Gentile signora S.,
il 10 dicembre 1997 il consigliere austriaco per i cittadini Dr. Stefan Hornung ha trasmesso al Mediatore europeo la Sua denuncia contro la Commissione europea. Lei ha affermato che durante i negoziati con un funzionario della Commissione le è stata data l'impressione che la Sua offerta relativa all'organizzazione di una squadra di interpreti per una conferenza tenutasi in Austria fosse stata accettata e che la conclusione di un contratto scritto con la Commissione fosse solo una formalità. Poiché alla fine la Commissione non vi ha offerto un contratto scritto, avete sostenuto che voi e i vostri colleghi interpreti dovreste essere compensati per il tempo e il lavoro preparatorio investiti nel progetto.
Il 27 gennaio 1998 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione europea. La Commissione ha inviato il suo parere il 20 aprile 1998 e l'ho trasmesso a voi con l'invito a formulare osservazioni che ho ricevuto il 15 luglio 1998.
Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

I fatti all'origine della denuncia sono, in sintesi, i seguenti:
Il denunciante è un interprete che si è offerto di fornire servizi completi di interpretazione per una conferenza organizzata sotto gli auspici della Commissione europea in Austria. Ha discusso i dettagli sugli aspetti organizzativi, finanziari e tecnici dell'interpretazione sia con gli organizzatori austriaci della conferenza che con un rappresentante della Commissione. La denunciante ha sostenuto di aver avuto l'impressione dal funzionario della Commissione che la sua offerta fosse stata accettata e che la firma dei contratti scritti fosse solo una formalità.
La denunciante ha inviato la sua offerta via fax al funzionario della Commissione con il quale aveva discusso i dettagli. Non avendo avuto notizie dalla Commissione, la denunciante ha contattato telefonicamente il funzionario della Commissione. Le è stato detto di preparare i singoli contratti di interpretazione e di inviarli al superiore del funzionario interessato.
Un mese dopo, il denunciante non aveva ancora ricevuto alcuna conferma scritta dalla Commissione. In seguito è stata informata che la Commissione aveva deciso di non accettare la sua offerta e di assumere altri interpreti.
In tale contesto, il denunciante ha presentato la denuncia al Mediatore europeo. Sostiene che i seguenti casi costituiscono casi di cattiva amministrazione:
- il fatto che alla denunciante fosse stata data l'impressione che la sua offerta fosse stata accettata e che il contratto scritto fosse solo una formalità, e che fosse stata poi informata dalla Commissione che la sua offerta non era stata accettata
- il fatto che solo la denunciante avesse ricevuto un risarcimento per le spese sostenute, ma non gli altri interpreti disposti a lavorare nella sua squadra.

L'INCHIESTA

Nel suo parere,
la Commissione affermava in sostanza quanto segue:
Per quanto riguarda l'affermazione secondo cui alla denunciante è stata data l'impressione che la sua offerta fosse stata accettata, la Commissione ha contestato che tale approvazione sia mai stata data alla denunciante. La Commissione ha dichiarato che un rappresentante che si è recato a Vienna e con il quale il denunciante ha discusso i dettagli della conferenza non è stato in alcun momento incaricato di accettare un'offerta. Ha inoltre dichiarato che il rappresentante della Commissione ha chiarito al denunciante che poteva essere effettuata solo una valutazione preliminare dell'offerta e che il direttore doveva adottare una decisione definitiva.
La Commissione ha inoltre affermato che un’offerta valida poteva essere presentata solo da una persona legittimata a farlo e che ciò non era il caso del rappresentante della Commissione in questione. Ciò si può vedere anche nel fatto che il funzionario della Commissione ha chiesto alla denunciante di presentare un'offerta per iscritto e di inviarla al suo superiore gerarchico. La denunciante ha inviato progetti di contratto al funzionario superiore e, pertanto, deve essere stata consapevole del fatto che solo il superiore poteva decidere in merito e che solo la forma scritta era valida.
I progetti di contratto del denunciante sono stati valutati dal servizio Interpreti della Commissione. Esse non sono risultate conformi alla convenzione relativa ai contratti tra le istituzioni comunitarie e l'Associazione internazionale degli interpreti di conferenza (AIIC). Il denunciante è stato successivamente informato in merito a tale risultato dalla Commissione.
Secondo la Commissione, gli interpreti attivi a livello internazionale sono normalmente consapevoli del fatto che le pubbliche amministrazioni hanno procedure formali da seguire prima di poter assumere qualsiasi impegno.
Per quanto riguarda la seconda affermazione, la Commissione ha dichiarato di aver rimborsato la denunciante, in quanto la denunciante aveva spese e prestava servizi alla Commissione.
Osservazioni del denunciante In
relazione ai punti principali, il denunciante ha formulato le seguenti osservazioni:
Per quanto riguarda la prima affermazione, la denunciante ha ribadito di aver avuto l'impressione che la sua offerta fosse stata approvata. Affermava che il funzionario della Commissione non precisava in alcun modo che non le era consentito agire per conto della Commissione e che i contratti dovevano essere approvati dal direttore.
Per quanto riguarda la seconda affermazione, la denunciante ha ribadito di aver chiesto il risarcimento dei danni per 6 dei suoi colleghi interpreti che hanno fatto affidamento sugli accordi conclusi.

LA DECISIONE

1 Presunta approvazione dell'offerta della denunciante e formalità del contratto scritto
1.1 La denunciante sosteneva di aver avuto l'impressione che la sua offerta fosse stata approvata dalla Commissione e che il contratto scritto fosse solo una formalità. Essa ha affermato che non era stato chiarito che il funzionario interessato non era autorizzato ad agire per conto della Commissione.
1.2 La Commissione ha negato che il funzionario competente avesse dato tale approvazione. Ha dichiarato che il funzionario che si è recato a Vienna e con il quale il denunciante ha discusso i dettagli della conferenza non è stato in alcun momento incaricato di accettare un'offerta. Inoltre, ha dichiarato che il funzionario della Commissione ha chiarito al denunciante che poteva essere effettuata solo una valutazione preliminare dell'offerta e che il direttore doveva adottare una decisione definitiva. Ciò potrebbe anche essere dedotto dal fatto che il funzionario interessato ha chiesto al denunciante di presentare un'offerta per iscritto e di trasmetterla al superiore gerarchico del funzionario. La Commissione ha sostenuto che il denunciante, inviando progetti di contratto al superiore gerarchico, doveva essere a conoscenza del fatto che la decisione non era ancora stata presa e che solo la forma scritta era valida.
1.3 La denunciante ha presentato copia di una lettera che ha scritto alla Commissione il 5 luglio 1997. La presente lettera è indirizzata al superiore gerarchico del funzionario della Commissione che si è recato in visita a Vienna. I progetti di contratto sono allegati alla presente lettera. Nella lettera, il superiore gerarchico è invitato a firmare i contratti e a restituirli al denunciante, che otterrà quindi la firma dei contratti da parte degli interpreti. Pertanto, sembra che il denunciante fosse a conoscenza del fatto che il contratto non era stato approvato fino a quando il funzionario competente non lo aveva firmato.
Per quanto riguarda il comportamento effettivo del funzionario della Commissione che ha discusso i dettagli con il denunciante nella primavera e nell'estate del 1997, il Mediatore ritiene che non vi siano prove sufficienti del fatto che la Commissione abbia debitamente approvato l'offerta. Occorre ricordare che spetta al giudice competente risolvere in modo vincolante la questione controversa ascoltando le testimonianze e valutando le prove contrastanti.
2 Pagamento di sei degli altri interpreti 2.1
La denunciante ha chiesto una compensazione finanziaria per sei dei suoi colleghi, in quanto anch'essi si sono basati sull'accordo. La Commissione ha negato qualsiasi responsabilità per i colleghi del denunciante.
2.2 La richiesta si basa sulla premessa che la denunciante aveva motivo di ritenere che la sua offerta fosse stata accettata. Come indicato in precedenza, non vi sono prove sufficienti per presumere che il funzionario competente abbia approvato l'offerta firmando un contratto scritto.
Conclusione
Sulla base delle indagini del Mediatore europeo su questa denuncia, non sembra esservi cattiva amministrazione da parte della Commissione europea.
Anche il presidente della Commissione europea sarà informato di tale decisione.
Cordiali saluti
Jacob SÖDERMAN