Nem vélelmezhető, hogy minden polgár részletesen ismeri az 1049/2001/EK rendeletet. A meghosszabbított határidő lejártának időpontja azonban különös jelentőséggel bír a kérelmezők számára, mivel ez az az időpont, amikor az intézmény válaszadási elmulasztását elutasító válaszként kezelhetik, és élhetnek az 1049/2001/EK rendelet 8. cikkének (3) bekezdésében leírt jogorvoslati lehetőségekkel. A megfelelő ügyintézés megköveteli az intézményektől, hogy minden kérelmezőt – beleértve azokat is, akik nem ismerik tökéletesen az alkalmazandó jogi rendelkezéseket – olyan helyzetbe hozzanak, hogy megtámadhassák az elutasító választ, és ezáltal hatékonyan gyakorolhassák a dokumentumokhoz való hozzáféréshez való jogukat. Bár az 1049/2001/EK rendelet erről kifejezetten nem rendelkezik, az ombudsman ezért úgy vélte, hogy meg kell jelölni a meghosszabbított határidő lejártának tényleges időpontját.