Toate datele cu caracter personal colectate de către Ombudsmanul European vor fi prelucrate în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date.

Doar două servicii disponibile pe acest site web necesită în prezent furnizarea de date cu caracter personal de către utilizator:

(1) În cazul în care un utilizator doreşte să trimită instituţiei un mesaj în format electronic, acesta trebuie să completeze un formular online. În formular se solicită utilizatorului să menţioneze numele, prenumele şi adresa de e-mail. După ce a fost trimis, formularul este transmis prin e-mail persoanei sau serviciului relevant din cadrul biroului Ombudsmanului. Conţinutul formularului nu este stocat într-o bază de date de pe site-ul web al Ombudsmanului şi nu este pus la dispoziţia Ombudsmanului sau a personalului acestuia în nicio altă formă decât acea de e-mail menţionată mai sus.

(2) În cazul în care un utilizator doreşte să depună o plângere la Ombudsman folosind formularul de plângere online, acesta trebuie să îşi creeze întâi un cont de utilizator. Utilizatorul trebuie să furnizeze o adresă de e-mail valabilă şi să aleagă o parolă. După ce a fost activat contul, utilizatorul poate să facă o plângere preliminară, să modifice plângerile preliminare făcute anterior, să depună o plângere sau să vizualizeze plângerile pe care le-a depus deja. Informaţiile din contul de utilizator, precum şi conţinutul tuturor plângerilor create de utilizator sunt stocate într-o bază de date. Doar utilizatorii pot accesa personal plângerile din baza de date folosind parola aleasă. Ombudsmanul European şi personalul acestuia nu au acces nici la parolele de utilizator, nici la plângerile conţinute în baza de date. Atunci când un utilizator depune o plângere, baza de date generează un e-mail care este transmis serviciului relevant din cadrul biroului Ombudsmanului.

Datele colectate vor fi prelucrate doar pentru scopul prevăzut şi specificat în mod clar. Persoana vizată are drept de acces la datele sale personale, precum şi dreptul să rectifice orice date personale care nu sunt corecte sau complete. Rețineți că, în unele cazuri, se pot aplica restricțiile prevăzute la articolul 25 din regulament. În cazul în care persoana vizată doreşte să obţină informaţii suplimentare cu privire la prelucrarea datelor sale personale, aceasta le va solicita de la entitatea care are rolul de operator de date. Persoana vizată are dreptul de a sesiza în orice moment Autoritatea europeană pentru protecţia datelor.

Site-ul web al Ombudsmanului European pune la dispoziţie uneori linkuri spre alte site-uri internet. Întrucât Ombudsmanul nu are niciun control asupra acestor site-uri, vă sugerăm să studiaţi politicile lor privind protecţia datelor.

Instituțiile UE trebuie să păstreze un registru central cu evidența activităților de prelucrare a datelor cu caracter personal (articolul 31 din Regulamentul 2018/1725). Evidența conține informații precum scopul prelucrării, categoriile de date cu caracter personal prelucrate, drepturile persoanelor vizate și datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor din cadrul instituției Ombudsmanului.