Az európai ombudsman belső szabályokat fogadott el a szakmai tevékenységnek az Európai Unió szolgálatából való kilépést követő gyakorlására vonatkozóan.

Ezeket a belső szabályokat az ombudsman személyzeti bizottságával és adatvédelmi tisztviselőjével folytatott konzultációt követően fogadták el.

Ezek a szabályok a következő megfontolásokon alapulnak:

a) mivel az európai ombudsman központi szerepet játszik az uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek tisztviselői által tanúsított legmagasabb szintű etikus magatartás előmozdításában, és tartósan hozzá kíván járulni az Európai Unió polgárainak az uniós közszolgálatba és az uniós intézményekbe, köztük az európai ombudsmanba vetett bizalmának növeléséhez;

b) mivel az európai ombudsman törekszik annak biztosítására, hogy az uniós tisztviselők tisztában legyenek azokkal a körülményekkel, amelyek között összeférhetetlenség merülhet fel, és hogy az uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek hatékony eljárásokat alkalmazzanak az összeférhetetlenségi helyzetek elkerülésére, azonosítására, közzétételére és kezelésére;

c) tudatában annak, hogy a személyzeti szabályzat értelmében az uniós tisztviselőknek feddhetetlenül és diszkréten kell eljárniuk a szakmai tevékenység megtárgyalása és elfogadása tekintetében az uniós közszolgálatban való foglalkoztatásuk megszűnését követően;

d) AZZAL AZ ELHATÁROZÁSSAL, hogy biztosítsák, hogy az uniós tisztviselők az uniós szolgálatból való kilépésüket követően a maximális átláthatóság keretében gyakorolják az állásajánlatok felvételéhez való törvényes jogukat;

Az ombudsman a következő szabályokat fogadta el:

1. cikk Tárgyi és időbeli hatály

Ez a határozat azokra a tisztviselőkre, ideiglenes alkalmazottakra [1] és szerződéses alkalmazottakra [2] (a továbbiakban: alkalmazottak) vonatkozik, akiket az európai ombudsman alkalmazott, és akik az Európai Unió közszolgálati jogviszonyának megszűnését követő két éven belül keresőtevékenységet kívánnak folytatni, függetlenül attól, hogy az jövedelemszerző-e vagy sem.

2. cikk Az európai ombudsman tájékoztatására vonatkozó kötelezettség az Európai Unió közszolgálati jogviszonyának megszűnését követő két évig

1. A Személyzeti, Igazgatási és Költségvetési Osztály legalább egy hónappal távozása előtt írásban tájékoztatja a Hivatalt elhagyó alkalmazottat az ombudsman felé fennálló, különösen a személyzeti szabályzat 16. cikke, 17. cikkének (2) bekezdése és 19. cikke szerinti folyamatos kötelezettségeiről.

2. Az az alkalmazott, aki az Európai Unió közszolgálatából való kilépését követő két éven belül keresőtevékenységet kíván folytatni, függetlenül attól, hogy az jövedelemszerző-e vagy sem, erről írásban tájékoztatja az ombudsmant.

3. Az információk kézhezvételét követően az alapszintű fizetési számlákkal foglalkozó osztály felkéri az érintett alkalmazottat, hogy töltse ki az I. mellékletben szereplő, a szakmai tevékenység gyakorlására vonatkozó nyilatkozatot (a továbbiakban: a formanyomtatvány).

4. A formanyomtatvány kitöltésekor az érintett alkalmazottnak a következő információkat kell megadnia:

● az ombudsman hivatalában töltött utolsó három év során végzett feladatainak leírása;

● az általa folytatni kívánt tevékenység leírása, beleértve az általa betöltendő pozícióra és a tevékenység várható időtartamára vonatkozó információkat;

● a potenciális munkáltató neve és pontos adatai, valamint tevékenységi köre;

● az ombudsman hivatalában betöltött korábbi tisztségeivel való kapcsolat, ha van ilyen.

5. Abban az esetben, ha a személyzet valamely tagja nem tesz eleget tájékoztatási kötelezettségének, az ombudsman megfelelő intézkedéseket hozhat.

6. A személyzet tagjai tájékoztatási kötelezettségének sérelme nélkül a PAB Osztály proaktívan emlékezteti a távozó személyzet tagjait arra a kötelezettségre, hogy bizonyos kinevezések vagy előnyök elfogadásával kapcsolatban mindenkor feddhetetlenül és tartózkodóan kell eljárniuk. Ezeket az időszakos emlékeztetőket a) legalább egy hónappal az alkalmazott szolgálatának vége előtt, b) hat hónappal azt követően és c) 18 hónappal azt követően kell elküldeni.

3. cikk A kinevezésre jogosult hatóság értékelése

1. E határozat alkalmazása során az ombudsmani hivatal vezető szolgálata a PAB osztály. A formanyomtatvány kézhezvételét követően az Előcsatlakozási Támogatási Eszközök Osztálya előzetes értékelést végez, és határozatra irányuló javaslatot terjeszt az ombudsman elé. Amennyiben az érintett személyzet az ombudsman kabinetjének tagja, a határozatot kivételesen a főtitkár hozza meg.

2. Az ombudsman a lehető leghamarabb, de legkésőbb a határozat meghozatalához szükséges teljes körű információk kézhezvételétől számított 30 munkanapon belül, az ombudsman vegyes bizottságával folytatott konzultációt követően értesíti a korábbi alkalmazottat a határozatról.

3. Tekintettel a szolgálat érdekeire, az ombudsman, ha a szakmai tevékenység az alkalmazott által a szolgálat utolsó három évében végzett munkához kapcsolódik, és a Hivatal jogos érdekeivel való összeütközéshez vezethet, megtilthatja az alkalmazott számára a tevékenység folytatását, vagy feltételekhez kötve jóváhagyást adhat. Amennyiben az említett időszak végéig nem érkezik ilyen értesítés, azt hallgatólagos elfogadásnak kell tekinteni.

4. A kinevezésre jogosult hatóság negatív vagy pozitív határozatának tartalmaznia kell az intézmény jogos érdekeivel való esetleges összeütközésre vonatkozó értékelését és következtetéseit, beleértve az előírt feltételeket is.

5. Amennyiben az előzetes elemzés azt sugallja, hogy a tevékenységet meg kell tiltani vagy feltételeket kell megállapítani, az érintett alkalmazottat írásban tájékoztatni kell, és lehetőséget kell biztosítani számára, hogy a határozat meghozatala előtt 15 napon belül megtegye észrevételeit [3].

6. Az ombudsman foglalkozási tevékenység végzésére vonatkozó engedélye az abban megnevezett munkáltatónál történő foglalkoztatásra, valamint minden olyan személyre korlátozódik, akivel a munkáltató később összevonja vagy átruházza azt a vállalkozást, amelyben a korábbi alkalmazottat foglalkoztatják. Amennyiben a megadott információkban változás következik be, az érintett volt alkalmazott haladéktalanul tájékoztatja az ombudsmant. Az ombudsman dönti el, hogy szükség van-e az engedély feltételeinek módosítására, vagy kivételes körülmények között az engedély visszavonására az ilyen változás fényében.

4. cikk Az uniós közszolgálatból kilépő vezető tisztviselők

1. Az európai ombudsman hivatalának vezető tisztviselőire a következő különös rendelkezések vonatkoznak. E határozat alkalmazásában a „vezető tisztviselő” az AD15/AD16 besorolási fokozatú főtitkári, az AD14/AD15 besorolási fokozatú igazgatói és főtanácsadói, az ombudsmani kabinetfőnöki és az ombudsmani kabinet tanácsosi álláshelyeinek megfelelő tisztségeket betöltő tisztviselőket jelenti.

2. Az ombudsman a szolgálatból való kilépést követő tizenkét hónapos időszakban megtiltja a vezető tisztviselőknek, hogy lobbizzanak vagy érdekképviseletet folytassanak az ombudsmani hivatal alkalmazottaival szemben vállalkozásuk, ügyfeleik vagy munkáltatóik számára bármely olyan ügyben, amelyért a szolgálatban töltött utolsó három év során bármely szakaszban felelősek voltak.

5. cikk Átláthatóság

1. A vezető tisztviselők esetében hozott határozatokat közzé kell tenni az ombudsman honlapjának etikai részén.

2. Az ombudsman a következő információkat teszi közzé:

● a személy neve és az ombudsman hivatalából való távozásának időpontja;

● az ombudsman hivatalában az elmúlt három évben végzett feladatainak leírása;

● az új munkakörben ellátni kívánt feladatok leírása, beleértve az új munkáltató/szervezet nevét;

● az ombudsman értékelése és következtetései.

3. Annak érdekében, hogy az ombudsman elvégezhesse a 45/2001/EK rendeletben [4] előírt mérlegelést, a vezető tisztviselőt tájékoztatni kell arról, hogy a szakmai tevékenység gyakorlásáról szóló nyilatkozat benyújtásakor bármely olyan kivételes kényszerítő okot felhozhat, amely alapján úgy véli, hogy a fenti 5.2. pontban meghatározott információk közzététele sértené magánéletének és feddhetetlenségének védelmét.

4. A fenti 5.1. pontban meghatározott közzétételre a lehető leghamarabb sor kerül.

6. cikk Adatvédelem

A személyes adatok ombudsman általi feldolgozását a 45/2001/EK rendelet szabályozza. Az űrlap részletes adatvédelmi nyilatkozatot tartalmaz.

7. cikk Hatálybalépés

Ez a határozat az elfogadásának napján lép hatályba.

Emily O'Reilly

07/03/2016

[1] Az egyéb alkalmazottakra vonatkozó alkalmazási feltételek 11. cikke szerint a személyzeti szabályzat 16. cikke az ideiglenes alkalmazottakra is alkalmazandó.

[2] Az egyéb alkalmazottakra vonatkozó alkalmazási feltételek 81. cikke szerint az egyéb alkalmazottakra vonatkozó alkalmazási feltételek 11. cikke a szerződéses alkalmazottakra is alkalmazandó.

[3] Amennyiben az ombudsman akkor hozza meg határozatát, amikor az alkalmazott még az ombudsman szolgálatában áll, további feltételek szabhatók, például olyan ügyek vagy panaszok kezelése, amelyekhez az alkalmazott leendő munkáltatójának érdeke fűződhet.

[4] Az Európai Parlament és a Tanács 45/2001/EK rendelete (2000. december 18.) a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról (HL L 8., 2001.1.12., 1. o.).