Strasburgu, 21 ta' Settembru 2005

Għażiż Sur R.,

Fid-9 ta' Frar 2005, inti għamilt ilment lill-Ombudsman Ewropew, f'isem l-Assoċjazzjoni "Vittorio Bachelet". L-ilment tiegħek kien jikkonċerna n-nuqqas ta’ ħlas mill-Kummissjoni tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar imġarrba mill-Assoċjazzjoni fl-okkażjoni taż-żjara fil-bini tal-Kummissjoni fi Brussell, fl-1 ta’ Diċembru 2003. Fil-11 ta' Frar u t-8 ta' Marzu 2005, inti bgħattli aktar dokumenti biex issostni l-ilment tiegħek.

Fil-11 ta' Marzu 2005, għaddejt l-ilment lill-President tal-Kummissjoni Ewropea. Fil-5 ta' Lulju 2005, il-Kummissjoni infurmatni li l-opinjoni tagħha dwar il-każ tiegħek kienet se tittardja. L-istituzzjoni fl-aħħar bagħtet l-opinjoni tagħha fil-5 ta' Awwissu 2005.

Madankollu, sadanittant, l-ewwel f’messaġġ datat is-26 ta’ Ġunju 2005, li s-servizzi tiegħi wieġbu għalih fit-18 ta’ Lulju 2005, u sussegwentement matul konverżazzjoni telefonika mal-uffiċċju tiegħi fit-2 ta’ Awwissu 2005, spjegajt li int ikkunsidrajt li l-kwistjoni tal-ilment tiegħek ġiet solvuta mill-Kummissjoni.

Qed niktiblek biex ngħarrfek bir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

Skont l-ilmentatur, li lmenta f'isem l-assoċjazzjoni kulturali Taljana "Vittorio Bachelet" (l-"Assoċjazzjoni"), il-fatti rilevanti kienu kif ġej:

Fl-1 ta' Diċembru 2003, l-Assoċjazzjoni għamlet żjara lill-Kummissjoni Ewropea fi Brussell, bħala parti mill-attività fil-qafas ta' kors dwar il-Kultura Ewropea.

Il-parteċipanti f’dan il-vjaġġ kienu grupp ta’ studenti magħżula minn fost kważi 200 student tal-klassi li kienu attendew il-kors.

Abbażi tal-informazzjoni mogħtija mir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni f'Ruma, il-parteċipanti kellhom iħallsu l-ispejjeż għall-akkomodazzjoni tagħhom stess. Madankollu, l-ispejjeż tal-ivvjaġġar kellhom jitħallsu mill-Kummissjoni. Wara s-suġġeriment tar-Rappreżentanza tal-Kummissjoni f’Ruma, li infurmat lill-ilmentatur li l-finanzjament tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar ma setax jaqbeż EUR 200 għal kull persuna, ġie deċiż li wieħed imur Brussell (minn Bari, l-Italja) bil-kowċ.

Fuq il-bażi tal-istruzzjonijiet li waslu mingħand is-Sinjura C., uffiċjal fir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni f’Ruma, l-Assoċjazzjoni bagħtet il-fattura tal-vjaġġ, li waslet mingħand l-aġenzija tal-ivvjaġġar, lill-Kummissjoni fi Brussell. Wara diversi ġimgħat, l-Assoċjazzjoni kkuntattjat lir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni u staqsiet għaliex il-pagament kien għadu ma sarx. Skont l-ilmentatur, l-Assoċjazzjoni l-ewwel irċeviet tweġibiet u mbagħad ġiet infurmata, permezz ta’ ittra tal-14 ta’ Frar 2004, li “fil-mument tat-talba bil-miktub magħmula mill-Assoċjazzjoni għall-organizzazzjoni ta’ żjara, il-fondi ma kinux disponibbli. Dawn saru disponibbli wara. Minħabba ċirkostanzi sfortunati, l-impenn finanzjarju dwar l-ispejjeż tal-ivvjaġġar tiegħek ma setax jimmaterjalizza. Niskużaw ruħna għall-inkonvenjenza kkawżata [...]" (traduzzjoni magħmula mis-servizzi tal-Ombudsman).

Bħala konsegwenza tal-imġiba tal-Kummissjoni, il-President tal-Assoċjazzjoni kellu jħallas l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, li jammontaw għal EUR 5 500.

Fl-ilment tiegħu, l-ilmentatur sostna li l-Kummissjoni għandha tieħu passi sabiex issolvi l-problema u tħallas lill-Assoċjazzjoni kif imwiegħed l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, li ammontaw għal EUR 5 500.

L-Inkwantu

L-opinjoni tal-Kummissjoni Ewropea

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni ddikjarat li minħabba ċirkostanzi sfortunati, ir-Rappreżentanza tagħha fl-Italja ma kinitx għamlet l-arranġamenti meħtieġa, jiġifieri, ma kinitx ħejjiet fil-ħin impenn għas-somma (EUR 5 500) mitluba mill-ilmentatur. B'riżultat ta' dan, il-Kummissjoni ma setgħetx, kif imwiegħed verbalment, tħallas is-somma rilevanti, bħala rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar relatati maż-żjara tal-Assoċjazzjoni fil-bini tal-Kummissjoni.

Il-Kummissjoni ddikjarat ukoll li bil-ħsieb li żżomm ir-reputazzjoni tajba tagħha u peress li r-Rappreżentanza tagħha fl-Italja kienet indikat li l-istituzzjoni kienet se tħallas l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, ġie allokat ammont ta’ EUR 5 500 biex jiġu rimborżati l-ispejjeż tal-ivvjaġġar rilevanti. Il-pagament kien ġie introdott fis-sistema SINCOM fit-22 ta’ Ġunju 2005 u l-flus kienu tħallsu kif xieraq lill-Assoċjazzjoni permezz tal-ilmentatur. Din tal-aħħar kienet ġiet infurmata fil-21 ta' Lulju 2005 mir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni fl-Italja li l-ħlas rilevanti kien sar.

Il-messaġġ tal-kwerelant tas-26 ta' Ġunju u t-telefonata tiegħu tat-2 ta' Awwissu 2005

Fis-26 ta' Ġunju 2005, il-kwerelant bagħat e-mail li biha informa lill-Ombudsman li ftit jiem qabel il-Kummissjoni kienet talbitu jipprovdi lis-servizzi kompetenti b'informazzjoni fid-dawl tal-ħlas tas-somma mitluba. L-ilmentatur irringrazzja lill-Ombudsman għall-inkjesta li kien wettaq, li rriżultat f'konklużjoni pożittiva tal-każ.

Barra minn hekk, u għal darb'oħra qabel ma l-opinjoni tal-Kummissjoni ntbagħtet lill-Ombudsman, il-kwerelant, f'konverżazzjoni telefonika mas-servizzi ta' l-Ombudsman fit-2 ta' Awissu 2005, spjega li hu kkunsidra li l-każ tiegħu ġie solvut mill-Kummissjoni Ewropea. Huwa żied jgħid ukoll li l-fatt li l-Kummissjoni kienet għadha ma bagħtetx l-opinjoni tagħha lill-Ombudsman kien irrilevanti fid-dawl tal-eżitu pożittiv tal-każ u tal-fatt li l-ammont rilevanti kien finalment tħallas.

Id-Deċiżjoni

1 Rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar

1.1 L-Assoċjazzjoni kulturali Taljana "Vittorio Bachelet", li f'isimha l-kwerelant ilmenta mal-Ombudsman, għamlet żjara lill-Kummissjoni fi Brussell fl-1 ta' Diċembru 2003. Ir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni f’Ruma infurmat lill-Assoċjazzjoni li l-Kummissjoni kienet se tirrimborża l-ispejjeż tal-ivvjaġġar. Madankollu, fl-14 ta’ Frar 2005 ir-Rappreżentanza infurmat lill-kwerelant li, minħabba ċirkostanzi sfortunati, l-impenn finanzjarju dwar l-ispejjeż ta’ l-ivvjaġġar rilevanti ma setax jimmaterjalizza.

Fl-ilment tiegħu, l-ilmentatur sostna li l-Kummissjoni għandha tieħu passi sabiex issolvi l-problema u tħallas lill-Assoċjazzjoni kif imwiegħed l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, li ammontaw għal EUR 5 500.

1.2 Fl-opinjoni tagħha li waslet għand l-Ombudsman fil-5 ta' Awwissu 2005, il-Kummissjoni ddikjarat li, minħabba ċirkostanzi sfortunati, ir-Rappreżentanza tagħha fl-Italja ma kinitx għamlet l-arranġament meħtieġ, jiġifieri, ma kinitx ħejjiet fil-ħin impenn għas-somma (EUR 5 500) mitluba mill-kwerelant. B'riżultat ta' dan, il-Kummissjoni ma setgħetx, kif imwiegħed verbalment, tħallas is-somma rilevanti, bħala rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar relatati maż-żjara tal-Assoċjazzjoni fil-bini tal-Kummissjoni.

Il-Kummissjoni ddikjarat ukoll li bil-ħsieb li żżomm ir-reputazzjoni tajba tagħha u peress li r-Rappreżentanza tagħha fl-Italja kienet indikat li l-istituzzjoni kienet se tħallas l-ispejjeż tal-ivvjaġġar, ġie allokat ammont ta’ EUR 5 500 biex jiġu rimborżati l-ispejjeż tal-ivvjaġġar rilevanti. Il-pagament kien ġie introdott fis-sistema SINCOM fit-22 ta’ Ġunju 2005 u l-flus kienu tħallsu kif xieraq lill-Assoċjazzjoni permezz tal-ilmentatur. Din tal-aħħar kienet ġiet infurmata fil-21 ta' Lulju 2005 mir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni fl-Italja li l-ħlas rilevanti kien sar.

1.3 L-Ombudsman jinnota li, f'messaġġ mibgħut fis-26 ta' Ġunju 2005 u f'konverżazzjoni telefonika sussegwenti mas-servizzi tiegħu fit-2 ta' Awwissu 2005, l-ilmentatur spjega li huwa kkunsidra li l-każ tiegħu ġie solvut mill-Kummissjoni Ewropea peress li l-ammont rilevanti kien finalment tħallas.

L-ilmentatur irringrazzja lill-EO għall-inkjesta li twettqet u li rriżultat f’konklużjoni pożittiva tal-każ. Huwa żied jgħid ukoll li l-fatt li l-Kummissjoni kienet għadha ma bagħtetx l-opinjoni tagħha lill-Ombudsman kien irrilevanti fid-dawl tal-eżitu pożittiv tal-każ.

1.4 Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis li l-Kummissjoni tidher li ħadet passi adegwati biex issolvi l-kwistjoni u b'hekk issodisfat lill-ilmentatur.

2 Konklużjoni

Mill-kummenti tal-Kummissjoni u mill-osservazzjonijiet tal-ilmentatur jidher li l-Kummissjoni ħadet passi biex issolvi l-kwistjoni u b’hekk issodisfat lill-ilmentatur. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Kopja ta' l-opinjoni tal-Kummissjoni li waslet fil-5 ta' Awissu 2005 hija mehmuża ma' din id-deċiżjoni għall-informazzjoni ta' min għamel l-ilment.

Il-President tal-Kummissjoni se jiġi infurmat ukoll b’din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS