1. Ultima actualizare a acestei înregistrări: 19/12/2024

2. Număr de referință: 04/2024

Numărul de referință Ares: Ares(2024)9095285

3. Numele și datele de contact ale operatorului:

Ombudsmanul European, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - E-mail: EO@ombudsman.europa.eu

Serviciul responsabil:

Direcția Administrație - Echipa Buget și Finanțe

4. Numele și datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor:

Dna Francesca Pavesi, RPD

Dl Nicholas Hernanz, RPD adjunct

Adresă de e-mail funcțională: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Numele și datele de contact ale persoanei împuternicite de operator: Nu se aplică

6. Numele și datele de contact ale operatorului (operatorilor) asociat (asociați):

7. Scopul (scopurile) prelucrării:

Scopul prelucrării este de a permite operatorului economic să gestioneze în mod eficient potențialele proceduri de excepție și cazurile de neconformitate din cadrul oficiului, astfel cum se prevede în principiile de control intern.

Temeiul juridic al procedurii este articolul 36 alineatul (3) din Regulamentul financiar [1] și „Orientările pentru punerea în aplicare a cerințelor obligatorii privind excepțiile de la proceduri și cazurile de neconformitate în cadrul Oficiului Ombudsmanului European” din 4.12.2023.

Scurtă descriere a prelucrării:

În conformitate cu articolul 36 alineatul (3) din Regulamentul financiar [2], Oficiul OE trebuie să execute bugetul în conformitate cu un control intern eficace și eficient. Pentru a fi „eficace”, trebuie să existe proceduri de monitorizare a deficiențelor și excepțiilor identificate în materie de control intern.

Decizia de a autoriza sau nu orice excepție [3] de la proceduri și de la cazurile de neconformitate [4] aparține ordonatorului de credite delegat (OCD). Aprobarea unei excepții sau a unui eveniment de neconformitate ar trebui documentată utilizând formularele „Model pentru solicitarea autorizării prealabile a unei excepții” și „Model pentru notificarea unui eveniment de neconformitate”. Echipa pentru buget și finanțe ar trebui să înregistreze aceste formulare în ARES, împreună cu eventualele documente justificative.

Toate excepțiile și cazurile de neconformitate trebuie înregistrate la nivel central în registrul ținut de Direcția Administrație și comunicate persoanei responsabile de gestionarea riscurilor și de controlul intern, care trebuie să evalueze eficacitatea sistemului de control intern.

Pentru a evita repetarea unor excepții/cazuri de neconformitate similare, formularul de raport aplicabil include o secțiune privind măsurile de atenuare care au fost sau urmează să fie puse în aplicare. Raportul ar trebui să definească în mod clar măsura de atenuare și termenul de punere în aplicare a acesteia.

8. Descrierea categoriilor de persoane vizate și a categoriilor de date cu caracter personal:

Categorii de persoane vizate:

- Membrii personalului (funcționari, agenți temporari sau contractuali) oficiului OE implicați în procedura de punere în aplicare a cerințelor obligatorii privind excepțiile de la proceduri și cazurile de neconformitate (maximum 4 sau 5 membri ai personalului)

orice terț vizat de procedura excepțiilor.

Categorii de date cu caracter personal

Entitatea care inițiază cererea de punere în aplicare a procedurilor de excepții și a cazurilor de neconformitate trebuie să completeze formularul relevant care conține următoarele date cu caracter personal:

• numele membrului personalului entității inițiatoare, al șefului echipei pentru buget și finanțe, al ordonatorului de credite delegat responsabil (OCD), al ordonatorului de credite subdelegat responsabil (AOSD) și al membrului (membrilor) personalului echipei pentru buget și finanțe responsabil(i) cu depunerea ARES;
• evaluarea faptului dacă evenimentul este o consecință a unui eveniment de neconformitate;
• descrierea circumstanțelor excepționale care au declanșat cererea de derogare, care pot menționa numele membrilor personalului OE implicați;
• descrierea riscurilor rezultate și a măsurilor luate pentru a atenua riscurile rezultate și pentru a preveni apariția unor situații similare în viitor, care pot menționa numele membrilor personalului OE implicați.

9. Termenul pentru păstrarea datelor și, dacă este posibil, pentru ștergere:

Dosarele referitoare la procedură sunt păstrate în cadrul Direcției Administrație - Echipa Buget și Finanțe - pentru o perioadă de 7 ani în scopuri de audit. Acestea sunt șterse ulterior.

10. Destinatarii datelor:

Secretarul General, directorul pentru administrație, ordonatorul de credite delegat (OCD), ordonatorul de credite subdelegat (AOSD), șeful echipei bugetare și financiare, șeful entității inițiatoare și membrul (membrii) personalului echipei bugetare și financiare responsabil(i) cu depunerea documentelor în ARES.

Comisia Europeană (DG DIGIT), care gestionează ARES și ar putea avea acces la formularele de declarare a excepțiilor de la proceduri și a cazurilor de neconformitate în cadrul Oficiului OE.

11. Există transferuri de date cu caracter personal către țări terțe și/sau organizații internaționale?:

Nu se aplică

12. Descrierea generală a măsurilor de securitate:

Datele sunt păstrate în conformitate cu măsurile de securitate elaborate de DG DIGIT, care deține instrumentul CE ARES.

Registrul excepțiilor este accesibil numai personalului OE implicat în procedura de punere în aplicare a cerințelor obligatorii privind excepțiile de la proceduri și cazurile de neconformitate din cadrul Oficiului (registrul excepțiilor)

13. Informații privind modul în care persoanele vizate își pot exercita drepturile de acces și de rectificare și, după caz, de ștergere, restricționare și portabilitate a datelor:

Membrii personalului și orice alte persoane vizate vizate de procedura de excepții pot solicita să aibă acces la propriile date cu caracter personal și la informațiile relevante privind modul în care OE le utilizează. De asemenea, aceștia pot solicita rectificarea oricăror date incomplete sau inexacte care îi privesc. Acestea pot rectifica datele de identificare în orice moment pe parcursul procedurii. Aceștia au dreptul de a se opune în orice moment utilizării datelor lor de către OE din motive legate de situația lor particulară. În anumite condiții, aceștia au dreptul de a solicita operatorului ștergerea datelor lor cu caracter personal sau restricționarea utilizării acestora.

În orice moment, aceștia ne pot solicita informații cu privire la prelucrarea datelor lor cu caracter personal prin e-mail (EO@ombudsman.europa.eu) sau contactând echipa Direcției Administrație-Finanțe și Buget. OE va răspunde solicitărilor lor cât mai curând posibil și în termen de cel mult o lună. De asemenea, aceștia pot contacta responsabilul nostru cu protecția datelor la adresa: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

În cazul în care doresc să depună o plângere cu privire la modul în care Ombudsmanul gestionează datele lor cu caracter personal, aceștia pot contacta Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (www.edps.europa.eu).

Declarație de confidențialitate referitoare la gestionarea procedurilor privind excepțiile și a cazurilor de neconformitate în cadrul Oficiului Ombudsmanului European

Prezenta declarație de confidențialitate explică motivul prelucrării, modul în care Ombudsmanul European colectează, gestionează și asigură protecția tuturor datelor cu caracter personal furnizate, modul în care sunt utilizate aceste informații și drepturile pe care persoanele vizate le pot exercita în ceea ce privește datele lor.

Operatorul este Ombudsmanul European.

1. Ce date cu caracter personal va prelucra Ombudsmanul European?

Pentru a respecta normele stricte aplicabile bugetului UE, Ombudsmanul European a instituit o procedură specifică pentru a se asigura că, în unele cazuri excepționale, se poate abate de la anumite procese stabilite și poate lua măsuri atunci când circumstanțe speciale împiedică respectarea acestora. În acest sens, Ombudsmanul trebuie să țină un registru central cu toate excepțiile și cazurile de neconformitate. Prezenta declarație de confidențialitate explică modul în care Ombudsmanul prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal în această privință.

Prelucrăm numele membrilor personalului Ombudsmanului implicați în procedură, precum și evaluările și opiniile exprimate de aceștia în registrul de excepții. De asemenea, putem prelucra datele cu caracter personal ale oricărei terțe părți potențial vizate de procedura de excepții.

2. De ce prelucrează Ombudsmanul European aceste date cu caracter personal?

Scopul prelucrării este de a permite operatorului economic să gestioneze în mod eficient potențialele proceduri de excepție și cazurile de neconformitate din cadrul oficiului, astfel cum se prevede în principiile de control intern.

3. Care sunt temeiurile juridice și necesitatea prelucrării acestor date?

Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public și pentru respectarea unei obligații legale care îi revine operatorului [articolul 5 alineatul (1) literele (a) și (b) din Regulamentul 2018/1725].

Temeiul juridic este articolul 36 alineatul (3) din Regulamentul financiar ^[5] și „Orientările pentru punerea în aplicare a cerințelor obligatorii privind excepțiile de la proceduri și cazurile de neconformitate în cadrul Oficiului Ombudsmanului European” din 4.12.2023.

4. Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor?

Datele sunt prelucrate de Direcția Administrație - Echipa Buget și Finanțe.

5. Cine vor fi destinatarii datelor?

Secretarul general, directorul pentru administrație, ordonatorul de credite delegat (OCD), ordonatorul de credite subdelegat (AOSD), șeful echipei bugetare și financiare, șeful entității inițiatoare și membrul (membrii) personalului echipei bugetare și financiare responsabil(i) cu depunerea documentelor în ARES. Comisia Europeană (DG DIGIT), care gestionează ARES, ar putea avea, de asemenea, acces la formularele de declarare a excepțiilor de la proceduri și a cazurilor de neconformitate în cadrul Oficiului OE.

6. Cât timp vor fi păstrate datele?

Dosarele referitoare la procedură sunt păstrate în cadrul Direcției Administrație - Echipa Buget și Finanțe - pentru o perioadă de 7 ani în scopuri de audit. Acestea sunt șterse ulterior.

7. Cum protejăm datele persoanei vizate?

Datele sunt păstrate în conformitate cu măsurile de securitate elaborate de DG DIGIT, care deține instrumentul CE ARES.

Registrul excepțiilor este accesibil numai personalului OE implicat în procedura de punere în aplicare a cerințelor obligatorii privind excepțiile de la proceduri și cazurile de neconformitate din cadrul Oficiului (registrul excepțiilor).

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

Aveți dreptul de acces la propriile date cu caracter personal și la informațiile relevante privind modul în care OE le utilizează.

De asemenea, aveți dreptul de a solicita OE rectificarea oricăror date incomplete sau inexacte care vă privesc în dosarul dumneavoastră medical.

Aveți dreptul să vă opuneți utilizării datelor dvs. de către OE din motive legate de situația dvs. particulară, în orice moment. În anumite condiții, aveți dreptul să solicitați operatorului să șteargă datele dvs. cu caracter personal sau să restricționeze utilizarea acestora.

Operatorul economic va răspunde cererii dumneavoastră cât mai curând posibil și în termen de cel mult o lună.

9. Pe cine să contactați în cazul în care aveți întrebări sau reclamații cu privire la aspecte legate de protecția datelor?

În orice moment, puteți trimite Ombudsmanului European întrebări legate de protecția datelor privind gestionarea procedurilor de excepții și a cazurilor de neconformitate în cadrul Oficiului, la următoarea adresă:

Ombudsmanul European

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

E-mail: EO@ombudsman.europa.eu

De asemenea, puteți contacta responsabilul cu protecția datelor din cadrul Ombudsmanului European la următoarea adresă: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Puteți depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în orice moment la următoarea adresă: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form_en

[1] Articolul 36 alineatul (3) din Regulamentul financiar: „Controlul intern eficace se bazează pe cele mai bune practici internaționale și include, în special, următoarele elemente: (a) separarea sarcinilor; (b) o strategie adecvată de gestionare și control al riscurilor care să includă controlul la nivelul destinatarilor; (c) evitarea conflictelor de interese; (d) piste de audit adecvate și integritatea datelor în sistemele de date; (e) procedurile de monitorizare a eficacității și eficienței; (f) procedurile de monitorizare a deficiențelor și excepțiilor identificate în materie de control intern; (g) evaluarea periodică a bunei funcționări a sistemului de control intern”- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1046

[2] A se vedea nota de subsol 1 menționată mai sus.

[3] Pentru a fi definită ca o excepție în domeniul de aplicare al cadrului de control intern, o instanță trebuie să îndeplinească toate cele trei condiții următoare: constituie o abatere de la procesele și procedurile stabilite, dar, în principiu, nu constituie o încălcare a dispozițiilor de reglementare și/sau contractuale; devierea sau depășirea nu este prevăzută în procesele/procedurile existente; iii) Tranzacția este aprobată de OCD înainte de a se lua măsuri (ex ante).

[4] Un caz de neconformitate este un caz care îndeplinește următoarele condiții: constituie o abatere de la procesele și procedurile stabilite sau o depășire a controalelor sau o lacună în controalele existente; poate implica sau nu o încălcare a dispozițiilor de reglementare și/sau contractuale existente; iii) Este detectată după ce acțiunea a fost întreprinsă (ex post).

[5] Articolul 36 alineatul (3) din Regulamentul financiar: „Controlul intern eficace se bazează pe cele mai bune practici internaționale și include, în special, următoarele elemente: (a) separarea sarcinilor; (b) o strategie adecvată de gestionare și control al riscurilor care să includă controlul la nivelul destinatarilor; (c) evitarea conflictelor de interese; (d) piste de audit adecvate și integritatea datelor în sistemele de date; (e) procedurile de monitorizare a eficacității și eficienței; (f) procedurile de monitorizare a deficiențelor și excepțiilor identificate în materie de control intern; (g) evaluarea periodică a bunei funcționări a sistemului de control intern”- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1046