Geachte heer M.,
Op 20 oktober 1999 diende de heer W., voormalig waarnemend directeur van het ECOS-Ouverture-programma, namens de gemeenteraad van Glasgow en de Raad van Europese gemeenten en regio's een klacht in bij de Europese Ombudsman over het verzuim van de Commissie, DG 1A, om een addendum bij Phare-overeenkomst nr. 94-0967 op te stellen.
Op 29 oktober 1998 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft haar advies op 10 maart 1999 toegezonden en ik heb u verzocht desgewenst opmerkingen te maken. Op 10 december 1998 zond de heer W. een nieuwe brief aan de Ombudsman en op 18 februari 1999 ontving ik nadere informatie van u met betrekking tot de klacht. Op 23 juli 1999 werd door de diensten van de Ombudsman een telefoongesprek met uw diensten gevoerd.
Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

In februari 1995 werd een Phare-contract ondertekend tussen de Commissie en de gemeenteraad van Glasgow en de Raad van Europese gemeenten en regio's. In 1995 schatten de beheerders dat er een aanzienlijke onderbesteding aan het project zou zijn. Na overleg met de Commissie werd besloten hoe de onderbesteding zou worden gebruikt. Zij kregen later van de Commissie te horen dat een addendum noodzakelijk was en dat de voorbereidingen voor een addendum in juni 1996 van start gingen. In juli 1997 aanvaardde de Commissie formeel de noodzaak om een addendum op te stellen en verzocht zij de klagers om informatie, die in oktober 1997 aan de Commissie werd verstrekt. Omdat de Commissie het addendum bij het contract niet had opgesteld, dienden de klagers in oktober 1998 een klacht in bij de Ombudsman.

Het onderzoek

Nadere informatie van de klagers
In februari 1999 deelden de klagers de Ombudsman mee dat de Commissie nu het addendum bij het contract had uitgebracht, hoewel er nog geen betaling in het kader van het addendum was verricht.
In
haar advies verklaarde de Commissie dat zij haar standpunt opnieuw had onderzocht en het geschil met de klagers had beslecht.
De Ombudsman verzocht de klagers opmerkingen te maken over het standpunt van de Commissie, maar de klagers ontvingen geen schriftelijke opmerkingen. In een telefoongesprek van de diensten van de Ombudsman met de klagers bevestigden zij echter dat het addendum was opgesteld en dat de zaak, wat de oorspronkelijke klacht betreft, was afgehandeld. Voorts hebben zij verklaard dat zij op het addendum nog geen betaling hadden ontvangen, maar dat zij de betalingskwestie in dit stadium niet wensten voort te zetten.

BESLUIT

De klagers klaagden over het feit dat de Commissie geen addendum bij een Phare-contract had uitgebracht. Tijdens het onderzoek heeft de Commissie haar standpunt opnieuw onderzocht en het addendum bij het contract uitgebracht. De klagers spraken hun tevredenheid uit over het optreden van de Commissie.
Conclusie Uit
het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van de klagers blijkt dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de zaak te schikken en daarmee de klagers tevreden heeft gesteld. De Ombudsman sluit daarom de zaak.
De waarnemend voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet
Jacob SÖDERMAN