Strasbourg, 2012. május 16.

Ügynökségi látogatás OI/8/2012/OV – Látogatás az Európai Unió Igazságügyi Együttműködési Egységénél (Eurojust)

Tisztelt Rackwitz Úr!

2011 májusában látogatási programot indítottam az uniós ügynökségeknél azzal a céllal, hogy azonosítsam és terjesszem az ügynökségek bevált gyakorlatait. Kezdetben három „kísérleti” látogatást tettem az Egyesült Királyságban működő uniós ügynökségeknél, nevezetesen az Európai Bankhatóságnál, az Európai Gyógyszerügynökségnél és az Európai Rendőrakadémiánál. Ezt követően 2011. június 1-jén Brüsszelben találkoztam valamennyi uniós ügynökség vezetőjével, és alkalmam nyílt arra, hogy részletesebben megismertessem őket ezzel a kezdeményezéssel. 2011 októberében és novemberében Koppenhágában meglátogattam az Európai Környezetvédelmi Ügynökséget, Lisszabonban pedig a Kábítószer és Kábítószer-függőség Európai Megfigyelőközpontját és az Európai Tengerészeti Biztonsági Ügynökséget. 2012 februárjában meglátogattam az Európai Szakképzés-fejlesztési Központot (Eurojust), májusban pedig a dublini Európai Alapítvány az Élet- és Munkakörülmények Javításáért-t. Az uniós ügynökségeknél tett korábbi látogatásaimra vonatkozó információk a honlapom következő oldalán érhetők el:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

2012. június 4. és 9. között Hágában és Utrechtben találkozom a holland nemzeti ombudsmannal, és előadást tartok a második transzatlanti átláthatósági konferencián. Szeretném megragadni az alkalmat, hogy meglátogassam az Eurojustot. Tekintettel a látogatás tervezett napirendjére, a mellékelt feljegyzésben foglaltak szerint helyénvalónak tűnik, hogy az Eurojust adminisztratív igazgatójaként forduljak Önhöz. Ugyanez a feljegyzés az ilyen típusú látogatások eljárási szempontjaira vonatkozó információkat is tartalmaz.

Irodáink közötti informális kapcsolatfelvételt követően megállapodás született a 2012. június 6., szerda (9.30–12.30) időpontról. Tájékoztatásul, ugyanezen a héten meglátogatom az Europolt is.

Az Eurojustnál tett látogatásom során elkísér Olivier Verheecke úr, hivatalom jogi főtanácsadója, aki kapcsolattartóként fog eljárni ülésünk szervezési vonatkozásaival kapcsolatban. Elérhetőségei a következők: Olivier Verheecke, tel.: + 32 2 284 20 03. Az irodáink közötti informális kapcsolatokból megértettem, hogy Mieke Matthys asszony az Önök irodájából lesz az Eurojust kapcsolattartója, aki minden szükséges előkészülettel kapcsolatban felveszi vele a kapcsolatot.

Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a látogatást és az ülésünket követően szeretnék találkozni az Eurojust személyzeti bizottságával is. Az Ügynökségi Személyzeti Bizottságok Közgyűlésének (AASC) azon kérése nyomán kívánok találkozni a Személyzeti Bizottsággal, hogy rendszeresen találkozzak az általam meglátogatott ügynökségek személyzeti bizottságaival.

Szeretném még egyszer megköszönni, hogy beleegyezett a látogatás megszervezésébe, és várakozással tekintek az elé, ami biztos vagyok benne, hogy gyümölcsöző eszmecserének fog bizonyulni az e levél mellékletében található feljegyzésben meghatározott különböző témákról. Szeretném továbbá előre megköszönni az Eurojust vezetőségének, hogy megszervezte az Eurojust személyzeti bizottságával való találkozóm gyakorlati vonatkozásait, amelyre ugyanazon a napon, 2012. június 6-án, szerdán, szintén délelőtt, a vezetőséggel való találkozónk lezárását követően kerülne sor.

Tisztelettel:

P. Nikiforos Diamandouros

Csatolmány: 1

MELLÉKLET: A látogatás eljárási szempontjai és napirendtervezete.

Az eljárási szempontokról

Az európai ombudsman hivatalos látogatásaira saját kezdeményezésű vizsgálatok lefolytatására vonatkozó hatásköre alapján kerül sor. A látogatással kapcsolatos levelezés ezért tartalmazni fogja az ilyen saját kezdeményezésű vizsgálatok nyilvántartási hivatkozási számát (OI/8/2012/OV). Az ombudsman hálás lenne, ha az Eurojust a látogatással kapcsolatos levelezésében megemlítené ezt a hivatkozási számot.

A saját kezdeményezésű vizsgálat többek között azt jelenti, hogy az ilyen vizsgálatokra vonatkozó szokásos eljárási garanciák alkalmazandók. Ezek közé tartozik az ügynökség azon joga, hogy felkérje az európai ombudsmant az információk és dokumentumok bizalmas kezelésére – lásd az ombudsman végrehajtási rendelkezéseinek 5.1., 5.2. és 14.2. cikkét:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Az ombudsman amellett, hogy tájékoztatja a felkeresendő ügynökséget az általa felvetni kívánt kérdésekről, kérheti, hogy előzetesen bocsásson rendelkezésére bizonyos releváns információkat és/vagy dokumentumokat.

Az ombudsman minden látogatást követően írásban tájékoztatja az ügynökséget megállapításairól. Ha konkrét javaslatokat tesz, általában felkéri az ügynökséget, hogy tájékoztassa őt az általa javasolt nyomonkövetési intézkedésekről. Az ügynökség válaszától függően az ombudsman mérlegeli a vizsgálat lezárását vagy további lépések megtételét, például hivatalos ajánlások kiadásával.

Felhívjuk figyelmét, hogy a látogatást előkészítő levelet és e mellékletet közzétesszük az európai ombudsman honlapján. Ha az ombudsman úgy dönt, hogy látogatását követően javaslatokat tesz az Ügynökségnek, az ilyen javaslatokat tartalmazó közleményt, valamint az Ügynökség válaszát, minden további levelezést és az Ombudsman végleges írásbeli következtetéseit is közzéteszik ezen az oldalon. Ezek az eszmecserék az ombudsman honlapjának következő oldalán jelennek meg: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

A napirenden szereplő kérdésekről

A 2012. június 6-i látogatás tartalmával kapcsolatban az európai ombudsman a következő témákat kívánja megvitatni:

• Az Eurojust első kapcsolatfelvétele a nyilvánossággal
• Átláthatóság, párbeszéd és elszámoltathatóság
• Munkaerő-felvétel
• Pályázatok és szerződések
• Összeférhetetlenség

Az ombudsman az alábbi konkrét kérdéseket kívánja megvizsgálni az egyes témákban:

1. Kezdeti kapcsolattartás a nyilvánossággal

Az ombudsman egyik alapvető feladata annak biztosítása, hogy az uniós közigazgatás nyitott, szolgálatkész és hatékony legyen a polgárokkal való kapcsolatok kezelésében. A vonatkozó alapelveket a helyes hivatali magatartás európai kódexe (CGAB) határozza meg. A kérdés továbbra is jelentős mindennapi munkánk során, ami arra utal, hogy az uniós közigazgatás még mindig kihívásokkal néz szembe ezen a területen. Adott esetben az európai ombudsman gyors megoldást próbál találni azokra a panaszokra, amelyek a polgároknak a közigazgatással való első kapcsolatfelvételével kapcsolatos sérelmekre vonatkoznak. Ez általában azt jelenti, hogy a szolgálataim telefonon felveszik a kapcsolatot az érintett személlyel.

Tudomásul veszem, hogy az uniós ügynökségek vezetőinek 2008 októberében Lisszabonban tartott ülésén valamennyi uniós ügynökség beleegyezett abba, hogy elfogadja a helyes hivatali magatartás európai kódexét. Az Eurojust honlapján azonban nem találtam a helyes hivatali magatartás európai kódexére mutató linket. Arról sincs tudomásom, hogy az Eurojust hogyan hajtotta végre a kódexet, és hogyan biztosítja, hogy személyzete megfeleljen a kódexben meghatározott elveknek. Az Eurojust honlapján nem találtam hivatkozást erre az ügyre, ezért hálás lennék, ha előadást tartanék erről a témáról.

2. Átláthatóság, párbeszéd és elszámoltathatóság

Az európai ombudsman emellett kiemelten fontosnak tartja az átláthatóság előmozdítását és az elszámoltathatóság növelését az uniós közigazgatásban. Ezt a követelményt tükrözi többek között a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről szóló uniós jogszabály, amely kifejezetten megemlíti az ombudsmant mint felülvizsgálati szervet. Ez tükröződik az ombudsman kiterjedt vizsgálati hatáskörében is, amely lehetővé teszi számunkra, hogy alaposan tisztázzuk a vizsgálataink során felmerült tényeket és kérdéseket.

Ezért hálás lennék, ha többet tudnék meg az alábbi kérdésekről:

a) Hogyan kezeli az Eurojust a gyakorlatban [1] a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmeket? Milyen iránymutatások és/vagy gyakorlati intézkedések vonatkoznak az ilyen kérelmek kezelésére? Kérjük, adjon meg példákat, például a 2004. július 13-i (az 1049/2001/EK rendeletre hivatkozó) Eurojust-határozat alapján kezelt dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti legutóbbi három kérelemnek az Ügynökség általi kezelése során folytatott fő levelezést. (Az Eurojust e példákban szereplő határozatának érdemi vizsgálatára nem kerül sor, mivel e látogatásnak nem ez a célja.)

b) Készít-e az Eurojust éves (belső vagy külső) jelentést a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés kezeléséről?

c) Az Eurojust működtet-e vagy szándékozik-e működtetni az 1049/2001/EK rendelet 11. cikke értelmében vett nyilvános nyilvántartást? Mi a kapcsolat a weboldalon található "Dokumentumkönyvtárral"? Kibővül ez?

d) Az Eurojust hatalmas mennyiségű információt és adatot kezel. Honlapja felhasználóbarát, és nagy mennyiségű adatot, kiadványt és információt tartalmaz az Eurojust fő tevékenységeivel kapcsolatban, különösen a „Dokumentumkönyvtárban”. Az 1049/2001/EK rendelet szigorúan véve csak a „dokumentumokra” vonatkozik. Hogyan kezeli az Eurojust az információkéréseket? Kérjük, adjon tájékoztatást azokról a visszajelzésekről, amelyeket az Eurojust szolgálatai kapnak a felhasználóktól és az érdekelt felektől az információkhoz való hozzáféréssel kapcsolatban.

3. Kiválasztás és toborzás

Ami a kiválasztási és felvételi határozatok tartalmát illeti, az ombudsman az uniós bíróságokéhoz hasonló megközelítést alkalmaz. Ez többek között azt jelenti, hogy elismeri az adminisztráció nagyon széles mérlegelési jogkörét a személyzet kiválasztása terén.

Ami a kiválasztás és a munkaerő-felvétel eljárási szempontjait illeti, az ombudsman nagyon aktívan dolgozott az uniós munkaerő-felvétel átláthatóságának javításán. Ez például nagyobb átláthatóságot eredményezett a vizsgabizottságok tagjainak nevét illetően, és részletesebb értékelőlapokat eredményezett, amelyek jobb betekintést nyújtanak a pályázóknak az értékelésük módjába.

Az Eurojust a honlapján a „Karrier” rovatban közzétette a munkaerő-felvételi politikájára, valamint az ideiglenes és szerződéses alkalmazottak felvételi eljárásaira vonatkozó információkat (az Eurojustnak jelenleg nincsenek állandó tisztviselői). Hálás lennék, ha további felvilágosítást kapnék az alábbi kérdésekről:

a) Hogyan biztosítja az Eurojust a pályázókkal való hatékony kommunikációt a kiválasztási eljárások során a pályázatuk státuszát és/vagy a kiválasztási eljárás eredményét illetően?

b) Ismerik-e a pályázók a vizsgabizottság tagjainak nevét?  Milyen mértékben biztosít az Eurojust hozzáférést az állásra pályázók számára pályázatuk értékeléséhez?

c) Milyen mértékben törekszik az Eurojust a személyzeti szabályzat 90. cikkében előirányzottaknál gyorsabb és kevésbé formális eszközökkel a kiválasztási és felvételi döntésekkel kapcsolatos viták rendezésére?

d) Az Eurojust rendszeresen tájékoztatja-e levelezésében [2] a jelölteket arról, hogy a fent említett helyes hivatali magatartás kódexének 19. cikke értelmében panaszt tehetnek az ombudsmannál?

4. Pályázatok és szerződések

Felülvizsgálati szinten a közbeszerzési határozatokkal és a szerződéses viszonyokkal kapcsolatos jogvitákat leggyakrabban a bíróságok bírálják el. Az ombudsman ügyeinek jelentős része azonban az évek során ezeket a területeket is érintette. A pályázatokkal kapcsolatban az ombudsman a Számvevőszék megközelítéséből merít, amely szerint el kell ismerni az adminisztráció széles mérlegelési jogkörét a pályázatok érdemi szempontjainak értékelése terén, ugyanakkor gondosan ellenőrizni kell, hogy az ombudsman érvényes és megfelelő indokolást adott-e döntéseire, és megfelelően tiszteletben tartotta-e az alkalmazandó eljárásokat és a tájékoztatási jogokat. A szerződéses vitákkal kapcsolatban az ombudsman önmagában nem értékeli a szerződésszegés fennállását. Alaposan megvizsgálja azonban, hogy az adminisztráció megfelelően indokolta-e álláspontját, és megvizsgálja a közigazgatási intézkedések vagy mulasztások méltányosságát is.

Megjegyzem, hogy az Eurojust honlapja tartalmaz egy „Közbeszerzés” című szakaszt, és elmagyarázza a közbeszerzési politikát és eljárást.

Kérdések:

a) Hogyan kezeli az Eurojust az e területekkel kapcsolatos vitákat?

b) Tájékoztatják-e az ajánlattevőket és a szerződő feleket arról, hogy panasszal fordulhatnak az ombudsmanhoz?

5. Összeférhetetlenség

Összeférhetetlenség akkor merül fel, ha úgy tűnik, hogy a közigazgatásban dolgozó személyeknek nem megfelelő személyes érdekük fűződik egy olyan ügyhöz, amellyel foglalkoznak. Az ilyen konfliktusokat megfelelően kell kezelni az objektív döntéshozatal biztosítása és a nyilvánosság közigazgatásba vetett bizalmának növelése érdekében. A közelmúlt eseményei és esetei azt mutatják, hogy az uniós közigazgatás nem élvezi egyértelműen a nyilvánosság teljes bizalmát ebben a kérdésben.

E megfontolások fényében érdekelne, hogy milyen konkrét intézkedéseket alkalmaz az Eurojust az összeférhetetlenség elkerülése érdekében a következő területeken:

a) Személyzet felvétele, beleértve a vezető beosztású alkalmazottakat is

b) A személyzet jelenlegi és korábbi tagjai, különösen az Eurojustnál való szolgálatuk során és azt követően végzett külső tevékenységek tekintetében (lásd például a személyzeti szabályzat 11., 11a., 12b. és 16. cikkét).