1. Ultima actualizare a acestei înregistrări: 04.06.2024

2. Număr de referință: 07/2024

Referință Ares(2024)7912563

3. Numele și datele de contact ale operatorului:

Ombudsmanul European (OE), 1 avenue du Président Robert Schuman, -67001 Strasbourg Cedex- Contact: Servicii de resurse umane: EO@ombudsman.europa.eu

4. Numele și datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor:

Dna Francesca PAVESI - adjunctă a RPD: Dlui Nicholas HERNANZ

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Numele și datele de contact ale persoanei împuternicite de operator:

CE (DG DIGIT, care gestionează modulul SYSPER „Dosarele personale NDP”, și DG HR) colectează date cu caracter personal, în contextul creării dosarului personal, pentru personalul operatorului economic care a încheiat un acord privind nivelul serviciilor cu CE.

E-mail: : HR-BXL-Dossiers-Personnels@ec.europa.eu și DIGIT-NDP-TECH-SUPPORT@ec.europa.eu

6. Numele și datele de contact ale operatorului (operatorilor) asociat (asociați): Nu se aplică

7. Scopul (scopurile) prelucrării:

Scopul prelucrării este de a pune la dispoziția membrilor personalului OE fișiere personale[1] din modulul „NDP-fișiere personale”, precum și de a permite soluționarea drepturilor acestora.

DG HR a Comisiei Europene colectează date cu caracter personal ale membrilor personalului OE, în contextul creării dosarului lor personal, pentru personalul OE pe baza Acordului privind nivelul serviciilor din 21.12.2020.

„Fișierele NDP-personale” permit crearea de fișiere personale[2], digitalizarea și încărcarea documentelor, imprimarea unui întreg fișier sau a unei părți a acestuia, mutarea unui document într-un fișier în urma unei erori de indexare sau într-un alt fișier (de exemplu, în urma unei încălcări a securității datelor), ștergerea documentelor, crearea și acordarea drepturilor de acces administratorilor de fișiere. Partea referitoare la rapoartele privind evoluția carierei, care sunt în format electronic în SYSPER, este considerată a fi asociată virtual cu dosarul individual personal. Modulul NDP-dosare personale este utilizat, de asemenea, pentru transferul dosarului personal individual al funcționarilor, agenților temporari și contractuali între OE și alte instituții/organisme sau agenții ale UE.

Temeiul juridic îl constituie articolul 26 din Statutul funcționarilor și articolele 11 și 81 din Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene (RACA).

8. Descrierea categoriilor de persoane vizate și a categoriilor de date cu caracter personal:

Categorii de persoane vizate:

• Funcționari, agenți temporari și agenți contractuali ai biroului OE (activi, inactivi și pensionați)
• Membrii de familie ai personalului OE: părinți, bunici, copii, soți (și asimilați, partener legal recunoscut, parteneriat civil) și, eventual, orice alte persoane, în funcție de membrul personalului.

Categorii de date cu caracter personal:

Toate documentele care reprezintă deciziile luate de OE în ceea ce privește un membru al personalului sau un fost membru al personalului, rudele acestora și documentele externe transmise de membrii personalului OE în momentul recrutării și pe parcursul carierei lor.

Tipurile de date colectate și prelucrate sunt enumerate în trei subfoldere, care sunt grupate după cum urmează:

(1) dosar administrativ (dosar de candidatură, acte pe parcursul carierei);

(2) dosarul rapoartelor de evaluare;

(3) dosar privat (documente personale și de familie, decizii care nu au legătură cu cariera).

Dosarul personal al membrului personalului poate conține următoarele documente, care pot conține unele date cu caracter personal care intră în domeniul de aplicare al articolului 10 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul 2018/1725, de exemplu:

• aptitudinea din punct de vedere medical (care ar putea dezvălui indirect date privind starea de sănătate a membrului personalului);
• Certificat de căsătorie sau de concubinaj legal (care poate dezvălui indirect date privind orientarea sexuală a persoanei fizice), divorț/separare/custodie
• certificatul de naștere și certificatul pentru copii (care pot dezvălui indirect date privind originea rasială sau etnică);
• Cerere și decizie luate în temeiul articolului 15 din Statutul funcționarilor (care pot dezvălui indirect date privind opinia sau orientarea politică),
• Cerere și decizie luate cu privire la articolele 12b-12b/40-16 din Statutul funcționarilor privind activitățile legate de datele cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase sau filozofice sau apartenența la un sindicat
• Decizie privind invaliditatea (care, prin natura sa, dezvăluie în mod indirect date privind starea de sănătate a agentului)
• Copie a pașaportului sau a cărții de identitate care conține anumite date biometrice sau informații privind convingerile religioase ale membrului personalului (care pot dezvălui indirect originea rasială sau etnică și date biometrice).

9. Termenul pentru păstrarea datelor și, dacă este posibil, pentru ștergere:

Datele cu caracter personal sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopului colectării sau prelucrării ulterioare, și anume cel puțin 100 de ani de la recrutarea persoanei în cauză și 8 ani de la încetarea drepturilor beneficiarilor în cauză[3].

Numai deciziile disciplinare pot fi retrase la cererea persoanei vizate (după 3 ani în cazul unui avertisment scris sau al unei mustrări sau după 6 ani în cazul altor sancțiuni) din dosarul personal. Persoana în cauză își poate adresa cererea autorității împuternicite să facă numiri, care va lua o decizie cu privire la aceasta[4]. De îndată ce serviciile de resurse umane sunt informate cu privire la decizia pozitivă de retragere, avertismentul, mustrarea sau sancțiunea disciplinară sunt șterse din dosarul personal scanat.

10. Destinatarii datelor:

Ombudsmanul European, secretarul general (SG), dacă este cazul, directorul pentru administrație, șeful serviciilor de resurse umane, membrul personalului serviciilor de resurse umane care se ocupă de SYSPER, orice altă instituție/agenție a UE în cazul în care dosarul personal a fost transferat.

11. Există transferuri de date cu caracter personal către țări terțe și/sau organizații internaționale?: Nu se aplică

12. Descrierea generală a măsurilor de securitate:

Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, loturi de date încărcate etc.) sunt stocate pe serverele Comisiei Europene. Toate operațiunile de prelucrare sunt efectuate în temeiul Deciziei (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, operatorul a pus în aplicare o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Măsurile tehnice includ acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea online, riscul de pierdere a datelor, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrare și natura datelor cu caracter personal prelucrate. Măsurile organizatorice includ restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul acestei operațiuni de prelucrare.

13. Informații privind modul în care persoanele vizate își pot exercita drepturile de acces și de rectificare și, după caz, de ștergere, restricționare și portabilitate a datelor:

Persoanele vizate au dreptul de acces la propriile date cu caracter personal și la informațiile relevante privind modul în care operatorul economic le utilizează. Aceștia au, de asemenea, dreptul de a solicita OE rectificarea oricăror date incomplete sau inexacte care îi privesc.

Aceștia au dreptul de a se opune în orice moment utilizării datelor lor de către OE din motive legate de situația lor particulară.

În anumite condiții, aceștia au dreptul de a solicita operatorului ștergerea datelor lor cu caracter personal sau restricționarea utilizării acestora.

Persoanele vizate pot solicita OE informații privind prelucrarea datelor lor cu caracter personal prin e-mail (eo@ombudsman.europa.eu). OE va răspunde solicitărilor lor cât mai curând posibil și în termen de cel mult o lună. Persoana vizată poate, de asemenea, să contacteze în orice moment responsabilul cu protecția datelor din cadrul operatorului: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

În cazul în care persoanele vizate doresc să depună o plângere cu privire la prelucrarea de către OE a datelor lor cu caracter personal, acestea pot contacta Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form_en

O declarație specifică de confidențialitate este disponibilă ca anexă la această înregistrare.

Declarație de confidențialitate privind gestionarea dosarelor personale (DNP) în cadrul Oficiului Ombudsmanului European

Prezenta declarație de confidențialitate explică motivul prelucrării, modul în care Ombudsmanul European (OE) colectează, gestionează și asigură protecția tuturor datelor cu caracter personal furnizate, modul în care sunt utilizate aceste informații și drepturile pe care candidații le pot exercita în legătură cu datele lor.

Operatorul de date este Ombudsmanul European (OE). Persoana împuternicită de operator este Comisia Europeană – DG DIGIT, care gestionează modulul SYSPER „FișiereNDP-personale”,instrumentul informatic utilizat de OE pentru gestionarea fișierelor personale ale membrilor personalului OE și DG HR.

1. Ce date cu caracter personal va prelucra Ombudsmanul European?

Prelucrăm datele cu caracter personal ale funcționarilor, agenților temporari și agenților contractuali ai biroului OE (activi, inactivi și pensionați) și ale membrilor de familie ai membrilor personalului OE: (părinți, bunici, copii, soți/soții și asimilați, partener legal recunoscut, parteneriat civil și, eventual, orice alt partener, în funcție de membrul personalului).

Aplicația informatică „fișiereNDP-personale”permite crearea de fișiere personale, digitalizarea și încărcarea de documente, imprimarea unui întreg fișier sau a unei părți a acestuia, mutarea unui document într-un fișier în urma unei erori de indexare sau într-un alt fișier (de exemplu, în urma unei încălcări a securității datelor), ștergerea documentelor, crearea și acordarea drepturilor de acces administratorilor de fișiere.

Prelucrăm toate documentele care reprezintă deciziile luate de OE cu privire la un membru al personalului sau la un fost membru al personalului, la rudele acestora și la documentele externe transmise de membrii personalului OE în momentul recrutării și pe parcursul carierei lor.

Tipurile de date colectate și prelucrate sunt enumerate în trei subfoldere, care sunt grupate după cum urmează:

(1) dosar administrativ (dosar de candidatură, acte pe parcursul carierei);

(2) dosarul rapoartelor de evaluare;

(3) dosar privat (documente personale și de familie, decizii care nu au legătură cu cariera).

Dosarul personal al membrului personalului poate conține următoarele documente, care pot conține unele date cu caracter personal care intră în domeniul de aplicare al articolului 10 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul 2018/1725, de exemplu:

•aptitudinea din punct de vedere medical (care ar putea dezvălui indirect date privind starea de sănătate a membrului personalului);

•certificatul de căsătorie sau de coabitant legal (care poate dezvălui indirect date privind orientarea sexuală a persoanei fizice);

•certificat de naștere și certificat pentru copii (care poate dezvălui indirect date privind originea rasială sau etnică);

•solicitare și decizie luate în temeiul articolului 15 din Statutul funcționarilor (care pot dezvălui indirect date privind opiniile sau orientările politice);

•Cerere și decizie luate cu privire la articolele 12b-12b/40-16 din Statutul funcționarilor privind activitățile legate de datele cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase sau filozofice sau apartenența sindicală

•Decizie privind invaliditatea (care, prin natura sa, dezvăluie în mod indirect date privind starea de sănătate a membrului personalului)

•copie a pașaportului sau a cărții de identitate care conține anumite date biometrice sau informații privind convingerile religioase ale membrului personalului (care pot dezvălui indirect originea rasială sau etnică și date biometrice).

2. De ce prelucrează Ombudsmanul European aceste date cu caracter personal?

Scopul prelucrării este de a pune la dispoziția membrilor personalului OE fișiere personale^[5] din modulul „NDP-fișiere personale”, precum și de a permite soluționarea drepturilor acestora.

3. Care sunt temeiurile juridice și necesitatea prelucrării acestor date?

Temeiul juridic este articolul 26 din Statutul funcționarilor și articolele 11 și 81 din Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene (RACA) și Acordul privind nivelul serviciilor (SLA) (amendamentul nr. 1) la SLA-DIGIT-061-00 dintre Ombudsmanul European și serviciile Comisiei Europene din 21.12.2020.

Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public și pentru respectarea unei obligații legale care îi revine operatorului [articolul 5 alineatul (1) literele (a) și (b) din Regulamentul 2018/1725].

4. Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor?

Ombudsmanul European este responsabil de prelucrarea datelor. Datele sunt prelucrate mai precis de Direcția Administrație - servicii de resurse umane.

5. Cine vor fi destinatarii datelor?

OE, secretarul general (SG), dacă este cazul, directorul pentru administrație, șeful serviciilor de resurse umane, membrul personalului serviciilor de resurse umane care se ocupă de SYSPER, orice altă instituție/agenție a UE în cazul în care dosarul personal a fost transferat.

6. Cât timp vor fi păstrate datele?

Datele cu caracter personal sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopului colectării sau prelucrării ulterioare, și anume cel puțin 100 de ani de la recrutarea persoanei în cauză și 8 ani de la încetarea drepturilor beneficiarilor în cauză.

Numai anumite decizii disciplinare pot fi șterse la cererea persoanei vizate (după 3 ani în cazul unui avertisment scris sau al unei mustrări sau după 6 ani în cazul altor sancțiuni) din dosarul personal în temeiul articolului 27 din anexa IX la Statutul funcționarilor.

7. Cum vă protejăm datele?

Toate datele cu caracter personal în format electronic (e-mailuri, documente, baze de date, loturi de date încărcate etc.) sunt stocate pe serverele Comisiei Europene. Toate operațiunile de prelucrare sunt efectuate în temeiul Deciziei (UE, Euratom) 2017/46 a Comisiei din 10 ianuarie 2017 privind securitatea sistemelor informatice și de comunicații în cadrul Comisiei Europene.

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, operatorul a pus în aplicare o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Măsurile tehnice includ acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea online, riscul de pierdere a datelor, modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrare și natura datelor cu caracter personal prelucrate. Măsurile organizatorice includ restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la persoanele autorizate care au o nevoie legitimă de a le cunoaște în scopul acestei operațiuni de prelucrare.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

Aveți dreptul de acces la propriile date cu caracter personal și la informațiile relevante privind modul în care le folosim. De asemenea, aveți dreptul de a solicita rectificarea oricăror date incomplete sau inexacte care vă privesc. Puteți rectifica datele de identificare în orice moment.

Aveți dreptul să vă opuneți utilizării datelor dvs. de către OE din motive legate de situația dvs. particulară, în orice moment. În anumite condiții, aveți dreptul să solicitați operatorului să șteargă datele dvs. cu caracter personal sau să restricționeze utilizarea acestora.

Operatorul economic va răspunde solicitărilor dumneavoastră cât mai curând posibil și în termen de cel mult o lună.

9. Pe cine să contactați în cazul în care aveți întrebări sau reclamații cu privire la aspecte legate de protecția datelor?

În orice moment, puteți trimite întrebări legate de protecția datelor referitoare la procedura de gestionare a dosarelor cu caracter personal (PND) la Biroul Ombudsmanului European, la următoarea adresă: eo@ombudsman.europa.eu

Direcția Administrație - servicii de resurse umane

Ombudsmanul European

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

De asemenea, puteți contacta responsabilul cu protecția datelor din cadrul Ombudsmanului European la următoarea adresă: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Puteți depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în orice moment la următoarea adresă: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form_en

 

[1] A se vedea articolul 26 din Statutul funcționarilor: „Dosarulpersonal al funcționarului trebuie să conțină:

(a) toate documentele privind situația sa administrativă și orice rapoarte privind capacitatea, eficiența și conduita sa;

(b) orice observații ale funcționarului cu privire la astfel de documente. (...). Dosarul personal al funcționarului nu conține nicio referire la activitățile și opiniile sale politice, sindicale, filozofice sau religioase, nici la originea sa rasială sau etnică sau la orientarea sa sexuală.

Cu toate acestea, alineatul precedent nu interzice înscrierea în dosar a actelor administrative și a documentelor de care funcționarul are cunoștință și care sunt necesare pentru aplicarea prezentului statut. Pentru fiecare funcționar există un singur dosar personal. Funcționarul are dreptul, chiar și după încetarea raporturilor de muncă, să ia cunoștință de toate documentele din dosarul său și să facă copii ale acestora. Dosarul personal este confidențial și poate fi consultat numai în birourile administrației sau pe un suport electronic securizat. Cu toate acestea, decizia se transmite Curții de Justiție a Uniunii Europene în cazul în care se introduce o acțiune împotriva funcționarului.”

[2] Începând cu 1 aprilie 2006, personalul în activitate își poate consulta în mod liber și securizat dosarul personal prin intermediul aplicației SYSPER, datorită informatizării dosarului personal prin intermediul aplicației NDP (Numérisation des Dossiers Personnels).

[3] A se vedea secțiunea 12.3.7 din SEC(2022) 400 al Comisiei privind lista comună de păstrare a Comisiei.

[4] A se vedea articolul 27 din anexa IX la Statutul funcționarilor.

[5] A se vedea articolul 26 din Statutul funcționarilor: „Dosarulpersonal al funcționarului trebuie să conțină:

(a) toate documentele privind situația sa administrativă și orice rapoarte privind capacitatea, eficiența și conduita sa;

(b) orice observații ale funcționarului cu privire la astfel de documente. (...). Dosarul personal al funcționarului nu conține nicio referire la activitățile și opiniile sale politice, sindicale, filozofice sau religioase, nici la originea sa rasială sau etnică sau la orientarea sa sexuală.

Cu toate acestea, alineatul precedent nu interzice înscrierea în dosar a actelor administrative și a documentelor de care funcționarul are cunoștință și care sunt necesare pentru aplicarea prezentului statut. Pentru fiecare funcționar există un singur dosar personal. Funcționarul are dreptul, chiar și după încetarea raporturilor de muncă, să ia cunoștință de toate documentele din dosarul său și să facă copii ale acestora. Dosarul personal este confidențial și poate fi consultat numai în birourile administrației sau pe un suport electronic securizat. Cu toate acestea, decizia se transmite Curții de Justiție a Uniunii Europene în cazul în care se introduce o acțiune împotriva funcționarului.”