Wanneer een projectmanager die binnen de Commissie met een bepaald dossier is belast, op het punt staat zijn post te verlaten of zijn dienstverband bij de Commissie te beëindigen, zou het bovendien een goede administratieve praktijk zijn om ervoor te zorgen dat overdrachtsnota’s worden opgesteld, waarbij de balans wordt opgemaakt van alle eerdere fasen van de procedure (met inbegrip van alle relevante correspondentie die is uitgewisseld) en van alle lopende acties die moeten worden ondernomen. Dit zou de ruimte voor administratieve fouten die kunnen voortvloeien uit een verandering in projectmanagers aanzienlijk kunnen beperken. Het moet ook bijdragen tot het waarborgen van de nodige continuïteit bij het beheer van projecten ten aanzien van de buitenwereld.