1. Šā ieraksta pēdējais atjauninājums: 23/02/2022

2. Atsauces numurs: 1/2022

3. Pārziņa vārds, uzvārds un kontaktinformācija:

Eiropas ombuds,

1, avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbūras Cedex

Saziņa:

Izmeklēšanas direktors

EO@ombudsman.europa.eu  

4. Datu aizsardzības speciālista vārds, uzvārds un kontaktinformācija:

Francesca Pavesi kundze

Datu aizsardzības speciālists (DAS)

Nicholas Hernanz kgs

DAI vietnieks

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Pārstrādātāja nosaukums un kontaktinformācija:

Neattiecas

6. Kopīgā(-o) pārziņa(-u) nosaukums un kontaktinformācija:

Neattiecas

7. Apstrādes nolūks(-i):

Saskaņā ar LES 11. pantu Eiropas Ombuds organizē apspriešanos ar ieinteresētajām personām, kuras mērķis ir informēt ombudu par to personu viedokļiem, uz kurām attiecas sabiedrībai svarīgi stratēģisko izmeklēšanu un iniciatīvu temati.

Sabiedriskā apspriešana saistībā ar stratēģiskām izmeklēšanām un iniciatīvām parasti sastāv no šādiem posmiem:

• EO tīmekļa vietnē ir publicēts uzaicinājums sniegt ieguldījumu,
• ikviens ir aicināts sniegt ieguldījumu līdz noteiktam termiņam,
• atbildes var nosūtīt, izmantojot saziņas veidlapu, e-pastu vai pastu,
• visas atbildes tiek publicētas ombuda tīmekļa vietnē un
• ir sagatavots ziņojums, kurā apkopoti viedokļi.

Apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs (Regulas 2018/1725 5. panta 1. punkta a) apakšpunkts).

Personas datus izmanto arī saziņai ar datu sniedzējiem.

8. Datu subjektu kategoriju un personas datu kategoriju apraksts:

Datu subjektu kategorijas

Konsultācijās ar Eiropas ombudu var piedalīties jebkura fiziska vai juridiska persona.

Personas datu kategorijas

Savāktie un tālāk apstrādātie personas dati ir dati, kas nepieciešami, lai piedalītos apspriešanā, un tie ir šādi:

• vārds,
• uzvārds,
• amata nosaukums
• e-pasta adrese,
• valoda, kurā vēlaties saņemt atbildi,
• citā valodā varētu pieņemt atbildi,
• temats (apspriešanas nosaukums) un saturs (galvenokārt personas vai organizācijas viedoklis par šo tematu).

Dažās atbildēs var būt ietverti arī trešo personu personas dati, lai gan datu sniedzējiem tiek lūgts izvairīties no nevajadzīgu personas datu iekļaušanas savās atbildēs. Principā īpašas datu kategorijas ^[1] nebūtu jāiekļauj. Attiecībā uz trešo personu personas datiem Eiropas Ombuds piemēro politiku par informācijas sniegšanu trešās personas datu subjektam izmeklēšanā (https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70851).

9. Datu glabāšanas un, ja iespējams, dzēšanas termiņš:

Atbildes tiek glabātas attiecīgajos lietas materiālos saskaņā ar Ombuda lietu pārvaldības sistēmas glabāšanas politiku desmit gadus pēc lietas slēgšanas ^[2]. Tas ietver pamatinformāciju par personu (vārds, uzvārds, e-pasta adrese) un valodas izvēli, kā arī individuālas atbildes. Pēc tam tos arhivēs saskaņā ar ombuda politiku attiecībā uz arhivēšanu ^[3].

Datu sniedzēju personas dati tiek rediģēti no atbilžu versijas, kas pēc pieprasījuma tiek publiskota Eiropas Ombuda tīmekļa vietnē ^[4]. E-pasta adreses vienmēr tiek rediģētas. Ja atbildē tiek iekļauti trešo personu personas dati, tiek rediģēti arī dati, no kuriem datu sniedzējiem tiek lūgts izvairīties.

Apspriešanā iesniegtos dokumentus, piemēram, nostājas dokumentus vai pamatojuma dokumentus, publisko tādā formā, kādā tie saņemti. Ja šādi iesniegumi ietver trešo personu personas datus, tiek veikti attiecīgi rediģējumi.

Masveida sūtījumu gadījumā, t. i., ja respondentu grupa iesniedz identiskus komentārus, atbildes uz attiecīgajiem lietas materiāliem tiek saglabātas 10 gadus, pēc kuriem tās var arhivēt. Tie tiek glabāti Eiropas Ombuda e-pasta sistēmā trīs mēnešus, pēc tam tie tiek dzēsti. Viena šāda atbilde tiek publiskota ombuda tīmekļa vietnē, norādot, ka ombuds ir saņēmis vēl vairākas atbildes ar tādu pašu saturu.

10. Datu saņēmēji:

Piekļuve personas datiem tiek nodrošināta Eiropas Ombuda darbiniekiem, kas ir atbildīgi par šīs apstrādes darbības veikšanu, un pilnvarotiem darbiniekiem, pamatojoties uz principu “nepieciešamība zināt”, piemēram, IKT nodaļas darbiniekiem, kas pārvalda Ombuda tīmekļa vietnē iesniegtos datus.

Izmeklēšanas procedūras ietvaros ombuds nosūta attiecīgajai ES iestādei, struktūrai, birojam vai aģentūrai visas saņemtās atbildes.

Lai izvairītos no ļaunprātīgas izmantošanas, datu sniedzējiem ir jāidentificē sevi vai organizāciju, kuras vārdā tie sniedz atbildes. Anonīmi viedokļi apspriešanā netiek pieņemti.

Pienesumu autori tiek aicināti izvairīties no nevajadzīgu personas datu, jo īpaši trešo personu personas datu, iekļaušanas savās atbildēs.

Pārredzamības labad ombuds publisko apspriešanā saņemtos komentārus. Ja tiek iekļauti datu sniedzēju vai citādi personas dati, tie tiek rediģēti (attiecībā uz datu sniedzējiem — tikai pēc pieprasījuma).

11. Vai notiek personas datu nosūtīšana uz trešām valstīm un/vai starptautiskām organizācijām?

Neattiecas ^[5]

12. Vispārīgs drošības pasākumu apraksts:

Lielākā daļa atbilžu, kas saņemtas, apspriežoties ar Eiropas ombudu un ieinteresētajām personām, tiek iesniegtas elektroniski, izmantojot īpašas apspriešanas pastkastītes. Pienesumu autori tiek aicināti Ombuda tīmekļa vietnē aizpildīt saziņas veidlapu, kurā atbildes tiek nosūtītas uz īpašo apspriešanas pastkastīti.

Atbildīgais izmeklēšanas darbinieks ieskenē pa pastu iesniegtās atbildes un pievieno tās digitālajai datnei. Iemaksu papīra formātā pēc tam iznīcina.

Ieguldījumi konsultācijās ar ieinteresētajām personām tiek glabāti ombuda lietu pārvaldības sistēmā. Piekļuve datu sniedzēju personas datiem tiek nodrošināta Ombuda darbiniekiem, kas ir atbildīgi par šīs apstrādes darbības veikšanu, un pilnvarotiem darbiniekiem, pamatojoties uz vajadzību pēc informācijas.

Eiropas Ombuda mērķis ir nodrošināt, ka datu apstrādes sistēmas un pakalpojumi ir noturīgi un ka attiecīgā gadījumā tiek aizsargāta datu konfidencialitāte.

13. Informācija par to, kā datu subjekti var īstenot savas piekļuves un labošanas tiesības un attiecīgā gadījumā dzēšanas, ierobežošanas un datu pārnesamības tiesības:

Pēc datu iesniegšanas, izmantojot saziņas veidlapu, datu sniedzēji saņem e-pastu ar apstrādājamo datu kopiju.

Datu subjektiem ir tiesības piekļūt saviem personas datiem un attiecīgajai informācijai par to, kā mēs tos izmantojam. Viņiem ir arī tiesības pieprasīt labot jebkurus nepilnīgus vai neprecīzus datus, kas uz viņiem attiecas. Datu subjektiem ir tiesības jebkurā laikā iebilst pret to, ka Eiropas Ombuds izmanto viņu datus, pamatojoties uz iemesliem, kas saistīti ar viņu konkrēto situāciju. Noteiktos apstākļos viņiem ir tiesības pieprasīt, lai mēs dzēšam viņu personas datus vai ierobežojam to izmantošanu.

Datu subjekti jebkurā laikā var mums lūgt informāciju par savu personas datu apstrādi, nosūtot e-pastu uz adresi EO@ombudsman.europa.eu (atbildīgā izmeklēšanas darbinieka e-pasta adrese būs pieejama arī Ombuda tīmekļa vietnes apspriešanas lapā). Uz datu subjektu pieprasījumiem atbild pēc iespējas ātrāk un jebkurā gadījumā viena mēneša laikā.

Datu subjekti var arī sazināties ar mūsu datu aizsardzības speciālistu: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Ja viņi vēlas sūdzēties par to, kā ombuds rīkojas ar viņu personas datiem, viņi var sazināties ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju (www.edps.europa.eu), rakstot uz šādu adresi: EDPS@edps.europa.eu

Organizējot apspriešanos ar ieinteresētajām personām, Eiropas Ombuds sniedz pienesumu iesniedzējiem šādu informāciju par viņu privātumu: https://www.ombudsman.europa.eu/document/61555

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Paziņojums par privātumu

Attiecībā uz Eiropas Ombuda konsultācijām saistībā ar stratēģiskām izmeklēšanām un iniciatīvām ^[6]

Šajā paziņojumā par privātumu ir aprakstīts, kā Eiropas Ombuds aizsargā jūsu personas datus, kad atbildat uz Ombuda rīkotu apspriešanos, un kur Ombuds darbojas kā datu pārzinis. Šajā paziņojumā ir arī izklāstītas jūsu kā datu subjekta tiesības.

Jo īpaši tajā ir izskaidrots datu vākšanas un apstrādes iemesls; veids, kādā ombuds vāc un apstrādā sniegtos datus un nodrošina to aizsardzību; un kādas tiesības datu sniedzēji var izmantot attiecībā uz saviem datiem.

1. Kādus personas datus apstrādās Eiropas Ombuds?

Pienesumu autori aizpilda saziņas veidlapu Eiropas Ombuda tīmekļa vietnē, novirzot savus komentārus uz īpašo apspriešanas pastkastīti. Atbildes var nosūtīt arī pa pastu vai e-pastu. Iemaksas apstrādā attiecīgie Eiropas Ombuda biroja darbinieki.

Eiropas Ombuds var sazināties ar datu sniedzējiem, lai pieprasītu skaidrojumus un/vai izplatītu apspriešanās/izmeklēšanas rezultātus. Par izmeklēšanu atbildīgās personas kontaktinformācija ir sniegta uzaicinājumā piedalīties apspriešanā.

Savāktie un tālāk apstrādātie personas dati ir dati, kas nepieciešami, lai piedalītos apspriešanā, un tie ir šādi: vārds, uzvārds, e-pasts, amata apraksts un vēlamā valoda turpmākai sarakstei, cita valoda, kurā būtu pieņemama atbilde un saturs (lielākoties personas vai organizācijas viedoklis par šo tematu).

2. Kāpēc Eiropas Ombuds apstrādā šos personas datus?

Eiropas Ombuds vēlas sniegt sabiedrībai un ieinteresētajām personām iespēju paust savu viedokli saistībā ar stratēģiskām izmeklēšanām un iniciatīvām, kas gūtu labumu no ārēja ieguldījuma, un tāpēc var sākt sabiedrisko apspriešanu.

3. Kāds ir šo datu apstrādes juridiskais pamats un nepieciešamība?

Šīs apstrādes darbības juridiskais pamats ir LES 11. pants.

Personas datus apstrādā saskaņā ar Regulu 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi ES iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās. Apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs (Regulas 2018/1725 5. panta 1. punkta a) apakšpunkts).

4. Kas ir atbildīgs par datu apstrādi?

Tīmekļa vietnē iesniegtos datus pārvalda Eiropas Ombuda Informācijas un komunikācijas tehnoloģiju (IKT) sektors. Eiropas Ombuda darbinieki, kas atbild par sabiedrisko apspriešanu, un pilnvarotie darbinieki, pamatojoties uz principu “nepieciešamība zināt”, turpinās apstrādāt datu sniedzēju iesniegtos datus.

5. Kas būs datu saņēmēji?

Eiropas Ombuda darbiniekiem, kas ir atbildīgi par šīs apstrādes darbības veikšanu, ir piekļuve jūsu personas datiem; kā arī citi pilnvaroti Eiropas Ombuda darbinieki, pamatojoties uz vajadzību pēc informācijas.

Izmeklēšanas procedūras ietvaros Eiropas Ombuds nosūta attiecīgajai ES iestādei, struktūrai, birojam vai aģentūrai visas saņemtās atbildes. Pārredzamības labad Eiropas Ombuds publisko apspriešanā saņemtos komentārus.

Piedaloties apspriešanā, jums ir jāidentificē sevi un organizāciju, kuras vārdā sniedzat savu ieguldījumu. Anonīmi viedokļi apspriešanā netiek pieņemti. Tas nepieciešams, lai izvairītos no ļaunprātīgas izmantošanas.

Pārredzamības labad Eiropas ombude publisko informāciju, ko viņa ir saņēmusi, atbildot uz sabiedrisko apspriešanu. Jūsu personas dati netiks publiskoti. Jums nevajadzētu savās atbildēs iekļaut nevajadzīgus personas datus, jo īpaši trešo personu personas datus. Ja šādi dati ir iekļauti, tie tiks rediģēti no publiski pieejamās versijas.

6. Cik ilgi dati tiks glabāti?

Atbildes tiek glabātas attiecīgajos lietas materiālos saskaņā ar Ombuda lietu pārvaldības sistēmas glabāšanas politiku desmit gadus pēc lietas slēgšanas ^[7]. Tas ietver personas pamatinformāciju (vārdus, uzvārdus, e-pasta adresi), valodas preferences un atbildes. Atbildes tiek arhivētas saskaņā ar ombuda politiku attiecībā uz arhivēšanu ^[8].

7. Kā mēs aizsargājam jūsu datus?

Elektroniskie dati tiek glabāti Eiropas Ombuda serveros. Šos datus aizsargā daudzi drošības pasākumi, ko noteikusi Eiropas Ombuda informācijas un komunikācijas tehnoloģiju nozare, lai aizsargātu iestādes elektroniskā īpašuma integritāti un konfidencialitāti.

Piekļuve personas datiem tiek aizsargāta, pārvaldot piekļuves tiesības, kas ir stingri ierobežotas un balstītas uz principu “nepieciešamība zināt”.

E-pasta adreses nekad netiek publiskotas, bet tās tiek glabātas, un Eiropas Ombuds tās var izmantot sarakstei saistībā ar sniegto atbildi.

8. Kādas ir jūsu tiesības un kā jūs tās varat izmantot?

Piedaloties apspriešanā, jūs varat izvēlēties, vai jūsu personas dati būtu jāpublicē mūsu tīmekļa vietnē.

Jums kā “datu subjektam” saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļu (14.–25. pants) ir arī konkrētas tiesības, jo īpaši tiesības piekļūt saviem persondatiem un tos labot, ja jūsu persondati ir neprecīzi vai nepilnīgi. Noteiktos apstākļos jums ir tiesības dzēst savus personas datus, ierobežot savu personas datu apstrādi un tiesības iebilst pret savu personas datu apstrādi.

Eiropas Ombuds atbildēs uz jūsu pieprasījumiem pēc iespējas ātrāk un ne vēlāk kā viena mēneša laikā.

Visbeidzot, jums ir tiesības jebkurā laikā vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, ja uzskatāt, ka Eiropas Ombuds jūsu persondatu apstrādes dēļ ir pārkāpis jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725.

9. Ar ko sazināties, ja rodas jautājumi vai sūdzības par datu aizsardzības jautājumiem?

Jūs jebkurā laikā varat nosūtīt ar datu aizsardzību saistītus jautājumus par Eiropas Ombuda rīkotajām sabiedriskajām apspriešanām uz šādu adresi: EO@ombudsman.europa.eu

Jūs varat arī sazināties ar Eiropas Ombuda datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz šādu adresi: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Jūs jebkurā laikā varat iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam, rakstot uz šādu adresi: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Skat. Regulas 2018/1725 10. pantu.

[2] Skatīt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[3] Skatīt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[4] Skatīt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/public-consultations.

[5] Eiropas Ombuda tīmekļa vietnē publicētie personas dati ir pieejami visā pasaulē. ES tiesas ir konstatējušas, ka personas datu ielāde tīmekļa vietnē nav personas datu pārsūtīšana (sk. Tiesas 2003. gada 6. novembra spriedumu lietā C-101/01 Lindqvist).

[6] Pieejams Eiropas Ombuda tīmekļa vietnē: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/61555.

[7] Skatīt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[8] Skatīt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.