de heer Mario Draghi voorzitter Europees Comité voor systeemrisico's Eurotower Kaiserstraße 29 60311 Frankfurt am Main ALLEMAGNE

Straatsburg, 29/05/2012

Bezoek van het Agentschap OI/10/2012/EIS - Bezoek aan het Europees Comité voor systeemrisico's (ESRB)

Geachte heer Draghi,

In mei 2011 heb ik een programma van bezoeken aan EU-agentschappen gelanceerd, met als doel beste praktijken onder hen in kaart te brengen en te verspreiden. Ik heb in eerste instantie drie "proefbezoeken" gebracht aan de EU-agentschappen in het Verenigd Koninkrijk, namelijk de Europese Bankautoriteit, het Europees Geneesmiddelenbureau en de Europese Politieacademie. Vervolgens heb ik op 1 juni 2011 een ontmoeting gehad met de hoofden van alle EU-agentschappen in Brussel en de gelegenheid gehad hen meer in detail met dit initiatief vertrouwd te maken. In oktober en november 2011 bezocht ik respectievelijk het Europees Milieuagentschap in Kopenhagen, het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving en het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid in Lissabon. In februari 2012 bezocht ik het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop) in Thessaloniki en in mei 2012 bezocht ik de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Eurofound) in Dublin. Informatie over mijn eerdere bezoeken aan de EU-agentschappen is beschikbaar op de volgende pagina van mijn website:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Ik zal op 14 juni 2012 in Frankfurt zijn en ik wil ook van deze gelegenheid gebruik maken om het ESRB te bezoeken, zoals in een eerder stadium is overeengekomen. Ik merk op dat de Europese Centrale Bank (ECB) het secretariaat van het ECSR verzorgt. Het lijkt mij passend mij tot u als directeur van het ESRB en van de ECB te richten met het oog op de geplande agenda voor het bezoek, die in de bijgaande nota wordt uiteengezet. Dezelfde nota bevat ook informatie over de procedurele aspecten van dit soort bezoeken.

Na informele contacten tussen onze kantoren ontmoet ik u en relevante leden van uw team graag op donderdag 14 juni 2012, bij voorkeur 's ochtends. Ik verwacht dat mijn bezoek twee tot drie uur zal duren.

Houd er rekening mee dat ik na het bezoek en onze vergadering ook het personeelscomité van het ECSR wil ontmoeten. Mijn wens om het personeelscomité te ontmoeten volgt op een verzoek van de Vergadering van personeelscomités van het Agentschap (AASC) dat ik systematisch vergader met de personeelscomités van de agentschappen die ik bezoek.

Ik wil u nogmaals bedanken voor het feit dat u ermee instemt dit bezoek te organiseren, en kijk uit naar wat naar ik weet vruchtbare uitwisselingen zullen blijken te zijn over de verschillende thema's die in de nota in de bijlage bij deze brief worden genoemd. Voorts wil ik de directie van het ECSR bij voorbaat bedanken voor het organiseren van de praktische aspecten van mijn vergadering met het personeelscomité van het ECSR, die op dezelfde dag, donderdag 14 juni 2012, ook 's ochtends, na afloop van onze vergadering met de directie moet plaatsvinden.

Met vriendelijke groet,

P. Nikiforos Diamandouros

Aanhangsel: 1

 

BIJLAGE: Procedurele aspecten en ontwerpagenda van het bezoek

Betreffende de procedurele aspecten

De bezoeken van de Europese Ombudsman worden formeel uitgevoerd op basis van zijn bevoegdheid om op eigen initiatief onderzoeken in te stellen. De correspondentie met betrekking tot dit bezoek zal daarom voorzien zijn van een registratiereferentienummer voor dergelijke onderzoeken op eigen initiatief (OI/10/2012/EIS). De Ombudsman zou het op prijs stellen als het ESRB dit referentienummer zou kunnen vermelden in zijn correspondentie over het bezoek.

Een onderzoek op eigen initiatief houdt onder meer in dat de gebruikelijke procedurele waarborgen met betrekking tot dergelijke onderzoeken van toepassing zijn. Deze omvatten het recht van het Agentschap om de Europese Ombudsman te verzoeken informatie en documenten vertrouwelijk te behandelen - zie de artikelen 5.1, 5.2 en 14.2 van de uitvoeringsbepalingen van de Ombudsman:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Naast het informeren van het te bezoeken Agentschap over de kwesties die hij voornemens is aan de orde te stellen, kan de Ombudsman het Agentschap ook vragen vooraf bepaalde relevante informatie en/of documenten te verstrekken.

Na elk bezoek stelt de Ombudsman het Agentschap schriftelijk in kennis van zijn bevindingen. Indien hij specifieke suggesties doet, zal hij het Agentschap normaliter verzoeken hem in kennis te stellen van eventuele vervolgmaatregelen die het voornemens is te nemen. Afhankelijk van het antwoord van het Agentschap zal de Ombudsman overwegen het onderzoek af te sluiten of verdere stappen te ondernemen, bijvoorbeeld door formele aanbevelingen te doen.

De voorbereidende brief voor dit bezoek en deze bijlage zullen op de website van de Europese Ombudsman worden gepubliceerd. Indien de Ombudsman na zijn bezoek besluit suggesties aan het Agentschap te doen, zal de mededeling met dergelijke suggesties ook op die pagina worden gepubliceerd, evenals het antwoord van het Agentschap, eventuele verdere correspondentie en de definitieve schriftelijke conclusies van de Ombudsman. Deze uitwisselingen zullen verschijnen op de volgende pagina van de website van de Ombudsman: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Betreffende de agendapunten

Met betrekking tot de inhoud van het bezoek van 14 juni 2012 wil de Europese Ombudsman de volgende thema's bespreken:

• de eerste contacten van het ECSR met het publiek
• Transparantie, dialoog en verantwoordingsplicht
• Aanwerving
• Inschrijvingen en contracten
• Belangenconflicten

De specifieke kwesties die de Ombudsman onder elk thema zou willen behandelen, zijn de volgende:

1. Eerste contacten met het publiek

Een van de fundamentele taken van de Ombudsman is ervoor te zorgen dat de EU-administratie open, servicegericht en efficiënt omgaat met contacten met burgers. De relevante basisbeginselen zijn vastgelegd in de Europese Code van Goed Administratief Gedrag (CGAB). Het probleem blijft belangrijk in onze dagelijkse werkzaamheden, wat erop wijst dat de EU-administratie op dit gebied nog steeds voor een aantal uitdagingen staat. In voorkomend geval probeert de Ombudsman snel een oplossing te vinden voor klachten die betrekking hebben op grieven over de eerste contacten van een burger met de administratie. Meestal betekent dit dat mijn diensten telefonisch contact opnemen met de betreffende persoon.

Ik heb begrepen dat alle EU-agentschappen ermee hebben ingestemd de Europese code van goed administratief gedrag aan te nemen tijdens een bijeenkomst van de hoofden van de agentschappen in oktober 2008 in Lissabon. Op de website van het ESRB heb ik echter geen link gevonden naar de Europese code van goed administratief gedrag. Ik ben ook niet op de hoogte van de wijze waarop het ESRB de code ten uitvoer heeft gelegd en hoe het ervoor zorgt dat zijn personeel de beginselen van de code naleeft. Ik heb geen verwijzingen naar deze kwestie kunnen vinden op de website van het ECSR en zou daarom dankbaar zijn voor informatie over dit onderwerp.

2. Transparantie, dialoog en verantwoordingsplicht

De Europese Ombudsman legt ook de nadruk op het bevorderen van transparantie en het vergroten van de verantwoordingsplicht in de EU-administratie. Dit vereiste komt onder meer tot uiting in de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, waarin de Ombudsman uitdrukkelijk als toetsingsinstantie wordt genoemd. Het komt ook tot uiting in de uitgebreide onderzoeksbevoegdheden van de Ombudsman, die ons in staat stellen de feiten en kwesties die in onze onderzoeken aan de orde worden gesteld, grondig te verduidelijken.

Ik merk op dat artikel 7, lid 1, van Verordening (EU) nr. ^{1096/2010 [1]} bepaalt dat het secretariaat van de Europese Centrale Bank (ECB) “de toepassing van Besluit ECB/2004/3 ^[2] van de ECB [moet] waarborgen”, dat bepalingen bevat inzake de toegang van het publiek tot ECB-documenten. De website van het ESRB bevat een link naar Besluit ECB/2004/3 en een link naar Besluit ESRB/2011/5 van het Europees Comité voor risico's ^[3] inzake de toegang van het publiek tot ESRB-documenten. Overeenkomstig artikel 1 van Besluit ESRB/2011/5 bevat het besluit “de praktische regelingen voor de toepassing van Besluit ECB/2004/3 op ESRB-documenten. De in Besluit ECB/2004/3 vastgestelde regels die van toepassing zijn op het verlenen door de Europese Centrale Bank (ECB) van toegang tot ECB-documenten zijn van overeenkomstige toepassing op het verlenen door het ESRB van toegang tot ESRB-documenten, behoudens de in dit besluit gespecificeerde aanpassingen."

Ik zou het dan ook op prijs stellen meer te weten te komen over de volgende kwesties:

a) Wat is, op basis van de bepalingen die zijn gebaseerd op Besluit ECB/2004/3 en Besluit ESRB/2011/5, de interpretatie door het ESRB van de "dubbele" juridische status van ESRB-documenten in het licht van artikel 15 VWEU? Hoe gaat het ESRB in de praktijk om met verzoeken om toegang van het publiek tot documenten? Wat zijn de richtsnoeren en/of praktische regelingen voor de behandeling van dergelijke verzoeken? Geef voorbeelden, zoals de belangrijkste correspondentie bij de behandeling door het ESRB van de laatste drie verzoeken om toegang van het publiek tot documenten. (De inhoud van het besluit van het ECSR in deze voorbeelden zal niet worden onderzocht, aangezien dit niet het doel van dit bezoek is.)

b) Stelt het ESRB een (intern of extern) jaarverslag op over zijn behandeling van de toegang van het publiek tot documenten?

c) Werkt het ECSR een openbaar documentenregister of is het voornemens dit te doen? Zo ja, wat is de relatie met de rubriek "Documenten" op haar website? Wordt deze sectie uitgebreid?

d) Het ESRB verwerkt een enorme hoeveelheid informatie en gegevens. De website is gebruiksvriendelijk en bevat een grote hoeveelheid gegevens, publicaties en informatie met betrekking tot de belangrijkste activiteiten van het ECSR, met name in de rubriek "Documenten". Hoe gaat het ESRB om met verzoeken om informatie? Geef informatie over de feedback die de diensten van het ESRB ontvangen van gebruikers en belanghebbenden over de toegang tot informatie.

3. Selectie en werving

Wat de inhoud van de selectie- en aanwervingsbesluiten betreft, volgt de Ombudsman een aanpak die vergelijkbaar is met die van de rechterlijke instanties van de EU. Dit betekent onder meer dat hij de zeer ruime discretionaire bevoegdheden van het Agentschap bij de selectie van zijn personeel erkent.

Wat de procedurele aspecten van selectie en aanwerving betreft, heeft de Ombudsman zeer actief gewerkt aan het vergroten van de transparantie van de aanwerving in de EU. Dit heeft bijvoorbeeld geleid tot meer transparantie met betrekking tot de namen van de juryleden en tot meer gedetailleerde evaluatieformulieren die kandidaten een beter inzicht geven in de wijze waarop zij zijn beoordeeld.

Ik merk op dat er op de website van het ECSR een link "Open vacatures" staat, die naar de website van de Europese Centrale Bank leidt. Ik zou graag aanvullende verduidelijkingen ontvangen over de volgende kwesties:

a) Hoe zorgt het ESRB voor een doeltreffende communicatie met kandidaten in selectieprocedures over de status van hun sollicitaties en/of het resultaat van de selectieprocedure?

b) Zijn de namen van de juryleden bekend bij de kandidaten?  In hoeverre biedt het ESRB kandidaten toegang tot de beoordeling van hun sollicitaties?

c) In hoeverre streeft het ECSR naar snellere en minder formele middelen om geschillen over selectie- en aanwervingsbesluiten op te lossen dan die waarin artikel 90 van het Statuut voorziet?

d) informeert het ECSR kandidaten in zijn correspondentie systematisch dat zij een klacht kunnen indienen bij de Ombudsman, zoals bepaald in artikel 19 van de bovengenoemde code van goed administratief gedrag?

e) De website van de ECB, waarnaar de website van het ESRB leidt, bevat de volgende verklaring: "Bedenk voordat u solliciteert of uw kwalificaties in verhouding staan tot de vacature. Willekeurig solliciteren op vacatures zou kunnen reflecteren op je geloofwaardigheid." Wat houdt deze verklaring concreet in?

4. Inschrijvingen en contracten

Op het niveau van de toetsing worden geschillen met betrekking tot aanbestedingsbesluiten en contractuele relaties meestal door rechtbanken behandeld. De Ombudsman heeft echter ook te maken met een aanzienlijk aantal van dergelijke zaken. Met betrekking tot aanbestedingen laat de Ombudsman zich inspireren door de benadering van de rechterlijke instanties van de EU, die erin bestaat de ruime discretionaire bevoegdheid van de administratie bij de beoordeling van de inhoudelijke aspecten van aanbestedingsvoorstellen te erkennen, en tegelijkertijd zorgvuldig na te gaan of zij haar besluiten op geldige en toereikende wijze heeft gemotiveerd en of zij de toepasselijke procedures en informatierechten naar behoren heeft geëerbiedigd. Met betrekking tot contractuele geschillen beoordeelt de Ombudsman als zodanig niet of er sprake is van contractbreuk. Hij onderzoekt echter grondig of de administratie haar standpunt goed heeft gemotiveerd en kijkt ook naar de billijkheid van de administratieve handelingen of nalatigheden.

Vragen:

a) Hoe behandelt het ECSR geschillen met betrekking tot deze gebieden?

b) Worden inschrijvers en contractanten ervan in kennis gesteld dat zij een klacht kunnen indienen bij de Ombudsman?

5. Belangenconflicten

Belangenconflicten doen zich voor wanneer personen die voor het openbaar bestuur werken, kunnen worden geacht een ongepast persoonlijk belang te hebben bij een aangelegenheid waarmee zij te maken hebben. Dergelijke conflicten moeten op passende wijze worden aangepakt om objectieve besluitvorming te waarborgen en het vertrouwen van het publiek in de overheid te vergroten. Uit recente gebeurtenissen en zaken blijkt dat de EU-administratie niet duidelijk het volle vertrouwen van het publiek in deze kwestie geniet.

In het licht van deze overwegingen zou ik graag willen weten welke concrete maatregelen het ESRB toepast om belangenconflicten op de volgende gebieden te voorkomen:

a) Aanwerving van personeel, met inbegrip van leidinggevend personeel

b) Huidige en voormalige personeelsleden, met name met betrekking tot externe activiteiten tijdens en na hun dienst bij het ECSR (zie bijvoorbeeld de artikelen 11, 11 bis, 12 ter en 16 van het Statuut).