Dank u, mijnheer de voorzitter, voor de uitnodiging. Het verheugt mij hier vandaag aanwezig te zijn en mijn mening over de administratieve activiteiten van OLAF met u te delen. Ik ben met mijn collega de heer Lambros PAPADIAS, die zich bezighoudt met deze kwesties in mijn kantoor.

OLAF speelt duidelijk een sleutelrol in de bestrijding van fraude en onregelmatigheden met gevolgen voor de EU-begroting en om deze rol naar behoren te vervullen, heeft de EU-wetgever hem verregaande bevoegdheden verleend.

Maar met die bevoegdheden komt een grote verantwoordelijkheid en het is mijn taak als Ombudsman en uw taak als Comité van toezicht om ervoor te zorgen dat OLAF zijn onderzoeken uitvoert in overeenstemming met de toepasselijke regels en de beginselen van goed bestuur.

Met dit in gedachten zal ik een aantal punten behandelen die volgens mij voor u van belang zijn.

1. Administratieve activiteiten van OLAF - algemene beoordeling

Bij wijze van inleidende opmerking wijs ik erop dat mijn onderzoeken betrekking hebben op het al dan niet bestaan van wanbeheer door OLAF bij het verrichten van onderzoeken. De nadruk ligt daarom op de afhandeling van onderzoeken door OLAF. Zij hebben geen betrekking op de inhoudelijke conclusies van OLAF, noch op de vraag of er sprake is van fraude of onregelmatigheden waardoor de financiële belangen van de EU worden geschaad, maar op de vraag of OLAF zich heeft gehouden aan de voor OLAF bindende regels, en met name aan de grondrechten en procedurele waarborgen van de bij zijn onderzoeken betrokken personen.

Mijn onderzoeken variëren van de wijze waarop OLAF zijn mandaat uitvoert en de administratieve praktijken en regels voor de uitvoering van zijn onderzoeken naleeft, tot meer specifieke kwesties zoals de wijze waarop het omgaat met meldingen van klokkenluiders en de wijze waarop het communiceert met informanten en klagers. Daarnaast hebben veel van de zaken die ik heb behandeld betrekking op kwesties van transparantie en toegang van het publiek tot documenten uit de onderzoeksdossiers van OLAF.

Laat me een paar woorden zeggen over elk van deze kwesties.

• Hoe OLAF zijn mandaat uitvoert

Burgers melden regelmatig fraude en onregelmatigheden met betrekking tot de EU-begroting aan OLAF. OLAF zelf moedigt hen via zijn website aan dit te doen. Om het vertrouwen van de burgers in de EU te vergroten, denk ik dat het belangrijk is dat burgers die hun bezorgdheid aan OLAF melden, ook het gevoel hebben dat hun bezorgdheid serieus wordt genomen. Tegelijkertijd is OLAF gebonden aan zijn mandaat, zoals vastgelegd in Verordening (EU) nr. 883/2013.

Bij de beoordeling van klachten over de wijze waarop OLAF zijn mandaat uitvoert - met name besluiten om geen onderzoek in te stellen naar door burgers gemelde punten van zorg - is het mijn rol om na te gaan of OLAF geen kennelijke fout heeft gemaakt. Ik moet er ook voor zorgen dat de uitleg van OLAF aan de burgers over zijn besluiten zinvol, coherent en redelijk is.

In de tot nu toe onderzochte gevallen constateerde ik dat OLAF grotendeels aan deze eis heeft voldaan.

• Naleving door OLAF van administratieve praktijken en regels voor de uitvoering van zijn onderzoeken

Het is een goede administratieve praktijk dat een overheidsinstantie, zoals OLAF, zich houdt aan haar eigen procedures, met name die welke gericht zijn op de bescherming van de grondrechten van de burgers.

Ik heb klachten ontvangen over de vraag of OLAF de administratieve praktijken en regels voor de uitvoering van zijn onderzoeken in acht heeft genomen.  In deze gevallen constateerde ik dat OLAF in het algemeen voldeed aan de toepasselijke regels (bijvoorbeeld de regels betreffende de noodzaak van een voorafgaande schriftelijke toestemming om een onderzoeksmaatregel uit te voeren, of de regels betreffende de toezending van eindverslagen aan de relevante autoriteiten).

In een recent geval vond ik echter wanbeheer. Mijn onderzoek had betrekking op een zogenaamde “coördinatiezaak”, waarin OLAF de nationale autoriteiten had bijgestaan en van mening was dat het daarom niet nodig was de klagers te “horen”, aangezien dit op nationaal niveau zou gebeuren. OLAF had echter niet alleen de nationale autoriteit bijgestaan bij het uitvoeren van een onderzoek, maar had ook zijn eigen conclusies getrokken en zijn eigen aanbevelingen aan de Commissie gedaan. Ik was van mening dat OLAF dit niet had mogen doen zonder eerst een eigen onderzoek te hebben verricht. Ik heb OLAF aanbevolen de Commissie duidelijk te maken dat zijn “eindverslag” niet op zijn eigen onderzoek was gebaseerd. Ik heb OLAF ook aanbevolen ervoor te zorgen dat het in de toekomst alleen conclusies trekt of aanbevelingen doet in gevallen waarin het een goed onderzoek uitvoert. Helaas heeft OLAF deze aanbevelingen niet aanvaard en daarom heb ik de zaak afgesloten en mijn bevinding van wanbeheer bevestigd.

• Hoe OLAF is omgegaan met meldingen en verzoeken van klokkenluiders

Alle EU-instellingen moeten mensen die hen helpen bij het identificeren en aanpakken van problemen die het vertrouwen van de burgers in de EU kunnen verzwakken, aanmoedigen en ondersteunen. Daarom hecht ik veel belang aan de manier waarop de EU-instellingen, en OLAF in het bijzonder, omgaan met klokkenluiders.

In één geval constateerde ik dat OLAF het klokkenluidersverslag van een klager over vermeende wanpraktijken bij een EU-agentschap op passende wijze had behandeld. Ik heb OLAF echter ook voorgesteld om de klokkenluider duidelijk te maken dat zijn verwijzing van de zaak naar het betrokken EU-agentschap niet noodzakelijkerwijs betekende dat OLAF geen verdere actie ter zake zou ondernemen. Helaas was de reactie van OLAF teleurstellend, aangezien het geen enkele toezegging in dat verband deed, hoewel het in wezen instemde met mijn suggestie voor verbetering.

In een ander geval deed ik een aanbeveling aan OLAF om een klokkenluider in kennis te stellen van de redenen voor zijn besluit om zijn onderzoek naar vermeende onregelmatigheden bij een EU-agentschap af te sluiten. OLAF heeft mijn aanbeveling aanvaard en uitgevoerd en zijn beleid op dit gebied dienovereenkomstig gewijzigd.

• Niet-beantwoording van burgerbrieven

De Europese code van goed administratief gedrag vereist dat EU-personeel servicegericht is en binnen een redelijke termijn antwoordt op brieven en e-mails van burgers waarin om informatie wordt verzocht of fraude wordt gemeld. Klachten van burgers over vermeende fraude of onregelmatigheden met EU-middelen kunnen bovendien een belangrijke bron van informatie voor OLAF zijn.

Veel van de klachten die bij mijn Bureau zijn ingediend, gaan over het feit dat OLAF geen antwoord heeft gegeven op burgerbrieven. In dergelijke gevallen ben ik tussenbeide gekomen en heb ik OLAF gewoon verzocht te antwoorden, wat het heeft gedaan.

Om ervoor te zorgen dat OLAF dergelijke brieven niet negeert of zelfs niet erkent, heb ik OLAF in een recent geval echter voorgesteld zijn personeelsleden te herinneren aan de beginselen die van toepassing zijn op interacties met burgers, zoals uiteengezet in de code van goed administratief gedrag. OLAF heeft dit gedaan en heeft ook een informatiesessie over de beginselen van goed bestuur voor zijn personeel georganiseerd om het bewustzijn van de beginselen van de code van goed administratief gedrag te vergroten.

• Transparantie/toegang van het publiek tot documenten in verband met de onderzoeken van OLAF

Mijn rol op het gebied van transparantie en toegang van het publiek tot documenten bestaat er met name in te controleren of OLAF Verordening 1049/2001 naleeft en redelijke en passende uitleg te geven wanneer het de toegang van het publiek weigert.

In veel van de op dit gebied onderzochte gevallen constateerde ik dat OLAF gegronde redenen had om het publiek de toegang tot documenten in verband met zijn onderzoeken te weigeren. In sommige andere gevallen heb ik aanbevolen om op zijn minst gedeeltelijke openbaarmaking te overwegen. In de weinige gevallen waarin de redenen van OLAF om mijn aanbevelingen niet uit te voeren niet overtuigend waren, heb ik mijn eerste bevindingen van wanbeheer bevestigd.

Ik heb OLAF ook een aantal suggesties gedaan ter verbetering van de procedurele vereisten van Verordening (EG) nr. 1049/2001 (bv. om te voldoen aan de vereisten inzake termijnen voor de behandeling van verzoeken van burgers om toegang tot documenten). In het algemeen heeft OLAF mijn suggesties verwelkomd en er positief op gereageerd en heeft het ook de nodige uitvoeringsmaatregelen genomen.

• Eerbiediging van de grondrechten/procedurele waarborgen

Veel klachten bij mijn Bureau gaan over vermeende schendingen van de grondrechten en procedurele waarborgen van de door OLAF onderzochte personen. Zij variëren van de rechten van verdediging van de betrokken personen (recht om te worden geïnformeerd, recht om te worden gehoord en de mogelijkheid om opmerkingen in te dienen) tot het recht op toegang tot het dossier en, in mindere mate, tot de naleving van de regels inzake gegevensbescherming.

Dit is een belangrijke maar complexe kwestie, maar laat ik een paar algemene opmerkingen maken over mijn aanpak.

De administratieve praktijken van OLAF zijn verbeterd, met name na de wijziging van het rechtskader voor de onderzoeken van OLAF met de vaststelling, in 2013, van Verordening (EG) nr. 883.

 Dat gezegd hebbende, geloof ik nog steeds dat er ruimte is voor verdere verbetering en in een aantal recente gevallen heb ik in dat verband verschillende suggesties gedaan.

In een recente zaak maakte klager bezwaar tegen het feit dat OLAF hem in de gelegenheid stelde schriftelijk opmerkingen te maken over de hem betreffende feiten in plaats van in een interview. Hij was ook bezorgd over het feit dat OLAF geen gevolg heeft gegeven aan zijn verzoek om digitaal bewijsmateriaal in een specifieke lidstaat te zoeken en te verzamelen.

Na analyse van het dossier was ik van mening dat OLAF over een beoordelingsmarge beschikt om te beslissen welke onderzoeksmaatregel in een specifiek geval het meest geschikt is. Ik heb ook vastgesteld dat OLAF zijn discretionaire bevoegdheden niet heeft misbruikt door niet te proberen de door klager genoemde digitale informatie op te vragen en te verzamelen. Ik heb dan ook vastgesteld dat er in deze zaak geen sprake was van wanbeheer. Ik heb OLAF echter twee verbetervoorstellen gedaan, waarin wordt uitgelegd 1) waarom het besluit geen onderhoud te houden als de onderzochte persoon daarom verzoekt en 2) waarom het besluit een specifieke onderzoeksmaatregel te nemen (of niet).

Momenteel wacht ik op het antwoord van OLAF op deze suggesties.

In een andere recente zaak heb ik OLAF voorgesteld om naar behoren uit te leggen waarom het van mening was dat de openbaarmaking van een eindverslag een lopend nationaal onderzoek dreigt te ondermijnen, en om de betrokken nationale autoriteiten om hun mening te vragen alvorens de toegang daartoe te weigeren. In antwoord hierop verklaarde OLAF dat het deze suggesties in soortgelijke gevallen in de toekomst in overweging zou nemen.

Tot slot heb ik OLAF ook voorgesteld te overwegen een audio- of video-opname van interviews te maken. OLAF heeft het voordeel hiervan erkend, maar lijkt momenteel terughoudend om hierover een definitief besluit te nemen. Ik hoop dat OLAF deze kwestie binnenkort opnieuw zal bekijken en zal besluiten dat het een goede administratieve praktijk zou zijn als dergelijke opnamen worden gemaakt.

Laat ik nu enkele gedachten geven over de mogelijke gevolgen van de nieuwe Europese officier van justitie.

2. Mogelijke gevolgen van het nieuwe EOM voor OLAF

De nieuwe EOM-verordening maakt duidelijk dat het EOM, dat in Luxemburg zal worden gevestigd, verantwoordelijk zal zijn voor strafrechtelijke onderzoeken, terwijl OLAF zijn administratieve onderzoeken naar onregelmatigheden en fraude waardoor de financiële belangen van de EU worden geschaad, in alle lidstaten zal voortzetten.

Hoewel het EOM zeker van invloed zal zijn op de manier waarop OLAF werkt, is het nog steeds niet duidelijk hoe OLAF en het EOM in de praktijk naast elkaar zullen bestaan en zullen samenwerken. Dit gebrek aan duidelijkheid betreft met name de gevallen waarin OLAF naar verwachting nauw zal overleggen en coördineren met het EOM, namelijk wanneer OLAF op verzoek van het EOM administratieve onderzoeken zal uitvoeren en bewijsmateriaal zal moeten verzamelen met het oog op de strafprocedure van het EOM. Het is in het kader van de EOM-verordening helemaal niet duidelijk of OLAF het EOM zal bijstaan door binnen zijn eigen rechtskader of binnen dat van het EOM te handelen. Dit is een belangrijke vraag, aangezien het rechtskader van het EOM van strafrechtelijke en niet van administratieve aard is. Moeten de activiteiten van OLAF nu niet alleen in overeenstemming zijn met de beginselen van behoorlijk bestuur, maar ook met die van het strafrecht?

Er zijn al veel vragen gerezen over deze kwesties. Ik neem met name nota van de bezorgdheid die het Comité van toezicht in zijn advies over deze kwestie in september 2017 heeft geuit.

Het is nu duidelijk dat de huidige OLAF-verordening moet worden aangepast om de duidelijkheid en rechtszekerheid te vergroten. Anders ben ik bang dat deze vragen aanleiding zullen geven tot toekomstige klachten bij de Ombudsman.

3. Voorgestelde herziene OLAF-verordening - voorgesteld "Controleur voor procedurewaarborgen" en "OLAF-klachtenmechanisme"

Ik ben mij ervan bewust dat de kwestie van verhaalmechanismen voor personen die betrokken zijn bij onderzoeken van OLAF een terugkerend punt van zorg is geweest en in verschillende fora, waaronder het Comité van toezicht, is besproken. In het verleden zijn verschillende wetgevingsvoorstellen ingediend, maar die zijn niet succesvol gebleken.

Dit is natuurlijk ook een punt van zorg voor de Europese Ombudsman. Zowel mijn voorganger als ik hebben onderzocht hoe de EU-instellingen en -organen hun interne klachtenmechanismen hebben opgezet om tegemoet te komen aan de zorgen van EU-burgers. Wij zijn voortdurend van mening geweest dat, zonder een efficiënt intern klachtenmechanisme, de eerbiediging van de grondrechten en de procedurele waarborgen van personen die worden getroffen door de administratieve activiteiten van de EU-instellingen uiteindelijk niet doeltreffend kan zijn.

Dit geldt ook voor OLAF. Ik ben van mening dat het van essentieel belang is dat personen die betrokken zijn bij onderzoeken van OLAF over efficiënte verhaalsmogelijkheden beschikken om een klacht in te dienen over een mogelijke schending van hun rechten en procedurele waarborgen. Het verheugt mij te kunnen constateren dat het Comité van toezicht in een advies van 2013 dezelfde mening was toegedaan.

Ik stel vast dat de zeer recente amendementen van het Parlement bedoeld zijn om de huidige lacune in de wetgeving te dichten. Het is de bedoeling een interne controlefunctie in het leven te roepen in de vorm van de Toezichthouder op de procedurewaarborgen, die verantwoordelijk is voor de behandeling van door OLAF ontvangen klachten en voor het verlenen van voorafgaande toestemming aan de directeur-generaal in specifieke omstandigheden. Ook wordt voorgesteld om in samenwerking met de Toezichthouder op de procedurewaarborgen een klachtenmechanisme in te stellen. Dit moet een administratief mechanisme zijn waarbij de Toezichthouder verantwoordelijk is voor de behandeling van door OLAF ontvangen klachten overeenkomstig het recht op behoorlijk bestuur.

Over deze amendementen zal naar ik begrijp maandag in de commissie in het Parlement worden gestemd.

Dat gezegd hebbende, ben ik van mening dat elk efficiënt klachtenmechanisme aan verschillende voorwaarden moet voldoen. Deze voorwaarden omvatten operationele onafhankelijkheid, transparantie, toegankelijkheid, tijdigheid en toereikende middelen. Het spreekt voor zich dat OLAF, om ervoor te zorgen dat dit mechanisme doeltreffend functioneert, altijd zijn steun en volledige medewerking moet verlenen.

Ik merk ook op dat de voorgestelde verordening de rol van het Comité van toezicht bij het toezicht op de ontwikkeling van de procedurewaarborgen bevestigt. Het is in dit stadium echter niet helemaal duidelijk hoe het Comité van toezicht en de Toezichthouder op de procedurewaarborgen naast elkaar zullen bestaan. Ik ben van mening dat het belangrijk is dat in de voorgestelde verordening de respectieve rollen van de Toezichthouder en van het Comité van toezicht duidelijk worden omschreven, om te voorkomen dat het aantal onafhankelijke toezichthoudende organen toeneemt en er verwarring ontstaat over de rol van elke actor die betrokken is bij het toezicht van OLAF, dubbel werk en bevoegdheidsconflicten en aanbevelingen aan de directeur-generaal.

In dit stadium heb ik begrepen dat de Toezichthouder een controle vooraf zal uitvoeren en zal zorgen voor de dagelijkse afhandeling van onderzoeken door OLAF, terwijl het Comité van toezicht achteraf toezicht zal houden op de onderzoeksactiviteiten van OLAF en aldus de toekomst van de onderzoeksfunctie van OLAF vanuit een toekomstgericht perspectief zal vormgeven.

Ik kijk uit naar uw mening over deze kwesties.

Bedankt.