Strasbourg, 2006. szeptember 8.

Tisztelt F. Asszony!

2005. szeptember 22-én Ön a berlini Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf nevében panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz azzal kapcsolatban, hogy az Európai Bizottság állítólag nem megfelelően kezelte a testvérvárosi projekt finanszírozására irányuló kérelmet.

2005. október 21-én továbbítottam a panaszt a Bizottság elnökének. A Bizottság 2006. március 16-án küldte meg véleményét. 2006. március 17-én továbbítottam Önnek azzal a felhívással, hogy amennyiben kívánja, tegye meg észrevételeit. Öntől nem érkezett észrevétel.

Az Ön ügyéért felelős jogi tisztviselővel 2006. június 28-án folytatott telefonbeszélgetés során Ön kijelentette, hogy nem kíván észrevételeket tenni, és úgy véli, hogy a panaszt lezárták.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

A panaszos Berlin Marzahn-Hellersdorf kerületének helyi hatósága. Városi testvérvárosi tevékenységek keretében csereprogramot szervezett a helyi zeneiskola tanulói és az egyesült királyságbeli Haltonban (Cheshire) tanuló diákok számára. A panaszos arról számolt be, hogy egyesült királyságbeli partnerhatósága (a továbbiakban: a fogadó város) finanszírozási kérelmet nyújtott be a Bizottság Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóságához. A panaszos szerint azonban a kérelem jóváhagyását csak telefonon erősítették meg, és a támogatást nem fizették ki, amikor a cserére 2004 októberében sor került, ami mindkét fél számára pénzügyi nehézségeket okozott. A panaszos arról is beszámolt, hogy a Bizottság csak a program végét követően küldött írásbeli szerződést a fogadó városnak. Ebben a szerződésben a támogatást mind a fogadó városnak, mind a panaszosnak ítélték oda. A panaszos szerint a fogadó város 2005 júniusában kapta meg a támogatás rá eső részét, miközben még mindig nem kapott pénzt.

A panaszos azt állította, hogy mindkét fél többször is megpróbált kapcsolatba lépni a Bizottsággal, de ez lehetetlennek bizonyult, mivel az egyetlen közzétett telefonszám mindig foglalt volt, és mivel a Bizottság nem válaszolt sem a 2005. július 6-án küldött faxra, sem a 2005. augusztus 26-án küldött két e-mailre.

Összefoglalva, a panaszos azt állította, hogy:

1. a Bizottság jelentős késedelmet szenvedett az alkalmazás kezelésében;
2. a Bizottság nem fizette ki a panaszosnak odaítélt támogatást; és
3. a Bizottság nem válaszolt a 2005. július 6‐án küldött faxüzenetre és a 2005. augusztus 26‐án küldött két elektronikus levélre.

A panaszos azt kérte, hogy a Bizottság fizesse ki a támogatást.

A VIZSGÁLAT

A Bizottság véleménye

Véleményében a Bizottság a következő észrevételeket tette:

A panasz az egyesült királyságbeli Halton Borough Councilban (a továbbiakban: fogadó város) 2004. október 4. és 11. között lezajlott testvérvárosi tevékenységek keretében tartott polgári találkozóra nyújtott támogatásra vonatkozott. A támogatási kérelmet a fogadó város nyújtotta be, amely tehát a pályázati felhívásban és a támogatási megállapodásban meghatározottak szerint a pályázó, majd a kedvezményezett volt. A kérelem tartalmazta a panaszos, azaz a meghívott város utazási költségeihez való hozzájárulás iránti kérelmet is. A felperest a 2004. augusztus 12‐i levélben tájékoztatták a támogatásról szóló határozatról. A támogatási megállapodást 2004. október 25‐én megküldték a felperesnek aláírásra. A Bizottság 2004. december 1-jén kapta meg az aláírt szerződést és az esemény zárójelentését. A támogatást 2005. június 2-án fizették ki a kedvezményezettnek. A Bizottság által csatolt dokumentumból kiderült, hogy a támogatás teljes összege közel 11 000 EUR volt, amelyből mintegy 3000 EUR-nak hozzá kellett járulnia a panaszos szállítási költségeihez.

Az állítólagos késedelemről

A Bizottság jelezte, hogy a projektek kiválasztását illetően 2004. augusztus 12‐én, két héttel az ajánlattételi felhívásban említett határidő előtt levelet küldtek a felperesnek, a fogadó városnak. A levél részletes információkat tartalmazott a támogatás megosztásáról a fogadó város és a panaszos között. Arra is emlékeztette a fogadó várost, hogy szervező városként ő felelős azért, hogy tájékoztassa partnereit a támogatási döntésről. A pályázati felhívás nem irányozta elő, hogy a Bizottság közvetlenül tájékoztassa a meghívott városokat a projektek kiválasztásáról, ami a korábbi pályázati felhívások esetében sem történt meg. A Bizottság azonban elismerte, hogy ez az információ fontos volt a meghívott városok számára. Napjainkban a testvérvárosi támogatások kiválasztását közzétették a Bizottság honlapján, így az minden partner számára közvetlenül hozzáférhető volt.

A Bizottság jelezte továbbá, hogy a támogatási megállapodást 2004. október 25-én, két héttel a rendezvényt követően megküldték a fogadó városnak. A Bizottság elnézést kért a késedelemért. A gyakorlatban azonban a késedelem nem befolyásolta a támogatás kifizetését, mivel a kifizetésekre mindig a zárójelentés kézhezvételekor került sor. Ami a panaszos azon kritikáját illeti, hogy nem nyújtottak előfinanszírozást, a Bizottság kijelentette, hogy a pályázati felhívás nem írt elő elő előfinanszírozási kifizetéseket, és ezért a panaszosnak tudnia kellett volna arról, hogy előfinanszíroznia kell az utazást.

A Bizottság elismerte, hogy a támogatási megállapodás szerint a zárójelentés és a kapcsolódó dokumentumok kézhezvételétől számított három hónapon belül ki kellett volna fizetnie a támogatást. A jelen ügyben a támogatás kifizetésére hat hónapon belül került sor. A késedelmet, amelyet a Bizottság sajnálattal vett tudomásul, a testvérvárosi ágazatban teljesített kifizetések különösen nagy volumene és a szolgáltatás átszervezése okozta.

A támogatás kifizetésének állítólagos elmulasztásáról

A Bizottság kifejtette, hogy a polgári találkozók esetében közvetlenül az összes meghívott városnak fizette ki a támogatások rájuk eső részét. 2004-ben azonban rájött, hogy ez a rendszer már nem kezelhető. A program sikere és a többoldalú projektek növekvő száma miatt túl sok tranzakciót bonyolítottak le, és túl sok kedvezményezettet vettek nyilvántartásba a számviteli rendszerben. A Bizottság ezért úgy határozott, hogy egyszerűsíti a kifizetési rendszert, és az összes támogatást teljes egészében kifizeti a szervező városnak, amelynek ezután az volt a feladata, hogy továbbítsa a meghívott városoknak a támogatás rájuk eső részét. A nagy munkateher miatt ezt a rendszert már 2004-ben alkalmazták, annak ellenére, hogy a pályázati felhívás közvetlen kifizetést irányzott elő a meghívott városok számára.

A Bizottság jelezte, hogy tájékoztatta a kedvezményezetteket a megváltozott rendszerről azáltal, hogy a támogatás kifizetését követően levelet küldött minden egyes szervező városnak. Emellett a tagállamok városait és településeit képviselő főbb szervezeteket tájékoztatták az új rendszerről. Az információkat a Bizottság testvérvárosi kapcsolatokról szóló weboldalán is közzétették. A Bizottság szerint nehézséget okozott számára, hogy valamennyi meghívott várost egyidejűleg tájékoztassa, bár elismerte, hogy ez hasznos lett volna számukra. Mindenesetre a Bizottság úgy ítélte meg, hogy a módosítás nagyon kényelmesnek bizonyult: 2005-ben a kifizetéseket többnyire a szerződéses határidőkön belül teljesítették, és a kedvezményezettek általánosságban elégedettségüknek adtak hangot az új rendszerrel kapcsolatban.

A szóban forgó projekttel kapcsolatban a Bizottság jelezte, hogy 2005. június 2-i banki értéknappal folyósította a támogatást a fogadó városnak. A kifizetés magában foglalta mind a fogadó városnak, mind a panaszosnak nyújtott támogatást, amely pontosan megfelelt a támogatási megállapodásban feltüntetett összegeknek. A támogatás felosztására vonatkozó részletes mellékletet tartalmazó levelet 2005. július 28-án küldték meg a szervező városnak.

A válaszadás állítólagos elmulasztásáról

A Bizottság kifejtette, hogy 2005-ben a testvérvárosi kapcsolatokért felelős szolgálat maximális prioritást biztosított alapvető feladatainak, azaz a támogatási megállapodások és kifizetések teljesítésének. A Bizottság elnézést kért, hogy emiatt nem válaszolt közvetlenül a panaszostól kapott faxüzenetre.

A Bizottság továbbá kijelentette, hogy a panaszos 2005. augusztus 26-án elküldte két e-mailjét a Bizottság testvérvárosi postafiókjába. Ezt a postafiókot azonban 2005. április 1-je óta bezárták, ezért a Bizottság nem kapta meg az e-maileket. A panaszos azonban automatikus választ kapott, amely szerint a postafiókot bezárták, és a testvérvárosi kapcsolatokról szóló weboldalon naprakész információk állnak rendelkezésre, amelyeken a panaszos láthatta, hogy a támogatásokat, beleértve a közlekedési támogatásokat is, teljes egészében a szervező városnak fizették ki.

A Bizottság sajnálatosnak tartotta, hogy a fogadó város és a panaszos között látszólag nem volt kommunikáció, még akkor sem, ha elismerte, hogy közvetlenül tájékoztathatta volna a panaszost.

A támogatás Bizottság általi kifizetésére vonatkozó kérelemről

A Bizottság emlékeztetett arra, hogy a támogatást a fogadó városnak fizették ki. Kijelentette, hogy felvette a kapcsolatot a fogadó várossal, és emlékeztette a felelősségére. A fogadó város 2006 februárjában átruházta a támogatás közlekedési részét a panaszosra, és levélben tájékoztatta a panaszost a kifizetésről.

Következésképpen a Bizottság jelezte, hogy a kedvezményezettek érdekében úgy határozott, hogy megváltoztatja a kifizetési rendszert annak érdekében, hogy csökkentse a tényleges kifizetések számát, és ezáltal felgyorsítsa a kifizetési folyamatot. Elismerte és sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy a panaszost nem tájékoztatták megfelelően az új rendszerről, és hogy a kifizetés a régi rendszerről az új rendszerre való áttérés időszakában késett. Mindazonáltal ez a panasz a panaszos és a fogadó város közötti hiányos vagy nem létező kommunikációra is visszavezethető volt, amely város a Bizottság szerződéses kedvezményezettjeként teljes körű tájékoztatást kapott az új kifizetési rendszerről.

A panaszos észrevételei

A panaszostól nem érkezett észrevétel. Az üggyel megbízott jogi tisztviselővel folytatott 2006. június 28-i telefonbeszélgetés során a panaszos megerősítette, hogy nem kíván észrevételeket tenni, és úgy véli, hogy az ügyet lezárták. Jelezte, hogy megkapta a támogatás neki járó részét, és köszönetet mondott az ombudsmannak erőfeszítéseiért.

A HATÁROZAT

1 A támogatás kifizetésével kapcsolatos problémák

1.1 A panaszos, egy berlini helyi önkormányzat, testvérvárosi tevékenységei keretében csereprogramot szervezett a helyi zeneiskola tanulói számára az egyesült királyságbeli Haltonban (Cheshire) és partnerhatóságában, a Halton Borough Councilban (a továbbiakban: a fogadó város) tanuló diákokkal. Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos azt állította, hogy i. a Bizottság jelentős késéssel kezelte a csereprojekt finanszírozására irányuló kérelmet; ii. a Bizottság nem fizette ki az általa odaítélt támogatást; és iii. nem válaszolt az üggyel kapcsolatos faxüzenetre és két e-mailre. A panaszos azt kérte, hogy a Bizottság fizesse ki a támogatást.

1.2 Véleménye szerint az Európai Bizottság elnézést kért az ügy kezelésében bekövetkezett késedelmekért. Kifejtette, hogy a késedelmek a testvérvárosi ágazatban a kifizetések különösen nagy volumenének és a szolgáltatás átszervezésének tudhatók be.

1.3 Ami a támogatás kifizetésének állítólagos elmulasztását illeti, az Európai Bizottság kifejtette, hogy a polgári találkozók esetében az összes meghívott városnak közvetlenül fizette ki a támogatás rájuk eső részét. Mivel azonban ez a rendszer már nem volt kezelhető, úgy döntött, hogy egyszerűsíti a kifizetési rendszert, és minden támogatást teljes egészében kifizet a szervező városnak, amelynek feladata az volt, hogy továbbítsa a meghívott városoknak a támogatás rájuk eső részét. A nagy munkateher miatt ezt a rendszert már 2004-ben alkalmazták, annak ellenére, hogy a pályázati felhívás közvetlen kifizetést irányzott elő a meghívott városok számára. A Bizottság tájékoztatta a kedvezményezetteket és a városokat és településeket képviselő főbb szervezeteket az új rendszerről. Az információkat a Bizottság testvérvárosi kapcsolatokról szóló weboldalán is közzétették. A Bizottság szerint nehéz lett volna valamennyi meghívott várost egyidejűleg tájékoztatnia, bár elismerte, hogy ez hasznos lett volna számukra. A szóban forgó projekttel kapcsolatban a Bizottság felvette a kapcsolatot a fogadó várossal, és emlékeztette annak felelősségére. A fogadó város ezt követően a támogatás panaszosra eső részét átutalta a panaszosnak.

1.4 A válaszadás állítólagos elmulasztásával kapcsolatban az Európai Bizottság kifejtette, hogy 2005-ben a testvérvárosi kapcsolatokért felelős szolgálat maximális prioritást biztosított alapvető feladatainak, azaz a támogatási megállapodások és kifizetések teljesítésének. Sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy emiatt nem válaszolt közvetlenül a panaszostól kapott faxüzenetre. Ami a panaszos két e-mailjét illeti, a Bizottság kijelentette, hogy ezeket az e-maileket a Bizottság testvérvárosi postafiókjába küldték, amelyet akkor már lezártak. Ezért a Bizottság nem kapta meg az e-maileket. A Bizottság szerint azonban a panaszos automatikus választ kapott, amely szerint a postafiókot bezárták, és naprakész információk állnak rendelkezésre a testvérvárosi kapcsolatokról szóló weboldalon. A Bizottság sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy a panaszost nem tájékoztatták megfelelően az új fizetési rendszerről. Mindazonáltal úgy ítélte meg, hogy a jelen panasz a panaszos és a fogadó város közötti hiányos vagy nem létező kommunikáció eredménye is, amely város a Bizottság szerződéses kedvezményezettjeként teljes körű tájékoztatást kapott az új kifizetési rendszerről.

1.5 A panaszostól nem érkezett észrevétel. A panaszért felelős jogi tisztviselővel folytatott telefonbeszélgetés során a panaszos kijelentette, hogy az ügyet lezártnak tekinti. Jelezte, hogy megkapta a szóban forgó kifizetést, és köszönetet mondott az ombudsmannak erőfeszítéseiért.

2 Következtetések

A Bizottság véleményéből és a panaszos észrevételeiből kitűnik, hogy a Bizottság lépéseket tett az ügy rendezésére, és ezáltal elégedett a panaszossal. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet. Helyénvalónak tűnik azonban egy további megjegyzést tenni a jelen üggyel kapcsolatban.

Erről a határozatról a Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.

3 További megjegyzések

Az ombudsman örömmel veszi tudomásul, hogy a Bizottság olyan intézkedéseket hozott, amelyek a jelek szerint jelentősen javították igazgatását a testvérvárosi ágazatban. Ugyanakkor azt is megjegyzi, hogy a Bizottság elismerte, hogy a jelen ügyben a támogatás kifizetése bizonyos késedelmet szenvedett. Tekintettel arra, hogy ebben az ágazatban a finanszírozásra pályázók valószínűleg viszonylag korlátozott pénzügyi eszközökkel rendelkező szervek, az ombudsman igazgatási normái további javításának tekintené, ha a Bizottság ilyen esetekben fontolóra vehetné késedelmi kamat fizetését.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS