Ez az adatvédelmi nyilatkozat ismerteti az adatkezelés okát, azt, hogy az európai ombudsman hogyan gyűjti, kezeli és biztosítja az összes megadott személyes adat védelmét, hogyan használják fel ezeket az információkat, és milyen jogokat gyakorolhatnak az érintettek az adataikkal kapcsolatban.

Az adatkezelő az európai ombudsman. A közös adatkezelő az Európai Bizottság (az ABAC esetében ez a Bizottság által a költségvetés végrehajtásának nyomon követésére és az elszámolások elkészítésére létrehozott pénzügyi és számviteli alkalmazás).

1. Milyen személyes adatokat kezel az európai ombudsman?

Az ajánlattevők, vállalkozók és részvételre jelentkezők, valamint alkalmazottaik vagy alvállalkozóik személyes adatai, amelyek a következőket foglalhatják magukban:

• Azonosító adatok: vezetéknév, utónév, útlevélszám vagy személyi igazolvány száma;
• Tisztség;
• Elérhetőségi adatok (e-mail cím, üzleti telefonszám, mobiltelefonszám, faxszám, postacím, vállalat és szervezeti egység, lakóhely szerinti ország, weboldal címe);
• társadalombiztosítási járulékokra és befizetett adókra vonatkozó igazolások, bírósági nyilvántartási kivonat;
• Pénzügyi adatok: bankszámla-hivatkozás (IBAN- és BIC-kódok), héaazonosító szám;
• Nyilatkozat arról, hogy az ajánlattevők nincsenek a költségvetési rendelet 136. és 141. cikkében említett, kizárást indokoló helyzetek egyikében sem
• Formanyomtatvány az uniós intézmények vagy szervek személyzetének tagjaira, valamint a kiválasztási folyamatban részt vevő szakértőkre vonatkozó összeférhetetlenség hiányáról.

2. Miért kezeli az európai ombudsman ezeket a személyes adatokat?

A személyes adatok gyűjtése és további feldolgozása az európai ombudsman közbeszerzési eljárásainak kezelése és igazgatása céljából történik.

3. Melyek az adatok feldolgozásának jogalapjai és szükségessége?

A személyes adatokkal kapcsolatos adatkezelési műveletek jogalapja az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló, 2018. július 18-i (EU, Euratom) 2018/1046 európai parlamenti és tanácsi rendelet [1] és különösen annak 160–179. cikke.

Az adatkezelés az (EU) 1725/2018 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a), b) és c) pontja alapján szükséges.

4. Ki a felelős az adatok feldolgozásáért?

Az európai ombudsman felelős az adatok kezeléséért. Az adatokat konkrétabban a Személyzeti, Igazgatási és Költségvetési Osztály (PAB) dolgozza fel.

5. Kik lesznek az adatok címzettjei?

az európai ombudsman, a főtitkár, az értékelő bizottság tagjai (adott esetben); az adott osztályon belüli szerződések kezeléséért felelős személyzet; a PAB osztályon az ajánlatok és szerződések kezeléséért felelős személyzet. Személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítása esetén az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a továbbításra vonatkozó megfelelő garanciákról.

6. Mennyi ideig őrizzük meg az adatokat?

A pályázati eljárásokkal kapcsolatos aktákat, beleértve a személyes adatokat is, az eljárásért felelős szervezeti egység a szerződés véglegesítéséig, a PAB osztály pedig a szerződés aláírását követő 7 évig őrzi meg. A bírósági nyilvántartásból származó kivonatokat a vonatkozó eljárás lezárultát követően két évig megőrzik. A sikertelen ajánlattevők ajánlatait azonban a szerződés aláírásától számított 5 évig megőrzik.

7. Hogyan védjük az érintett adatait?

A papírfájlokat a felelős egységek zárt szekrényben tárolják. Az elektronikus fájlokat olyan szervereken tárolják, amelyek hozzáférési joga az eljárásban részt vevő osztályok érintett munkatársaira (nevezetesen a PAB osztályra és a szerződést ténylegesen használó osztályra) korlátozódik.

Az értékelő bizottság tagjai az értékelés céljából hozzáférhetnek az iratokhoz, és tájékoztatást kapnak arról, hogy az értékelési folyamat befejezése után nem őrizhetnek meg másolatokat.

A szerződéses záradékok biztosítják, hogy a vállalkozó kizárólag az ombudsman utasítására dolgozza fel a gazdasági szereplő személyzetének személyes adatait (a szolgáltatási/bútorszerződéshez és a kapcsolatfelvétel általános feltételeihez hozzáadott adatvédelmi záradékok).

Személyes adatok harmadik országokba vagy nemzetközi szervezetek részére történő továbbítása esetén az ombudsman és a sikeres ajánlattevő között aláírt szerződés olyan általános szerződési feltételeket ír elő, amelyek biztosítják, hogy a személyes adatok kezelése az uniós intézményekre nézve kötelező szabályokkal összhangban történjen.

8. Milyen jogai vannak, és hogyan gyakorolhatja azokat?

Önnek joga van ahhoz, hogy hozzáférést kérjen saját személyes adataihoz. Figyelembe véve az adatkezelés célját, Ön jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését. Az adatok helyesbítéséhez való jog csak az adott közbeszerzési eljárás keretében kezelt tényszerű adatokra vonatkozhat. Ez a jog csak az ajánlatok benyújtásának határidejéig gyakorolható. A pontatlan azonosító adatok azonban a közbeszerzési eljárás során és azt követően bármikor helyesbíthetők az eoprocurement@ombudsman.europa.eu e-mail címre küldött e-mailben.

Az európai ombudsman a lehető leghamarabb, de legkésőbb egy hónapon belül válaszol az Ön kérésére.

9. Kihez kell fordulni adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos kérdések vagy panaszok esetén?

A közbeszerzési eljárással kapcsolatos adatvédelmi kérdéseket bármikor megküldheti az európai ombudsmannak a következő címre: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Európai ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Az európai ombudsman adatvédelmi tisztviselőjéhez is fordulhat a következő címen: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Ön bármikor panaszt nyújthat be az európai adatvédelmi biztoshoz az alábbi címen: EDPS@edps.europa.eu

[1] HL L 193., 2018.7.30., 1. o.