Kwalunkwe data personali li jinġabar mill-Ombudsman Ewropew għandu jiġi pproċessat skont ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data

Żewġ servizzi biss disponibbli fuq dan is-sit elettroniku bħalissa jeħtieġu li dejta personali tingħata mill-utent:

(1) Jekk utent jixtieq jibgħat messaġġ elettroniku lill-istituzzjoni, hu jista' jagħmel hekk billi jimla l-formola fuq l-internet. Fil-formola jeħtieġ li l-utent jagħti kunjom, isem u indirizz ta' posta elettronika. Ladarba tintbagħat, il-formola hija trasmessa permezz ta' posta elettronika għand il-persuna inkarigata jew is-servizz tal-uffiċċju tal-Ombudsman. Il-kontenut tal-formola ma jinżammx f'dejtabejż tas-sit elettroniku tal-Ombudsman u lanqas ma jkun disponibbli għall-Ombudsman u l-persunal tiegħu fi kwalunkwe forma ħlief f'dik tal-messaġġ elettroniku msemmi hawn fuq.

(2) Jekk utent jixtieq jibgħat ilment lill-Ombudsman permezz ta' formola ta' ilment minn fuq l-internet, l-ewwel għandu joħloq kont ta' utent. L-utent għandu jagħti indirizz elettroniku u jagħżel password. Ladarba jiġi attivat il-kont, l-utent jista' joħloq abbozz tal-ilment, jimmodifika abbozzi ta' ilment li jkunu inħolqu qabel, jibgħat ilment, jew jaċċessa ilmenti li hu jkun diġà bagħat. Id-dettalji tal-kont tal-utent, kif ukoll il-kontenut ta' kull ilment li jinħoloq mill-utent, jinżammu ġo dejtabejż. L-utent biss jista' jaċċessa l-ilmenti fid-dejtabejż, permezz tal-password li jkun għażel. L-Ombudsman Ewropew u l-persunal tiegħu m'għandhom aċċess la għal passwords tal-utenti u lanqas għall-ilmenti li jinżammu fid-dejtabejż. Meta utent jibgħat ilment, id-dejtabejż tiġġenera messaġġ elettroniku li jintbagħat lis-servizz relevanti tal-ufiċċju tal-Ombudsman.

Id-dejta li tinġabar għandha tiġi pproċessata biss għall-għan maħsub u dak speċifikat b'mod ċar. Is-suġġett tad-dejta għandu jkollu dritt ta’ aċċess għad-dejta personali tiegħu u dritt li jirrettifika dejta bħal din li ma tkunx preċiża jew mhux kompluta. Jekk jogħġbok innota li f’xi każijiet jistgħu japplikaw ir-restrizzjonijiet skont l-Artikolu 25 tar-Regolament. Fil-każ li s-suġġett tad-dejta jkollu mistoqsijiet dwar l-ipproċessar tad-dejta personali tiegħu, għandu jindirizzahom lill-entità li tkun tirrappreżenta kontrollur tad-dejta. Is-suġġett tad-dejta għandu jkollu d-dritt għal rikors fi kwalunkwe ħin għalKontrollur Ewropew tal-Protezzjoni tad-Dejta.

Is-sit elettroniku tal-Ombudsman Ewropew xi drabi jipprovdi links għal siti oħra fuq l-internet. Peress li l-Ombudsman ma għandu l-ebda kontroll fuq dawn is-siti elettroniċi, nissuġġerixxu li tivverifika l-politiki ta' privatezza tiegħek.

L-istituzzjonijiet tal-UE għandhom iżommu Reġistru ċentrali tar-rekords tal-attivitajiet ta’ pproċessar ta’ data personali (l-Artikolu 31 tar-Regolament 2018/1725). Ir-rekords fihom informazzjoni bħall-fini tal-ipproċessar, il-kategoriji ta’ data personali pproċessati, id-drittijiet tas-suġġetti tad-data, u d-dettalji ta’ kuntatt tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Ombudsman.