1. L-aħħar aġġornament ta’ dan ir-rekord: 19/12/2024

2. Numru ta’ referenza: 04/2024

Numru ta’ referenza tal-Ares: Ares(2024)9095285

3. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-kontrollur:

L-Ombudsman Ewropew, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - Email: EO@ombudsman.europa.eu

Dipartiment responsabbli:

Direttorat għall-Amministrazzjoni - Tim tal-Baġit u l-Finanzi

4. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data:

Is-Sinjura Francesca Pavesi, DPO

Is-Sur Nicholas Hernanz, Viċi DPO

Indirizz elettroniku funzjonali: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. L-isem u d-dettalji ta' kuntatt tal-proċessur: N/A

6. L-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-kontrollur(i) konġunt(i):

7. Għan(ijiet) tal-ipproċessar:

L-għan tal-ipproċessar huwa li l-EO tkun tista’ tittratta b’mod effiċjenti l-proċeduri ta’ eċċezzjonijiet potenzjali u l-avvenimenti ta’ nuqqas ta’ konformità fl-Uffiċċju, kif meħtieġ mill-prinċipji ta’ kontroll intern.

Il-bażi ġuridika tal-proċedura hija l-Artikolu 36(3) tar-Regolamenti Finanzjarji [1] u l-“Linji Gwida għall-implimentazzjoni tar-rekwiżiti obbligatorji dwar l-eċċezzjonijiet għall-proċeduri u l-avvenimenti ta’ nuqqas ta’ konformità fl-Uffiċċju tal-Ombudsman Ewropew” tal-4/12/2023.

Deskrizzjoni qasira tal-ipproċessar:

Skont l-Artikolu 36(3) tar-Regolamenti Finanzjarji [2], l-Uffiċċju tal-EO huwa meħtieġ jimplimenta l-baġit f’konformità ma’ kontroll intern effettiv u effiċjenti. Sabiex ikun “effettiv” għandu jkun hemm proċeduri għas-segwitu ta’ dgħufijiet u eċċezzjonijiet identifikati fil-kontroll intern.

Id-deċiżjoni dwar jekk tiġix awtorizzata jew le xi eċċezzjoni [3] għall-proċeduri, u avvenimenti ta’ nuqqas ta’ konformità [4] tappartjeni lill-Uffiċjal Awtorizzanti b’Delega (AOD). L-approvazzjoni ta’ eċċezzjoni jew avveniment ta’ nuqqas ta’ konformità jenħtieġ li tiġi ddokumentata bl-użu tal-formoli “Mudell biex tintalab awtorizzazzjoni minn qabel ta’ eċċezzjoni” u “Mudell biex jiġi nnotifikat avveniment ta’ nuqqas ta’ konformità”. It-Tim tal-Baġit u l-Finanzi għandu jirreġistra dawn il-formoli fl-ARES flimkien ma’ dokumenti ta’ sostenn possibbli.

L-eċċezzjonijiet u l-avvenimenti kollha ta’ nuqqas ta’ konformità jridu jiġu rreġistrati ċentralment fir-reġistru miżmum mid-Direttorat għall-Amministrazzjoni u kkomunikati lill-persuna inkarigata mill-ġestjoni tar-riskju u mill-kontroll intern li trid tivvaluta l-effettività tas-sistema ta’ kontroll intern.

Sabiex jiġi evitat li jerġgħu jinqalgħu eċċezzjonijiet/każijiet simili ta’ nuqqas ta’ konformità, il-formola tar-rapport applikabbli tinkludi taqsima dwar il-miżuri ta’ mitigazzjoni li ġew stabbiliti jew li huma maħsuba li jiġu stabbiliti. Ir-rapport jenħtieġ li jiddefinixxi b’mod ċar il-miżura ta’ mitigazzjoni, u l-iskadenza tal-implimentazzjoni tagħha.

8. Deskrizzjoni tal-kategoriji tas-suġġetti tad-data u tal-kategoriji tad-data personali:

Kategoriji ta' suġġetti tad-data:

- Membri tal-persunal (uffiċjali, aġenti temporanji jew kuntrattwali) tal-Uffiċċju tal-EO involuti fil-proċedura għall-implimentazzjoni tar-rekwiżiti obbligatorji dwar l-eċċezzjonijiet għall-proċeduri u l-avvenimenti ta’ nuqqas ta’ konformità.(massimu ta’ 4 jew 5 membri tal-persunal)

- kwalunkwe parti terza kkonċernata mill-proċedura tal-eċċezzjonijiet.

Kategoriji ta' data personali

L-entità li tibda t-talba għall-implimentazzjoni ta’ proċeduri ta’ eċċezzjonijiet u avvenimenti ta’ nuqqas ta’ konformità trid timla l-formola rilevanti li fiha d-data personali li ġejja:

• L-ismijiet tal-membru tal-persunal tal-entità inizjatriċi, il-Kap tat-Tim tal-Baġit u tal-Finanzi, l-Uffiċjal Awtorizzanti b’Delega (AOD) responsabbli, l-Uffiċjal Awtorizzanti b’sottodelega (AOSD) responsabbli, u l-membru/i tal-persunal tat-Tim tal-Baġit u tal-Finanzi responsabbli għall-preżentazzjoni fl-ARES;
• valutazzjoni jekk l-avveniment huwiex konsegwenza ta’ avveniment ta’ nuqqas ta’ konformità;
• deskrizzjoni taċ-ċirkostanzi eċċezzjonali li wasslu għat-talba għal eċċezzjoni li tista’ ssemmi l-ismijiet tal-membri tal-persunal tal-EO involuti;
• deskrizzjoni tar-riskji li jirriżultaw u l-miżuri meħuda biex jittaffew ir-riskji li jirriżultaw u biex jiġi evitat li sseħħ sitwazzjoni simili fil-futur li tista’ ssemmi l-ismijiet tal-membri tal-persunal tal-EO involuti.

9. Limitu ta’ żmien għaż-żamma tad-data u, fejn possibbli, għat-tħassir:

Il-fajls relatati mal-proċedura jinżammu fit-Tim tad-Direttorat għall-Amministrazzjoni, il-Baġit u l-Finanzi għal perjodu ta’ 7 snin għal skopijiet ta’ awditjar. Dawn jitħassru wara.

10. Ir-riċevituri tad-data:

- Is-Segretarju Ġenerali, id-Direttur għall-Amministrazzjoni, l-Uffiċjal Awtorizzanti b’Delega (AOD), l-Uffiċjal Awtorizzanti b’Sottodelega (AOSD), il-Kap tat-Tim tal-Baġit u l-Finanzi, il-Kap tal-entità inizjatriċi u l-membru/i tal-persunal tat-Tim tal-Baġit u l-Finanzi responsabbli għall-preżentazzjoni tad-dokumenti fl-ARES.

- Il-Kummissjoni Ewropea (DĠ DIGIT) li timmaniġġja l-ARES u jista’ jkollha aċċess għall-formoli għad-dikjarazzjoni tal-eċċezzjonijiet għall-proċeduri u l-avvenimenti ta’ nuqqas ta’ konformità fl-Uffiċċju tal-EO.

11. Hemm xi trasferimenti ta’ data personali lil pajjiżi terzi u/jew lil Organizzazzjonijiet Internazzjonali?:

M/A

12. Deskrizzjoni ġenerali tal-miżuri ta’ sigurtà:

Id-data tinżamm skont il-miżuri ta’ sigurtà żviluppati mid-DĠ DIGIT, li huwa s-sid tal-għodda tal-KE ARES.

Ir-reġistru tal-eċċezzjonijiet huwa aċċessibbli biss għall-persunal tal-EO involut fil-proċedura għall-implimentazzjoni tar-rekwiżiti obbligatorji dwar l-eċċezzjonijiet għall-proċeduri u l-avvenimenti ta’ nuqqas ta’ konformità fl-Uffiċċju (reġistru tal-eċċezzjonijiet)

13. Informazzjoni dwar kif is-suġġetti tad-data jistgħu jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom ta’ aċċess u rettifika, u fejn applikabbli, ta’ tħassir, restrizzjoni u portabbiltà tad-data:

Il-membri tal-persunal u kwalunkwe suġġett tad-data ieħor ikkonċernat mill-proċedura ta’ eċċezzjonijiet jistgħu jitolbu li jkollhom aċċess għad-data personali tagħhom stess u għal informazzjoni rilevanti dwar kif l-EO jużaha. Huma jistgħu jitolbu wkoll rettifika ta’ kwalunkwe data mhux kompluta jew mhux preċiża li tikkonċernahom. Huma jistgħu jirrettifikaw id-data ta’ identifikazzjoni fi kwalunkwe ħin matul il-proċedura. Huma għandhom id-dritt li joġġezzjonaw għall-użu tad-data tagħhom mill-EO għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tagħhom, fi kwalunkwe ħin. Taħt ċerti kundizzjonijiet, huma għandhom id-dritt li jitolbu li l-EO jħassar id-data personali tagħhom jew jirrestrinġi l-użu tagħha.

Fi kwalunkwe ħin, jistgħu jitolbuna informazzjoni dwar l-ipproċessar tagħna tad-data personali tagħhom permezz tal-posta elettronika (EO@ombudsman.europa.eu) jew billi jikkuntattjaw lid-Direttorat għall-Amministrazzjoni - it-Tim tal-Finanzi u l-Baġit. L-EO se jwieġeb għat-talbiet tagħhom malajr kemm jista’ jkun u mhux aktar tard minn xahar. Jistgħu jikkuntattjaw ukoll lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tagħna fuq: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Jekk ikunu jixtiequ jilmentaw dwar kif l-Ombudsman jittratta d-data personali tagħhom, huma jistgħu jikkuntattjaw lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (www.edps.europa.eu).

Dikjarazzjoni ta’ Privatezza relatata mal-ġestjoni tal-proċeduri ta’ eċċezzjonijiet u avvenimenti ta’ nuqqas ta’ konformità fl-Uffiċċju tal-Ombudsman Ewropew

Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega r-raġuni għall-ipproċessar, il-mod kif l-Ombudsman Ewropew jiġbor, jittratta u jiżgura l-protezzjoni tad-data personali kollha pprovduta, kif dik l-informazzjoni tintuża u liema drittijiet jistgħu jeżerċitaw is-suġġetti tad-data fir-rigward tad-data tagħhom.

Il-kontrollur huwa l-Ombudsman Ewropew.

1. Liema data personali se tipproċessa l-Ombudsman Ewropew?

Sabiex jikkonforma mar-regoli stretti applikabbli għall-baġit tal-UE, l-Ombudsman Ewropew stabbilixxa proċedura speċifika biex jiżgura li, f'xi każijiet eċċezzjonali, ikun jista' jiddevja minn ċerti proċessi stabbiliti u jieħu azzjoni meta ċirkostanzi speċjali jipprevjenu l-konformità. Meta jagħmel dan, l-Ombudsman irid iżomm reġistru ċentrali tal-eċċezzjonijiet u l-avvenimenti ta’ nuqqas ta’ konformità kollha. Din l-istqarrija ta’ privatezza tispjega kif l-Ombudsman jipproċessa d-data personali tiegħek f’dan ir-rigward.

Nipproċessaw l-ismijiet tal-membri tal-persunal tal-Ombudsman involuti fil-proċedura kif ukoll il-valutazzjonijiet u l-opinjonijiet espressi minnhom fir-reġistru tal-eċċezzjonijiet. Aħna nistgħu wkoll nipproċessaw dejta personali ta 'kwalunkwe parti terza potenzjalment ikkonċernata mill-proċedura ta' eċċezzjonijiet.

2. Għaliex l-Ombudsman Ewropew jipproċessa din id-data personali?

L-għan tal-ipproċessar huwa li l-EO tkun tista’ tittratta b’mod effiċjenti l-proċeduri ta’ eċċezzjonijiet potenzjali u l-avvenimenti ta’ nuqqas ta’ konformità fl-Uffiċċju, kif meħtieġ mill-prinċipji ta’ kontroll intern.

3. X’inhuma l-bażijiet legali u l-ħtieġa għall-ipproċessar ta’ din id-data?

L-ipproċessar huwa meħtieġ għat-twettiq ta’ kompitu mwettaq fl-interess pubbliku u għall-konformità ma’ obbligu legali li għalih huwa soġġett il-kontrollur (l-Artikolu 5(1)(a) u (b) tar-Regolament 2018/1725).

Il-bażi ġuridika hija l-Artikolu 36(3) tar-Regolamenti Finanzjarji ^[5] u l-“Linji Gwida għall-implimentazzjoni tar-rekwiżiti obbligatorji dwar l-eċċezzjonijiet għall-proċeduri u l-avvenimenti ta’ nuqqas ta’ konformità fl-Uffiċċju tal-Ombudsman Ewropew” tal-4/12/2023.

4. Min hu responsabbli għall-ipproċessar tad-data?

Id-data tiġi pproċessata mit-Tim tal-Baġit u l-Finanzi tad-Direttorat għall-Amministrazzjoni -.

5. Min se jirċievi d-data?

Is-Segretarju Ġenerali, id-Direttur għall-Amministrazzjoni, l-Uffiċjal Awtorizzanti b’Delega (AOD), l-Uffiċjal Awtorizzanti b’Sottodelega (AOSD), il-Kap tat-Tim tal-Baġit u l-Finanzi, il-Kap tal-entità inizjatriċi u l-membru/i tal-persunal tat-Tim tal-Baġit u l-Finanzi responsabbli għall-preżentazzjoni tad-dokumenti fl-ARES. Il-Kummissjoni Ewropea (DĠ DIGIT) li timmaniġġja l-ARES jista’ jkollha wkoll aċċess għall-formoli għad-dikjarazzjoni tal-eċċezzjonijiet għall-proċeduri u l-avvenimenti ta’ nuqqas ta’ konformità fl-Uffiċċju tal-EO.

6. Kemm se ddum tinżamm id-data?

Il-fajls relatati mal-proċedura jinżammu fit-Tim tad-Direttorat għall-Amministrazzjoni, il-Baġit u l-Finanzi għal perjodu ta’ 7 snin għal skopijiet ta’ awditjar. Dawn jitħassru wara.

7. Kif nipproteġu d-data tas-suġġett tad-data?

Id-data tinżamm skont il-miżuri ta’ sigurtà żviluppati mid-DĠ DIGIT, li huwa s-sid tal-għodda tal-KE ARES.

Ir-reġistru tal-eċċezzjonijiet huwa aċċessibbli biss għall-persunal tal-EO involut fil-proċedura għall-implimentazzjoni tar-rekwiżiti obbligatorji dwar l-eċċezzjonijiet għall-proċeduri u l-avvenimenti ta’ nuqqas ta’ konformità fl-Uffiċċju (reġistru tal-eċċezzjonijiet).

8. X’inhuma d-drittijiet tiegħek u kif tista’ teżerċitahom?

Għandek id-dritt ta’ aċċess għad-data personali tiegħek stess u għal informazzjoni rilevanti dwar kif l-EO jużaha.

Għandek ukoll id-dritt li titlob mingħand l-EO rettifika ta’ kwalunkwe data mhux kompluta jew mhux preċiża li tikkonċernak fil-fajl mediku tiegħek.

Għandek id-dritt li toġġezzjona għall-użu tad-dejta tiegħek mill-EO għal raġunijiet relatati mas-sitwazzjoni partikolari tiegħek, fi kwalunkwe ħin. Taħt ċerti kundizzjonijiet, għandek id-dritt li titlob li l-EO jħassar id-data personali tiegħek jew jirrestrinġi l-użu tagħha.

L-EO se jwieġeb għat-talba tiegħek malajr kemm jista’ jkun u mhux aktar tard minn xahar.

9. Min għandu jikkuntattja f’każ ta’ mistoqsijiet jew ilmenti dwar kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data?

Fi kwalunkwe ħin, tista’ tibgħat mistoqsijiet relatati mal-protezzjoni tad-data dwar il-ġestjoni tal-proċeduri ta’ eċċezzjonijiet u l-avvenimenti ta’ nuqqas ta’ konformità fl-Uffiċċju lill-Ombudsman Ewropew, fl-indirizz li ġej:

L-Ombudsman Ewropew

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasburgu Cedex

Email: EO@ombudsman.europa.eu

Tista' tikkuntattja wkoll lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Ombudsman Ewropew fl-indirizz li ġej: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Tista' tressaq ilment quddiem il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fi kwalunkwe ħin fl-indirizz li ġej: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form_en

 

[1] L-Artikolu 36(3) tar-Regolamenti Finanzjarji: “Il-kontroll intern effettiv għandu jkun ibbażat fuq l-aħjar prattiki internazzjonali u jinkludi, b’mod partikolari, l-elementi li ġejjin: (a) is-segregazzjoni tal-kompiti; (b) strateġija xierqa għall-ġestjoni u l-kontroll tar-riskju li tinkludi l-kontroll fil-livell tar-riċevitur; (c) l-evitar ta’ kunflitt ta’ interess; (d) rekords tal-awditjar adegwati u l-integrità tad-data fis-sistemi tad-data; (e) proċeduri għall-monitoraġġ tal-effettività u l-effiċjenza; (f) proċeduri għas-segwitu tad-dgħufijiet u l-eċċezzjonijiet identifikati fil-kontroll intern; (g) valutazzjoni perjodika tal-funzjonament tajjeb tas-sistema ta’ kontroll intern”- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1046

[2] Ara n-nota 1 f’qiegħ il-paġna msemmija hawn fuq.

[3] Sabiex tiġi definita bħala eċċezzjoni taħt il-kamp ta’ applikazzjoni tal-qafas ta’ kontroll intern, każ jeħtieġ li jissodisfa t-tliet kundizzjonijiet kollha li ġejjin: i) Dan jikkostitwixxi devjazzjoni mill-proċessi u mill-proċeduri stabbiliti iżda, fil-prinċipju, ma jikkostitwixxix ksur tad-dispożizzjonijiet regolatorji u/jew kuntrattwali; ii) Id-devjazzjoni jew l-importanza ma hijiex prevista fi proċessi/proċeduri eżistenti; iii) It-tranżazzjoni tiġi approvata mill-uffiċjal awtorizzanti b’delega qabel ma tittieħed azzjoni (ex ante).

[4] Avveniment ta’ nuqqas ta’ konformità huwa każ, li jissodisfa l-kundizzjonijiet li ġejjin: i) Dan jikkostitwixxi devjazzjoni mill-proċessi u mill-proċeduri stabbiliti jew jieħu preċedenza fuq il-kontrolli jew lakuna fil-kontrolli eżistenti; ii) Jista’ jinvolvi jew ma jinvolvix ksur tad-dispożizzjonijiet regolatorji u/jew kuntrattwali eżistenti; iii) Jiġi identifikat wara li tkun ittieħdet l-azzjoni (ex post).

[5] L-Artikolu 36(3) tar-Regolamenti Finanzjarji: “Il-kontroll intern effettiv għandu jkun ibbażat fuq l-aħjar prattiki internazzjonali u jinkludi, b’mod partikolari, l-elementi li ġejjin: (a) is-segregazzjoni tal-kompiti; (b) strateġija xierqa għall-ġestjoni u l-kontroll tar-riskju li tinkludi l-kontroll fil-livell tar-riċevitur; (c) l-evitar ta’ kunflitt ta’ interess; (d) rekords tal-awditjar adegwati u l-integrità tad-data fis-sistemi tad-data; (e) proċeduri għall-monitoraġġ tal-effettività u l-effiċjenza; (f) proċeduri għas-segwitu tad-dgħufijiet u l-eċċezzjonijiet identifikati fil-kontroll intern; (g) valutazzjoni perjodika tal-funzjonament tajjeb tas-sistema ta’ kontroll intern”- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1046