1. Laatste bijwerking van dit verslag: 23/02/2022

2. Referentienummer: 1/2022

3. Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke:

Europese Ombudsman,

1, avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Straatsburg Cedex

Contactpersoon:

Onderzoeksdirecteur

EO@ombudsman.europa.eu  

4. Naam en contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming:

mevrouw Francesca Pavesi

Functionaris voor gegevensbescherming (DPO)

De heer Nicholas Hernanz

Plaatsvervangende functionaris voor gegevensbescherming

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Naam en contactgegevens van de verwerker:

n.v.t.

6. Naam en contactgegevens van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke(n):

n.v.t.

7. Doeleinde(n) van de verwerking:

Overeenkomstig artikel 11 VEU organiseert de Europese Ombudsman raadplegingen van belanghebbenden, die tot doel hebben de Ombudsman in kennis te stellen van de standpunten van degenen die betrokken zijn bij de onderwerpen van strategische onderzoeken en initiatieven, die van openbaar belang zijn.

Een openbare raadpleging in het kader van strategische onderzoeken en initiatieven bestaat over het algemeen uit de volgende stappen:

• een uitnodiging om een bijdrage te leveren wordt gepubliceerd op de EO-website;
• iedereen wordt uitgenodigd om tot een bepaalde termijn een bijdrage te leveren,
• de bijdragen kunnen worden verzonden via een contactformulier, e-mail of post;
• alle bijdragen worden gepubliceerd op de website van de Ombudsman, en
• er wordt een verslag opgesteld met een samenvatting van de bijdragen.

De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang (artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725).

De persoonsgegevens worden ook gebruikt om te communiceren met medewerkers.

8. Beschrijving van de categorieën betrokkenen en van de categorieën persoonsgegevens:

Categorieën van betrokkenen

Elke natuurlijke of rechtspersoon kan bijdragen aan een raadpleging van de Europese Ombudsman.

Categorieën van persoonsgegevens

De verzamelde en verder verwerkte persoonsgegevens zijn gegevens die nodig zijn voor deelname aan de raadpleging, en wel als volgt:

• voornaam,
• achternaam,
• functietitel
• e-mailadres,
• taal waarin u een antwoord wenst te ontvangen,
• een andere taal waarin men een antwoord zou aanvaarden,
• onderwerp (de titel van de raadpleging) en inhoud (voor het grootste deel de standpunten van de persoon of organisatie over het onderwerp).

Sommige antwoorden kunnen ook persoonsgegevens van derden bevatten, hoewel bijdragers wordt gevraagd te voorkomen dat onnodige persoonsgegevens in hun antwoorden worden opgenomen. In beginsel mogen geen bijzondere categorieën gegevens ^[1] worden opgenomen. Met betrekking tot persoonsgegevens van derden past de Europese Ombudsman het beleid toe inzake de verstrekking van informatie aan de betrokkene in het kader van een onderzoek (https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70851).

9. Termijn voor het bewaren van de gegevens en, indien mogelijk, voor het wissen:

Overeenkomstig het bewaringsbeleid van het casemanagementsysteem van de Ombudsman worden de bijdragen gedurende een periode van tien jaar na de afsluiting van de zaak in het desbetreffende dossier opgeslagen ^[2]. Dit omvat persoonlijke basisinformatie (voornaam, achternaam, e-mailadres) en taalvoorkeuren en individuele antwoorden. Zij worden vervolgens gearchiveerd overeenkomstig het archiveringsbeleid van de Ombudsman ^[3].

Persoonsgegevens van contribuanten worden onleesbaar gemaakt uit de versie van de bijdrage die op verzoek openbaar wordt gemaakt op de website van de Europese Ombudsman.^[4] E-mailadressen worden altijd onleesbaar gemaakt. Mochten persoonsgegevens van derden worden opgenomen in een bijdrage, dan worden de bijdragers gevraagd om dit te vermijden.

Documenten die in het kader van een raadpleging worden ingediend, zoals standpuntnota’s of achtergronddocumenten, worden openbaar gemaakt zoals zij zijn ontvangen. Als dergelijke inzendingen persoonsgegevens van derden bevatten, worden passende bewerkingen uitgevoerd.

In het geval van massamailings, d.w.z. wanneer een groep contribuanten identieke bijdragen indient, worden de antwoorden gedurende een periode van tien jaar in het desbetreffende dossier opgeslagen, waarna ze kunnen worden gearchiveerd. Ze worden gedurende drie maanden bewaard in het e-mailsysteem van de Europese Ombudsman, waarna ze worden verwijderd. Een van deze bijdragen wordt openbaar gemaakt op de website van de Ombudsman, met de vermelding dat de Ombudsman nog meer bijdragen met dezelfde inhoud heeft ontvangen.

10. Ontvangers van de gegevens:

De toegang tot de persoonsgegevens wordt verleend aan de personeelsleden van de Europese Ombudsman die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van deze verwerking en aan bevoegd personeel op een “need-to-know”-basis, zoals personeelsleden van de ICT-eenheid voor het beheer van de op de website van de Ombudsman ingediende gegevens.

Als onderdeel van de onderzoeksprocedure stuurt de Ombudsman alle ontvangen bijdragen door naar de betrokken instelling, het betrokken orgaan of de betrokken instantie van de EU.

Om misbruik te voorkomen, moeten contribuanten zich identificeren of de organisatie namens wie zij reageren. Anonieme bijdragen aan consulten worden niet geaccepteerd.

Bijdragers wordt verzocht te voorkomen dat onnodige persoonsgegevens in hun bijdragen worden opgenomen, met name persoonsgegevens van derden.

Omwille van de transparantie levert de Ombudsman publieke bijdragen aan een raadpleging. Indien persoonsgegevens, van contribuanten of anderszins, worden opgenomen, wordt dit onleesbaar gemaakt (wat contribuanten betreft, alleen op verzoek).

11. Zijn er doorgiften van persoonsgegevens naar derde landen en/of internationale organisaties?

n.v.t.^[5]

12. Algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen:

De meeste bijdragen aan raadplegingen van belanghebbenden door de Europese Ombudsman worden elektronisch ingediend bij speciale raadplegingspostvakken. Deelnemers wordt verzocht een contactformulier in te vullen op de website van de Ombudsman, dat antwoorden naar de specifieke raadplegingsmailbox stuurt.

Bijdragen die per post worden ingediend, worden door de verantwoordelijke onderzoeksfunctionaris gescand en aan het digitale dossier toegevoegd. Het papieren exemplaar van de bijdrage wordt vervolgens vernietigd.

Bijdragen aan raadplegingen van belanghebbenden worden opgeslagen in het “casemanagementsysteem” van de Ombudsman. Toegang tot de persoonsgegevens van contribuanten wordt verleend aan het personeel van de Ombudsman dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van deze verwerking en aan bevoegd personeel op een “need-to-know”-basis.

De Europese Ombudsman wil ervoor zorgen dat gegevensverwerkingssystemen en -diensten veerkrachtig zijn en dat de vertrouwelijkheid van gegevens, indien van toepassing, wordt beschermd.

13. Informatie over de wijze waarop betrokkenen hun recht op toegang en rectificatie en, in voorkomend geval, op wissing, beperking en overdraagbaarheid van gegevens kunnen uitoefenen:

Na het indienen van gegevens via het contactformulier ontvangen bijdragers een e-mail met een kopie van hun gegevens die worden verwerkt.

Betrokkenen hebben recht op toegang tot hun eigen persoonsgegevens en tot relevante informatie over hoe wij deze gebruiken. Zij hebben ook het recht om te verzoeken om rectificatie van onvolledige of onjuiste gegevens die op hen betrekking hebben. Betrokkenen hebben te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van hun gegevens door de Europese Ombudsman om redenen die verband houden met hun specifieke situatie. Onder bepaalde voorwaarden hebben zij het recht om ons te vragen hun persoonsgegevens te verwijderen of het gebruik ervan te beperken.

Betrokkenen kunnen ons te allen tijde om informatie vragen over onze verwerking van hun persoonsgegevens via e-mail op EO@ombudsman.europa.eu (een e-mailadres van de verantwoordelijke voor vragen is ook beschikbaar op de raadplegingspagina op de website van de Ombudsman). Verzoeken van betrokkenen worden zo snel mogelijk, en in ieder geval binnen een maand, beantwoord.

Betrokkenen kunnen ook contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Indien zij een klacht willen indienen over de wijze waarop de Ombudsman met hun persoonsgegevens omgaat, kunnen zij contact opnemen met de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (www.edps.europa.eu) op het volgende adres: EDPS@edps.europa.eu

Bij het organiseren van een raadpleging van belanghebbenden verstrekt de Europese Ombudsman de bijdragers de volgende informatie over hun privacy: https://www.ombudsman.europa.eu/document/61555

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Privacyverklaring

Overleg met de Europese Ombudsman in het kader van strategische onderzoeken en initiatieven ^[6]

In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe de Europese Ombudsman uw persoonsgegevens beschermt wanneer u antwoordt op een raadpleging van de Ombudsman en waar de Ombudsman als zodanig optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. In deze verklaring wordt ook uiteengezet welke rechten u als betrokkene hebt.

Er wordt met name uitgelegd waarom de gegevens worden verzameld en verwerkt, hoe de Ombudsman de verstrekte gegevens verzamelt, verwerkt en beschermt, en welke rechten contribuanten met betrekking tot hun gegevens kunnen uitoefenen.

1. Welke persoonsgegevens zal de Europese Ombudsman verwerken?

Deelnemers vullen het contactformulier in op de website van de Europese Ombudsman, die bijdragen doorstuurt naar de speciale raadplegingsmailbox. Bijdragen kunnen ook per brief of e-mail worden verzonden. Het betrokken personeel van het bureau van de Europese Ombudsman verwerkt de bijdragen.

De Europese Ombudsman kan contact opnemen met contribuanten om opheldering te vragen en/of de resultaten van de raadpleging/het onderzoek te verspreiden. De contactgegevens van de voor het onderzoek verantwoordelijke persoon worden vermeld in de uitnodiging om op de raadpleging te reageren.

De verzamelde en verder verwerkte persoonsgegevens zijn de volgende gegevens die nodig zijn voor deelname aan de raadpleging: voornaam, achternaam, e-mail, functieomschrijving en de voorkeurstaal voor verdere correspondentie, een andere taal waarin men een antwoord zou accepteren, en inhoud (voor het grootste deel de standpunten van de persoon of organisatie over het onderwerp).

2. Waarom verwerkt de Europese Ombudsman deze persoonsgegevens?

De Europese Ombudsman wil het publiek en geïnteresseerde belanghebbenden in de gelegenheid stellen hun standpunten kenbaar te maken in het kader van strategische onderzoeken en initiatieven die baat zouden hebben bij externe input en daarom openbare raadplegingen kunnen starten.

3. Wat is de wettelijke basis en noodzaak voor het verwerken van deze gegevens?

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is artikel 11 VEU.

Persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de EU. De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang (artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725).

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens?

De sector informatie- en communicatietechnologie (ICT) van de Europese Ombudsman beheert de op de website ingediende gegevens. Het personeel van de Europese Ombudsman dat verantwoordelijk is voor het houden van openbare raadplegingen en bevoegd personeel, op basis van “need-to-know”, zullen de door contribuanten ingediende gegevens verder verwerken.

5. Wie zijn de ontvangers van de gegevens?

Personeelsleden van de Europese Ombudsman die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van deze verwerking hebben toegang tot uw persoonsgegevens, evenals andere gemachtigde personeelsleden van de Europese Ombudsman op basis van een “need-to-know”-basis.

In het kader van de onderzoeksprocedure stuurt de Europese Ombudsman alle ontvangen bijdragen door naar de betrokken instelling, het betrokken orgaan of de betrokken instantie van de EU. Omwille van de transparantie levert de Europese Ombudsman publieke bijdragen aan een raadpleging.

Wanneer u bijdraagt aan een consultatie, moet u uzelf en de organisatie namens welke u bijdraagt, identificeren. Anonieme bijdragen aan consulten worden niet geaccepteerd. Dit om misbruik te voorkomen.

Omwille van de transparantie levert de Europese Ombudsman publieke bijdragen die zij in antwoord op een openbare raadpleging heeft ontvangen. Uw persoonsgegevens worden niet openbaar gemaakt. U moet vermijden onnodige persoonsgegevens in uw bijdragen op te nemen, met name persoonsgegevens van derden. Als dergelijke gegevens worden opgenomen, worden ze geredigeerd uit de versie die openbaar wordt gemaakt.

6. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

Overeenkomstig het bewaringsbeleid van het casemanagementsysteem van de Ombudsman worden bijdragen in het desbetreffende dossier bewaard gedurende een periode van tien jaar nadat de zaak is afgesloten ^[7]. Dit omvat persoonlijke basisinformatie (voornamen, achternamen, e-mailadres), taalvoorkeuren en antwoorden. Bijdragen worden gearchiveerd volgens het archiveringsbeleid van de Ombudsman ^[8].

7. Hoe beschermen wij uw gegevens?

De elektronische gegevens worden opgeslagen op de servers van de Europese Ombudsman. Deze gegevens worden beschermd door talrijke veiligheidsmaatregelen die door de sector informatie- en communicatietechnologie van de Europese Ombudsman zijn ingesteld om de integriteit en vertrouwelijkheid van de elektronische eigendommen van de instelling te beschermen.

De toegang tot persoonsgegevens wordt beschermd door het beheer van toegangsrechten, die strikt beperkt zijn en gebaseerd zijn op het “need to know”-beginsel.

E-mailadressen worden nooit openbaar gemaakt, maar worden wel opgeslagen en kunnen door de Europese Ombudsman worden gebruikt voor correspondentie in verband met het verstrekte antwoord.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Wanneer u bijdraagt aan een raadpleging, kunt u kiezen of uw persoonsgegevens al dan niet op onze website moeten worden gepubliceerd.

U hebt ook specifieke rechten als “betrokkene” uit hoofde van hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725, met name het recht op toegang tot uw persoonsgegevens en het recht om deze te corrigeren indien uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn. Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om uw persoonsgegevens te wissen, de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken en bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

De Europese Ombudsman zal zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen een maand op uw verzoeken reageren.

Tot slot hebt u het recht om te allen tijde een beroep te doen op de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming als u van mening bent dat de Europese Ombudsman uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 heeft geschonden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.

9. Met wie kunt u contact opnemen in geval van vragen of klachten over gegevensbeschermingskwesties?

U kunt te allen tijde vragen over gegevensbescherming in verband met de openbare raadplegingen van de Europese Ombudsman sturen naar het volgende adres: EO@ombudsman.europa.eu

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Ombudsman op het volgende adres: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

U kunt te allen tijde een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming op het volgende adres: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Zie artikel 10 van Verordening (EU) 2018/1725.

[2] Zie: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[3] Zie: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[4] Zie: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/public-consultations.

[5] Persoonsgegevens die op de website van de Europese Ombudsman worden gepubliceerd, zijn wereldwijd toegankelijk. De EU-rechtbanken hebben vastgesteld dat het plaatsen van persoonsgegevens op een webpagina geen doorgifte van persoonsgegevens vormt (zie arrest van het Hof van 6 november 2003, Lindqvist, zaak C-101/01).

[6] Beschikbaar op de website van de Europese Ombudsman: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/61555.

[7] Zie https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[8] Zie https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.