Strasburgu, 15 ta' Novembru 2005

Għażiż Sur K.,

Fil-25 ta' Jannar 2005, inti għamilt ilment lill-Ombudsman Ewropew kontra l-Kummissjoni Ewropea dwar dewmien fir-rigward ta' żewġ pagamenti lill-kunsilli lokali tas-Sassonja li kienu pparteċipaw fil-Programm ta' Ġemellaġġ bejn il-Bliet ta' l-Unjoni Ewropea.

Fit-23 ta' Frar 2005, għaddejt l-ilment tiegħek lill-President tal-Kummissjoni Ewropea.

Fit-22 ta’ Marzu 2005, inti infurmajtni li ż-żewġ pagamenti inkwistjoni kienu saru mill-Kummissjoni.

Il-Kummissjoni bagħtet l-opinjoni tagħha fil-5 ta' Lulju 2005. Jiena bgħattha lilek fis-6 ta' Lulju 2005 bi stedina biex tagħmel osservazzjonijiet.

Fis-7 ta' Lulju 2005, inti infurmajtni bl-e-mail li ma xtaqtx tagħmel xi osservazzjonijiet u rringrazzjajtni għax-xogħol tiegħi. F'konverżazzjoni telefonika fid-19 ta' Settembru 2005, ma' l-uffiċjal legali inkarigat mill-każ tiegħek, is-Sur Peter Bonnor, inti kkonfermajt li int ikkunsidrajt li l-ilment tiegħek ġie solvut.

Jekk jogħġbok innota li, għal raġunijiet relatati ma' l-organizzazzjoni interna ta' l-ammont ta' xogħol ta' l-uffiċċju tiegħi, l-ilment tiegħek ġie trasferit lil uffiċjal legali ieħor, is-Sinjura Wiebke Pankauke, fit-13 ta' Ottubru 2005.

Qed nikteb issa biex inkun naf ir-riżultati tal-inkjesti li saru.

Il-komponent

L-ilmentatur huwa l-kap tal-Europabüro der Sächsischen Kommunen (l-Uffiċċju ta’ Kollegament tal-UE tal-kunsilli lokali tas-Sassonja). Huwa allega li kien hemm problema rikorrenti b'pagamenti tard fil-qafas tal-Programm ta' Ġemellaġġ tal-Bliet tal-Unjoni Ewropea. Huwa ta żewġ eżempji konkreti ta' dan:

(1) Fil-11 ta' Awwissu 2004, il-kunsill lokali Mittweida fis-Sassonja ppreżenta d-dokumenti meħtieġa għall-valutazzjoni finali ta' proġett ta' ġemellaġġ (referenza 04/1202) lill-Unità 2 tad-Direttorat D tad-Direttorat Ġenerali għall-Edukazzjoni u l-Kultura tal-Kummissjoni.

(2) Fil-31 ta’ Awwissu 2004, il-Freundeskreis der Städte Königstein issottomettiet id-dokumenti meħtieġa għall-valutazzjoni finali ta’ proġett ieħor ta’ ġemellaġġ (referenza 04/1552) lill-Unità 2 tad-Direttorat D tad-Direttorat Ġenerali għall-Edukazzjoni u l-Kultura tal-Kummissjoni.

Fiż-żewġ każijiet, l-ilmentatur irrapporta li ma kien wasal l-ebda pagament mill-Kummissjoni fid-data tas-sottomissjoni tal-ilment. Huwa ddikjara li rrikonoxxa li l-persunal tal-unità responsabbli tal-Kummissjoni kien motivat u impenjat ħafna u li huwa apprezza bis-sħiħ il-fatt li l-Kummissjoni bħalissa qed timmodernizza s-sistema kontabilistika tagħha. Madankollu, huwa enfasizza li l-kunsilli lokali iżgħar spiss kienu jiddependu fuq pagamenti f’waqthom. Huwa żied jgħid li l-immaġni pożittiva tal-Unjoni Ewropea maħluqa permezz tal-Programm ta’ Ġemellaġġ tal-Bliet saritilha ħsara minħabba d-dewmien fil-pagamenti.

L-ilmentatur irrapporta li kien ikkuntattja lill-Unità 2 tad-Direttorat D tad-Direttorat Ġenerali għall-Edukazzjoni u l-Kultura tal-Kummissjoni diversi drabi, iżda li ma kien ingħata l-ebda informazzjoni fir-rigward ta’ meta kellhom isiru l-pagamenti.

L-allegazzjonijiet u l-allegazzjonijiet tal-ilmentatur kienu kif ġej:

1. Il-Kummissjoni naqset milli tagħmel pagamenti lill-benefiċjarji fil-proġetti ta’ ġemellaġġ 04/1202 u 04/1552;
2. Il-Kummissjoni regolarment naqset milli tagħmel pagamenti fi żmien raġonevoli lill-benefiċjarji tas-Sassonja fi proġetti ta’ ġemellaġġ;
3. L-ilmentatur iddikjara li għandu jiġi infurmat meta l-Kummissjoni tħallas lill-benefiċjarji fil-proġetti ta’ ġemellaġġ 04/1202 u 04/1552; u
4. L-ilmentatur sostna li għandu jiġi infurmat dwar liema miżuri se tieħu l-Kummissjoni biex tipprevjeni dewmien eċċessiv fil-pagamenti fil-futur.

L-Inkwantu

Fit-23 ta' Frar 2005, l-Ombudsman bagħat l-ilment lill-Kummissjoni Ewropea.

Fit-22 ta' Marzu 2005, il-kwerelant informa lill-Ombudsman li ż-żewġ ħlasijiet in kwistjoni kienu saru mill-Kummissjoni u li f'wieħed mill-każijiet il-kap ta' l-Unità tal-Ġemellaġġ tal-Bliet tal-Kummissjoni kien ċempel lill-persuna responsabbli fil-kunsill lokali u kien spjega s-sitwazzjoni, li kienet apprezzata ħafna. L-ilmentatur iddikjara li issa kien qed jistenna bil-ħerqa t-tweġiba tal-Kummissjoni dwar liema miżuri se tieħu biex tipprevjeni dewmien fil-futur.

L-opinjoni tal-Kummissjoni

Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni spjegat li (a) żieda sostanzjali fl-għadd ta’ proġetti magħżula mill-Kummissjoni minħabba żieda fil-baġit ta’ aktar minn 40 % fuq perjodu ta’ erba’ snin; (b) ir-rekwiżiti tar-Regolament Finanzjarju l-ġdid; u (c) l-implimentazzjoni ta’ sistema kontabilistika ġdida kellha konsegwenzi negattivi fuq l-operazzjonijiet finanzjarji f’dan is-settur u, f’xi każijiet, għamlitha impossibbli li jiġu rrispettati l-iskadenzi. Fid-dawl tal-ammont kbir ta’ xogħol, xi drabi kien diffiċli li tiġi indikata d-data antiċipata tal-pagament meta l-benefiċjarji kienu kkuntattjaw lill-Kummissjoni. Madankollu, il-benefiċjarju Freundeskreis der Städte Königstein kien ġie infurmat fl-20 ta’ Diċembru 2004 li l-ħlas seta’ jiddewwem.

Il-Kummissjoni ddikjarat li kienet ħadet miżuri biex temenda s-sitwazzjoni u biex tlaħħaq mad-dewmien. Is-settur kien ġie fornut temporanjament b’persunal addizzjonali. Kienu ġew prodotti linji gwida biex l-applikanti jkunu jistgħu jikkonformaw aħjar mar-rekwiżiti tas-sistema kontabilistika l-ġdida. Barra minn hekk, il-Kummissjoni kienet qed taħdem fuq possibbiltajiet biex tissimplifika l-proċedura ta’ applikazzjoni u fuq sit web biex ittejjeb l-informazzjoni disponibbli għall-applikanti.

Il-Kummissjoni rreferiet ukoll għall-istabbiliment ta' l-Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura, li kienet skedata li tieħu f'idejha l-amministrazzjoni operattiva tal-Programm ta' Ġemellaġġ bejn il-Bliet fil-bidu ta' l-2006.

Il-Kummissjoni kkonkludiet li dawn il-miżuri għandhom itejbu s-sitwazzjoni b’mod sinifikanti. Hija ddikjarat li ddispjaċiha għad-dewmien fil-pagamenti tagħha u li kienet diġà bagħtet ittra ta’ apoloġija lill-ilmentatur. Il-Kummissjoni hemżet din l-ittra u prova tal-pagamenti.

Il-kummenti tal-ilmentatur

Wara li rċieva l-opinjoni tal-Kummissjoni u l-istedina tal-Ombudsman biex jagħmel osservazzjonijiet, il-kwerelant informa lill-Ombudsman li ma xtaq jagħmel l-ebda osservazzjoni u rringrazzjah għax-xogħol tiegħu. Fid-19 ta’ Settembru 2005, huwa kkonferma bit-telefon li huwa kien iqis li l-ilment tiegħu kien ġie solvut.

Id-Deċiżjoni

1 Pagamenti tard

1.1 Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, imressaq fil-25 ta' Jannar 2005, il-kwerelant allega li l-Kummissjoni naqset milli tagħmel pagamenti lill-benefiċjarji fil-proġetti ta' ġemellaġġ tal-bliet 04/1202 u 04/1552. L-ilmentatur allega wkoll li l-Kummissjoni regolarment naqset milli tagħmel pagamenti fi żmien raġonevoli lill-benefiċjarji tas-Sassonja fi proġetti ta’ ġemellaġġ bejn l-ibliet.

L-ilmentatur iddikjara li għandu jiġi infurmat meta l-Kummissjoni tħallas lill-benefiċjarji u liema miżuri se tieħu l-Kummissjoni biex tipprevjeni dewmien eċċessiv fil-pagamenti fil-futur.

1.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni spjegat li (a) żieda sostanzjali fl-għadd ta' proġetti magħżula mill-Kummissjoni minħabba żieda fil-baġit ta' aktar minn 40 % fuq perjodu ta' erba' snin; (b) ir-rekwiżiti tar-Regolament Finanzjarju l-ġdid; u (c) l-implimentazzjoni ta’ sistema kontabilistika ġdida kellha konsegwenzi negattivi fuq l-operazzjonijiet finanzjarji f’dan is-settur u kienet għamlitha impossibbli f’xi każijiet li jiġu rrispettati l-iskadenzi. Fid-dawl tal-ammont kbir ta’ xogħol xi drabi kien diffiċli li tiġi indikata d-data antiċipata tal-pagament meta l-benefiċjarji kienu kkuntattjaw lill-Kummissjoni.

Il-Kummissjoni ddikjarat li kienet ħadet miżuri biex temenda s-sitwazzjoni u biex tlaħħaq mad-dewmien. Is-settur kien ġie fornut temporanjament b’persunal addizzjonali. Kienu ġew prodotti linji gwida biex l-applikanti jkunu jistgħu jikkonformaw aħjar mar-rekwiżiti tas-sistema kontabilistika l-ġdida. Barra minn hekk, il-Kummissjoni kienet qed taħdem fuq possibbiltajiet biex tissimplifika l-proċedura ta’ applikazzjoni u fuq sit web biex ittejjeb l-informazzjoni disponibbli għall-applikanti.

Il-Kummissjoni rreferiet ukoll għall-istabbiliment ta' l-Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura, li kienet skedata li tieħu f'idejha l-amministrazzjoni operattiva tal-Programm ta' Ġemellaġġ bejn il-Bliet fil-bidu ta' l-2006.

Il-Kummissjoni kkonkludiet li dawn il-miżuri għandhom itejbu s-sitwazzjoni b’mod sinifikanti. Hija ddikjarat li ddispjaċiha għad-dewmien fil-pagamenti tagħha u li kienet diġà bagħtet ittra ta’ apoloġija lill-ilmentatur.

1.3 Fis-7 ta' Lulju 2005, l-ilmentatur iddikjara permezz ta' e-mail li ma xtaq jagħmel l-ebda osservazzjoni u rringrazzja lill-Ombudsman għall-ħidma tiegħu. Fid-19 ta’ Settembru 2005, huwa informa lill-Ombudsman li huwa qies li l-ilment tiegħu kien ġie solvut.

2 Konklużjoni

Mill-opinjoni tal-Kummissjoni u mill-kummenti tal-ilmentatur jidher li l-Kummissjoni ħadet passi biex issolvi l-kwistjoni u b'hekk issodisfat lill-ilmentatur. L-Ombudsman għalhekk jagħlaq il-każ.

Il-President tal-Kummissjoni Ewropea se jiġi infurmat dwar din id-deċiżjoni.

Dejjem tiegħek,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS