Għall-faċilità tal-qari, it-terminu “istituzzjoni tal-UE” jintuża bħala abbrevjazzjoni għall-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE, sakemm ma jkunx meħtieġ li ssir distinzjoni bejn dawn l-entitajiet.

1. Id-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-UE

1.1. Il-liġi tal-UE tipprevedi dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti?

Il-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-UE u t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-UE (TFUE) jiddikjaraw li ċ-ċittadini u r-residenti tal-UE għandhom id-dritt li jaċċessaw dokumenti fil-pussess tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE.

L-Artikolu 42 tal-Karta jipprovdi li:

"Kull ċittadin ta' l-Unjoni, u kull persuna fiżika jew ġuridika li tirrisjedi jew li jkollha l-uffiċċju reġistrat tagħha fi Stat Membru, għandha d-dritt ta' aċċess għad-dokumenti ta' l-istituzzjonijiet, il-korpi u l-organi ta' l-Unjoni, ikun xi jkun il-mezz tagħhom."

L-Artikolu 15(3) tat-TFUE jiddikjara li:

"Kull ċittadin ta' l-Unjoni, u kull persuna fiżika jew ġuridika li tirrisjedi jew li jkollha l-uffiċċju reġistrat tagħha fi Stat Membru, għandu jkollha d-dritt ta' aċċess għad-dokumenti ta' l-istituzzjonijiet, il-korpi u l-organi ta' l-Unjoni, ikun xi jkun il-mezz tagħhom, soġġett għall-prinċipji u l-kondizzjonijiet li għandhom jiġu definiti skond dan il-paragrafu.

Il-prinċipji ġenerali u l-limiti għal raġunijiet ta' interess pubbliku jew privat li jirregolaw dan id-dritt ta' aċċess għal dokumenti għandhom jiġu stabbiliti mill-Parlament Ewropew u mill-Kunsill, permezz ta' regolamenti, li jaġixxu skond il-proċedura leġislattiva ordinarja.

Kull istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija tal-UE għandha tiżgura li l-proċedimenti tagħha jkunu trasparenti u għandha telabora fir-Regoli ta' Proċedura tagħha dispożizzjonijiet speċifiċi dwar l-aċċess għad-dokumenti tagħha, f'konformità mar-regolamenti msemmija fit-tieni subparagrafu.

Il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea, il-Bank Ċentrali Ewropew u l-Bank Ewropew tal-Investiment għandhom ikunu soġġetti għal dan il-paragrafu biss meta jeżerċitaw il-kompiti amministrattivi tagħhom.

Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill għandhom jiżguraw il-pubblikazzjoni tad-dokumenti relatati mal-proċeduri leġiżlattivi skont it-termini stabbiliti mir-regolamenti msemmija fit-tieni subparagrafu."

Ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-UE jagħti effett lil dan id-dritt għall-biċċa l-kbira tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji jew l-aġenziji tal-UE.

Meta dokument ikun fih informazzjoni ambjentali, japplikaw ukoll ir-regoli speċifiċi stabbiliti fir-Regolament ta’ Aarhus (aktar informazzjoni fil-mistoqsija 9.1).

2. Obbligi fuq l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji differenti tal-UE

2.1. X’inhuma r-regoli li japplikaw għall-istituzzjonijiet tal-UE?

Hemm seba’ istituzzjonijiet tal-UE: il-Parlament Ewropew, il-Kunsill tal-UE, il-Kummissjoni Ewropea, il-Kunsill Ewropew, il-Qorti tal-Ġustizzja, il-Bank Ċentrali Ewropew u l-Qorti tal-Awdituri.

Ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti japplika direttament għall-Parlament, għall-Kunsill tal-UE u għall-Kummissjoni (dawn l-istituzzjonijiet huma msemmija b’mod espliċitu fir-Regolament 1049/2001). Ir-regoli ta’ proċedura tal-Parlament, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni jinkludu dispożizzjonijiet speċifiċi li jistabbilixxu kif japplikaw ir-Regolament 1049/2001. Ir-regoli tal-Parlament fihom dispożizzjonijiet għal dokumenti li jappartjenu għall-Membri tal-Parlament Ewropew, ara wkoll id-deċiżjoni tal-Ombudsman fl-1264/2022/PB. Il-Kummissjoni tqis li d-dokumenti jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tar-Regolament biss jekk ikunu rreġistrati.

F’Dikjarazzjoni Konġunta dwar ir-Regolament 1049/2001, il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni appellaw lill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji l-oħra tal-UE biex jadottaw regoli interni dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti li jqisu l-prinċipji u l-limiti stabbiliti f’dak ir-regolament.

Il-Kunsill Ewropew japplika r-Regolament 1049/2001 u r-regoli ta’ proċedura rilevanti tal-Kunsill tal-UE dwar kif għandhom jiġu ttrattati t-talbiet għal aċċess għad-dokumenti (ara l-Artikolu 10 tar-regoli ta’ proċedura tal-Kunsill Ewropew ). Skont dawk ir-regoli, id-deliberazzjonijiet tal-Kunsill Ewropew huma koperti minn dispożizzjonijiet ta’ segretezza, sakemm il-Kunsill Ewropew ma jiddeċidix mod ieħor. Madankollu, ir-Regolament 1049/2001 madankollu japplika għal dokumenti miżmuma mill-Kunsill Ewropew. Dawn ir-regoli jżidu li l-Kunsill Ewropew jista' jawtorizza l-produzzjoni ta' kopja ta' jew estratt minn dokumenti tal-Kunsill Ewropew għall-użu fi proċedimenti legali anke meta dawk id-dokumenti ma jkunux diġà ġew rilaxxati lill-pubbliku f'konformità mar-Regolament 1049/2001.

It-tliet istituzzjonijiet l-oħra tal-UE - il-Qorti tal-Ġustizzja tal-UE, il-Bank Ċentrali Ewropew u l-Qorti Ewropea tal-Awdituri - japplikaw regoli separati li jvarjaw fi gradi differenti mir-Regolament 1049/2001.

Il-Qorti tal-Ġustizzja adottat deċiżjoni li tistabbilixxi kif hija tittratta talbiet għal aċċess għal dokumenti relatati mal-ħidma amministrattiva tagħha biss. Ma hemm l-ebda dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti li hija għandha relatati max-“xogħol ġudizzjarju” tagħha, li jinkludi noti, provi u d-deliberazzjonijiet interni tagħha dwar il-kawżi. Il-bażi legali għal din l-eċċezzjoni għar-regola ġenerali tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti tinsab fil-paragrafu 4 tal-Artikolu 15(3) tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-UE (TFUE), li jiddikjara li d-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti ma japplikax għall-Qorti tal-Ġustizzja, ħlief meta tkun qed teżerċita l-“kompiti amministrattivi” tagħha. Ir-regoli tal-Qorti tal-Ġustizzja li japplikaw għal dokumenti relatati mal-kompiti amministrattivi tagħha huma ġeneralment simili għar-regoli stabbiliti fir-Regolament 1049/2001.

Jekk istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija oħra tal-UE (“istituzzjonijiet tal-UE”) ikollhom ukoll kopja ta’ dokument li jirrigwarda l-ħidma ġudizzjarja tal-Qorti tal-Ġustizzja, tista’ ssir talba għal aċċess għal dak id-dokument lil dik l-istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija. Pereżempju, jekk istituzzjoni tal-UE tkun parti fi proċedimenti tal-qorti, ikollha kopji tas-sottomissjonijiet f’dak il-każ, kif muri mill-ġurisprudenza tal-UE (il-paragrafu 15). Hija għandha tittratta kwalunkwe talba għal aċċess għal dak id-dokument skont ir-regoli dwar l-aċċess għad-dokumenti li japplikaw għaliha.

Id-deċiżjoni tal-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE) dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-BĊE tistabbilixxi regoli aktar restrittivi mir-Regolament 1049/2001, b’mod partikolari biex tiġi protetta l-kunfidenzjalità tal-informazzjoni li hija protetta bħala tali skont id-dritt tal-UE u t-teħid tad-deċiżjonijiet tal-BĊE. Ir-regoli dwar it-teħid ta’ deċiżjonijiet jeżistu biex jagħtu effett lill-Artikolu 15(3) tat-TFUE, li jiddikjara li d-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti ma japplikax għall-Bank Ċentrali Ewropew, ħlief meta jkun qed jeżerċita l-kompiti amministrattivi tiegħu. Barra minn hekk, skont l-Artikolu 10(4) tal-Protokoll dwar l-Istatut tas-Sistema Ewropea ta' Banek Ċentrali u tal-Bank Ċentrali Ewropew, il-proċedimenti tal-laqgħat tal-Kunsill Governattiv tal-Bank Ċentrali Ewropew huma kunfidenzjali sakemm il-Kunsill Governattiv ma jiddeċidix li jippubblika r-riżultat tad-deliberazzjonijiet tiegħu. Il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 110-111) stabbilixxa l-kunċett ta’ “kunfidenzjalità tad-deliberazzjonijiet tal-Kunsill Governattiv tal-BĊE”, madankollu dan ikopri biss it-tmexxija tad-deliberazzjonijiet u mhux ir-riżultat tagħhom.

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 94-95) fir-rigward tax-xogħol superviżorju tiegħu, il-BĊE ma jistax jinvoka “preżunzjoni ġenerali” sabiex jirrifjuta l-aċċess. Dan ifisser li hija għandha tiġġustifika kull rifjut ta’ aċċess abbażi tal-kontenut tad-dokumenti kontenzjużi.

Il-Qorti tal-Awdituri adottat regoli li huma simili ħafna għar-Regolament 1049/2001. Dawn fihom eċċezzjoni addizzjonali waħda li għandha l-għan li tipproteġi l-“osservazzjonijiet preliminari tal-awditjar” tal-Qorti tal-Awdituri u d-dokumenti użati fit-tħejjija ta’ dawk l-osservazzjonijiet. Dan ma jvarjax fis-sustanza mir-regoli stabbiliti fir-Regolament 1049/2001. Ir-regoli tal-Qorti tal-Awdituri fihom ukoll għażla li jiġi rilaxxat kwalunkwe dokument li jkollha jekk ikun hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar.

2.2. X’inhuma r-regoli li japplikaw għall-korpi tal-UE?

Hemm tmien korpi tal-UE: is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE), il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, il-Kumitat Ewropew tar-Reġjuni, il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPS), il-Bord Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPB), l-Ombudsman Ewropew, il-Bank Ewropew tal-Investiment (BEI), u l-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew (UPPE).

Ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti japplika għas-SEAE skont l-Artikolu 11(1) tad-Deċiżjoni tal-Kunsill 2010/427 tas-26 ta' Lulju 2010 li tistabbilixxi l-organizzazzjoni u l-funzjonament tas-SEAE. Is-SEAE adotta wkoll regoli ta' implimentazzjoni.

Is-SEAE jassisti wkoll lill-“missjonijiet ċivili” tal-UE fit-trattament tat-talbiet għal aċċess għal dokumenti.

Il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew iddeċieda li japplika l-prinċipji tar-Regolament 1049/2001. Fil-prattika, dan ifisser li hija tapplika r-Regolament 1049/2001.

Il-Kumitat tar-Reġjuni ddeċieda li japplika l-prinċipji tar-Regolament 1049/2001. Fil-prattika, dan ifisser li hija tapplika r-Regolament 1049/2001.

L-Artikolu 51 tar-Regolament li jirregola l-KEPD jiddikjara li r-Regolament 1049/2001 japplika għad-dokumenti li għandu.

L-Artikolu 76 tar-Regolament li jirregola l-EDPB jiddikjara li japplika r-Regolament 1049/2001.

L-Ombudsman Ewropew jittratta l-applikazzjonijiet għall-aċċess pubbliku għad-dokumenti skont ir-Regolament 1049/2001, filwaqt li jirrispetta l-Istatut tal-Ombudsman Ewropew, li fih dispożizzjonijiet dwar il-kunfidenzjalità.

Il-BEI għandu politika li hija aktar restrittiva mir-Regolament 1049/2001, b’mod partikolari fir-rigward tal-protezzjoni tal-iskop tal-investigazzjonijiet, l-awditi u l-ispezzjonijiet. Fil-kuntest tal-politika ta’ trasparenza tal-BEI, l-Ombudsman iddeċidiet li tieħu approċċ aktar sempliċi minn dak li jeżisti bħalissa fil-politika tal-BEI. L-Ombudsman se jikkunsidra kwalunkwe lment li jikkonċerna l-aċċess pubbliku għad-dokumenti, hekk kif il-BEI jkun ipprovda tweġiba negattiva għal applikazzjoni konfermatorja, jew ikun qabeż l-iskadenza għat-tweġiba. 

Ir-Regolament 1049/2001 japplika għall-UPPE permezz tar-Regolament tal-Kunsill 2017/1939 (ir-Regolament dwar l-UPPE). Madankollu, skont l-Artikolu 109(1) tar-Regolament 2017/1939, id-dritt ta’ aċċess għal dokumenti ma japplikax għal dokumenti li jagħmlu parti mill-fajls ta’ investigazzjoni tal-UPPE. L-UPPE adotta regoli ta’ implimentazzjoni li jirregolaw l-aċċess għad-dokumenti tal-UPPE.

2.3. X’inhuma r-regoli li japplikaw għall-aġenziji tal-UE?

Ir-regolamenti fundaturi tal-aġenziji tal-UE li kienu jeżistu fl-2001, meta ġie adottat ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti, ġew adattati biex jispeċifikaw li r-Regolament 1049/2001 japplika għal dawn l-aġenziji. Ir-regolamenti fundaturi tal-aġenziji l-ġodda kollha, stabbiliti mill-2001, fihom dispożizzjoni li tapplika r-Regolament 1049/2001 għal dawk l-aġenziji.

Il-biċċa l-kbira tal-aġenziji adottaw deċiżjonijiet li jistabbilixxu kif japplikaw ir-Regolament 1049/2001, pereżempju l-Bord Uniku ta’ Riżoluzzjoni u l-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini. Huwa importanti li wieħed jinnota li dawn id-deċiżjonijiet ma jistgħux jidderogaw minn jew jillimitaw id-dritt ta' aċċess previst fir-Regolament 1049/2001.

L-“aġenziji eżekuttivi tal-UE” jiddependu fuq il-Kummissjoni Ewropea għall-appoġġ amministrattiv meta tittratta t-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti. Huma japplikaw l-istess regoli bħall-Kummissjoni Ewropea meta jittrattaw talbiet għal aċċess għal dokumenti, jiġifieri r-Regolament 1049/2001 u r-regoli ta’ proċedura tal-Kummissjoni.

Ara lista dettaljata tal-aġenziji deċentralizzati u eżekuttivi tal-UE.

2.4. Ir-regoli li japplikaw għall-uffiċċji tal-UE

L-erba’ uffiċċji interistituzzjonali tal-UE – l-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal, l-Iskola Ewropea tal-Amministrazzjoni, l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-UE u s-CERT-UE (l-Iskwadra ta’ Rispons f’Emerġenza relatata mal-Kompjuters tal-UE) – jittrattaw talbiet għal aċċess għal dokumenti f’konformità mar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti.

2.5. Id-dritt ta' aċċess pubbliku għad-dokumenti japplika għall-Grupp tal-Euro?

Il-Grupp tal-Euro huwa korp informali li permezz tiegħu jiltaqgħu l-ministri tal-Istati Membri taż-żona tal-euro. Peress li l-Grupp tal-Euro mhuwiex korp formali tal-UE, id-dritt ta' aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-UE ma japplikax għalih. Madankollu, il-Grupp tal-Euro informa lill-Ombudsman li għandu l-għan li jaderixxi mal-ispirtu tar-regoli u l-prinċipji stabbiliti fit-Trattati. Wieħed minn dawn il-prinċipji huwa t-trasparenza. Il-Grupp tal-Euro ddikjara li għandu politika ta' trasparenza proattiva u jibbaża fuq l-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti biex jgħinu jevalwa jekk id-dokumenti jistgħux jiġu żvelati b'mod proattiv jew le. Huwa ddikjara wkoll li ċ-ċittadini tal-UE jistgħu jindirizzaw talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti lill-Grupp tal-Euro.

2.6. Hemm regoli oħra li jirregolaw id-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti?

Ir-regoli dwar l-aċċess għad-dokumenti jridu jinftiehmu u jiġu applikati f’konformità mal-ġurisprudenza tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-UE.

L-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE (“istituzzjonijiet tal-UE”) iridu jqisu r-regoli stabbiliti fir-Regolament ta’ Aarhus (ir-Regolament 1367/2006) meta japplikaw ir-Regolament 1049/2001 meta d-dokument mitlub ikun fih “informazzjoni ambjentali” (aktar informazzjoni fil-mistoqsija 9.1).

Id-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-UE huwa kkwalifikat mir-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data (ir-Regolament 2018/1725). Ir-Regolament jistabbilixxi l-obbligi tal-protezzjoni tad-data għall-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE meta jipproċessaw id-data personali, li jridu jitqiesu mill-istituzzjonijiet tal-UE meta japplikaw ukoll ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti (aktar informazzjoni fil-mistoqsija 7.1).

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 109-111), ir-regoli dwar il-kunfidenzjalità stabbiliti f’ċerti regolamenti speċifiċi għas-settur iridu jitqiesu meta jiġi applikat ir-Regolament 1049/2001, pereżempju l-Artikolu 28 tar-Regolament 1/2003 dwar il-proċedimenti tal-liġi tal-kompetizzjoni.

3. Għal min japplika d-dritt ta’ aċċess pubbliku?

3.1. Min jista’ jitlob lil istituzzjoni tal-UE għal aċċess għal dokument?

Kwalunkwe ċittadin tal-UE, kwalunkwe persuna oħra residenti fi Stat Membru tal-UE jew kwalunkwe “persuna ġuridika” residenti jew bl-uffiċċju rreġistrat tagħha fi Stat Membru (bħal kumpanija, organizzazzjoni mhux governattiva, skola jew assoċjazzjoni) għandu dritt ta’ aċċess għad-dokumenti miżmuma minn istituzzjoni tal-UE. Ċerti istituzzjonijiet tal-UE għażlu li jestendu dan id-dritt għal dawk li mhumiex residenti.

3.2. Persuna għandha tidentifika min hi meta tagħmel talba għal aċċess għal dokument?

L-Ombudsman sabet li istituzzjoni tal-UE hija intitolata li titlob dettalji ta’ kuntatt għall-fini tal-ipproċessar ta’ talba għal aċċess, inkluż biex tivverifika jekk il-persuna li titlob aċċess għad-dokumenti hijiex residenti jew ċittadin tal-UE.

Madankollu, ħafna istituzzjonijiet tal-UE ma jagħmlux użu minn din l-għażla u jaċċettaw talbiet mill-persuni kollha.

4. Għal xiex japplika d-dritt? X'inhu dokument?

4.1. X’inhu implikat minn “dokument” fil-kuntest tad-dritt ta’ aċċess pubbliku?

Il-kunċett ta’ “dokument” huwa wiesa’ u jinkludi kwalunkwe kontenut ikun xi jkun il-mezz tiegħu, sakemm ikun relatat ma’ politiki, attivitajiet u deċiżjonijiet li jaqgħu fl-isfera ta’ responsabbiltà tal-istituzzjoni tal-UE kkonċernata (ara l-ġurisprudenza tal-UE).

L-Ombudsman kien tal-fehma li “dokument” jirreferi wkoll għal messaġġi testwali jew istantanji li jikkonċernaw attivitajiet professjonali (ara l-mistoqsija 4.2 dwar is-suġġett tad-dokument).

Skont il-ġurisprudenza tal-UE , id-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti jkopri wkoll il-kontenut ta’ bażi tad-data, dment li l-kontenut ikun jista’ jinkiseb mill-bażi tad-data bl-użu ta’ soluzzjonijiet ta’ software eżistenti disponibbli għal dawk il-persuni li jużaw il-bażi tad-data (jiġifieri, għall-utenti finali). Madankollu, jekk il-kontenut jista’ jinkiseb mill-bażi tad-data biss b’għajnuna sostanzjali minn persunal speċjalizzat tal-IT jew minn għodod speċjalizzati tal-IT li normalment ma jkunux disponibbli għall-utenti finali tal-bażi tad-data, dak il-kontenut ma jkunx kopert mid-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti. L-Ombudsman sabet li f’ċirkostanzi bħal dawn istituzzjoni tal-UE hija intitolata tiddikjara li d-dokument(i) mitlub(a) sempliċiment mhuwiex/mhumiex fil-“pussess” tagħha. L-Ombudsman sabet ukoll li din l-interpretazzjoni tapplika wkoll meta l-informazzjoni tinżamm f’bażi tad-data waħda iżda meta s-sett tad-data jinħażen fi “strutturi multipli kumplessi tad-data”.

Madankollu, l-Ombudsman ħeġġet lill-istituzzjonijiet tal-UE jinvestigaw u jevalwaw soluzzjonijiet tekniċi possibbli, sabiex ikunu jistgħu jipprovdu lill-pubbliku b'verżjonijiet li jistgħu jitniżżlu ta' bażi tad-data fil-futur.

4.2. Is-suġġett tad-dokument huwa importanti?

Id-dritt ta’ aċċess pubbliku għal dokumenti japplika għal dokumenti relatati mal-politiki, l-attivitajiet u d-deċiżjonijiet li jaqgħu taħt l-“isfera ta’ responsabbiltà” ta’ istituzzjoni tal-UE. Normalment, jekk istituzzjoni tal-UE jkollha dokument, dan jaqa' fl-isfera ta' responsabbiltà tal-istituzzjoni. Minkejja dan, id-dritt ta’ aċċess pubbliku ma japplikax għal ċerti kategoriji limitati ħafna ta’ dokumenti, pereżempju:

Dokumenti miżmuma mill-Qorti tal-Ġustizzja li jirrigwardaw ix-xogħol ġudizzjarju tagħha. Id-dritt ta’ aċċess japplika biss għal “dokumenti amministrattivi” miżmuma mill-Qorti tal-Ġustizzja. Skont il-ġurisprudenza tal-Unjoni (paragrafu 49), jekk dokument tal-Qorti tal-Ġustizzja relatat max-xogħol ġudizzjarju tiegħu jinżamm minn istituzzjoni oħra tal-Unjoni, id-dritt ta’ aċċess pubbliku japplika fil-prinċipju għal dak id-dokument.

Id-dokumenti li jkun fihom id-deliberazzjonijiet tal-Kunsill Governattiv tal-Bank Ċentrali Ewropew mhumiex soġġetti għal aċċess pubbliku (kif sab l-Ombudsman).

L-istess japplika għad-dokumenti miżmuma mill-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew li huma relatati mal-ħidma ta’ prosekuzzjoni tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew (l-individwi għandhom biss id-dritt li jaċċessaw “dokumenti amministrattivi” miżmuma mill-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew).

4.3. Id-dritt ta’ aċċess pubbliku japplika għal dokumenti fuq il-kont tal-email tax-xogħol ta’ membru tal-persunal tal-UE?

L-Ombudsman konsistentement kien tal-fehma li, sakemm email tkun relatata max-xogħol (ara l-mistoqsija 4.2 dwar is-suġġett tad-dokumenti), id-dritt ta’ aċċess pubbliku japplika fil-prinċipju.

Jekk l-email tkun relatata mal-ħajja privata ta’ membru tal-persunal (emails personali), jew inkella taqa’ barra mill-isfera ta’ responsabbiltà tal-istituzzjoni tal-UE, din ma tkunx koperta mid-dritt ta’ aċċess pubbliku.

L-Ombudsman sabet li istituzzjoni tal-UE tista’, f’konformità mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba, titlob lil membru tal-persunal jagħtiha kopji ta’ emails sostantivi relatati max-xogħol mibgħuta lejn jew mill-kont tal-email privat tal-membru tal-persunal. Ladarba l-emails jiġu fil-pussess tal-istituzzjoni tal-UE, dawn ikunu koperti mid-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti.

4.4. Id-dritt ta’ aċċess pubbliku japplika għal messaġġi testwali jew istantanji mibgħuta bil-mowbajl?

L-Ombudsman kienet tal-fehma li messaġġi testwali relatati max-xogħol (jew messaġġi istantanji oħra) mibgħuta lil jew minn telefon ipprovdut lill-persunal minn istituzzjoni tal-UE huma koperti mid-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti.

L-Ombudsman kien tal-fehma li, istituzzjoni tal-UE tista’, f’konformità mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba, titlob lil membru tal-persunal jagħtiha kopji ta’ messaġġi testwali sostantivi relatati max-xogħol mibgħuta lil jew mit-telefown privat tal-membru tal-persunal. Id-dritt ta’ aċċess pubbliku mbagħad japplika għal dawn id-dokumenti.

L-Ombudsman ħarġet sett tal-aħjar prattiki għall-amministrazzjoni tal-UE dwar iż-żamma ta’ rekords ta’ messaġġi testwali u istantanji mibgħuta mill-uffiċjali pubbliċi tal-UE, meta jaġixxu f’kapaċità professjonali.

4.5. Kif issir taf jekk istituzzjoni tal-UE għandhiex dokument?

L-istituzzjonijiet kollha tal-UE li japplikaw ir-Regolament 1049/2001 (jew regoli ekwivalenti) dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti suppost li jkollhom reġistru tad-dokumenti. Reġistri bħal dawn għandhom ikunu disponibbli għall-pubbliku f'forma elettronika. L-Ombudsman ħareġ gwida dwar il-prinċipji li għandhom japplikaw għal tali reġistri. Normalment ikun fihom listi ta' dokumenti. F’ċerti każijiet, ir-reġistri se jkun fihom link diretta għad-dokumenti f’reġistru online. Ir-reġistru għandu jagħti deskrizzjoni qasira ta' kull dokument, u n-numru ta' referenza tiegħu. Jekk id-dokument ma jkunx disponibbli direttament, ir-referenza tista’ tintuża biex jintalab aċċess għad-dokument.

Ċerti kategoriji ta' dokumenti għandhom, sa fejn ikun possibbli, ikunu direttament aċċessibbli (preferibbilment elettronikament) għall-pubbliku. Pereżempju, id-dokumenti li jikkonċernaw il-proċess li bih tinħoloq il-leġiżlazzjoni għandhom, sa fejn ikun possibbli, ikunu direttament aċċessibbli.

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafu 99) l-istituzzjonijiet tal-UE għandhom jiżguraw li l-politiki tagħhom dwar ir-reġistrazzjoni tad-dokumenti ma jkunux arbitrarji.

Fil-prattika, ir-reġistri ma fihomx id-dokumenti kollha fil-pussess ta’ istituzzjoni tal-UE.

Dawk li jfittxu dokumenti mhux elenkati fir-reġistru ta’ istituzzjoni tal-UE jistgħu jsibu referenzi għal tali dokumenti fuq is-siti web tal-istituzzjonijiet, jew jistgħu jiġu kontroreferenzjati f’dokumenti oħra. Din l-informazzjoni tista’ tintuża biex isiru talbiet għal aċċess għad-dokumenti.

L-individwi jistgħu jitolbu wkoll aċċess għal dokumenti li jassumu li jeżistu, pereżempju, meta proċedura partikolari normalment tinvolvi l-ħolqien ta’ ċertu tip ta’ dokument.

Madankollu, fil-kuntest ta’ talba għal aċċess, l-individwi jistgħu jitolbu wkoll lil istituzzjoni tal-UE jekk ikollha xi dokumenti li jikkonċernaw kwistjoni partikolari. Skont l-Artikolu 6(2) tar-Regolament 1049/2001, l-istituzzjoni hija obbligata tgħin fl-ipproċessar ta' tali talbiet. Tista’ tagħmel dan pereżempju billi tipprovdi lista tad-dokumenti li għandha dwar dik il-kwistjoni. L-individwi jistgħu mbagħad jużaw din il-lista biex jagħmlu talba għal aċċess pubbliku għad-dokumenti.

Madankollu, jekk ma jkunx possibbli li tiġi ċċarata talba, l-istituzzjoni hija intitolata li ma tittrattax aktar it-talba. Għalhekk huwa fl-interess ta’ min jagħmel it-talba li jipprova jidentifika b’mod ċar kemm jista’ jkun id-dokument(i) li jrid(u).

4.6. X’jiġri jekk istituzzjoni tal-UE tinsisti li dokument mitlub ma jeżistix jew m’għadux fil-pussess tagħha?

Id-dritt ta’ aċċess għad-dokumenti japplika biss għal dokumenti li jeżistu u li huma fil-pussess ta’ istituzzjoni tal-UE.

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafu 155), jekk istituzzjoni tal-UE tiddikjara li dokument ma jeżistix, din id-dikjarazzjoni hija preżunta li hija vera. Madankollu, min jagħmel it-talba jista’ jipprova jirribatti din il-preżunzjoni, pereżempju, billi jindika li proċedura partikolari normalment tinvolvi l-ħolqien ta’ dak it-tip ta’ dokument. Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 47 u 54), l-istituzzjoni tal-UE għandha tkun tista' tipprovdi spjegazzjonijiet plawżibbli għaliex jeżisti dokument.  

Istituzzjoni tal-Unjoni ma hijiex obbligata żżomm kopji ta’ dokumenti b’mod indefinit. Jista’ jkun il-każ li dokument kien darba fil-pussess ta’ istituzzjoni u kien, bħala parti minn politika normali ta’ żamma ta’ dokumenti, imħassar. Madankollu, hija prattika amministrattiva tajba li jinżammu kopji ta’ dokumenti importanti, mill-inqas għal perjodu raġonevoli. L-Ombudsman sabet li istituzzjoni ma għandhiex teqred id-dokumenti waqt li tkun qed tiġi pproċessata talba għal aċċess għal dawk id-dokumenti.

Hija prattika amministrattiva tajba għal istituzzjoni tal-UE li tippubblika l-politika tagħha dwar iż-żamma tad-dokumenti, kif issuġġerixxa l-Ombudsman.

Id-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti ma jimplika l-ebda dmir li jinħoloq dokument ġdid. Minkejja dan, b’mod separat mid-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti, iċ-ċittadini kollha għandhom id-dritt li jitolbu informazzjoni lil kull istituzzjoni tal-UE u għandhom id-dritt għal tweġiba. Id-dritt ta’ aċċess għall-“informazzjoni”, li huwa stabbilit fil-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba (l-Artikolu 22) jista’ jintuża biex tinkiseb tweġiba puntwali għal mistoqsija.

4.7. Hemm limitu għall-għadd ta’ dokumenti li jistgħu jintalbu?

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 101- 102), istituzzjoni tal-UE tista' tirrifjuta li tittratta talba għal aċċess pubbliku għal numri kbar ħafna ta' dokumenti jew għal dokumenti kbar ħafna jekk ix-xogħol meħtieġ biex tingħata tweġiba għat-talba jwassal għal piż amministrattiv sproporzjonat. Madankollu, l-istituzzjoni tal-UE inkwistjoni għandha l-ewwel tikkonsulta lil min jagħmel it-talba biex tipprova ssib “soluzzjoni ġusta”. Dan jista’ jinvolvi għajnuna biex titnaqqas it-talba (ara l-mistoqsija 6.3).

Normalment ikun fl-interess ta’ min jagħmel it-talba li jassisti f’dawn l-isforzi peress li, skont il-ġurisprudenza tal-UE (il-paragrafu 112), jekk ma tkun tista’ tinstab l-ebda soluzzjoni, l-istituzzjoni tal-UE tista’ tirrifjuta li tittratta t-talba jew tiddeċiedi li tillimita l-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba.

Rikjedent ma jistax jevita din ir-regola billi jagħmel diversi talbiet separati fl-istess perjodu ta’ żmien.

Minflok jirrifjutaw talbiet multipli, xi aġenziji tal-UE jużaw sistemi ta’ kju biex jittrattaw talbiet bħal dawn. F’każijiet bħal dawn, huma se jittrattaw it-talbiet f’sekwenza.

Filwaqt li fil-passat l-Ombudsman sabet li, f'ċerti ċirkostanzi, mekkaniżmu ta' kju jista' jikkostitwixxi soluzzjoni ġusta, l-Ombudsman huwa tal-fehma li l-applikazzjoni awtomatika ta' sistema ta' kju ma tistax tkun prattika amministrattiva tajba.

4.8. Istituzzjoni tal-UE għandha telenka d-dokumenti li tkun identifikat bħala li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni ta’ talba?

L-Ombudsman kienet tal-fehma li hija prattika amministrattiva tajba għall-istituzzjonijiet tal-UE li jinkludu fid-deċiżjoni tagħhom dwar talba għal aċċess pubbliku lista ta’ dokumenti identifikati bħala li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni ta’ dik it-talba, sakemm l-iżvelar ta’ tali lista ma jimminax l-interess(i) li għandu/għandhom jiġi/u protett(i). Billi tipprovdi lista ta’ dokumenti identifikati, l-istituzzjoni tiffaċilita l-ipproċessar u l-fehim tat-tweġiba tagħha, u tippermetti lil min jagħmel it-talba jissottometti talbiet għal rieżami aktar infurmati.

4.9. Liema regoli japplikaw għad-dokumenti klassifikati?

L-Artikolu 9 tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti jispjega kif ir-regoli dwar l-aċċess pubbliku japplikaw għal dokumenti klassifikati. Dawn huma dokumenti sensittivi li ġew ikklassifikati bħala "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" jew "CONFIDENTIEL" skont ir-regoli tal-istituzzjoni tal-UE kkonċernata.

L-għan ta’ dawn ir-regoli huwa li jipproteġu l-interessi essenzjali tal-Unjoni Ewropea jew ta’ wieħed jew aktar mill-Istati Membri tagħha fl-oqsma koperti mill-Artikolu 4(1)(a) tar-Regolament 1049/2001, b’mod partikolari s-sigurtà pubblika, id-difiża u kwistjonijiet militari.

Filwaqt li l-Artikolu 9 tar-Regolament 1049/2001 jagħmel referenza speċifika għas-sigurtà pubblika, id-difiża u kwistjonijiet militari, ma jeskludix il-kunsiderazzjoni tal-ħtieġa li jiġu protetti l-interessi l-oħra stabbiliti fl-Artikolu 4(1)(a) tar-Regolament 1049/2001, li jinkludu r-relazzjonijiet internazzjonali u l-politika finanzjarja, monetarja jew ekonomika tal-UE jew ta’ Stat Membru.

L-applikazzjonijiet għall-aċċess għal dokumenti sensittivi jridu jiġu ttrattati biss minn dawk il-persuni li għandhom “awtorizzazzjoni” biex jikkonsultaw tali dokumenti.

Dokumenti sensittivi jistgħu jiġu rreġistrati f’reġistru pubbliku jew rilaxxati biss bil-kunsens tal-persuna jew tal-entità li mingħandha oriġinaw id-dokumenti.

5. Aċċess għad-dokumenti u l-lingwi tal-UE

5.1. Jekk istituzzjoni tal-UE tkun tat aċċess għal dokument f’lingwa waħda, min jagħmel it-talba għandu d-dritt għal traduzzjoni?

Jekk l-istituzzjoni tal-UE jkollha kopja ta’ dokument fil-lingwa mitluba, din għandha tagħti aċċess għal dan. Dan japplika anki jekk il-lingwa mhijiex lingwa uffiċjali tal-UE.

Madankollu, jekk l-istituzzjoni ma jkollhiex diġà kopja fil-lingwa mitluba, hija ma tkun taħt l-ebda obbligu li tipprovdi traduzzjoni.

5.2. Jekk talba ssir b'lingwa uffiċjali waħda tal-UE, l-istituzzjoni tal-UE tista' twieġeb b'lingwa oħra?

L-istituzzjonijiet tal-UE jridu jwieġbu għat-talbiet għal aċċess pubbliku bl-istess lingwa uffiċjali tal-UE li biha tkun saret it-talba.

6. Kif titlob aċċess fil-prattika

6.1. F’liema forma jistgħu jsiru t-talbiet?

Rikjedenti jistgħu jagħmlu talba, u jitolbu lill-istituzzjoni tal-UE twieġeb, fil-format bil-miktub preferut tagħhom, inkluż bl-email. Xi istituzzjonijiet tal-UE jistgħu jipprovdu formoli jew portali ta’ talbiet online b’kontijiet tal-utenti. Formoli jew portali online bħal dawn jagħmluha aktar faċli li jiġu ttrattati t-talbiet, u għalhekk jistgħu jtejbu l-esperjenza għal dawk li jitolbu aċċess, peress li t-talbiet jistgħu jiġu ttrattati b’mod aktar effiċjenti. Jekk ma jkunx possibbli li tiġi identifikata l-entità operattiva korretta, it-talbiet għandhom jintbagħtu jew fl-indirizz ta’ kuntatt ġenerali (email) jew fl-indirizz (email) tal-entità li min jagħmel it-talba jemmen li hija responsabbli għad-dokument(i). Il-messaġġ għandu jiddikjara b'mod ċar li jikkonċerna talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti skont ir-Regolament 1049/2001. Ir-riċevitur għandu mbagħad jibgħat it-talba lill-persuni li jittrattaw l-aċċess għad-dokumenti fl-istituzzjoni rispettiva.

6.2. X’jiġri jekk it-talba ma tkunx preċiża biżżejjed?

Jekk talba ma tkunx ċara, l-istituzzjoni tal-UE hija meħtieġa tiċċara t-talba. Dan jista’ jaffettwa meta t-talba tiġi rreġistrata. Għalhekk huwa importanti li jiġi żgurat li t-talbiet ikunu ċari kemm jista’ jkun.

L-Ombudsman ħeġġet lill-istituzzjonijiet tal-UE biex jinvolvu ruħhom mar-rikjedenti b’mod miftuħ u kostruttiv fl-istadji kollha, u jiżguraw li jiġu pprovduti bl-informazzjoni kollha meħtieġa li tista’ tippermettilhom jiċċaraw it-talbiet tagħhom.

L-Ombudsman sabet li, ladarba talba tkun preċiża biżżejjed biex tippermetti lill-istituzzjoni tal-UE tidentifika d-dokument(i), l-istituzzjoni għandha tirreġistra t-talba. Huwa biss wara r-reġistrazzjoni tat-talba, jekk ikun meħtieġ, li l-istituzzjoni tal-UE għandha tfittex soluzzjoni ġusta. Is-soluzzjoni ġusta għandha titfittex fil-limitu ta’ żmien statutorju kif meħtieġ mir-Regolament 1049/2001 (ara l-mistoqsijiet 6.3 u 6.4).

6.3. X’jiġri jekk it-talba tkun relatata ma’ dokument twil ħafna jew ma’ għadd kbir ħafna ta’ dokumenti?

Jekk talba għal aċċess pubbliku tkun relatata ma’ għadd kbir ħafna ta’ dokumenti jew ma’ dokumenti kbar ħafna u għalhekk ix-xogħol meħtieġ biex tingħata tweġiba għat-talba jwassal għal piż amministrattiv sproporzjonat, l-istituzzjoni tal-UE inkwistjoni għandha l-ewwel tikkonsulta lil min jagħmel it-talba biex tipprova ssib “soluzzjoni ġusta”. Dan jista’ jinvolvi għajnuna biex titnaqqas it-talba (ara wkoll il-mistoqsija 4.7.).

Skont l-Artikolu 6(2) tar-Regolament 1049/2001, l-istituzzjoni tal-UE hija obbligata tgħin fl-ipproċessar ta’ tali talbiet. Tista’ tagħmel dan pereżempju billi tipprovdi lista tad-dokumenti li għandha.

L-Ombudsman sabet ukoll li istituzzjoni tal-UE ma għandhiex tissospendi l-limiti ta’ żmien statutorji meta tirrealizza, wara li tkun irreġistrat talba, li t-talba ma hijiex preċiża biżżejjed. Meta istituzzjoni tkun irreġistrat talba li ma tkunx preċiża biżżejjed biex tkun tista’ tidentifika d-dokumenti u li għalhekk ma kellhiex inizjalment tiġi rreġistrata, jenħtieġ li titlob malajr lil min jagħmel it-talba jipprovdi l-kjarifiki meħtieġa, u tattiva l-limitu ta’ żmien ta’ 15-il jum tax-xogħol ladarba jaslu tali kjarifiki. Jenħtieġ li ż-żmien biex jiġi kkuntattjat min jagħmel it-talba biex ifittex tali kjarifiki ma jaqbiżx il-2-3 ijiem tax-xogħol mid-data tal-wasla tat-talba. Barra minn hekk, istituzzjoni għandha tevita li tagħmel diversi talbiet għal kjarifiki. 

6.4. Kemm idum biex tittieħed deċiżjoni?

Ladarba talba tiġi rreġistrata, min jagħmel it-talba normalment għandu jirċievi konferma tar-riċevuta.

L-istituzzjonijiet tal-UE huma meħtieġa jieħdu deċiżjoni inizjali fi żmien 15-il jum tax-xogħol mir-reġistrazzjoni ta’ talba. Din l-iskadenza ta' 15-il jum ta' xogħol tista' tiġi estiża bi 15-il jum ta' xogħol ieħor f'ċirkostanzi eċċezzjonali. L-istituzzjoni tal-UE għandha tinforma lil min jagħmel it-talba dwar din l-estensjoni qabel ma tiskadi l-iskadenza u tispjega għaliex hija meħtieġa. It-talbiet jistgħu jiġu rreġistrati biss ladarba jaslu għand ir-riċevitur korrett fl-istituzzjoni, u b’hekk l-identifikazzjoni u t-trażmissjoni ta’ talba lill-entità operattiva korretta jiżguraw li din tiġi rreġistrata aktar malajr.

Meta l-istituzzjoni tal-UE tirrifjuta li tagħti aċċess pubbliku sħiħ jew parzjali għad-dokumenti mitluba jew tonqos milli twieġeb għat-talba fi żmien 15-il jum tax-xogħol jew il-limitu ta’ żmien estiż ta’ 30 jum tax-xogħol, min jagħmel it-talba jista’ jitlob rieżami (applikazzjoni konfermatorja) (ara t-taqsima 8) tad-deċiżjoni jew iċ-ċaħda impliċita tat-talba. L-istituzzjoni tal-UE hija meħtieġa tieħu deċiżjoni konfermatorja f’perjodu ta’ 15-il jum ta’ xogħol, li jista’ jerġa’ jiġi estiż bi 15-il jum ta’ xogħol ieħor f’ċirkostanzi eċċezzjonali.

Il-btajjel pubbliċi ma jingħaddux meta jiġi kkalkulat meta tiskadi l-iskadenza. Għalhekk, jekk talba ssir qabel perjodu ta’ btala pubblika, meta l-istituzzjoni tal-UE tingħalaq għal numru ta’ jiem, jista’ jieħu aktar żmien biex tingħata tweġiba.

6.5. X’informazzjoni għandu jipprovdi min jagħmel it-talba f’talba?

Dawk li jagħmlu t-talba għandhom jidentifikaw lilhom infushom u d-dokumenti li jfittxu aċċess għalihom.

Normalment, min jagħmel it-talba m'għandux għalfejn jispjega għaliex qed jintalab dokument. Madankollu, id-dritt ta’ aċċess pubbliku mhuwiex assolut u japplikaw ċerti eċċezzjonijiet għal dan id-dritt. (Aktar informazzjoni dwar dawn l-eċċezzjonijiet tista’ tinstab taħt it-taqsima 7)

F’xi każijiet, anki fejn tapplika eċċezzjoni, jista’ jkun hemm interess pubbliku prevalenti fl-għoti tat-talba. F’każ bħal dan, spjegazzjoni mill-persuna li tagħmel it-talba dwar għaliex qed jintalab id-dokument hija meħtieġa sabiex jiġi ddeterminat jekk hemmx interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar tad-dokument. Konsegwentement, jekk dawk li jagħmlu t-talba jemmnu li interess pubbliku se jiġi moqdi billi jingħata aċċess pubbliku għal dokument, huma għandhom jispjegaw x’inhu dan l-interess pubbliku u għaliex jemmnu li l-iżvelar tad-dokument iservi dak l-interess pubbliku.

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafu 49) u l-Ombudsman, l-istituzzjonijiet tal-UE għandhom dejjem ifittxu li jidentifikaw jekk hemmx interess pubbliku prevalenti fl-għoti tal-aċċess. Dan huwa partikolarment importanti peress li l-istituzzjoni kkonċernata biss hija fil-pussess tad-dokumenti u konxja tal-kontenut tagħhom (ħlief meta l-Ombudsman jiddeċiedi li jispezzjona d-dokumenti matul it-trattament ta' lment relatat).

Jekk it-talba tinkludi aċċess għad-data personali ta’ parti terza, min jagħmel it-talba jrid juri li hemm ħtieġa, fl-interess pubbliku, li tiġġustifika li dik id-data personali ssir pubblika. Jekk din in-neċessità teżisti, l-istituzzjoni tal-Unjoni tibbilanċja din in-neċessità mal-“interessi leġittimi” tal-persuni identifikati fid-dokumenti. L-Ombudsman qies li, jekk l-interessi leġittimi ta’ dawn il-persuni jisbqu r-raġunijiet imressqa minn min jagħmel it-talba, l-aċċess għad-data personali għandu jiġi miċħud.

L-għoti ta’ kwalunkwe informazzjoni ta’ sfond jew kuntestwali meta ssir talba jista’ jkun utli wkoll fil-każ ta’ talbiet wesgħin jew voluminużi sabiex l-istituzzjoni tal-UE tiġi megħjuna tidentifika d-dokumenti ta’ interess speċifiku għal min jagħmel it-talba.

6.6. Min jagħmel it-talba huwa meħtieġ jipprovdi indirizz postali meta jagħmel talba?

Huwa raġonevoli li istituzzjoni tal-UE titlob lil min jagħmel it-talba jipprovdi indirizz postali għal għadd ta’ raġunijiet. L-ewwel nett, id-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti jitgawda miċ-“ċittadin[i] tal-Unjoni, u minn kwalunkwe persuna fiżika jew ġuridika li tirrisjedi jew li jkollha l-uffiċċju rreġistrat tagħha fi Stat Membru”, għalkemm dan jista’ jiġi estiż minn istituzzjoni tal-UE fid-diskrezzjoni tagħha (ara l-mistoqsija 3.1). It-tieni nett, skont il-ġurisprudenza tal-UE (il-paragrafu 62), il-posta rreġistrata hija forma partikolarment sigura ta’ notifika biex tiġi żgurata ċ-ċertezza legali tar-riċevuta ta’ deċiżjonijiet għall-fini li jiġu stabbiliti l-limiti ta’ żmien skont ir-Regolament 1049/2001. Barra minn hekk, ir-regoli dwar l-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet tal-UE jinvolvu rekwiżiti stretti għat-trasferimenti ta’ data personali barra mill-UE. F’dawn iċ-ċirkustanzi, huwa raġonevoli li istituzzjoni tal-Unjoni titlob indirizz postali sabiex tiddetermina jekk trasferiment ta’ data personali huwiex ser iseħħ jew le.

7. Restrizzjonijiet fuq id-dritt għall-aċċess pubbliku

7.1. X’raġunijiet jistgħu jitressqu għar-rifjut tal-aċċess?

Ir-raġunijiet għar-rifjut tal-aċċess għal dokument huma stabbiliti fl-Artikolu 4(1) sa 4(3) tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti.

L-Artikolu 4(1)(a) jiddikjara li l-aċċess għandu jiġi miċħud jekk l-iżvelar idgħajjef il-protezzjoni tal-interess pubbliku fir-rigward ta’: is-sigurtà pubblika; kwistjonijiet ta' difiża u militari; relazzjonijiet internazzjonali; u/jew il-politika finanzjarja, monetarja jew ekonomika tal-UE jew ta’ Stat Membru.

L-Artikolu 4(1)(b) jiddikjara li l-aċċess għandu jiġi miċħud jekk l-iżvelar idgħajjef il-privatezza u l-integrità tal-individwu, b’mod partikolari f’konformità mal-leġiżlazzjoni tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data personali.

L-Artikolu 4(2) jiddikjara li l-aċċess għandu jiġi miċħud jekk l-iżvelar idgħajjef il-protezzjoni ta’: l-interessi kummerċjali ta' persuna fiżika jew ġuridika, inkluża l-proprjetà intellettwali; proċedimenti tal-qorti u pariri legali; u/jew l-iskop tal-ispezzjonijiet, l-investigazzjonijiet u l-awditi.

Madankollu, għall-kuntrarju tal-eċċezzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 4(1)(a) u (b), għall-eċċezzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 4(2), l-aċċess xorta jista’ jingħata għal dawn id-dokumenti jekk ikun hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar. L-interessi privati ta’ persuna fl-iżvelar mhumiex rilevanti sakemm ma jikkoinċidux ma’ interess pubbliku. Eżempju tajjeb ikun meta persuna tkun tixtieq li jkollha aċċess għal rapport ta’ studju kliniku biex tivverifika jekk mediċina approvata mill-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini hijiex sikura. Il-persuna jista 'jkollha interess privat li tkun taf din l-informazzjoni. Madankollu, hemm ukoll interess pubbliku li ssir magħrufa l-informazzjoni dwar is-sikurezza tal-mediċini.

L-Artikolu 4(3) jiddikjara li l-aċċess għandu jiġi miċħud jekk l-iżvelar tad-dokument jimmina serjament il-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tal-istituzzjoni tal-UE, sakemm ma jkunx hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar. Aċċess usa’ jista’ jkun possibbli meta l-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet ikun diġà ntemm. F’ċirkostanzi bħal dawn, din l-eċċezzjoni tkompli tapplika għal dokumenti li fihom opinjonijiet għall-użu intern bħala parti minn deliberazzjonijiet u konsultazzjonijiet preliminari fi ħdan l-istituzzjoni tal-UE kkonċernata.

7.2. Kemm għandhom ikunu dettaljati l-argumenti ta’ istituzzjoni tal-UE meta jiġġustifikaw rifjut li jingħata aċċess għal dokument?

Il-Qrati tal-UE konsistentement sabu li, meta tiġġustifika d-deċiżjoni tagħhom li jinvokaw eċċezzjoni skont ir-Regolament 1049/2001 u jirrifjutaw l-aċċess, istituzzjoni tal-UE trid turi li hemm riskju reali u speċifiku li huwa “raġonevolment prevedibbli” u mhux ipotetiku għall-interessi li beħsiebhom jipproteġu. Għaldaqstant, l-istituzzjoni tal-Unjoni ma hijiex obbligata tipprova li l-għoti ta’ aċċess jippreġudika dawn l-interessi.

Madankollu, ma huwiex biżżejjed li istituzzjoni tal-Unjoni tiddikjara li d-dokumenti sempliċement jikkonċernaw interess partikolari. Pereżempju, mhuwiex biżżejjed li jiġi ddikjarat li dokument jikkonċerna l-politika finanzjarja, monetarja jew ekonomika tal-UE jew ta’ Stat Membru (ir-raba’ inċiż tal-Artikolu 4(1)(a) tar-Regolament 1049/2001). Pjuttost, l-istituzzjoni tal-UE trid turi li huwa raġonevolment prevedibbli li l-iżvelar tad-dokument(i) jimmina wieħed jew aktar minn dawn l-interessi u trid tipprovdi raġunament adegwat sabiex min jagħmel it-talba (jew il-Qrati jew l-Ombudsman) ikun jista’ jifhem għaliex ma jistax jingħata aċċess sħiħ jew parzjali.

L-istituzzjoni tal-UE mhijiex meħtieġa tagħti xi informazzjoni dwar il-kontenut tad-dokumenti, iżda jista’ jkun ta’ għajnuna li l-istituzzjoni tipprovdi xi informazzjoni biex ittejjeb il-fehim tad-deċiżjoni tagħha li ma tiżvelax. Fil-prattika jiġri li l-istituzzjonijiet tal-UE jipprovdu tali informazzjoni.

Skont il-ġurisprudenza tal-Unjoni (paragrafu 34), istituzzjoni tal-Unjoni hija meħtieġa tadotta interpretazzjoni wiesgħa tad-dritt ta’ aċċess u interpretazzjoni stretta tal-eċċezzjonijiet għal dak id-dritt ta’ aċċess.

Madankollu, f’ċerti każijiet, istituzzjoni tal-Unjoni tista’ tibbaża ruħha fuq “preżunzjoni ġenerali” sabiex tiċħad l-aċċess. Dan ifisser li eċċezzjoni li tiġġustifika rifjut ta’ aċċess hija preżunta li tapplika għad-dokumenti kollha ta’ ċertu tip b’tali mod li l-istituzzjoni ma jkollhiex għalfejn twettaq rieżami individwali ta’ kull dokument individwali. Dan normalment iseħħ meta jkun hemm leġiżlazzjoni li tipprevedi b’mod espliċitu l-kunfidenzjalità ta’ dokument. Pereżempju, il-leġiżlazzjoni tal-UE dwar it-twettiq ta’ investigazzjonijiet dwar l-għajnuna mill-Istat tiddikjara li l-informazzjoni miġbura f’tali investigazzjonijiet hija kunfidenzjali. Għalhekk, skont il-ġurisprudenza tal-UE (il-paragrafu 61), id-dokumenti kollha f’fajl dwar l-għajnuna mill-Istat jistgħu jiġu preżunti li huma kunfidenzjali.

Madankollu, il-preżunzjonijiet ġenerali ġew rikonoxxuti anki meta ma jkun hemm l-ebda leġiżlazzjoni speċifika li tirrikjedi li l-aċċess jiġi miċħud. Pereżempju, skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 55 - 65), id-dokumenti relatati ma' proċediment ta' ksur jistgħu jiġu preżunti li huma kunfidenzjali waqt li tkun għaddejja l-investigazzjoni.

Meta istituzzjoni tal-UE tinvoka preżunzjoni ġenerali biex tirrifjuta l-aċċess, min jagħmel it-talba jista’ jfittex li jirribatti dan billi juri li l-bażi għall-preżunzjoni ġenerali ma teżistix. Pereżempju, jekk il-preżunzjoni tkun ibbażata fuq il-fatt li tkun għaddejja investigazzjoni, din tiġi kkonfutata jekk jintwera li l-investigazzjoni tkun intemmet. Jekk il-preżunzjoni ġenerali tkun ibbażata fuq il-fatt li l-informazzjoni tista’ tiġi preżunta li hija kummerċjalment kunfidenzjali, dik il-preżunzjoni tista’ tiġi kkonfutata billi jiġi indikat li l-informazzjoni issa ma għadhiex valida. Skont il-ġurisprudenza tal-UE (il-paragrafu 79), jekk id-dokumenti jkunu relatati ma’ kwistjonijiet li seħħew aktar minn ħames snin ilu, ma jistax jiġi preżunt li l-informazzjoni tibqa’ kummerċjalment kunfidenzjali.

Madankollu, anki jekk preżunzjoni ġenerali tiġi kkonfutata, u l-istituzzjoni tal-UE twettaq valutazzjoni individwali tad-dokument, hija tista’ tirrifjuta l-aċċess abbażi tal-kontenut speċifiku tad-dokument jew taċ-ċirkostanzi speċifiċi relatati ma’ kif id-dokument qed jintuża bħalissa.

7.3. Min jagħmel it-talba kif jista' jivverifika li r-raġunijiet mogħtija għar-rifjut tal-aċċess huma ġġustifikati jekk ma jkunx possibbli li wieħed jara d-dokumenti?

F'ċerti każijiet, il-kontenut ta' dokument ma jkunx ikkontestat. Pereżempju, jekk min jagħmel it-talba jitlob espressament id-data personali ta’ parti terza, ma jkunx hemm dubju li d-dokumenti li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba jkun fihom data personali.

F’każijiet oħra, min jagħmel it-talba jista’ ma jistenniex li d-dokument li jkun talab ikun fih data sensittiva. F’każijiet bħal dawn, meta l-aċċess jiġi rrifjutat wara li r-rikjedent ikun talab li d-deċiżjoni inizjali tiġi rieżaminata (billi jagħmel “applikazzjoni konfermatorja”), ir-rikjedent jista’ jissottometti lment lill-Ombudsman. L-Ombudsman għandu s-setgħa li jispezzjona dokumenti miżmuma minn istituzzjoni tal-UE, u għalhekk jista’ jikkonferma jekk fihomx data sensittiva. Il-qrati tal-Unjoni jistgħu jagħmlu l-istess.

F’ċerti każijiet, ir-raġunijiet għaliex dokument ma jistax jiġi żvelat ma jkunux ibbażati fuq informazzjoni li tinsab fid-dokument innifsu. Pereżempju, jekk persuna titlob dokumenti relatati ma’ proċedimenti ta’ ksur mill-Kummissjoni Ewropea (bħal “ittra ta’ intimazzjoni”), l-aċċess jista’ jiġi rrifjutat jekk il-proċedimenti ta’ ksur ikunu għadhom għaddejjin fiż-żmien meta t-talba għall-aċċess tiġi rrifjutata. Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 68 - 70), l-istituzzjonijiet tal-Unjoni huma ġġustifikati li jirrifjutaw l-aċċess f'tali ċirkustanzi, sabiex jipproteġu l-għan tal-investigazzjonijiet pendenti. Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 116 - 117), dan japplika anki jekk id-dokumenti jikkonċernaw informazzjoni ambjentali. Il-kontenut tal-ittra ta’ intimazzjoni mhux se juri jekk il-proċedimenti ta’ ksur għadhomx għaddejjin: filwaqt li l-proċeduri kienu ċertament għaddejjin meta ntbagħtet l-ittra, dan ma jfissirx li kienu għaddejjin meta l-Kummissjoni rrifjutat li tagħti aċċess għall-ittra. Għalhekk, l-Ombudsman irid jivverifika jekk il-proċedimenti humiex għaddejjin, billi jitlob lill-Kummissjoni tipprovdi informazzjoni dwar l-istatus tal-investigazzjoni.

7.4. X’inhu “interess pubbliku” fl-iżvelar, meta jista’ jiġi invokat u meta jista’ jwassal biex jingħata aċċess?

Jeżisti interess pubbliku fl-iżvelar meta l-iżvelar tad-dokument iservi biex jipproteġi interess għall-benefiċċju jew għall-vantaġġ tal-pubbliku. Dan ma jfissirx li kull membru tal-pubbliku jrid jikseb benefiċċju minn dokument li jsir pubbliku. Pereżempju, l-aċċess pubbliku għall-informazzjoni dwar is-sikurezza ta’ ċerta mediċina jservi interess pubbliku anki jekk il-mediċina tiġi preskritta lil grupp limitat ta’ pazjenti.

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafu 67 - 68), it-trasparenza ta' proċedura leġiżlattiva hija interess pubbliku li huwa rilevanti biex jiġi vvalutat jekk jistax jingħata aċċess pubbliku, kif ukoll il-protezzjoni tal-ambjent. Ir-Regolament ta’ Aarhus jirrikonoxxi li l-aċċess pubbliku għall-informazzjoni ambjentali (aktar informazzjoni inkwistjoni 9.1), u b’mod partikolari l-informazzjoni relatata mal-emissjonijiet fl-ambjent, jikkostitwixxi interess pubbliku (ħlief meta l-informazzjoni tkun qed tintuża f’investigazzjoni). Ir-Regolament dwar il-Provi Kliniċi (ir-Regolament 536/2014) jimplika li s-saħħa pubblika tista’ tkun interess pubbliku prevalenti li jiġġustifika l-aċċess għad-dokumenti relatati mal-provi kliniċi. L-Ombudsman appoġġja din il-fehma. Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 80 - 85), jeżisti interess pubbliku superjuri għall-iżvelar ta' standards armonizzati, li jagħmlu parti mid-dritt tal-Unjoni.

L-interess pubbliku jrid jiġi kkunsidrat meta jiġi eżaminat jekk japplikawx l-eċċezzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 4(2) u 4(3) tar-Regolament 1049/2001. Fiż-żewġ każijiet, l-eċċezzjoni tapplika sakemm ma jkunx hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar. L-Artikolu 4(2) tar-Regolament 1049/2001 japplika meta l-iżvelar idgħajjef il-protezzjoni ta': l-interessi kummerċjali ta' persuna fiżika jew ġuridika, inkluża l-proprjetà intellettwali; proċedimenti tal-qorti u pariri legali; u/jew l-iskop tal-ispezzjonijiet, l-investigazzjonijiet u l-awditi.

L-Artikolu 4(3) tar-Regolament 1049/2001 jiddikjara li l-aċċess għandu jiġi miċħud jekk l-iżvelar tad-dokument idgħajjef serjament il-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-istituzzjoni.

Madankollu, l-interess pubbliku ma għandux għalfejn jitqies meta l-iżvelar jimmina interess protett mill-Artikolu 4(1)(a) tar-Regolament 1049/2001, jiġifieri l-protezzjoni ta’: is-sigurtà pubblika; kwistjonijiet ta' difiża u militari; relazzjonijiet internazzjonali; u/jew il-politika finanzjarja, monetarja jew ekonomika tal-UE jew ta’ Stat Membru.

Fi kliem ieħor, dawn huma eċċezzjonijiet assoluti (filwaqt li l-eċċezzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 4(1)(b), 4(2) u 4(3) tar-Regolament 1049/2001 huma eċċezzjonijiet relattivi).

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 54 - 58), interessi purament privati, bħal interess fl-użu tad-dokumenti fil-proċedimenti tal-qorti, ma jitqisux bħala interessi pubbliċi. Il-ħtieġa ġenerali li istituzzjoni tal-Unjoni tkun trasparenti lanqas ma hija, skont il-Qorti tal-Ġustizzja, interess pubbliku li jista’ jipprevali fuq eċċezzjoni invokata sabiex jiġi protett wieħed mill-interessi msemmija fl-Artikolu 4(2) u 4(3) tar-Regolament 1049/2001. Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 53 - 54), interess pubbliku superjuri għandu normalment ikun xi ħaġa speċifika.

Il-fatt li jiġi identifikat interess pubbliku fl-iżvelar ma jfissirx li dan l-interess jipprevali fuq l-interess fin-nuqqas ta’ żvelar. Pjuttost, huwa dejjem meħtieġ li tiġi bbilanċjata l-importanza relattiva ta’ dawn l-interessi u dan isir mill-istituzzjoni tal-Unjoni inkwistjoni. Madankollu, jekk dawk li jagħmlu t-talba jemmnu li interess pubbliku se jiġi moqdi billi jingħata aċċess pubbliku għal dokument, huma għandhom jispjegaw x’inhu dan l-interess pubbliku u għaliex jemmnu li l-iżvelar tad-dokument iservi dak l-interess pubbliku.

Dan huwa partikolarment importanti meta l-interessi li huma protetti minn eċċezzjoni jkunu huma stess interessi pubbliċi, bħall-ħtieġa li jiġu protetti l-proċedimenti tal-qorti jew l-iskop tal-investigazzjonijiet, l-awditi u l-ispezzjonijiet.

7.5. Il-mogħdija taż-żmien għandha rwol fit-trattament tat-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti?

Istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija tal-UE jistgħu jirrifjutaw l-aċċess biss jekk, fiż-żmien meta jirrifjutaw l-aċċess, tapplika waħda mill-eċċezzjonijiet stabbiliti fir-Regolament 1049/2001. Skont il-ġurisprudenza tal-UE (il-paragrafu 146), f’ċerti każijiet, huwa raġonevoli li jiġi ġġudikat li l-iżvelar ta’ dokument jikkawża dannu f’mument partikolari, filwaqt li l-iżvelar tal-istess dokument f’mument aktar tard jista’ ma jikkawża l-ebda dannu.

Dan huwa partikolarment il-każ għal dokumenti li huma relatati ma’ investigazzjonijiet, awditi u spezzjonijiet. Dawn id-dokumenti huma sensittivi ħafna waqt li tkun għaddejja investigazzjoni. Madankollu, dawn jistgħu ma jibqgħux sensittivi ladarba tintemm l-investigazzjoni.

Dokument jista' jkun fih informazzjoni kummerċjalment sensittiva. Madankollu, il-mogħdija taż-żmien tista’ tagħmel din l-informazzjoni obsoleta, f’liema każ ma tibqax kummerċjalment sensittiva. Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafu 79), dokument ma jistax jiġi preżunt li huwa kummerċjalment sensittiv jekk ikun relatat ma’ fatti li għandhom aktar minn ħames snin.

L-applikanti li jkunu ġew miċħuda l-aċċess għad-dokumenti, minħabba li jkun hemm investigazzjoni li tkun għaddejja jew minħabba li d-dokument ikun fih informazzjoni kummerċjalment sensittiva, jistgħu jagħmlu talba ġdida għall-aċċess għad-dokumenti ladarba tintemm l-investigazzjoni jew ikun għadda biżżejjed żmien, li jfisser li l-informazzjoni ma tkunx għadha kummerċjalment sensittiva.

Jekk iċ-ċirkostanzi jkunu nbidlu, l-istituzzjoni tal-UE trid tqis dawn meta tikkunsidra talba ġdida.

7.6. Istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija tal-UE tista’ tirrifjuta l-aċċess għal dokument li jkun fih informazzjoni li diġà tkun fid-dominju pubbliku?

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 40-41), il-fatt li dokument seta' ġie żvelat jew huwa s-suġġett ta' rapporti tal-istampa ma jimplikax li l-istituzzjoni tal-UE hija meħtieġa tiżvela d-dokument b'mod uffiċjali.

Madankollu, jista’ jkun il-każ li ċerta informazzjoni li tinsab f’dokument ma tkunx ġiet żvelata, iżda tkun saret intenzjonalment pubblika mill-istituzzjoni tal-Unjoni f’kuntest ieħor, jew minn korp awtorizzat ieħor fi Stat Membru. Dan jista’ jfisser li l-informazzjoni ma tkunx sensittiva u li l-istituzzjoni tal-UE għandha tiddivulga d-dokument li jkun fih dik l-istess informazzjoni.

Madankollu, hemm każijiet fejn l-aċċess xorta jista’ jiġi rrifjutat, pereżempju, fejn l-aċċess pubbliku għad-dokument speċifiku jikkonferma kif l-informazzjoni qed tintuża mill-istituzzjoni tal-UE. Pereżempju, id-diversi mezzi tekniċi użati biex jipproteġu s-sistemi tal-IT mill-hacking jistgħu jkunu magħrufa sew. Madankollu, jista’ ma jkunx magħruf liema minn dawk il-mezzi tekniċi qed jintużaw minn istituzzjoni tal-UE biex tipproteġi s-sistemi tal-IT tagħha. L-Ombudsman sabet li l-istituzzjoni tal-UE tista’ tirrifjuta li tagħti aċċess għal dokumenti li jispjegaw kif tipproteġi s-sistemi tal-IT tagħha (anki jekk il-metodi tekniċi deskritti f’dawk id-dokumenti jistgħu jinstabu online).

7.7. Xi tfisser l-eċċezzjoni għall-protezzjoni ta’ kwistjonijiet ta’ “sigurtà pubblika” u “difiża u militari”?

L-Artikolu 4(1)(a) tar-Regolament 1049/2001 jiddikjara li l-aċċess għandu jiġi rrifjutat biex jiġi protett l-interess pubbliku fir-rigward ta’: is-sigurtà pubblika; u/jew kwistjonijiet ta' difiża u militari

Dawn il-kunċetti relatati jista’ jkollhom tifsira wiesgħa ħafna. Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 63 - 65), l-istituzzjonijiet tal-Unjoni għandhom ukoll “marġni ta’ diskrezzjoni” partikolarment wiesa’ meta jiddeċiedu jekk l-iżvelar ta’ ċerta informazzjoni jippreġudikax il-protezzjoni tal-interess pubbliku fir-rigward tas-sigurtà pubblika jew tad-difiża u ta’ kwistjonijiet militari. Jiġifieri, l-istituzzjoni tal-Unjoni għandha marġni ta’ manuvra kunsiderevoli sabiex tevalwa jekk l-eċċezzjoni tapplikax.

Huwa raġonevoli li jitqies li s-sigurtà pubblika jew kwistjonijiet ta’ difiża u militari jistgħu jinkludu l-interessi tal-UE, tal-Istati Membri tagħha, jew ta’ pajjiżi mhux tal-UE jew organizzazzjonijiet internazzjonali (bħan-NATO).

Is-sigurtà pubblika tista’ tkopri wkoll il-provvista ta’ prodotti essenzjali, bħall-petroleum jew il-mediċini.

Normalment, ma jkunx possibbli li jiġi argumentat li jista’ jkun hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar. Madankollu, l-Artikolu 6(1) tar-Regolament ta’ Aarhus (ir-Regolament 1367/2006) jimplika li l-interess pubbliku moqdi bl-iżvelar jista’ jitqies meta l-informazzjoni fid-dokument tkun relatata wkoll mal-emissjonijiet fl-ambjent (aktar informazzjoni fil-mistoqsija 9.1).

7.8. Xi tfisser l-eċċezzjoni għall-protezzjoni tar-relazzjonijiet internazzjonali?

L-Artikolu 4(1)(a) tar-Regolament 1049/2001 jiddikjara li l-aċċess għandu jiġi rrifjutat biex jiġi protett l-interess pubbliku fir-rigward tar-relazzjonijiet internazzjonali.

Dan il-kunċett jista’ jingħata wkoll tifsira wiesgħa ħafna. L-istituzzjonijiet tal-UE għandhom ukoll marġni wiesa’ ta’ apprezzament meta jiddeċiedu jekk l-iżvelar ta’ ċerta informazzjoni jimminax ir-relazzjonijiet internazzjonali.

Ir-relazzjonijiet internazzjonali ma jinkludux kif l-istituzzjonijiet tal-UE jinteraġixxu mal-Istati Membri dwar kwistjonijiet li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tad-dritt tal-UE.

Madankollu, Stat Membru jista’ jinvolvi ruħu wkoll mal-istituzzjonijiet tal-UE fir-rigward ta’ kwistjoni li taqa’ barra mill-kompetenzi tal-UE. F’dawn iċ-ċirkustanzi, ir-relazzjonijiet bejn l-Unjoni u l-Istati Membri jistgħu jaqgħu taħt din l-eċċezzjoni.

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafu 41), il-kunċett ta’ relazzjonijiet internazzjonali jinkludi wkoll kif l-UE tinteraġixxi ma’ korpi internazzjonali bħan-NU, id-WTO jew in-NATO. Fil-prinċipju, il-kunċett ta’ relazzjonijiet internazzjonali jinkludi wkoll kif pajjiżi mhux tal-UE jew korpi internazzjonali jinteraġixxu ma’ xulxin, jew kif Stat Membru jinteraġixxi ma’ korp internazzjonali.

Normalment, ma jkunx possibbli li jiġi argumentat li jista’ jkun hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar. Madankollu, l-Artikolu 6(1) tar-Regolament ta’ Aarhus (ir-Regolament 1367/2006) jimplika li l-interess pubbliku moqdi bl-iżvelar jenħtieġ li jitqies meta l-informazzjoni fid-dokument tkun relatata wkoll mal-emissjonijiet fl-ambjent.

7.9. Xi tfisser l-eċċezzjoni għall-protezzjoni tal-politika finanzjarja, monetarja jew ekonomika tal-UE jew ta’ Stat Membru?

L-Artikolu 4(1)(a) tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti jiddikjara li l-aċċess għandu jiġi rrifjutat biex jiġi protett l-interess pubbliku fir-rigward tal-politika finanzjarja, monetarja jew ekonomika tal-UE jew ta’ Stat Membru.

Għall-kuntrarju tal-interessi l-oħra deskritti fl-Artikolu 4(1)(a) tar-Regolament 1049/2001, din l-eċċezzjoni hija relatata mal-protezzjoni tal-interessi tal-UE jew ta’ Stat Membru. Dan ma japplikax meta d-divulgazzjoni tista’ timmina l-politika finanzjarja, monetarja jew ekonomika ta’ pajjiżi mhux tal-UE jew ta’ korpi internazzjonali. Madankollu, jekk l-iżvelar ta’ dokument jimmina l-politika finanzjarja, monetarja jew ekonomika ta’ pajjiż mhux tal-UE, l-iżvelar tiegħu potenzjalment jaqa’ taħt l-eċċezzjoni relatata mal-protezzjoni tar-relazzjonijiet internazzjonali. Pereżempju, jekk jintalab aċċess għal dokumenti dwar ftehimiet kummerċjali ma’ pajjiżi mhux tal-UE, dan ma jkunx kopert mill-eċċezzjoni għall-protezzjoni tal-politika finanzjarja, monetarja jew ekonomika, iżda jista’ jkun kopert mill-eċċezzjoni għall-protezzjoni tar-relazzjonijiet internazzjonali.

Dan il-kunċett jista’ jingħata wkoll tifsira wiesgħa ħafna. L-istituzzjonijiet tal-UE għandhom ukoll marġni wiesa’ ta’ apprezzament meta jiddeċiedu jekk id-divulgazzjoni ta’ ċerta informazzjoni timminax il-politika finanzjarja, monetarja jew ekonomika tal-UE jew ta’ Stat Membru.

Din l-eċċezzjoni spiss tiġi invokata minn dawk l-istituzzjonijiet tal-UE li huma involuti fil-formulazzjoni tal-politika finanzjarja, monetarja jew ekonomika, bħall-Bank Ċentrali Ewropew.

Normalment, ma jkunx possibbli li jiġi argumentat li jista’ jkun hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar. Madankollu, l-Artikolu 6(1) tar-Regolament ta’ Aarhus (ir-Regolament 1367/2006) jimplika li l-interess pubbliku moqdi bl-iżvelar jista’ jitqies meta l-informazzjoni fid-dokument tkun relatata wkoll mal-emissjonijiet fl-ambjent (aktar informazzjoni fil-mistoqsija 9.1).

7.10. Xi tfisser l-eċċezzjoni għall-protezzjoni tad-data personali? Tista’ tiġi aċċessata d-data personali li tinsab f’dokument?

L-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti jiddikjara li l-aċċess għandu jiġi miċħud jekk l-iżvelar idgħajjef il-privatezza u l-integrità tal-individwu, b’mod partikolari f’konformità mar-Regolament 2018/1725 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet tal-UE.

Il-kunċett ta’ “data personali” huwa wiesa’ ħafna. Dan ifisser kwalunkwe informazzjoni relatata ma’ persuna fiżika identifikata jew identifikabbli (magħrufa bħala “suġġett tad-data”). Persuna fiżika identifikabbli hija persuna li tista’ tiġi identifikata, direttament jew indirettament, b’mod partikolari b’referenza għal identifikatur bħal isem, numru ta’ identifikazzjoni, data ta’ lokalizzazzjoni, identifikatur online jew għal fattur wieħed jew aktar speċifiċi għall-identità fiżika, fiżjoloġika, ġenetika, mentali, ekonomika, kulturali jew soċjali ta’ dik il-persuna fiżika.

Id-data personali li tinsab f’dokument mitlub tista’ tiġi żvelata biss jekk l-iżvelar ikun konformi mar-regoli stabbiliti fir-Regolament 2018/1725. Ir-regola rilevanti hija li d-data personali għandha tiġi trażmessa biss jekk min jagħmel it-talba jistabbilixxi li huwa meħtieġ li d-data tiġi trażmessa għal skop speċifiku fl-interess pubbliku. Barra minn hekk, meta jkun hemm xi raġuni biex wieħed jassumi li l-interessi leġittimi tas-suġġett tad-data jistgħu jiġu ppreġudikati, tali data tista’ tiġi trażmessa biss jekk l-istituzzjoni li żżomm id-data (“il-kontrollur”) tistabbilixxi li huwa proporzjonat li d-data personali tiġi trażmessa għal dak l-iskop speċifiku wara li tkun ivvalutat b’mod dimostrabbli d-diversi interessi kompetituri.

Dan jimplika li min jagħmel it-talba jrid jistabbilixxi x’jeħtieġ li jiġi servut billi jkollu aċċess għad-data personali. Din il-ħtieġa għandha tkun fl-interess pubbliku. Anki f’dak il-każ, l-aċċess jista’ jiġi rrifjutat jekk ikun hemm xi raġuni biex wieħed jassumi li l-interessi leġittimi tas-suġġett tad-data jistgħu jiġu ppreġudikati.

Fil-prattika, dan jista’ jagħmilha diffiċli ħafna li jinkiseb aċċess mhux redatt għal dokumenti li fihom data personali. Madankollu, f’ċerti każijiet (il-Kawża T‑375/22 u T-761/21), il-Qorti qieset il-kundizzjonijiet għall-aċċess għad-data personali u rrikonoxxiet li min għamel it-talba kien stabbilixxa skop speċifiku fl-interess pubbliku fl-iżvelar.

Il-muftieħ biex jinkiseb aċċess f’każijiet bħal dawn ħafna drabi jdur madwar il-kwistjoni ta’ jekk l-informazzjoni hijiex data personali jew le. F’ċerti każijiet, se jkun ċar: l-isem ta’ persuna, il-firma tagħha, jew id-dettalji dwarhom (l-età, l-istat ċivili, is-saħħa, eċċ.) se jkunu data personali. F’każijiet oħra, jista’ jkun inqas ċar: pereżempju, ċerta informazzjoni relatata mal-ispejjeż tal-ivvjaġġar, il-kontijiet tal-lukandi jew l-indennizzi tista’ tkun data personali jekk forsi flimkien ma’ informazzjoni li tkun disponibbli għall-pubbliku, ikunu jistgħu jidentifikaw is-suġġett tad-data (kif sab l-Ombudsman).

7.11. X'inhi l-eċċezzjoni għall-protezzjoni tal-interessi kummerċjali?

Il-kunċett ta’ interessi kummerċjali huwa wiesa’. Dan ikopri, pereżempju, informazzjoni dwar termini kuntrattwali (prezzijiet, in-natura u l-kwalità tal-prodott jew tas-servizzi), dettalji tekniċi fl-offerti, relazzjonijiet kummerċjali, “għarfien” u għarfien espert, eċċ.

Il-proposta oriġinali tal-Kummissjoni Ewropea li wasslet għar-Regolament 1049/2001 speċifikat x’jistgħu jinkludu dawn l-interessi. Hija ddikjarat li dawn kienu jkopru b’mod partikolari: sigrieti kummerċjali u tan-negozju; proprjetà intellettwali u industrijali; informazzjoni industrijali, finanzjarja, bankarja u kummerċjali inkluża informazzjoni relatata mar-relazzjonijiet u l-kuntratti tan-negozju; u/jew informazzjoni dwar l-ispejjeż u l-offerti b’rabta mal-proċeduri tal-għoti.

Filwaqt li dawn l-ispeċifikazzjonijiet ma kinux inklużi fir-Regolament 1049/2001 meta ġie adottat, il-punti speċifiċi kollha ġew aċċettati bħala interessi kummerċjali validi skont il-ġurisprudenza tal-UE (ara s-sentenzi dwar is-sigrieti kummerċjali u tan-negozju, il-proprjetà intellettwali u industrijali, l-informazzjoni dwar ir-relazzjonijiet u l-kuntratti tan-negozju, l-ispejjeż u l-offerti fil-proċeduri tal-għoti).

Madankollu, informazzjoni kummerċjalment kunfidenzjali ma tkoprix l-informazzjoni kollha relatata ma’ kumpanija. Ċertament ma tkoprix informazzjoni li l-kumpanija għamlet pubblika dwarha nnifisha.

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (il-paragrafu 21) (dwar il-proċedimenti tad-dritt tal-kompetizzjoni), sabiex titqies koperta mis-segretezza professjonali, l-informazzjoni trid tkun magħrufa biss minn għadd limitat ta’ persuni u l-iżvelar tagħha jrid ikun jista’ jikkawża ħsara. Barra minn hekk, l-interessi li jistgħu jiġu ppreġudikati mill-iżvelar għandhom, oġġettivament, ikunu jistħoqqilhom protezzjoni.

Barra minn hekk, l-Ombudsman sabet li l-eċċezzjoni tkopri biss il-protezzjoni tal-interessi kummerċjali leġittimi. L-Ombudsman kienet tal-fehma li xewqa li tinħeba informazzjoni dwar prodotti difettużi normalment ma titqiesx bħala interess kummerċjali leġittimu.

Il-fatt li l-informazzjoni hija jew mhijiex kummerċjalment sensittiva huwa indipendenti minn kif l-istituzzjoni tal-UE tuża dik l-informazzjoni. Il-Kummissjoni tista’ tiġbor tali informazzjoni għal ħafna skopijiet, bħal proċedimenti tal-liġi tal-kompetizzjoni, proċedimenti tal-liġi kummerċjali, offerti, għotjiet eċċ. In-natura ta’ dawk il-proċedimenti, u jekk ikunux intemmu jew ikunux għadhom għaddejjin, ma taffettwax il-kwistjoni ta’ jekk l-informazzjoni hijiex kummerċjalment kunfidenzjali jew le.

Bħala tali, skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafu 45), l-informazzjoni tista’ tibqa’ kummerċjalment kunfidenzjali wara li jkunu ntemmu l-proċeduri li fihom intużat dik l-informazzjoni. Madankollu, iż-żmien għandu rwol fir-rigward ta’ jekk l-informazzjoni tibqax kummerċjalment kunfidenzjali. Jista’ jiġi preżunt li l-informazzjoni kummerċjali li hija relattivament aġġornata tibqa’ sensittiva. Madankollu, skont il-ġurisprudenza tal-Unjoni (punt 79), din il-preżunzjoni titqies li ma teżistix jekk l-informazzjoni jkollha iktar minn ħames snin. Barra minn hekk, l-assenza ta’ preżunzjoni ta’ kunfidenzjalità kummerċjali ma tfissirx li l-istituzzjonijiet tal-Unjoni ma jistgħux jipprovdu raġunijiet speċifiċi għaliex informazzjoni speċifika tibqa’ kunfidenzjali. Ċerta informazzjoni tista’ tkompli tikkostitwixxi sigrieti kummerċjali għal ħafna snin, anke b’mod indefinit. Barra minn hekk, l-oneru tal-prova se jkun fuq l-istituzzjonijiet tal-UE biex juru li dan huwa l-każ.

L-eċċezzjoni tkopri l-interessi kummerċjali ta’ persuni ġuridiċi (pereżempju, kumpaniji) u persuni fiżiċi. L-eċċezzjoni ma tapplikax meta jkun hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar.

7.12. Xi tfisser l-eċċezzjoni għall-protezzjoni tal-pariri legali u l-proċedimenti tal-qorti?

L-eċċezzjoni relatata mal-pariri legali u l-proċedimenti tal-qorti fiha żewġ raġunijiet għar-rifjut tal-aċċess, li jridu jinftiehmu separatament minn xulxin. Madankollu, il-parir legali jista’ xi drabi jkun relatat ma’ proċedimenti tal-qorti u d-dokumenti relatati ma’ proċedimenti tal-qorti xi drabi jistgħu jiżvelaw parir legali. Iż-żewġ kategoriji jistgħu xi kultant jikkoinċidu iżda huma, essenzjalment, kategoriji separati.

L-eċċezzjoni ma tapplikax meta jkun hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar.

Proċedimenti tal-qorti

Din l-eċċezzjoni tkopri d-dokumenti mħejjija għall-proċedimenti tal-qorti. Dan ikopri b’mod ċar is-sottomissjonijiet u l-evidenza miġbura għall-finijiet tal-proċedimenti tal-qorti. Tkopri wkoll dokumenti interni li jikkonċernaw l-investigazzjoni ta’ każ, kif ukoll korrispondenza interna fi ħdan l-istituzzjoni tal-UE jew ma’ uffiċċju ta’ avukat fir-rigward tal-każ (skont il-ġurisprudenza tal-UE).

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 41-43), din l-eċċezzjoni tista’ tkopri wkoll dokumenti oħra mhux imfassla għall-finijiet ta’ proċedimenti tal-qorti, li għandhom rabta rilevanti ma’ proċedimenti tal-qorti pendenti jew imminenti. Tali rabta rilevanti teżisti jekk l-iżvelar tad-dokument jiżvela pożizzjoni interna jew fehma diverġenti dwar kwistjoni involuta fi proċedimenti tal-qorti. L-eżami ta’ tali pożizzjoni interna jista’ mbagħad jikkomprometti l-prinċipju ta’ “ugwaljanza tal-armi” matul dawn il-proċeduri ġudizzjarji. Dawn il-proċeduri jistgħu jkunu quddiem il-qrati tal-Unjoni jew quddiem qorti nazzjonali meta jkun partikolarment probabbli li din il-qorti tagħmel rinviju għal deċiżjoni preliminari lill-qrati tal-Unjoni minħabba li l-proċeduri jqajmu kwistjoni ta’ interpretazzjoni jew ta’ validità ta’ att tad-dritt tal-Unjoni (il-ġurisprudenza tal-Unjoni, il-punti 65-69).

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafu 32), id-dokumenti jistgħu jitqiesu protetti wkoll minn din l-eċċezzjoni jekk qorti nazzjonali li tuża d-dokumenti toġġezzjona għall-iżvelar tagħhom.

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 92 - 94), meta talba tirrigwarda sottomissjonijiet sottomessi lil qorti waqt li l-proċedimenti tal-qorti jkunu pendenti, hemm preżunzjoni ġenerali li tali dokumenti ma jistgħux jiġu żvelati. Dan sabiex jiġi evitat indħil fil-proċedimenti tal-qorti li jkunu għaddejjin, sabiex tiġi ggarantita l-preżunzjoni tal-innoċenza u sabiex jiġi żgurat li l-partijiet kollha jkollhom opportunità ugwali li jippreżentaw il-każ tagħhom, li jista’ jiġi affettwat jekk jiġu rilaxxati s-sottomissjonijiet ta’ waħda mill-partijiet. Ladarba jintemmu l-proċedimenti tal-qorti, il-preżunzjoni ġenerali ma tibqax tapplika. Ir-Regolament 1049/2001 ma jirregolax il-kwistjoni dwar jekk il-parti privata fil-proċedimenti tal-qorti tistax tiddeċiedi li tagħti aċċess pubbliku għas-sottomissjonijiet tagħha stess; il-parti privata ma tistax tagħti aċċess għas-sottomissjonijiet tal-istituzzjoni tal-UE, ara l-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 123-124).

Fir-rigward ta’ dokumenti b’rabta rilevanti mal-proċedimenti tal-qorti, skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafu 58), id-divulgazzjoni ma tistax tingħata jekk dan jippermetti lill-partijiet jibbenefikaw minn aċċess privileġġat għal informazzjoni interna li tappartjeni lill-parti l-oħra li hija marbuta mill-qrib mal-aspetti legali tal-proċedimenti.

Pariri legali

Jekk il-parir legali jkun relatat ma’ proċedimenti tal-qorti, dan jista’ jibbenefika mil-livell għoli ta’ protezzjoni preżunta mogħtija lil dokumenti li jkunu relatati ma’ proċedimenti tal-qorti li jkunu għaddejjin. Madankollu, jekk il-parir legali jkun relatat ma’ kwistjonijiet oħra, il-kontenut speċifiku tal-parir legali jkun rilevanti.

Il-parir legali jista’ jiġi protett jekk l-iżvelar idgħajjef il-kapaċità ta’ istituzzjoni tal-UE li tikseb parir legali sinċier, oġġettiv u komprensiv. Sentenza titlob jekk dan huwiex il-każ jiddependi fuq il-kontenut tal-parir legali u jekk l-iżvelar jimminax il-protezzjoni ta’ dak il-parir. Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 81 - 82), istituzzjoni tal-Unjoni għandha, abbażi ta' tali evalwazzjoni, tipprovdi provi konkreti u ddettaljati insostenn ta' dan, pjuttost milli tibbaża ruħha fuq kunsiderazzjonijiet ġenerali u astratti.

Jekk il-kontenut ikun relatat ma’ kwistjoni li għaliha japplika livell għoli ta’ trasparenza, bħal kwistjonijiet leġiżlattivi, jista’ jkun possibbli li, fi kwalunkwe każ, ikun hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar. Kif indikat fil-premessi 2 u 6 tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti:

“Il-ftuħ jippermetti liċ-ċittadini jipparteċipaw aktar mill-qrib fil-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet u jiggarantixxi li l-amministrazzjoni tgawdi leġittimità akbar u tkun aktar effettiva u aktar responsabbli lejn iċ-ċittadin f’sistema demokratika. Il-ftuħ jikkontribwixxi għat-tisħiħ tal-prinċipji tad-demokrazija u r-rispett għad-drittijiet fundamentali kif stabbiliti fl-Artikolu 6 tat-Trattat tal-UE u fil-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea.

...

Għandu jingħata aċċess usa’ għal dokumenti f’każijiet fejn l-istituzzjonijiet ikunu qed jaġixxu fil-kapaċità leġiżlattiva tagħhom, inkluż taħt setgħat delegati, filwaqt li fl-istess ħin tiġi ppreservata l-effettività tal-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tal-istituzzjonijiet. Tali dokumenti għandhom ikunu direttament aċċessibbli kemm jista' jkun."

Barra minn hekk, skont il-ġurisprudenza tal-UE:

“Dawk il-kunsiderazzjonijiet huma b’mod ċar ta’ rilevanza partikolari meta l-Kunsill jaġixxi fil-kapaċità leġiżlattiva tiegħu, kif jirriżulta mill-premessa 6 tar-Regolament Nru 1049/2001, li tgħid li għandu jingħata aċċess usa’ għal dokumenti preċiżament f’każijiet bħal dawn. Il-ftuħ f’dak ir-rigward jikkontribwixxi għat-tisħiħ tad-demokrazija billi jippermetti liċ-ċittadini jiskrutinizzaw l-informazzjoni kollha, li ffurmat il-bażi ta’ att leġiżlattiv. Il-possibbiltà li ċ-ċittadini jsiru jafu l-kunsiderazzjonijiet li jirfdu l-azzjoni leġiżlattiva hija prekundizzjoni għall-eżerċizzju effettiv tad-drittijiet demokratiċi tagħhom." (para. 46)

7.13. Xi tfisser l-eċċezzjoni għall-protezzjoni tal-iskop tal-awditi, l-ispezzjonijiet u l-investigazzjonijiet?

Il-fatt li dokument jista’ jkun relatat ma’ awditu, spezzjoni jew investigazzjoni fih innifsu mhuwiex biżżejjed bħala ġustifikazzjoni għall-applikazzjoni ta’ din l-eċċezzjoni. Pjuttost, l-eċċezzjoni tapplika biss jekk id-divulgazzjoni timmina l-iskop tal-awditu, tal-ispezzjoni jew tal-investigazzjoni. Meta tirrifjuta l-aċċess, istituzzjoni tal-UE trid tispjega kif dan huwa l-każ.

Il-ġurisprudenza tal-UE (il-paragrafu 131) iddefinixxiet investigazzjoni bħala proċedura strutturata u formalizzata li għandha l-għan li tiġbor u tanalizza informazzjoni, biex tippermetti lill-istituzzjoni tal-UE tieħu pożizzjoni fil-qafas tal-funzjonijiet tagħha stabbiliti mit-Trattati tal-UE.

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 45-48), l-iskop ta’ awditu, spezzjoni jew investigazzjoni huwa li jiġi skopert, analizzat u ppruvat sett ta’ fatti. Jekk id-divulgazzjoni timmina l-kapaċità ta’ istituzzjoni tal-UE li tagħmel xi waħda minn dawn, l-aċċess jista’ jiġi miċħud.

L-ambitu tal-eċċezzjoni mhuwiex limitat għal awditi, spezzjonijiet u investigazzjonijiet imwettqa mill-istituzzjonijiet tal-UE. Tkopri wkoll il-ħtieġa li jiġu protetti l-awditi, l-ispezzjonijiet u l-investigazzjonijiet nazzjonali.

Jeżistu għadd ta’ “preżunzjonijiet ġenerali” fir-rigward tal-applikazzjoni ta’ din l-eċċezzjoni. Dawn jirriżultaw minħabba li l-liġi sekondarja li tapplika għall-awditi, l-ispezzjonijiet u l-investigazzjonijiet normalment ikun fiha regoli li jirrikjedu li l-awtorità investigattiva żżomm informazzjoni kunfidenzjali miġbura fil-kuntest tal-awditi, l-ispezzjonijiet u l-investigazzjonijiet. Dawn jinkludu investigazzjonijiet ta’ fużjonijiet, investigazzjonijiet ta’ kartelli, abbuż ta’ investigazzjonijiet ta’ dominanza, investigazzjonijiet ta’ għajnuna mill-Istat u investigazzjonijiet mill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF). Id-divulgazzjoni hija ġeneralment preżunta li timmina l-iskop tal-awditi, tal-ispezzjonijiet u tal-investigazzjonijiet jekk ikunu għadhom għaddejjin.

Il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 51 - 65) irrikonoxxiet ukoll l-applikazzjoni ta' preżunzjoni ġenerali għal proċedimenti ta' ksur waqt li l-proċedimenti ta' ksur ikunu għaddejjin. Il-Qorti ddikjarat li l-eċċezzjoni relatata mal-protezzjoni tal-iskop tal-awditi, l-ispezzjonijiet u l-investigazzjonijiet tibqa’ tapplika anki meta każ jiġi ppreżentat lill-Qorti. Ir-raġuni għal dan hija li l-Qorti tqis li n-negozjati mal-Istat Membru, li għandhom l-għan li jtemmu l-ksur, ikomplu anki meta l-kawża tal-qorti tkun għadha għaddejja.

L-eċċezzjoni ma tapplikax meta jkun hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar.

7.14. Xi tfisser l-eċċezzjoni għall-protezzjoni tat-teħid ta’ deċiżjonijiet interni? Kif jista’ dan l-interess jiġi mminat bl-iżvelar ta’ dokumenti?

L-Artikolu 4(3) tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti jiddikjara li:

“L-aċċess għal dokument, imfassal minn istituzzjoni għall-użu intern jew riċevut minn istituzzjoni, li jkollu x’jaqsam ma’ kwistjoni fejn id-deċiżjoni ma tkunx ittieħdet mill-istituzzjoni, għandu jiġi rrifjutat jekk l-iżvelar tad-dokument serjament idgħajjef il-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-istituzzjoni, sakemm ma jkunx hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar.”

u

“L-aċċess għal dokument li jkun fih opinjonijiet għall-użu intern bħala parti minn deliberazzjonijiet u konsultazzjonijiet preliminari fi ħdan l-istituzzjoni kkonċernata għandu jiġi rrifjutat anke wara li tkun ittieħdet id-deċiżjoni jekk l-iżvelar tad-dokument serjament idgħajjef il-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-istituzzjoni, sakemm ma jkunx hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar.”

Dawn l-eċċezzjonijiet għandhom l-għan li jipproteġu l-proċess li bih jittieħdu d-deċiżjonijiet fi ħdan istituzzjoni tal-UE.

Il-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet inkwistjoni ma għandux għalfejn iwassal għal sitwazzjoni fejn tiġi adottata deċiżjoni legalment vinkolanti. Kwalunkwe proċess deliberattiv, li għandu l-għan li jippermetti lil istituzzjoni tal-UE tieħu pożizzjoni dwar kwistjoni partikolari, jikkostitwixxi teħid ta’ deċiżjonijiet.

Proċess ta’ teħid ta’ deċiżjonijiet jista’ jkun relatat ukoll mat-teħid ta’ deċiżjonijiet leġiżlattivi, kif rajna f’każijiet relatati mal-aċċess għall-fajls leġiżlattivi.

L-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 4(3) jista’ jkopri kwalunkwe dokument użat fit-teħid tad-deċiżjonijiet fejn dak il-proċess ikun għadu għaddej. B’kuntrast ma’ dan, it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 4(3), li japplika għal sitwazzjonijiet li fihom tkun ġiet adottata d-deċiżjoni rilevanti, ikopri biss kwalunkwe dokument li jkun fih opinjonijiet għal użu intern bħala parti minn deliberazzjonijiet u konsultazzjonijiet preliminari fi ħdan l-istituzzjoni.

Dan jimplika li informazzjoni purament fattwali, bħal statistika, evidenza jew informazzjoni ta’ sfond, miġbura għall-fini tat-teħid ta’ deċiżjonijiet, tista’ tiġi protetta skont l-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 4(3) sakemm tiġi adottata d-deċiżjoni, iżda ma tistax tiġi protetta skont it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 4(3) wara l-fatt.

Huwa importanti li l-istituzzjoni tal-UE tispjega n-natura tal-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet inkwistjoni u jekk huwiex għaddej jew le u tipprovdi r-raġunijiet għal dan. Bl-istess mod, istituzzjoni tal-Unjoni ma tistax tinvoka l-ewwel subparagrafu tal-Artikolu 4(3) sabiex tirrifjuta l-aċċess f’ċirkustanzi fejn ma tkunx adottat deċiżjoni dwar kwistjoni partikolari iżda xorta jkollha l-intenzjoni li tagħmel dan. Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 76 - 79), f'dawn iċ-ċirkustanzi, il-proċess deċiżjonali ma jkollux għan u l-intenzjoni ta' istituzzjoni li tadotta deċiżjoni futura ma hijiex biżżejjed sabiex jiġi kkonstatat li tali proċess ikompli.

Il-kliem tal-Artikolu 4(3) jidher li jeskludi l-applikazzjoni tiegħu għat-teħid ta’ deċiżjonijiet interistituzzjonali, peress li jirreferi għal kwistjoni fejn id-deċiżjoni ma tkunx ittieħdet mill-istituzzjoni li jkollha d-dokument. Madankollu, jista’ jiġi argumentat li t-teħid ta’ deċiżjonijiet interistituzzjonali kollu jinvolvi wkoll, sa ċertu punt, it-teħid ta’ deċiżjonijiet f’kull waħda mill-istituzzjonijiet parteċipanti tal-UE.

Huwa importanti wkoll li jissemma li r-riskju jew għall-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet (miftuħ jew magħluq) irid ikun “serju”.

L-eċċezzjoni ma tapplikax meta jkun hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar.

7.15. X’inhuma “dokumenti leġiżlattivi” u liema regoli japplikaw għal tali dokumenti?

Il-premessa 6 tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tgħid li:

“Għandu jingħata aktar aċċess għad-dokumenti f’każijiet fejn l-istituzzjonijiet ikunu qed jaġixxu fil-kapaċità leġiżlattiva tagħhom, inkluż taħt setgħat delegati, filwaqt li fl-istess ħin tinżamm l-effettività tal-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-istituzzjonijiet. Tali dokumenti għandhom ikunu direttament aċċessibbli kemm jista' jkun."

L-Artikolu 12(2) tar-Regolament 1049/2001 jistabbilixxi r-rekwiżit li d-dokumenti leġiżlattivi jsiru direttament aċċessibbli għall-pubbliku. Hija tgħid li:

"B'mod partikolari, dokumenti leġislattivi, jiġifieri, dokumenti mfassla jew riċevuti matul il-proċeduri għall-adozzjoni ta' atti li huma legalment vinkolanti fi jew għall-Istati Membri, għandhom, soġġetti għall-Artikoli 4 u 9, ikunu direttament aċċessibbli."

Huwa ċar li l-kunċett ta’ dokumenti leġiżlattivi japplika għal dokumenti li huma relatati ma’ proċeduri għall-adozzjoni ta’ regolamenti u direttivi, kif ukoll l-adozzjoni ta’ atti delegati u ta’ implimentazzjoni marbuta ma’ tali leġiżlazzjoni. Pereżempju, skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafu 35), id-dokumenti mfassla jew riċevuti mill-Kummissjoni fil-kuntest tat-tħejjija tagħha ta’ proposta għal leġiżlazzjoni, bħal valutazzjoni tal-impatt użata mill-Kummissjoni biex tivvaluta l-għażliet leġiżlattivi, jaqgħu taħt din id-definizzjoni.

Il-fatt li dokument huwa dokument leġiżlattiv ifisser li japplika livell għoli ta’ trasparenza. Madankollu, dan ma jimplikax li t-trasparenza hija regola assoluta. Xorta jista’ jkun possibbli li ċerti dokumenti jibqgħu kunfidenzjali għal perjodu ta’ żmien. Ir-Regolament 1049/2001 (premessa 6) jiddikjara li l-effettività tal-proċess tat-teħid ta' deċiżjonijiet ta' istituzzjoni għandha tiġi ppreservata, li jimplika li jista' jkun hemm każijiet fejn l-iżvelar jista' jinftiehem li jimmina proċess tat-teħid ta' deċiżjonijiet. Dan ġie kkonfermat kemm fil-ġurisprudenza tal-UE (para. 80) kif ukoll fid-deċiżjonijiet tal-Ombudsman. Madankollu, l-ambitu għar-rifjut tal-aċċess għandu jkun limitat ħafna.

Jista’ jiġi argumentat li l-proċeduri għall-adozzjoni tal-atti kollha li huma ġeneralment applikabbli fl-Istati Membri, bħal atti delegati u atti ta’ implimentazzjoni, jistgħu jaqgħu taħt id-definizzjoni ta’ dokumenti leġiżlattivi (peress li huma “atti li huma legalment vinkolanti fl-Istati Membri jew għalihom”). Anki jekk ma jitqisux bħala dokumenti leġiżlattivi, l-Ombudsman kien tal-fehma li xorta għandhom jibbenefikaw minn livell għoli ta' trasparenza, peress li jagħtu lok għal regoli li l-pubbliku jrid jikkonforma magħhom. Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 110 - 114) il-Kummissjoni għandha tiġġustifika għaliex tali dokumenti ma jistgħux jiġu rrilaxxati fuq il-bażi ta' evalwazzjoni individwali tal-kontenut tagħhom. Hija ma tistax tibbaża l-evalwazzjoni tagħha fuq preżunzjoni ġenerali ta’ nuqqas ta’ żvelar.

L-Ombudsman konsistentement kien tal-fehma li d-dokumenti relatati mat-tfassil tal-leġiżlazzjoni tal-UE għandhom jibbenefikaw minn livell għoli ta’ trasparenza (pereżempju f’każijiet dwar l-aċċess għal dokumenti li jikkonċernaw it-tħejjija ta’ proposti leġiżlattivi tal-Kummissjoni, dwar linji gwida dwar il-protezzjoni tad-data maħruġa mill-Bord Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data, dwar in-negozjati fil-Kunsill).

7.16. Parti terza li pprovdiet dokument lil istituzzjoni tal-UE tista’ tagħmel veto fuq l-iżvelar tad-dokumenti?

Parti terza li tipprovdi dokument lil istituzzjoni tal-UE ma tistax tagħmel veto fuq l-iżvelar tad-dokument. Madankollu, l-istituzzjoni għandha tikkonsulta lil dik il-parti terza biex tikseb il-fehmiet tagħha jekk tqis li l-kwistjoni mhijiex ċara u li l-fehmiet tal-parti terza jistgħu jkunu utli.

Fil-prinċipju, il-parti terza tista’ tressaq kwalunkwe raġuni li tiġġustifika għaliex l-aċċess pubbliku għandu jiġi rrifjutat. Madankollu, spiss ikun il-każ li l-parti terza tressaq raġunijiet relatati mal-interessi tagħha stess, bħall-ħtieġa li tipproteġi l-interessi kummerċjali tagħha.

Hija l-istituzzjoni tal-UE li għandha tivvaluta jekk ir-raġunijiet imressqa mill-parti terza favur in-nuqqas ta’ żvelar jiskattawx l-applikazzjoni ta’ waħda mill-eċċezzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001. L-istess japplika jekk il-parti terza tkun pajjiż mhux tal-UE, ara l-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 43-50).

L-Ombudsman huwa tal-fehma li, meta istituzzjoni tal-UE tidentifika l-ħtieġa li tikkonsulta ma’ parti terza, hija għandha tagħmel dan kmieni sabiex xorta tkun tista’ tirrispetta l-iskadenzi applikabbli għat-tweġiba għat-talba għal aċċess pubbliku (ara wkoll il-mistoqsija 6.4).

Jekk l-istituzzjoni tal-UE ma taqbilx ma’ talba minn parti terza biex ma tiżvelax dokument, il-parti terza għandha d-dritt li tressaq il-kwistjoni quddiem il-Qorti Ġenerali. Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafu 22) , jekk il-Qorti tagħti “miżuri interim”, istituzzjoni tal-UE trid tissospendi l-ipproċessar tagħha tat-talba għal aċċess sakemm joħroġ ir-riżultat tal-proċedimenti tal-qorti.

7.17. Jista’ Stat Membru li pprovda dokument lil istituzzjoni tal-UE jagħmel veto fuq l-iżvelar tad-dokument?

Jekk talba tikkonċerna dokument li jkun ġie pprovdut minn Stat Membru lil istituzzjoni tal-UE, l-istituzzjoni tal-UE hija obbligata tikkonsulta lill-Istat Membru qabel ma tiddivulga d-dokument.

Fil-prinċipju, l-Istat Membru jista’ jressaq kwalunkwe raġuni li tiġġustifika għaliex l-aċċess pubbliku għandu jiġi rrifjutat. Madankollu, spiss ikun il-każ li l-Istat Membru jressaq raġunijiet relatati mal-interessi tiegħu, bħall-ħtieġa li jiġu protetti r-relazzjonijiet internazzjonali, il-ħtieġa li jiġu protetti l-investigazzjonijiet nazzjonali jew il-proċedimenti tal-qorti nazzjonali, jew il-ħtieġa li jiġu protetti l-interessi kummerċjali tal-kumpaniji f’dak l-Istat Membru.

L-Ombudsman huwa tal-fehma li, meta istituzzjoni tal-UE tidentifika l-ħtieġa li tikkonsulta ma’ parti terza, hija għandha tagħmel dan kmieni sabiex xorta tkun tista’ tirrispetta l-iskadenzi applikabbli għat-tweġiba għat-talba għal aċċess pubbliku (ara l-mistoqsija 6.4).

Hija l-istituzzjoni tal-UE li għandha tivvaluta jekk ir-raġunijiet imressqa mill-Istat Membru favur in-nuqqas ta’ divulgazzjoni jiskattawx waħda mill-eċċezzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001. Jekk ma jaqbilx ma’ talba biex dokument ma jiġix żvelat, l-Istat Membru għandu d-dritt li jressaq il-kwistjoni quddiem il-Qorti Ġenerali. Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafu 22), jekk il-Qorti tagħti “miżuri interim”, istituzzjoni trid tissospendi l-ipproċessar tagħha tat-talba għal aċċess sakemm joħroġ ir-riżultat tal-proċedimenti tal-qorti.

Istituzzjoni tal-UE trid tqis it-talba tal-Istat Membru meta tirrifjuta l-aċċess. Jekk l-istituzzjoni tiddeċiedi li tagħti aċċess anki meta l-Istat Membru jkun talabha tirrifjuta l-aċċess, hija trid tispjega għaliex ma rrispettatx it-talba tal-Istat Membru.

Skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafi 36-39), jekk Stat Membru jitlob li dokument li joriġina minnu ma jiġix żvelat, huwa għandu jibbaża t-talba tiegħu fuq eċċezzjoni stabbilita fir-Regolament 1049/2001. Fejn dan ikun il-każ, l-istituzzjoni tal-UE hija meħtieġa biss li tivverifika li l-Istat Membru jibbaża fuq eċċezzjoni tal-Artikolu 4 u li b’valur nominali dan jidher li huwa fondat.

L-Istati Membri ma għandhomx dritt ġeneriku ta’ veto fuq l-iżvelar ta’ dokumenti li joħorġu minnhom. Madankollu, skont il-ġurisprudenza tal-UE (paragrafu 154), fejn leġiżlazzjoni sekondarja tal-UE speċifikament tagħti lil Stat Membru veto espliċitu fuq l-iżvelar ta’ dokument li joħroġ minnu, l-Istat Membru huwa intitolat li juża l-veto fuq l-iżvelar tad-dokument.

8. Appelli u rimedju

8.1. X’jiġri jekk istituzzjoni tal-UE tirrifjuta li tagħti aċċess?

Jekk istituzzjoni tal-UE tirrifjuta li tagħti aċċess, trid tispjega għaliex ċaħdet l-aċċess. Hija għandha tagħmel dan billi tirreferi għall-“eċċezzjonijiet” stabbiliti fl-Artikolu 4(1) sa 4(3) tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti. (L-informazzjoni dwar dawn l-eċċezzjonijiet tista’ tinstab taħt it-taqsima 7).

Irid jeżamina wkoll jekk jistax jingħata aċċess għal partijiet tad-dokument(i) mitlub(a) (“aċċess parzjali”). L-aċċess parzjali jingħata jekk ikun hemm partijiet mid-dokumenti li mhumiex soġġetti għal waħda mill-eċċezzjonijiet invokati fir-rifjut tal-aċċess.

Jista’ jkun il-każ li r-raġunijiet ipprovduti mill-istituzzjoni tal-Unjoni jkunu konvinċenti. Madankollu, jekk min jagħmel it-talba ma jaqbilx mal-argumenti mressqa mill-istituzzjoni tal-UE, u xorta jkun jixtieq jikseb aċċess għad-dokument, huwa jista’ jitlob lill-istituzzjoni tirrieżamina d-deċiżjoni tagħha (billi jagħmel “applikazzjoni konfermatorja”). Applikazzjoni konfermatorja trid issir fi żmien 15-il jum tax-xogħol minn meta tasal it-tweġiba tal-istituzzjoni (ara l-mistoqsija 6.4).

It-tfassil ta’ “applikazzjoni konfermatorja” għandu għadd ta’ konsegwenzi importanti.

L-ewwel waħda hija li l-istituzzjoni tal-UE se teżamina mill-ġdid jekk jistax jingħata aċċess. Hija trid tagħmel dan fl-istess perjodu li japplika għat-talbiet inizjali, jiġifieri fi żmien 15-il jum tax-xogħol, li jista’ jiġi estiż bi 15-il jum tax-xogħol ieħor f’ċirkostanzi eċċezzjonali.

Dawk li jagħmlu t-talba jistgħu biss jilmentaw mal-Ombudsman jew iressqu l-kwistjoni quddiem il-qorti, jekk ikunu għamlu applikazzjoni konfermatorja u l-istituzzjoni tal-UE tkun żammet id-deċiżjoni tagħha li tirrifjuta l-aċċess għad-dokument(i) jew partijiet minnu/minnhom. Skont ir-Regolament 1049/2001, in-nuqqas ta’ trattament tal-applikazzjoni konfermatorja fil-perjodu ta’ żmien preskritt “għandu jitqies bħala tweġiba negattiva”.

Dawk li jagħmlu t-talba mhumiex meħtieġa jagħtu raġunijiet biex issir applikazzjoni konfermatorja. Huma jistgħu sempliċiment jitolbu lill-istituzzjoni tal-UE teżamina mill-ġdid jekk jistax jingħata aċċess. Madankollu, f'ċirkostanzi fejn min jagħmel it-talba jemmen li hemm interess pubbliku prevalenti fit-trasparenza, huwa għandu jispjega dan fl-applikazzjoni konfermatorja u jispjega għaliex ir-raġunijiet ipprovduti mill-istituzzjoni fit-tweġiba oriġinali tagħha mhumiex konvinċenti.

Barra minn hekk, jekk ir-raġunijiet mogħtija għar-rifjut ta’ aċċess jinkludu li d-dokumenti jkun fihom data personali, min jagħmel it-talba għandu jipprovdi raġunijiet espliċiti u leġittimi għaliex hemm bżonn, f’interess pubbliku speċifiku, li jkollu aċċess pubbliku għal dik id-data personali.

Dan se jirrikjedi li l-istituzzjoni tal-UE tqis dawn l-argumenti meta tittratta l-applikazzjoni konfermatorja.

8.2. X’jiġri jekk id-deċiżjoni inizjali tintlaqa’ wara talba għal rieżami (“applikazzjoni konfermatorja”)?

Jekk istituzzjoni tal-UE tirrifjuta li tbiddel id-deċiżjoni tagħha wara talba għal rieżami (“applikazzjoni konfermatorja”), min jagħmel it-talba għandu l-ewwel jikkunsidra jekk ir-raġunijiet mogħtija għar-rifjut tal-aċċess humiex raġonevoli. (Informazzjoni dwar l-eċċezzjonijiet li taħthom l-aċċess jista’ jiġi rrifjutat tista’ tinstab fit-taqsima 7)

Il-Qrati tal-UE konsistentement sabu li, meta istituzzjoni tal-UE teżamina jekk jistax jingħata aċċess, hija għandha ċertu “marġni ta’ apprezzament”. Jiġifieri, l-istituzzjoni għandha marġni ta’ manuvra sabiex tiddetermina jekk l-aċċess jistax jingħata. Huwa meħtieġ ukoll li jintwera biss li huwa “raġonevolment prevedibbli” li l-aċċess pubbliku jkun ta’ ħsara għal wieħed mill-interessi stabbiliti fid-“deċiżjoni konfermatorja” tiegħu. Filwaqt li istituzzjoni tal-Unjoni tista’ tagħti diversi raġunijiet għall-invokazzjoni ta’ eċċezzjoni u għar-rifjut ta’ aċċess, huwa meħtieġ biss li raġuni waħda tkun valida.

Jekk min jagħmel it-talba jqis li ma ngħatat l-ebda spjegazzjoni konvinċenti għall-eċċezzjonijiet invokati, jista' jikkunsidra li jagħmel ilment lill-Ombudsman Ewropew jew li jressaq il-kwistjoni quddiem il-Qorti. Il-kontestazzjonijiet legali jridu jitressqu fi żmien xahrejn u jeħtieġu avukat. L-ilmenti lill-Ombudsman jistgħu jitressqu fi żmien sentejn, ma jeħtiġux avukat u huma liberi li jagħmlu.

8.3. X’jiġri jekk l-UE ma twieġeb xejn għal talba?

Jekk istituzzjoni tal-UE ma tweġibx fil-perjodi ta’ żmien għat-tweġiba (15-il jum tax-xogħol, flimkien ma’ 15-il jum tax-xogħol oħra f’ċirkostanzi eċċezzjonali), dawk li jagħmlu t-talba jistgħu jagħmlu “applikazzjoni konfermatorja”. (Ara l-mistoqsija 8.1)

Jekk l-istituzzjoni tal-UE ma tweġibx għal applikazzjoni konfermatorja fil-perjodu ta’ żmien applikabbli (15-il jum ta’ xogħol, flimkien ma’ 15-il jum ta’ xogħol oħra f’ċirkostanzi eċċezzjonali), dan jitqies bħala rifjut impliċitu tat-talba u dawk li jagħmlu t-talba jistgħu jilmentaw mal-Ombudsman jew iressqu l-kwistjoni quddiem il-Qorti.

Spiss ikun il-każ li l-istituzzjoni tal-UE tikkuntattja lil min jagħmel it-talba biex tiddikjara li ma tistax tirrispetta l-iskadenzi. Jekk jagħmlu dan, huma għandhom jiddikjaraw ir-raġunijiet għal dan u meta għandhom l-intenzjoni li jwieġbu. Dawk li jagħmlu t-talba jistgħu mbagħad jiddeċiedu li jistennew it-tweġiba, li jilmentaw mal-Ombudsman jew li jmorru l-Qorti.

L-Ombudsman sabet li dewmien sistemiku sinifikanti u nuqqas ta' konformità mal-perjodi ta' żmien previsti fir-Regolament 1049/2001 jammontaw għal amministrazzjoni ħażina.

8.4. X'jiġri jekk min jagħmel it-talba jressaq ilment lill-Ombudsman?

L-Uffiċċju tal-Ombudsman jittratta l-ilmenti li jikkonċernaw l-aċċess pubbliku għad-dokumenti malajr kemm jista' jkun. L-Uffiċċju tal-Ombudsman jirreġistra l-ilment u jibgħat konferma tar-riċevuta. L-ilment imbagħad jiġi eżaminat biex jiġi vverifikat jekk tistax tinfetaħ inkjesta. Dan jiddependi fuq diversi fatturi, inkluż jekk l-ilment huwiex ammissibbli (pereżempju, jekk hemmx proċedimenti tal-qorti relatati li għaddejjin, jekk l-ilment ġiex ippreżentat fi żmien sentejn) jew jekk hemmx raġunijiet biex tinfetaħ inkjesta.

Meta tinfetaħ inkjesta, l-Ombudsman jista’ jieħu għadd ta’ passi ta’ inkjesta, inkluż l-ispezzjoni tad-dokumenti inkwistjoni, jitlob tweġiba formali mill-istituzzjoni rilevanti tal-UE u, f’ċerti każijiet, jiltaqa’ ma’ rappreżentanti tal-istituzzjoni tal-UE.

L-Ombudsman għandu l-għan li l-“valutazzjoni” ssir malajr kemm jista’ jkun iżda dan jiddependi wkoll minn jekk l-istituzzjoni tal-UE tinvolvix ruħha fl-inkjesta tal-Ombudsman fil-ħin, pereżempju fl-għoti tad-dokumenti mitluba u/jew fit-tweġiba għall-mistoqsijiet stabbiliti mill-Ombudsman.

Matul l-inkjesta, l-Ombudsman jista’ jipproponi soluzzjoni jew jadotta opinjoni preliminari li l-istituzzjoni tal-UE tagħti aċċess parzjali jew usa’ għad-dokumenti mitluba jew għal partijiet minnhom. Jekk l-Ombudsman isib li l-istituzzjoni tal-UE ma kellhiex tirrifjuta l-aċċess, l-Ombudsman jista' jagħmel sejba formali ta' amministrazzjoni ħażina u jirrakkomanda (fejn xieraq) li l-istituzzjoni tagħti aċċess usa' għad-dokumenti inkwistjoni. L-Ombudsman jista’ jikkonkludi wkoll li d-deċiżjoni tal-istituzzjoni tal-UE li tirrifjuta l-aċċess kienet ġustifikata sabiex tipproteġi waħda jew aktar mid-diversi eċċezzjonijiet previsti skont ir-Regolament 1049/2001 u tagħlaq il-każ b’sejba ta’ ebda amministrazzjoni ħażina.

L-Ombudsman stabbiliet “proċedura rapida” għat-trattament tal-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti.

9. Regoli speċjali għal informazzjoni/dokumenti ambjentali

9.1. X’inhuma r-regoli li japplikaw għall-aċċess għall-informazzjoni ambjentali?

L-aċċess għall-informazzjoni u d-dokumenti, il-parteċipazzjoni pubblika fit-teħid tad-deċiżjonijiet u l-aċċess għall-ġustizzja fi kwistjonijiet ambjentali huma rregolati fil-livell internazzjonali mill-Konvenzjoni ta’ Aarhus (1998).

Il-Konvenzjoni torbot lill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-organizzazzjonijiet u l-aġenziji tal-UE. Dan ġie inkorporat fil-liġi tal-UE permezz tar-Regolament ta’ Aarhus (ir-Regolament 1367/2006). Madankollu, l-aċċess għal dokumenti li fihom informazzjoni ambjentali jingħata abbażi tar-regoli stabbiliti fir-Regolament 1049/2001 jew ir-regoli applikabbli ekwivalenti, moqrija flimkien mal-Konvenzjoni ta’ Aarhus u r-Regolament ta’ Aarhus.

Regola waħda fir-Regolament ta’ Aarhus hija li l-informazzjoni ambjentali jenħtieġ li tkun aċċessibbli direttament u jenħtieġ li tiġi organizzata b’tali mod li jkun faċli li wieħed jaċċessaha direttament. Eżempji ta’ informazzjoni direttament aċċessibbli mill-membri tal-pubbliku huma l-leġiżlazzjoni, id-dokumenti relatati mal-politika, il-pjanijiet u l-programmi relatati mal-ambjent, ir-rapporti ta’ progress dwar l-implimentazzjoni ta’ dawk il-punti u, b’mod aktar ġenerali, ir-rapporti dwar l-istat tal-ambjent li huma disponibbli permezz ta’ bażijiet tad-data, bħall-EUR-Lex.

“Informazzjoni ambjentali” tkopri kwalunkwe informazzjoni disponibbli, fi kwalunkwe forma jew format, dwar l-ambjent innifsu, l-elementi tiegħu (l-arja, l-ilma, il-ħamrija, l-art, il-pajsaġġ u s-siti naturali, iż-żoni tal-baħar, eċċ.) u d-diversi komponenti tiegħu. Tkopri wkoll informazzjoni dwar fatturi li jaffettwaw jew li x’aktarx jaffettwaw l-ambjent, bħal sustanzi, enerġija, storbju, radjazzjoni jew skart, inkluż skart radjuattiv, emissjonijiet, skariki u rilaxxi oħra. L-informazzjoni ambjentali tinkludi wkoll miżuri li jaffettwaw jew li x’aktarx jaffettwaw l-ambjent kif ukoll miżuri jew attivitajiet imfassla biex jipproteġuh, bħal politiki, leġiżlazzjoni, pjanijiet, programmi u attivitajiet. L-analiżijiet tal-ispejjeż imqabbla mal-benefiċċji u analiżijiet ekonomiċi oħra użati għat-tħejjija ta’ dawk il-miżuri u l-attivitajiet huma koperti wkoll. L-informazzjoni dwar l-istat tas-saħħa u s-sikurezza tal-bniedem, il-kundizzjonijiet tal-ħajja tal-bniedem, is-siti kulturali u l-istrutturi mibnija, meta jinfluwenzaw jew jiġu influwenzati mill-ambjent, u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-leġiżlazzjoni ambjentali jikkostitwixxu wkoll informazzjoni ambjentali.

Madankollu, il-fatt li l-informazzjoni tikkostitwixxi informazzjoni ambjentali ma jfissirx li din għandha dejjem tiġi żvelata. Kwalunkwe waħda mill-eċċezzjonijiet stabbiliti fir-Regolament 1049/2001 xorta tista' tapplika. Ir-raġunijiet għal rifjut għandhom jiġu interpretati b’mod restrittiv, billi jittieħed inkunsiderazzjoni l-interess pubbliku moqdi bl-iżvelar.

Meta l-informazzjoni mitluba tkun relatata ma’ “emissjonijiet fl-ambjent”, l-applikazzjoni tal-eċċezzjonijiet hija limitata aktar. Skont l-Artikolu 6(1) tar-Regolament ta’ Aarhus, meta l-informazzjoni mitluba tkun relatata ma’ emissjonijiet fl-ambjent, l-interess pubbliku fl-iżvelar jitqies li jipprevali fuq l-interessi fl-eċċezzjonijiet stabbiliti fl-ewwel u fit-tielet subparagrafi tal-Artikolu 4(2) tar-Regolament 1049/2001 (il-protezzjoni ta’ informazzjoni kummerċjalment kunfidenzjali u l-protezzjoni tal-iskop tal-awditi u tal-ispezzjonijiet).

Madankollu, l-interess pubbliku ma jitqiesx li jipprevali fuq il-ħtieġa li tiġi protetta investigazzjoni, b’mod partikolari dawk li jikkonċernaw ksur possibbli tad-dritt tal-UE (koperti wkoll taħt it-tielet subparagrafu tal-Artikolu 4(2)). Pereżempju, jekk il-Kummissjoni tkun qed twettaq proċedimenti ta’ ksur li jikkonċernaw allegat ksur tar-regoli ambjentali tal-UE, l-aċċess pubbliku għall-fajl ta’ ksur jista’ jiġi rrifjutat waqt li tkun għaddejja l-investigazzjoni, anki jekk il-fajl ikun fih informazzjoni ambjentali, inkluża informazzjoni dwar l-emissjonijiet fl-ambjent.

Minbarra l-eċċezzjonijiet previsti fl-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001, l-Artikolu 6(2) tar-Regolament Aarhus jiddikjara li, l-aċċess għall-informazzjoni ambjentali jista’ jiġi rrifjutat meta l-iżvelar ta’ tali informazzjoni jaffettwa b’mod negattiv il-protezzjoni tal-ambjent li għalih tirreferi l-informazzjoni, bħall-iżvelar tas-siti tat-tnissil ta’ speċijiet rari, pereżempju.

10. Pubblikazzjoni ta’ dokumenti żvelati

10.1. Ir-regoli dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti kif jinteraġixxu mar-regoli dwar il-pubblikazzjoni tad-dokumenti?

Il-fatt li istituzzjoni tal-Unjoni għandha tiżvela dokument lil min jagħmel it-talba ma jfissirx li l-istituzzjoni tal-Unjoni għandha d-dmir li tippubblika d-dokument b’mod proattiv.

Madankollu, skont it-Trattat tal-UE, ir-Regolament 1049/2001 u l-ġurisprudenza tal-UE, l-istituzzjonijiet tal-UE għandhom id-dmir li jagħmlu d-dokumenti direttament disponibbli kemm jista’ jkun, pereżempju billi jippubblikawhom fuq is-siti web tagħhom u/jew permezz tar-reġistri pubbliċi tad-dokumenti tagħhom.

Dan japplika b’mod partikolari fir-rigward ta’ “dokumenti leġiżlattivi” (ara l-mistoqsija 7.15), li tkopri d-dokumenti kollha relatati ma’ proċedura għall-adozzjoni ta’ atti ġeneralment applikabbli.

Fir-rigward ta' dokumenti oħra, l-Ombudsman iqis li l-istituzzjonijiet għandhom, meta jiddeċiedu liema dokumenti għandhom jippubblikaw, jivvalutaw liema dokumenti huma tal-aktar interess u użu għall-pubbliku.

L-atti leġiżlattivi jridu jkunu disponibbli għall-pubbliku f’kull lingwa uffiċjali tal-UE, f’konformità mar-Regolament 1/58. L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet nieda tracker tal-Liġi tal-UE li jaġixxi bħala portal uniku li jipprovdi aċċess għal dokumenti leġiżlattivi tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill tal-UE u tal-Kummissjoni Ewropea.

10.2. Min jagħmel it-talba li jkun irċieva dokument wara talba għal aċċess jista’ jippubblika dak id-dokument?

Il-fatt li min jagħmel it-talba jikseb kopja ta' dokument minn istituzzjoni ma jimplikax li min jagħmel it-talba, jew xi ħadd ieħor, għandu d-dritt li jippubblika mill-ġdid jew inkella jerġa' juża d-dokument.

Jekk id-dokument ikun kopert mid-drittijiet tal-awtur jew drittijiet oħra tal-proprjetà intellettwali, ċerti restrizzjonijiet fuq l-użu mill-ġdid tiegħu jistgħu jiġu imposti mill-istituzzjoni.

Jekk id-drittijiet tal-awtur ma jimpedixxux l-użu mill-ġdid ta’ dokument, xorta huwa raġonevoli li istituzzjoni titlob lill-ilmentaturi jindikaw l-oriġini tad-dokumenti jekk jippubblikawhom mill-ġdid, u li ma jbiddlux id-dokument.

11. Id-dritt ta’ aċċess għall-“fajl” tiegħek

11.1. X’inhi d-differenza bejn id-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti u d-dritt ta’ aċċess għall-fajl?

Id-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti japplika għaċ-ċittadini u l-persuni kollha tal-UE li jirrisjedu fi Stat Membru, u għall-entitajiet ġuridiċi kollha (pereżempju l-kumpaniji) li jirrisjedu fi Stat Membru.

Id-dritt ta’ aċċess għal fajl japplika kull meta istituzzjoni tal-UE jkollha l-ħsieb li tieħu deċiżjoni li tista’ taffettwa b’mod negattiv persuni jew kumpaniji speċifiċi. Dawn il-persuni u kumpanniji għandhom id-dritt li jaraw l-elementi kollha rilevanti għal din id-deċiżjoni. Dan id-dritt irid jiġi rrispettat billi l-persuni kkonċernati jingħataw aċċess għall-fajl qabel ma tittieħed id-deċiżjoni li tista’ taffettwahom b’mod negattiv, u b’hekk jiġi żgurat li jkunu jistgħu jagħmlu kwalunkwe kumment li jqisu rilevanti. Dawn il-kummenti għandhom għalhekk jittieħdu inkunsiderazzjoni mill-istituzzjoni tal-Unjoni meta tadotta deċiżjoni li tista’ tippreġudika lil din il-persuna jew lil din il-kumpannija.

Id-dritt ta’ aċċess għal fajl jista’ jkun usa’ mid-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti. Pereżempju, parti taħt investigazzjoni mill-Kummissjoni għandha dritt ta’ aċċess għall-evidenza li se tintuża kontriha. Madankollu, l-aċċess pubbliku għal tali dokumenti x’aktarx li ma jingħatax lil parti terza li tagħmel it-talba waqt li tkun għaddejja l-investigazzjoni, jew segwitu.