Stimate domnule K.,

La 13 aprilie 2004, ați depus o plângere la Ombudsmanul European cu privire la gestionarea și finanțarea de către Comisia Europeană a „Proiectului Infopark”.

La 10 iunie 2004, am transmis plângerea președintelui Comisiei. Comisia și-a trimis avizul la 17 august 2004 și vi l-am transmis împreună cu o invitație de a formula observații, dacă doriți. Se pare că nu s-a primit nicio observație din partea dumneavoastră.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Potrivit reclamantului, faptele relevante sunt, pe scurt, următoarele:

Reclamantul este vicepreședintele Asociației portugheze pentru boala Parkinson (denumită în continuare „asociația”). În cei patru ani care au precedat plângerea adresată Ombudsmanului, asociația a participat la un proiect denumit Infopark, al cărui coordonator a fost Universitatea din Țara Galilor, Colegiul de Medicină din Cardiff (denumit în continuare „coordonatorul”). Potrivit reclamantului, Comisia a asigurat membrii proiectului Infopark că va finanța proiectul, ceea ce, prin urmare, nu i-ar costa nimic pe membri. Cu toate acestea, partenerii de proiect au trebuit, de fapt, să finanțeze ei înșiși proiectul, deoarece se pare că Comisia finanțează proiecte cu arierate, și anume „le cheltuiți și apoi le solicitați înapoi”. Acest lucru a fost problematic pentru asociație, care nu a avut fonduri pentru a cheltui în primul rând. Prin urmare, asociația a trebuit să întocmească rapoarte de costuri pentru banii cheltuiți, deși nu cheltuise nimic. De exemplu, cercetătorul lor debutant nu a lucrat cu normă întreagă timp de doi ani și, la momentul depunerii plângerii la Ombudsman, traducătorul lor fusese plătit doar pentru jumătate din munca depusă în 2003 și nu primise nimic pentru munca depusă în 2004. Atunci când a efectuat evaluarea la jumătatea perioadei a proiectului, Comisia a felicitat asociația pentru eforturile sale, iar asociația a rămas cu un indiciu puternic că va primi mai mult ajutor financiar. Cu toate acestea, Comisia nu a furnizat nicio altă contribuție financiară la proiect. Având în vedere modul în care Comisia a tratat partenerii de proiect, reclamantul nu va participa și nici nu va recomanda unei alte persoane să participe la un alt proiect finanțat de Comisie.

Reclamantul susține că Comisia nu a gestionat și nu a finanțat în mod adecvat proiectul Infopark și că nu a manifestat niciun interes față de persoanele implicate.

INQUIRY

În avizul său, Comisia formulează, pe scurt, următoarele observații:

Proiectul Infopark a fost un proiect cu tema "Informații, sănătate și amplitudine; nevoile sociale ale persoanelor în vârstă, cu dizabilități (boala Parkinson) și ale îngrijitorilor acestora", care a început la 1 martie 2001 și s-a încheiat la 31 mai 2004.

Comisia nu a fost niciodată informată cu privire la faptul că proiectul suferea de probleme legate de fluxul de numerar. Nici coordonatorul, nici reclamantul nu au ridicat problema în discuțiile cu funcționarii responsabili de proiect. Raportul de activitate prezentat Comisiei în mai 2004 nu menționa faptul că asociația s-a confruntat cu probleme.

Comisia a efectuat o examinare aprofundată a dosarului proiectului, concluzionând că au fost respectate toate procedurile de finanțare prevăzute în contract. Plata în avans și cele două plăți intermediare ulterioare au fost efectuate în termenul prevăzut la articolul 3.1 din condițiile generale ale contractului. Toți contractanții implicați au lucrat la modelul costurilor suplimentare, ceea ce înseamnă că Comisia a luat în considerare doar costurile directe suplimentare față de costurile recurente ale contractantului. Pentru costurile indirecte s-a utilizat o rată forfetară. La fel ca marea majoritate a proiectelor de cercetare finanțate de Comisie, proiectul Infopark a fost împărțit în funcție de costuri. Aceasta înseamnă că Comisia a acoperit 100 % din costurile suplimentare ale proiectului, în timp ce contractanților li s-a solicitat să furnizeze finanțarea în contrapartidă pentru costurile lor recurente normale. Promisiunea invocată potrivit căreia asociația nu ar trebui să suporte niciun cost nu ar proveni, așadar, din partea Comisiei.

La 14 martie 2001, coordonatorului i s-a plătit un avans de 40% din costurile preconizate ale asociației, adică la două săptămâni de la începerea proiectului. Această plată în avans a oferit suficiente mijloace pentru a acoperi cheltuielile preconizate ale asociației în primele 12 luni ale proiectului. Prin urmare, nu este adevărat că cheltuielile au trebuit să fie efectuate înainte de a fi rambursate. În cazul în care plata în avans nu a fost transferată în mod corect către Asociație de către coordonator, acest lucru ar fi trebuit adus la cunoștința coordonatorului.

În septembrie 2002, un expert extern numit de Comisie a efectuat o evaluare intermediară a proiectului. Expertul a elaborat un raport de evaluare la jumătatea perioadei, care a fost prezentat responsabilului de proiect al Comisiei, care l-a considerat pozitiv. Concluzia responsabilului de proiect a fost comunicată coordonatorului, a cărui sarcină a fost de a informa asociația cu privire la rezultatul evaluării la jumătatea perioadei.

La 5 mai 2004, Comisia a primit declarațiile de cheltuieli aferente celui de al treilea an de punere în aplicare a proiectului. Prin scrisoarea din 29 iulie 2004, Comisia a informat coordonatorul cu privire la inițierea procedurii de plată, furnizând o analiză detaliată a costurilor acceptate pentru perioada în cauză. La momentul transmiterii avizului către Ombudsman, Comisia nu primise încă declarațiile de cheltuieli referitoare la ultimele trei luni de punere în aplicare a proiectului.

Având în vedere calitatea ridicată a activității desfășurate de consorțiul proiectului Infopark, Comisia regretă faptul că reclamantul a întâmpinat dificultăți. Cu toate acestea, în absența unei cereri oficiale în acest sens, nu s-au putut lua măsuri pentru depășirea dificultăților.

Ombudsmanul a invitat reclamanții să prezinte observații cu privire la avizul Comisiei. Reclamanții nu par să fi prezentat observații.

DECIZIA

1.1 Plângerea se referă la gestionarea și finanțarea de către Comisia Europeană a "Proiectului Infopark", la care a participat Asociația portugheză pentru boala Parkinson. Potrivit reclamantului, care este vicepreședintele asociației, Comisia i-a asigurat pe membrii proiectului că va finanța proiectul, ceea ce, prin urmare, nu i-ar costa nimic pe membri. Cu toate acestea, partenerii de proiect au trebuit, de fapt, să finanțeze ei înșiși proiectul, deoarece se pare că Comisia finanțează proiecte cu arierate, și anume „le cheltuiți și apoi le solicitați înapoi”. Acest lucru a fost problematic pentru asociație, care nu a avut fonduri pentru a cheltui în primul rând. Prin urmare, asociația a trebuit să întocmească rapoarte de costuri pentru banii cheltuiți, deși nu a cheltuit nimic, deoarece o parte din personalul său a trebuit să lucreze gratuit. Atunci când a efectuat evaluarea la jumătatea perioadei a proiectului, Comisia a lăsat asociației un indiciu puternic că va primi mai mult ajutor financiar. Cu toate acestea, Comisia nu a furnizat nicio altă contribuție financiară la proiect.

Reclamantul susține că Comisia nu a gestionat și nu a finanțat în mod adecvat proiectul Infopark și că nu a manifestat niciun interes față de persoanele implicate.

1.2 Comisia susține că nu i s-a adus niciodată la cunoștință faptul că proiectul suferea de probleme legate de fluxul de numerar. Au fost respectate toate procedurile de finanțare prevăzute în contract. Plata în avans și cele două plăți intermediare ulterioare au fost efectuate în termenul prevăzut la articolul 3.1 din condițiile generale ale contractului. La fel ca marea majoritate a proiectelor de cercetare finanțate de Comisie, proiectul Infopark a fost împărțit în funcție de costuri. Aceasta înseamnă că Comisia a acoperit 100 % din costurile suplimentare ale proiectului, în timp ce contractanților li s-a solicitat să furnizeze finanțarea în contrapartidă pentru costurile lor recurente normale. Promisiunea invocată potrivit căreia asociația nu ar trebui să suporte niciun cost nu ar proveni, așadar, din partea Comisiei. O plată în avans care oferă suficiente mijloace pentru a acoperi cheltuielile preconizate ale asociației în primele 12 luni ale proiectului a fost efectuată către coordonator la două săptămâni de la începerea proiectului. Prin urmare, nu este adevărat că cheltuielile au trebuit să fie efectuate înainte de a fi rambursate.

Un expert extern numit de Comisie a efectuat evaluarea la jumătatea perioadei a proiectului. Responsabilul de proiect al Comisiei a considerat că raportul de evaluare la jumătatea perioadei este pozitiv. Concluzia responsabilului de proiect a fost comunicată coordonatorului, a cărui sarcină a fost de a informa asociația cu privire la rezultatul evaluării la jumătatea perioadei. Având în vedere calitatea ridicată a activității desfășurate de consorțiul proiectului Infopark, Comisia regretă faptul că reclamantul a întâmpinat dificultăți. Cu toate acestea, în absența unei cereri oficiale în acest sens, nu s-au putut lua măsuri pentru depășirea dificultăților.

1.3 Ombudsmanul observă că, drept răspuns la afirmația reclamantului privind gestionarea și finanțarea proiectului Infopark, Comisia susține că a gestionat și finanțat proiectul în conformitate cu termenii contractului și că problemele pe care se presupune că le-ar fi suferit proiectul nu i-au fost niciodată aduse la cunoștință. Ombudsmanul consideră că raportul Comisiei privind gestionarea și finanțarea proiectului, care, în plus, nu a fost pus sub semnul întrebării de către reclamant, pare rezonabil, iar Ombudsmanul nu a găsit nicio dovadă care să pună sub semnul întrebării raportul Comisiei privind circumstanțele legate de proiectul Infopark. În ceea ce privește, în special, argumentul reclamantului potrivit căruia Comisia i-a asigurat pe membrii proiectului că proiectul nu îi va costa nimic, Ombudsmanul observă că reclamantul nu a furnizat nicio dovadă în sprijinul acestui argument. Ombudsmanul observă, de asemenea, că argumentul în cauză a fost respins de Comisie, care a explicat că proiectul Infopark, la fel ca marea majoritate a proiectelor de cercetare finanțate de Comisie, a fost împărțit în funcție de costuri. Ombudsmanul consideră rezonabilă explicația Comisiei în această privință.

1.4 Ombudsmanul consideră, de asemenea, că, deși cei care primesc finanțare din partea Comisiei au obligația de a se familiariza cu condițiile de finanțare, Comisia are obligația corespunzătoare de a informa beneficiarii finanțării cu privire la condițiile aplicabile. Ombudsmanul consideră, de asemenea, că Comisia ar trebui să acorde o atenție deosebită furnizării de informații adecvate organizațiilor non-profit. În cazul de față, Ombudsmanul nu a găsit nicio dovadă care să sugereze că Comisia nu și-a îndeplinit obligațiile în această privință.

1.5 Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul nu a găsit nicio dovadă de administrare defectuoasă din partea Comisiei în ceea ce privește gestionarea și finanțarea proiectului Infopark.

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS