1. Paskutinis šio įrašo atnaujinimas: 11/11/2024

2. Nuorodos numeris: 7/2020

Ares reg. numeris: Ares(2024)8064980

3. Duomenų valdytojo vardas, pavardė ir kontaktiniai duomenys: Europos ombudsmenas, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Kontaktiniai asmenys: Administracijos direktoratas – grupė „Procesas iramp; Dokumentų valdymas, veiklos tęstinumas ir infrastruktūra“

El. paštas: EO@ombudsman.europa.eu

Atsakingi departamentai: Generalinis sekretorius, padedamas Krizių valdymo grupės.

CMG sudaro generalinis sekretorius, direktoriai, ombudsmeno kabineto vadovas, Komunikacijos skyriaus vadovas, veiklos tęstinumo plano (VTP) koordinatorius (veiklos tęstinumo ir infrastruktūros vadovas) ir prireikus ryšių palaikymo pareigūnai.

Administracijos direktoratas teikia CMG operatyvinę paramą atlikdamas sekretoriato funkcijas ir praktiškai įgyvendindamas priimtas priemones.

4. Duomenų apsaugos pareigūno vardas, pavardė ir kontaktiniai duomenys:

Francesca Pavesi – DAP pavaduotojas Nicholas Hernanz

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Perdirbėjo vardas, pavardė (pavadinimas) ir kontaktiniai duomenys: Netaikoma.

6. Bendro (-ių) duomenų valdytojo (-ų) pavadinimas (-ai) ir kontaktiniai duomenys:

Europos Parlamentas (EP) – Rizikos, krizių ir veiklos tęstinumo skyrius (RCBC skyrius), kuris kartu su EVB pagal veiklos tęstinumo planą (VTP) valdo SMS pranešimų apie krizes sistemą

E. paštas businesscontinuitymanagement@europarl.europa.eu

7. Duomenų tvarkymo tikslas (-ai): leisti institucijai VTP prireikus susisiekti su kiekvienu EVB darbuotoju, kad reaguojant į krizinį įvykį būtų galima užtikrinti EVB tarnybų veiklos tęstinumą.

Trumpas apdorojimo aprašymas: Veiklos tęstinumo plane (VTP) ir jo įgyvendinimo vadove EVV biurui pateikiamas struktūrinis požiūris ir gairės dėl veiklos tęstinumo, kad būtų galima reaguoti į nenumatytus EVV veiklos sutrikimus, kurie galėtų turėti įtakos EVV pastatams, operacijoms ar darbuotojams. Ryšių kanalai, naudojami informacijai perduoti darbuotojams ir prireikus susisiekti su kiekvienu EVB darbuotoju, apima SMS žinutes, e. laiškus ir telefono numerius.

Krizės atveju Europos Parlamentas (EP) ir Vykdomasis pareigūnas, vykdydami pareigą rūpintis Parlamento patalpose dirbančiais darbuotojais, užtikrina, kad atitinkami generaliniai sekretoriai palaikytų glaudžius ir tiesioginius ryšius. Europos ombudsmeno EVV darbuotojai yra įtraukti į bendruosius e. pašto sąrašus, naudojamus krizės atveju, o atnaujintas telefono numerių sąrašas reguliariai įtraukiamas į EP SMS pranešimų apie krizes sistemą.

Teisinis pagrindas yra

· 2022 m. gegužės 25 d. Europos ombudsmeno sprendimą, kuriuo priimamas veiklos tęstinumo planas,

· 2023 m. spalio 2 d. Europos ombudsmeno veiklos tęstinumo plano įgyvendinimo vadovą ir

· 2021 m. balandžio 23 d. Pagrindų susitarimo dėl Europos Parlamento ir Europos ombudsmeno bendradarbiavimo įgyvendinimo susitarimas dėl krizių ir veiklos tęstinumo.

8. Duomenų subjektų kategorijų ir asmens duomenų kategorijų aprašymas:

Duomenų subjektų kategorijos:

· visi vykdomojo direktoriaus biuro darbuotojai, įskaitant stažuotojus,

Kontaktiniai asmenys Europos Parlamente ir Europos Komisijoje

Asmens duomenų kategorijos

• vardai ir pavardės (pradinė informacija, jei mobiliųjų telefonų numeriai perduodami EP tarnyboms);
• profesionalių telefono numerių sąrašas su profesionaliais e. laiškais ir biurais;
• privačių mobiliųjų telefonų numeriai;
• VTP ir vadove pateikti asmens duomenys (kai kurie EP ir Komisijos kontaktinių asmenų telefono numeriai, jei reikia koordinuoti veiksmus su kitomis ES institucijomis, pvz., saugumo ir saugos klausimų koordinavimas, koordinavimas su EP arba IRT infrastruktūros valdymas, susijęs su tinklų telefono linijų prieinamumu)

9. Duomenų saugojimo ir, jei įmanoma, ištrynimo terminas:

Informacija saugoma tiek laiko, kiek reikia pirmiau nurodytam tikslui pasiekti. Asmens duomenys bus saugomi tol, kol darbuotojas yra vykdomojo direktoriaus biuro narys. Kai tik darbuotojas išeis iš vykdomojo direktoriaus biuro, visi jo asmens duomenys bus nedelsiant pašalinti iš PKP ir vadovo, taip pat iš saugios internetinės taikomosios programos, naudojamos telefono numeriams ir inicialams saugoti.

Asmens duomenys bus saugomi nuo tada, kai duomenų subjektas užsiregistruos sistemoje, ir tol, kol jis (ji) dirbs vykdomajame potvarkyje, su kuriuo EP yra pasirašęs susitarimą dėl savo darbuotojų prieigos prie EP SMS pranešimų apie krizes sistemos.

10. Duomenų gavėjai:

Vykdomasis potvarkis, CMG: generalinis sekretorius; direktoriai; ombudsmeno kabineto vadovas; Komunikacijos skyriaus vadovas; PKP koordinatorius ir, jei reikia, ryšių palaikymo pareigūnai;

Kad būtų galima prisijungti prie EP sukurtos SMS įspėjimo priemonės, EVV darbuotojų mobiliųjų telefonų numeriai kartu su jų vardo ir pavardės inicialais perduodami EP veiklos tęstinumo tarnybai. Asmeniniai mobiliųjų telefonų numeriai nebus atskleisti jokioms kitoms trečiosioms šalims.

PKP taip pat siunčiamas Europos Parlamentui, jei EVV biurai yra EP patalpų dalis. PKP tik palaiko nuolatinius ir patikimus ryšius su EP saugumo tarnybomis.

11. Ar asmens duomenys perduodami trečiosioms šalims ir (arba) tarptautinėms organizacijoms? Ne.

12. Bendras saugumo priemonių aprašymas:

Kiekvieno darbuotojo nurodyti mobiliojo telefono numeriai saugomi saugioje internetinėje taikomojoje programoje. Ši programa, prie kurios prieigą turi tik CMG nariai ir IRT darbuotojai, leidžia siųsti grupines SMS žinutes. Duomenys iš dalies nuasmeninami ta prasme, kad mobiliojo telefono numeris susiejamas tik su kiekvieno darbuotojo inicialais.

Asmeniniai mobiliųjų telefonų numeriai nebus atskleidžiami jokioms trečiosioms šalims, išskyrus EP veiklos tęstinumo tarnybą, kuri prisijungs prie savo SMS įspėjimo priemonės.

13. Informacija apie tai, kaip duomenų subjektai gali naudotis savo teisėmis susipažinti su duomenimis, juos ištaisyti ir, kai taikytina, ištrinti, apriboti jų tvarkymą ir perkelti [1]:

Duomenų subjektai turi teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir atitinkama informacija apie tai, kaip EVV juos naudoja. Jie taip pat turi teisę reikalauti, kad EVV ištaisytų visus neišsamius ar netikslius su jais susijusius duomenis. Jie turi teisę bet kuriuo metu nesutikti, kad EVV naudotų jų duomenis dėl priežasčių, susijusių su jų konkrečia padėtimi. Tam tikromis sąlygomis jie turi teisę prašyti, kad EVV ištrintų jų asmens duomenis arba apribotų jų naudojimą. EVV į jų prašymus atsakys kuo greičiau ir ne vėliau kaip per vieną mėnesį. Duomenų subjektai gali prašyti EVV informacijos apie jų asmens duomenų tvarkymą e. paštu (eo@ombudsman.europa.eu). Duomenų subjektų prašymai bus išnagrinėti ne vėliau kaip per vieną mėnesį. Duomenų subjektas taip pat gali bet kuriuo metu kreiptis į EVV duomenų apsaugos pareigūną: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Jei duomenų subjektai nori pateikti skundą dėl to, kaip ombudsmenas tvarko jų asmens duomenis, jie gali kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną: www.edps.europa.eu

Pareiškimas apie privatumo apsaugą, susijęs su Europos ombudsmeno veiklos tęstinumo plano ir susijusio vadovo įgyvendinimu

Šiame pareiškime apie privatumo apsaugą paaiškinama, kodėl duomenys tvarkomi, kaip Europos ombudsmenas renka, tvarko ir užtikrina visų pateiktų asmens duomenų apsaugą, kaip ta informacija naudojama ir kokiomis su savo duomenimis susijusiomis teisėmis duomenų subjektai gali naudotis.

Duomenų valdytojas yra Europos ombudsmenas. Bendras duomenų valdytojas yra Europos Parlamentas (EP), kuris kartu su EVB pagal veiklos tęstinumo planą valdo SMS pranešimų apie krizes sistemą.

1. Kokius asmens duomenis tvarkys Europos ombudsmenas?

Tvarkome šiuos visų vykdomojo direktoriaus biuro darbuotojų, įskaitant stažuotojus, asmens duomenis:

• vardai ir pavardės (pradinė informacija, jei mobiliųjų telefonų numeriai perduodami EP tarnyboms);
• profesionalių telefono numerių sąrašas su profesionaliais e. laiškais ir biurais;
• privačių mobiliųjų telefonų numeriai;
• PKP ir vadove [2] pateikti asmens duomenys

2. Kodėl Europos ombudsmenas tvarko šiuos asmens duomenis?

Duomenų tvarkymo tikslas – leisti institucijai VTP prireikus susisiekti su kiekvienu EVB darbuotoju, kad reaguojant į krizinį įvykį būtų galima užtikrinti EVB tarnybų veiklos tęstinumą.

3. Kokie yra šių duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai ir būtinybė?

Tvarkyti duomenis būtina siekiant apsaugoti gyvybinius duomenų subjekto ar kito fizinio asmens interesus“ (Reglamento 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies e punktas) ir viešojo intereso labui arba vykdant Sąjungos institucijai ar organui suteiktus viešosios valdžios įgaliojimus (Reglamento 5 straipsnio 1 dalies a punktas).

Teisinis pagrindas:

• 2022 m. gegužės 25 d. Europos ombudsmeno sprendimą, kuriuo priimamas veiklos tęstinumo planas,

• 2023 m. spalio 2 d. Europos ombudsmeno veiklos tęstinumo plano įgyvendinimo vadovą ir

• 2021 m. balandžio 23 d. Pagrindų susitarimo dėl Europos Parlamento ir Europos ombudsmeno bendradarbiavimo įgyvendinimo susitarimą dėl krizių ir veiklos tęstinumo.

4. Kas yra atsakingas už duomenų tvarkymą?

Duomenis tvarko Administracijos direktorato grupė „Procesas iramp; Dokumentų valdymas, veiklos tęstinumas ir infrastruktūra“, padedama Krizių valdymo grupės [3].

5. Kas bus duomenų gavėjai?

EO, CMG.

Kad būtų galima prisijungti prie EP sukurtos SMS įspėjimo priemonės, EVV darbuotojų mobiliųjų telefonų numeriai kartu su jų vardo ir pavardės inicialais perduodami EP veiklos tęstinumo tarnybai. Asmeniniai mobiliųjų telefonų numeriai nebus atskleisti jokioms kitoms trečiosioms šalims.

6. Kiek laiko bus saugomi duomenys?

Informacija saugoma tiek laiko, kiek reikia pirmiau nurodytam tikslui pasiekti. Asmens duomenys bus saugomi tol, kol darbuotojas yra vykdomojo direktoriaus biuro narys. Kai tik darbuotojas išeis iš vykdomojo direktoriaus biuro, visi jo asmens duomenys bus nedelsiant pašalinti iš PKP ir vadovo, taip pat iš saugios internetinės taikomosios programos, naudojamos telefono numeriams ir inicialams saugoti.

Asmens duomenys bus saugomi nuo tada, kai duomenų subjektas užsiregistruos sistemoje, ir tol, kol jis (ji) dirbs vykdomajame potvarkyje, su kuriuo EP yra pasirašęs susitarimą dėl savo darbuotojų prieigos prie EP SMS pranešimų apie krizes sistemos.

7. Kaip saugome duomenų subjekto duomenis?

Kiekvieno darbuotojo nurodyti mobiliojo telefono numeriai saugomi saugioje internetinėje taikomojoje programoje. Ši programa, prie kurios prieigą turi tik CMG nariai ir IRT darbuotojai, leidžia siųsti grupines SMS žinutes. Duomenys iš dalies nuasmeninami ta prasme, kad mobiliojo telefono numeris susiejamas tik su kiekvieno darbuotojo inicialais.

Asmeniniai mobiliųjų telefonų numeriai nebus atskleidžiami jokioms trečiosioms šalims, išskyrus EP veiklos tęstinumo tarnybą, kuri prisijungs prie savo SMS įspėjimo priemonės.

Visi kiti asmens duomenys Europos Parlamentui gali būti perduodami taip pat, kaip ir pats sienos perėjimo punktas.

8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip jomis galite pasinaudoti?

Turite teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir atitinkama informacija apie tai, kaip EVV juos naudoja.

Taip pat turite teisę reikalauti, kad EVV ištaisytų visus neišsamius ar netikslius su jumis susijusius duomenis, esančius jūsų medicininėje byloje.

Turite teisę bet kuriuo metu nesutikti, kad EVV naudotų jūsų duomenis dėl priežasčių, susijusių su jūsų konkrečia padėtimi. Tam tikromis sąlygomis turite teisę prašyti, kad EVV ištrintų jūsų asmens duomenis arba apribotų jų naudojimą.

EVV į jūsų prašymą atsakys kuo greičiau ir ne vėliau kaip per vieną mėnesį.

9. Į ką kreiptis, jei kyla klausimų ar skundų dėl duomenų apsaugos klausimų?

Su duomenų apsauga susijusius klausimus, susijusius su vykdomojo direktoriaus veiklos tęstinumo plano ir susijusio vadovo įgyvendinimu, bet kuriuo metu galite siųsti Europos ombudsmenui šiuo adresu:

Europos ombudsmenas

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbūro Cedex

E. paštas EO@ombudsman.europa.eu

Taip pat galite kreiptis į Europos ombudsmeno duomenų apsaugos pareigūną šiuo adresu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui galite pateikti bet kuriuo metu šiuo adresu: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form_en

 

[1] Apsvarstykite galimybę paskelbti atitinkamą pareiškimo apie privatumo apsaugą dalį ir pateikti nuorodą. Žr. Reglamento 2018/1725 15 ir 16 straipsnius dėl duomenų subjektui (-ams) teiktinos informacijos ir 17–22 straipsnius dėl duomenų subjektų teisių: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Kai kurie EP ir Komisijos kontaktinių asmenų telefono numeriai, pavardės ir kontaktiniai duomenys, jei reikia koordinuoti veiksmus su kitomis ES institucijomis, pvz.: saugumo ir saugos klausimų koordinavimas, koordinavimas su EP arba IRT infrastruktūros valdymas, susijęs su tinklų telefono linijų prieinamumu.

[3] CMG sudaro generalinis sekretorius, direktoriai, ombudsmeno kabineto vadovas, Komunikacijos skyriaus vadovas, VTP koordinatorius (veiklos tęstinumo ir infrastruktūros grupės vadovas) ir prireikus ryšių palaikymo pareigūnai.