Straatsburg, 21 februari 2005

Geachte heer X.,

Op 12 en 23 februari 2004 heeft u namens een onderneming bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over het voorstel dat op 13 januari 2004 online is ingediend in het kader van de oproep tot het indienen van voorstellen voor indirecte OTO.

Op 9 maart 2004 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft op 7 mei 2004 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, indien u dat wenst. Er lijken geen opmerkingen van u te zijn ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager kunnen de feiten als volgt worden samengevat:

De onderneming, waar de klager werkzaam is als technisch manager, nam deel aan een oproep tot het indienen van voorstellen voor OTO-werkzaamheden onder contract in het kader van het specifieke programma voor onderzoek, technologie, ontwikkeling en demonstratie. Het voorstel werd gedaan in samenwerking met 11 Europese instituten of organen en ging over de bijdrage van nieuwe technologieën aan het gemeenschappelijk landbouwbeleid.

Klager wenste zijn voorstel online in te dienen, zoals aangemoedigd door de Commissie. De verbinding werd op 13 januari 2004 om 16.50 uur na verschillende pogingen tot stand gebracht. Het systeem stuitte echter op storingen. Bijgevolg kon de download van het voorstel niet op tijd worden voltooid en kon het voorstel blijkbaar niet volledig worden verzonden. De sluitingsdatum was 13 januari 2004 om 17 uur.

De klager heeft de helpdesk gebeld; hij werd geadviseerd het voorstel onmiddellijk per e-mail te verzenden. Na de verzending van de e-mail belde hij opnieuw en kreeg te horen dat de e-mail was ontvangen, maar na 17.00 uur.

Klager heeft vervolgens contact opgenomen met de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de helpdesk om de ondervonden problemen toe te lichten. De ambtenaar vroeg om opheldering over de plaats waar het voorstel werd opgesteld, omdat de tijdstempel op het voorstel 17.01 uur was. Klager gaf aan dat het voorstel in Frankrijk werd opgesteld vanaf zijn computer en dat zijn computerklok 6 minuten van tevoren was.

Op dezelfde dag werd ook contact opgenomen met een ambtenaar van het directoraat-generaal Onderzoek. Op 14 januari 2004 antwoordde deze dat geen verzachtende omstandigheden konden worden aanvaard en dat er geen mogelijkheid was om een voorstel in aanmerking te nemen indien het na het verstrijken van de termijn was ontvangen. In een tweede antwoord van 4 februari 2004 gaf hij aan dat de door klager ondervonden moeilijkheden niet te wijten waren aan een technische storing in het systeem van de Commissie, maar aan transmissieproblemen waarvoor de Commissie niet verantwoordelijk kan worden gesteld. Hij voegde eraan toe dat het enige document dat van klager kon worden aanvaard, het document was dat op 12 januari 2004 was verzonden. Volgens klager is deze versie een gesimuleerde versie die met verkeerde cijfers is samengesteld en is verzonden om het systeem te testen.

Klager voert aan dat de online indiening van zijn voorstel op 13 januari 2004 vóór de uiterste indieningsdatum is begonnen en door het systeem van de Commissie in aanmerking is genomen. In wezen stelt klager derhalve dat de Commissie het voorstel dat hij op 13 januari 2004 per e-mail heeft verzonden, ten onrechte heeft afgewezen. Hij stelt dat het voorstel waarmee de Commissie rekening heeft gehouden en dat op 12 januari 2004 online is ingediend, moet worden vervangen door het voorstel dat op 13 januari 2004 per e-mail is verzonden.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies heeft de Commissie samengevat de volgende punten naar voren gebracht:

De onderneming was voornemens een voorstel in te dienen in het kader van een oproep tot het indienen van voorstellen. Het systeem van de Commissie werd op 12 januari 2004 door de onderneming getest en het door haar toegezonden voorstel werd geregistreerd. Het voorstel dat de onderneming op 13 januari 2004 elektronisch had verzonden, werd afgewezen omdat het na de uiterste datum was verzonden.

Uit de controles bleek dat de technische problemen die de onderneming ondervond, niet afkomstig waren van het elektronische indieningssysteem (EPSS): vijf minuten voor de sluiting van de oproep was het systeem met slechts 77 % bezet. Bovendien werden 21 voorstellen, die via EPSS werden ingediend, in het laatste kwartier met succes ontvangen.

De problemen waarmee de onderneming wordt geconfronteerd, zijn waarschijnlijk te wijten aan een congestie van het transmissienet waarover de Commissie geen controle heeft. Deze zaak kan worden vergeleken met de hypothetische indiening van een voorstel via een koeriersdienst, die na het verstrijken van de termijn bij de Commissie is aangekomen vanwege files. Het voorstel zou niet-subsidiabel zijn verklaard.

In de Gids voor indieners van voorstellen van 29 september 2003 wordt duidelijk gesteld dat "indieners eraan worden herinnerd dat het hun eigen verantwoordelijkheid is ervoor te zorgen dat hun voorstel veilig wordt ingediend. (...) Voorstellen die na het verstrijken van de termijn bij de Commissie binnenkomen, komen niet in aanmerking voor beoordeling. Er wordt geen rekening gehouden met verzachtende omstandigheden. (...) Het niet tijdig aankomen van uw voorstel om welke reden dan ook, met inbegrip van vertragingen in de communicatie, is niet aanvaardbaar als verzachtende omstandigheid."

Het voorstel dat op 13 januari 2004 per e-mail is verzonden, kan door de Commissie niet worden aanvaard, aangezien voorstellen die per fax of e-mail worden ingediend, overeenkomstig de richtsnoeren voor de beoordeling en selectie van voorstellen en de oproep tot het indienen van voorstellen worden uitgesloten.

De subsidiabiliteitsproblemen waarmee de onderneming werd geconfronteerd, werden eind januari onderzocht door het comité voor de toetsing van de subsidiabiliteit. Zij concludeerde dat het op 13 januari 2004 via EPSS verzonden voorstel en het op dezelfde datum per e-mail verzonden voorstel om bovengenoemde redenen niet in aanmerking kwamen en dat alleen het op 12 januari 2004 ingediende voorstel in aanmerking kwam.

De Commissie is van mening dat het, gezien de voorbereidende werkzaamheden die gepaard gaan met het indienen van een dergelijke oproep tot het indienen van voorstellen, riskant lijkt om voornemens te zijn tien minuten voor het einde van de oproep elektronisch een voorstel in te dienen, temeer daar de computerklok van de klager niet vooraf is gecontroleerd.

Opmerkingen van klager

Van klager zijn geen opmerkingen ontvangen.

BESLUIT

1 Vermeende onrechtmatige niet-inaanmerkingneming van een voorstel

1.1 De klacht is ingediend namens een onderneming die heeft deelgenomen aan een oproep tot het indienen van voorstellen voor OTO-werkzaamheden onder contract in het kader van het specifieke programma voor onderzoek, technologie, ontwikkeling en demonstratie. Het bedrijf wilde het voorstel online indienen en stuurde op 12 januari 2004 een proefversie om het systeem te testen. Om de definitieve versie te verzenden, werd op 13 januari 2004 om 16.50 uur een verbinding tot stand gebracht. Het systeem ondervond echter storingen en de download van het voorstel kon niet op tijd worden voltooid. Klager belde vervolgens de helpdesk en werd geadviseerd het voorstel onmiddellijk per e-mail te verzenden. Hij deed dit, maar zijn indiening werd afgewezen omdat zij na de uiterste termijn was ontvangen. Klager voert aan dat de online indiening van zijn voorstel vóór de uiterste indieningsdatum is begonnen en door het systeem van de Commissie in aanmerking is genomen. Klager beweert dat de Commissie het op 13 januari 2004 per e-mail verzonden voorstel ten onrechte heeft afgewezen. Hij stelt dat het voorstel waarmee de Commissie rekening heeft gehouden en dat op 12 januari 2004 online is ingediend, moet worden vervangen door het voorstel dat op 13 januari 2004 per e-mail is verzonden.

1.2 De Commissie voert aan dat de problemen die klager heeft ondervonden bij het online indienen van een voorstel op 13 januari 2004 niet afkomstig waren van het elektronische indieningssysteem (EPSS), maar waarschijnlijk te wijten zijn aan een congestie van het transmissienetwerk waarover de Commissie geen controle heeft. De Commissie voert ook aan dat zij het voorstel van klager per e-mail van 13 januari 2004 niet kan aanvaarden omdat per e-mail ingediende voorstellen niet in aanmerking komen. Het comité voor de toetsing van de subsidiabiliteit heeft de door klager ondervonden problemen onderzocht en is tot de conclusie gekomen dat alleen het op 12 januari 2004 ingediende voorstel in aanmerking kwam.

1.3 De Ombudsman begrijpt uit de klacht en het standpunt van de Commissie dat klager drie voorstellen heeft ingediend: één op 12 januari 2004 via het EPSS en twee op 13 januari 2004, waarvan één via het EPSS en het andere per e-mail. De Ombudsman merkt op dat volgens de Gids voor indieners van voorstellen voor specifieke ondersteuningsacties, die van toepassing was op deze oproep tot het indienen van voorstellen:

"Om in aanmerking te komen, moeten de voorstellen vóór of op de uiterste datum op het in de oproep vermelde adres door de Commissie zijn ontvangen. Indieners worden eraan herinnerd dat het hun eigen verantwoordelijkheid is ervoor te zorgen dat hun voorstel veilig en tijdig wordt ingediend.

Hij merkt ook op dat volgens de oproep tot het indienen van voorstellen de uiterste datum voor de ontvangst van voorstellen 13 januari 2004 om 17.00 uur was.

1.4 Uit onderzoek van het dossier blijkt dat het op 13 januari 2004 via het EPSS ingediende voorstel van klager, evenals het per e-mail verzonden voorstel, na de uiterste datum is ontvangen. Wat het eerste voorstel betreft, is de Ombudsman niet van mening dat een elektronisch ingediend voorstel kan worden geacht te zijn ontvangen totdat het proces van elektronische verzending naar de ontvanger is voltooid. De Ombudsman merkt ook op dat klager het argument van de Commissie dat de EPSS niet de oorzaak was van de vertragingen die klager ondervond bij het online indienen van het voorstel, niet heeft betwist.

Wat het per e-mail ingediende voorstel betreft, merkt de Ombudsman op dat de Commissie het argument van klager dat de Helpdesk klager had geadviseerd het voorstel per e-mail toe te zenden, niet heeft betwist. In deze omstandigheden is de Ombudsman er niet van overtuigd dat het goed bestuur zou zijn als de Commissie zich zou baseren op de bepalingen van de richtsnoeren voor de beoordeling en selectie van voorstellen en de oproep tot het indienen van voorstellen, waarin wordt gesteld dat: "Voorstellen voor OTO-werkzaamheden onder contract die per e-mail of per fax worden ingediend, worden uitgesloten" als rechtvaardiging voor de uitsluiting van het voorstel van de klager. De Ombudsman merkt echter op dat de e-mail na de uiterste datum is aangekomen en is van mening dat de Commissie het recht had om deze om die reden uit te sluiten, aangezien het EPSS niet de oorzaak was van de vertragingen waarmee klager te maken kreeg bij het online indienen van het voorstel.

1.5 De Ombudsman is derhalve van mening dat de afwijzing door de Commissie van het voorstel van klager geen geval van wanbeheer vormde.

2 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS