2007-ről szóló eves jelentésében az ombudsman ígéretet tett arra, hogy megvizsgálja annak módjait, hogy miként tehetné határozatait olvasmányosabbá. A cél az, hogy jobb szolgáltatást nyújtsanak a panaszosoknak, valamint hogy - mind a polgárok, mind pedig a tisztviselők számára - egyértelműbb útmutatást kínáljanak arra vonatkozóan, hogy miből is áll a helyes igazgatás.

Jelenleg a vizsgálatokat lezáró határozatok egy, a panaszoshoz címzett levélből állnak, amelynek másolatát megküldik a bepanaszolt intézménynek vagy szervnek. A levél a vizsgálat során megtett valamennyi lépés időrendben történő felsorolásával kezdődik. Ezt követi a panaszosnak és az ombudsman vizsgálatának részletes ismertetése, beleértve az intézmény véleményét, valamint a panaszos véleménnyel kapcsolatos észrevételeit. A határozat utolsó része áttekinti a bizonyítékokat, összefoglalóan megismételve az előzőket, valamint kifejti az ombudsman megállapításait és a vizsgálat lezárására vonatkozó indokokat.

A jelenlegi rendszer 1996-ban történt elfogadásakor a legtöbb panasz viszonylag egyszerű volt, a lezáró határozatok pedig ennek megfelelően rövidek voltak. Az évek során az átlagos panaszban felvetett kérdések száma megnőtt, a kérdések pedig összetettebbé váltak. Következésképpen a panaszos és az intézmény által elmondottak részletes ismertetése hosszabbá és bonyolultabbá vált. Ez viszont a jelenlegi rendszerben rejlő ismétlést tolakodóvá és zavarossá teszi. A végeredmény az, hogy a határozatok hosszabbakká és kevésbé olvasóbaráttá váltak.

A különféle változtatási lehetőségek gondos vizsgálatát követően az ombudsman új határozatstílust fogad el 2008 szeptemberétől.

Az új stílusban a panaszoshoz írt levél elkülönül majd a határozattól. A levél - hangvételét tekintve - személyesebbé válik, és közérthetően tájékoztatja majd a panaszost a panasz eredményéről.

Magának a határozatnak a felépítése is javult. Az első két szakaszban az ombudsman leírja a panasz hátterét, majd kifejti, hogy vizsgálata mire terjedt ki . A következő szakasz a vizsgálati eljárás szakaszait említi, beleértve az ombudsman által a probléma (problémák) és a felek közötti nézeteltérések megoldására tett erőfeszítéseket . A korábbiakhoz hasonlóan az utolsó szakasz a bizonyítékokat tekinti át és kifejti az ombudsman ténymegállapításait, valamint a vizsgálat lezárásának indokait.

A felesleges részletezés és ismétlés elkerülésével az új stílus rövidebb és megfelelőbben összpontosított határozatokat eredményez. A határozatok olvasmányosabbá tételével kapcsolatos következő lépés az lesz, hogy a lehető legjobban egyszerűsítik majd a használt nyelvezetet. Erre - külső tanácsadók segítségével - 2008 utolsó negyedévétől kezdődően fokozatosan kerül majd sor.