No que diz respeito aos pedidos de acesso que dizem respeito a uma categoria de documentos, é, em princípio, uma boa administração para a instituição assegurar que a sua decisão sobre o pedido de acesso (inicial ou confirmativo) inclui documentos que são obviamente abrangidos pelo pedido. Isto aplica-se mesmo quando os documentos em questão foram acrescentados ao processo/registo após a apresentação do pedido, mas antes da decisão pertinente da instituição de conceder ou recusar o acesso.