I. Trasparenza e diritto di accesso ai documenti

La trasparenza e la responsabilità sono essenziali per un'amministrazione efficace e per aumentare la legittimità dell'UE. Come indicato nella strategia del Mediatore "Verso il 2024"^[1], la trasparenza è una priorità fondamentale del Mediatore europeo.

L'ufficio del Mediatore mira a fungere da esempio di amministrazione aperta, trasparente e responsabile.

A norma del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (articolo 15), i cittadini e le persone giuridiche residenti nell'UE hanno il diritto di accedere a qualsiasi documento in possesso di quasi tutte le istituzioni dell'UE. Si tratta anche di un diritto fondamentale riconosciuto nella Carta dei diritti fondamentali dell'UE (articolo 42).

Ai sensi delle norme dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti ^[2] («regolamento»), i membri del pubblico possono contattare le istituzioni e gli organi dell'UE per chiedere l'accesso a documenti specifici (se sono a conoscenza della loro esistenza) o per chiedere all'istituzione di identificare i documenti su una questione specifica a cui desiderano accedere. Le istituzioni possono rifiutare l'accesso solo in circostanze eccezionali, qualora la divulgazione dei documenti arrechi pregiudizio a determinati interessi stabiliti nel regolamento.

La presente relazione fornisce una panoramica dell'attuazione del regolamento da parte dell'Ufficio del Mediatore a norma dell'articolo 17, paragrafo 1, per gli anni 2019 e 2020.

II. La procedura

Il Mediatore aderisce al principio di apertura e pubblica in modo proattivo i documenti di attività principali; tra cui i documenti chiave dei casi del Mediatore nella sezione "Indagini" del nostro sito web, nonché tutti i documenti adottati in relazione alla strategia, alla politica e alla gestione.

Oltre alla divulgazione proattiva, il Mediatore fornisce l'accesso ai documenti su richiesta. Il gruppo per la libertà di informazione (gruppo FOI) gestisce le richieste iniziali conformemente al regolamento e alla decisione del Mediatore sul trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti. Il team FOI comprende attualmente due responsabili della trasparenza (TO) e due colleghi specializzati nella gestione dei documenti che assistono gli TO. Le responsabilità dei membri del team FOI relative alle richieste di accesso del pubblico sono combinate con le loro principali responsabilità, come indicato nella descrizione delle mansioni per il posto pertinente.

Il Segretario generale tratta le richieste di riesame (le cosiddette "domande di conferma").

Maggiori informazioni su come presentare una richiesta di accesso del pubblico ai documenti del Mediatore sono disponibili sul nostro sito web ^[3].

II. Dati e risultanze per il periodo 2019 e 2020

2019

Nel 2019 la Mediatrice ha ricevuto 37 richieste di accesso del pubblico ai documenti. 22 richieste riguardavano documenti relativi alla denuncia. Le restanti 15 richieste riguardavano questioni istituzionali, di risorse umane e di bilancio, nonché procedure interne e informazioni statistiche.

Un ampio accesso parziale è stato concesso in 18 richieste di reclamo. Le espunzioni minori applicate ai documenti divulgati riguardavano la necessità di proteggere i dati personali a norma dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001 e del regolamento (UE) 2018/1725 ^[4]. Tre richieste riguardavano indagini in corso alla data della richiesta. Pertanto, la divulgazione in quel momento era impedita dall’articolo 4, paragrafo 2, terzo trattino (tutela degli obiettivi delle attività ispettive, di indagine e di revisione contabile) e dall’articolo 4, paragrafo 3, primo comma (tutela del processo decisionale e non è stata adottata alcuna decisione definitiva) del regolamento. Una richiesta riguardava un reclamo trattato come riservato per la tutela della vita privata e dell'integrità personale del denunciante. L'accesso è stato quindi negato ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento.

Un ampio accesso parziale è stato concesso anche in tutte le 15 richieste non connesse ai reclami.

Abbiamo divulgato un totale di 3 319 pagine.

Abbiamo cercato una soluzione ´fair ´ ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 3, con un richiedente in merito a una richiesta di un numero molto elevato di documenti.

In un caso, il Mediatore non disponeva di documenti rientranti nell'ambito di applicazione della richiesta e ne ha informato il richiedente. Il richiedente ha presentato una domanda di riesame, che ha confermato la valutazione iniziale.

Durante questo periodo non sono state presentate altre richieste di riesame.

2020

Nel 2020 la Mediatrice ha ricevuto 22 richieste di accesso del pubblico ai documenti. 18 richieste riguardavano denunce e quattro questioni istituzionali. Abbiamo divulgato un totale di 1 576 pagine.

In tutti i casi è stato concesso un ampio accesso parziale. Durante questo periodo non sono state presentate richieste di riesame.

III. Cooperazione con altri organismi dell'UE e terzi

Una richiesta di accesso del pubblico ai documenti può riguardare documenti provenienti da terzi (altri organismi dell'UE, persone fisiche o giuridiche). In tali casi, e a meno che non risulti evidente che i documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta dovrebbero o non dovrebbero essere divulgati, l'organismo dell'UE interessato può consultare l'autore del documento sulla base dell'articolo 4, paragrafo 4, del regolamento.

Nel 2019 la Mediatrice ha consultato altre istituzioni e altri organi dell'UE in quattro casi e tre organi dell'UE hanno consultato la Mediatrice in merito all'eventuale divulgazione di documenti provenienti dalla Corte.

Nel 2020 il Mediatore ha consultato una persona fisica, una persona giuridica e un'agenzia dell'UE al fine di fornire un accesso più ampio ai documenti richiesti. 

Allegato: Grafici e statistiche

ALLEGATO

Domande iniziali di accesso del pubblico ai documenti al Mediatore europeo per il 2020

Domande iniziali di accesso del pubblico ai documenti al Mediatore europeo per l'anno 2019

[1] Il testo integrale della strategia del Mediatore europeo: "Towards 2024" - Sustaining Impact (Verso il 2024) è disponibile al seguente indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/it/strategy/our-strategy/it.

[2] Cfr. regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico al Parlamento europeo, al Consiglio e

Documenti della Commissione: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[3] https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicregister/it

[4] Il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE, è disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1725&from=EN