Publiczny rejestr czynności przetwarzania: Gromadzenie danych osobowych osób wchodzących do pomieszczeń biura Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich

1. Ostatnia aktualizacja tego rekordu: 10/10/2024

2. Numer referencyjny: 4/2022

Nr reg. Aresa: Ares(2024)7522290

3. Nazwa i dane kontaktowe administratora: Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kontakt: Dział Komunikacji, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych: Francesca Pavesi – zastępczyni inspektora ochrony danych: Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nazwa i dane kontaktowe podmiotu przetwarzającego: Nie dotyczy

6. Nazwa i dane kontaktowe współadministratora(-ów):

Parlament Europejski

DG SAFE

Dyrekcja Generalna ds. Bezpieczeństwa i Ochrony

Osoby, których dane dotyczą, mogą skorzystać ze swoich praw, kontaktując się z administratorem danych i uzyskać dalsze informacje pod adresem SAFE.AccesSecuriteBxl@europarl.europa.eu lub kontaktując się z Działem Ochrony Danych Parlamentu Europejskiego pod adresem data-protection@europarl.europa.eu.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Jednostka ds. komunikacji

7. Cel(-e) przetwarzania: Przetwarzanie danych osobowych odwiedzających w celu zapewnienia im dostępu do pomieszczeń Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w Strasburgu lub Brukseli.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich znajduje się w pomieszczeniach należących do Parlamentu Europejskiego (PE). PE zarządza m.in. kontrolą dostępu do swoich budynków. Na podstawie umowy o współpracy PE przeprowadza kontrolę dostępu również w imieniu Rzecznika Praw Obywatelskich, aby chronić zarówno personel, jak i aktywa PE i EO. Celem Systemu Kontroli Dostępu jest ochrona pomieszczeń przed nieupoważnionym dostępem oraz przed zagrożeniami zewnętrznymi i wewnętrznymi.

Odwiedzający, którzy chcą wejść do biur Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, muszą uzyskać akredytację służb Parlamentu Europejskiego (DG SAFE), które będą przetwarzać niektóre dane osobowe wymagane do celów bezpieczeństwa.

Dział Komunikacji Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich będzie gromadził ograniczone dane osobowe (imiona i nazwiska oraz adresy e-mail) od odwiedzających przed wizytą. Następnie skorzystają z aplikacji Parlamentu Europejskiego o nazwie „V-Pass”, aby skierować odwiedzających do formularza internetowego Parlamentu, co umożliwi im sfinalizowanie wniosku o akredytację poprzez zarejestrowanie dodatkowych danych osobowych (zazwyczaj dowodu osobistego, obywatelstwa, daty urodzenia itp.). Następnie Parlament będzie przetwarzał takie dodatkowe dane osobowe, których Dział Komunikacji Rzecznika nie zobaczy.

W wyjątkowych przypadkach, np. gdy potrzebna jest szczególna pomoc lub gdy odwiedzający nie mają adresu e-mail, Rzecznik Praw Obywatelskich może gromadzić dodatkowe dane osobowe (obywatelstwo, data urodzenia, rodzaj dokumentu tożsamości, numer dokumentu tożsamości, data ważności dokumentu tożsamości itp.) wyłącznie w celu pomocy odwiedzającym w uzyskaniu akredytacji Parlamentu.

8. Opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych:

Osoby, których dane dotyczą

• Osoby (osoby fizyczne lub grupy), które złożyły wniosek o wejście do budynków w Strasburgu lub Brukseli, głównie w celu wzięcia udziału w prezentacji na miejscu na temat pracy Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym dziennikarze, którzy chcą spotkać się z pracownikiem.

Pola danych

• imię;
• Nazwisko;
• adres e-mail;
• dodatkowe informacje (np. jeżeli wymagana jest specjalna pomoc);
• Nazwa i pochodzenie geograficzne grupy (np. Uniwersytet we Fryburgu, studenci studiów magisterskich z zakresu prawa europejskiego), wyłącznie w przypadku grupy wizytującej;
• Adresy e-mail i numery telefonów koordynatora/koordynatorów grupy, wyłącznie w przypadku grupy wizytującej.

9. Termin przechowywania danych oraz, w miarę możliwości, ich usuwania: Wymienione powyżej dane osobowe są przechowywane na dysku Działu Komunikacji przez okres jednego roku, po czym zostają usunięte.

Ze względów statystycznych i historycznych administrator przechowuje anonimowe dane uznane za istotne dla działalności urzędu, a mianowicie nazwę i pochodzenie geograficzne grupy, liczbę uczestników oraz datę ich wizyty. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe koordynatora (koordynatorów) grupy mogą być przechowywane przez okres do pięciu lat w celu zagwarantowania ciągłości działania.

Służby Parlamentu Europejskiego odpowiedzialne za kontrolę dostępu będą przechowywać dane osobowe zgodnie z okresami przechowywania ustalonymi przez Parlament (link do oświadczenia o ochronie prywatności: https://www.europarl.europa.eu/data-protect/reportPdf/printPrivacyStatement.do;jsessionid=B0AFEF9267C6C8FB7F42C29B1E27BAD3?prefix=V3&nr=818).

10. Odbiorcy danych:

• Dział Komunikacji, który koordynuje, organizuje i zarządza wizytami w swoich pomieszczeniach zgodnie ze strategią Rzecznika Praw Obywatelskich,
• DG SAFE Parlamentu Europejskiego, która będzie przetwarzać dane na ostatnim etapie procedury kontroli dostępu.
• Nazwiska (np. Uniwersytet we Fryburgu, studenci studiów magisterskich z zakresu prawa europejskiego) grup odwiedzających mogą być publikowane w wewnętrznym biuletynie Biura Rzecznika Praw Obywatelskich. Zdjęcia grupy podczas wizyty w siedzibie Rzecznika Praw Obywatelskich mogą być publikowane na kontach Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w mediach społecznościowych wraz z nazwą grupy, jeżeli grupa wyrazi na to ustną zgodę.

11. Czy dane osobowe są przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych?: Nie dotyczy

12. Ogólny opis środków bezpieczeństwa: Dane osobowe osób, których dane dotyczą – gromadzone w kontekście organizacji wizyt – są chronione środkami bezpieczeństwa ustanowionymi przez sektor technologii informacyjno-komunikacyjnych w celu zachowania integralności i poufności własności elektronicznej instytucji. Parlament Europejski wprowadził również środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych gromadzonych w tym zakresie.

13. Informacje na temat tego, w jaki sposób osoby, których dane dotyczą, mogą korzystać ze swoich praw dostępu do danych i ich sprostowania oraz, w stosownych przypadkach, usunięcia, ograniczenia i przenoszenia danych:

• Osoba, której dane dotyczą, może skorzystać ze swoich praw, na przykład żądając dostępu do danych osobowych, ich ratyfikacji lub usunięcia, wysyłając wiadomość e-mail na adres eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Wniosek rozpatruje się z nieuzasadnioną zwłoką, a w każdym razie w ciągu miesiąca.
• Osoby, których dane dotyczą, mogą również skontaktować się z inspektorem ochrony danych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych można się skontaktować pod adresem: edps@edps.europa.eu
• W odniesieniu do przetwarzania danych osobowych przez Parlament Europejski: oświadczenie o ochronie prywatności [1] i rejestr ochrony danych [2] są dostępne na stronie internetowej Parlamentu. Osoby, których dane dotyczą, mogą skorzystać ze swoich praw, kontaktując się z administratorem danych i uzyskać dalsze informacje pod adresem SAFE.AccesSecuriteBxl@europarl.europa.eu lub kontaktując się z Działem Ochrony Danych Parlamentu Europejskiego pod adresem data-protection@europarl.europa.eu.

Oświadczenie o ochronie prywatności

dotyczące gromadzenia danych osobowych przez Dział Komunikacji Biura Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w celu przyjmowania odwiedzających jego pomieszczenia.

W niniejszym oświadczeniu o ochronie prywatności wyjaśniono, jakie dane osobowe gromadzi Biuro Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, dlaczego i w jaki sposób je gromadzi, przetwarza, wykorzystuje i przechowuje. W oświadczeniu opisano również, w jaki sposób osoby, których dane dotyczą, mogą korzystać ze swoich praw.

Współadministratorami danych są Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich i Parlament Europejski (DG SAFE).

Jakie dane osobowe przetwarza Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich?

Jeśli jesteś osobą odwiedzającą biuro Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, będziemy gromadzić następujące dane na Twój temat:

nazwa i pochodzenie grupy odwiedzających;

Pełne imiona i nazwiska;

adresy e-mail;

dodatkowe informacje (np. jeśli wymagana jest specjalna pomoc);

· Adres(-y) e-mail i numer(-y) telefonu koordynatora(-ów) grupy.

Ponieważ biura Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich znajdują się w budynkach należących do Parlamentu Europejskiego, odwiedzający muszą uzyskać akredytację Parlamentu, zanim będą mogli wejść do pomieszczeń Rzecznika. Dział Komunikacji Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich skorzysta z aplikacji akredytacyjnej Parlamentu, zwanej „V-Pass”, aby skontaktować się z gośćmi za pośrednictwem poczty elektronicznej i skierować ich do formularza online Parlamentu w celu sfinalizowania wniosku o akredytację.

W wyjątkowych przypadkach, np. gdy potrzebna jest szczególna pomoc lub gdy odwiedzający nie mają adresu e-mail, Rzecznik Praw Obywatelskich może gromadzić dodatkowe dane osobowe (obywatelstwo, data urodzenia, rodzaj dokumentu tożsamości, numer dokumentu tożsamości, data ważności dokumentu tożsamości itp.) wyłącznie w celu pomocy odwiedzającym w uzyskaniu akredytacji Parlamentu.

Dlaczego Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przetwarza te dane osobowe?

Wyłącznie w celu koordynowania, organizowania i zarządzania wizytami w biurze Rzecznika Praw Obywatelskich.

Jakie są podstawy prawne i potrzeby przetwarzania tych danych?

Przetwarzamy dane w ramach wykonywania obowiązków Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w interesie publicznym zgodnie ze Statutem Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich oraz art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2018/1725.

Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych?

Dział Komunikacji Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich odpowiada za przetwarzanie nazwisk i adresów e-mail odwiedzających. Służby Parlamentu Europejskiego (DG SAFE) są odpowiedzialne za przetwarzanie dodatkowych danych osobowych (takich jak dowód osobisty, data urodzenia, obywatelstwo) przekazanych przez odwiedzających za pośrednictwem formularza internetowego Parlamentu przeznaczonego do takich celów.

◦ Kto otrzymuje dane?

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich i Parlament Europejski.

Członkowie zespołu Działu Komunikacji Rzecznika Praw Obywatelskich, których praca wymaga od nich przetwarzania danych osobowych w związku z organizacją wizyt w pomieszczeniach Rzecznika Praw Obywatelskich. Dział Komunikacji wykorzysta dane osobowe, aby zaprosić odwiedzających pocztą elektroniczną do sfinalizowania wniosku o akredytację za pomocą formularzy internetowych używanych przez Parlament (DG SAFE).

Nazwy grup odwiedzających (np. Uniwersytet we Fryburgu, studenci studiów magisterskich z zakresu prawa europejskiego) mogą być publikowane w wewnętrznym biuletynie Biura Rzecznika Praw Obywatelskich. Zdjęcia grupy podczas wizyty w siedzibie Rzecznika Praw Obywatelskich mogą być publikowane na kontach Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w mediach społecznościowych wraz z nazwą grupy, jeżeli grupa wyrazi na to ustną zgodę.

◦ Jak długo będą przechowywane dane?

Państwa dane osobowe (imiona i nazwiska oraz adresy e-mail) będziemy przechowywać przez okres jednego roku.

Ze względów statystycznych i historycznych przechowujemy anonimowe dane uznane za istotne dla działalności biura, a mianowicie nazwę i pochodzenie geograficzne grupy, liczbę uczestników i datę ich wizyty. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe koordynatora (koordynatorów) grupy mogą być przechowywane przez okres do pięciu lat w celu zagwarantowania ciągłości działania.

Parlament Europejski przechowuje Twoje dane (do celów akredytacji) przez okres maksymalnie jednego roku. Więcej informacji można znaleźć w komunikacie Parlamentu Europejskiego o ochronie danych i oświadczeniu o ochronie prywatności.

Data Protection Record nr. 818 - Visitors Accreditation, dostępny pod adresem: https://www.europarl.europa.eu/data-protect/reportPdf/printPreview.do;jsessionid=B0AFEF9267C6C8FB7F42C29B1E27BAD3?output=pdf&lang=EN&prefix=V3&nr=818

Oświadczenie o ochronie prywatności dostępne pod adresem: https://www.europarl.europa.eu/data-protect/reportPdf/printPrivacyStatement.do;jsessionid=B0AFEF9267C6C8FB7F42C29B1E27BAD3?prefix=V3&nr=818

Jak chronimy Twoje dane?

Stosujemy środki bezpieczeństwa ustanowione przez sektor technologii informacyjno-komunikacyjnych w biurze Rzecznika Praw Obywatelskich w celu zachowania integralności i poufności mienia elektronicznego instytucji.

Jakie są Twoje prawa i jak możesz z nich skorzystać?

Mogą Państwo dochodzić swoich praw jako osoby, której dane dotyczą, na przykład żądając dostępu do danych osobowych, ich ratyfikacji lub usunięcia, wysyłając wiadomość e-mail na adres eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu miesiąca. Mogą Państwo również skorzystać ze swoich praw związanych z danymi osobowymi przetwarzanymi przez Parlament Europejski, kontaktując się bezpośrednio z administratorem danych Parlamentu pod adresem SAFE.AccesSecuriteBxl@europarl.europa.eu lub z Działem Ochrony Danych Parlamentu Europejskiego pod adresem data-protection@europarl.europa.eu.

◦ Z kim należy się kontaktować w przypadku pytań lub skarg dotyczących ochrony danych?

W każdej chwili możesz wysłać pytania związane z ochroną danych na adres: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Dział Komunikacji
Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Możesz również skontaktować się z inspektorem ochrony danych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu lub Dział Ochrony Danych Parlamentu Europejskiego: data-protection@europarl.europa.eu lub

Złóż skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych: edps@edps.europa.eu

Strasburg, 10 października 2024 r.

[1] https://www.europarl.europa.eu/data-protect/reportPdf/printPrivacyStatement.do;jsessionid=B0AFEF9267C6C8FB7F42C29B1E27BAD3?prefix=V3&nr=818 (ostatnio sprawdzony 13/09/2024)

[2] https://www.europarl.europa.eu/data-protect/reportPdf/printPreview.do;jsessionid=B0AFEF9267C6C8FB7F42C29B1E27BAD3?output=pdf&lang=EN&prefix=V3&nr=818 (ostatnio sprawdzony 13/09/2024)