L-isfond taż-żjara

1. Fl-2011, l-Ombudsman Ewropew għamel żjara fis-CEPOL.

2. Wara dik iż-żjara, ġiet skambjata korrispondenza dwar is-sejbiet u s-suġġerimenti tiegħu. Il-korrispondenza u d-dokumenti rilevanti kollha huma disponibbli fuq is-sit web tal-Ombudsman.

3. Iż-żjara fis-CEPOL kienet waħda minn tliet żjarat pilota. Abbażi tal-esperjenza miksuba mit-tliet proġetti pilota, sussegwentement ġie żviluppat u implimentat programm ta' żjarat fil-qafas tas-setgħa ta' inkjesta fuq inizjattiva proprja fdata lill-Ombudsman mill-Artikolu 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea. Għalkemm iż-żjara fis-CEPOL oriġinarjament ma tħabbritx bħala inkjesta fuq inizjattiva proprja, sussegwentement ġiet ikklassifikata bħala tali għal skopijiet amministrattivi.

4. Is-suġġerimenti tal-Ombudsman wara ż-żjara fis-CEPOL u t-tweġibiet ta' dan tal-aħħar huma miġbura fil-qosor hawn taħt, flimkien mal-valutazzjoni u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman.

Is-suġġerimenti tal-Ombudsman

5. L-Ombudsman għamlet is-suġġerimenti li ġejjin:

(i) Is-CEPOL għandu jimmira li jagħmel il-paġna ewlenija tas-sit web tiegħu, kif ukoll informazzjoni dwar il-funzjonijiet u l-politika lingwistika tiegħu, disponibbli fit-23 lingwa kollha tat-Trattat. Billi jsellem liċ-ċittadini li jżuru s-sit web bil-lingwa tagħhom stess u jispjegalhom il-funzjonijiet tiegħu, is-CEPOL juri b'mod ċar li jirrikonoxxi li ċ-ċittadini kollha tal-Unjoni Ewropea għandhom interess leġittimu fil-ħidma tiegħu.

(ii) Matul iż-żjara tiegħu fl-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EMA), l-Ombudsman ġie infurmat li l-EMA pproduċiet gwida għall-persunal tagħha dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta, u li l-bullettin intern tagħha jfakkar lill-persunal darbtejn fis-sena dwar l-eżistenza ta' din il-gwida u fejn isibha. L-Ombudsman tħeġġeġ ukoll lis-CEPOL biex tagħti gwida lill-persunal tagħha dwar l-obbligi u d-drittijiet tagħhom f’dan ir-rigward u biex tfakkar regolarment lill-persunal dwar il-gwida fil-bullettin intern tagħha stess.

(iii) Is-CEPOL għandu jagħti prijorità għolja lill-ħatra ta' konsulent legali. Konsulent legali intern jista' jipprovdi parir aktar malajr minn servizz legali estern u jiżgura li s-CEPOL jibbenefika bis-sħiħ mill-kooperazzjoni bejn l-aġenziji permezz tal-parteċipazzjoni fin-netwerk legali bejn l-aġenziji.

It-tweġibiet tas-CEPOL u l-valutazzjoni tal-Ombudsman

6. Is-CEPOL wieġeb għas-suġġerimenti ta' hawn fuq f'ittri datati l-31 ta' Mejju, it-12 ta' Settembru, il-15 ta' Settembru u t-13 ta' Ottubru 2011.

Lingwi fuq is-sit web tas-CEPOL

7. Is-CEPOL informa lill-Ombudsman li t-tim tal-komunikazzjoni tiegħu kien wettaq studju tal-fattibbiltà biex jidentifika oqsma ewlenin tas-sit web li jistgħu jiġu tradotti fil-lingwi kollha tal-Istati Membri. Sussegwentement, is-CEPOL informa lill-Ombudsman li informazzjoni importanti rigward is-CEPOL u l-funzjonament tiegħu kienet ġiet tradotta u li kienet inħolqot paġna web ġdida, aċċessibbli mill-paġna ewlenija tas-sit web u mill-paġni kollha tal-ogħla livell permezz ta’ strixxun, biex tospita dawn it-traduzzjonijiet.

8. L-Ombudsman iqis li din it-tweġiba hija ta' għajnuna. L-Ombudsman jinnota, madankollu, li meta żar is-servizzi tiegħu fil-25 ta' Settembru 2013, il-paġna ewlenija tas-CEPOL dehret li kien fiha informazzjoni bl-Ingliż biss u li l-ebda strixxun li jwassal għal paġna multilingwi ma kien viżibbli.

Gwida għall-persunal dwar l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta

9. Is-CEPOL informa lill-Ombudsman li, bi tweġiba għas-suġġeriment mill-Ombudsman, id-Direttur tiegħu adotta Deċiżjoni (019/2011/DIR, 16 ta' Ottubru 2011) dwar ir-rappurtar ta' suspetti ta' kondotta skorretta. Barra minn hekk, is-CEPOL għamel kuntatt mal-EMA, li kkondividiet id-dokumentazzjoni u l-proċeduri għar-rapportar ta’ kondotta skorretta suspettata. Il-persunal kollu tas-CEPOL attenda laqgħa li fiha ġew ipprovduti taħriġ u gwida. Barra minn hekk, l-informazzjoni u d-dokumentazzjoni ta’ sostenn kellhom ikunu disponibbli għall-persunal kollu online u l-obbligu tal-persunal li jirrapporta kwalunkwe suspett ta’ prattika jew imġiba mhux etika kellu jiżdied mal-programm ta’ induzzjoni tal-persunal tas-CEPOL.

10. L-Ombudsman tilqa’ t-tweġibiet kostruttivi tas-CEPOL għal dan is-suġġeriment.

Ħatra ta' konsulent legali

11. L-Ombudsman jiddispjaċiha li s-CEPOL ma weġbitx għal dan is-suġġeriment.

C. Konklużjonijiet

Wara ż-żjara tiegħu fis-CEPOL, l-Ombudsman jagħlaq il-fajl bil-konklużjoni li ġejja:

Iż-żjara fis-CEPOL oriġinarjament ma tħabbritx bħala inkjesta fuq inizjattiva proprja. Għalhekk, l-Ombudsman iqis li ma jkunx xieraq li jiġu previsti passi ulterjuri fir-rigward tas-suġġerimenti li saru wara ż-żjara. L-Ombudsman jista', madankollu, jiddeċiedi li jerġa' jeżamina ċerti kwistjonijiet fil-futur, permezz ta' inkjesta fuq inizjattiva proprja.

Is-CEPOL se jiġi infurmat b'din id-deċiżjoni.

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fis-27.09.2013