W swoim sprawozdaniu rocznym za 2007 r. Rzecznik obiecał przeanalizować, jak sprawić, by jego decyzje były bardziej przyjazne dla czytelnika. Ma to zapewnić lepszą obsługę skarżącym i zwiększyć skuteczność przekazu wytycznych, dotyczących dobrej administracji, zarówno dla obywateli, jak i urzędników.

Obecnie decyzje zamykające dochodzenia mają postać pisma do skarżącego; a jego kopia jest kierowana do instytucji lub organu, którego dotyczyła skarga. Na początku pisma następuje wyszczególnienie wszystkich etapów dochodzenia w porządku chronologicznym. Dalej znajduje się szczegółowy opis skargi i dochodzenia Rzecznika, w tym opinia instytucji i uwagi skarżącego na temat tej opinii. Ostatnia część zawiera przegląd dowodów, streszczenie wcześniejszych działań oraz ustalenia Rzecznika i przyczyny zamknięcia dochodzenia.

Kiedy przyjmowano obecną strukturę (1996 r.), większość skarg była stosunkowo prosta, a decyzje o zamknięciu dochodzenia odpowiednio krótkie. Na przestrzeni lat kwestie poruszane w przeciętnej skardze stały się bardziej liczne i bardziej złożone. W związku z powyższym szczegółowy opis wypowiedzi skarżącego i instytucji stał się dłuższy i bardziej zawiły. To z kolei sprawia, że powtórzenia, nie do uniknięcia przy obecnej strukturze, są coraz bardziej widoczne i utrudniają lekturę. Wszystko to spowodowało, że decyzje stały się dłuższe i mniej przyjazne dla czytelnika.

Po uważnym przeanalizowaniu możliwych wariantów zmian Rzecznik przyjmie nowy format decyzji od września 2008 r.

W nowym formacie pismo do skarżącego będzie odrębne od decyzji. Pismo, w prosty sposób informujące skarżącego o wyniku skargi, będzie miało bardziej osobisty charakter.

Ponadto poprawiono strukturę samej decyzji. W pierwszych dwóch częściach Rzecznik przedstawi tło skargi i wyjaśni zakres dochodzenia . Następna część będzie dotyczyć etapów dochodzenia, w tym działań Rzecznika mających na celu rozwiązanie problemu (problemów) i rozstrzygnięcie różnic zdań między stronami . Tak jak obecnie, ostatnia część będzie zawierać przegląd dowodów, ustalenia Rzecznika i przyczyny zamknięcia dochodzenia.

Nowy format pozwoli uniknąć niepotrzebnego uszczegółowienia i powtórzeń, dzięki czemu decyzje będą krótsze i bardziej skoncentrowane na meritum. Następnym krokiem, dzięki któremu decyzje staną się bardziej przyjazne dla czytelnika, będzie maksymalne uproszczenie ich języka. Proces ten będzie realizowany stopniowo, z pomocą konsultantów zewnętrznych, począwszy od ostatniego kwartału 2008 r.