O direito de interromper a correspondência com um queixoso pressupõe que a correspondência deste último possa «razoavelmente» ser considerada «imprópria». Por conseguinte, não basta que uma carta seja repetitiva no sentido de que se limita a repetir argumentos já apresentados anteriormente. Ao mesmo tempo, o Provedor de Justiça considera que a correspondência repetitiva pode, de facto, tornar-se inadequada. É o que acontece, por exemplo, quando um autor da denúncia se recusa repetidamente a aceitar a decisão da Comissão de encerrar um processo, mas não apresenta quaisquer elementos factuais para além dos já considerados pela Comissão.

Como excepção ao dever geral de correspondência da Comissão com os cidadãos, a regra da supressão da correspondência deve ser interpretada restritivamente. Tendo em conta a importância primordial da correspondência com os cidadãos, a interrupção da correspondência deve, por conseguinte, ser considerada um meio de último recurso. Parece útil acrescentar que, em casos de correspondência repetida, a Comissão pode facilmente responder remetendo para a sua posição explicada em cartas anteriores.