Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Publiczny rejestr czynności przetwarzania:

Zarządzanie procedurą inwalidztwa pracowników TE

1. Ostatnia aktualizacja tego rekordu: 15.03.21

2. Numer referencyjny: 9/2021

3. Nazwa i dane kontaktowe administratora: Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex- Kontakt: Dyrekcja Administracji – e-mail zespołu ds. zasobów ludzkich: EOabsence@ombudsman.europa.eu

4. Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych: Francesca Pavesi – zastępczyni inspektora ochrony danych: Pan Nicholas Hernanz. Kontakt: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nazwa i dane kontaktowe podmiotu przetwarzającego: Nie dotyczy

6. Nazwa i dane kontaktowe współadministratora(-ów):

Służba Medyczna Parlamentu Europejskiego (PE), która zarządza dokumentacją medyczną pracowników EO i organizuje posiedzenia komitetu ds. inwalidztwa. Zob. decyzja EO w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących procedury zwoływania Komitetu ds. Inwalidztwa z dnia 2 grudnia 2015 r. Adres poczty elektronicznej: bmedical@ep.europa.eu

· Komisja Europejska - PMO Services, która oblicza wysokość renty inwalidzkiej danego pracownika ^[1].

7. Cel(-e) przetwarzania: Zarządzanie procedurą inwalidztwa w odniesieniu do członków personelu EO zgodnie z art. 59 ust. 4 ^[2] i art. 78 regulaminu pracowniczego ^[3], załącznikami II (sekcja 3, art. 7, 8 i 9) i VIII (rozdział 3, art. 13, 14 i 15) do tego regulaminu, warunkami zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej ^[4] oraz decyzją EO w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących procedury zwoływania Komitetu ds. Inwalidztwa z dnia 2 grudnia 2015 r.

Krótki opis przetwarzania: (Szczegółowe informacje znajdują się w decyzji w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących procedury zwoływania komitetu ds. inwalidztwa, o którym mowa powyżej)

Pracownik odpowiedzialny za zarządzanie urlopami w zespole kadrowym sprawdza i rejestruje liczbę dni nieobecności. Przekazuje on organowi powołującemu nazwisko każdego członka personelu, którego całkowity okres nieobecności z należycie uzasadnionych względów medycznych przekracza okres przewidziany w art. 59 ust. 4 regulaminu pracowniczego ^[5]. W przypadku gdy pracownik był nieobecny z przyczyn medycznych przez okres dłuższy niż 12 miesięcy (365 dni roboczych) w ciągu trzech poprzednich lat, organ powołujący może podjąć decyzję o wszczęciu postępowania w sprawie inwalidztwa.

Jeżeli IA podejmie decyzję o wszczęciu procedury, zwraca się do Służby Medycznej PE o zaproponowanie lekarza, który mógłby reprezentować EO w procedurze. Instytucja audytowa zwraca się następnie do zainteresowanego pracownika o wybranie lekarza, który będzie go reprezentował w trakcie procedury. Trzeci lekarz jest wyznaczany w drodze porozumienia między dwoma lekarzami reprezentującymi odpowiednio EO i zainteresowanego pracownika. W przypadku braku zgody co do wyznaczenia trzeciego lekarza prezes Trybunału Sprawiedliwości wyznacza trzeciego lekarza. Zwołuje się komitet ds. inwalidztwa. Wykonuje swoją pracę w Służbie Medycznej PE w miejscu, w którym pracownik jest zatrudniony. Członek personelu może przedłożyć komitetowi ds. inwalidztwa wszelkie sprawozdania lub zaświadczenia od swojego zwykłego lekarza lub innych lekarzy, z którymi postanowił się skonsultować. Po zakończeniu obrad komitet ds. inwalidztwa wydaje opinię lekarską na temat tego, czy dana osoba jest zdolna lub niezdolna do pracy. Opinia zostaje przekazana IA. Ten ostatni podejmuje decyzję na podstawie wniosków komitetu ds. inwalidztwa. Odpowiedni pracownik zespołu ds. zasobów ludzkich sporządza projekt decyzji IA oraz notatkę dla zainteresowanego urzędnika.

Jeżeli zostanie stwierdzone, że członek personelu jest inwalidą, IA stwierdza w swojej decyzji, że jest trwale niezdolny do wykonywania swoich obowiązków i automatycznie przechodzi na emeryturę ostatniego dnia miesiąca, w którym decyzja została podjęta. Jeżeli nie uznano, że członek personelu spełnia warunki określone w art. 78 regulaminu pracowniczego ^[6], instytucja audytowa stwierdza to w swojej decyzji i informuje członka personelu, że jest on zobowiązany do dalszego wykonywania swoich obowiązków. IA przekazuje swoją decyzję i wnioski komitetu ds. inwalidztwa zainteresowanemu pracownikowi. Kopię decyzji przesyła się kierownikowi działu, w którym pracownik jest zatrudniony.

8. Opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych:

Kategorie osób, których dane dotyczą: urzędnicy, pracownicy zatrudnieni na czas określony i pracownicy kontraktowi Biura EO

Kategorie danych osobowych pracownika, którego dotyczy postępowanie w sprawie inwalidztwa:

· dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, numer osobisty, stopień, data urodzenia, płeć;

· dane dotyczące statusu administracyjnego: jednostka, miejsce zatrudnienia, liczba dni zwolnienia chorobowego, daty rozpoczęcia służby w UE/EO;

· Dane zdrowotne dotyczące pracownika: opinię lekarską komitetu ds. inwalidztwa dotyczącą tego, czy dana osoba jest zdolna lub niezdolna do pracy.

decyzja organu powołującego o przejściu na emeryturę lub odmowie przejścia w stan spoczynku danego członka personelu z powodu inwalidztwa.

Służba Medyczna PE zarządza wszelkimi innymi danymi, takimi jak orzeczenia lekarskie, dokumentacja medyczna i odpowiednie sprawozdania, i archiwizuje je wyłącznie w dokumentacji medycznej danego pracownika.

9. Termin przechowywania danych oraz, w miarę możliwości, ich usuwania:

· Służba Medyczna PE zarządza wyłącznie dokumentacją medyczną pracowników EO.

Dane dotyczące zdrowia są przechowywane w dokumentacji medycznej członka personelu zgodnie z okresem przechowywania mającym zastosowanie do tej dokumentacji określonym przez PE.

· Akta administracyjne END są przechowywane do czasu podjęcia przez IA decyzji o przejściu w stan spoczynku. Następnie są one usuwane.

Negatywne decyzje komitetu ds. inwalidztwa (nie stwierdzające niezdolności pracownika do pracy) są przechowywane przez 2 lata.

· Decyzja IA o przejściu na emeryturę lub odstąpieniu od niej zainteresowanego członka personelu z powodu inwalidztwa jest przechowywana w jego aktach osobowych 10 lat po zakończeniu zatrudnienia lub ostatniej wypłacie emerytury. Po tym okresie zostaje zniszczony.

10. Odbiorcy danych:

· W przypadku danych dotyczących decyzji o zwołaniu komitetu ds. inwalidztwa: dyrektor generalny, sekretarz generalny, dyrektor ds. administracyjnych i szef zespołu ds. zasobów ludzkich.

Trybunał Sprawiedliwości UE, w przypadku braku porozumienia w sprawie wyznaczenia trzeciego lekarza. Przekazywane są tylko dane administracyjne, brak danych medycznych.

· W przypadku danych dotyczących zdrowia objętych tajemnicą medyczną: Służba Medyczna PE, urzędnicy medyczni komitetu ds. inwalidztwa, ekspert medyczny (w stosownych przypadkach);

· W przypadku decyzji IA o przeniesieniu pracownika w stan spoczynku z powodu inwalidztwa: SG, dyrektor ds. administracyjnych i kierownik zespołu ds. zasobów ludzkich, bezpośredni przełożony danego pracownika, służby EC-PMO, które obliczają wysokość renty inwalidzkiej, renty dla danego pracownika ^[7].

11. Czy dane osobowe są przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych?: Nie dotyczy

12. Ogólny opis środków bezpieczeństwa:

Służba Medyczna PE zarządza wyłącznie dokumentacją medyczną pracowników EO.

Pliki elektroniczne dotyczące procedury unieważnienia, które krążyły wewnętrznie w Urzędzie EO (np.: decyzja o otwarciu komitetu ds. inwalidztwa, wnioski komitetu ds. inwalidztwa, projekt decyzji o przejściu w stan spoczynku lub nie) są przechowywane w folderze elektronicznym, pod bezpiecznym serwerem. Pracownicy instytucji ds. technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) ustanawiają liczne środki bezpieczeństwa w celu ochrony integralności i poufności mienia elektronicznego instytucji. Pliki elektroniczne są dostępne wyłącznie dla dyrektora ds. administracji i kierownika zespołu ds. zasobów ludzkich. Pliki papierowe są przechowywane w sejfie zablokowanym kodem, do którego tylko ograniczona liczba pracowników HR ma dostęp zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu.

13. Informacje na temat tego, w jaki sposób osoby, których dane dotyczą, mogą korzystać ze swoich praw dostępu do danych i ich sprostowania oraz, w stosownych przypadkach, usunięcia, ograniczenia i przenoszenia danych:

Osoby, których dane dotyczą, mają prawo dostępu do własnych danych osobowych oraz do istotnych informacji na temat sposobu, w jaki EO je wykorzystuje. Mogą również zwrócić się do dyrektora ds. administracji o dostęp do informacji, które doprowadziły do wszczęcia postępowania w sprawie inwalidztwa, oraz do wniosków komitetu ds. inwalidztwa. Mają również prawo zażądać od END sprostowania wszelkich niekompletnych lub niedokładnych danych dotyczących ich w dokumentacji medycznej. Zainteresowany pracownik może również zwrócić się do Służby Medycznej PE o dostęp do swojej dokumentacji medycznej. Mogą również poprosić o dodanie drugiej opinii medycznej do swojej dokumentacji medycznej, aby zapewnić jej kompletność i dokładność.

Mają oni prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania ich danych przez EO z przyczyn związanych z ich szczególną sytuacją. Pod pewnymi warunkami mają oni prawo zwrócić się do EO o usunięcie ich danych osobowych lub ograniczenie ich wykorzystywania. EO odpowie na ich wnioski tak szybko, jak to możliwe, a najpóźniej w ciągu jednego miesiąca.

Osoby, których dane dotyczą, mogą zwrócić się do EO o informacje dotyczące przetwarzania ich danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej, kontaktując się z odpowiednim pracownikiem zespołu ds. zasobów ludzkich na następujący adres e-mail: EOabsence@ombudsman.europa.eu.

Osoba, której dane dotyczą, może również w każdej chwili skontaktować się z inspektorem ochrony danych EO: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Jeżeli osoby, których dane dotyczą, chcą złożyć skargę dotyczącą przetwarzania ich danych osobowych przez Rzecznika Praw Obywatelskich, mogą skontaktować się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych: www.edps.europa.eu]

Dostępne jest specjalne oświadczenie o ochronie prywatności (w załączniku do protokołu).

Oświadczenie o ochronie prywatności

dotyczące zarządzania procedurą inwalidztwa w Biurze Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich

Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności wyjaśnia przyczynę przetwarzania, sposób, w jaki Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich gromadzi, przetwarza i zapewnia ochronę wszystkich przekazanych danych osobowych, sposób wykorzystywania tych informacji oraz prawa osób, których dane dotyczą, w odniesieniu do ich danych.

Kontrolerem jest EO. Współadministratorem jest (i) Służba Medyczna Parlamentu Europejskiego, która zarządza dokumentacją medyczną pracowników EO, oraz (ii) Komisja Europejska – służby PMO, które obliczają kwotę renty inwalidzkiej danego pracownika ^[8].

1. Jakie dane osobowe będą przetwarzane przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich?

Przetwarzamy następujące dane osobowe pracownika, którego dotyczy postępowanie w sprawie inwalidztwa:

•dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, numer osobisty, stopień, data urodzenia, płeć;

•dane dotyczące jego statusu administracyjnego: jednostka, miejsce zatrudnienia, liczba dni zwolnienia chorobowego, daty wydania decyzji administracyjnych, takich jak dzień rozpoczęcia służby w Urzędzie UE/EO;

•dane dotyczące stanu zdrowia pracownika: wnioski komitetu ds. inwalidztwa dotyczące jego zdolności do pracy lub niezdolności do pracy;

•decyzji organu powołującego o przejściu na emeryturę danego członka personelu z powodu inwalidztwa.

Służba medyczna PE zarządza wszelkimi innymi danymi, takimi jak orzeczenia lekarskie, akta medyczne i sprawozdania, i archiwizuje je wyłącznie w dokumentacji medycznej danego pracownika.

2. Dlaczego Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przetwarza te dane osobowe?

Celem przetwarzania jest zarządzanie procedurą unieważnienia (otwarcie i działania następcze) w odniesieniu do pracowników Urzędu EO.

3. Jakie są podstawy prawne i konieczność przetwarzania tych danych?

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym oraz w celu ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej (art. 5 ust. 1 lit. a) i e) rozporządzenia 2018/1725).

Podstawą prawną jest decyzja EO w sprawie przepisów wewnętrznych dotyczących procedury zwoływania komitetu ds. inwalidztwa oraz art. 59 ust. 4 ^[9] i art. 78 regulaminu pracowniczego ^[10], załączniki II (sekcja 3, art. 7, 8 i 9) i VIII (rozdział 3, art. 13, 14 i 15) do tego regulaminu, warunki zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej ^[11].

4. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych?

Dane są przetwarzane przez Dyrekcję ds. Administracji – Zespół ds. Zasobów Ludzkich (HR) – Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

5. Kto będzie odbiorcą danych?

• W przypadku danych dotyczących decyzji o zwołaniu komitetu ds. inwalidztwa: dyrektor generalny, sekretarz generalny, dyrektor ds. administracyjnych i szef zespołu ds. zasobów ludzkich. Ponadto Trybunał Sprawiedliwości UE może otrzymywać dane administracyjne w przypadku braku zgody co do wyznaczenia trzeciego lekarza.
• W przypadku danych dotyczących zdrowia objętych tajemnicą medyczną: Służba Medyczna PE, urzędnicy medyczni komitetu ds. inwalidztwa, ekspert medyczny (w stosownych przypadkach);
• W odniesieniu do decyzji IA o przeniesieniu pracownika w stan spoczynku z powodu inwalidztwa: SG, dyrektor ds. administracji i kierownik zespołu ds. zasobów ludzkich, kierownik działu danej osoby, służby KE-PMO.

6. Jak długo będą przechowywane dane?

Dane dotyczące zdrowia są przechowywane w dokumentacji medycznej członka personelu zgodnie z okresem przechowywania mającym zastosowanie do tej dokumentacji określonym przez PE.

Akta dotyczące procedury unieważnienia, które krążyły wewnętrznie w Urzędzie EO (np. otwarcie komitetu ds. inwalidztwa) są przechowywane najpóźniej do czasu podjęcia przez organ powołujący decyzji o przejściu na emeryturę pracownika z przyczyn związanych z inwalidztwem. Są one następnie usuwane

Decyzje komitetu ds. inwalidztwa o niestwierdzeniu niezdolności pracownika do pracy są przechowywane przez 2 lata.

Decyzja organu powołującego o przejściu w stan spoczynku danego członka personelu z powodu inwalidztwa jest przechowywana w jego aktach osobowych po upływie 10 lat od zakończenia zatrudnienia lub ostatniej wypłaty emerytury. Po tym okresie zostaje zniszczony.

7. W jaki sposób chronimy dane osoby, której dane dotyczą?

Służba Medyczna PE zarządza wyłącznie dokumentacją medyczną pracowników EO.

Pliki elektroniczne dotyczące procedury unieważnienia, które krążyły wewnętrznie w Urzędzie EO (np.: decyzja o otwarciu komitetu ds. inwalidztwa) są przechowywane w folderze elektronicznym, pod bezpiecznym serwerem. Pracownicy instytucji ds. technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) ustanawiają liczne środki bezpieczeństwa w celu ochrony integralności i poufności mienia elektronicznego instytucji. Pliki elektroniczne są dostępne wyłącznie dla dyrektora ds. administracji i kierownika zespołu ds. zasobów ludzkich. Pliki papierowe są przechowywane w sejfie zablokowanym kodem, do którego tylko ograniczona liczba pracowników HR ma dostęp zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu.

8. Jakie są Twoje prawa i jak możesz z nich skorzystać?

Przysługuje Państwu prawo dostępu do własnych danych osobowych oraz do istotnych informacji dotyczących sposobu, w jaki EO je wykorzystuje. Można również zwrócić się do dyrektora ds. administracji ( EOabsence@ombudsman.europa.eu) o dostęp do informacji, które doprowadziły do wszczęcia postępowania w sprawie inwalidztwa, oraz do wniosków komitetu ds. inwalidztwa.

Możesz również zwrócić się do Służby Medycznej PE (bmedical@ep.europa.eu) o dostęp do dokumentacji medycznej. Możesz również poprosić o uzupełnienie dokumentacji medycznej, dodając drugą opinię lekarską.

Masz również prawo zażądać od EO sprostowania wszelkich niekompletnych lub niedokładnych danych dotyczących Ciebie w dokumentacji medycznej. W każdej chwili masz prawo sprzeciwić się wykorzystywaniu Twoich danych przez EO z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Pod pewnymi warunkami masz prawo zażądać, aby EO usunął Twoje dane osobowe lub ograniczył ich wykorzystanie.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich udzieli odpowiedzi na wniosek tak szybko, jak to możliwe, a najpóźniej w ciągu jednego miesiąca.

9. Z kim należy się kontaktować w przypadku pytań lub skarg dotyczących kwestii ochrony danych?

W każdej chwili mogą Państwo przesłać do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich pytania związane z ochroną danych dotyczące zarządzania procedurą unieważnienia na następujący adres:

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasburg Cedex

Adres poczty elektronicznej: EOabsence@ombudsman.europa.eu

Mogą Państwo również skontaktować się z inspektorem ochrony danych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich pod następującym adresem: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych można złożyć w dowolnym momencie na następujący adres: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Zgodnie z umową o gwarantowanym poziomie usług z dnia 21 maja 2014 r. zawartą między EO a służbami Komisji Europejskiej i PMO EO przekazał PMO zadanie obliczenia kwoty dodatku z tytułu inwalidztwa.

[2] Art. 59 ust. 4 regulaminu pracowniczego: „Organ powołujący może odwołać się do Komitetu ds. Inwalidztwa w przypadku każdego urzędnika, którego łączny okres zwolnienia chorobowego przekracza 12 miesięcy w dowolnym okresie trzech lat”.

[3] Art. 78 regulaminu pracowniczego: „Urzędnik jest uprawniony, w sposób przewidziany w art. 13–16 załącznika VIII, do renty inwalidzkiej w przypadku całkowitej trwałej niezdolności do pracy uniemożliwiającej mu wykonywanie obowiązków związanych ze stanowiskiem w jego grupie funkcyjnej. (...)”

[4] Zob. w szczególności art. 16, 31, 32, 33, 39, 99, 100, 101, 102 i 136 WZIP.

[5] Art. 59 ust. 4 rozporządzenia w sprawie wspólnego wysiłku redukcyjnego: „Organ powołujący może odwołać się do Komitetu ds. Inwalidztwa w przypadku każdego urzędnika, którego łączny okres zwolnienia chorobowego przekracza 12 miesięcy w dowolnym okresie trzech lat”.

[6] Art. 78 regulaminu pracowniczego: „Urzędnik jest uprawniony, w sposób przewidziany w art. 13–16 załącznika VIII, do renty inwalidzkiej w przypadku całkowitej trwałej niezdolności do pracy uniemożliwiającej mu wykonywanie obowiązków związanych ze stanowiskiem w jego grupie funkcyjnej”.

[7] Zgodnie z umową o gwarantowanym poziomie usług z dnia 21 maja 2014 r. zawartą między EO a służbami Komisji Europejskiej i PMO EO przekazał PMO zadanie obliczenia kwoty dodatku z tytułu inwalidztwa.

[8] Zgodnie z umową o gwarantowanym poziomie usług z dnia 21 maja 2014 r. zawartą między EO a służbami Komisji Europejskiej i PMO EO przekazał PMO zadanie obliczenia kwoty renty inwalidzkiej.

[9] Art. 59 ust. 4 regulaminu pracowniczego: „Organ powołujący może odwołać się do Komitetu ds. Inwalidztwa w przypadku każdego urzędnika, którego łączny okres zwolnienia chorobowego przekracza 12 miesięcy w dowolnym okresie trzech lat”.

[10] Art. 78 regulaminu pracowniczego: „Urzędnik jest uprawniony, w sposób przewidziany w art. 13–16 załącznika VIII, do renty inwalidzkiej w przypadku całkowitej trwałej niezdolności do pracy uniemożliwiającej mu wykonywanie obowiązków związanych ze stanowiskiem w jego grupie funkcyjnej. (...)”

[11] Zob. w szczególności art. 16, 31, 32, 33, 39, 99, 100, 101, 102 i 136 warunków zatrudnienia innych pracowników.