1. Última atualização deste registo: 15/01/2024

2. Número de referência: 19/2020

Ref. Ares(2024)1309186 - 20/02/2024

3. Nome e dados de contacto do responsável pelo tratamento:

Provedor de Justiça Europeu (EO), 1 avenue du President Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex -

Contacto: Direção de Administração - Equipa de RH

EO@ombudsman.europa.eu

Serviço responsável: Equipa de RH

4. Nome e dados de contacto do responsável pela proteção de dados:

Sra. Francesca Pavesi

Adjunto do encarregado da proteção de dados: Ex.mo Senhor Nicholas Hernanz

Caixa de correio funcional: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nome e dados de contacto do subcontratante: N/A

6. Nome e dados de contacto do(s) responsável(is) conjunto(s) pelo tratamento:

A Comissão Europeia (para os dados tratados no âmbito do procedimento de certificação e provenientes dos relatórios de notação) - DG HR/DG DIGIT (DIGIT-SYSPER2@ec.europa.eu) que gere o módulo SYSPER sobre avaliação do pessoal (EVA), utilizado pelo OE para o procedimento de avaliação.

7. Finalidade(s) do tratamento: Realizar o procedimento de certificação anual no Gabinete do OE.

O procedimento de certificação permite a nomeação de um assistente (AST) de grau 5 para cima para um lugar no grupo de funções de administrador (AD) através de uma formação profissional obrigatória e de um exame escrito final. A base jurídica do tratamento é o artigo 45.o do Estatuto dos Funcionários ^[1] e as regras internas aplicáveis ao procedimento de certificação.

Descrição das principais etapas do procedimento (para mais informações, consultar a Decisão OE acima referida):

Todos os anos, após consulta do Comité Misto, o OE estabelece o número de funcionários AST que preenchem os requisitos para se candidatarem ao procedimento de certificação. O OE estabelece os critérios e o número de pontos atribuídos a cada critério (por ex.: experiência profissional, nível de estudos, diplomas obtidos) após parecer do Comité Misto. Em seguida, o OE publica um convite à apresentação de candidaturas. Os serviços de RH procedem a uma avaliação da admissibilidade dos pedidos recebidos. O OE elabora uma lista de funcionários AST pré-selecionados para participar no programa de formação. Uma vez concluída a formação, o OE publicou a lista dos candidatos que passaram nos exames.

8. Descrição das categorias de titulares de dados e das categorias de dados pessoais:

- Categorias de titulares de dados: Funcionários AST do Gabinete do OE.

- Categorias de dados pessoais:

• dados tratados no formulário de candidatura (ver anexo); dados de identificação (nome, apelido, número pessoal); posição administrativa (ex: em atividade, em licença parental); grau; Conhecimentos linguísticos; diplomas obtidos; experiência profissional nas instituições da UE; carta de acompanhamento.
• os três relatórios de avaliação mais recentes do candidato ^[2] anexados como documentos comprovativos à candidatura e que contêm a avaliação e as observações do avaliador do candidato (ex: Os objetivos e o seu cumprimento para o ano em causa, as observações e a avaliação do desempenho do candidato; as suas competências para se tornar administrador),
• dados sobre o lugar ocupado pelo candidato e sobre as suas funções;
• dados relativos à antiguidade do candidato no seu grau de assistente ^[3] e à sua progressão na carreira.

9. Prazo de conservação dos dados e, se possível, de apagamento:

Dados relativos ao(s) candidato(s) selecionado(s) para seguir o programa de formação (ex: pedido, resultados do exame) é conservado no processo individual 10 anos após a cessação da relação de trabalho ou o último pagamento da pensão. Depois deste período, é destruído.

Os dados relativos aos candidatos que não foram selecionados para participar no programa de formação são conservados durante dois anos após a publicação da lista dos funcionários pré-selecionados para o programa. É destruído depois.

10. Destinatários dos dados:

O OE, o secretário-geral, o superior hierárquico direto (responsável pela apresentação de relatórios) do candidato ao procedimento de certificação, a Direção de Administração, o chefe dos serviços de RH, o(s) membro(s) do pessoal dos serviços de RH que tratam do procedimento de certificação e o Comité Misto do OE.

11. Existem transferências de dados pessoais para países terceiros e/ou para organizações internacionais?:

N/A

12. Descrição geral das medidas de segurança:

Dados sobre o procedimento de certificação (ex: pedidos, decisões do OE) são arquivados em versão eletrónica numa pasta específica a que apenas um número restrito de membros do pessoal tem acesso, com base no princípio da «necessidade de tomar conhecimento».

13. Informações sobre a forma como os titulares dos dados podem exercer os seus direitos de acesso e retificação e, se for caso disso, de apagamento, limitação e portabilidade dos dados:

Os membros do pessoal têm o direito de aceder aos seus próprios dados pessoais e a informações pertinentes sobre a forma como o OE os utiliza. Têm igualmente o direito de solicitar a retificação de quaisquer dados incompletos ou inexatos que lhes digam respeito. Podem retificar os dados de identificação a qualquer momento durante o procedimento. Têm o direito de se opor à utilização dos seus dados pelo OE por motivos relacionados com a sua situação particular, a qualquer momento. Em determinadas condições, têm o direito de solicitar ao Provedor de Justiça que elimine os seus dados pessoais ou restrinja a sua utilização.

Em qualquer momento, podem solicitar ao Provedor de Justiça Europeu informações sobre o tratamento dos seus dados pessoais por correio eletrónico (EO@ombudsman.europa.eu) ou contactando os membros do pessoal dos serviços de RH. Podem igualmente contactar o responsável pela proteção de dados do OE através do seguinte endereço: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Se pretenderem apresentar uma queixa sobre o tratamento dos seus dados pessoais pelo Provedor de Justiça, podem contactar a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (www.edps.europa.eu) no seguinte endereço: EDPS@edps.europa.eu

Declaração de confidencialidade relativa ao procedimento de certificação no Gabinete do Provedor de Justiça Europeu

Ref. Ares(2024)1309186 - 20/02/2024

A presente declaração de confidencialidade explica o motivo do tratamento, a forma como o Provedor de Justiça Europeu recolhe, trata e assegura a proteção de todos os dados pessoais fornecidos, a forma como essas informações são utilizadas e os direitos que os titulares dos dados podem exercer em relação aos seus dados.

O controlador é o EO. O responsável conjunto pelo tratamento é a Comissão Europeia, que gere o módulo SYSPER sobre a avaliação do pessoal utilizado pelo OE para o procedimento de avaliação.

1. Que dados pessoais serão tratados pelo Provedor de Justiça Europeu?

Tratamos os seguintes dados pessoais dos candidatos ao procedimento de certificação:

• dados tratados no formulário de candidatura: dados de identificação (nome, apelido, número pessoal); grau; Conhecimentos linguísticos; diplomas obtidos; experiência profissional nas instituições da UE; carta de acompanhamento.

• os três relatórios de avaliação mais recentes do candidato, anexados como documentos comprovativos à candidatura e que contêm a avaliação e as observações do avaliador do candidato (ex: Os objetivos e o seu cumprimento para o ano em causa, as observações e a avaliação do desempenho do candidato; as suas competências para se tornar administrador);

•dados sobre o lugar ocupado pelo candidato e sobre as suas funções;

•dados relativos à antiguidade do candidato no seu grau de assistente e à sua progressão na carreira.

2. Porque é que o Provedor de Justiça Europeu trata estes dados pessoais?

O objetivo é realizar o procedimento de certificação anual no Gabinete do OE.

3. Quais são as bases jurídicas e a necessidade do tratamento destes dados?

O tratamento é necessário com base no artigo 5.o, n.o 1, alínea a) (exercício de uma missão de interesse público) e no artigo 5.o, n.o 1, alínea b) (cumprimento de uma obrigação jurídica a que o responsável pelo tratamento está sujeito) do Regulamento 2018/1725.

A base jurídica do tratamento é o artigo 45.o do Estatuto dos Funcionários e as regras internas aplicáveis ao procedimento de certificação.

4. Quem é responsável pelo tratamento dos dados?

Os dados são tratados pela Direção da Administração - Serviços de RH.

5. Quem serão os destinatários dos dados?

O OE, o secretário-geral, o superior hierárquico direto (responsável pela apresentação de relatórios) do candidato ao procedimento de certificação, o diretor da Administração, o chefe dos serviços de RH, o(s) membro(s) do pessoal dos serviços de RH que tratam do procedimento de certificação, o Comité Misto do OE.

6. Durante quanto tempo serão conservados os dados?

Dados relativos ao candidato selecionado para seguir o programa de formação (ex: pedido, resultados do exame) é conservado no seu processo individual 10 anos após a cessação da relação de trabalho ou o último pagamento da pensão. Depois deste período, é destruído.

Os dados relativos aos candidatos que não foram selecionados para participar no programa de formação são conservados durante dois anos após a publicação da lista dos funcionários pré-selecionados para o programa. É destruído depois.

7. Como protegemos os seus dados?

Dados sobre o procedimento de certificação (ex: pedidos, decisões do OE) são arquivados em versão eletrónica numa pasta específica a que apenas um número restrito de membros do pessoal tem acesso, com base no princípio da «necessidade de tomar conhecimento».

8. Quais são os seus direitos e como pode exercê-los?

Tem o direito de aceder aos seus próprios dados pessoais e a informações pertinentes sobre a forma como o OE os utiliza.

Tem também o direito de solicitar a retificação de quaisquer dados incompletos ou inexatos que lhe digam respeito. Pode retificar os dados de identificação a qualquer momento. Tem o direito de se opor à utilização dos seus dados pelo OE por motivos relacionados com a sua situação particular, a qualquer momento. Em determinadas condições, tem o direito de solicitar ao OE que elimine os seus dados pessoais ou restrinja a sua utilização.

O OE responderá aos seus pedidos o mais rapidamente possível e, o mais tardar, no prazo de um mês.

9. Quem contactar em caso de dúvidas ou queixas relativas a questões de proteção de dados?

Em qualquer momento, pode enviar questões relacionadas com a proteção de dados relativas ao procedimento de certificação ao OE, para o seguinte endereço:

Provedor de Justiça Europeu

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Estrasburgo Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Pode também contactar o responsável pela proteção de dados do Gabinete do Provedor de Justiça Europeu no seguinte endereço: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pode apresentar uma reclamação à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, em qualquer momento, no seguinte endereço: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Ver artigo 45.o do Estatuto: “1. Em derrogação do n.o 3, alíneas b) e c), do artigo 5.o, um funcionário do grupo de funções AST pode, a partir do grau 5, ser nomeado para um lugar do grupo de funções AD, desde que: a) Ter sido seleccionado, de acordo com o procedimento previsto no n.o 2 do presente artigo, para participar num programa de formação obrigatório nos termos da alínea b) do presente número, b) ter concluído um programa de formação definido pela entidade competente para proceder a nomeações que inclui um conjunto de módulos de formação obrigatórios e c) constar da lista elaborada pela entidade competente para proceder a nomeações dos candidatos aprovados num exame oral e escrito (...)”

[2] Ver artigo 4.o, alínea a), da « Décision portant adoption des dispositions générales d'exécution relatives à l'article 45 bis du Statut » : « Trois des cinq derniers rapports annuels de notation doivent attester que le fonctionnaire concerné dispose du potentiel requis pour assumer des fonctions d’administrateur ».

[3] Para ser elegível, o candidato deve ter um mínimo de 4 anos no seu grau de AST.