Dan ir-rapport jibda b'daħla mill-Ombudsman, is-Sinjura Emily O'Reilly. Dan huwa segwit minn introduzzjoni għar-rapport innifsu, spjegazzjoni tas-setgħat tal-Ombudsman u analiżi tat-tipi differenti ta' strumenti diskussi fir-rapport: soluzzjonijiet amikevoli, abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet, rimarki ulterjuri u rimarki kritiċi. Ir-rapport imbagħad jinkludi ħarsa ġenerali lejn il-proposti għal soluzzjonijiet amikevoli u l-abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet aċċettati fl-2012, kif ukoll ħarsa ġenerali lejn is-segwitu mogħti għar-rimarki kritiċi u ulterjuri li saru fl-2012. Taqsima li tiddeskrivi r-rata ta' konformità ġenerali, u li tipprovdi r-rata għal kull istituzzjoni, hija segwita minn ħarsa lejn każijiet li huma partikolarment sinifikanti għall-objettivi ewlenin tal-Ombudsman. Fl-aħħar nett, jinsiltu konklużjonijiet fir-rigward tat-tagħlimiet ewlenin tar-rapport għall-futur.

L-anness għar-rapport fih sommarji tal-proposti għal soluzzjoni amikevoli u abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet aċċettati fl-2012 u janalizza s-segwitu li l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE kkonċernati taw għal rimarki kritiċi u rimarki ulterjuri li saru fl-2012. Jibda bil-każijiet ta’ 10 stilel li ġew identifikati għas-sena inkwistjoni.

Kelmtejn ta’ qabel

Meta tajt il-ġurament tal-kariga bħala Ombudsman Ewropew fit-30 ta' Settembru 2013, spjegajt li l-għan tiegħi huwa li ngħin lill-istituzzjonijiet tal-Unjoni biex ikunu l-aħjar tagħhom, biex jilħqu l-ambizzjonijiet li stabbilixxew għalihom infushom u li ġew stabbiliti għalihom permezz tat-Trattati tal-Unjoni u l-Karta tad-Drittijiet Fundamentali.

F’dan l-isfond, ninsab kuntent li qed nippreżenta pubblikazzjoni ġdida: ir-rapport tal-Ombudsman Ewropew dwar ir-rati ta’ konformità u ta’ tagħlim mill-istituzzjonijiet tal-UE. Il-mistoqsija fit-titolu "Putting it Right?" qiegħda hemm minħabba li l-Parlament Ewropew u ċ-ċittadini ma jistgħux iqisuha bħala fatta li l-istituzzjonijiet tal-UE jagħmlu użu tajjeb mill-opportunitajiet ipprovduti mill-każistika tal-Ombudsman biex isolvu l-problemi u jtejbu l-kwalità tal-amministrazzjoni pubblika tal-UE. Dan ir-rapport jipprovdi, għall-ewwel darba f’dokument wieħed, ħarsa ġenerali komprensiva ta’ kemm għamlu dan. Bħala tali, huwa barometru utli tal-impatt ta' dan l-aspett tal-ħidma tal-Ombudsman.

Iċ-ċifra globali ta' konformità għall-2012 hija ta' 80%: fi kliem ieħor, l-istituzzjonijiet ipprovdew 118-il tweġiba pożittiva għall-148 proposta magħmula mill-Ombudsman fil-kuntest ta' każijiet magħluqa fl-2012. Iċ-ċifra korrispondenti għall-2011 ma kinitx differenti b’mod sinifikanti bi 82 %.

Ċerti istituzzjonijiet kisbu punteġġ ta’ 100 %. Nixtieq insemmi, b'mod partikolari, il-Bank Ċentrali Ewropew, l-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini, u ċ-Ċentru Ewropew għall-Prevenzjoni u l-Kontroll tal-Mard, li kollha kkooperaw mal-Ombudsman b'mod partikolarment kostruttiv matul is-sena inkwistjoni. L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi, l-OLAF, jistħoqqlu wkoll referenza speċjali għall-isforzi sinifikanti li għamel biex itejjeb il-proċeduri tiegħu għall-benefiċċju taċ-ċittadini. Ir-rata ta’ konformità għall-Kummissjoni Ewropea hija ta’ 84 %, l-aktar bis-saħħa tal-ħafna tweġibiet pożittivi ta’ segwitu li pprovdiet għal rimarki kritiċi u ulterjuri. Il-punteġġ ta’ 88 % tal-Kummissjoni għal tweġibiet pożittivi ta’ segwitu huwa, bil-bosta, l-ogħla tiegħu minn meta l-Ombudsman bdiet l-eżerċizzju ta’ segwitu seba’ snin ilu.

F’għaxar każijiet, is-segwitu kien eżemplari u enfasizzajt dawn il-“każijiet ta’ stilla” hawn taħt. B'mod aktar ġenerali, ir-rapport fih ħafna eżempji inkoraġġanti ta' fejn l-istituzzjonijiet wieġbu għas-sejħa tal-Ombudsman biex jiffokaw fuq is-servizz tal-ħtiġijiet taċ-ċittadini.

Il-fatt li r-rispons tal-istituzzjoni għal waħda minn kull ħames proposti ma kienx sodisfaċenti jfisser li għad hemm lok konsiderevoli għal titjib. Ir-rata baxxa ta’ konformità għal għadd żgħir ta’ korpi tagħti lok għal tħassib partikolari. Nixtieq infakkar lill-istituzzjonijiet li, kemm fl-interess pubbliku kif ukoll sabiex jgħinu lill-ilmentaturi jiksbu d-dritt fundamentali tagħhom għal amministrazzjoni tajba, huwa ta’ importanza ewlenija li jirrispondu għar-rimarki u r-rakkomandazzjonijiet bil-ħsieb ewlieni taċ-ċittadin. Huwa f’dan l-ispirtu li l-biċċa l-kbira tal-istituzzjonijiet wieġbu.

Dak li dan ir-rapport jiżvela wkoll huwa li l-istituzzjonijiet għandhom it-tendenza li jkunu inqas kooperattivi dwar xi suġġetti milli huma dwar oħrajn. L-istituzzjonijiet normalment jidhru lesti li jwieġbu b’mod kostruttiv f’każijiet li jikkonċernaw l-aċċess għad-dokumenti, l-offerti u l-għotjiet, u l-kuntratti. Min-naħa l-oħra, dan ir-rapport fih għadd ta’ eżempji ta’ każijiet ta’ ksur li fihom il-Kummissjoni baqgħet intransiġenti b’mod diżappuntanti. L-għadd ta' rimarki kritiċi li l-Ombudsman intalab jagħmel f'każijiet bħal dawn jistħoqqlu wkoll aktar riflessjoni.

Meta ħadt il-ġurament tal-kariga, enfasizzajt ukoll l-impenn tiegħi li nsaħħaħ l-impatt tal-ħidma tal-Ombudsman. Hekk kif nibda l-ewwel mandat tiegħi, se nuża s-sejbiet f’dan ir-rapport biex ngħin fid-determinazzjoni ta’ fejn niffoka l-attenzjoni u r-riżorsi. Kemm jekk ikunu istituzzjonijiet u korpi speċifiċi, kif ukoll jekk ikunu oqsma tematiċi, se nfittex l-oqsma ewlenin għal titjib sabiex l-Ombudsman ikun jista’ jkun lieva b’saħħitha biex l-amministrazzjoni tal-UE ssir aktar effettiva, trasparenti u responsabbli, għall-benefiċċju taċ-ċittadini.

Emily O'Reilly

9 ta' Diċembru 2013

Rapport

1. Introduzzjoni

Ir-Rapport ta' Konformità u Tagħlim għandu l-għan li jipprovdi rendikont komprensiv tal-punt sa fejn l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE [1] jirrispondu b'mod kostruttiv għall-proposti magħmula mill-Ombudsman Ewropew f'sena partikolari. Dan jgħaqqad żewġ studji li qabel kienu prodotti separatament: (i) l-istudju tas-segwitu mogħti mill-istituzzjonijiet tal-UE għal rimarki kritiċi u ulterjuri li saru fis-sena preċedenti u (ii) ir-rapport dwar ir-reazzjonijiet għal proposti għal soluzzjonijiet amikevoli u abbozzi ta’ rakkomandazzjonijiet, li pproduċejna għall-ewwel darba s-sena l-oħra.

Ir-rapport jirrifletti l-modi formali u informali li permezz tagħhom l-Ombudsman ifittex li jipperswadi lill-amministrazzjoni tal-UE biex ittejjeb il-prestazzjoni tagħha u jipprovdi ħarsa ġenerali lejn il-ħafna titjib fis-servizz pubbliku ġġenerat bħala riżultat tal-każijiet tal-Ombudsman.

Dan ikopri każijiet magħluqa mill-Ombudsman f'sena partikolari b'rimarka kritika, rimarka ulterjuri, jew sejba li l-istituzzjoni kkonċernata aċċettat soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta' rakkomandazzjoni. B’mod ġenerali, il-każijiet magħluqa bħala “saldati mill-istituzzjoni” mhumiex inklużi. Għalkemm dawn jirrappreżentaw riżultat pożittiv li jirriżulta mill-intervent tal-Ombudsman, normalment ma jinvolvux proposta speċifika magħmula mill-Ombudsman. Madankollu, dan ir-rapport jinkludi żewġ każijiet “stabbiliti” li fihom l-Ombudsman għamel proposti speċifiċi (ara t-taqsima F tal-Anness I hawn taħt).

2. Is-setgħat u l-proċeduri tal-Ombudsman

L-Ombudsman Ewropew għandu s-setgħa li jinvestiga amministrazzjoni ħażina possibbli fl-attivitajiet tal-istituzzjonijiet tal-UE [2]. Hija tista’ tagħmel dan jew fuq il-bażi ta’ lmenti, jew fuq inizjattiva tagħha stess.

L-Ombudsman jgħin lill-individwi, lill-kumpaniji u lill-assoċjazzjonijiet li għandhom problema ma' istituzzjoni. Fl-istess ħin, taqdi l-interess pubbliku billi tgħin lill-istituzzjonijiet itejbu l-kwalità ġenerali tas-servizz li jipprovdu.

Dawn iż-żewġ aspetti tal-ħidma tal-Ombudsman huma marbuta mill-qrib. Id-dritt li wieħed jilmenta mal-Ombudsman [3] jipprovdi rotta għal rimedju meta istituzzjoni tkun għamlet ħsara jew ittraskurat id-drittijiet jew l-interessi personali tal-ilmentatur. Huwa wkoll mekkaniżmu ta’ parteċipazzjoni pubblika, li jippermetti lin-nies jilmentaw dwar amministrazzjoni ħażina li taffettwa persuni oħra, jew l-interess pubbliku ġenerali.

L-Ombudsman jista' jitlob lill-istituzzjoni kkonċernata tipprovdi informazzjoni, tispezzjona l-fajls tagħha u tieħu xhieda mingħand l-uffiċjali. Dawn is-setgħat jinsabu fl-Istatut tal-Ombudsman [4] (“l-Istatut”). Meta taħseb li jkun xieraq li tagħmel dan, l-Ombudsman tistieden lill-istituzzjoni tirrevedi l-pożizzjoni tagħha f'każ speċifiku, tipprovdi rimedju jew tagħmel bidliet ġenerali għall-futur. Jekk l-istituzzjoni tirrifjuta li tikkoopera, hija tista' tiġbed l-attenzjoni politika għal każ billi tagħmel rapport speċjali lill-Parlament Ewropew.

Il-proċeduri ta' inkjesta tal-Ombudsman huma flessibbli, u jinvolvu żewġ modi bażiċi ta' operazzjoni. L-ewwel nett, hemm mod ta’ riżoluzzjoni tat-tilwim, li jiffoka fuq is-soluzzjoni tal-problemi, it-tnaqqis tal-kunflitti, il-possibbiltajiet ta’ kompromess, u r-riżultati ta’ benefiċċju għal kulħadd. It-tieni nett, hemm mod aġġudikattiv, li fih l-Ombudsman isib jew li hemm amministrazzjoni ħażina, jew li ma hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina. Il-loġika tat-tieni mod hija analoga għal dik tal-proċeduri tal-Qorti, li fihom parti waħda normalment tqis lilha nnifisha bħala r-rebbieħ u l-oħra bħala t-tellief. Il-bilanċ xieraq bejn iż-żewġ modi jiddependi fuq iċ-ċirkostanzi speċifiċi u xi każijiet jistgħu jinvolvu bidla bejniethom aktar minn darba.

3. Soluzzjonijiet Faċli

Il-mod ewlieni kif l-Ombudsman jista’ jipprova jikseb rimedju għall-ilmentatur huwa billi jipproponi “soluzzjoni amikevoli”[5]. Proposta bħal din għandha l-għan li tikseb eżitu ta’ benefiċċju għal kulħadd li jissodisfa kemm lill-istituzzjoni kif ukoll lill-ilmentatur.

Il-proposti għal soluzzjoni favorevoli spiss jinkludu sejba proviżorja ta’ amministrazzjoni ħażina. F'xi każijiet, madankollu, l-Ombudsman iqis li huwa aktar kostruttiv li jiġi evitat li jiġi ddikjarat, anke b'mod proviżorju, li jista' jkun hemm amministrazzjoni ħażina. Minflok, hija tidentifika problema jew nuqqas fl-imġiba tal-istituzzjoni li jistgħu jiġu solvuti għas-sodisfazzjon tal-ilmentatur jekk l-istituzzjoni tadotta s-soluzzjoni bonarja proposta.

Fejn għandu jiġi pprovdut rimedju, ikun aħjar jekk l-istituzzjoni kkonċernata tieħu l-inizjattiva, meta tirċievi l-ilment, li tirrikonoxxi l-problema u toffri rimedju xieraq. Billi tieħu azzjoni bħal din, l-istituzzjoni turi l-impenn tagħha li ttejjeb ir-relazzjonijiet maċ-ċittadini. Dan juri wkoll li huwa konxju ta' x'għamel ħażin u għalhekk jista' jevita amministrazzjoni ħażina simili fil-futur [6].

F’xi każijiet, tista’ tinkiseb soluzzjoni amikevoli jekk l-istituzzjoni kkonċernata toffri kumpens lill-ilmentatur. Kwalunkwe offerta bħal din issir mingħajr l-ammissjoni ta’ responsabbiltà legali u mingħajr ma jinħoloq preċedent. L-apoloġija bħala forma ta’ rimedju jistħoqqilha wkoll li tissemma b’mod speċjali. Sabiex tkun effettiva, apoloġija għandha tkun sinċiera. Apoloġija li hija perċepita bħala insincere biss tagħmel il-kwistjonijiet agħar. L-ilmentatur huwa aktar probabbli li jaċċetta li apoloġija tkun sinċiera jekk tiġi offruta mill-istituzzjoni fuq inizjattiva tagħha stess, aktar milli bi tweġiba għal proposta mill-Ombudsman.

4. Abbozz ta' rakkomandazzjonijiet

Jekk l-istituzzjoni tirrifjuta proposta għal soluzzjoni amikevoli mingħajr raġuni valida, il-pass li jmiss normalment ikun dak li l-Artikolu 3(6) tal-Istatut isejjaħ “abbozz ta’ rakkomandazzjoni”[7]. Ikun aħjar għal dawk kollha kkonċernati jekk l-istituzzjoni taċċetta soluzzjoni amikevoli milli jekk l-ewwel tirrifjuta proposta ta’ soluzzjoni amikevoli u mbagħad taċċetta abbozz ta’ rakkomandazzjoni.

F'xi każijiet, l-Ombudsman jipproċedi direttament għal abbozz ta' rakkomandazzjoni mingħajr ma l-ewwel jipproponi soluzzjoni amikevoli. Dan huwa l-każ, pereżempju, fejn l-amministrazzjoni ħażina taffettwa primarjament l-interess pubbliku. Barra minn hekk, f'każijiet fejn l-Ombudsman iqis li huwa improbabbli li l-istituzzjoni taċċetta soluzzjoni amikevoli, jew li soluzzjoni amikevoli ma tkunx xierqa (pereżempju, fejn l-ilmentatur ma jfittixx rimedju jew fejn ir-rimedju ma jkunx għadu possibbli), huwa jista' jipproċedi direttament għal abbozz ta' rakkomandazzjoni.

Għall-kuntrarju tal-proposti għal soluzzjonijiet amikevoli, l-abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet indirizzati lill-istituzzjonijiet jiġu ppubblikati fuq is-sit web tal-Ombudsman. L-Ombudsman tista' tagħżel ukoll li tiġbed l-attenzjoni tal-pubbliku għall-każ u għall-isforzi tagħha biex tikseb soluzzjoni, billi toħroġ stqarrija għall-istampa f'dan l-istadju dwar l-amministrazzjoni ħażina identifikata. Bil-ħsieb li tiġi evitata tali pubbliċità, l-istituzzjonijiet għandhom jikkunsidraw serjament il-benefiċċju miżjud, għall-ħidma tagħhom stess u għall-immaġni tal-Unjoni b'mod aktar ġenerali, li jaċċettaw proposta ta' soluzzjoni amikevoli aktar milli jistennew lill-Ombudsman jagħmel abbozz ta' rakkomandazzjoni.

Meta tasal l-opinjoni dettaljata tal-istituzzjoni, din tintbagħat lill-ilmentatur għal osservazzjonijiet possibbli. Jekk l-Ombudsman tqis li l-opinjoni dettaljata tikkostitwixxi tweġiba sodisfaċenti, hija tagħlaq il-każ b’deċiżjoni kif xieraq. Meta jkun xieraq, il-każ jitqies magħluq b’aċċettazzjoni parzjali tal-abbozz ta’ rakkomandazzjoni. Din il-konklużjoni tintuża biss meta l-istituzzjoni tkun wieġbet ġenwinament għall-punti ċentrali fl-abbozz ta’ rakkomandazzjoni b’mod kostruttiv u kooperattiv.

5. Rimarki ulterjuri u rimarki kritiċi

Rimarka oħra għandha l-għan li sservi l-interess pubbliku billi tgħin lill-istituzzjoni kkonċernata tgħolli l-kwalità tal-amministrazzjoni tagħha fil-futur. Għall-kuntrarju ta’ abbozz ta’ rakkomandazzjoni jew rimarka kritika, rimarka oħra mhijiex ibbażata fuq sejba ta’ amministrazzjoni ħażina. Għalhekk, ma għandhiex tinftiehem bħala li timplika ċensura tal-istituzzjoni li lilha tkun indirizzata.

Rimarka kritika għandha wkoll dimensjoni edukattiva: tinforma lill-istituzzjoni dwar dak li għamlet ħażin, sabiex tkun tista’ tevita amministrazzjoni ħażina simili fil-futur. Biex timmassimizza l-potenzjal edukattiv tagħha, rimarka kritika tidentifika r-regola jew il-prinċipju li nkiser u (sakemm ma jkunx ovvju) tispjega x’kellha tagħmel l-istituzzjoni fiċ-ċirkostanzi partikolari tal-każ. B'hekk, rimarka kritika tispjega u tiġġustifika wkoll is-sejba tal-Ombudsman ta' amministrazzjoni ħażina u b'hekk tfittex li ssaħħaħ il-fiduċja taċ-ċittadini u l-istituzzjonijiet fil-ġustizzja u r-reqqa ta' xogħolha. Barra minn hekk, billi juri li l-Ombudsman huwa lest pubblikament li jiċċensura lill-istituzzjonijiet, meta jkun meħtieġ, rimarki kritiċi jsaħħu l-fiduċja pubblika fl-imparzjalità tal-Ombudsman.

Rimarka kritika, madankollu, ma tikkostitwixxix rimedju għall-ilmentatur. Mhux l-ilmentaturi kollha jitolbu rimedju u mhux it-talbiet kollha għal rimedju huma ġġustifikati. Madankollu, meta kellu jiġi pprovdut rimedju, l-għeluq tal-każ b’rimarka kritika jindika falliment triplu. L-ilmentatur naqas milli jikseb sodisfazzjon; l-istituzzjoni kkonċernata naqset milli tqiegħed id-dritt għal amministrazzjoni ħażina; u l-Ombudsman naqas milli jipperswadi lill-istituzzjoni kkonċernata tbiddel il-pożizzjoni tagħha.

Rimarki kritiċi f’każijiet fejn soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta’ rakkomandazzjoni ma jkunux xierqa

Għalhekk, ħafna rimarki kritiċi jirrappreżentaw opportunitajiet mitlufa. L-aħjar riżultat kien ikun li l-istituzzjoni kkonċernata ssolvi l-kwistjoni hija stess billi tirrikonoxxi l-amministrazzjoni ħażina u toffri rimedju xieraq (li f'xi każijiet jista' jikkonsisti f'sempliċi apoloġija).  Li kieku għamlet dan, ma kienet tkun meħtieġa l-ebda rimarka kritika.

L-ilmentatur, madankollu, mhux dejjem għandu raġun u l-istituzzjoni kkonċernata hija intitolata li tiddefendi l-pożizzjoni tagħha. Madwar nofs il-każijiet li ma jiġux solvuti mill-istituzzjoni fi stadju bikri eventwalment iwasslu għal sejba ta’ ebda amministrazzjoni ħażina. F’dawn il-każijiet, l-istituzzjoni jirnexxielha tispjega għas-sodisfazzjon tal-Ombudsman (u, f’xi każijiet, anki għas-sodisfazzjon tal-ilmentatur) għaliex kellha raġun taġixxi kif għamlet u għaliex mhux se tbiddel il-pożizzjoni tagħha.

Kif diġà ġie spjegat, fejn l-Ombudsman iqis li l-ilmentatur għandu jirċievi rimedju, il-proċedura normali hija li tiġi proposta soluzzjoni amikevoli. Madankollu, jekk ma jista’ jsir xejn biex l-amministrazzjoni ħażina tiġi korretta, rimarka kritika tipprovdi mod ġust u effiċjenti biex jingħalaq il-każ.

Rimarka kritika f’ċirkostanzi bħal dawn hija ġusta għall-ilmentatur minħabba li tikkonferma li l-ilment kien iġġustifikat, għalkemm l-ebda rimedju ma huwa possibbli. Huwa wkoll ġust għall-istituzzjoni kkonċernata li ġiet infurmata bl-allegazzjonijiet, il-pretensjonijiet, l-evidenza, u l-argumenti ppreżentati mill-ilmentatur u kellha l-opportunità li tiddikjara l-fehma tagħha qabel ma saret ir-rimarka kritika.

Rimarka kritika hija effiċjenti minħabba li tevita li ttawwal inkjesta li ma tistax twassal għal rimedju għall-ilmentatur. Fir-rigward tal-interess pubbliku li tiġi evitata amministrazzjoni ħażina simili fil-futur, ir-rimarka nnifisha tipprovdi d-dimensjoni edukattiva meħtieġa. L-istituzzjoni li lilha tiġi indirizzata r-rimarka kritika għandha tislet il-lezzjonijiet xierqa.

Kummenti kritiċi wara r-rifjut ta’ soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta’ rakkomandazzjoni

Ir-rifjut mill-istituzzjoni ta’ proposta ta’ soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta’ rakkomandazzjoni jista’ jwassal għal għadd ta’ eżiti possibbli.

L-ewwel nett, l-Ombudsman jista’ xi drabi jqis, wara li jikkunsidra r-risposta tal-istituzzjoni, li l-konstatazzjonijiet preċedenti tagħha għandhom jiġu riveduti. Każijiet bħal dawn normalment jingħalqu b’sejba li ma jkun hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina, jew li l-ebda inkjesta ulterjuri ma tkun ġustifikata.

It-tieni nett, jekk l-opinjoni dettaljata tal-istituzzjoni dwar abbozz ta' rakkomandazzjoni ma tkunx sodisfaċenti, l-Ombudsman jista' jippreżenta rapport speċjali lill-Parlament Ewropew. Ir-rapporti speċjali jiġu ppreżentati biss fir-rigward ta' kwistjonijiet importanti fejn il-Parlament ikun jista' jieħu azzjoni sabiex jassisti lill-Ombudsman ^[8].

Fl-aħħar nett, l-Ombudsman jista' jiddeċiedi li jagħlaq il-każ b'rimarka kritika, jew fl-istadju meta l-istituzzjoni tirrifjuta soluzzjoni amikevoli, jew jekk l-opinjoni dettaljata tal-istituzzjoni dwar abbozz ta' rakkomandazzjoni ma tkunx sodisfaċenti. F’xi każijiet, il-każ jista’ jingħalaq b’rimarka kritika minħabba li l-Ombudsman huwa tal-fehma li l-istituzzjoni wriet b’mod konvinċenti li, għalkemm hemm amministrazzjoni ħażina, ir-rimedju propost fis-soluzzjoni amikevoli jew fl-abbozz ta’ rakkomandazzjoni mhuwiex xieraq u l-ebda soluzzjoni jew rimedju ieħor ma huwa possibbli. F’każijiet bħal dawn, ir-rimarka kritika hija essenzjalment simili fin-natura tagħha għal dik li kienet issir li kieku l-każ ingħalaq mingħajr soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta’ rakkomandazzjoni.

Sfortunatament, hemm ukoll każijiet fejn l-istituzzjoni tirrifjuta l-proposti tal-Ombudsman għal raġunijiet li mhumiex konvinċenti. Fil-fatt, hemm saħansitra ftit każijiet li fihom l-istituzzjoni tirrifjuta li taċċetta s-sejba tal-Ombudsman ta’ amministrazzjoni ħażina.

Każijiet bħal dawn jirriskjaw li jimminaw l-awtorità tal-Ombudsman u jdgħajfu l-fiduċja taċ-ċittadini fl-Unjoni Ewropea u fl-istituzzjonijiet tagħha. L-esperjenza internazzjonali turi li l-istituzzjoni tal-ombudsman tiffunzjona bl-aktar mod effettiv fejn l-istat tad-dritt huwa stabbilit sew u fejn hemm istituzzjonijiet demokratiċi li jiffunzjonaw tajjeb. F'kuntesti bħal dawn, l-awtoritajiet pubbliċi normalment isegwu r-rakkomandazzjonijiet tal-ombudsman, minkejja l-fatt li mhumiex legalment vinkolanti, u anke jekk ma jaqblux magħhom.  L-istituzzjonijiet tal-UE għandhom għalhekk jirriflettu dwar il-messaġġ mibgħut liċ-ċittadini dwar il-kwalità tan-nisġa demokratika tal-UE f'każijiet fejn ma tittieħed l-ebda azzjoni dwar ir-rakkomandazzjonijiet u l-osservazzjonijiet ġusti u razzjonali ta' Ombudsman elett mill-Parlament Ewropew.

6. Proposti għal soluzzjoni favorevoli u abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet aċċettati fl-2012

Fl-2012, l-istituzzjonijiet tal-UE aċċettaw total ta' disa' proposti għal soluzzjonijiet amikevoli, filwaqt li disa' abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet ġew aċċettati kompletament jew parzjalment [9]. It-Tabella 1 turi d-distribuzzjoni ta’ soluzzjonijiet amikevoli u abbozzi ta’ rakkomandazzjonijiet aċċettati mill-istituzzjoni.

Tabella 1 - Distribuzzjoni ta' soluzzjonijiet amikevoli u abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet aċċettati mill-istituzzjoni

Istituzzjoni	Għadd ta’ soluzzjonijiet amikevoli	Għadd ta’ abbozzi ta’ rakkomandazzjonijiet	Oħrajn
Il-Kummissjoni Ewropea	8	8	2
L-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini	1	1
Total	9	9	2

L-Anness I jinkludi analiżi dettaljata ta’ kull wieħed mill-każijiet li fihom ġiet aċċettata proposta għal soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta’ rakkomandazzjoni. Tlieta minn dawn il-każijiet jeħtieġu referenza speċjali bħala “każijiet ta’ stilla”, li għandhom iservu bħala mudell għal istituzzjonijiet oħra ta’ kif l-aħjar jirreaġixxu għall-proposti tal-Ombudsman. Il-"każijiet ta' stilla"huma elenkati l-ewwel. Każijiet oħra huma organizzati skont ir-referenza tal-istituzzjoni u tal-ilment.

7. Segwitu mogħti għar-rimarki kritiċi u rimarki ulterjuri li saru fl-2012

Fl-2012, saru 61 kumment kritiku f’49 deċiżjoni, filwaqt li saru 49 kumment ieħor f’34 deċiżjoni. Deċiżjoni waħda jista' jkun fiha aktar minn rimarka waħda, u ż-żewġ tipi ta' rimarki jistgħu jiġu inklużi fl-istess deċiżjoni. It-Tabella 2 turi d-distribuzzjoni tar-rimarki skont l-istituzzjoni.

Tabella 2 - Distribuzzjoni ta' rimarki kritiċi u oħrajn skont l-istituzzjoni

Istituzzjoni	Għadd ta’ rimarki kritiċi fl-2012	Għadd ta’ rimarki ulterjuri fl-2012
Il-Parlament Ewropew	4	3
Il-Kummissjoni Ewropea	42	25
L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF)	4	0
Is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE)	1	1
L-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO)	7	7
Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew (KESE)	1	0
Il-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE)	0	2
Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni (EASA)	1	0
Iċ-Ċentru Ewropew għall-Prevenzjoni u l-Kontroll tal-Mard (ECDC)	0	5
Aġenzija Ewropea dwar is-Sigurtà tan-Netwerks u l-Informazzjoni (ENISA)	0	1
Frontex	1	0
Europol	0	1
Aġenzija Eżekuttiva għall-Kultura, l-Edukazzjoni u l-Awdjoviżiv (EACEA)	0	1
Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka	0	3
Total	61	49

L-istituzzjonijiet ikkonċernati ġew mistiedna jwieġbu għar-rimarki fi żmien sitt xhur. Waslu tweġibiet għal kważi r-rimarki kollha li saru fl-2012 għalkemm b'dewmien f'xi każijiet. It-tweġibiet ta' segwitu għall-każ 914/2009/ER mill-Kummissjoni u l-inkjesta fuq inizjattiva proprja OI/3/2012/CK dwar l-Aġenzija Ewropea dwar is-Sigurtà tan-Netwerks u l-Informazzjoni (ENISA) ma waslux fil-ħin biex jitqiesu f'dan ir-rapport [10].

Meta jittieħdu rimarki kritiċi u oħrajn flimkien, ir-rata ta’ segwitu sodisfaċenti kienet ta’ 83 %. Is-segwitu għal aktar rimarki kien sodisfaċenti f’90 % tal-każijiet, filwaqt li r-rata ta’ segwitu sodisfaċenti tar-rimarki kritiċi kienet ta’ 78 %. Dawn ir-riżultati mhumiex differenti b’mod sinifikanti mir-riżultati miksuba s-sena l-oħra, meta r-rata ta’ segwitu sodisfaċenti għar-rimarki kritiċi u ulterjuri kienet ta’ 84 %. (Għandu jiġi nnutat li din iċ-ċifra kienet tirrappreżenta titjib sinifikanti fuq ir-riżultat li ġie rreġistrat għall-2010, jiġifieri 78 %). Is-segwitu għal rimarki ulterjuri kien sodisfaċenti f’89 % tal-każijiet fir-rapport tal-2011, filwaqt li r-rata ta’ segwitu sodisfaċenti tar-rimarki kritiċi kienet ta’ 80 %. Fl-aħħar nett, fir-rigward ta' din l-istatistika, ta' min jinnota li l-Kummissjoni pprovdiet segwitu sodisfaċenti fi 88 % tal-każijiet — bil-bosta l-ogħla ċifra rreġistrata minn meta bdejna l-eżerċizzju ta' segwitu seba' snin ilu.

Tabella 3 - Numru u perċentwal ta' tweġibiet sodisfaċenti għar-rimarki skont l-istituzzjoni

Istituzzjoni	Għadd ta’ rimarki kritiċi u oħrajn	Għadd ta’ tweġibiet sodisfaċenti	% ta' tweġibiet sodisfaċenti
Il-Parlament Ewropew	7	5	71%
Il-Kummissjoni Ewropea	65	57	88%
L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF)	4	3	75%
Is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE)	2	2	100%
L-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO)	14	8	57%
Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew (KESE)	1	1	100%
Il-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE)	2	2	100%
Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni (EASA)	1	0	0%
Iċ-Ċentru Ewropew għall-Prevenzjoni u l-Kontroll tal-Mard (ECDC)	5	5	100%
Frontex	1	1	100%
Europol	1	1	100%
Aġenzija Eżekuttiva għall-Kultura, l-Edukazzjoni u l-Awdjoviżiv (EACEA)	1	1	100%
Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka	3	3	100%
Total	107	89	83%

L-Anness I jinkludi analiżi dettaljata ta’ kull wieħed mill-każijiet li fihom saru kumment kritiku wieħed jew aktar u/jew rimarki ulterjuri. Sebgħa mis-segwitu jistħoqqilhom li jissemmew b’mod speċjali bħala “każijiet ta’ stilla”, li għandhom iservu bħala mudell għal istituzzjonijiet oħra ta’ kif l-aħjar jirreaġixxu għal rimarki kritiċi u rimarki ulterjuri. Il-"każijiet ta' stilla"huma elenkati l-ewwel. Każijiet oħra huma organizzati skont ir-referenza tal-istituzzjoni u tal-ilment.

8. Rata ta’ konformità ġenerali skont l-istituzzjoni

Iċ-ċifra globali f'termini ta' konformità mal-proposti tal-Ombudsman fl-2012 hija ta' 80 %. Għal darb’oħra, dan mhuwiex differenti b’mod sinifikanti mir-riżultat miksub is-sena l-oħra, meta r-rata ta’ konformità kienet ta’ 82 %. Din iċ-ċifra ta' 80 % ġiet ikkalkulata abbażi ta' każijiet magħluqa fl-2012, li fihom saret proposta għal soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta' rakkomandazzjoni, kif ukoll każijiet li fihom saret rimarka kritika jew rimarka ulterjuri [11]. Ir-rata ta’ konformità hija bbażata fuq l-għadd ta’ tweġibiet pożittivi għal dawn ir-rimarki u r-rakkomandazzjonijiet. Kollox ma' kollox, mill-148 każ li fihom l-Ombudsman għamel proposti għal soluzzjoni amikevoli, abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet, rimarki kritiċi jew ulterjuri fil-kuntest ta' każijiet magħluqa fl-2012, l-istituzzjonijiet ipprovdew 118-il tweġiba pożittiva [12].

Kif jidher ċar mit-Tabella 4 hawn taħt, ir-rata ta’ konformità tvarja b’mod sinifikanti minn istituzzjoni għal oħra — minn 100 % f’xi każijiet għal 56 % f’oħrajn. Filwaqt li huwa importanti li wieħed iżomm f’moħħu li din l-istatistika hija, f’ċerti każijiet, ibbażata fuq ftit każijiet, jibqa’ l-fatt li kwalunkwe riżultat inqas minn 100 % jirrappreżenta nuqqas ta’ konformità ma’ proposta magħmula mill-Ombudsman.

Kif deskritt fil-qosor fl-“Introduzzjoni”, il-każijiet magħluqa bħala “saldati mill-istituzzjoni” mhumiex, fil-prinċipju, inklużi f’dan ir-rapport. Madankollu, sabiex tingħata stampa sħiħa tal-eżiti pożittivi li jirriżultaw mill-intervent tal-Ombudsman, ġiet ikkalkulata ċifra addizzjonali hawn taħt biex jitqiesu l-każijiet solvuti wara li l-Ombudsman ikkuntattja lill-istituzzjoni inkwistjoni, bit-telefon, biex jistedinha tindirizza t-tħassib tal-ilmentatur. L-inklużjoni ta’ dawn il-proċeduri telefoniċi tirriżulta f’rata ta’ konformità ġenerali ta’ 85 %.

 

Tabella 4 Rata ta' - ta' konformità ġenerali skont l-istituzzjoni

Istituzzjoni	Għadd ta’ rimarki u rakkomandazzjonijiet		Għadd ta’ tweġibiet sodisfaċenti		% ta' tweġibiet sodisfaċenti
Il-Parlament Ewropew		9	5	56%
Il-Kummissjoni Ewropea		97	81	84%
L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF)		4	3	75%
Is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE)		2	2	100%
L-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO)		16	9	56%
Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew (KESE)		2	2	100%
Il-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE)		2	2	100%
Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni (EASA)		2	0	0%
L-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EASA)		2	2	100%
Iċ-Ċentru Ewropew għall-Prevenzjoni u l-Kontroll tal-Mard (ECDC)		6	6	100%
Frontex		1	1	100%
Europol		1	1	100%
Aġenzija Eżekuttiva għall-Kultura, l-Edukazzjoni u l-Awdjoviżiv (EACEA)		1	1	100%
Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka		3	3	100%
Total		148	118	80%
Każijiet solvuti permezz ta’ proċedura telefonika		54	54	100%
Total		202	172	85%

9. Każijiet li huma partikolarment sinifikanti għall-objettivi ewlenin tal-Ombudsman

L-Ombudsman tistinka biex tgħin lill-istituzzjonijiet tal-Unjoni jwettqu l-wegħdiet li għamlu liċ-ċittadini fil-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-UE u fit-Trattati. L-eżempji li ġejjin juru l-impatt tal-ħidma tal-Ombudsman fl-oqsma ewlenin tad-dritt għal amministrazzjoni tajba, it-trasparenza, u l-parteċipazzjoni taċ-ċittadini fl-attivitajiet tal-Unjoni.

Dritt għal amministrazzjoni tajba

Ħafna każijiet f’dan ir-rapport jikkonċernaw id-dritt fundamentali taċ-ċittadin għal amministrazzjoni tajba, stabbilit fl-Artikolu 41 tal-Karta.

L-inkjesta fuq inizjattiva proprja OI/3/2008/FOR dwar is-Sistema ta' Twissija Bikrija (EWS) tal-Kummissjoni jistħoqqilha referenza speċjali f'dan ir-rigward. Il-Kummissjoni mhux biss aċċettat l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman, li kellu l-għan li jiżgura r-rispett għad-dritt li wieħed jinstema' u d-dritt ta' aċċess għall-fajl, iżda segwiet ukoll b'mod kostruttiv rimarka oħra li ttrattat il-perjodu qabel ma l-EWS tiġi riformata.

Bi tweġiba għar-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman fil-każ 1045/2011/RT, il-Kummissjoni kkonfermat li l-ittri ta’ preinformazzjoni tagħha fil-proċedimenti ta’ rkupru għandhom l-għan li jiżguraw ir-rispett għad-drittijiet tad-debituri, inkluż id-dritt li jinstemgħu.

Il-Każ 2386/2010/MHZ kien jikkonċerna wkoll id-dritt tal-ilmentatur li jinstema' u li jiġi infurmat għaliex il-Kummissjoni talbet it-tkeċċija tiegħu bħala kap tat-tim fi proġett iffinanzjat mill-UE. Is-segwitu tal-Kummissjoni jikkostitwixxi pass kbir ’il quddiem, peress li jidher li jaċċetta li, għalkemm ma għandha l-ebda relazzjoni kuntrattwali mas-sottokuntratturi, hija għandha relazzjoni amministrattiva magħhom bħala awtorità pubblika. In-nota amministrattiva adottata mill-Kummissjoni, b'reazzjoni għar-rimarka kritika tal-Ombudsman f'dan il-każ, tgħin biex tiġi indirizzata s-sitwazzjoni vulnerabbli tas-sottokuntratturi.

Bl-istess mod, fil-każ 319/2011/TN, minkejja li l-Kummissjoni ma kellha l-ebda mezz kuntrattwali jew legali ieħor biex tinforza l-konformità tal-obbligi tal-koordinatur fil-konfront tal-ilmentatur, hija ħadet sensiela ta' passi, b'reazzjoni għar-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman, biex tħeġġeġ lill-koordinatur iħallas l-ispejjeż leġittimi kollha tal-ilmentatur.

Ir-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman fil-każ 2635/2010/TN issuġġeriet li l-Kummissjoni tqis l-Artikolu 41 tal-Karta fir-rieżami tagħha tal-Kodiċi ta' Kondotta u l-proċedura ta' evalwazzjoni għall-Osservaturi Elettorali tal-UE. It-tweġiba tal-Kummissjoni turi li qed tagħmel sforzi serji biex ittejjeb ir-regoli u l-proċeduri f'dan il-qasam, skont il-linji ssuġġeriti mill-Ombudsman.

Fil-każ 3136/2008/EIS, l-Ombudsman indika li d-dritt għal amministrazzjoni tajba jirrikjedi li persuna li kienet is-suġġett ta' investigazzjoni tiġi infurmata, fi żmien raġonevoli, bir-riżultati ta' dik l-investigazzjoni. Fit-tweġiba ta’ segwitu tiegħu, l-OLAF spjega l-azzjoni li kien ħa biex inaqqas ir-riskju ta’ amministrazzjoni ħażina simili li sseħħ fil-futur.

Il-prinċipji ta' ġustizzja u proporzjonalità kienu rilevanti għall-każ 3373/2008/JF, li fih l-Ombudsman talbet lill-Kummissjoni biex tirrinunzja għat-talba ta' rkupru tagħha fi proġett sponsorjat mill-UE. Il-Kummissjoni rrikonoxxiet l-eżistenza ta’ nuqqasijiet serji fil-ġestjoni tagħha tal-għotja rilevanti u kkanċellat in-noti ta’ debitu tagħha, li jammontaw għal kważi EUR 93 000.

Fl-aħħar nett, żewġ kawżi jittrattaw id-dritt għal-libertà ta’ moviment. Il-Kummissjoni aċċettat proposta għal soluzzjoni amikevoli fil-każ 1451/2011/BEH, li fiha l-ilmentatur allega li l-Linji Gwida tal-Kummissjoni dwar id-Direttiva dwar iċ-ċittadinanza tal-Unjoni ma kinux konformi mal-ġurisprudenza tal-qrati tal-UE. Hija pprovdiet ukoll tweġiba ta’ segwitu eżemplari għar-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman fil-każ 1291/2012/OV, dwar id-diffikultà għall-membri tal-familja mhux mill-UE biex jakkumpanjaw ċittadin tal-UE lejn Stat Membru ieħor fil-perjodu qabel ma jinħarġilhom karta ta’ residenza.

It-trasparenza u d-dritt għall-għarfien

Ħafna każijiet f'dan ir-rapport jikkonċernaw id-dritt fundamentali ta' aċċess pubbliku għad-dokumenti, stabbilit fl-Artikolu 42 tal-Karta, l-Artikolu 15(3) tat-TFUE u r-Regolament 1049/2001 [13].

Fil-kawża 2293/2008/TN, l-Ombudsman sabet li l-Kummissjoni kienet kisret il-Karta billi rrifjutat b’mod żbaljat l-aċċess pubbliku għad-dokumenti li jikkonċernaw in-nonparteċipazzjoni tar-Renju Unit fil-Karta nnifisha. Sussegwentement, il-Kummissjoni żvelat id-dokumenti kollha lill-ilmentatur. F'żewġ każijiet oħra, l-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini qablet li tipprovdi aċċess pubbliku għad-dokumenti, minkejja li inizjalment irrifjutat li tagħmel dan — fil-każ 2493/2008/FOR, l-Aġenzija aċċettat l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman biex tipprovdi aċċess għal dokumenti li fihom dettalji dwar ir-reazzjonijiet avversi serji suspettati kollha relatati ma' mediċina kontra l-akne, filwaqt li fil-każ 2914/2009/DK aċċettat il-proposta ta' soluzzjoni amikevoli tal-Ombudsman biex jingħata aċċess pubbliku għal żewġ rapporti ta' awditjar intern.

Fis-segwitu tiegħu għar-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman fil-każ 2016/2011/AN, il-Bank Ċentrali Ewropew (BĊE) iddeskriva l-miżuri li kien ħa biex jippromwovi t-trasparenza u l-aċċess pubbliku għad-dokumenti, filwaqt li qies kif xieraq is-sensittività ta' ċerti dokumenti li għandu fil-kapaċità tiegħu bħala bank ċentrali. Fi tweġiba oħra, il-BĊE spjega l-passi konkreti meħuda biex tissaħħaħ it-trasparenza u jkun hemm involviment mal-pubbliku dwar kwistjonijiet ta' trasparenza. Huwa rrikonoxxa l-importanza li jissodisfa, u juri, l-obbligi ta’ responsabbiltà tiegħu, li huma l-kontroparti naturali għall-indipendenza statutorja tiegħu.

Fil-każ 1161/2010/BEH, il-Kummissjoni aċċettat l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman u żvelat bis-sħiħ id-dokumenti mitluba mill-ilmentatur dwar l-importazzjonijiet ta' armamenti u oġġetti b'użu doppju. Dan il-każ qajjem ukoll għadd ta’ kwistjonijiet proċedurali u l-Kummissjoni nnifisha rrikonoxxiet li d-dewmien li ġarrbet ma kienx ġustifikabbli. Peress li d-dewmien fit-trattament tat-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti huwa sors komuni ta' lment, l-Ombudsman tagħti attenzjoni partikolari lit-tweġibiet ta' segwitu f'dan il-qasam. L-Ombudsman għalhekk iddispjaċiha dwar is-segwitu fqir tal-Kummissjoni fil-każijiet 2299/2010/ER, 388/2011/ER, u 1472/2011/MMN. Min-naħa l-oħra, fil-każ 339/2011/AN, il-Kummissjoni spjegat li, bi tweġiba għar-rimarka kritika tal-Ombudsman, hija kienet implimentat miżuri interni biex ittejjeb it-trattament tal-applikazzjonijiet inizjali u tħaffef it-trattament tal-applikazzjonijiet konfermatorji. L-Ombudsman biħsiebu jeżamina, permezz ta' inkjesta fuq inizjattiva proprja, iż-żmien li ħadet il-Kummissjoni biex tittratta t-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti.

Il-Kummissjoni kompliet tistinka biex ittejjeb il-proċeduri tagħha fit-trattament tat-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti fis-segwitu tagħha għall-każijiet 2938/2009/EIS u 682/2010/TN. Fl-ewwel wieħed, il-Kummissjoni rrikonoxxiet żbalji u nuqqasijiet mhux intenzjonati fit-trattament tagħha tal-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur. Biex jiġi evitat li żbalji bħal dawn jerġgħu jseħħu, inħatar uffiċjal legali anzjan biex jagħti pariri dwar il-proċeduri korretti. Wara t-tieni każ, il-Kummissjoni issa tinforma b’mod sistematiku lill-applikanti li jfittxu aċċess għal dokumenti li fihom data personali li jridu juru l-ħtieġa tat-trasferiment tad-data, f’konformità mar-regoli tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data.

Id-dritt ta’ parteċipazzjoni fl-attivitajiet tal-Unjoni

Fis-segwitu tagħha għar-rimarka kritika fil-każ 640/2011/AN dwar il-lingwi użati għall-konsultazzjonijiet pubbliċi, il-Kummissjoni rreferiet, għall-ewwel darba, għal passi konkreti li kienet ħadet sabiex tindirizza l-kwistjoni tal-involviment taċ-ċittadini fil-konsultazzjonijiet pubbliċi tagħha. Dan huwa importanti f'termini ta' twettiq tal-wegħdiet li jinsabu fit-Trattat ta' Lisbona, li jsaħħaħ id-dritt taċ-ċittadini u l-assoċjazzjonijiet li jipparteċipaw fil-ħajja demokratika tal-Unjoni.

Bl-istess mod, fl-inkjesta fuq inizjattiva proprja OI/2/2012/VL, l-Ombudsman laqgħet id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tippubblika l-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba tagħha fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE u l-assigurazzjoni tagħha li l-Kummissjoni mhijiex konxja ta' "kwalunkwe komunikazzjoni oħra jew pubblikazzjonijiet simili li jikkonċernaw id-drittijiet taċ-ċittadini li għadhom ma ġewx tradotti fil-lingwi uffiċjali kollha tal-Unjoni." Madankollu, fil-każ 3419/2008/KM, l-Ombudsman innota li l-Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni (EASA) kienet għadha ma impenjatx ruħha li tittraduċi mill-inqas sommarji tad-dokumenti ta' konsultazzjoni tagħha fil-lingwi uffiċjali kollha. Barra minn hekk, filwaqt li l-miżuri deskritti fit-tweġiba ta’ segwitu tal-EASA huma utli b’mod ċar, dawn ma jidhrux li ġew implimentati bis-sħiħ, b’mod partikolari fir-rigward tad-disponibbiltà ta’ materjal fuq is-sit web tal-EASA.

Għaċ-ċittadini li jixtiequ jipparteċipaw fi, jew jiskrutinizzaw, l-applikazzjoni tal-liġi tal-UE, il-proċedura ta’ ksur (li permezz tagħha l-Kummissjoni tissodisfa d-dmirijiet tagħha bħala gwardjan tat-Trattati) hija fokus naturali ta’ interess. Fir-rigward tas-sustanza tal-ilmenti ta’ ksur, ta’ min isemmi l-każ 2765/2009/VL. Il-Kummissjoni mhux biss aċċettat il-proposta ta' soluzzjoni amikevoli tal-Ombudsman, iżda segwiet ukoll ir-rimarka ulterjuri f'dak il-każ b'mod eżemplari. Il-każ kien jikkonċerna l-allegat nuqqas tar-Repubblika Ċeka li tapplika d-Direttiva tal-UE dwar ir-reklamar qarrieqi.

Ħafna każijiet f'dan il-qasam jikkonċernaw il-proċedura u l-applikazzjoni mill-Kummissjoni tal-Komunikazzjoni tagħha stess dwar it-trattament tar-relazzjonijiet mal-ilmentatur fir-rigward tal-applikazzjoni tal-liġi tal-Unjoni ("il-Komunikazzjoni")[14]. It-tweġibiet ta’ segwitu tal-Kummissjoni fil-każijiet 230/2011/EIS u 1945/2009/ER, li kienu jikkonċernaw dewmien, ma pprovdew l-ebda indikazzjoni li l-Kummissjoni kienet ħadet xi tagħlimiet mill-każijiet.

Min-naħa l-oħra, it-tweġiba ta’ segwitu utli tal-Kummissjoni fil-każ 2225/2011/AN spjegat fid-dettall l-iżviluppi reċenti fit-trattament tagħha tal-ilmenti ta’ ksur. Bi tweġiba għall-kummenti kritiċi tal-Ombudsman f’dak il-każ, is-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni fakkar lis-servizzi kollha dwar l-importanza ta’ aċċettazzjoni rapida tal-kompetenza għall-ilmenti u ġibed l-attenzjoni għal darb’oħra għall-iskadenzi applikabbli. Bl-istess mod, fis-segwitu tagħha għall-każ 3098/2009/ANA, li kien jinvolvi wkoll dewmien, il-Kummissjoni indikat li kienet ħadet tagħlimiet minn dan il-każ għall-futur. Huwa informa lill-Ombudsman dwar titjib sistemiku, li, jekk jiġi osservat, huwa kapaċi jgħolli l-kwalità tat-trattament tiegħu tal-ilmenti fil-futur. Fis-segwitu tagħha għall-każ 104/2010/EIS, il-Kummissjoni ddispjaċiha li ma infurmatx lill-ilmentatur dwar l-intenzjoni tagħha li tagħlaq il-każ mingħajr ma tiftaħ proċedura ta’ ksur. Hija ddikjarat li kienet ħadet miżuri biex tiżgura li tali żbalji ma jiġux ripetuti, b’mod partikolari billi tipprovdi taħriġ u gwida aktar ċara.

10. Konklużjonijiet

Dan ir-rapport jenfasizza l-punt sa fejn l-istituzzjonijiet tal-UE huma lesti li jinvolvu ruħhom mal-Ombudsman kemm biex jindirizzaw il-problemi tal-ilmentaturi individwali kif ukoll biex jagħmlu titjib sistemiku fil-ħidma tal-amministrazzjoni tal-UE. F'dan is-sens, ir-rapport jipprovdi stampa tal-impatt tal-Ombudsman fuq l-amministrazzjoni pubblika tal-UE, li tirriżulta minn każijiet konkreti ttrattati f'sena partikolari.

L-anness għar-rapport jiddokumenta ħafna każijiet li fihom l-istituzzjonijiet tejbu l-proċeduri tagħhom għall-benefiċċju taċ-ċittadini, f’oqsma bħall-kuntratti u l-offerti (il-kawżi 1325/2008/VL, 105/2011/TN, 829/2011/VIK, 1864/2011/TN); għotjiet (il-kawża 2903/2009/KM u 2339/2010/RA); sorveljanza aħjar tad-delegazzjonijiet tal-UE f’pajjiżi terzi (OI/1/2011/AN); u protezzjoni msaħħa tad-drittijiet tal-individwi f’każijiet investigati mill-OLAF (il-kawża 3136/2008/EIS). Dan it-titjib sistemiku fl-interess pubbliku huwa dovut l-aktar għall-fatt li l-istituzzjonijiet infushom jaħtfu l-opportunità li jitgħallmu tagħlimiet mill-inkjesti tal-Ombudsman. Dawn għandhom inaqqsu b’mod sinifikanti r-riskju ta’ każijiet problematiċi simili li jinqalgħu fil-futur.

Meta l-kwistjonijiet sistemiċi ma jkunux ġew solvuti b’mod sodisfaċenti matul inkjesta jew permezz tas-segwitu għal kumment kritiku jew ulterjuri, l-Ombudsman jista’ jiddeċiedi li jiftaħ inkjesta fuq inizjattiva proprja. B’dan il-mod, il-problemi sistemiċi li jinkixfu permezz tal-proċedura tal-ilmenti jistgħu jiġu investigati bir-reqqa u, fejn possibbli, solvuti għall-futur. It-tħabbira tal-Ombudsman f'dan ir-rapport ta' inkjesta fuq inizjattiva proprja fil-qasam tal-aċċess għad-dokumenti, imsemmija fil-każ 1472/2011/MMN, hija każ partikolari.

Minbarra l-inkjesti possibbli fuq inizjattiva proprja, l-Ombudsman biħsiebha tikkunsidra wkoll il-fattibbiltà tal-formulazzjoni ta' linji gwida dwar aspetti speċifiċi ta' amministrazzjoni tajba, għall-benefiċċju kemm taċ-ċittadini kif ukoll tal-istituzzjonijiet tal-UE.