Szanowny Panie,

W dniu 31 lipca 2001 r. złożył Pan, działając w imieniu niemieckiego przedsiębiorstwa doradczego, skargę dotyczącą postępowania Komisji w sprawie oferty tego przedsiębiorstwa, złożoną w odpowiedzi na ofertę nr ENTR/00/055 opublikowaną przez DG ds. Przedsiębiorstw Komisji Europejskiej.

W dniu 22 sierpnia 2001 r. przekazałem skargę Komisji, aby mogła ona przedstawić swoje uwagi.

W dniu 27 sierpnia 2001 r. Komisja przekazała mi kopię pisma, które skierowała do Pana w dniu 22 sierpnia 2001 r. Podległe mi służby skontaktowały się z Panem w celu ustalenia, czy pismo to Pana zadowoliło. W piśmie z dnia 27 sierpnia 2001 r. poinformował mnie Pan, że nie otrzymał faksu z dnia 30 stycznia 2001 r., do którego odniosła się Komisja, oraz że pragnie Pan otrzymać kopię odnośnego sprawozdania z transmisji. W dniu 30 sierpnia 2001 r. przekazałem Pańskie pismo Komisji.

Komisja przesłała swoją opinię w sprawie Pańskiej skargi w dniu 17 grudnia 2001 r. W dniu 18 grudnia 2001 r. przekazałem Panu opinię Komisji wraz z zaproszeniem do przedstawienia uwag, jeśli Pan sobie tego życzy. W dniu 20 grudnia 2001 r. przesłał mi Pan swoje uwagi dotyczące opinii Komisji.

Piszę teraz, aby poinformować Państwa o wynikach zapytań, które zostały złożone.

WNIOSEK

Skarżący, niemiecka firma konsultingowa, złożyła ofertę w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert nr ENTR/00/055 opublikowane przez Dyrekcję Generalną Komisji Europejskiej (DG) ds. Przedsiębiorstw. W dniu 15 stycznia 2001 r. skarżący został poinformowany, że zamówienie zostanie udzielone innemu oferentowi.

W dniu 23 listopada 2000 r. skarżący przesłał faks do Komisji, w którym pilnie zwrócił się o informacje dotyczące jakościowych kryteriów udzielenia zamówienia stosowanych w przetargu. Według skarżącego Komisja nie przesłała żadnej odpowiedzi.

W dniu 25 stycznia 2001 r. skarżący zwrócił się pisemnie do dyrektora odpowiedzialnego za tę sprawę w DG ds. Przedsiębiorstw z prośbą o wyjaśnienie powodów odrzucenia jego oferty i braku odpowiedzi na poprzednie pismo. Według skarżącego nie udzielono odpowiedzi na to pismo ani na kolejne pismo skierowane do dyrektora w dniu 9 lutego 2001 r. W dniu 27 lutego 2001 r. skarżący skierował pismo do dyrektora generalnego DG ds. Przedsiębiorstw. Według skarżącego pismo to również pozostało bez odpowiedzi.

Skarżący zwrócił się następnie do Rzecznika w celu złożenia skargi na brak odpowiedzi Komisji na jego pisma.

W dniu 27 sierpnia 2001 r. Komisja przekazała Rzecznikowi kopię pisma, które skierowała do skarżącego w dniu 22 sierpnia 2001 r. W piśmie tym Komisja stwierdziła, że informacje, o które wnioskowano w dniu 23 listopada 2000 r., zostały przekazane telefonicznie oraz że na pismo z dnia 25 stycznia 2001 r. udzielono odpowiedzi faksem w dniu 30 stycznia 2001 r. Kopia tego faksu została przekazana Rzecznikowi Praw Obywatelskich.

Służby Rzecznika Praw Obywatelskich skontaktowały się następnie ze skarżącym. W faksie wysłanym w dniu 27 sierpnia 2001 r. skarżący poinformował Rzecznika Praw Obywatelskich, że nie otrzymał wcześniej faksu, do którego odniosła się Komisja, i że pragnie otrzymać kopię sprawozdania z przekazania dotyczącego tego faksu. W dniu 30 sierpnia 2001 r. Rzecznik przekazał Komisji pismo skarżącego i zwrócił się do niej o uwzględnienie tego pisma przy przygotowywaniu opinii w sprawie skargi.

WNIOSEK

W swojej opinii Komisja przedstawiła następujące uwagi:

Skarżący uczestniczył w zaproszeniu do składania ofert nr ENTR/00/055 opublikowanym przez DG ds. Przedsiębiorstw Komisji Europejskiej. Termin składania ofert upływał w dniu 27 listopada 2000 r. Złożono sześć innych ofert.

Wniosek skarżącego o udzielenie dalszych informacji z dnia 23 listopada 2000 r. został złożony po terminie 20 listopada 2000 r. przewidzianym w warunkach zaproszenia do składania ofert na wprowadzenie formalnego wniosku o dokumentację i związane z nią informacje dotyczące oferty. Ponadto „jakościowe kryteria udzielenia zamówienia” stosowane przy ocenie ofert zostały wyraźnie określone w „specyfikacji istotnych warunków zamówienia” w „ogólnym zaproszeniu do składania ofert”.

Komisja przekazała jednak pracownikowi skarżącego dodatkowe informacje telefonicznie. Informacje te ograniczały się do wyjaśnień faktycznych i nie były w żaden sposób szkodliwe dla innych konkurentów. Komisja wyjaśniła wspomnianemu pracownikowi ryzyko poniesienia szkody przez konkurentów, jeżeli dodatkowe informacje dostarczono na piśmie cztery dni przed upływem terminu składania ofert.

Na pismo skarżącego z dnia 25 stycznia 2001 r. udzielono odpowiedzi faksem z dnia 30 stycznia 2001 r. Sprawozdanie z przekazania faksu nie mogło jednak zostać odzyskane.

Z powodu odejścia urzędnika odpowiedzialnego za przetarg pod koniec lutego 2001 r. dwa pisma skarżącego z dnia 9 i 27 lutego 2001 r. zostały niewłaściwie wysłane, w związku z czym nie podjęto działań następczych w dozwolonym terminie, pomimo wbudowanych kontroli poczty przychodzącej i wychodzącej DG ds. Przedsiębiorstw.

Komisja wyraziła ubolewanie, że na te dwa pisma udzielono odpowiedzi ze znacznym opóźnieniem. Uznała jednak, że wynikało to z prostego nadzoru administracyjnego w czystej formie, który nie miał istotnych konsekwencji dla skarżącego. Zdaniem Komisji wyjątkowy charakter tego nadzoru został podkreślony przez istnienie niezbędnych systemów i procedur w DG ds. Przedsiębiorstw w celu zapewnienia wiarygodnych i skutecznych działań następczych w odniesieniu do poczty przychodzącej i wychodzącej na wszystkich trzech szczeblach hierarchii (dyrekcja generalna, dyrekcja i dział). Ponadto od tego czasu DG ds. Przedsiębiorstw wprowadziła codzienne „ostrzeżenie o terminie” dotyczące oczekujących na odpowiedź odpowiedzi na przychodzącą pocztę w celu zminimalizowania ryzyka podobnych incydentów.

W swoich uwagach skarżący uznał, że istota sprawy nie została wyjaśniona. Skarżący poinformował jednak Rzecznika, że może zamknąć dochodzenie. Chciała jedynie podkreślić, że jej pracownik nie otrzymał żadnych informacji telefonicznie w dniu 23 listopada 2000 r., lecz został poproszony o przesłanie pytań faksem.

DECYZJA

1.1 Skarżący, niemiecka firma konsultingowa, złożyła ofertę w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert opublikowane przez Dyrekcję Generalną Komisji Europejskiej (DG) ds. Podniosła ona, że Komisja nie odpowiedziała na wezwanie do udzielenia informacji wystosowane w dniu 23 listopada 2000 r., dwa pisma do dyrektora odpowiedzialnego w DG ds. Przedsiębiorstw z dnia 9 i 27 lutego 2001 r. oraz pismo do dyrektora generalnego DG ds. Przedsiębiorstw z dnia 27 lutego 2001 r.

1.2 Komisja twierdziła, że odpowiedź na żądanie udzielenia informacji z dnia 23 listopada 2000 r. została udzielona telefonicznie, o ile było to możliwe bez szkody dla innych oferentów. Twierdziła ona ponadto, że na pismo z dnia 25 stycznia 2001 r. udzielono odpowiedzi faksem wysłanym w dniu 30 stycznia 2001 r. Komisja przyznała jednak, że nie była w stanie odzyskać sprawozdania z przekazania tego faksu. Komisja wyraziła ubolewanie, że z powodu odejścia urzędnika odpowiedzialnego za przetarg pod koniec lutego 2001 r. dwa pisma skarżącego z dnia 9 i 27 lutego 2001 r. zostały niewłaściwie wysłane i w związku z tym nie podjęto działań następczych w dopuszczalnym terminie. Zdaniem Komisji wynikało to jednak z prostego nadzoru administracyjnego w czystej formie, który nie miał istotnych konsekwencji dla skarżącego. Zdaniem Komisji wyjątkowy charakter tego nadzoru został podkreślony przez istnienie niezbędnych systemów i procedur w DG ds. Przedsiębiorstw w celu zapewnienia wiarygodnych i skutecznych działań następczych w odniesieniu do poczty przychodzącej i wychodzącej na wszystkich trzech szczeblach hierarchii (dyrekcja generalna, dyrekcja i dział). Komisja wskazała ponadto, że od tego czasu DG ds. Przedsiębiorstw wprowadziła codzienne „ostrzeżenie o terminie” dotyczące oczekujących na odpowiedź odpowiedzi na przychodzącą pocztę w celu zminimalizowania ryzyka podobnych incydentów.

1.3 W swoich uwagach skarżący uznał, że istota sprawy nie została wyjaśniona. Skarżący poinformował jednak Rzecznika, że może zamknąć dochodzenie.

Z informacji przekazanych Rzecznikowi przez skarżącego wynika, że chce on wycofać skargę. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich zamyka sprawę.

Przewodnicząca Komisji Europejskiej zostanie również poinformowana o tej decyzji.

Z poważaniem,

Jacob SÖDERMAN