Geachte heer W.,
Op 6 mei 1999 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over de procedure voor de vergoeding van reiskosten van deskundigen die bij de Europese Commissie werken.
Op 20 mei 1999 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Europese Commissie heeft haar advies op 29 juli 1999 toegezonden en ik heb u verzocht desgewenst opmerkingen te maken. Ik heb uw opmerkingen ontvangen op 18 augustus 1999.
Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager wordt regelmatig door de Europese Commissie als deskundige uitgenodigd om vergaderingen in Brussel bij te wonen. De Commissie vergoedt zijn reiskosten, maar hij acht de procedure buitensporig lang. Zo moest hij zeven en een halve maand wachten op een vergoeding. In dit verband heeft klager contact opgenomen met ambtenaren van de Commissie en met leden van het Europees Parlement om zijn ontevredenheid te uiten. Hij weigerde zelfs om deel te nemen aan een vergadering vanwege dit probleem.
Met betrekking tot het feit dat klager herhaaldelijk te horen kreeg dat de vertragingen inherent waren aan het "systeem", was hij van mening dat dit moest worden hervormd en verzocht hij de Europese Ombudsman de zaak te onderzoeken.

Het onderzoek

Het advies van deCommissie
Het advies van de Europese Commissie over de klacht luidt als volgt:
De diensten van de Commissie hebben tot doel de reiskosten van deskundigen die deelnemen aan door de Commissie georganiseerde vergaderingen, binnen 60 dagen te vergoeden. Gedurende deze periode verzamelt het directoraat-generaal (DG) dat de vergadering organiseert de bankidentiteit van de deskundige. DG IX stelt vervolgens de terug te betalen bedragen vast en verzoekt om de betaling, die door DG XX moet worden goedgekeurd en door DG XIX moet worden uitgevoerd.
De Commissie heeft zich ertoe verbonden haar geautomatiseerde boekhoudsysteem tegen eind 1998 te vervangen door een nieuw systeem (Sincom 2). Deze belangrijke wijziging, die bedoeld is om de terugbetalingsprocedure te versnellen, heeft geleid tot een aantal problemen en vertragingen die uiteindelijk in maart 1999 zijn opgelost, maar die gevolgen kunnen hebben gehad voor de behandeling van het dossier van klager. Bovendien benadrukte de Commissie dat de vertragingen waarmee klager te kampen had, werden verergerd door het feit dat hij essentiële informatie niet tijdig had verstrekt.
De Commissie betreurde het ongemak echter en verklaarde vastbesloten te zijn soortgelijke situaties te vermijden.
Opmerkingen van klager De
Europese Ombudsman zond het advies van de Europese Commissie door aan klager met een uitnodiging om opmerkingen te maken. In zijn antwoord van 18 augustus 1999 sprak klager zijn tevredenheid uit over het werk van de Europese Ombudsman. Voorts was hij ingenomen met de inspanningen van de Commissie om het vergoedingssysteem te verbeteren en benadrukte hij dat zijn klacht bij de Ombudsman erop gericht was een algemeen probleem aan te wijzen, zonder zich op zijn specifieke geval te concentreren.
Klager verwierp echter de beweringen van de Commissie dat hij te laat informatie had verstrekt die nodig was voor de terugbetaling. Hij voerde aan dat hij te goeder trouw en zonder enig bezwaar van de ambtenaren van de Commissie de procedure had gevolgd die van toepassing was in het kader van het oude terugbetalingssysteem. Later werd hem meegedeeld dat de procedure was gewijzigd en hij werd verzocht opnieuw informatie te verstrekken, wat hij onmiddellijk deed. Klager is derhalve van mening dat de volledige verantwoordelijkheid voor de vertraging bij de Commissie ligt.

BESLUIT

1 De vertragingen bij de vergoeding van reiskosten
1.1 Klager, een deskundige die af en toe door de Commissie wordt uitgenodigd om vergaderingen in Brussel bij te wonen, klaagde tegen de Commissie vanwege de vertragingen bij de vergoeding van reiskosten. Hij wenste een verbetering van het terugbetalingssysteem. De Commissie heeft verklaard dat zij zich inzet voor de verbetering van het systeem en dat de vertragingen die zich in het geval van de klacht hebben voorgedaan, juist te wijten zijn aan moeilijkheden die zich hebben voorgedaan tijdens de invoering van een nieuw systeem.
1.2 De Ombudsman merkt op dat de Commissie zich ertoe heeft verbonden de reiskosten binnen een termijn van 60 dagen te vergoeden en dat zij zich heeft verontschuldigd voor het ongemak als gevolg van de invoering van een nieuw, efficiënter boekhoudsysteem.
1.3 Klager heeft uiting gegeven aan zijn tevredenheid over de inspanningen van de Commissie om haar terugbetalingsprocedure te verbeteren en heeft de Ombudsman meegedeeld dat het specifieke geval van betalingsachterstand dat in zijn oorspronkelijke klacht werd genoemd, slechts bedoeld was als een voorbeeld van het slecht functioneren van het systeem. Daarom is de Ombudsman van mening dat de zaak niet verder hoeft te worden onderzocht.
2 Conclusie Uit
het advies van de Europese Commissie en de opmerkingen van klager blijkt dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de zaak te schikken en klager daarmee tevreden heeft gesteld. De Ombudsman heeft daarom besloten de zaak te sluiten.
De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet
Jacob SÖDERMAN