Stimate domnule O.,

La 3 decembrie 2002, ați depus, în numele Hermann-Hesse-Kolleg, o plângere la Ombudsmanul European privind presupusa neplată de către Comisia Europeană a ultimei rate datorate în temeiul unui contract Leonardo da Vinci.

La 9 decembrie 2002, am transmis plângerea președintelui Comisiei Europene. Comisia a transmis avizul său la 13 februarie 2003. V-am transmis-o la 17 februarie 2003, împreună cu o invitație de a formula observații, pe care ați trimis-o la 21 februarie 2003. Într-o conversație telefonică cu serviciile din subordinea mea din 5 martie 2003, ați explicat că nu ați primit suma restantă și că ați fi foarte recunoscător pentru informațiile privind procedurile și serviciile Comisiei care ar putea fi contactate în astfel de cazuri.

Vă scriu acum pentru a vă informa cu privire la rezultatele anchetelor care au fost efectuate.

Plângerea

Reclamantul, o întreprindere germană, a realizat, împreună cu un partener din România, un proiect Leonardo da Vinci (referință PL85006 M). Potrivit reclamantului, ultima tranșă de 4 600 EUR a fost promisă mai întâi pentru martie 2002, apoi pentru vara anului 2002 și, în cele din urmă, pentru decembrie 2002. Cu toate acestea, la momentul depunerii plângerii, nu se efectuase nicio plată.

În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul s-a opus acestei întârzieri și a solicitat plata imediată a sumei relevante, subliniind problemele cauzate de această întârziere pentru o întreprindere mijlocie.

INQUIRY

Plângerea a fost transmisă Comisiei în vederea obținerii unui aviz.

În avizul său, Comisia a formulat următoarele observații:

Proiectul RO/2000/PL 85006/M a fost un proiect românesc de mobilitate Leonardo da Vinci, a cărui administrare a fost complet descentralizată la nivel național. Comisia a plătit o subvenție globală agențiilor naționale însărcinate cu punerea în aplicare a programului în țările participante. Aceste agenții naționale au fost responsabile de selectarea proiectelor și de încheierea contractelor cu promotorii acestor proiecte.

În cazul de față, reclamantul nu a contactat niciodată Comisia. Prin urmare, acesta din urmă nu a avut cunoștință de problemele reclamantului. Cu toate acestea, de atunci, Comisia a contactat agenția națională din România pentru a stabili situația. S-a constatat că agenția națională din România a încheiat un contract cu Camera de Comerț, Industrie și Agricultură din Sibiu (România) la 30 martie 2001, conform căruia 10 participanți ar trebui să aibă posibilitatea de a petrece trei luni în Germania. Reclamantul a fost partenerul care ar trebui să primească acești participanți în Germania.

Agenția națională plătise promotorului două tranșe în valoare de 19 800 EUR și 6 600 EUR. Restul trebuia plătit după aprobarea raportului final al promotorului și după primirea subvenției comunitare. Raportul final a fost prezentat la 15 ianuarie 2002. Agenția națională a calculat că promotorul avea dreptul la o plată totală de 32 777 EUR. Soldul final datorat promotorului a fost, prin urmare, de 6 377 EUR. Promotorul, la rândul său, datora reclamantului 4 600 EUR.

Suma datorată promotorului nu fusese încă plătită. Agenția națională urma să plătească această sumă numai după ce primise soldul final al subvenției Comisiei. Cu toate acestea, Comisia efectuează plăți suplimentare sau finale numai după ce agenția națională și-a prezentat conturile intermediare sau finale pentru a demonstra necesitatea unor fonduri suplimentare. Raportul final al agenției naționale a fost primit de Comisie abia la 3 ianuarie 2003.

Potrivit informațiilor furnizate de agenția națională, contractul încheiat de promotor îl obliga pe acesta din urmă să finanțeze cheltuielile prevăzute în bugetul autorizat din fonduri proprii, având în vedere că sumele restante urmau să fie plătite promotorului numai după primirea subvenției din partea Comisiei.

Agenția națională a primit o cerere din partea reclamantului de a plăti banii care îi erau datorați de către promotor. Întrucât agenția nu putea efectua nicio plată directă către organisme cu care nu avea un raport contractual, aceasta solicitase promotorului, prin scrisoarea din 17 decembrie 2002, să plătească suma restantă partenerului său german din fonduri proprii. Agenția însăși ar plăti promotorului soldul datorat acestuia din urmă după ce ar fi primit restul subvenției Comisiei.

Serviciile Comisiei ar depune eforturi pentru a ajuta promotorul (deși nu a existat niciun contract între acesta și Comisie) să își depășească problemele legate de fluxurile de numerar prin evaluarea imediată a raportului final prezentat de agenție. Agenția națională urma apoi să plătească promotorului, cât mai curând posibil, suma care îi era încă datorată.

În observațiile sale, reclamantul a sugerat că ar trebui pregătită o broșură care să prezinte organismele implicate în proiectele Leonardo da Vinci, în măsura în care acestea sunt relevante pentru o „organizație gazdă”.

Într-o conversație telefonică cu serviciile Ombudsmanului din 5 martie 2003, reclamantul a explicat că nu a primit încă suma restantă și că ar fi foarte recunoscător pentru informațiile privind procedurile și serviciile Comisiei care ar putea fi contactate în astfel de cazuri.

DECIZIA

1.1 În observațiile sale, reclamantul a sugerat elaborarea unei broșuri care să prezinte organismele implicate în proiectele Leonardo da Vinci, în măsura în care acestea sunt relevante pentru o "organizație gazdă". Într-o conversație telefonică ulterioară cu serviciile Ombudsmanului, reclamantul a confirmat că ar fi foarte recunoscător pentru informațiile privind procedurile și serviciile Comisiei care ar putea fi contactate în astfel de cazuri.

1.2 Ombudsmanul consideră că această sugestie nu constituie o afirmație suplimentară și, prin urmare, nu trebuie luată în considerare în prezenta decizie. Cu toate acestea, petiționarul speră că Comisia va examina această sugestie pentru a stabili dacă ar putea fi furnizate informații suplimentare cu privire la proiectele Leonardo da Vinci.

2.1 Reclamantul, o întreprindere germană, a susținut că Comisia Europeană nu a plătit suma de 4 600 EUR care era încă restantă în temeiul unui contract Leonardo da Vinci.

2.2 În avizul său, Comisia a explicat că programul în cauză este complet descentralizat la nivel național. Comisia a plătit o subvenție globală agențiilor naționale însărcinate cu punerea în aplicare a programului în țările participante. Aceste agenții naționale au fost responsabile de selectarea proiectelor și de încheierea contractelor cu promotorii acestor proiecte. În speță, agenția națională din România încheiase un contract cu Camera de Comerț, Industrie și Agricultură din Sibiu (România) la 30 martie 2001, potrivit căruia 10 participanți ar trebui să aibă posibilitatea de a petrece trei luni în Germania. Reclamantul a fost partenerul care ar trebui să primească acești participanți în Germania. Agenția națională nu plătise încă soldul final de 6 377 EUR datorat promotorului (care, la rândul său, nu plătise încă reclamantului). În conformitate cu dispozițiile contractului încheiat cu promotorul, plata ar fi efectuată numai după primirea de către agenția națională a soldului final al subvenției Comisiei. Cu toate acestea, Comisia efectuează plăți suplimentare sau finale numai după ce agenția națională și-a prezentat conturile intermediare sau finale pentru a demonstra necesitatea unor fonduri suplimentare. Raportul final al agenției naționale a fost primit de Comisie abia la 3 ianuarie 2003. Cu toate acestea, serviciile Comisiei ar depune eforturi pentru a ajuta promotorul (deși nu a existat niciun contract între acesta și Comisie) să își depășească problemele legate de fluxurile de numerar prin evaluarea imediată a raportului final prezentat de agenție. În acest caz, agenția națională ar trebui să plătească promotorului, cât mai curând posibil, suma care îi este încă datorată.

2.3 Ombudsmanul constată că nu pare să existe o relație contractuală directă între Comisie și reclamant. El observă, de asemenea, că Comisia pare să fi intervenit totuși pentru a ajuta reclamantul de îndată ce a fost alertat cu privire la problemele acestuia din urmă.

2.4 În aceste condiții, Ombudsmanul concluzionează că nu există un caz de administrare defectuoasă din partea Comisiei.

Pe baza anchetelor Ombudsmanului cu privire la această plângere, se pare că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei Europene. Prin urmare, Ombudsmanul închide cazul.

Președintele Comisiei va fi, de asemenea, informat cu privire la această decizie.

Cu stimă,

Jacob SÖDERMAN