembrie 2004.

La 15 decembrie 2004, am solicitat Parlamentului informații suplimentare cu privire la acest caz. Parlamentul European și-a trimis răspunsul la 1 februarie 2005, iar eu vi l-am transmis la 4 februarie 2005, cu invitația de a formula observații până la 15 martie 2005. Până la data respectivă nu s-a primit nicio observație din partea dumneavoastră.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

La 23 februarie 2004, reclamantul, cetățean austriac, a trimis un e-mail Parlamentului European, la adresa civis@europarl.eu.int. În acest e-mail, el a solicitat informații cu privire la o rezoluție pe care Parlamentul pare să o fi adoptat în 1995. În lipsa unui răspuns, acesta a adresat din nou cererea sa de informații la 13 aprilie 2004.

În plângerea sa adresată Ombudsmanului, depusă în iunie 2004, reclamantul a susținut că Parlamentul European nu a răspuns la e-mailul său din 23 februarie 2004 și a solicitat trimiterea unui răspuns.

INQUIRY

Avizul Parlamentului European

În avizul său, Parlamentul a formulat următoarele observații:

Solicitarea de informații a reclamantului a fost adresată la adresa de e-mail civis@europarl.eu.int. Cu toate acestea, această căsuță poștală nu a mai fost creată pentru a primi mesaje din partea publicului, ci a fost înlocuită cu un formular online creat în acest scop pe „Portalul Europarl”.

După ce reclamantul și-ar fi trimis mesajul, ar fi primit un mesaj prin care ar fi fost invitat să contacteze Unitatea pentru corespondența cu cetățenii a Parlamentului prin intermediul „Portalului cetățenilor”.

„Dragă corespondentă,

Vă mulțumim pentru mesajul dvs. de e-mail.

Pentru a ne permite să tratăm mesajul dumneavoastră, vă rugăm să ni-l adresați din nou utilizând formularul de pe „Portalul cetățenilor” de pe site-ul PE, la adresa:

http://www.europarl.europa.eu/parliament/public/staticDisplay.do?id=48&language=en.

Pentru a trimite întrebarea, sugestia sau solicitarea de informații, selectați „Corespondență cu cetățeanul” și faceți clic pe „Căsuță poștală”. Completați formularul și selectați „Trimitere”.

N.B. Puteți transfera textul mesajului dvs. în formular utilizând procedura de copiere și lipire.”

Se pare că reclamantul nu a utilizat formularul. Dacă ar fi făcut acest lucru, ar fi primit un răspuns în timp util.

Împreună cu avizul său, Parlamentul a prezentat o copie a răspunsului care a fost trimis reclamantului la 21 septembrie 2004.

Observațiile reclamantului

În observațiile sale, reclamantul a subliniat că, deși scrisoarea din 21 septembrie 2004 a explicat că adresa civis@europarl.eu.int nu mai este valabilă, aceeași adresă a fost indicată în subsolul scrisorii. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că nu a primit mesajul standard la care s-a referit Parlamentul, nici ca răspuns la e-mailul său din 23 februarie 2004, nici atunci când și-a trimis mementoul la 13 aprilie 2004.

Anchete suplimentare

După o analiză atentă a avizului Parlamentului European și a observațiilor reclamantului, s-a constatat că sunt necesare anchete suplimentare.

Solicitare de informații suplimentare

Prin urmare, la 15 decembrie 2004, Ombudsmanul a solicitat Parlamentului să explice de ce adresa civis@europarl.eu.int a fost încă citată în subsolul scrisorii sale adresate reclamantului la 21 septembrie 2004. Ombudsmanul a remarcat, de asemenea, că, atunci când serviciile sale au trimis mesaje-test la această căsuță poștală în noiembrie 2004 (după ce au primit avizul Parlamentului) și decembrie 2004 (după ce au primit observațiile reclamantului), acestea nu au primit mesajul standard la care Parlamentul s-a referit. Parlamentul a fost invitat să comenteze acest fapt.

Răspunsul Parlamentului

În răspunsul său, Parlamentul European a formulat următoarele observații:

Începând cu vara anului 2003, pe Europarl a fost creat un portal destinat cetățenilor care intră în contact cu Parlamentul European. Cetățenii completează un formular electronic care este trimis către baza de date Adonis/Geda. În toate cazurile, Unitatea pentru corespondența cu cetățenii răspunde la formular prin e-mail la adresa de e-mail civis@europarl.eu.int. Cetățenii care contactează Parlamentul prin poștă obișnuită primeau, de asemenea, ca răspuns, o scrisoare care includea adresa căsuței poștale civis@europarl.eu.int. Unitatea în cauză, recunoscând confuzia care ar putea rezulta din menționarea acestei adrese, a adoptat între timp o nouă scrisoare cu antet care indică adresa „Portalului cetățenilor” pe site-ul Parlamentului (http://www.europarl.europa.eu/parliament/public/staticDisplay.do?id=48&language=de în versiunea în limba germană).

În momentul în care reclamantul și-a trimis e-mailurile către Parlament, sistemul de poștă electronică al Parlamentului a avut probleme grave din cauza unei avalanșe necontrolate de mesaje spam. Astfel, sosirea în căsuța poștală civis@europarl.eu.int a peste 300 000 de e-mailuri a avut ca efect, printre altele, paralizarea instrucțiunilor programate în programul de gestionare a e-mailurilor care a activat funcția de „răspuns” automat.

Această situație a fost rezolvată la 26 aprilie 2004, când un nou program de poștă electronică a devenit operațional. Trimiterea sistematică a unui "răspuns" la e-mailuri funcționa acum perfect.

„Răspunsul” automat a funcționat numai cu e-mailuri primite din exterior, adică din afara instituțiilor europene. Acesta a fost motivul pentru care serviciile Ombudsmanului nu au primit un răspuns automat la e-mailurile trimise la adresa de e-mail civis@europarl.eu.int în noiembrie și decembrie 2004.

Observațiile reclamantului

Nu s-a primit nicio observație din partea reclamantului.

DECIZIA

1 Presupusa lipsă de răspuns la cererea de informații

1.1 La 23 februarie 2004, reclamantul, cetățean austriac, a trimis un e-mail prin care solicita informații Parlamentului European, la adresa civis@europarl.eu.int. În lipsa unui răspuns, acesta a adresat din nou cererea sa de informații la 13 aprilie 2004. În plângerea sa adresată Ombudsmanului, depusă în iunie 2004, reclamantul a susținut că Parlamentul European nu a răspuns la e-mailul său din 23 februarie 2004 și a solicitat trimiterea unui răspuns.

1.2 În avizul său, Parlamentul a explicat că cutia poștală electronică civis@europarl.eu.int nu mai este creată pentru a primi mesaje de la cetățeni, ci a fost înlocuită cu un formular online creat în acest scop. Potrivit Parlamentului, persoanele care se adresează la adresa civis@europarl.eu.int primesc un mesaj automat prin care sunt informate că ar trebui să utilizeze noul formular. Parlamentul a susținut că reclamantul nu a utilizat formularul și că ar fi primit un răspuns în timp util dacă ar fi făcut acest lucru. Împreună cu avizul său, Parlamentul a prezentat o copie a scrisorii care a fost trimisă reclamantului la 21 septembrie 2004.

1.3 În observațiile sale, reclamantul a subliniat că nu a primit mesajul standard la care s-a referit Parlamentul, nici ca răspuns la e-mailul său din 23 februarie 2004, nici atunci când și-a trimis mementoul la 13 aprilie 2004.

1.4 Serviciile Ombudsmanului au trimis mesaje-test la adresa de e-mail civis@europarl.eu.int în noiembrie 2004 (după ce au primit avizul Parlamentului) și în decembrie 2004 (după ce au primit observațiile reclamantului) fără a primi mesajul standard la care Parlamentul s-a referit. În aceste condiții, Ombudsmanul a solicitat Parlamentului informații suplimentare.

1.5 În răspunsul său, Parlamentul a explicat că, în momentul în care reclamantul și-a trimis e-mailurile, sistemul său de poștă electronică a avut probleme grave din cauza unei avalanșe necontrolate de mesaje spam. Potrivit Parlamentului, sosirea în căsuța poștală electronică civis@europarl.eu.int a peste 300 000 de e-mailuri a avut ca efect, printre altele, paralizarea instrucțiunilor programate în programul de gestionare a e-mailurilor care a activat funcția automată de „răspuns”. Parlamentul a adăugat că această situație a fost rezolvată la 26 aprilie 2004, când un nou program de poștă electronică a devenit operațional. Acesta a subliniat că trimiterea sistematică a unui „răspuns” la e-mailuri funcționează acum perfect. Parlamentul a explicat, de asemenea, că „răspunsul” automat a funcționat numai cu e-mailurile primite din exterior, adică din afara instituțiilor europene. Acesta a fost motivul pentru care serviciile Ombudsmanului nu au primit un răspuns automat la e-mailurile trimise la adresa de e-mail civis@europarl.eu.int în noiembrie și decembrie 2004.

1.6 Răspunsul la solicitările de informații într-un termen rezonabil reprezintă o bună practică administrativă. În cazul de față, Parlamentul a răspuns la e-mailul reclamantului din 23 februarie 2004 abia la 21 septembrie 2004, adică la aproape șapte luni de la primirea cererii și la mai mult de două luni după ce Ombudsmanul a informat Parlamentul cu privire la cazul reclamantului. Ombudsmanul consideră că acest lucru depășește în mod evident ceea ce poate fi considerat un termen rezonabil pentru a răspunde unor astfel de solicitări.

1.7 În răspunsul său la solicitarea de informații suplimentare a Ombudsmanului, Parlamentul s-a referit la problemele tehnice care afectează sistemul său de poștă electronică din cauza unei avalanșe necontrolate de mesaje spam. Ombudsmanul este de acord că problemele tehnice de această natură pot cauza întârzieri și că instituția sau organismul UE în cauză nu poate fi considerat responsabil pentru astfel de întârzieri, cu condiția să nu fie în măsură să soluționeze prompt aceste probleme. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că, potrivit informațiilor furnizate de Parlament, problemele menționate trebuie să fi existat de mai mult de două luni, și anume cel puțin din ziua în care reclamantul a scris pentru prima dată Parlamentului (la 23 februarie 2004) până în ziua în care un nou program de poștă electronică a devenit operațional (la 26 aprilie 2004). De asemenea, ar trebui remarcat faptul că, chiar și după ce problema a fost soluționată în conformitate cu informațiile furnizate de Parlament, a fost nevoie de aproape cinci luni (și de o plângere adresată Ombudsmanului) înainte ca cererea de informații a reclamantului să primească un răspuns. Ombudsmanul consideră că, chiar dacă s-ar lua în considerare numai această perioadă de timp, Parlamentul tot nu ar fi răspuns reclamantului într-un termen rezonabil.

1.8 Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că problemele tehnice la care s-a referit Parlamentul nu ar trebui, în niciun caz, să fie luate în considerare în cazul de față. În cazul în care astfel de probleme tehnice cauzează întârzieri, este o bună practică administrativă să se informeze cetățeanul în consecință. Cu toate acestea, în cazul de față, astfel de informații nu au fost furnizate nici în răspunsul Parlamentului adresat reclamantului la 21 septembrie 2004, nici în avizul Parlamentului privind prezenta plângere, care a fost prezentat în noiembrie 2004. Dimpotrivă, în avizul său, Parlamentul a susținut că reclamantul trebuie să fi primit, ca răspuns la e-mailurile sale, un mesaj standard care să îl direcționeze către adresa de e-mail corespunzătoare. Numai în răspunsul său la solicitarea de informații suplimentare a Ombudsmanului, Parlamentul a recunoscut că astfel de mesaje nu au fost trimise în perioada în cauză. Ombudsmanul ia act, de asemenea, de faptul că Parlamentul nu și-a cerut scuze în acest context.

1.9 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că lipsa unui răspuns din partea Parlamentului la e-mailul reclamantului din 23 februarie 2004 într-un termen rezonabil constituie un caz de administrare defectuoasă. În acest context, se va face o observație critică.

2 Concluzie

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, este necesar să se facă următoarea observație critică:

Este o bună practică administrativă să se răspundă solicitărilor de informații într-un termen rezonabil. În cazul de față, Parlamentul a răspuns la e-mailul reclamantului din 23 februarie 2004 abia la 21 septembrie 2004, adică la aproape șapte luni de la primirea cererii și la mai mult de două luni după ce Ombudsmanul a informat Parlamentul cu privire la cazul reclamantului. Ombudsmanul consideră că acest lucru depășește în mod evident ceea ce poate fi considerat un termen rezonabil pentru a răspunde unor astfel de solicitări. Lipsa unui răspuns din partea Parlamentului la e-mailul reclamantului din 23 februarie 2004 într-un termen rezonabil constituie, prin urmare, un caz de administrare defectuoasă.

Având în vedere că acest aspect al cauzei se referă la proceduri legate de evenimente specifice din trecut, nu este oportun să se urmărească o soluționare amiabilă a problemei. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Parlamentului European va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS