Straatsburg, 27 september 2006

Geachte heer X,

Op 15 april 2005 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over uw deelname aan twee door de delegatie van de Europese Commissie in een Afrikaans land georganiseerde selectieprocedures.

Op 19 april 2005 hebben mijn diensten u een bericht gestuurd waarin zij u verzochten de documenten die u kennelijk bij uw klachtenformulier had gevoegd, opnieuw te verzenden omdat het niet mogelijk was deze te downloaden. U heeft de desbetreffende documenten op 19 april 2005 toegezonden.

Op 30 mei 2005 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft de Italiaanse vertaling van haar advies op 26 juli 2005 toegezonden en ik heb u verzocht desgewenst uiterlijk op 30 september 2005 opmerkingen te maken. Er zijn geen opmerkingen van u ontvangen.

Tijdens een telefoongesprek van 21 juli 2006 deelde u mijn diensten mee dat u van mening was dat uw klacht door de Commissie was afgehandeld.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan. Mijn excuses voor de tijd die nodig is om dit onderzoek af te ronden.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de relevante feiten samengevat als volgt.

Klager ("X") nam deel aan twee selectieprocedures die werden ingeleid door de delegatie van de Europese Commissie in een Afrikaans land (de "delegatie") om lokale agenten voor technische bijstand aan te werven (agent local d'assistance techinque, "ALAT").

X werd van beide selectieprocedures uitgesloten. Aangezien X van mening was dat hij aan de vereiste criteria voldeed, heeft hij op 21 oktober 2004 per e-mail contact opgenomen met de delegatie en gevraagd op welke criteria de desbetreffende procedures waren gebaseerd.

Op 29 oktober 2004 deelde de delegatie X mee dat de in het kader van de desbetreffende procedures vastgestelde selectiecriteria vertrouwelijk waren en derhalve niet openbaar konden worden gemaakt.

In zijn klacht bij de Ombudsman stelde X dat hij in kennis moest worden gesteld van de selectiecriteria die de Commissie met het oog op de desbetreffende selectieprocedures had vastgesteld.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies verklaarde de Commissie dat de aanvragen van X waren ingewilligd omdat was voldaan aan de criteria van nationaliteit, verblijf, opleiding en beroepservaring. Daarna werden alle toegelaten sollicitaties (met inbegrip van die van X) onderzocht en gemarkeerd door een groep van drie leden van de delegatie, op basis van de verdere criteria die in de aankondiging van aanwerving waren vastgesteld.

Daarna heeft een evaluatiecomité van vijf leden van de delegatie de relevante sollicitaties nader geanalyseerd en een shortlist opgesteld van de drie beste kandidaten voor elke geadverteerde post, rekening houdend met de verdere relevante vereisten in overeenstemming met de aankondiging van aanwerving. X behoorde niet tot de drie beste kandidaten voor een van de twee posten en zijn naam was daarom niet op de shortlist geplaatst.

Wat de inhoud van de klacht betreft, erkende de Commissie dat het antwoord van de delegatie op het bericht van X van 21 oktober 2004 inderdaad onjuist was door te stellen dat de selectiecriteria vertrouwelijk waren en niet openbaar konden worden gemaakt. X had namelijk moeten worden meegedeeld dat de beoordeling van de sollicitatie van elke kandidaat vertrouwelijk was op basis van de selectiecriteria en niet op basis van de criteria zelf, namelijk die welke waren vastgesteld in de door de delegatie gepubliceerde aankondiging van aanwerving, verspreid over het netwerk van delegaties van de Commissie en gestationeerd in de ambassades en andere internationale organen in de hoofdstad van het betrokken Afrikaanse land. X bleek op de hoogte te zijn van deze relevante vereisten voor de twee posten, aangezien X in zijn correspondentie met de delegatie verwees naar de aankondigingen van aanwerving. Aangezien de geslaagde kandidaten hun werk in Afrika moesten verrichten, was het evaluatiecomité van mening dat ook rekening moest worden gehouden met de kennis van Afrika van alle kandidaten. Ondanks het feit dat X op dit gebied de hoogste score behaalde, had de algemene beoordeling van de kandidaten op basis van alle in de aankondiging van aanwerving gestelde vereisten geleid tot de selectie van andere kandidaten die geschikter waren geacht voor de functies.

Concluderend erkende de Commissie dat er een fout was gemaakt toen X te horen kreeg dat de selectiecriteria vertrouwelijk waren. In plaats daarvan had moeten worden opgemerkt dat, zoals in de rechtspraak van de communautaire rechterlijke instanties is vastgesteld, de beraadslagingen van de jury’s over individuele kandidaten onder het vertrouwelijkheidsbeginsel vallen. De Commissie verklaarde voorts dat deze fout niet relevant was geweest voor de selectieprocedure, die was uitgevoerd met volledige inachtneming van de vastgestelde criteria, en dat deze criteria waren toegepast op alle kandidaten, met inbegrip van de klager.

Opmerkingen van klager

Klager heeft geen opmerkingen over het standpunt van de Commissie ontvangen.

Tijdens een telefoongesprek op 21 juli 2006 heeft X echter verklaard dat hij de zaak als opgelost beschouwde op basis van het advies van de Commissie waarin de instelling had erkend dat het antwoord dat de delegatie hem op 29 mei 2004 had gegeven, niet passend was. X bedankte voorts de Ombudsman en zijn dienst voor hun werk.

BESLUIT

1 Vordering van de klager

1.1 Klager ("X") nam deel aan twee selectieprocedures van de delegatie van de Europese Commissie in een Afrikaans land (de "delegatie") voor de aanwerving van lokale functionarissen voor technische bijstand (agent local d'assistance techinque, "ALAT"). Aangezien X van beide selectieprocedures was uitgesloten, heeft X op 21 oktober 2004 contact opgenomen met de delegatie en gevraagd op welke criteria de desbetreffende procedures waren gebaseerd. In haar antwoord van 29 oktober 2004 deelde de delegatie X mee dat de in het kader van de desbetreffende procedures vastgestelde selectiecriteria vertrouwelijk waren en derhalve niet openbaar konden worden gemaakt.

In zijn klacht bij de Europese Ombudsman stelde X dat hij in kennis moest worden gesteld van de selectiecriteria die de Commissie voor de twee selectieprocedures had vastgesteld.

1.2 In haar advies erkende de Commissie dat het antwoord van de delegatie op het bericht van X van 21 oktober 2004 inderdaad onjuist was door te stellen dat de selectiecriteria vertrouwelijk waren en niet openbaar konden worden gemaakt. X had namelijk moeten worden meegedeeld dat de beoordeling die aan elke kandidaat werd gegeven op basis van de selectiecriteria en niet op basis van de criteria zelf, die inderdaad in de aankondiging van aanwerving waren vastgesteld, vertrouwelijk was.

De Commissie verklaarde voorts dat, aangezien de geslaagde kandidaten hun werk in Afrika moesten verrichten, het evaluatiecomité van mening was dat ook rekening moest worden gehouden met de kennis van Afrika van alle kandidaten. Ondanks het feit dat X op dit gebied de hoogste score behaalde, had de algemene beoordeling van de kandidaten op basis van alle in de aankondiging van aanwerving gestelde vereisten geleid tot de selectie van andere kandidaten die geschikter waren geacht voor de functies.

1.3 X heeft geen schriftelijke opmerkingen over het advies van de Commissie ontvangen.

1.4 Tijdens een telefoongesprek op 21 juli 2006 verklaarde X echter dat hij de zaak als reeds afgesloten en beslecht beschouwde op basis van het advies van de Commissie waarin de instelling had erkend dat het antwoord dat de delegatie hem op 29 mei 2004 had gegeven, niet passend was. X bedankte voorts de Ombudsman en zijn dienst voor hun werk.

2 Conclusie

Uit de opmerkingen van de Commissie en de opmerkingen van X blijkt dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de zaak te schikken en daarmee X tevreden heeft gesteld. De Ombudsman sluit derhalve de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS