Eiropas ombuds

Apstrādes darbību publiskais reģistrs:^[1]

 Eiropas Ombuda biroja štatu saraksta uzraudzība (“gredzengrāmatas pārvaldība”)

1. Šā ieraksta pēdējais atjauninājums: 11.08.2021

2. Atsauces numurs: 11/2021

3. Pārziņa vārds, uzvārds un kontaktinformācija: Eiropas ombuds, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Atbildīgais dienests: Administrācijas direktorāts – Cilvēkresursu grupa

4. Datu aizsardzības speciālista vārds, uzvārds un kontaktinformācija: Francesca PAVESI — datu aizsardzības inspektora vietniece: Nicholas Hernanz- Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Pārstrādātāja nosaukums un kontaktinformācija: Neattiecas

6. Kopīgā(-o) pārziņa(-u) nosaukums un kontaktinformācija: Neattiecas

7. Apstrādes nolūks(-i): Saglabāt precīzu informāciju par biroja štatu sarakstu un uzraudzīt tā attīstību laika gaitā (tostarp informāciju par brīvajām amata vietām un to veidu, pieņemšanu darbā utt.).

Procedūras juridiskais pamats ir Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES, Euratom) 2018/1046 (2018. gada 18. jūlijs) par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam ("Finanšu regula"), un tās īstenošanas noteikumi.

8. Datu subjektu kategoriju un personas datu kategoriju apraksts:

-Datu subjektu kategorijas: Visi Eiropas Ombuda (EO) darbinieki, izņemot praktikantus un līgumdarbiniekus.

Personas datu kategorijas:

• amata veids (saistība ar likumu – pastāvīga vai pagaidu)
• vienība, kurā darbinieki ir norīkoti
• Amata vietu kategorijas (AD/AST/AST.SC)
• amata pakāpe (1-16)
• darbavieta (STR/BRU)
• pasta indekss ^[2]
• darba numurs (SYSPER)
• amata izveides gads
• katrā amatā esošā darbinieka vārds un uzvārds;
• darbinieka kategorija
• darbinieka pakāpe
• darbinieka līmenis(1-5)
• darba stāžs pakāpē (datums)
• darba stāžs līmenī (datums)
• ilgums posmā (mēnešos)
• nepilna laika darba pieejamība (% no laika)
• darbinieka tiesības tikt paaugstinātam amatā (datums)
• amata ieņemšana (1/0)

Ja tas nepieciešams, lai nodrošinātu štatu saraksta precīzu uzraudzību, kārtējā mēneša gredzena grāmatā ir informācija par noteikta ilguma līguma beigu datumu līdzās attiecīgā darbinieka vārdam vai cita informācija par amatu (piemēram, tās personas vārds, kura ieņems amatu, kad persona būs atlasīta, bet darbā pieņemšanas procedūra vēl nav pabeigta).

9. Datu glabāšanas un, ja iespējams, dzēšanas termiņš:

EO uztur šādas ciltsgrāmatas:

1) EO glabā 8. punktā uzskaitītos personas datus kārtējā gada ciltsgrāmatās (mēneša versijas no 2021. gada);

2) EO saglabā tos pašus personas datus (iepriekš 8. punktā), izņemot informāciju par amatā paaugstināmajiem darbiniekiem, iepriekšējo 7 gadu ciltsgrāmatās PDF versijā;

3) EO izdzēš visus personas datus no ciltsgrāmatām, kas vecākas par 7 gadiem, un katru gadu saglabā vienu ciltsgrāmatas versiju PDF formātā (parasti decembra versiju), kurā ir šādi dati: amata veids (pastāvīgs vai pagaidu), amata numurs, amata kategorija (AD, AST, AST/SC) un amata pakāpe statistikas vajadzībām.

Visas gredzenu grāmatu versijas (pašreizējās un iepriekšējās) tiek glabātas biroja serverī drošā diskā, kas pieejams darbiniekiem, pamatojoties uz vajadzību pēc informācijas.

10. Datu saņēmēji: Ombuds ,, ģenerālsekretārs, Administrācijas direktors, Cilvēkresursu nodaļas vadītājs, Budžeta un finanšu nodaļas vadītājs (arī grāmatvedis) budžeta vajadzībām (piemēram, štatu saraksta grozījumi), Cilvēkresursu nodaļas darbinieks(-i), kas uzrauga gredzenu grāmatu, ex ante pārbaudes darbinieks, kad tiek pieņemts darbā jauns darbinieks.

11. Vai notiek personas datu nosūtīšana uz trešām valstīm un/vai starptautiskām organizācijām? Neattiecas

12. Vispārīgs drošības pasākumu apraksts:

Gredzengrāmatas versijas tiek elektroniski arhivētas biroja serverī drošā diskā, kas pieejams ombudam, ģenerālsekretāram, administrācijas direktoram, cilvēkresursu vadītājam un personāla loceklim(-ļiem) cilvēkresursu grupā, kura uzrauga gredzengrāmatu. Nevienam citam darbiniekam nav piekļuves šim aizsargātajam diskam.

13. Informācija par to, kā datu subjekti var īstenot savas piekļuves un labošanas tiesības un attiecīgā gadījumā dzēšanas, ierobežošanas un datu pārnesamības tiesības:

Darbinieki var lūgt piekļuvi saviem personas datiem un attiecīgajai informācijai par to, kā EO tos izmanto. Tās var arī pieprasīt labot jebkurus nepilnīgus vai neprecīzus datus, kas uz tām attiecas. Noteiktos apstākļos viņiem ir tiesības jebkurā laikā iebilst pret to, ka EO izmanto viņu datus, pamatojoties uz viņu konkrēto situāciju, kā arī tiesības pieprasīt, lai EO dzēš viņu personas datus vai ierobežo to izmantošanu. Ir svarīgi atzīmēt, ka iepriekš minētās tiesības nav absolūtas tiesības: Regulā (ES) 2018/1725 ir noteikts konkrēts pamatojums un nosacījumi datu subjektiem, kad tie izmanto minētās tiesības. Iespējams, ka EO turpinās apstrādāt personas datus gredzengrāmatas pārvaldības ietvaros, pat ja tas saņem pieprasījumus par iebildumiem, dzēšanu vai ierobežošanu.

Darbinieki jebkurā laikā var lūgt biroja informāciju par savu personas datu apstrādi pa e-pastu (EO@ombudsman.europa.eu) vai sazinoties ar Administrācijas direktorātu (HR komandu). Dienesti atbildēs uz saviem pieprasījumiem pēc iespējas ātrāk un ne vēlāk kā viena mēneša laikā. Viņi var arī sazināties ar biroja datu aizsardzības speciālistu: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Ja viņi vēlas sūdzēties par to, kā EO apstrādā viņu personas datus, viņi var sazināties ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju (www.edps.europa.eu), rakstot uz šādu adresi: EDPS@edps.europa.eu

Paziņojums par privātumu

par ciltsgrāmatu pārvaldību Eiropas Ombuda birojā

Šajā paziņojumā par privātumu ir izskaidrots apstrādes iemesls, tas, kā Eiropas Ombuds (EO) vāc un apstrādā visus sniegtos personas datus un nodrošina to aizsardzību, kā šī informācija tiek izmantota un kādas tiesības datu subjekti var izmantot attiecībā uz saviem datiem.

Pārzinis ir EO.

1. Kādus personas datus apstrādās Eiropas Ombuds?

Mēs apstrādājam šādus visu EO biroja darbinieku (“darbinieki”), izņemot praktikantus un līgumdarbiniekus, personas datus: amata veids (saistība ar likumu - pastāvīga vai pagaidu); struktūra, kurā darbinieki ir norīkoti; amatu kategorijas (AD/AST/AST.SC); amata pakāpe (1-16); darba vieta (STR/BRU); pasta indekss; amata numurs (SYSPER); amata izveidošanas gads; katrā amatā esošā darbinieka vārds un uzvārds; darbinieka kategorija; darbinieka pakāpe; darbinieka līmenis(1-5); darba stāžs pakāpē (datums); darba stāžs līmenī (datums); ilgums pakāpē (mēnešos); amata nepilna laika pieejamība (% no laika); darbinieka tiesības tikt paaugstinātam amatā (datums); amata ieņemšana (1/0).

Ja tas nepieciešams, lai nodrošinātu štatu saraksta precīzu uzraudzību, kārtējā mēneša gredzenu grāmatā ir informācija par noteikta ilguma līguma beigu datumu līdzās attiecīgā darbinieka vārdam vai cita informācija par amatu, piemēram, tās personas vārds, kura ieņems amatu, kad persona būs atlasīta, bet darbā pieņemšanas procedūra vēl nav pabeigta.

2. Kāpēc Eiropas Ombuds apstrādā šos personas datus?

Mērķis ir iegūt precīzu informāciju par EO biroja štatu sarakstu un tā attīstību laika gaitā (tostarp informāciju par brīvajām amata vietām, darbā pieņemšanu utt.).

3. Kādi ir šo datu apstrādes juridiskie pamati un nepieciešamība?

Apstrāde ir nepieciešama, pamatojoties uz Regulas 2018/1725 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu (sabiedrības interesēs veikta uzdevuma izpilde) un 5. panta 1. punkta b) apakšpunktu (pārzinim uzlikta juridiska pienākuma izpilde).

Juridiskais pamats ir 52. pants Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 18. jūlija Regulā (ES, Euratom) 2018/1046 par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam (“Finanšu regula”), un tās īstenošanas noteikumi.

4. Kas ir atbildīgs par datu apstrādi?

Datus apstrādā Administrācijas un cilvēkresursu direktorāta (HR) komanda.

5. Kas būs datu saņēmēji?

Saņēmēji ir EO, ģenerālsekretārs, Administrācijas direktors, Cilvēkresursu nodaļas vadītājs, darbinieks(-i), kas strādā ar gredzenu grāmatu Cilvēkresursu grupā, ex ante pārbaudes darbinieks, kad tiek pieņemts darbā jauns darbinieks, un grāmatvedis, kas budžeta vajadzībām iesaistīts štatu saraksta grozījumos.

6. Cik ilgi dati tiks glabāti?

EO 1. punktā uzskaitītos personas datus glabā kārtējā gada ciltsgrāmatās (ikmēneša versijas no 2021. gada) regulārai pārvaldībai.

Revīzijas vajadzībām viņš glabā tos pašus personas datus (iepriekš 1. punktā), izņemot informāciju par darbiniekiem, kuri var tikt paaugstināti amatā, iepriekšējo 7 gadu ciltsgrāmatās PDF versijā.

EO izdzēš visus personas datus no ciltsgrāmatām, kas vecākas par 7 gadiem, un saglabā vienu ciltsgrāmatas versiju PDF formātā (parasti decembra versiju) gadā, ietverot šādus datus: amata veids (pastāvīgs vai pagaidu), amata numurs, amata kategorija (AD, AST, AST/SC) un amata pakāpe statistikas vajadzībām.

7. Kā mēs aizsargājam jūsu datus?

Gredzengrāmatas versijas tiek elektroniski arhivētas biroja serverī drošā diskā, kas pieejams ombudam, ģenerālsekretāram, administrācijas direktoram, cilvēkresursu grupas vadītājam un cilvēkresursu grupas darbiniekam(-iem), kurš(-i) uzrauga gredzengrāmatu. Nevienam citam darbiniekam nav piekļuves šim aizsargātajam diskam.

8. Kādas ir jūsu tiesības un kā jūs tās varat izmantot?

Jums ir tiesības piekļūt saviem personas datiem un attiecīgajai informācijai par to, kā EO tos izmanto.

Noteiktos apstākļos jums ir arī tiesības pieprasīt labot jebkurus nepilnīgus vai neprecīzus datus, kas attiecas uz jums. Jūs varat labot identifikācijas datus jebkurā laikā. Jums ir tiesības jebkurā laikā iebilst pret to, ka EO izmanto jūsu datus, pamatojoties uz jūsu konkrēto situāciju. Noteiktos apstākļos jums ir tiesības pieprasīt, lai uzņēmējs dzēš jūsu personas datus vai ierobežo to izmantošanu.

Uzņēmējs atbildēs uz pieprasījumiem pēc iespējas ātrāk un ne vēlāk kā viena mēneša laikā.

9. Ar ko sazināties, ja rodas jautājumi vai sūdzības par datu aizsardzības jautājumiem?

Jebkurā laikā varat nosūtīt EO ar datu aizsardzību saistītus jautājumus par gredzengrāmatas pārvaldību uz šādu adresi:

Eiropas ombuds

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbūras Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Jūs varat arī sazināties ar EO biroja datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz šādu adresi: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Jūs jebkurā laikā varat iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam, rakstot uz šādu adresi: EDPS@edps.europa.eu

[1] Aizpilda pārzinis. Sk. Regulas 2018/1725 31. panta 1. un 5. punktu par apstrādes darbību ierakstiem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Amata numurs iepriekšējā datubāzē, ko EO izmantoja cilvēkresursu pārvaldībai.