Strasburgo, 8 settembre 2006

Gentile signora F.,

Il 22 settembre 2005 Lei ha presentato, a nome del Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf di Berlino, una denuncia al Mediatore europeo in merito alla presunta incapacità della Commissione europea di trattare correttamente una domanda di finanziamento di un progetto di gemellaggio tra città.

Il 21 ottobre 2005 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. La Commissione ha trasmesso il suo parere il 16 marzo 2006. L'ho trasmessa a Lei il 17 marzo 2006 con l'invito a formulare osservazioni, se lo desidera. Nessuna osservazione è stata ricevuta da voi.

In una conversazione telefonica del 28 giugno 2006 con l'ufficiale giudiziario incaricato del Suo caso, Lei ha dichiarato di non voler formulare osservazioni e di ritenere che la denuncia fosse stata risolta.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Il denunciante è un ente locale del quartiere Marzahn-Hellersdorf di Berlino. Ha organizzato un programma di scambio per gli alunni della scuola di musica locale con gli alunni di Halton (Cheshire) nel Regno Unito, nel quadro delle loro attività di gemellaggio tra città. Il denunciante ha riferito che la sua autorità partner nel Regno Unito ("la città ospitante") ha presentato domanda di finanziamento alla direzione generale dell'Istruzione e della cultura della Commissione. Tuttavia, secondo il denunciante, l'approvazione della domanda è stata confermata solo per telefono e la sovvenzione non era stata pagata quando lo scambio ha avuto luogo nell'ottobre 2004, il che ha messo entrambe le parti in difficoltà finanziarie. Il denunciante ha inoltre riferito che la Commissione ha inviato un contratto scritto alla città ospitante solo dopo la fine del programma. Nel presente contratto sono state concesse sovvenzioni sia alla città ospitante che al denunciante. Secondo il denunciante, la città ospitante ha ricevuto la sua quota della sovvenzione nel giugno 2005, mentre non aveva ancora ricevuto alcun denaro.

Il denunciante ha dichiarato che entrambi i partner avevano cercato di contattare la Commissione più volte, ma che ciò si è rivelato impossibile perché l'unico numero di telefono pubblicato era sempre occupato e perché la Commissione non ha risposto a un fax inviato il 6 luglio 2005 o a due e-mail inviate il 26 agosto 2005.

In sintesi, il denunciante ha affermato:

1. che vi è stato un notevole ritardo nel trattamento della domanda da parte della Commissione;
2. che la Commissione non ha versato la sovvenzione che aveva concesso al denunciante; e
3. che la Commissione non ha risposto a un fax inviato il 6 luglio 2005 e a due messaggi di posta elettronica inviati il 26 agosto 2005.

Il denunciante ha chiesto alla Commissione di versare la sovvenzione.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nel suo parere la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

La denuncia riguardava una sovvenzione concessa per una riunione dei cittadini nell'ambito di attività di gemellaggio tra città svoltesi a Halton Borough Council, Regno Unito (la "città ospitante") dal 4 all'11 ottobre 2004. La domanda di sovvenzione era stata presentata dalla città ospitante, che era quindi il richiedente e successivamente il beneficiario, come definito nell'invito a presentare proposte e nella convenzione di sovvenzione. La domanda comprendeva anche una richiesta di contributo alle spese di viaggio del denunciante, che era la città invitata. La ricorrente era stata informata della decisione di sovvenzione con lettera del 12 agosto 2004. La convenzione di sovvenzione era stata inviata alla ricorrente per la firma il 25 ottobre 2004. La Commissione aveva ricevuto il contratto firmato e la relazione finale dell'evento il 1o dicembre 2004. La sovvenzione era stata versata al beneficiario il 2 giugno 2005. Da un documento allegato dalla Commissione è emerso che il totale della sovvenzione ammontava a quasi 11 000 EUR, di cui circa 3 000 EUR destinati a contribuire alle spese di trasporto del denunciante.

Per quanto riguarda l’asserito ritardo

La Commissione ha precisato che, per quanto riguarda la selezione dei progetti, il 12 agosto 2004, due settimane prima del termine indicato nell’invito a presentare proposte, era stata inviata una lettera che informava la ricorrente, la città ospitante. La lettera conteneva informazioni dettagliate sulla ripartizione della sovvenzione tra la città ospitante e il denunciante. Ha inoltre ricordato alla città ospitante che, in quanto città organizzatrice, era responsabile di informare i suoi partner in merito alla decisione di sovvenzione. L'invito a presentare proposte non prevedeva che la Commissione avrebbe informato direttamente le città invitate in merito alla selezione dei progetti, cosa che non era avvenuta nemmeno per i precedenti inviti a presentare proposte. Tuttavia, la Commissione ha riconosciuto che tali informazioni erano importanti per le città invitate. Al giorno d'oggi, le selezioni delle sovvenzioni di gemellaggio tra città sono state pubblicate sul sito web della Commissione ed erano quindi direttamente accessibili a tutti i partner.

La Commissione ha inoltre dichiarato che la convenzione di sovvenzione era stata inviata alla città ospitante il 25 ottobre 2004, due settimane dopo l’evento. La Commissione si è scusata per questo ritardo. Tuttavia, il ritardo non ha avuto in pratica alcuna influenza sul pagamento della sovvenzione, in quanto i pagamenti sono sempre stati effettuati al ricevimento della relazione finale. Per quanto riguarda la critica del denunciante secondo cui non era stato fornito alcun prefinanziamento, la Commissione ha dichiarato che l'invito a presentare proposte non aveva previsto pagamenti di prefinanziamento e che il denunciante avrebbe quindi dovuto essere consapevole del fatto che doveva prefinanziare il viaggio.

La Commissione ha riconosciuto che, secondo la convenzione di sovvenzione, avrebbe dovuto versare la sovvenzione entro tre mesi dal ricevimento della relazione finale e dei relativi documenti. Nel caso di specie, il versamento della sovvenzione era avvenuto entro sei mesi. Il ritardo, di cui la Commissione si è rammaricata, era dovuto al volume particolarmente elevato dei pagamenti nel settore dei gemellaggi tra città e a una riorganizzazione del servizio.

Sull’asserito mancato versamento della sovvenzione

La Commissione ha spiegato che, per le riunioni dei cittadini, pagava direttamente a tutte le città invitate la loro parte delle sovvenzioni. Tuttavia, nel corso del 2004, si era resa conto che tale sistema non era più gestibile. Il successo del programma e il crescente numero di progetti multilaterali hanno portato a troppe transazioni e a troppe registrazioni dei beneficiari nel suo sistema contabile. La Commissione aveva pertanto deciso di semplificare il sistema di pagamento e di versare integralmente tutte le sovvenzioni alla città organizzatrice, il cui compito era quindi quello di trasmettere alle città invitate la loro parte della sovvenzione. A causa dell'elevato carico di lavoro, questo sistema era già stato applicato nel 2004, anche se l'invito a presentare proposte aveva previsto un pagamento diretto alle città invitate.

La Commissione ha dichiarato di aver informato i beneficiari della modifica del sistema inviando una lettera a ciascuna città organizzatrice a seguito del pagamento della loro sovvenzione. Inoltre, le principali organizzazioni che rappresentano le città e i comuni degli Stati membri sono state informate del nuovo sistema. Le informazioni sono state rese disponibili anche sulla pagina web della Commissione dedicata ai gemellaggi tra città. Secondo la Commissione, era stato difficile per essa informare simultaneamente tutte le città invitate, pur riconoscendo che ciò sarebbe stato utile per loro. In ogni caso, la Commissione ha ritenuto che la modifica si fosse rivelata molto conveniente: nel 2005 i pagamenti erano stati effettuati per lo più entro i termini contrattuali e, in generale, i beneficiari avevano espresso soddisfazione per il nuovo sistema.

Per quanto riguarda il progetto in questione, la Commissione ha dichiarato di aver versato la sovvenzione alla città ospitante con una data di valuta bancaria del 2 giugno 2005. Il pagamento aveva incluso sia la sovvenzione per la città ospitante che per il denunciante, corrispondenti esattamente agli importi indicati nella convenzione di sovvenzione. Il 28 luglio 2005 era stata inviata alla città organizzatrice una lettera con un allegato dettagliato riguardante la ripartizione della sovvenzione.

Per quanto riguarda l’asserita omessa risposta

La Commissione ha spiegato che, nel 2005, il servizio responsabile del gemellaggio tra città aveva dato la massima priorità ai suoi compiti principali, ossia il completamento delle convenzioni di sovvenzione e dei pagamenti. La Commissione si è scusata per non aver risposto direttamente al fax ricevuto dal denunciante.

La Commissione ha inoltre affermato che il denunciante aveva inviato le sue due e-mail alla casella di posta elettronica della Commissione per i gemellaggi tra città il 26 agosto 2005. Tuttavia, tale casella di posta elettronica era stata chiusa dal 1o aprile 2005 e per questo motivo la Commissione non aveva ricevuto le e-mail. Il denunciante aveva tuttavia ricevuto una risposta automatica, in cui si affermava che la casella di posta elettronica era stata chiusa e che erano disponibili informazioni aggiornate sulla pagina web del gemellaggio tra città, sulla quale il denunciante avrebbe potuto vedere che le sovvenzioni, comprese le sovvenzioni per i trasporti, erano state interamente versate alla città organizzatrice.

La Commissione ha ritenuto deplorevole l'apparente mancanza di comunicazione tra la città ospitante e il denunciante, anche se ha riconosciuto che avrebbe potuto informarlo direttamente.

Sulla domanda diretta ad ottenere il pagamento della sovvenzione
da parte della Commissione

La Commissione ha ricordato che la sovvenzione era stata versata alla città ospitante. Ha dichiarato di aver contattato la città ospitante e le ha ricordato la sua responsabilità. La città ospitante aveva trasferito la parte relativa al trasporto della sovvenzione al denunciante nel febbraio 2006 e lo aveva informato del pagamento mediante lettera.

In conclusione, la Commissione ha dichiarato di aver deciso, nell’interesse dei beneficiari, di modificare il sistema di pagamento al fine di ridurre il numero di pagamenti effettivi e quindi accelerare il processo di esecuzione dei pagamenti. Ha riconosciuto e deplorato il fatto che il denunciante non fosse stato sufficientemente informato del nuovo sistema e che il pagamento fosse stato ritardato durante il periodo di passaggio dal vecchio al nuovo sistema. Tuttavia, la presente denuncia era anche il risultato di una comunicazione incompleta o inesistente tra il denunciante e la città ospitante, che, in qualità di beneficiario contrattuale della Commissione, era stata pienamente informata del nuovo sistema di pagamento.

Osservazioni del denunciante

Non sono pervenute osservazioni del denunciante. In una conversazione telefonica del 28 giugno 2006 con il giurista incaricato del caso, il denunciante ha confermato di non voler formulare osservazioni e di ritenere che il caso fosse stato risolto. Ha indicato di aver ricevuto la parte della sovvenzione che le era dovuta e ha ringraziato il Mediatore per i suoi sforzi.

LA DECISIONE

1 Problemi relativi al pagamento di una sovvenzione

1.1 Il denunciante, un ente locale di Berlino, aveva organizzato un programma di scambio per alunni della scuola di musica locale con alunni di Halton (Cheshire) nel Regno Unito con la sua autorità partner, l'Halton Borough Council ("la città ospitante"), nell'ambito delle loro attività di gemellaggio tra città. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha asserito i) che vi era stato un ritardo significativo nel trattamento da parte della Commissione della domanda di finanziamento per questo progetto di scambio; ii) che la Commissione non aveva versato la sovvenzione che le era stata concessa; e iii) di non aver risposto a un fax e a due e-mail in merito a tale questione. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di versare la sovvenzione.

1.2 Nel suo parere, la Commissione si è scusata per i ritardi nella gestione della questione. Ha spiegato che i ritardi erano dovuti a un volume particolarmente elevato di pagamenti nel settore dei gemellaggi tra città e a una riorganizzazione del servizio.

1.3 Per quanto riguarda l'asserita mancata erogazione della sovvenzione, la Commissione ha spiegato che, per le riunioni dei cittadini, essa era solita versare direttamente a tutte le città invitate la loro parte delle sovvenzioni. Tuttavia, poiché tale sistema non era più gestibile, essa aveva deciso di semplificare il sistema dei pagamenti e di versare integralmente tutte le sovvenzioni al comune organizzatore, il cui compito era allora quello di trasmettere alle città invitate la loro parte della sovvenzione. A causa dell'elevato carico di lavoro, questo sistema era già stato applicato nel 2004, anche se l'invito a presentare proposte aveva previsto un pagamento diretto alle città invitate. La Commissione aveva informato i beneficiari e le principali organizzazioni che rappresentano le città e i comuni in merito al nuovo sistema. Le informazioni sono state rese disponibili anche sulla pagina web della Commissione dedicata ai gemellaggi tra città. Secondo la Commissione, era stato difficile per essa informare simultaneamente tutte le città invitate, pur riconoscendo che ciò sarebbe stato utile per loro. Per quanto riguarda il progetto in questione, la Commissione aveva contattato la città ospitante e le aveva ricordato la sua responsabilità. La città ospitante aveva quindi trasferito al denunciante la parte della sovvenzione del denunciante.

1.4 Per quanto riguarda la presunta mancata risposta, la Commissione ha spiegato che, nel 2005, il servizio responsabile del gemellaggio tra città aveva dato la massima priorità ai suoi compiti principali, ossia il completamento delle convenzioni di sovvenzione e dei pagamenti. Essa si è scusata per il fatto che, per tale motivo, non aveva risposto direttamente al fax ricevuto dal denunciante. Per quanto riguarda le due e-mail del denunciante, la Commissione ha dichiarato che tali e-mail erano state inviate alla casella di posta elettronica di gemellaggio tra città della Commissione, che era già stata chiusa in quel momento. La Commissione non aveva pertanto ricevuto le e-mail. Tuttavia, secondo la Commissione, il denunciante aveva ricevuto una risposta automatica, in cui si affermava che la casella di posta elettronica era stata chiusa e che le informazioni aggiornate erano disponibili sulla pagina web del gemellaggio tra città. La Commissione si è rammaricata del fatto che il denunciante non fosse stato sufficientemente informato in merito al nuovo sistema di pagamento. Tuttavia, ha ritenuto che la presente denuncia fosse anche il risultato di una comunicazione incompleta o inesistente tra il denunciante e la città ospitante, che, in qualità di beneficiario contrattuale della Commissione, era stata pienamente informata del nuovo sistema di pagamento.

1.5 Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante. In una conversazione telefonica con il funzionario giuridico incaricato della denuncia, il denunciante ha dichiarato di ritenere che il caso fosse stato risolto. Ha indicato di aver ricevuto il pagamento in questione e ha ringraziato il Mediatore per i suoi sforzi.

2 Conclusione

Dal parere della Commissione e dalle osservazioni del denunciante risulta che la Commissione ha adottato misure per risolvere la questione e ha quindi soddisfatto il denunciante. Il Mediatore archivia pertanto il caso. Tuttavia, sembra opportuno fare un'ulteriore osservazione in relazione al presente caso.

Anche il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

3 Ulteriori osservazioni

Il Mediatore constata con soddisfazione che la Commissione ha adottato misure che sembrano aver notevolmente migliorato la sua amministrazione nel settore dei gemellaggi tra città. Tuttavia, egli rileva altresì che la Commissione ha riconosciuto che, nel caso di specie, era sorto un certo ritardo nel pagamento di una sovvenzione. Dato che è probabile che i richiedenti finanziamenti in questo settore siano organismi con mezzi finanziari relativamente limitati, il Mediatore considererebbe un ulteriore miglioramento delle sue norme amministrative se la Commissione potesse prendere in considerazione il pagamento di interessi di mora in tali casi.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS