A látogatás háttere

1. 2011 májusában az európai ombudsman látogatási programot indított az uniós ügynökségeknél azzal a céllal, hogy azonosítsa és terjessze a polgárokkal fenntartott kapcsolataik bevált gyakorlatait. Kezdetben az ombudsman három "kísérleti" látogatást tett az Egyesült Királyságban működő uniós ügynökségeknél, nevezetesen az Európai Bankhatóságnál, az Európai Gyógyszerügynökségnél és az Európai Rendőrakadémiánál. 2011 októberében az ombudsman Koppenhágában látogatást tett az Európai Környezetvédelmi Ügynökségnél, 2011 novemberében pedig Lisszabonban a Kábítószer és Kábítószer-függőség Európai Megfigyelőközpontjánál és az Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökségnél. 2012 februárjában az ombudsman látogatást tett a thesszaloniki Európai Szakképzés-fejlesztési Központban, 2012 májusában pedig a dublini székhelyű Európai Alapítvány az Élet- és Munkakörülmények Javításáért ^[1].

2. 2012. május 16-i levelében az ombudsman tájékoztatta az Európai Unió Igazságügyi Együttműködési Egységét (Eurojust), hogy az ügynökségeknél tett látogatásainak programja keretében 2012. június 6-án az Eurojustnál kíván látogatást tenni. Két nappal korábban az ombudsman hasonló látogatást tett az Europolnál.  

3. Az Eurojustot a 2002. február 28-i 2002/187/IB tanácsi határozat ^[2][3] hozta létre, székhelye 2003 áprilisa óta Hágában van. Az Európai Unió működéséről szóló szerződés (EUMSZ) 85. cikke szerint az Eurojust feladata, hogy támogassa és megerősítse a nemzeti nyomozó és bűnüldöző hatóságok közötti koordinációt és együttműködést a két vagy több tagállamot érintő vagy közös alapokon történő büntetőeljárást igénylő súlyos bűncselekményekkel kapcsolatban, a tagállami hatóságok és az Europol által végrehajtott műveletek és szolgáltatott információk alapján. Az Eurojust hatásköre ugyanazokra a bűncselekménytípusokra és bűncselekményekre terjed ki, amelyek tekintetében az Europol hatáskörrel rendelkezik, mint például a terrorizmus, a kábítószer-kereskedelem, az emberkereskedelem, a hamisítás, a pénzmosás, a számítógépes bűnözés, a vagyon elleni bűncselekmények vagy a közjavak elleni bűncselekmények, beleértve a csalást és a korrupciót, az Európai Unió pénzügyi érdekeit sértő bűncselekmények, a környezeti bűnözés és a bűnszervezetben való részvétel.

4. Az Eurojust tíz évvel ezelőtti létrehozása óta az ombudsman eddig csak korlátozott számú (összesen hat) vizsgálatot folytatott az Eurojust bevonásával. 2002 és 2010 között az ombudsman csak három vizsgálatot indított, és két ügyben nem állapított meg hivatali visszásságot. A harmadik esetben az ombudsman úgy ítélte meg, hogy a két kritikai észrevétel Eurojust általi nyomon követése kielégítő volt. 2011-ben és 2012-ben az ombudsman három további vizsgálatot indított az Eurojusttal kapcsolatban, amelyek jelenleg folyamatban vannak [4]. Az ombudsman vizsgálatai nem tártak fel rendszerszintű hivatali visszásságot, hanem inkább azt mutatták, hogy az Eurojust kész együttműködni az ombudsmannal és javítani igazgatási magatartásán.

5. Az ombudsman megküldte az Eurojustnak az általa megvitatni kívánt konkrét kérdéseket tartalmazó napirendtervezetet. Az ombudsman arról is tájékoztatta az Eurojustot, hogy az Ügynökségi Személyzeti Bizottságok Közgyűlésének kérésére tett kötelezettségvállalására válaszul látogatása során találkozni kíván az Eurojust Személyzeti Bizottságával is. 

A látogatás

6. Az ülésre 2012. június 6-án került sor az Eurojust hágai székhelyén. Az ombudsmant Olivier Verheecke fő jogi tanácsadó kísérte. Az Eurojustot Klaus Rackwitz adminisztratív igazgató, valamint Catherine Deboyser, a Jogi Szolgálatok Osztályának vezetője, Mike Moulder, a Költségvetési, Pénzügyi és Közbeszerzési Osztály vezetője és Xavier Tracol, az Emberi Erőforrások Osztályának vezető jogi tisztviselője képviselte.

7. Az ülés elején Rackwitz úr PowerPoint-prezentációt tart az Eurojustról. Az ombudsman ezt követően tájékoztatást nyújtott az Eurojustnál tett látogatásának céljáról és kontextusáról. Tisztázza, hogy az uniós ügynökségeknél tett látogatásait saját kezdeményezésű vizsgálatok lefolytatására vonatkozó hatásköre alapján végzi. A hivatalból indított vizsgálat többek között azt jelenti, hogy az ilyen vizsgálatokra vonatkozó szokásos eljárási garanciák alkalmazandók. Ezek közé tartozik az Ügynökség azon joga, hogy felkérje az ombudsmant az információk és dokumentumok bizalmas kezelésére, az ombudsman végrehajtási rendelkezéseinek ^[5] 5.1., 5.2. és 14.2. cikkével összhangban. Az Eurojust adminisztratív igazgatója, osztályvezetői és vezető jogi tisztviselője ismertette az Eurojust álláspontját az ombudsman 2012. május 16-i levelében azonosított különböző témákban. Az öt témát kérdések és válaszok formájában tárgyalták. Az ülés végén az Eurojust a vonatkozó dokumentumok másolatát is rendelkezésre bocsátotta.

8. Az ombudsman és az Eurojust vezetősége a következő kérdéseket vitatta meg:

1. az Eurojust első kapcsolatfelvételei a nyilvánossággal;
2. átláthatóság, párbeszéd és elszámoltathatóság;
3. kiválasztás és toborzás;
4. Pályázatok és szerződések;
5. Összeférhetetlenség.

9. Az Eurojust vezetőségével tartott találkozót követően az ombudsman és Verheecke úr találkozott az Eurojust személyzeti bizottságának képviselőivel. A Személyzeti Bizottság képviselői megerősítették, hogy a személyzet tagjai tudnak az európai ombudsman létezéséről.

Az ombudsman megállapításai és javaslatai

10. Elöljáróban az ombudsman hangsúlyozza, hogy a látogatás során az Eurojust adminisztratív igazgatója és az Eurojust vezetése magas szintű elkötelezettségről tett tanúbizonyságot a szervezeten belüli szolgáltatási kultúra és etikai normák, az ombudsman által támogatott értékekhez és elvekhez való ragaszkodás, valamint a meglévő igazgatási gyakorlatok és eljárások további javítására való valódi készség iránt. 

Az Eurojust első kapcsolatfelvétele a nyilvánossággal

11. Az ombudsman megjegyzi, hogy az Eurojust honlapja felhasználóbarát, és sok hasznos információt tartalmaz. Az Eurojust szerepére és tevékenységeire vonatkozó alapvető információkat (valamint az éves jelentésekre, az Eurojust létrehozásáról szóló határozatra és néhány más dokumentumra mutató linkeket) tartalmazó honlap mind a 23 hivatalos nyelven elérhető. Tájékoztatja továbbá az olvasókat, hogy amennyiben további információra van szükségük, angol nyelven is megtekinthetik a honlapot, vagy egy e-mail linkre kattintva felvehetik a kapcsolatot az Eurojusttal. A honlap fő részei a következők: „Az Eurojustról”, a „Gyakorlói területről”, a „Dokumentumkönyvtárról”, a „Sajtóközpontról”, a „Karrierekről”, a „Közbeszerzésről” és a „Látogasson el hozzánk, és vegye fel velünk a kapcsolatot”. Az utolsó szakasz a megkeresés tárgyától függően tartalmazza a kapcsolattartási adatokat és több e-mail-címet (általános megkeresések, média és kiadványok, munkaerő-felvétel, szakmai gyakorlatok, közbeszerzés, látogatások és protokoll, weboldallal kapcsolatos megkeresések). Az Eurojustnál tett látogatás kérelmezésére külön formanyomtatvány is rendelkezésre áll. A „sajtóközpont” az Eurojust sajtóközleményeit (2011-ben 33-at), valamint a „hírek és bejelentések” rovatot tartalmazza.  Az ombudsman üdvözli az Eurojust honlapjának minőségét.

12. Az ombudsman az Eurojusthoz intézett 2012. május 16-i levelében tájékoztatta az Eurojustot, hogy valamennyi uniós ügynökség megállapodott abban, hogy az ügynökségek vezetőinek 2008 októberében Lisszabonban tartott ülésén elfogadja a helyes hivatali magatartás európai kódexét (a továbbiakban: ECGAB). Az ombudsman azonban nem talált az Eurojust honlapján a kódexre mutató linket. Az ombudsmannak arról sem volt tudomása, hogy az Eurojust hogyan hajtotta végre a kódexet, és hogyan biztosította, hogy személyzete megfeleljen a kódexben meghatározott elveknek.

13. Az Eurojust kifejtette, hogy honlapja valóban nem tartalmaz az ECGAB-ra mutató linket. Ugyanakkor egyértelművé tette, hogy 2003. március 26-án az Eurojust akkori adminisztratív igazgatója elfogadta az Eurojust személyzetének a nyilvánossággal való kapcsolattartás során tanúsított helyes hivatali magatartására vonatkozó szabályzatot. Az Eurojust kijelentette, hogy ezt a kódexet, amely 2003. április 1-jén lépett hatályba, és amelyet az Eurojust honlapjának dokumentumtárában tettek közzé, az ügynökségek vezetőinek 2008. októberi lisszaboni ülése előtt fogadták el. Az Eurojust azonban hangsúlyozta, hogy ez a kódex teljes mértékben összhangban van az ECGAB-vel. Rámutatott különösen arra, hogy a kódex 6. szakasza („Panaszok”) tartalmazza azt a rendelkezést, hogy az EUMSZ 228. cikkével és az ombudsman alapokmányával összhangban panasz nyújtható be az európai ombudsmanhoz, és hogy ez a rendelkezés teljes mértékben összhangban van az ECGAB 26. cikkével. Az Eurojust kijelentette, hogy amennyiben az ombudsman úgy kívánja, készen áll arra, hogy honlapján az ECGAB-ra mutató linket helyezzen el.

14. Az ombudsman megjegyzi, hogy az Eurojust kódexe, bár többé-kevésbé ugyanazokat a tartalmi elemeket és elveket tartalmazza, mint az ECGAB [6], némileg eltérő megjelenésű. Ahelyett, hogy 27 cikket tartalmazna a különböző elvekkel, 6 szakaszra oszlik. Másrészt az ECGAB-vel ellentétben az Eurojust kódexe két mellékletet is tartalmaz, nevezetesen az 1. mellékletet („Az Eurojust iránymutatása a titoktartásról és a mérlegelési jogkörről”) és a 2. mellékletet („Az Eurojust iránymutatása a személyzet számára a meghívásokról és ajándékokról”). Az ombudsman megérti az Eurojust kódexének sajátosságait, figyelembe véve az Eurojust konkrét megbízatását is, valamint azt a tényt, hogy fő tárgyalópartnere nem a nagyközönség, hanem a tagállamok illetékes nyomozó és bűnüldöző hatóságai. Az ombudsman ezért úgy véli, hogy az Eurojust kódexe összességében kielégítőnek tekinthető. A Kódex megtalálásához azonban a honlapon át kell menni a dokumentumtárba, majd az „Eurojust jogi keret” szerinti „egyéb releváns dokumentumok” közé. Az ombudsman úgy véli, hogy az Eurojustnak a kódexben meghatározott elvek iránti elkötelezettségét láthatóbbá lehetne tenni az uniós polgárok számára, ezért azt javasolja, hogy az Eurojust kódexe hangsúlyosabban jelenjen meg a honlapján.  

Átláthatóság, párbeszéd és elszámoltathatóság [7]

15. Az ombudsman megjegyzi, hogy az Eurojust jelentős erőfeszítéseket tesz az átláthatóság és az elszámoltathatóság terén. Nagyon pozitív például, hogy az Eurojust a honlapjának „Dokumentumtár” részében részletes adatokat tett közzé költségvetéséről és finanszírozásáról (beleértve a végleges beszámolókat és az éves munkaprogramokat is). Hasonlóképpen, a honlap „Közbeszerzés” része a „kitöltött ajánlati felhívások” alatt tartalmazza azoknak a vállalkozóknak a listáját, amelyekkel az Eurojust szerződést kötött, beleértve a szerződés értékét is. Az ombudsman tudomásul veszi továbbá, hogy az Eurojust helyes hivatali magatartásra vonatkozó kódexe „minőségi szolgáltatásra” hivatkozik, és megemlíti, hogy „az Eurojust és személyzete köteles az Európai Unió érdekeit és ezáltal a közérdeket szolgálni. A nyilvánosság jogosan várja el a minőségi szolgáltatást és a nyitott, hozzáférhető és megfelelően működtetett közigazgatást. A minőségi szolgáltatás megköveteli, hogy az Eurojust és személyzete udvarias, objektív és pártatlan legyen. A fenti elemek mindegyike azt mutatja, hogy az Eurojust elkötelezett a szolgáltatási kultúra mellett.

16. A dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről szóló uniós jogszabályok kifejezetten megemlítik az ombudsmant mint felülvizsgálati szervet. Az ombudsman megjegyzi, hogy az Eurojust honlapja tartalmaz egy „Dokumentumokhoz való hozzáférés” című szakaszt, amely részletesen kifejti a vonatkozó szabályokat, és linket tartalmaz az Eurojust testületének az Eurojust dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó szabályok elfogadásáról szóló, 2004. július 13-i határozatához [8]. Ez a határozat preambulumában hivatkozik az 1049/2001/EK rendeletre [9], az Európai Unióról szóló szerződés 1. cikkére, az EK-Szerződés 255. cikkére (jelenleg az EUMSZ 15. cikke) és az Alapjogi Charta 42. cikkére. 2012. május 16-i levelében az ombudsman felkérte az Eurojustot, hogy szolgáltasson további információkat, és válaszoljon a következő kérdésekre:

a) Hogyan kezeli az Eurojust a gyakorlatban a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmeket? Milyen iránymutatások és/vagy gyakorlati intézkedések vonatkoznak az ilyen kérelmek kezelésére? Kérjük, adjon meg példákat, például a 2004. július 13-i Eurojust-határozat alapján kezelt dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti legutóbbi három kérelemnek az Ügynökség általi kezelése során folytatott főbb levelezést. (Az Eurojust e példákban szereplő határozatának érdemi vizsgálatára nem kerül sor, mivel e látogatásnak nem ez a célja.)

b) Készít-e az Eurojust éves (belső vagy külső) jelentést a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés kezeléséről?

c) Az Eurojust működtet-e vagy szándékozik-e működtetni az 1049/2001/EK rendelet 11. cikke értelmében vett nyilvános nyilvántartást? Mi a kapcsolat a weboldalon található "Dokumentumkönyvtárral"? Kibővül ez?

d) Az Eurojust hatalmas mennyiségű információt és adatot kezel. Honlapja felhasználóbarát, és nagy mennyiségű adatot, kiadványt és információt tartalmaz az Eurojust fő tevékenységeivel kapcsolatban, különösen a „Dokumentumkönyvtárban”. Az 1049/2001/EK rendelet szigorúan véve csak a „dokumentumokra” vonatkozik. Hogyan kezeli az Eurojust az információkéréseket? Kérjük, adjon tájékoztatást azokról a visszajelzésekről, amelyeket az Eurojust szolgálatai kapnak a felhasználóktól és az érdekelt felektől az információkhoz való hozzáféréssel kapcsolatban.

17. Az a) pontra adott válaszában az Eurojust kijelentette, hogy nyilvános hozzáférési politikáját a 2004. július 13-i határozat szabályozza, és rámutatott, hogy Vademecumot dolgozott ki személyzete számára, amely iránymutatásokat és gyakorlati tanácsokat tartalmaz a nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezelésére vonatkozóan. Az Eurojust az ombudsman rendelkezésére bocsátotta e vademecum egy példányát. Az Eurojust kifejtette, hogy a „dokumentumot” az 1049/2001/EK rendeletet2 tükröző szabályai határozzák meg, és az adathordozótól (papír vagy elektronikus forma, illetve hang-, kép- vagy audiovizuális felvétel) függetlenül minden tartalmat magában foglal. Megállapította, hogy a nyilvános hozzáférés iránti alapkérelmekre vonatkozó határozatokat a Jogi Szolgálat vezetője, míg a megerősítő kérelmekre vonatkozó határozatokat az Eurojust adminisztratív igazgatója hozza meg. Rámutatott arra is, hogy az Eurojust adatvédelmi tisztviselője a rendes eljárás része, és hogy az Eurojust előtt álló egyik kihívás a nyilvános hozzáférés összeegyeztetése az Eurojust konkrét megbízatásával (a súlyos bűncselekmények elleni küzdelem az igazságügyi együttműködés előmozdítása révén), amely számos személyes adat gyűjtését foglalja magában, és folyamatban lévő igazságügyi nyomozásokkal és büntetőeljárásokkal foglalkozik. Az Eurojust benyújtotta a legutóbbi három nyilvános hozzáférés iránti kérelemmel kapcsolatos levelezésének másolatait. Az Eurojust a „Dokumentumokhoz való hozzáférés – 2012. évi nyilvántartás” című dokumentumának egy példányát is rendelkezésre bocsátotta, amely további információkat tartalmazott a 2012-ben eddig kezelt valamennyi nyilvános hozzáférés iránti kérelemről. Az áttekintő táblázat különbséget tesz az üggyel kapcsolatos és a nem üggyel kapcsolatos dokumentumok között, és kimutatta, hogy két függőben lévő kérelemtől eltekintve a legtöbb esetben teljes körű hozzáférést biztosítottak (egy másik esetben részleges hozzáférést biztosítottak). Úgy tűnik továbbá, hogy bár az Eurojust testületének 2004. július 13-i határozata 30 munkanapos határidőt ír elő a hozzáférés megadására vagy megtagadására (lásd e tekintetben a következő bekezdéseket), a legtöbb választ két héten belül megküldték. Az Eurojust arra is rámutatott, hogy nem volt ellene bírósági eljárás a dokumentumokhoz való hozzáféréssel kapcsolatban, és hogy csak egy ügy van folyamatban az ombudsman előtt (időközben egy második vizsgálatot (2168/2012/BEH) indítottak a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáféréssel kapcsolatban, lásd a fenti 7. lábjegyzetet).

18. Az ombudsman határozottan üdvözli, hogy a gyakorlatban az Eurojust gyorsan, nagyon gyakran két héten, azaz 10 munkanapon belül foglalkozik a nyilvános hozzáférés iránti kérelmekkel. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy míg az 1049/2001/EK rendelet 15 munkanapos határidőt ír elő a hozzáférés iránti alap- és megerősítő kérelmek feldolgozására, az Eurojust testületének 2004. július 13-i határozata a 7. és 8. cikkben 30 munkanapos határidőt ír elő.

19. Az ombudsman úgy véli, hogy az Eurojust hatáskörébe tartozik, hogy konkrét eljárási szabályokat állapítson meg a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezelésére vonatkozóan, feltéve, hogy megfelel az EUMSZ 15. cikkének (3) bekezdésében meghatározott szabályoknak, amely a következőképpen szól:

"3. Bármely uniós polgár, valamint valamely tagállamban lakóhellyel, illetve létesítő okirat szerinti székhellyel rendelkező természetes vagy jogi személy jogosult hozzáférni az Unió intézményeinek, szerveinek és hivatalainak dokumentumaihoz, adathordozójuktól függetlenül, az e bekezdéssel összhangban meghatározandó elvekre és feltételekre is figyelemmel.

A dokumentumokhoz való hozzáférés e jogát szabályozó, köz- vagy magánérdeken alapuló általános elveket és korlátozásokat az Európai Parlament és a Tanács rendes jogalkotási eljárás keretében elfogadott rendeletekben határozza meg.

Minden intézmény, szerv, hivatal vagy ügynökség biztosítja eljárásai átláthatóságát, és saját eljárási szabályzatában külön rendelkezéseket dolgoz ki a dokumentumaihoz való hozzáférésre vonatkozóan, a második albekezdésben említett rendeletekkel összhangban.

Az Európai Unió Bírósága, az Európai Központi Bank és az Európai Beruházási Bank csak igazgatási feladataik ellátása során tartozik e bekezdés hatálya alá.

Az Európai Parlament és a Tanács biztosítja a jogalkotási eljárásokkal kapcsolatos dokumentumok közzétételét a második albekezdésben említett rendeletekben megállapított feltételek szerint.”

20. Így az EUMSZ 15. cikke (3) bekezdésének harmadik albekezdésére tekintettel az Eurojust jogalappal rendelkezik a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó saját eljárási szabályzatának kidolgozásához. Az ilyen eljárási szabályzatnak azonban tiszteletben kell tartania a dokumentumokhoz való hozzáférés jogát szabályozó, közérdeken vagy magánérdeken alapuló általános elveket és korlátozásokat. Mindazonáltal, még ha egyértelmű is, hogy az EUMSZ 15. cikkének (3) bekezdése bizonyos mérlegelési mozgásteret biztosít a konkrét eljárási szabályok– például a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek elbírálására vonatkozó pontos határidők – megállapítása tekintetében, e mérlegelési mozgásteret oly módon kell gyakorolni, amely figyelembe veszi annak szükségességét, hogy az Eurojustnak a lehető legátláthatóbbnak kell lennie. Ez azt jelenti, hogy bár valóban lehetséges, hogy az Eurojust dönthet úgy, hogy a nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezelésére olyan határidőket alkalmaz, amelyek hosszabbak, mint a más uniós intézményekre és ügynökségekre vonatkozó határidők, megfelelő ügyintézés lenne, ha az Eurojust kifejezetten megindokolná azt a konkrét okot, amely miatt úgy véli, hogy ilyen meghosszabbított határidőkre van szükség, hivatkozva a hozzá intézett nyilvános hozzáférés iránti kérelmekre vonatkozó sajátos körülményekre. Amennyiben nem állnak fenn konkrét és kényszerítő okok az 1049/2001/EK rendeletben előírt általános szabálytól való eltérésre, az Eurojustnak fontolóra kell vennie a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti alap- és megerősítő kérelmek megválaszolásának határidejére vonatkozó szabályainak az 1049/2001/EK rendeletben előírt általános szabályokkal való összehangolását.

21. Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy az Eurojust testülete határozatának 8. cikke – az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (1) bekezdésével ellentétben – nem utal a kérelmező azon lehetőségére, hogy bírósági eljárást indítson vagy panaszt tegyen az európai ombudsmannál a hozzáférés részleges vagy teljes megtagadása esetén, hanem csupán az Eurojust általánosabban megfogalmazott azon kötelezettségére utal, hogy „tájékoztassa a rendelkezésére álló jogorvoslati lehetőségek alkalmazásáról”. Az, hogy az Eurojust testületének határozata nem tartalmaz ilyen konkrét nyilatkozatot, nem jelenti azt, hogy ilyen jogok nem léteznek – minden olyan személy, akitől megtagadják a dokumentumokhoz való teljes körű nyilvános hozzáférést, bírósági eljárást indíthat vagy panaszt tehet az európai ombudsmannál. Az ombudsman azonban úgy véli, hogy az átláthatóság érdekében az Eurojust kifejezetten jelzi a fellebbezés lehetőségét minden olyan megerősítő kérelemre adott válaszában, amelyben megtagadja a hozzáférést, vagy csak részleges hozzáférést biztosít. Az Eurojust ezért fontolóra vehetné az Eurojust testülete határozatának módosítását annak érdekében, hogy felhívja a figyelmet a kérelmező azon jogára, hogy bírósági eljárást indítson vagy panaszt tegyen az európai ombudsmannál.

22. A b) pontra adott válaszában az Eurojust kifejtette, hogy nem készít külön éves jelentést a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről (figyelembe véve a beérkezett kérelmek korlátozott számát is), de általános éves jelentéseiben szerepel egy „Az Eurojust dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférés” című szakasz. Az Eurojust a 2004. július 13-i határozat 15. cikkére hivatkozott, amely úgy rendelkezik, hogy „az Eurojust éves jelentésében feltünteti azon esetek számát, amelyekben megtagadta a dokumentumokhoz való hozzáférést, valamint a megtagadás indokait”. Az Eurojust 2004 óta az ombudsman rendelkezésére bocsátotta éves jelentéseinek vonatkozó kivonatait. Ami a 2011-es évet illeti, az Eurojusthoz tizenegy kérelem érkezett; négy közvetlenül az Eurojusthoz érkezett, a másik hét esetben pedig harmadik félként konzultáltak az Eurojusttal a más intézményektől kapott megkereséseket követően. Az Eurojusthoz közvetlenül beérkezett négy megkeresés közül kettő a személyzettel volt kapcsolatos, kettő pedig olyan nyomozásokra és büntetőeljárásokra vonatkozott, amelyekben az Eurojust is részt vett. A személyzettel kapcsolatos két kérelemnek teljes mértékben helyt adtak, míg a két üggyel kapcsolatos kérelmet különböző okokból elutasították. A fentieknek megfelelően e négy kérelem mellett az Eurojusttal hétszer konzultáltak harmadik félként a más intézményektől kapott kérelmeket követően (az egyik ügyben a hozzáférést megtagadták, míg a hat nem esethez kapcsolódó kérelemben teljes körű hozzáférést biztosítottak). Az ombudsman úgy véli, hogy tekintettel a nyilvános hozzáférés iránti kérelmek korlátozott számára (2011-ben 11) és a hozzáférés megtagadásának alacsony számára (11-ből 3), indokolt, hogy az Eurojust éves jelentései külön jelentés helyett információkat tartalmazzanak arról, hogy hogyan kezelte a nyilvános hozzáférés iránti kérelmeket.

23. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy míg az 1049/2001/EK rendelet 17. cikke előírja, hogy éves jelentést kell készíteni a dokumentumokhoz való hozzáférésről, amely információkat tartalmaz i. azon esetek számáról, amelyekben a hozzáférést megtagadták, ii. az ilyen megtagadások okairól és iii. a nyilvántartásba fel nem vett minősített dokumentumok számáról, az Eurojust testülete határozatának 15. cikke nem tartalmaz hivatkozást a nyilvános nyilvántartásba fel nem vett minősített dokumentumok számára. Ilyen nyilvántartás még nem létezik. Az ombudsman azonban azt javasolja, hogy miután az Eurojust létrehozta a nyilvános dokumentum-nyilvántartást (lásd alább), a nyilvántartásban nem szereplő minősített dokumentumok számára vonatkozó információkat is vegyék fel éves jelentéseinek „Az Eurojust dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférés” című áttekintésébe.

24. A c) pontra adott válaszában az Eurojust kijelentette, hogy az 1049/2002/EK rendelet 11. cikke értelmében nem rendelkezik nyilvános nyilvántartással, és hogy ez a rendelet nem alkalmazandó az Eurojustra. Az Eurojust azonban kifejtette, hogy a honlapján elérhető dokumentumtár bővítés alatt áll, és igyekszik a lehető legtöbb dokumentumot nyilvánosan hozzáférhetővé tenni. Az Eurojust azonban nem zárta ki a nyilvános nyilvántartás létrehozását, de rámutatott arra, hogy e tekintetben néhány technikai kérdést meg kell vizsgálni. Válaszában az ombudsman utalt arra a nyilvános nyilvántartásra, amelyet saját hivatala kíván elindítani, és rámutatott arra, hogy hivatalának nyilvántartása minden olyan segítségre rendelkezésre áll, amelyet az Eurojust a nyilvános nyilvántartás fejlesztéséhez kíván nyújtani.

25. Bár az 1049/2001/EK rendelet mint olyan nem alkalmazandó az Eurojustra, meg kell jegyezni, hogy az Eurojust létrehozásáról szóló határozat 39. cikke úgy rendelkezik, hogy az Eurojust testülete szabályokat fogad el az Eurojust dokumentumaihoz való hozzáférésre vonatkozóan, „figyelembe véve az [1049/2001] rendeletben megállapított elveket és korlátokat”. A nyilvános dokumentum-nyilvántartás a rendeletben előírt elvek egyike. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy az Eurojust testületének 2004. július 13-i határozata nem tartalmaz az 1049/2001/EK rendelet 11. cikkéhez hasonló, nyilvános nyilvántartás létrehozását előíró rendelkezést.

26. Az ombudsman hangsúlyozza, hogy a nyilvános nyilvántartás célja, hogy megkönnyítse a polgárok számára a nyilvános hozzáféréshez való joguk gyakorlását. Ha a polgárnak nincs tudomása valamely dokumentum létezéséről, nehéz, ha nem lehetetlen lesz számára az ahhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelem benyújtásához fűződő alapvető jogainak gyakorlása.

27. A dokumentumra való hivatkozás nyilvános nyilvántartásba való felvétele nem határozza meg előre, hogy helyt kell-e adni a nyilvános hozzáférés iránti kérelemnek; az intézmény vagy ügynökség a nyilvános hozzáférés iránti kérelemre vonatkozó határozatában valóban kellően megindokolhatja, hogy miért kell megtagadni a nyilvános hozzáférést. Ebben az összefüggésben hangsúlyozni kell, hogy a nyilvántartásban szereplő dokumentumokra való hivatkozásnak oly módon kell történnie, hogy az ne sértse a nyilvános hozzáférés alóli kivételek által védett köz- és magánérdekeket. Az Eurojust tekintetében a dokumentum nyilvános nyilvántartásban való azonosításának módja nem tartalmazhat olyan információt, amely az Eurojust testülete 2004. július 13-i határozatának 4. cikkében meghatározott kivételek valamelyike alá tartozna.

28. Ez különösen igaz a „minősített dokumentumok” esetében. „Érzékeny dokumentumok”: az intézményektől vagy ügynökségektől, a tagállamoktól, harmadik országoktól vagy nemzetközi szervezetektől származó, az érintett intézmény szabályainak megfelelően „TRÈS SECRET/TOP SECRET”, „SECRET” vagy „CONFIDENTIEL” minősítésű dokumentumok, amelyek az Európai Unió, illetve egy vagy több tagállama alapvető érdekeit védik, nevezetesen közbiztonsági, védelmi és katonai kérdéseket.

29. Az ombudsman tudomásul veszi, hogy az Eurojust olyan dokumentumokkal foglalkozik, amelyek az Eurojust testülete 2004. július 13-i határozatának „A minősített dokumentumok kezelése” című 10. cikkének hatálya alá tartoznak (hasonlóan az 1049/2001/EK rendelet „A minősített dokumentumok kezelése” című 9. cikkéhez). Az ombudsman úgy véli, hogy az Eurojust olyan módon is hivatkozhatna e dokumentumok létezésére egy nyilvános nyilvántartásban, amely nem azonosítaná azok tartalmát (például csak egy hivatkozási szám használatával ^[10]). Az ombudsman ezért azt javasolja az Eurojustnak, hogy az 1049/2001/EK rendelet elveivel és különösen annak 11. cikkével összhangban hozza létre dokumentumainak nyilvános nyilvántartását. Az Eurojust fontolóra vehetné az Eurojust testülete 2004. július 13-i határozatának módosítását is annak érdekében, hogy az összhangba kerüljön az 1049/2001/EK rendelettel.

30. Az Eurojust testülete 2004. július 13-i határozatának 4. cikkében említett, a nyilvánosságra hozatal alóli kivételek tekintetében az ombudsman megjegyzi, hogy a határozat 4. cikke (3) bekezdésének mindkét bekezdése előírja, hogy a belső használatra készített vagy az Eurojust által kapott olyan dokumentumhoz való hozzáférést, amely olyan ügyre vonatkozik, amelyben az Eurojust még nem hozott határozatot (vagy a határozat meghozatalát követően az Eurojuston belüli tanácskozások és előzetes konzultációk részeként belső felhasználásra szánt véleményeket tartalmazó dokumentumhoz való hozzáférést), meg kell tagadni, ha a dokumentum nyilvánosságra hozatala „az Eurojust döntéshozatali eljárását veszélyeztetné”, míg az 1049/2001/EK rendelet 4. cikke (3) bekezdésének megfelelő bekezdése előírja, hogy a hozzáférést meg kell tagadni, ha a nyilvánosságra hozatal „súlyosan veszélyeztetné az intézmény döntéshozatali eljárását” (kiemelés tőlem). Az ombudsman a fentiekben már rámutatott arra, hogy véleménye szerint az Eurojust hatáskörébe tartozik a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezelésére vonatkozó konkrét eljárási szabályok megállapítása, feltéve, hogy az megfelel az EUMSZ 15. cikkében meghatározott szabályoknak. Az Eurojust számára ezért megfelelő ügyintézést jelentene, ha i. az Eurojust-határozat 4. cikkének (3) bekezdését összhangba hozná az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkének (3) bekezdésével, vagy ii. kifejezetten megindokolná azt a konkrét okot, amely miatt úgy véli, hogy a 4. cikk (3) bekezdése alapján meg kell tagadni a közzétételt, amennyiben az veszélyeztetné, nem pedig súlyosan veszélyeztetné az Eurojust döntéshozatali eljárását. 

31. Az információkérésekkel kapcsolatos d) pontot illetően az Eurojust rámutatott arra, hogy honlapja a belépési pont, és hogy honlapjának „Kapcsolatfelvétel” részében számos e-mail-cím található a különböző típusú megkeresések (általános megkeresések, média és kiadványok, munkaerő-felvétel, szakmai gyakorlatok, közbeszerzések, látogatások és protokoll, internetes megkeresések) tekintetében. Az Eurojust kijelentette, hogy 2011-ben összesen 2291 megkeresést kapott, és hogy számos megkeresés az emberi erőforrásokat érinti. Rámutatott arra is, hogy nagyon nyitott a látogatási kérelmekre.   

Kiválasztás és toborzás

32. Az Eurojust személyzetére az EU személyzeti szabályzata és az Európai Közösségek egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek vonatkoznak. Az Eurojust ideiglenes és szerződéses alkalmazottakat, valamint kirendelt nemzeti szakértőket vesz fel. Honlapjának „Karrier” részében az Eurojust széles körű információkat tett közzé munkaerő-felvételi politikájáról és munkaerő-felvételi eljárásairól. A kiválasztási szakasz a vizsgabizottsággal folytatott interjúból áll. A pályázókat azonban felkérhetik írásbeli vizsga letételére, amely esetben előzetesen tájékoztatják őket.

33. Az ombudsman üdvözli, hogy a „Fellebbezési eljárások” szakasz megemlíti annak lehetőségét, hogy az EUMSZ 228. cikkével összhangban panaszt nyújtsanak be az európai ombudsmanhoz (beleértve azt az információt is, hogy az ombudsmanhoz benyújtott panasz nem függeszti fel a Közszolgálati Törvényszékhez benyújtott fellebbezés határidejét). 2012. május 16-i levelében az ombudsman felkérte az Eurojustot, hogy adjon további felvilágosítást a következő kérdésekről:

a) Hogyan biztosítja az Eurojust a pályázókkal való hatékony kommunikációt a kiválasztási eljárások során a pályázatuk státuszát és/vagy a kiválasztási eljárás eredményét illetően?

b) Ismerik-e a pályázók a vizsgabizottság tagjainak nevét?  Milyen mértékben biztosít az Eurojust hozzáférést az állásra pályázók számára pályázatuk értékeléséhez?

c) Milyen mértékben törekszik az Eurojust a személyzeti szabályzat 90. cikkében előirányzottaknál gyorsabb és kevésbé formális eszközökkel a kiválasztási és felvételi döntésekkel kapcsolatos viták rendezésére?

d) Az Eurojust rendszeresen tájékoztatja-e levelezésében [11] a jelölteket arról, hogy a fent említett helyes hivatali magatartás kódexének 19. cikke értelmében panaszt tehetnek az ombudsmannál?

34. Ami a) a pályázókkal folytatott kommunikációt illeti, az Eurojust rámutatott arra, hogy a Humánerőforrás-osztály visszaigazolja a pályázatok beérkezését, de a pályázatok nagy száma miatt ezt követően csak az interjúra kiválasztott pályázóknak (azaz az előválogatott jelölteknek) küld egyéni leveleket. Felkérjük a pályázókat, hogy az Eurojust rendszeresen frissített honlapján kövessék nyomon a felvételi eljárás állását. Emellett a Humánerőforrás-osztály értesíti az előválogatott jelölteket a kiválasztási eljárás eredményéről (akár hivatalos állásajánlatról, a tartaléklistára való felvételről, akár az adminisztratív igazgató leveléről, amelyben tájékoztatja a pályázót arról, hogy részvétele nem volt sikeres).

35. Az Eurojust kifejtette, hogy nem rendelkezik az ahhoz szükséges erőforrásokkal, hogy valamennyi jelöltet tájékoztassa pályázatuk eredményéről. Az ombudsman azonban rámutatott arra, hogy egyensúlyt kell teremteni a kérelmezőnek a pályázata eredményéről való tájékoztatáshoz való joga és a rendelkezésre álló erőforrások között, és lehetővé kell tenni, hogy a listán nem szereplő pályázókat e-mailben tájékoztassák. Az Eurojust kijelentette, hogy tanulmányozni fogja ezt a kérdést. Az ombudsman üdvözli, hogy az Eurojust kész újragondolni gyakorlatát, és azt javasolja, hogy az Eurojust valóban fontolóra vehetné, hogy a kiválasztási eljárásokban részt nem vevő jelölteket is tájékoztassa pályázatuk eredményéről.

36. Ami b) a felvételi bizottság tagjainak nevének közlését illeti, az Eurojust kifejtette, hogy a felvételi bizottság tagjai jelen vannak a meghallgatáson. Ha azonban a pályázók a felvételi beszélgetés előtt kérik a felvételi bizottság tagjainak nevét, az Eurojust nyilvánosságra hozza azokat.

37. Ami a pályázóknak a pályázatuk értékeléséhez való hozzáférését illeti, az Eurojust kijelentette, hogy a pályázók hivatalosan kérhetik a felvételi beszélgetésen és az írásbeli teszten szerzett pontszámaikhoz, valamint a felvételi bizottság jegyzőkönyvének vonatkozó kivonatához való hozzáférést. Ezeket a kérelmeket a Humánerőforrás-osztály vezetőjének kell megküldeni. 

38. Ami a c) kevésbé formális vitarendezési eszközöket illeti, az Eurojust a honlapján a kérelmezési eljárás „Fellebbezési eljárások” című 6. pontjában szereplő információkra hivatkozott. Rámutatott arra, hogy a viták rendezésére kevésbé formális eszközök is rendelkezésre állnak, de ez a pályázók alkalmasságára vonatkozó döntésekre korlátozódik, akik 20 napon belül felülvizsgálatot kérhetnek a felvételi hivatalhoz intézett kérelem útján. 2012 decemberében azonban az Eurojust arról tájékoztatta az ombudsman hivatalát, hogy a viták rendezésének e kevésbé formális módját kiterjesztette a pályázó kiválasztási eljárásban való részvételére vonatkozó egyéb határozatokra is (nevezetesen az interjúra és esetleg az írásbeli vizsgára való meghívásra), és hogy ezek a változások most megjelentek a honlapján.

39. Végül az Eurojust kifejtette, hogy levelezésében nem tájékoztatja rendszeresen a jelölteket arról, hogy panaszt tehetnek az európai ombudsmannál. Utalt azonban az ombudsmannál történő panasztétel lehetőségéről szóló tájékoztatásra, amely a honlapjának „Karrier” részében, a kérelmezési eljárás „Fellebbezési eljárások” című 6. pontjában található. Az ombudsman javasolja továbbá, hogy az Eurojust az álláshirdetésben rendszeresen tájékoztassa a pályázókat arról, hogy panaszt tehetnek az európai ombudsmannál.

Pályázatok és szerződések

40. Felülvizsgálati szinten a közbeszerzési határozatokkal és a szerződéses viszonyokkal kapcsolatos jogvitákat leggyakrabban a bíróságok bírálják el. Az ombudsman ügyeinek jelentős része azonban az évek során ezeket a területeket is érintette. A pályázatokkal kapcsolatban az ombudsman a Számvevőszék megközelítéséből merít, amely szerint el kell ismerni az adminisztráció széles mérlegelési jogkörét a pályázatok érdemi szempontjainak értékelése terén, ugyanakkor gondosan ellenőrizni kell, hogy megalapozott és megfelelő indokolást adott-e döntéseire, megfelelően tiszteletben tartotta-e az alkalmazandó eljárásokat és a tájékoztatási jogokat, valamint hogy nem történt-e nyilvánvaló hiba. A szerződéses vitákkal kapcsolatban az ombudsman önmagában nem értékeli a szerződésszegés fennállását. Alaposan megvizsgálja azonban, hogy az adminisztráció megfelelően indokolta-e álláspontját, és megvizsgálja a közigazgatási intézkedések vagy mulasztások méltányosságát is.

41. Az ombudsman megjegyzi, hogy az Eurojust honlapja tartalmaz egy „Közbeszerzés” részt, amely ismerteti közbeszerzési politikáját és eljárását. Tartalmaz egy linket az Eurojustra alkalmazandó költségvetési rendelethez (2009–8. sz. testületi határozat), amelynek V. címe a közbeszerzéssel foglalkozik. A 74. cikk úgy rendelkezik, hogy az Eurojust megfelel az EU költségvetési rendeletének. Nincs azonban utalás arra a lehetőségre, hogy a pályázatokkal és szerződésekkel kapcsolatban panasszal lehet fordulni az ombudsmanhoz. Az ombudsman ezért az Eurojusthoz intézett 2012. május 16-i levelében azt kérdezte az Eurojusttól, hogy a) hogyan kezeli az e területekkel kapcsolatos vitákat, és b) tájékoztatja-e az ajánlattevőket és a vállalkozókat arról, hogy panaszt nyújthatnak be az ombudsmanhoz.

42. Az Eurojust kifejtette, hogy a közbeszerzéssel kapcsolatban csak két vitára került sor, amelyeket házon belül rendeztek. Egy esetben az Eurojust Közbeszerzési Hivatala felismerte, hogy hibát követett el, törölte az ajánlatot, és új közbeszerzési eljárást indított. Az Eurojust kijelentette továbbá, hogy kész tájékoztatni az ajánlattevőket és a vállalkozókat arról, hogy panaszt tehetnek az ombudsmannál. Az ombudsman ezért azt javasolja, hogy az Eurojust a vonatkozó ajánlattételi és ajánlattételi dokumentációban, valamint honlapjának vonatkozó részében tüntesse fel az európai ombudsmannál történő panasztételhez való jogra vonatkozó információkat.

Összeférhetetlenség

43. Összeférhetetlenség akkor merül fel, ha a közigazgatásban dolgozó személyeket úgy tekintik, hogy nem megfelelő személyes érdekük fűződik egy olyan ügyhöz, amellyel foglalkoznak. Az ilyen konfliktusokat megfelelően kell kezelni az objektív döntéshozatal biztosítása és a nyilvánosság közigazgatásba vetett bizalmának növelése érdekében. A közelmúlt eseményei és esetei azt mutatták, hogy az uniós közigazgatás nem élvezi egyértelműen a nyilvánosság teljes bizalmát ebben a kérdésben. Az ombudsman megkérdezte az Eurojustot, hogy milyen konkrét intézkedéseket alkalmaz az összeférhetetlenség elkerülése érdekében a) a személyzet – beleértve a vezető beosztású alkalmazottakat is – felvételével és b) a személyzet jelenlegi és korábbi tagjaival kapcsolatban, különösen az Eurojustnál való szolgálatuk során és azt követően végzett külső tevékenységek tekintetében (lásd például a személyzeti szabályzat 11., 11a., 12b. és 16. cikkét).

44. A személyzet felvételét illetően az Eurojust kijelentette, hogy a felvételi hivatal megköveteli a felvételi bizottság tagjaitól, hogy titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot írjanak alá. Az Eurojust rendelkezésre bocsátotta e formanyomtatvány egy példányát, amely többek között kimondja, hogy „[a] vizsgabizottság tagja tájékoztatja a HR-egységet, ha összeférhetetlenség merülhet fel, vagy ha összeférhetetlenség állapítható meg a vizsgabizottsághoz értékelésre benyújtott pályázók bármelyikének értékelése tekintetében. Felhívjuk figyelmét, hogy az összeférhetetlenség fennállásához a vizsgabizottság tagjának személyes szinten kell ismernie a pályázót. A kérelmező szakmai ismerete, amennyiben ez nem ok az összeférhetetlenség fennállásának megállapítására. Az esetleges összeférhetetlenségre vonatkozó információk kézhezvételét követően a HRU tájékoztatja a kinevezésre jogosult hatóságot az összeférhetetlenségről, és a kiválasztási eljárás átláthatóságának és objektivitásának megőrzése érdekében megfelelőnek ítélt intézkedéseket hozhat.” Az ombudsman üdvözli az e formanyomtatványban foglalt nyilatkozatot, és különösen azt, hogy az a nyilvánvaló összeférhetetlenségeket is figyelembe veszi.

45. Ami a személyzet jelenlegi és korábbi tagjainak helyzetét illeti, az Eurojust utalt az összeférhetetlenségnek az ombudsman által a 476/2010/ANA ügyben hozott határozatában szereplő fogalommeghatározására, amely szerint „az »összeférhetetlenség« a köztisztviselő közfeladatai és magánérdekei közötti összeütközést jelenti, amelyben a köztisztviselőnek olyan magánérdekei vannak, amelyek helytelenül befolyásolhatják hivatali feladatainak és kötelezettségeinek ellátását”. Az Eurojust kijelentette, hogy az Eurojustnál szolgálatba lépő alkalmazottaknak nyilatkozatot kell aláírniuk az egyéb alkalmazottak kötelezettségeiről, amelyben kijelentik, hogy „figyelembe vették a tisztviselők és egyéb alkalmazottak kötelezettségeire vonatkozó rendelkezéseket, és különösen a ... cikket. a személyzeti szabályzat 11. cikke”. Az Eurojust rámutatott továbbá arra, hogy a jelenlegi és volt alkalmazottaknak az Eurojustnál való szolgálatuk során és azt követően végzett külső tevékenységeit az Eurojust helyes hivatali magatartásra vonatkozó kódexének „Az Eurojust iránymutatása a személyzet számára a meghívókról és ajándékokról” című 2. melléklete szabályozza, amely emlékezteti a személyzet tagjait a személyzeti szabályzat 11. cikkére is. Az Eurojust rámutatott továbbá, hogy ismeri a Bizottság (az ügynökségek igazgatási vezetőinek címzett) feljegyzését a Bizottság alkalmazottainak szóló ajándékokról és vendéglátásról szóló iránymutatásokról (SEC(2012) 167 final, 2012. március 7.). A feljegyzésben az uniós ügynökségek felkérést kaptak ezen iránymutatások elfogadására. Az Eurojust kijelentette, hogy tudomásul vette ezt a felkérést, és meg fogja vizsgálni a kérdést.

46. Az Eurojust arra is rámutatott, hogy az ajánlatbontó vagy értékelő bizottságokba kinevezett alkalmazottaknak az összeférhetetlenség és a titoktartás hiányára vonatkozó formanyomtatványt kell aláírniuk, amelyben kijelentik, hogy „nem áll fenn összeférhetetlenség az e szerződésre ajánlatot benyújtó gazdasági szereplőkkel, beleértve a javasolt alvállalkozók személyeit vagy konzorciumi tagjait is”.

47. A személyzeti szabályzat 12b. cikkét (külső tevékenységek végzése) illetően az Eurojust jelezte, hogy 2005. szeptember 12-i határozatával elfogadta a külső tevékenységekről és megbízásokról szóló, 2004. április 28-i bizottsági határozatot (C(2004) 1597/10). Az Eurojust-határozat 14. cikkének (2) bekezdése úgy rendelkezik, hogy a „külső tevékenységekre” elvileg engedélyt kell adni, kivéve, ha a megbízás vagy a tevékenység összeférhetetlenséghez vezethet, vagy sértheti a Közösségek érdekeit. Összeférhetetlenség akkor áll fenn, ha a megbízás vagy a tevékenység tükrözné a tisztviselő tisztviselői jogállását, és sértené az intézménnyel és annak hatóságaival szembeni lojalitását, de akkor is, ha összeegyeztethetetlen lenne a tisztviselő azon kötelezettségével, hogy gyanútlan magatartást tanúsítson annak érdekében, hogy az intézmény és a tisztviselő közötti bizalmi viszony mindenkor fenntartható legyen.” Az Eurojust rámutatott arra, hogy intranetes oldalán elérhető egy formanyomtatvány, amely a következő címen érhető el: „Engedély külső tevékenység folytatására, függetlenül attól, hogy az jövedelemszerző-e vagy sem, illetve megbízás végrehajtására a Közösségeken kívül”. Az „esetleges összeférhetetlenség” tekintetében a formanyomtatvány a következő kérdést teszi fel: „Van-e a szervezetnek pénzügyi és/vagy szerződéses kapcsolata az Eurojusttal?”, és pozitív válasz esetén előírja a válaszadó számára, hogy adjon részletes tájékoztatást.

48. Ami a szolgálati jogviszony megszűnését követő kötelezettségeket illeti, az Eurojust rámutatott arra, hogy az Eurojustnál szolgálatot vállaló valamennyi alkalmazottnak alá kell írnia egy titoktartási nyilatkozatot és a jogok átruházásáról szóló nyilatkozatot a személyzeti szabályzat 16. cikkével összhangban a „tisztességes és diszkréciós magatartásra vonatkozó folyamatos kötelezettségről”. Az Eurojusttól való távozáskor a különválásról szóló levél emlékezteti a távozó alkalmazottakat a személyzeti szabályzat 16. cikkének való megfelelésre vonatkozó kötelezettségükre. Különösen úgy rendelkezik, hogy „[h]a ez a tevékenység a tisztviselő által a szolgálati idejének utolsó három évében végzett munkához kapcsolódik, és az intézmény jogos érdekeivel való összeütközéshez vezethet, a kinevezésre jogosult hatóság a szolgálati érdekre tekintettel megtilthatja a tisztviselőnek, hogy az általa megfelelőnek ítélt feltételek mellett hozzájárulását adja [...]”.

49. Ezenkívül a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatban az Eurojust rámutatott arra, hogy néhány más uniós ügynökségtől eltérően nem sok kapcsolata van magánvállalkozásokkal és -vállalkozásokkal. Az Eurojust azt is hangsúlyozta, hogy az Eurojust személyzetének számos tagja, miután az Eurojustnál dolgozott, visszatér a tagállamokba, hogy hasonló munkát vállaljon, és hogy az Eurojust nem tilthatja meg számukra, hogy ezt megtegyék. Éppen ellenkezőleg, az Eurojust örül annak, ha korábbi alkalmazottai visszatérnek egy hasonló állásba a tagállamokban. A fenti okok miatt az Eurojust kijelentette, hogy a forgóajtó-jelenséggel kapcsolatban nagyon alacsony az összeférhetetlenség kockázata.

50. Az ombudsman üdvözli az Eurojust összeférhetetlenségre vonatkozó részletes szabályait és az e szabályokat kísérő megfelelő formanyomtatványokat. Az ombudsmannak nincs további konkrét javaslata e tekintetben.

51. 2012. június 19-én, azaz két héttel az Eurojustnál tett látogatása után az ombudsman közzétette az uniós közszolgálatra vonatkozó közszolgálati elveket [12]. Az elvek közzétételének fő célja, hogy elősegítse a polgárok és az uniós intézmények közötti nagyobb bizalom kiépítését. Az elvek figyelembe veszik a tagállamok bevált gyakorlatait, és azokat hosszas gondolkodás és nyilvános konzultáció után állapították meg. Amint azt a nyilvános konzultáció megerősítette, a közszolgálati elvek nem újak, hanem a polgárok és a köztisztviselők meglévő elvárásait tükrözik. Ezek alkotják az uniós köztisztviselők magatartását szabályozó alapvető etikai normákat. Az elvek szem előtt tartása abban is segítheti a köztisztviselőket, hogy megértsék és helyesen alkalmazzák a szabályokat, és a helyes döntéshez vezessék őket azokban a helyzetekben, amikor ítéletet kell hozniuk. Mint ilyenek, az uniós intézmények által követett közigazgatási szolgáltatási kultúra alapvető elemét képezik.

52. Amint arra fentebb már rámutattunk, az ombudsman megjegyzi, hogy az Eurojust egyértelműen elkötelezett a szolgáltatási kultúra és az öt közszolgáltatási elv mellett (1. elkötelezettség az EU és polgárai iránt; 2. integritás; 3. objektivitás; 4. mások tisztelete; és 5. átláthatóság). Bár a közszolgálati elveket a látogatás idején még nem fogadták el, és azokat a 2012. június 4-i Eurojust-látogatás során sem vitatták meg, az ombudsman úgy véli, hogy rendkívül kívánatos lenne, ha az Eurojust biztosítaná, hogy személyzetének valamennyi tagja tájékoztatást kapjon a közszolgálati elvekről. Az ombudsman arra is ösztönzi az Eurojustot, hogy tegye elérhetővé az elveket a honlapján. Így a polgárokat tájékoztatnák arról, hogy elfogadják ezeket az elveket. Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy 2011 novemberében az Eurojust Humánerőforrás-szolgálati Központja hozzávetőleg 200 nyomtatott példányt kapott az ombudsman panaszkezelési útmutatójából. Ez a kiadvány többek között tájékoztatást nyújt arról, hogy az uniós intézmények személyzetének tagjai hogyan fordulhatnak az európai ombudsmanhoz. Az Eurojust tájékoztatta az ombudsmant, hogy az Eurojust Hetilap 334. számában tájékoztatta munkatársait a panaszokról szóló útmutató rendelkezésre állásáról, valamint e kiadvány német, francia és angol nyelven történő letöltésének lehetőségéről.

Az ombudsman javaslatainak összefoglalása

53. Látogatása és az Eurojust által szolgáltatott információk alapján az ombudsman a következő javaslatokat teszi:

a) Az Eurojust láthatóbbá tehetné a helyes hivatali magatartásra vonatkozó kódexében meghatározott elvek melletti elkötelezettségét az uniós polgárok számára azáltal, hogy a kódexet hangsúlyosabban feltünteti a honlapján. 

b) Az Eurojust fontolóra vehetné, hogy az 1049/2001/EK rendelet elveivel (különösen 11. cikkével) összhangban nyilvános nyilvántartást hozzon létre dokumentumairól, és hogy az Eurojust testületének az Eurojust dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó szabályok elfogadásáról szóló, 2004. július 13-i határozatát összhangba hozza az 1049/2001/EK rendelettel.

c) Az Eurojust fontolóra vehetné, hogy az Eurojust testületének az Eurojust dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó szabályok elfogadásáról szóló, 2004. július 13-i határozatát összhangba hozza az 1049/2001/EK rendeletben foglalt elvekkel, nevezetesen a) a nyilvános hozzáférés iránti eredeti és megerősítő kérelmek kezelésére vonatkozó 15 munkanapos határidő előírásával, vagy annak magyarázatával, hogy miért nélkülözhetetlen a hosszabb határidő, és b) a hozzáférés részleges vagy teljes megtagadása esetén a jogorvoslati lehetőségek (nevezetesen bírósági eljárás vagy az európai ombudsmanhoz benyújtott panasz) megjelölésével.

d) Miután az Eurojust létrehozta a nyilvános dokumentum-nyilvántartást, a nyilvántartásban nem szereplő minősített dokumentumok számára vonatkozó információkat éves jelentéseiben fel lehetne venni az Eurojust dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló áttekintésbe.

e) Az Eurojust vagy i. összhangba hozhatja az Eurojust testületének 2004. július 13-i határozata 4. cikkének (3) bekezdését az 1049/2001/EK rendelet 4. cikkének (3) bekezdésével, vagy ii. kifejezetten megindokolhatja azt a konkrét okot, amely miatt úgy véli, hogy a 4. cikk (3) bekezdése alapján meg kell tagadni a közzétételt, amennyiben az veszélyeztetné, nem pedig súlyosan veszélyeztetné az Eurojust döntéshozatali eljárását.   

f) Az Eurojust fontolóra vehetné, hogy a kiválasztási eljárásokban részt nem vevő jelölteket is tájékoztassa pályázatuk eredményéről.

g) Az Eurojust az álláshirdetésben rendszeresen tájékoztathatja a jelölteket arról, hogy panasszal fordulhatnak az európai ombudsmanhoz.

h) Az Eurojust az ajánlattételhez és az ajánlattételhez szükséges dokumentációban, valamint honlapjának megfelelő részében tájékoztatást adhat az európai ombudsmannál történő panasztételhez való jogról.

i) Az Eurojust biztosíthatná, hogy személyzetének minden tagja tájékoztatást kapjon az uniós köztisztviselőkre vonatkozó közszolgálati elvekről. Fontolóra vehetné, hogy honlapján elérhetővé teszi a közszolgáltatási elveket, valamint az ombudsman panaszokról szóló útmutatóját. Így a polgárokat tájékoztatnák arról, hogy elfogadják ezeket az elveket.   

Nagyra értékelném, ha az Eurojust 2013. április 30-ig jelentést tenne nekem a fent felsorolt javaslatok nyomon követéséről.

P. Nikiforos Diamandouros

Kelt Strasbourgban, 2013. január 16-án.