Predgovor

U svibnju 2008. objavio sam prvo sustavno ispitivanje daljnjeg postupanja u vezi sa svim kritičkim i daljnjim primjedbama koje je Ombudsman iznio tijekom određene godine (2006.). Objavio sam svoju namjeru da ponovim studiju za naredne godine. Studija o praćenju primjedbi iz 2007. objavljena je u studenome 2008. Ova se studija bavi primjedbama iz 2008. Obuhvaća i primjedbe iznesene u pet predmeta zaključenih 2007., u vezi s kojima informacije Komisije o daljnjem postupanju nisu primljene na vrijeme da bi ih se uključilo u studiju iz 2007.

Osim detaljnog izvješćivanja o određenim rezultatima rada Europskog ombudsmana, ova bi studija trebala poslužiti za upoznavanje institucija i njihovih službi s intelektualnim razlozima na kojima se temelje prakse Europskog ombudsmana. To znači da bi izvješće trebalo čitati i kao dodatni vodič za naš „institucionalni um i kognitivne karte” u pitanjima povezanima s dobrom upravom i mandatom Europskog ombudsmana.

Kritične primjedbe i daljnje primjedbe sadržavaju konstruktivne kritike i prijedloge Ombudsmana koji proizlaze iz istraga provedenih na njegovu vlastitu inicijativu ili nakon pritužbi. Kritična primjedba temelji se na utvrđenju nepravilnosti u postupanju, dok se daljnja primjedba iznosi bez takvog utvrđenja. Primjedbama Europskog ombudsmana želi se institucijama EU-a [1] pružiti smjernice o tome kako europskim građanima pružiti bolju uslugu.

U studiji se razmatra praćenje u smislu sustavnih poboljšanja koja povećavaju kvalitetu primjene, čime se smanjuje vjerojatnost pojave nepravilnosti u primjeni u budućnosti. Kad je riječ o kritičkim primjedbama, studija se ne usredotočuje na konkretan slučaj nepravilnosti u postupanju koji je doveo do napomene, već na pouke koje je predmetna institucija naučila za budućnost.

U tom je kontekstu važno prepoznati da kritična napomena ne predstavlja pravnu zaštitu za podnositelja pritužbe. Nisu svi podnositelji pritužbe podnijeli zahtjev za pravnu zaštitu i nisu svi zahtjevi za pravnu zaštitu opravdani. Međutim, ako je trebalo osigurati pravnu zaštitu, zatvaranje predmeta kritičkom napomenom signalizira trostruki kvar. Podnositelj pritužbe nije uspio postići zadovoljavajuće rezultate; dotična institucija nije stavila pravo na nepravilnost u postupanju; Ombudsman nije uspio uvjeriti dotičnu instituciju da promijeni svoje stajalište.  Moja godišnja izvješća uključuju mnoge primjere slučajeva u kojima su institucije pružile pravnu zaštitu podnositeljima pritužbi. Stoga pružaju potpuniju sliku aktivnosti Europskog ombudsmana u borbi protiv nepravilnosti u postupanju, promicanju dobre uprave i poboljšanju odnosa između Europske unije i njezinih građana.

Način na koji institucija reagira na pritužbe te kritike i prijedloge ključan je pokazatelj usmjerenosti na građane. Kao pučki pravobranitelj uložio sam napore kako bih uvjerio institucije i njihove dužnosnike da ne usvoje obrambeni pristup. Posebno sam naglasio da kultura služenja građanima nije kultura krivnje. Pogreške se javljaju u bilo kojoj primjeni. Kada dođe do pogreške, stvari treba ispraviti, ako je moguće, i dati ispriku ako je to primjereno. Tada se problem rješava i čovjek može nastaviti dalje.  Važan dio „nastavljanja” u tom kontekstu jest promišljanje o tome je li iskustvo u rješavanju pritužbe pružilo bilo kakve informacije koje se mogu upotrijebiti za podizanje kvalitete uprave u budućnosti. Primjedbe Europskog ombudsmana trebale bi pomoći u poticanju takvog promišljanja.

Ukupno gledajući, institucije su na zadovoljavajući način reagirale na gotovo četiri od pet kritičnih i daljnjih primjedbi iz 2008. Međutim, stopa zadovoljavajućeg daljnjeg postupanja nakon kritičkih primjedbi (62 %) bila je znatno niža nego za daljnje primjedbe (100 %). To pokazuje da Europski ombudsman i same institucije još uvijek trebaju obaviti važan posao uvjeravajući dužnosnike da obrambeni pristup Europskom ombudsmanu predstavlja propuštenu priliku za njihovu instituciju i da bi mogao naštetiti ugledu Europske unije.

Drago mi je izvijestiti da postoji i pet slučajeva u kojima je praćenje kritičke ili daljnje primjedbe bilo primjer. Označio sam ih kao „slučajeve zvijezda”, po analogiji s „slučajevima zvijezda” navedenima u mojim godišnjim izvješćima, u kojima je predmetna institucija postupala s pritužbom na uzoran način.

P. Nikiforos Diamandouros, 23. studenoga 2009.

 

Studija

1 Uvod

U ovoj se studiji objašnjava svrha kritičkih primjedbi i daljnjih primjedbi te različite vrste okolnosti koje ih uzrokuju. Zatim analizira daljnje mjere koje su dotične institucije, tijela, uredi i agencije poduzeli u vezi s kritičkim primjedbama i daljnjim primjedbama iz 2008. te utvrđuje pet zvjezdanih slučajeva. Naposljetku, donose se zaključci o glavnim poukama iz studije za budućnost.

Europski ombudsman služi općem javnom interesu pomažući u poboljšanju kvalitete uprave i usluga koje institucije EU-a pružaju građanima [2]. Europski ombudsman istodobno građanima Unije i osobama s boravištem u Uniji pruža alternativni pravni lijek za zaštitu njihovih interesa. Taj pravni lijek nadopunjuje zaštitu koju pružaju sudovi Unije i nema nužno isti cilj kao sudski postupci.

Samo su sudovi ovlašteni donositi pravno obvezujuće presude i davati mjerodavna tumačenja prava. Ombudsman može davati prijedloge i preporuke te, kao krajnju mjeru, skrenuti političku pozornost na određeni slučaj podnošenjem posebnog izvješća Europskom parlamentu. Djelotvornost Europskog ombudsmana stoga ovisi o moralnom autoritetu i stoga je ključno da rad Europskog ombudsmana bude dokazano pošten, nepristran i temeljit.

2 Svrha kritičkih primjedbi i daljnjih primjedbi

U tom kontekstu dodatne napomene imaju jedinstvenu svrhu: služiti javnom interesu pomažući dotičnoj instituciji da u budućnosti podigne kvalitetu svoje uprave. Daljnja napomena ne temelji se na utvrđenju nepravilnosti u primjeni. Stoga ga ne bi trebalo tumačiti na način da podrazumijeva kritiku institucije kojoj je upućen, nego na način da pruža savjete o tome kako poboljšati određenu praksu kako bi se poboljšala kvaliteta usluge koja se pruža građanima.

Za razliku od toga, kritička primjedba obično ima više od jedne svrhe. Kao i daljnja primjedba, kritička primjedba uvijek ima obrazovnu dimenziju: obavješćuje instituciju o tome što je pogriješila kako bi ubuduće mogla izbjeći slične nepravilnosti u postupanju. Kako bi se maksimalno povećao njegov obrazovni potencijal, kritična napomena utvrđuje pravilo ili načelo koje je prekršeno i (osim ako je očito) objašnjava što je institucija trebala učiniti u posebnim okolnostima slučaja. Tako konstruirana kritička napomena također objašnjava i opravdava nalaz Ombudsmana o nepravilnostima u postupanju i time nastoji ojačati povjerenje građana i institucija u pravednost i temeljitost rada Ombudsmana. Nadalje, pokazujući da je Ombudsman voljan javno cenzurirati institucije, kritičkim primjedbama nastoji se, prema potrebi, povećati povjerenje javnosti u nepristranost Ombudsmana.

Međutim, kritična napomena ne predstavlja pravnu zaštitu za podnositelja pritužbe. Ako bi trebalo osigurati pravnu zaštitu, najbolje je da dotična institucija, nakon što primi pritužbu, preuzme inicijativu kako bi potvrdila nepravilnosti u postupanju i ponudila odgovarajuću pravnu zaštitu. U nekim slučajevima to se može sastojati od jednostavne isprike.

Poduzimanjem takvih mjera institucija pokazuje svoju predanost poboljšanju odnosa s građanima. Također pokazuje da je svjestan onoga što je učinio pogrešno i stoga može izbjeći slične nepravilnosti u postupanju u budućnosti. U takvim okolnostima nije potrebno da Europski ombudsman iznosi kritičku primjedbu. Međutim, ako postoji sumnja da bi pojedinačni slučaj mogao proizaći iz temeljnog sistemskog problema, Europski ombudsman može odlučiti pokrenuti istragu na vlastitu inicijativu, iako je konkretni slučaj riješen na zadovoljstvo podnositelja pritužbe.

3 Kritične napomene u slučajevima u kojima prijateljsko rješenje ili nacrt preporuke nisu primjereni

Iz prethodno navedenoga može se zaključiti da mnoge kritičke primjedbe predstavljaju propuštene prilike. Najbolji ishod bio bi da dotična institucija prizna nepravilnosti u postupanju i ponudi odgovarajuću pravnu zaštitu, koja bi se u nekim slučajevima mogla sastojati od jednostavne isprike. Da je to učinio, kritička primjedba ne bi bila potrebna.

Međutim, podnositelj pritužbe nije uvijek u pravu i dotična institucija ima pravo braniti svoje stajalište. Otprilike polovina slučajeva koje institucija nije riješila u ranoj fazi u konačnici dovodi do zaključka da nema nepravilnosti u postupanju. U tim slučajevima institucija uspijeva objasniti Ombudsmanu zadovoljstvo (a u nekim slučajevima i zadovoljstvo podnositelja pritužbe) zašto je imala pravo djelovati onako kako je postupila i zašto neće promijeniti svoje stajalište.

Ako se Ombudsman ne slaže s institucijom i utvrdi nepravilnosti u postupanju za koje bi podnositelj pritužbe trebao dobiti pravnu zaštitu, uobičajeni je postupak predložiti prijateljsko rješenje. Ako institucija odbije takav prijedlog bez opravdanog razloga, sljedeći je korak obično nacrt preporuke.

U slučajevima u kojima Ombudsman smatra da institucija vjerojatno neće prihvatiti prijateljsko rješenje ili da prijateljsko rješenje ne bi bilo primjereno, može izravno pristupiti nacrtu preporuke. Predlaganjem prijateljskog rješenja ombudsmanica nastoji postići dogovor između predmetne institucije i pojedinačnog podnositelja pritužbe, koji često traži osobnu pravnu zaštitu. Ako nepravilnosti u postupanju koje bi trebalo ispraviti prvenstveno utječu na javni interes, Europski ombudsman može smatrati prikladnijim izraditi nacrt preporuke nego tražiti prijateljsko rješenje.

Isprika kao oblik pravne zaštite zaslužuje posebno priznanje u tom kontekstu. Da bi bila učinkovita, isprika mora biti iskrena. Isprika koja se smatra neiskrenom samo pogoršava stvari. Vjerojatnije je da će podnositelj pritužbe prihvatiti iskrenu ispriku ako je institucija ponudi na vlastitu inicijativu, a ne kao odgovor na službeni prijedlog Ombudsmana. Iz tog razloga Ombudsman često smatra da ne bi bilo korisno predložiti prijateljsko rješenje koje se sastoji od isprike. Još je manje vjerojatno da će nacrt preporuke biti koristan.

Ako se ništa ne može učiniti kako bi se nepravilnosti u postupanju ispravile, kritična napomena pruža pravedan i učinkovit način zatvaranja predmeta.

Kritična primjedba u takvim okolnostima poštena je i prema podnositelju pritužbe i prema predmetnoj instituciji. Pošteno je prema podnositelju pritužbe jer potvrđuje da je pritužba bila opravdana, iako pravna zaštita nije moguća. Pošteno je i prema predmetnoj instituciji jer predstavlja ishod postupaka Ombudsmana kojima je cilj osigurati da je institucija obaviještena o navodima, tvrdnjama, dokazima i argumentima koje je podnio podnositelj pritužbe. Isti postupci omogućuju instituciji da iznese svoje stajalište uz potpuno poznavanje predmeta koji se na nju odnosi prije nego što iznese kritičku napomenu.

Kritična napomena učinkovita je jer se njome izbjegava produljenje istrage koja ne može dovesti do pravne zaštite za podnositelja pritužbe.

Kad je riječ o javnom interesu, sama napomena pruža potrebnu obrazovnu dimenziju. Institucija kojoj je upućena kritična napomena trebala bi izvući odgovarajuće pouke za budućnost. Ono što je prikladno ovisit će o predmetnoj nepravilnoj primjeni. Na primjer, za izolirani incident možda neće biti potrebno daljnje postupanje.

4 Kritične primjedbe nakon odbijanja prijateljskog rješenja ili nacrta preporuke

Prihvaćanje prijedloga ili nacrta preporuke za prijateljsko rješenje od strane institucije obično dovodi do zatvaranja predmeta na toj osnovi.

Ako podnositelj pritužbe odbije predloženo prijateljsko rješenje bez opravdanog razloga, Ombudsman obično smatra da daljnje istrage slučaja nisu opravdane.

Ako institucija odbije prijedlog prijateljskog rješenja ili nacrt preporuke, to može dovesti do niza mogućih ishoda.

Kao prvo, Europski ombudsman može, nakon razmatranja odgovora institucije, smatrati da bi njegov raniji nalaz o nepravilnostima u postupanju trebalo revidirati.

Drugo, ako detaljno mišljenje institucije o nacrtu preporuke nije zadovoljavajuće, Europski ombudsman može podnijeti posebno izvješće Europskom parlamentu. Kako je istaknuto u godišnjem izvješću Europskog ombudsmana za 1998., mogućnost predstavljanja tematskog izvješća Europskom parlamentu od neprocjenjive je vrijednosti za rad Europskog ombudsmana. Stoga se tematska izvješća ne bi trebala prikazivati prečesto, već samo u vezi s važnim pitanjima u kojima Parlament može djelovati kako bi pomogao Ombudsmanu.

Naposljetku, Europski ombudsman može odlučiti zaključiti predmet kritičkom napomenom u fazi u kojoj institucija odbija prijateljsko rješenje ili ako detaljno mišljenje institucije o nacrtu preporuke nije zadovoljavajuće.

U nekim slučajevima predmet se može zaključiti kritičkom napomenom jer Ombudsman smatra da je institucija uvjerljivo dokazala da, iako postoje nepravilnosti u postupanju, pravni lijek predložen u prijateljskom rješenju ili nacrtu preporuke nije prikladan i da nije moguće drugo rješenje ili pravna zaštita. U takvim je slučajevima kritička napomena u biti slična onoj koja bi bila iznesena da je predmet zaključen bez prijateljskog rješenja ili nacrta preporuke.

Nažalost, postoje i slučajevi u kojima institucija odbija prijedloge Ombudsmana iz razloga koji nisu uvjerljivi. Doista, postoji čak i nekoliko slučajeva u kojima institucija odbija prihvatiti nalaz Ombudsmana o nepravilnostima u postupanju.

Takvi slučajevi mogu ugroziti moralnu ovlast Europskog ombudsmana i oslabiti povjerenje građana u Europsku uniju i njezine institucije. Međunarodno iskustvo pokazuje da institucija pučkog pravobranitelja najučinkovitije funkcionira tamo gdje je vladavina prava dobro uspostavljena i gdje postoje demokratske institucije koje dobro funkcioniraju. U tom kontekstu javna tijela obično slijede preporuke ombudsmana, unatoč činjenici da nisu pravno obvezujuća, čak i ako se s njima ne slažu.

5 Daljnje postupanje u vezi s kritičkim primjedbama i daljnjim primjedbama iz 2008.

Tijekom 2008. godine u 43 odluke iznesene su ukupno 53 kritičke primjedbe, a u 42 odluke ukupno je izneseno 47 dodatnih primjedbi. Jedna odluka može sadržavati više primjedbi, a obje vrste primjedbi mogu biti uključene u istu odluku. U tablici 1. prikazana je raspodjela primjedbi po institucijama.

TABLICA 1. – Raspodjela primjedbi po institucijama.

Institucija	Broj kritičkih primjedbi u 2008. godini	Broj daljnjih primjedbi u 2008.
Europski parlament	7	6
Europska komisija	36	27
Europski gospodarski i socijalni odbor (EGSO)	4	2
Odbor regija Europske unije	1	-
Europski nadzornik za zaštitu podataka (EDPS)	-	1
Ured za službene publikacije Europskih zajednica (OPOCE)	2	-
Centar za razvoj strukovnog osposobljavanja (Cedefop)	1	-
Europski policijski ured (Europol)	1	1
Prevoditeljski centar za tijela Europske unije	1	1
Europski ured za odabir osoblja (EPSO)	-	9
Ukupno	53	47

Dotične institucije pozvane su da odgovore na primjedbe u roku od šest mjeseci. Primljeni su odgovori na sve primjedbe iz 2008., iako je u nekim slučajevima došlo do kašnjenja. Posljednji koji je stigao bile su primjedbe Komisije u predmetima 3579/2006/TS i 3208/2006/GG, koje su poslane 22. odnosno 30. rujna 2009. To je znatno poboljšanje u odnosu na prethodnu godinu, kada su neki odgovori bili toliko odgođeni da se nisu mogli uzeti u obzir u studiji iz 2007.

Prilog I. sadržava detaljnu analizu svakog slučaja u kojem je iznesena jedna ili više kritičkih primjedbi i/ili daljnjih primjedbi. Pet daljnjih mjera zahtijeva posebno spominjanje kao „slučajevi zvijezda”, koji bi trebali poslužiti kao model za druge institucije o tome kako najbolje reagirati na kritičke primjedbe i daljnje primjedbe. "Zvjezdani slučajevi" su na prvom mjestu. Ostali slučajevi organizirani su prema instituciji i referentnom broju pritužbe.

Studija se bavi i odgovorima na primjedbe iznesene u pet predmeta zaključenih 2007., u kojima informacije Komisije o daljnjem postupanju nisu primljene na vrijeme da bi bile uključene u studiju iz 2007. Predmeti koji se odnose na javni pristup dokumentima u skladu s Uredbom 1049/2001 [3] obrađuju se u posebnom pododjeljku pod općim naslovom Komisije.

Prilozi II. i III. sadržavaju popise slučajeva u kojima su iznesene kritičke primjedbe i dodatne primjedbe. U svojim internetskim verzijama prilozi sadržavaju poveznice na tekst napomene u odluci na internetskim stranicama Europskog ombudsmana (na engleskom jeziku i, ako se razlikuje, na jeziku pritužbe).

Uzimajući zajedno kritične i daljnje primjedbe, stopa zadovoljavajućeg daljnjeg postupanja iznosila je 79 %. Praćenje daljnjih primjedbi bilo je zadovoljavajuće u svim slučajevima, dok je stopa zadovoljavajućeg praćenja kritičnih primjedbi bila znatno niža i iznosila 62 %. Primjeri nezadovoljavajućih odgovora na kritike uključuju odgovore Europskog parlamenta i Komisije u predmetima 2819/2005/BU i 327/2007/GG. 

U tablici 2. prikazan je broj i postotak zadovoljavajućih odgovora po institucijama. (Brojke uključuju osam kritičkih primjedbi i dvije dodatne primjedbe iznesene u pet slučajeva javnog pristupa iz 2007., koje su prethodno navedene).

TABLICA 2. – Broj i postotak zadovoljavajućih odgovora institucije.

Institucija	Broj kritičkih i daljnjih primjedbi	Broj zadovoljavajućih odgovori	% zadovoljavajućih odgovora
Europski parlament	13	11	85%
Europska komisija	73	56	77%
Europski gospodarski i socijalni odbor (EGSO)	6	6	100%
Odbor regija Europske unije	1	1	100%
Europski nadzornik za zaštitu podataka (EDPS)	1	1	100%
Ured za službene publikacije Europskih zajednica (OPOCE)	2	-	0%
Centar za razvoj strukovnog osposobljavanja (Cedefop)	1	-	0%
Europski policijski ured (Europol)	2	2	100%
Prevoditeljski centar za tijela Europske unije	2	1	50%
EPSO	9	9	100%
Ukupno	110	87	79%

6 predmeta koji su posebno važni za ključne ciljeve Europskog ombudsmana

Europski ombudsman osnovan je kako bi se europske institucije približile europskim građanima. Cilj je Europskog ombudsmana promicati administrativnu kulturu služenja građanima. Važan dio takve kulture jest da institucije stalno nastoje sagledati sebe i svoje aktivnosti iz perspektive građana i izbjeći djelovanje na način koji bi mogao navesti građane da osjećaju da je europska integracija proces koji ih isključuje i obeshrabruje. Europski ombudsman također nastoji promicati transparentnost institucija prema građanima. Neke od kritičkih i daljnjih primjedbi iz 2008. posebno su važne za ključne ciljeve kulture usluge i transparentnosti:

• Predmet 3617/2006/JF odnosio se na Komunikaciju Komisije naslovljenu „Prema pojačanoj kulturi savjetovanja i dijaloga – Opća načela i minimalni standardi za savjetovanje Komisije sa zainteresiranim stranama”[4]. Obećanja koja su u ovoj Komunikaciji dana građanima i organiziranom civilnom društvu od velike su vrijednosti i važnosti. Ombudsmanica pozdravlja predanost Komisije poštovanju tih obećanja.
• Za građane koji žele sudjelovati u primjeni prava EU-a ili nadzirati njezinu primjenu, postupak zbog povrede (na temelju kojeg Komisija ispunjava svoje dužnosti čuvarice Ugovora) prirodan je fokus interesa. U predmetu 3737/2006/JMA Komisija je objasnila da kašnjenja u postupku zbog povrede često proizlaze iz sporih odgovora država članica na službene opomene, zbog čega je nemoguće točno predvidjeti koliko će dugo postupak trajati. Ombudsmanica smatra da bi, ako je kašnjenje u obradi pritužbe zbog povrede kriva država članica, bilo u interesu transparentnosti i osnaživanja građana u nacionalnom demokratskom okviru da Komisija o tome obavijesti podnositelja pritužbe. Podnositelj pritužbe mogao bi upotrijebiti takve informacije kao osnovu za pritužbu nacionalnom ombudsmanu protiv kašnjenja u odgovaranju Komisiji ili za vršenje političkog i medijskog pritiska na vladu države članice.
• Predmet 3208/2006/GG odnosio se na obvezu, sadržanu u Uredbi o javnom pristupu dokumentima, da se uspostave registri dokumenata. Tijekom istrage Ombudsmana Komisija je dosljedno tvrdila da će proširiti opseg svojih registara i navela Ombudsmana da vjeruje da je problem uglavnom tehnički. Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što odgovor Komisije na kritičku primjedbu u ovom slučaju upućuje na to da nema namjeru pokušavati dovršiti svoj registar.
• U odgovoru Komisije u predmetu 1693/2005/PB uzima se u obzir zakonodavna reforma Unije iz 2007. i 2008., kojom se zahtijeva objava korisnika europskih poljoprivrednih fondova i iznosa koje je svaki korisnik primio. Detaljne informacije o toj reformi dostupne su na internetskim stranicama Komisijine Uprave za poljoprivredu [5].
• U odgovorima Komisije u predmetima 1434/2004/PB, 144/2005/PB i 3002/2005/PB navodi se da Komisija ima opsežan pogled na područje primjene izuzeća iz Uredbe 1049/2001 radi zaštite svojeg postupka donošenja odluka (članak 4. stavak 3.). Ombudsmanica je u lipnju 2009. Komisiji dostavila nacrt preporuke koji sadržava detaljnu analizu iznimke, uzimajući u obzir najnoviju sudsku praksu Prvostupanjskog suda [6].
• Predmet 2681/2007/PB odnosio se na zahtjev za pristup dokumentu koji se odnosio na Europsku skupinu regulatora (ERG). Komisija je uspostavila ERG kao mehanizam za poticanje suradnje i koordinacije između nacionalnih regulatornih tijela i sebe, s ciljem promicanja razvoja unutarnjeg tržišta elektroničkih komunikacijskih mreža i usluga te dosljedne primjene relevantnih direktiva [7]. Komisija je prvotno navela da traženi dokument ne postoji. Nakon toga pronašla je dokument na internetskim stranicama koje su se upotrebljavale za razmjenu među delegatima nacionalnih regulatornih tijela [8]. Ovaj slučaj pokazuje potrebu da Komisija poduzme konkretne i proaktivne mjere kako bi osigurala jasnu odgovornost za jamčenje javnog pristupa informacijama i dokumentima o administrativnoj i regulatornoj suradnji između institucija EU-a i nacionalnih tijela.

7 Zaključaka

Daljnje mjere poduzete nakon kritičkih i daljnjih primjedbi iz 2008. pokazuju da su napori Ombudsmana da stupi u kontakt s institucijama i promiče kulturu služenja građanima i dalje plodonosni. U određenim je slučajevima praćenje bilo uzorno, što jasno pokazuje da odgovorni žele iskoristiti tu priliku kako bi dokazali da su u potpunosti predani kulturi usluga.

Ako pitanja nisu na zadovoljavajući način riješena daljnjim postupanjem u vezi s kritikom ili daljnjom primjedbom, Europski ombudsman može odlučiti pokrenuti istragu na vlastitu inicijativu, čime se osigurava da se sustavni problemi otkriveni u postupku podnošenja pritužbi temeljito istraže i, ako je to moguće, riješe u budućnosti.

Ombudsmanica u studenome 2010. namjerava objaviti studiju o daljnjem postupanju u vezi s kritičkim i daljnjim primjedbama iz 2009.

Prilozi

I. Detaljna analiza slučajeva

Slučajevi sa zvijezdama

Predmet 101/2004/GG zaključen je sa sljedećom kritičnom napomenom:

Podnositeljica pritužbe zatražila je 16. rujna 2002. od Europske komisije da ispita devet slučajeva nepravilnosti u postupanju za koje je smatrala da su se dogodili u Institutu za transuranijske elemente („ITU”) u Karlsruheu u području zaštite od zračenja i u pogledu prijevoza radioaktivnih materijala. ITU je dio Zajedničkog istraživačkog centra, glavne uprave Komisije. Nakon temeljite istrage ombudsmanica zaključuje da Komisija nije dokazala da je pravilno postupila s trećim, šestim i sedmim navodima podnositelja pritužbe iznesenima u dopisu podnositelja pritužbe od 16. rujna 2002. To predstavlja nepravilnost u postupanju .

Kao odgovor na to Komisija je obavijestila Europskog ombudsmana kako slijedi:

Kad je riječ o trećoj tvrdnji (navodna nezakonita otprema uzorka radioaktivnog materijala kao normalne pošiljke), ITU je uveo poboljšanja u svoj sustav inventara. Novi sustav uključuje detaljniju bazu podataka i omogućuje bolju identifikaciju pohranjenih predmeta. Provedba strožih postupaka u vezi s prijevozom radioaktivnog materijala započela je krajem 1997. godine. Od tada je razvijeno više pisanih uputa te su postojeće upute izmijenjene i prilagođene novim propisima. Relevantni članovi osoblja prošli su detaljno osposobljavanje o novim postupcima, a provjere se redovito provode. Tri člana osoblja osposobljena su i službeno kvalificirana kao upravitelji opasnom robom, uz odgovarajuću zamjenu.

Kad je riječ o šestoj tvrdnji podnositelja pritužbe (navodno nepravilno postupanje s propusnicama vanjskog osoblja na kojima je zabilježeno izlaganje zračenju i neobavješćivanje nadzornih tijela o incidentu), ITU je od njemačkih tijela primio nove propise i smjernice. ITU je u skladu s tim revidirao svoje interne radne upute, koje su nadzorna tijela odobrila u ožujku 2009. Među ostalim, predmetnom poduzeću sada se dostavljaju mjesečne informacije o dozama kojima su izloženi vanjski radnici, a nadzorna tijela odmah se obavješćuju o prekoračenju ograničenja izloženosti utvrđenih relevantnim propisima.

Kad je riječ o sedmoj tvrdnji podnositelja pritužbe (navodno korištenje osoblja koje je bilo potpuno neprikladno za popunjena radna mjesta i neuklanjanje dotičnih osoba u slučaju teške povrede dužnosti), imenovanje takvih službenika sada se promijenilo. Sada postoji jedan stručnjak za nuklearnu energiju s dva zamjenika koji su odgovorni za osiguravanje usklađenosti sa svim relevantnim pravilima. Osim toga, voditelji znanstvenih jedinica imenuju se kao stručnjaci za nuklearnu energiju koji su odgovorni za osiguravanje usklađenosti s relevantnim pravilima koja se odnose na njihovo osoblje i opremu.

Komisija je također navela da su u razdoblju od 2004. do 2006. njezine službe i nadzorno tijelo proveli nekoliko revizija u ITU-u. Tijekom tih revizija nisu utvrđene nepravilnosti. Dodala je da će nastaviti pratiti, prilagođavati i poboljšavati svoje unutarnje postupke u ITU-u u dogovoru s nadzornim tijelima.

Ombudsmanica pozdravlja konstruktivno i detaljno daljnje postupanje Komisije u vezi s kritičkim primjedbama.

------------

Pritužba 3464/2004/(TN)TS odnosila se na odluku Europskog parlamenta o povratu dijela naknade koju je podnositelj pritužbe primio kao dužnosnik s neaktivnim statusom. Ombudsmanica je kritizirala propust Parlamenta da propisno i pravodobno obavijesti podnositelja pritužbe o svojoj odluci o povratu sredstava. To je bilo u suprotnosti s Pravilnikom o osoblju i Europskim kodeksom dobrog administrativnog postupanja.

Kao odgovor na to Parlament je potvrdio da je trebao obavijestiti podnositelja pritužbe o odluci o povratu prije nego što je odluka izvršena. Obavijestila je Ombudsmana da je donijela mjere kojima će se u budućnosti osigurati obavješćivanje o odluci u najranijoj mogućoj fazi postupka prije njezina izvršenja.

Ombudsman pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor Parlamenta na kritičku primjedbu.

------------

Podnositelj pritužbe u predmetu 1473/2006/TS radio je za Europski gospodarski i socijalni odbor („EGSO”). Ombudsmanica je utvrdila da EGSO nije pravilno obradio zahtjeve podnositelja pritužbe za informacije i pristup dokumentu te da dopis podnositelja pritužbe nije odmah poslan nadležnoj službi. U skladu s tim dao je i kritičke primjedbe. Ombudsmanica je također napomenula da se temeljno pitanje u predmetu (iako nije predmet istrage Ombudsmana) odnosilo na reakciju institucije u slučajevima diskriminacije, uključujući slučajeve antisemitizma. Nadalje, potaknuo je EGSO da poduzme potrebne mjere kako bi zajamčio da njegovi dužnosnici i službenici u potpunosti poštuju načela jednakosti i nediskriminacije sadržana u Povelji o temeljnim pravima, koja se odražavaju i u dužnostima i obvezama utvrđenima u Pravilniku o osoblju za dužnosnike Europskih zajednica.

Kao odgovor na to, EGSO je uveo obvezne tečajeve osposobljavanja o sprečavanju uznemiravanja za sve rukovodeće osoblje. EGSO je također obavijestio Ombudsmana da je njegova uprava u postupku donošenja nove odluke o postupcima koje treba slijediti u slučajevima navodnog psihološkog ili seksualnog uznemiravanja.

Ombudsman pozdravlja pozitivno i konstruktivno daljnje postupanje EGSO-a u vezi s njegovim primjedbama.

U predmetu OI/8/2006/BU EPSO je uplatio svoj doprinos za putne troškove rumunjskog državljanina tek nakon što se potonji žalio Ombudsmanu. Ombudsmanica je predložila da bi EPSO ubuduće trebao posvetiti više pozornosti poštovanju primjenjivih rokova. Ombudsmanica je također istaknula da, ako dođe do kašnjenja u plaćanjima, načela dobre uprave zahtijevaju ispriku dotičnim kandidatima.

Kao odgovor na to EPSO se ispričao podnositelju pritužbe i obavijestio Ombudsmana da čini sve što je u njegovoj moći kako bi osigurao što bržu isplatu putnih troškova. EPSO je u travnju 2008. uspostavio jedinstvenu kontaktnu točku za kandidate koja će pomoći u izbjegavanju sličnih kašnjenja u budućnosti.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor EPSO-a.

------------

Predmet 3148/2007/BEH odnosio se na poziv na podnošenje prijedloga za dodjelu bespovratnih sredstava koji je objavila EuropeAid. U dodatnoj napomeni Ombudsman je istaknuo da je u interesu dobre uprave da se sve izmjene ili pojašnjenja poziva na podnošenje prijedloga iznesu na način kojim se uzimaju u obzir legitimni interesi građana. Predložio je da bi Komisija u budućim pozivima na podnošenje prijedloga mogla razmotriti obavješćivanje potencijalnih podnositelja zahtjeva o potrebi za ažuriranjem u pogledu pojašnjenja i izmjena objavljenih u skladu s primjenjivim pravilima. Također je istaknuo da bi Smjernice za podnositelje zahtjeva za bespovratna sredstva trebale biti što jasnije i preciznije kako bi se zahtijevalo samo minimalno pojašnjenje.

Kao odgovor na to Komisija je izrazila potpunu suglasnost u pogledu potrebe da se uzmu u obzir legitimni interesi građana. U nastavku je navedeno da se u postojećoj praksi već vodilo računa o interesu građana na sljedeće načine:

1. Komisija na svojim internetskim stranicama objavljuje pojašnjenja i pitanja od općeg interesa 11 dana prije roka za podnošenje prijedloga;

2. Taj se rok može produljiti ako je potrebno izmijeniti poziv na podnošenje prijedloga;

3. U Smjernicama za podnositelje zahtjeva za bespovratna sredstva i Praktičnom vodiču za postupke sklapanja ugovora za vanjska djelovanja Europske komisije jasno se obavješćuje potencijalne podnositelje zahtjeva da se pojašnjenja mogu objaviti do 10 dana prije isteka roka.

Komisija je navela i da je poduzela niz koraka za daljnje poboljšanje svijesti podnositelja zahtjeva:

1. Smjernice iz 2009. izmijenjene su dodavanjem u odjeljke 2.2.4. i 2.2.8. da se „preporučuje redovito pregledavati prethodno navedene internetske stranice kako bi bile obaviještene o objavljenim pitanjima i odgovorima”;

2. U novom predlošku Smjernica za podnositelje zahtjeva za bespovratna sredstva navodi se da „[partneri] stoga moraju ispunjavati kriterije prihvatljivosti koji se primjenjuju na samog korisnika bespovratnih sredstava”(točka 2.1.2.). Nadalje, navodi se da „partneri <može/ne smije> sudjelovati u više od jednog zahtjeva” (točka 2.1.3.).

3. EuropeAid provodi on-line servisni alat pod nazivom PADOR ("On-line registracija podataka o potencijalnim podnositeljima zahtjeva") koji će mu omogućiti da poboljša svoje upravljanje znanjem i usluge koje nudi. Nadalje, predviđeno je da će sustav omogućiti potencijalnim podnositeljima zahtjeva da dobiju izravne informacije o statusu poziva na podnošenje prijedloga na koje su se prijavili, kao i obavijesti.

Ombudsman posebno napominje da se u odjeljcima 2.2.4. i 2.2.8. Smjernica za podnositelje zahtjeva za bespovratna sredstva, u kojima se preporučuje da podnositelji zahtjeva redovito pregledavaju relevantne internetske stranice kako bi bili obaviješteni o objavljenim pitanjima i odgovorima, jasno provodi prijedlog Ombudsmana te da se novim predloškom koji se upotrebljava za Smjernice nedvosmisleno isključuje ili omogućuje (ovisno o slučaju) sudjelovanje partnera u više od jednog projekta. Nadalje, u novoj verziji predloška jasno je navedeno da partneri i korisnici moraju ispunjavati iste kriterije prihvatljivosti.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i detaljan odgovor Komisije.

B Ostali slučajevi po institucijama

1 Europski parlament

Predmet 186/2005/ELB odnosio se na zapošljavanje pomoćnih konferencijskih prevoditelja (ACI) Europskog parlamenta starijih od 65 godina. Parlament je prihvatio nacrt preporuke Ombudsmana da bi trebao usvojiti jednake postupke za zapošljavanje ACI-ja starijih i mlađih od 65 godina. Pri zatvaranju predmeta ombudsmanica je dodatno napomenula da potiče Parlament da prije početka postupka utvrdi jasne kriterije za usporednu procjenu ACI-ja i da u skladu s time dokumentira postupak.

Kao odgovor na to Parlament je obavijestio Europskog ombudsmana da je uveden strukturiraniji postupak za praćenje rada usmenih prevoditelja. Cilj je osigurati da se svi usmeni prevoditelji ocjenjuju na temelju istih kriterija i da su sva izvješća o ocjeni usporediva. Parlament smatra da činjenica da se svi postupci kontrole kvalitete sada temelje na jedinstvenom obrascu koji se primjenjuje na sve usmene prevoditelje i sve jezične odjele jamči usporedivost svih izvješća o ocjeni na temelju jedinstvenih kriterija. Na kraju postupka dotični usmeni prevoditelj ima pravo podnijeti žalbu direktoru.

Ombudsmanica je bila oduševljena što je Parlament prihvatio nacrt preporuke u ovom slučaju. Također toplo pozdravlja pozitivan odgovor Parlamenta na daljnju primjedbu.

------------

U predmetu 2675/2005/MF ombudsmanica je kritizirala Parlament jer u okolnostima slučaja podnositelja pritužbe nije sazvao Odbor za utvrđivanje invalidnosti što je prije moguće. Parlament je odgovorio da je ispunio svoje zakonske obveze prema dotičnom dužnosniku, ali se obvezao da će usvojiti manje strog pristup ako se u budućnosti suoči sa sličnim slučajem.

Ombudsmanica pozdravlja činjenicu da je Parlament prepoznao da dobra uprava zahtijeva više od pukog ispunjavanja svojih pravnih obveza.

------------

U pritužbi 2989/2006/OV ombudsmanica je kritizirala činjenicu da Parlament nije obavijestio neuspješnog ponuditelja o mogućnostima žalbe na odbijanje ponude. Kao odgovor na to, Parlament je obavijestio Ombudsmana da su njegovi standardni obrasci dokumenata izmijenjeni te je sada obavijestio ponuditelje o načinima na koje mogu podnijeti žalbu.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor Parlamenta.

U predmetu 747/2007/MF ombudsmanica je kritizirala propust Parlamenta da odgovori na zahtjev za informacije podnositelja pritužbe. Ombudsmanica je također predložila i. da bi bilo ljubazno obavijestiti podnositelja pritužbe, što je prije razumno moguće, da njezin ugovor neće biti produljen i ii. da bi u budućim dopisima kojima se kandidati u postupku odabira pozivaju na liječnički pregled trebalo jasno navesti da poziv ne predstavlja ponudu za posao.

Kao odgovor na kritiku Parlament je naveo da je nadležna služba donijela mjere kojima se osigurava da e-poruke o administrativnoj situaciji ugovornog osoblja dobiju odgovor u razumnom roku. Parlament je također prihvatio prijedloge Ombudsmana i najavio da će u budućim ugovorima osoblje biti obaviješteno najmanje mjesec dana prije isteka ugovora o radu o tome namjerava li ga Parlament obnoviti te da će kandidati biti obaviješteni da poziv na liječnički pregled ni u kojem slučaju ne predstavlja ponudu za posao.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor Parlamenta.

------------

U predmetu 720/2006/DK ombudsmanica je predložila da Europski parlament preispita opće pitanje o tome koje bi vrste dokumenata trebalo uključiti u osobni dosje dužnosnika. Parlament je odgovorio da bi njegove službe trebale osigurati učinkovitost mehanizama za zaštitu podataka umjesto da prošire kategorije dokumenata koji bi se trebali staviti u osobne dosjee; posebno pravo na pristup vlastitim podacima koje je predviđeno člankom 13. Uredbe o zaštiti podataka (Uredba 45/2001 [9]).

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan pristup Parlamenta tom pitanju.

------------

U predmetu 2819/2005/BU Ombudsman je kritizirao postupanje prema podnositelju pritužbe, bivšem asistentu zastupnika u Europskom parlamentu, nakon što je potonji odlučio raskinuti ugovor podnositelja pritužbe. U ožujku 2005. član Odjela za sigurnost Parlamenta prekinuo je podnositelja pritužbe tijekom ručka u kantini Parlamenta u Bruxellesu te je, u prisutnosti drugih restorana i ne dopuštajući joj da završi svoj obrok, zatražio od nje da ga odmah prati u Odjel za sigurnost, gdje je morala vratiti svoju akreditacijsku iskaznicu i zatim napustiti prostorije Parlamenta. Ombudsmanica je smatrala da je postupanje Parlamenta prema podnositelju pritužbe uključivalo slučajeve nepravilnosti u postupanju koji su se sastojali od kršenja njezina temeljnog prava na saslušanje i kršenja načela proporcionalnosti. Parlament je odbio prijedlog Ombudsmana da se podnositelju pritužbe ponudi isprika i naknada.

Kao odgovor na kritičku primjedbu Parlament je ustrajao na tome da njegovi postupci nisu ni na koji način nedodirljivi i da nema razloga da se podnositelju pritužbe ponudi isprika ili naknada.

Ombudsmanica napominje da je Parlament odbio prijedlog prijateljskog rješenja i nacrt preporuke. Ombudsmanica duboko žali zbog toga što Parlament nije priznao nepravilnosti u postupanju u ovom predmetu i podnositelju pritužbe ponudio odgovarajuću pravnu zaštitu.

------------

Predmet 3051/2005/WP odnosio se na procjenu osoblja Europskog parlamenta za 2003. godinu. Ombudsmanica je kritizirala propust Parlamenta (1) da provede odgovarajuću usporednu procjenu zasluga podnositelja pritužbe 2003. s onima njegovih kolega, (2) da ispuni svoja legitimna očekivanja u pogledu pisma koje mu je glavni tajnik Parlamenta poslao 24. lipnja 2004. i (3) da podnositelju pritužbe pošalje ispravno iznesen prijedlog za dodjelu bodova za zasluge.

Parlament je kao odgovor na to prihvatio da je tijelo za imenovanje prilikom dodjele bodova za zasluge dužno usporediti stručne zasluge dotičnog osoblja. Međutim, Parlament smatra da se ne može isključiti da je u posebnim okolnostima teško provesti takvu usporednu procjenu. Parlament je ustrajao na tome da je u ovom slučaju provedena usporedna procjena zasluga podnositelja pritužbe i da je on poštovao primjenjiva interna pravila o dodjeli bodova za zasluge. Kad je riječ o drugom i trećem aspektu kritičke napomene, Parlament je prihvatio da bi bilo primjereno uputiti prijedlog o pitanjima podnositelju pritužbe. Međutim, Parlament je tvrdio da ono što je nazvao „manjom postupovnom pogreškom” nije spriječilo podnositelja pritužbe u ostvarivanju njegovih prava na obranu.

Ombudsmanica napominje da se čini da Parlament ustraje na zakonitosti svojeg pristupa, prema kojem bi podnositelj pritužbe morao dokazati da su njegove zasluge veće od zasluga njegovih kolega koji su dobili treći bod, umjesto da dokaže samo usporedive zasluge. Ombudsmanica ističe da je Službenički sud 11. veljače 2009. poništio odluke Parlamenta o dodjeli bodova za zasluge podnositelju pritužbe za 2003. i zaključio da Parlament nije poštovao načelo jednakog postupanja jer je tvrdio da podnositelj pritužbe može dobiti treći bod za zasluge samo ako su njegove zasluge veće od zasluga njegovih kolega koji su dobili treći bod za zasluge [10]. Ombudsman podsjeća da je njegova istraga u predmetu 344/2007/BEH, koja se odnosi na dodjelu bodova za zasluge podnositelju pritužbe za 2004. godinu, u tijeku. U okviru te istrage Parlament je obavijestio Ombudsmana da je, unatoč presudi u predmetu F-7/08, i dalje uvjeren u zakonitost svojeg pristupa.

Ombudsmanica žali zbog nespremnosti Europskog parlamenta da primijeni logiku navedene presude Službeničkog suda.

Predmet 3643/2005/WP odnosio se na odbijanje Europskog parlamenta da prihvati zahtjev podnositelja pritužbe za pristup podacima o naknadama dodijeljenima određenim zastupnicima u Europskom parlamentu. Parlament je obradio zahtjev u skladu s Uredbom 1049/2001. Ombudsmanica je zaključila predmet sa sljedećom kritičkom napomenom:

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što je Europski parlament nastojao opravdati svoje odbijanje da u potpunosti prihvati nacrt preporuke za ispravljanje nepravilnosti u postupanju u ovom predmetu oslanjajući se na pravno tumačenje kojim se oslabljuje načelo transparentnosti i koje je prvostupanjski sud odbacio u predmetu Bavarian Lager.

Kao odgovor na to Parlament je obavijestio Ombudsmana da je donio niz velikih reformi u vezi sa svojim sustavom naknada za zastupnike. Parlament smatra da je riječ o znatnom povećanju transparentnosti i da je u velikoj mjeri riječ o duhu primjedbi Europskog ombudsmana. Promjene uključuju:

a) novi Statut zastupnika, primjenjiv od izbora 2009., sa zajedničkom plaćom, zajedno s novim sustavom putnih troškova, koji se izravno temelji na povratu cijena karata;

b) velika promjena u sustavu zapošljavanja asistenata nakon izbora, pri čemu su oni koji rade u glavnim mjestima rada Parlamenta (Strasbourg, Bruxelles i Luxembourg) zaposleni u skladu s Pravilnikom o osoblju EU-a i kvalificirani platni agenti koji se bave platnim sustavom i sustavom socijalne sigurnosti za većinu potreba za pomoći zastupnika u Europskom parlamentu u svojim državama članicama;

c) postupno ukidanje dodatnog (dobrovoljnog) mirovinskog sustava od 2009.;

d) Objava ažuriranih informacija o troškovima i naknadama za zastupnike na internetskoj stranici EP-a, uključujući iznose dostupne za svaku kategoriju.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivne mjere koje je Europski parlament poduzeo kako bi riješio pitanje transparentnosti na kojem se temelji pritužba. Ombudsmanica napominje da su pred Prvostupanjskim sudom trenutačno u tijeku dva predmeta protiv Europskog parlamenta u vezi s pristupom dokumentima te da je žalba Komisije protiv presude tog suda u predmetu Bavarian Lager u tijeku pred Sudom [11]. Europski ombudsman vjeruje da će Europski parlament primijeniti sudsku praksu sudova Zajednice.

------------

Predmet 655/2006/ID odnosio se na odbijanje Europskog parlamenta da prihvati zahtjev podnositelja pritužbe za pristup popisu imena članova dodatnog mirovinskog sustava za zastupnike u Europskom parlamentu. Parlament je obradio zahtjev u skladu s Uredbom 1049/2001. Odluka Ombudsmana o zatvaranju sadržavala je sljedeću dodatnu napomenu:

U svojem odgovoru na nacrt preporuke Europskog ombudsmana u predmetu 3643/2005/(GK)WP (o povezanom pitanju pristupa podacima o naknadama dodijeljenima zastupnicima u Europskom parlamentu) Parlament je naveo da bi situaciju trebalo ponovno analizirati s obzirom na iskustvo stečeno stupanjem na snagu Statuta zastupnika 2009. (Odluka Europskog parlamenta od 28. rujna 2005. o donošenju Statuta zastupnika u Europskom parlamentu, 2005/684/EZ, Euratom) te da će u tom području stupiti na snagu nova provedbena pravila. Uzimajući u obzir tu izjavu i činjenicu da će u skladu s člankom 27. Statuta zastupnika predmetni dobrovoljni mirovinski sustav i dalje postojati, Ombudsman potiče Parlament da se obveže da će ponovno razmotriti to pitanje u prethodno navedenom kontekstu.

Kao odgovor na to, Parlament je obavijestio Ombudsmana da je predmetno pitanje trenutačno na Prvostupanjskom sudu [12] i da će Parlament ponovno razmotriti to pitanje s obzirom na konačnu presudu Suda.

Europski ombudsman vjeruje da će Europski parlament primijeniti sudsku praksu sudova Zajednice.

------------

Podnositelj pritužbe u predmetu 1235/2008/ELB neuspješno je sudjelovao u natječaju koji je organizirao Europski parlament. Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju u vezi s navodima podnositelja pritužbe. Međutim, skrenuo je pozornost Parlamenta na činjenicu da se u njegovu dopisu podnositelju pritužbe u kojem se objašnjava zašto mu nije dodijeljena ponuda iznose dodatni razlozi uz one koje je odbor za evaluaciju uzeo u obzir.

Parlament je u odgovoru objasnio da je cilj dodatnih razloga dokazati potpunu transparentnost institucije i da će u budućnosti njezini dužnosnici za ovjeravanje jasno skrenuti pozornost odbora za evaluaciju na odgovarajuću metodu za procjenu kriterija za isključenje, odabir i dodjelu ponuda.

Ombudsmanica pozdravlja predanost Parlamenta transparentnosti i pravilnoj primjeni kriterija za dodjelu. Ombudsman podsjeća da se njegov komentar temeljio na činjenici da je objašnjenje Parlamenta za odbijanje ponude podnositelja pritužbe uključivalo upućivanje na kriterije odabira koje je odbor za evaluaciju izričito odlučio zanemariti.

2 Europska komisija

Predmet 1744/2004/BB odnosio se na činjenice slične trima predmetima zaključenima 2007. i uključenima u studiju kritičkih i daljnjih primjedbi iznesenih te godine: 240/2004/PB, 242/2004/PB i 756/2004/PB. U sva četiri slučaja ombudsmanica je kritizirala činjenicu da Komisija nije osigurala da dnevnice isplaćene nacionalnim stručnjacima u zemlji pristupnici odražavaju stvarne promjene u troškovima života. Odgovor Komisije razmatra se u studiji iz 2007. i ovdje ga nije potrebno ponovno razmatrati.

U ovom slučaju ombudsmanica je također kritizirala Komisijino administrativno praćenje dopisa podnositelja pritužbe.

Komisija se u svojem odgovoru ispričala podnositelju pritužbe jer nije izravno odgovorio na njegove dopise. Komisija je također priznala da bi trebala provjeriti jesu li informacije dostavljene putem mreže nacionalnih kontaktnih točaka proslijeđene dotičnim stručnjacima. U tom je pogledu najavila da namjerava pokrenuti pitanje širenja informacija tijekom sljedećeg godišnjeg sastanka nacionalnih kontaktnih točaka.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor Komisije.

------------

U predmetu 2283/2004/GG ombudsmanica je kritizirala Komisijino postupanje s dvama zahtjevima za sufinanciranje koje je podnositelj pritužbe podnio 1992.

Komisija se u odgovoru nije složila s kritičkom napomenom. Navela je da se ispričala podnositelju pritužbe zbog aspekata predmeta koje je smatrala opravdanima. Prema mišljenju Komisije, isprike u pogledu drugih aspekata, kada je Komisija zadržala svoje stajalište o osnovanosti, ne bi bile shvaćene, a kamoli prihvaćene od strane podnositelja pritužbe. Kad je riječ o mjerama za sprečavanje takvih slučajeva nepravilnosti u postupanju u budućnosti, Komisija je naglasila koliko se trenutačni kontekst razlikuje od konteksta koji je postojao u vrijeme nastanka činjenica i da je Komisija revidirala pravila u Praktičnom vodiču za ugovorne postupke za vanjsko djelovanje Europske komisije kako bi slijedila primjedbe Ombudsmana.

Ombudsmanica se slaže s Komisijom da neiskrene isprike nisu korisne. Ombudsmanica, međutim, podsjeća da Komisija i. nije pošteno i objektivno obradila zahtjeve podnositelja pritužbe; ii. odbijeni su ti zahtjevi bez valjanih razloga; iii. nije saslušao podnositelja pritužbe prije donošenja odluke na temelju informacija koje je dobio od trećih strana; i iv. obavijestio podnositelja pritužbe samo o razlozima svoje odluke gotovo tri godine nakon njezina donošenja.

To su bili ozbiljni slučajevi nepravilnosti u postupanju te je stoga činjenica da Komisija za njih nije priznala nepravilnosti i ispričala se tim više žalosna.

U predmetu 3203/2004/DK ombudsmanica je kritizirala isključivanje dužnosnika upućenih na vlastiti zahtjev iz sudjelovanja u internim natječajima kao da nemaju pravnu osnovu i da su diskriminirajući.

Komisija je u odgovoru zadržala svoje prethodno stajalište. Međutim, navela je da je voljna izmijeniti relevantna pravila, zadržavajući pritom razlikovanje dvaju administrativnih statusa predviđenih Pravilnikom o osoblju.

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što Komisija nije spremna brzo djelovati kako bi okončala svoju diskriminacijsku praksu.

------------

U predmetu 184/2005/GG Ombudsman je dodatno napomenuo da potiče Komisiju da osigura da se, ako pribjegne pomoći vanjskih konzultanata u kontekstu postupaka za popunjavanje visokorangiranih radnih mjesta, ti konzultanti vode i nadziru tako da se osigura da postupak i njegov ishod ne dovode do prigovora koji su se mogli izbjeći.

Komisija je u odgovoru navela da će u budućnosti uzeti u obzir mišljenje Europskog ombudsmana.

Ombudsmanica pozdravlja predanost Komisije u pogledu njezinih budućih mjera.

------------

Predmet 259/2005/GG odnosio se na poziv na podnošenje prijedloga koji je Komisija objavila 2004. u okviru programa „Europska inicijativa za demokraciju i ljudska prava”. Kandidati su se morali prijaviti na engleskom, francuskom ili španjolskom jeziku. Ombudsmanica je kritizirala ograničenje jezika koji bi se mogli koristiti. Istaknuo je da se člankom 2. Uredbe 1/58 nevladinim organizacijama daje pravo korištenja bilo kojeg jezika Zajednice pri slanju dokumenata institucijama Zajednice. Smatrao je da Komisija nije dokazala da postoje iznimne okolnosti koje bi onemogućile obradu zahtjeva na drugim jezicima Zajednice, primjerice s obzirom na hitnost predmeta. Komisija nije dokazala ni da ju je zakonodavac Zajednice ovlastio da odstupi od gore navedenog pravila. U tim je okolnostima Ombudsman zaključio da Komisija u ovom slučaju nije postupila u skladu s člankom 2. Uredbe 1/58.

Komisija je u odgovoru navela da ne dijeli sve pravne prostore kritičke napomene, nego da je provela niz promjena u svojoj praksi:

(1) Dokumenti kojima se potkrepljuju zahtjevi sada su prihvaćeni na svim jezicima EU-a.

(2) Za određene aktivnosti koje se provode isključivo u EU-u i za koje su glavne ciljne skupine građani EU-a prihvaćaju se prijave na jeziku/jezicima dotične države članice/država članica.

(3) Komisija je bila spremna u smjernicama o dodjeli bespovratnih sredstava navesti razloge za ograničavanje broja jezika EU-a na kojima se prijedlozi mogu podnijeti.

Ombudsmanica napominje da točke 1. i 3. odgovora Komisije nisu nove jer su već bile poznate i smatrale su se nedostatnima tijekom njegove istrage. Ombudsmanica pozdravlja promjenu točke 2., ali smatra da ona ima ograničenu vrijednost kao nastavak nalaza nepravilnosti u postupanju, s obzirom na to da se mora pretpostaviti da će projekti obuhvaćeni ovim naslovom biti iznimno rijetki u području vanjske pomoći.

------------

U predmetu 1105/2005/MF Ombudsman je dodatno napomenuo da je u interesu dobre uprave da se poduzmu svi razumni napori kako bi se pravodobno provele sve potrebne izmjene ili pojašnjenja poziva na podnošenje prijedloga kako bi se zainteresiranim stranama dalo dovoljno vremena da uzmu u obzir takve izmjene ili pojašnjenja.

Kao odgovor na to Komisija je navela da se čak i neznatno preoblikovanje programa rada objavljuje prije roka za podnošenje prijava isticanjem nove verzije u crvenoj boji na internetskim stranicama CORDIS-a (Informacijski sustav Zajednice za istraživanje i razvoj). Kad je riječ o programu PEOPLE (provedba aktivnosti Marie Curie u Sedmom okvirnom programu), na prvoj stranici godišnjeg programa rada objašnjene su promjene u odnosu na prethodnu verziju. U drugim relevantnim dokumentima, kao što je Vodič za podnositelje zahtjeva, također se objašnjavaju promjene, u skladu s prijedlogom Ombudsmana.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i detaljan odgovor Komisije.

------------

Predmet 576/2005/GG odnosio se na financijsku potporu Zajednice za istraživački projekt. Sveučilište koje je prvotno koordiniralo projekt povuklo se nakon godinu dana, a drugo je sveučilište preuzelo vlast. Nakon financijskih i znanstvenih revizija smanjen je doprinos Zajednice predviđen za prvo sveučilište. Međutim, drugo sveučilište smatralo je da je Komisija trebala zatražiti povrat svih predujmova isplaćenih prvom sveučilištu. Među ostalim, tvrdio je da je potonje sveučilište prijavilo troškove za poslijediplomsko osoblje, dok su se izvješća koja je predalo sastojala isključivo od prevedenih studentskih radova. U skladu s ugovorom za financiranje Zajednice bio je prihvatljiv samo rad poslijediplomskog osoblja.

U svojoj odluci o zatvaranju predmeta ombudsmanica je smatrala da je podnositelj pritužbe iznio snažne argumente kako bi doveo u pitanje troškove osoblja koje je Komisija prihvatila. Kritizirao je činjenicu da Komisija nije dovoljno temeljito i pravilno ispitala to pitanje.

Komisija je u odgovoru tvrdila da je postupala na odgovarajući način. Provođenje daljnje znanstvene revizije troškova osoblja bilo bi nemoguće zbog činjenice da se u skladu s relevantnim pravilima takva znanstvena revizija mogla provesti samo do dvije godine nakon završetka projekta. Nadalje, svi zaposlenici koji su radili na projektu najvjerojatnije su napustili prvo sveučilište. Odgovarajući ugovor proveden je u okviru četvrtog okvirnog programa za istraživanje koji je trajao od 1994. do 1998. U okviru šestog (2003. – 2006.) i sedmog (2007. – 2013.) okvirnog programa revizija projekata znatno je ojačana. Komisija sada na vlastitu inicijativu provodi oko 400 financijskih revizija godišnje. Revizije su sada moguće i do pet godina nakon završetka projekta.

Ombudsman napominje da se njegova kritika temeljila na načinu na koji je Komisija postupala (ili, umjesto toga, ignorirala) argument podnositelja pritužbe da su se izvješća koja je podnijelo prvo sveučilište sastojala od preslika dokumenata koje su sastavili studenti. Stoga za rješavanje tog argumenta ne bi bila potrebna (druga) znanstvena revizija, nego usporedba izvješća koja je podnijelo prvo sveučilište i radova koje su sastavili studenti.

------------

Predmet 789/2005/ID odnosio se na Komisijino postupanje s pritužbom zbog povrede koja joj je podnesena protiv Grčke u vezi s izgradnjom tramvaja u Ateni. Ombudsmanica je kritizirala činjenicu da Komisija nije pravilno razmotrila argumente podnositelja pritužbe da je objavljivanje procjene utjecaja na okoliš (u daljnjem tekstu: procjena utjecaja na okoliš) bilo neprikladno za ispunjavanje zahtjeva iz Direktive 85/337. Ombudsmanica je također kritizirala vrijeme koje je Komisija posvetila rješavanju pritužbe zbog povrede.

Komisija je u odgovoru naglasila svoje stajalište da dostupni dokazi ne dokazuju da je javnost bila spriječena u izražavanju stajališta o PUO-u ili da joj je to bilo neopravdano teško. Nadalje, Komisija je ponovila da je grčko Državno vijeće utvrdilo da je postupak objavljivanja odluke poštovan. Kad je riječ o trajanju postupka, Komisija je izrazila žaljenje zbog kašnjenja do kojeg je došlo te je ukratko objasnila da su složenost predmeta i potreba za procjenom dokaza opravdali uzimanje dulje od godine dana koja je uobičajeno predviđena za istrage zbog povrede. Komisija je također spomenula da se u njezinoj Komunikaciji od 5. rujna 2007.[13] najavljuju mjere koje bi trebale dovesti do poboljšanja u rješavanju pritužbi i povreda.

Ombudsman pomno prati razvoj događaja u Komisijinu postupanju s pritužbama o povredama.

------------

U predmetu 1785/2005/OV ombudsmanica je kritizirala kašnjenje Komisije u izvršenju određenih plaćanja ugovaratelju.

Komisija je u odgovoru podsjetila da se temeljita istraga smatrala potrebnom nakon navoda o prijevari koje je iznio partner u projektu. Iako je ex post analiza svakog koraka upućivala na to da je odluka o plaćanju mogla biti donesena ranije, kašnjenje je službama Komisije omogućilo da provedu potpuno preispitivanje predmeta i donesu pravednu odluku. Komisija je poduzela sljedeće korake kako bi ubrzala rješavanje sličnih pitanja u budućnosti:

1 uspostava dviju horizontalnih jedinica kako bi se ojačalo i ubrzalo pružanje potpore koja je operativnim jedinicama potrebna za upravljanje ugovorima o projektima;

2 Uvođenje automatskog alata sa sustavnim podsjetnicima za praćenje rokova plaćanja. Plaćanja za koja je navedeno da nisu izvršena na vrijeme provjerava odjel „Administracija i financije” svake uprave. Tako utvrđeni slučajevi ispituju se u suradnji s nadležnom operativnom jedinicom kako bi se ubrzao postupak donošenja odluka.

Ombudsmanica pozdravlja dvije mjere koje je donijela Komisija, a koje će vjerojatno pomoći u izbjegavanju kašnjenja u plaćanju u budućnosti.

------------

Predmet 1962/2005/IP odnosio se na pritužbu zbog povrede koju je podnijela talijanska udruga za zaštitu okoliša. Komisija je zaključila istragu pritužbe. Ombudsmanica je kritizirala Komisijino obrazloženje te odluke, smatrajući da ona nije dovoljna i dosljedna.

Komisija je u odgovoru priznala da u objašnjenju koje je dano podnositelju pritužbe nisu jasno navedeni razlozi na temelju kojih je odlučila zaključiti predmet. Naglasila je da je riječ o izoliranom slučaju i da Komisija vrlo ozbiljno shvaća obveze iz svoje Komunikacije Europskom parlamentu i Europskom ombudsmanu o odnosima s podnositeljem pritužbe u pogledu povreda prava Zajednice [14]. Komisija je navela i da će nastaviti raditi na tome da se te obveze u potpunosti poštuju.

Ombudsmanica pozdravlja činjenicu da je Komisija potvrdila da objašnjenje dano u ovom predmetu nije bilo primjereno i njezinu predanost izbjegavanju sličnih slučajeva u budućnosti.

------------

Predmet 2477/2005/GG odnosio se na zamjenu, na zahtjev Komisije, člana osoblja ugovaratelja. Predmet je zaključen sa sljedećom kritičkom napomenom:

Člankom 17. stavkom 2. Općih uvjeta propisano je da se zahtjev za zamjenu člana osoblja ugovaratelja mora podnijeti „na temelju pisanog i opravdanog zahtjeva”. To znači da se u zahtjevu moraju navesti razlozi na kojima se temelji. Međutim, u dopisu Komisije od 17. srpnja 2003., u kojem je zatražena zamjena podnositelja pritužbe kao voditelja tima, jednostavno se navodi da je Komisija željela „ponovno potvrditi svoju ozbiljnu zabrinutost” u pogledu uspješnosti podnositelja pritužbe. Ta zabrinutost nigdje nije navedena u ovom dopisu. U tim okolnostima ombudsmanica zaključuje da Komisija ugovaratelju nije dostavila pisani zahtjev u kojem su propisno navedeni razlozi na kojima se temeljio taj zahtjev. To je primjer nepravilnosti u postupanju.

Kao odgovor na to Komisija je obećala da će u sličnim slučajevima u budućnosti izbjeći stvaranje nejasnoća i ugovaratelju dostaviti pisani zahtjev za zamjenu ocjenjivača ili voditelja tima u kojem se navode razlozi za zahtjev.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor Komisije.

------------

Predmet 3303/2005/GG odnosio se na ponovljene liječničke preglede kojima je podvrgnut podnositelj pritužbe, dužnosnik EU-a. Predmet je zaključen sljedećim kritičkim napomenama:

Dobra je upravna praksa da institucija pri donošenju odluka ili mjera koje utječu na njezino osoblje vodi računa o interesima svojeg osoblja. U ovom slučaju Komisija je 13. siječnja 2004. podvrgnula podnositelja pritužbe, koji boluje od depresije, liječničkom pregledu, a da pritom nije mogla iznijeti jasan i valjan razlog za tu odluku i iako je pri prethodnoj kontroli od 9. prosinca 2003. Zdravstvena služba Komisije zaključila da podnositelj pritužbe nije sposoban za rad do kraja veljače 2004. U okviru ispitivanja od 13. siječnja 2004. Komisija stoga nije uzela u obzir interese podnositelja pritužbe. To je primjer nepravilnosti u postupanju.

Javni pristup dokumentima u posjedu institucije mora se odobriti, osim ako se primjenjuje jedno od izuzeća utvrđenih u Uredbi 1049/201. U ovom slučaju Komisija je odbila odobriti pristup devet dokumenata na temelju izuzeća predviđenog u članku 4. stavku 3. drugom podstavku Uredbe 1049/2001 a da nije mogla dokazati da je to izuzeće primjenjivo. Komisija stoga nije na odgovarajući i pravilan način postupila u skladu sa zahtjevima podnositelja pritužbe za pristup dokumentima. To je još jedan slučaj nepravilnosti u postupanju.

Kad je riječ o prvoj kritičkoj napomeni, Komisija je obavijestila Ombudsmana da su sada uvedene odgovarajuće mjere.

Kad je riječ o drugoj kritičkoj napomeni, Komisija je podsjetila da je predložila da se podnositelju pritužbe, izvan područja primjene Uredbe 1049/2001, omogući osobno pretraživanje spornih dokumenata u njegovim prostorijama. Ponovio je svoje stajalište da bi javno otkrivanje predmetnih dokumenata naštetilo interesima zaštićenima navedenom iznimkom.

Ombudsman podsjeća da je izradio nacrt preporuke da bi Komisija trebala ponovno razmotriti zahtjev podnositelja pritužbe za pristup. U ovoj je fazi još uvijek bilo sporno samo devet dokumenata. Ombudsman je dokumentom po dokument naveo zašto sumnja da se primjenjuje iznimka na koju se poziva Komisija (članak 4. stavak 3. drugi podstavak). Nadalje, Ombudsman još uvijek ne vidi zašto Komisija nije barem razmotrila mogućnost davanja djelomičnog pristupa dokumentima. S obzirom na mali broj predmetnih dokumenata i ograničen broj stranica koje sadržavaju, Komisija bi lako mogla provesti nacrt preporuke Europskog ombudsmana. Ombudsmanica žali zbog toga što Komisija to nije učinila.

------------

U predmetu 3346/2005/MHZ ombudsmanica je kritizirala činjenicu da Komisija nije pravilno procijenila ponudu podnositelja pritužbe i pravilno provela natječajni postupak. Kao odgovor na to Komisija je obavijestila Ombudsmana da ostaje pri svojem početnom stajalištu da je njezina odluka o odbijanju ponude podnositelja pritužbe točna.

Ombudsmanica žali zbog očite nespremnosti Komisije da iz ovog predmeta izvuče pouke za budućnost.

------------

U predmetu 262/2006/OV ombudsmanica je kritizirala propust Komisije da riješi jedno od pitanja koja je podnositelj pritužbe iznio u korespondenciji s Komisijom. Riječ je o argumentu podnositelja pritužbe da bi nakon četiri godine radnog staža ugovori nastavnika upućenih u europske škole trebali postati stalni.

Komisija je u odgovoru objasnila da su ciljevi Direktive Vijeća 1999/70/EZ o Okvirnom sporazumu o radu na određeno vrijeme koji su sklopili ETUC, UNICE i CEEP i. poboljšanje kvalitete rada na određeno vrijeme osiguravanjem primjene načela nediskriminacije i ii. uspostava okvira za sprečavanje zlouporaba koje proizlaze iz primjene uzastopnih ugovora o radu ili radnih odnosa na određeno vrijeme. U Direktivi se ne navodi da se ugovori na određeno vrijeme moraju pretvoriti u ugovore na neodređeno vrijeme. Nizozemska na temelju članka 7:668 točke (a) Građanskog zakonika provodi zahtjev iz Direktive o uspostavi mjera za izbjegavanje zlouporabe uzastopnih ugovora na određeno vrijeme. Budući da je podnositelj pritužbe bio zaposlen u nizozemskim tijelima, ugovor bi bio obuhvaćen nizozemskim odredbama o mjerama za sprečavanje zlouporabe. Ako se aranžmanima za zapošljavanje nastavnika za upućivanje u europske škole krši nizozemsko zakonodavstvo, podnositelj pritužbe trebao bi zatražiti pravni lijek pred nizozemskim sudovima.

Ombudsmanica pozdravlja dodatna pojašnjenja Komisije.

------------

Predmet 284/2006/PB odnosio se na uvođenje obveznih digitalnih tahografa u robi i prijevoznim vozilima u EU-u. Tahografi bilježe vrijeme vožnje i razdoblja odmora profesionalnih vozača te su stoga namijenjeni poboljšanju sigurnosti na cestama. Komisija je nekoliko puta odgodila datum prvotno predviđen relevantnim zakonodavstvom EU-a (Uredba 2135/98) za uvođenje digitalnog tahografa uvođenjem onoga što je izričito nazivala „moratoriumom”. Ombudsmanica je kritizirala činjenicu da Komisija nije dokazala da ima pravnu ovlast za donošenje moratorija jer je on uključivao regulatorne mjere koje su se jasno razlikovale od odluke o suzdržavanju od pokretanja postupaka zbog povrede prava i koje su uvelike nadilazile tu odluku.

Komisija je u odgovoru ustrajala na tome da je njezin moratorij samo predviđao razdoblje tolerancije tijekom kojeg se Komisija suzdržala od pokretanja postupka zbog povrede obveze protiv država članica zbog nepoštovanja roka i da su njezine tužbe stoga bile obuhvaćene širokom marginom prosudbe kojom raspolaže u pogledu postupaka zbog povrede obveze. Međutim, prepoznala je i važnost uključivanja u buduće zakonodavstvo odredbi kojima se omogućuje fleksibilnost na datume kako bi se u budućnosti izbjegla takva situacija.

Ombudsmanica se ne može složiti s Komisijinom analizom njezinih mjera u ovom slučaju, ali pozdravlja njezinu predanost izbjegavanju takvih situacija u budućnosti.

------------

Predmet 554/2006/FOR odnosio se na naknadu troškova života za mladog stručnjaka u Delegaciji Europske komisije u Trinidadu i Tobagu. Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju. Međutim, predložio je da Komisija periodično preispituje je li sustav za izračun naknada za troškove života koji se primjenjuje na mlade stručnjake i dalje najprikladniji sustav. Također je istaknuo da bi učinkovit interni postupak rješavanja sporova za rješavanje pritužbi mladih stručnjaka bio vrlo koristan.

Kao odgovor na to Komisija je obavijestila Ombudsmana da će se u budućnosti ugovorna prava mladih stručnjaka u pogledu naknada za životne uvjete uskladiti s pravilima koja se primjenjuju na dužnosnike i ugovorno osoblje. Nadalje, razmotrit će pitanje internog sustava za rješavanje sporova tijekom predstojećeg preispitivanja mladih stručnjaka.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor Komisije.

------------

U predmetu 1021/2006/JF ombudsmanica je kritizirala činjenicu da Komisija nije objasnila različito postupanje prema profesionalnom iskustvu podnositelja pritužbe u svrhu njegova razvrstavanja u dva uzastopna ugovora.

Kao odgovor na to Komisija je navela da je primila na znanje kritičku primjedbu Ombudsmana i složila se da je vrlo važno obrazložiti odluke o razvrstavanju. Podsjetila je i na to da je podnositelj pritužbe postao ugovorni djelatnik nakon što je radio na temelju ugovora ALAT. U tom je pogledu naglasio da odluke o zapošljavanju ugovornog osoblja nemaju za učinak izmjenu kvalifikacija osoba koje su prethodno bile zaposlene kao ALAT-ovi. Stoga nije postojala pravna osnova za promjenu kvalifikacije podnositelja pritužbe kao ALAT-a.

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što se u odgovoru Komisije ne razmatra pitanje kako u budućnosti izbjeći sličnu nedosljednost u postupanju s profesionalnim iskustvom u okviru uzastopnih ugovora.

------------

Podnositelj pritužbe u predmetu 1084/2006/MHZ bio je savjetnik uključen u provedbu projekta u Uzbekistanu. U odluci o zaključenju predmeta predloženo je da Komisija u budućnosti razmotri sljedeće:

1 preporučiti svojim ugovarateljima da njihovi podugovori s pojedinačnim stručnjacima uključuju i. klauzulu kojom ih se obavješćuje da prisutnost stručnjaka iz EU-a podliježe prihvaćanju od strane lokalnog projektnog partnera, koji može odbiti daljnji rad sa stručnjakom uz navođenje relevantnih razloga u pisanom obliku i ii. pravne posljedice za stručnjaka u slučaju takvog odbijanja i raskida ugovora;

2 tražiti od lokalnog projektnog partnera objašnjenje o neprihvaćanju stručnjaka iz EU-a i utvrditi mjere u okviru postupka financiranja iz Tacisa u slučajevima u kojima smatra da je takvo objašnjenje uvredljivo ili protivno standardima EU-a.

Kao odgovor na to Komisija je obavijestila Ombudsmana da je najnovijom verzijom njezina Praktičnog vodiča za ugovorne postupke za vanjska djelovanja Europske komisije predviđeno da je za centralizirane natječajne postupke potrebno odobrenje zemlje korisnice pri prihvaćanju ključnih stručnjaka koje je predložio uključeni ugovaratelj. Zemlja korisnica ne smije uskratiti svoje odobrenje ako predloženom ključnom stručnjaku ne dostavi obrazložene i opravdane prigovore u pisanom obliku. U praksi zemlja korisnica imenuje jednog člana odbora za evaluaciju, a prihvaćanje od strane odbora za evaluaciju znači da su prihvaćeni svi ključni stručnjaci koje je predložio uspješni ponuditelj. Komisija je izrazila i namjeru da izmijeni i. Praktični vodič kako bi se stručnjaci mogli zamijeniti samo ako zemlja korisnica to zatraži i dostavi propisno obrazložene i opravdane prigovore u pisanom obliku te ii. Upute za ponude koje su priložene Praktičnom vodiču. Potonjom izmjenom nastojat će se osigurati da se sporazumima između ugovaratelja i stručnjaka predviđa da sporazum može podlijegati odobrenju zemlje korisnice i da zemlja korisnica može zatražiti zamjenu ako dostavi propisno obrazložene i opravdane prigovore u pisanom obliku.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i detaljan odgovor Komisije.

------------

Istraga Europskog ombudsmana u predmetu 1213/2006/PB djelomično se odnosila na navodni propust Komisije da podnositelju pritužbe nadoknadi neopravdano visoke doprinose koje je uplatio Centru Europske unije Polyvalent de l'Enfance u Luxembourgu. Nakon što je zaključio da su daljnje istrage nepotrebne, Ombudsman je potaknuo Komisiju da poduzme korake za ažuriranje informacija sadržanih u njegovu programu plaća o službi i financijskom stanju svojih dužnosnika u svrhu utvrđivanja doprinosa, kao što su doprinosi CPE-u.

Komisija je u odgovoru objasnila (sažeto) da upotrebljava sustav plaćanja i odbitaka koji je u velikoj mjeri automatski, ali koji omogućuje ručne ispravke u slučaju problema.

Ombudsmanica pozdravlja Komisijino pojašnjenje njezinih postupaka.

------------

U predmetu 1584/2006/OV ombudsmanica je kritizirala to što Komisija nije odgovorila na određene poruke e-pošte koje je poslao podnositelj pritužbe i to što nije iskoristila priliku da se istraga Ombudsmana ispriča podnositelju pritužbe zbog tog propusta. Ombudsmanica je također prigovorila Komisiji da nije ispunila svoje obećanje podnositelju pritužbe da će ga pozvati na razgovor i da će mu se ponovno obratiti u tom pogledu.

Kao odgovor na to Komisija je obavijestila Ombudsmana da je uspostavila standarde unutarnje kontrole kako bi se izbjegli slični slučajevi nepravilnosti u postupanju. U SUK-u 2 („Etičke i organizacijske vrijednosti”) navodi se da su rukovodstvo i osoblje svjesni odgovarajućih etičkih i organizacijskih vrijednosti i da ih dijele te da ih poštuju svojim profesionalnim ponašanjem i donošenjem odluka. Primjena SUK-a odgovornost je upravljanja svakom službom Komisije koja u svoje godišnje izvješće o radu mora uključiti zaključke o učinkovitosti uspostavljenih sustava unutarnje kontrole.

Glavno tajništvo redovito šalje informacije o SUK-u i Komisijinu kodeksu dobrog administrativnog ponašanja službama Komisije radi njegova širenja svim zaposlenicima. S obzirom na navedeno, Komisija ne smatra primjerenim uvesti dodatne mjere, ali će nastaviti osiguravati primjenu već uspostavljenih pravila.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor Komisije.

Predmet 1881/2006/JF odnosio se na istragu Komisije o navodnoj zlouporabi vladajućeg položaja društva za mobilne komunikacije O2 na telekomunikacijskom tržištu za pružanje veleprodajnih usluga međunarodnog roaminga u njegovoj mreži od 1998. do 2003.

Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju. Smatra da je korisno podsjetiti Komisiju, u daljnjoj napomeni, da je vođenje odgovarajuće evidencije o njezinim spisima i sastavljanje odgovarajućih popisa popisa dokumenata praksa koja je, osim što strankama uključenima u postupke zbog povrede tržišnog natjecanja olakšava pristup dokumentima, također u skladu s Obavijesti Komisije o pristupu spisu i načelima dobre uprave. Ombudsman je izrazio svoje povjerenje da će Komisija u budućnosti primjenjivati svoju dobru praksu u tom pogledu na sve svoje predmete u području tržišnog natjecanja.

Kao odgovor na to Komisija je uvela izmjene u svoj informacijski sustav osmišljen za prikupljanje i čuvanje dokumenata povezanih s protumonopolskim predmetima („Natacha”). Svaki protumonopolski dokument podnosi se u skladu s opisom, vrstom, dostupnošću, primateljem i pošiljateljem te datumom. Natacha olakšava pristup tim datotekama omogućujući, među ostalim, izradu elektroničkih datoteka; utvrđivanje zahtjeva za povjerljivost; izrada popisa dokumenata; i izvoz dokumenata u, primjerice, CD-ROM-ove. Od rujna 2006. Natacha izrađuje tablice sadržaja koje u formatu Excel sadržavaju sve dokumente određenog protumonopolskog predmeta. Njime se omogućuje i kontrolni popis dokumenata, čija je svrha provjeriti potpunost i dosljednost informacija sadržanih u tim dokumentima. Komisija je 2007. smanjila broj vrsta dokumenata s 2500 na otprilike 300 kako bi pojednostavnila opis dokumenata i izbjegla nedosljednosti. Namijenila je i dodatna sredstva za aktivnosti osposobljavanja i potpore povezane s pristupom spisima te je uspostavila „skup znanja o pristupu spisu”, čiji je cilj širenje najboljih praksi. Ako je potrebno, provest će odgovarajuće izmjene svojeg protumonopolskog priručnika.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i detaljan odgovor Komisije.

------------

Predmet 2782/2006/RT odnosio se na postupanje Komisije s odštetnim zahtjevom podnositelja pritužbe. Ombudsmanica je kritizirala činjenicu da je Komisiji trebalo tri godine da plati zahtjev podnositelja pritužbe. Također je kritizirao nepotrebno upućivanje na psihijatrijsko savjetovanje sadržano u mišljenju Komisije o tom slučaju.

Komisija je u odgovoru ponovila svoje stajalište da složenost spisa i potreba za procjenom stručnih medicinskih mišljenja opravdavaju kašnjenja do kojih je došlo. Komisija je prvi put dostavila detaljnu kronologiju događaja koji su se dogodili između izdavanja izvješća podnositelja pritužbe o konsolidaciji štete i konačne odluke o nevaljanosti podnositelja pritužbe.

Kad je riječ o drugoj kritičkoj napomeni, Komisija je ponovila da nikada nije namjeravala ni na koji način dovesti u pitanje podnositelja pritužbe te je ponovila sadržaj svojeg pisma isprike podnositelju pritužbe.

Ombudsmanica prima na znanje detaljnu kronologiju koju je dostavila Komisija i pozdravlja njezin odgovor na drugu kritičku primjedbu.

------------

U predmetu 2914/2006/WP Ombudsman je istaknuo da je u dopisu koji je podnositelj pritužbe uputio Komisiji jasno navedeno da je riječ o pritužbi zbog povrede u skladu s člankom 226. Ugovora o EZ-u. Ombudsmanica je kritizirala propust Komisije da obradi ovaj dopis u skladu sa svojom Komunikacijom iz 2002. o odnosima s podnositeljem pritužbe u vezi s povredama prava Zajednice [15].

Komisija je u odgovoru priznala da je podnositelj pritužbe namjeravao svoj podnesak smatrati pritužbom zbog povrede. Međutim, zadržao je stajalište koje je zauzeo u svojem mišljenju, odnosno da se tvrdnja podnositelja pritužbe ne može uložiti u okviru postupka zbog povrede i da se stoga Komunikacija ne može primijeniti.

Ombudsmanica napominje da se ovaj predmet odnosi na isto pitanje koje je postavljeno u predmetu 446/2007/WP, o kojem se raspravlja na stranicama od 30. do 31. izvješća o daljnjem postupanju u vezi s kritičkim i daljnjim primjedbama iz 2007. U tom je slučaju ombudsmanica izrazila stajalište da se odgovor Komisije na kritičku napomenu temeljio na nesporazumu. Čini se da Komisija smatra da je ombudsmanica smatrala da je odgovarajući dopis trebalo evidentirati kao pritužbu zbog povrede. Ombudsmanica je objasnila da je Komisija trebala obavijestiti podnositelja pritužbe da je odlučila ne registrirati dopis kao pritužbu te je svoju odluku temeljila na jednom ili više od šest razloga navedenih u drugom stavku točke 3. Komunikacije iz 2002.

------------

Predmet 3199/2006/MHZ odnosio se na istragu Komisije o mogućoj povredi prava Zajednice u pogledu priznavanja poljskih medicinskih kvalifikacija u Njemačkoj. Ombudsmanica je dodatno napomenula da potiče Komisiju da pravodobno i na odgovarajući način poduzme daljnje mjere u vezi s tim pitanjem. Kao odgovor na to, Komisija je uvjerila Ombudsmana da će rješavati pritužbu u skladu s postupcima utvrđenima u njezinoj Komunikaciji iz 2002. o odnosima s podnositeljem pritužbe u vezi s povredama prava Zajednice [16].

Ombudsmanica pozdravlja jamstvo Komisije.

------------

Predmet 3208/2006/GG odnosio se na javni registar dokumenata Komisije. Ombudsmanica je zaključila predmet sa sljedećom kritičkom napomenom:

Člankom 11. stavkom 1. Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije propisano je da svaka institucija osigurava javni pristup registru dokumenata. Upućivanja na dokumente unose se u registar bez odgode. U skladu s člankom 11. stavkom 2. Uredbe 1049/2001 registar za svaki dokument sadržava referentni broj. Europski ombudsman smatra da registar iz članka 11. može ostvariti svoj cilj „učiniti prava građana na temelju ove Uredbe djelotvornima” samo ako je bio što sveobuhvatniji. Komisija nije osporila izjavu podnositelja pritužbe da je u njezinim registrima naveden samo „djelomičan” dio njegovih dokumenata. S obzirom na navedeno Ombudsman zaključuje da Komisija nije postupila u skladu s člankom 11. Uredbe jer u svoj registar dokumenata nije uključila sve relevantne dokumente. To je primjer nepravilnosti u postupanju.

Komisija je poslala odgovor koji se može sažeti kako slijedi:

1 Iz članka 11. Uredbe 1049/2001 ne može se zaključiti da postoji obveza uključivanja u registar svih dokumenata obuhvaćenih definicijom iz članka 3. točke (a) te uredbe.

2 Transparentnost je posebno važna u zakonodavnom području. To je potvrđeno presudom Suda od 1. srpnja 2008. u predmetima Turco (C-39/05 P i C-52/05 P, točke 46.–48.). Komisija je postigla vrlo visoku razinu transparentnosti u tom području, kao i Europski parlament i Vijeće.

3 Kad je riječ o područjima kao što su trgovinska politika i politika tržišnog natjecanja, bilo bi vrlo teško uspostaviti javni registar bez ugrožavanja zaštite interesa predviđene člankom 4. Uredbe. Osim toga, u području postupaka zbog povrede obveze Komisija ima obvezu povjerljivosti u odnosu na države članice.

4 Relevantne informacije dostupne su na internetskim stranicama ili u drugim registrima.

Ombudsmanica napominje da se u točkama 1., 2. i 4. odgovora Komisije ponavljaju argumenti koje je Ombudsman već razmotrio u svojoj odluci. Što se tiče točke 2., točno je da je u presudi Suda u predmetu Turco istaknuta važnost transparentnosti u zakonodavnom području. Međutim, tom se presudom ne podupire prijedlog Komisije da registri dokumenata ne moraju biti potpuni u drugim područjima.

Kad je riječ o točki 3. odgovora Komisije, Ombudsmanica smatra da potreba za zaštitom interesa predviđenih člankom 4. Uredbe 1049/2001 ne može opravdati isključivanje čitavih područja rada Komisije iz registra. Ombudsman podsjeća da je tijekom svoje istrage Komisija dosljedno tvrdila da će proširiti opseg svojih registara i navela Ombudsmana da smatra da je problem uglavnom tehnički (tj. nepostojanje usklađene baze podataka za registraciju dokumenata). Ombudsmanica sa žaljenjem primjećuje da novi argument Komisije upućuje na to da nema namjeru pokušavati dovršiti svoje registre.

------------

Predmet 3579/2006/TS odnosio se na odluku Komisije da ne zaposli podnositelja pritužbe na radno mjesto službenika za informacijsku tehnologiju u svojoj delegaciji u Mauritaniji. Ombudsmanica je iznijela sljedeću dodatnu napomenu:

Komisija je pravilno istaknula da se zapošljavanje može provesti tek nakon provjere kvalifikacija podnositelja zahtjeva i njegova potpunog osobnog dosjea. Međutim, čini se da zakašnjelo vrijeme tijekom postupka zapošljavanja u kojem se provodi ta provjera može lako dovesti do nesporazuma među kandidatima. Nadalje, nije očito da praksa zakašnjele provjere povećava administrativnu učinkovitost.

Komisija bi stoga mogla razmotriti mogućnost provedbe odgovarajuće prethodne provjere kvalifikacija kandidata prije nego što ih pozove na razgovor i prije njihova uključivanja u povezane postupovne korake, kao što su liječnički pregledi. Komisija bi nadalje mogla razmotriti osiguravanje da kandidati ne primaju poruke koje bi mogle dovesti do pogrešnog shvaćanja da je njihovo zapošljavanje neizbježno.

Komisija je u odgovoru navela da, koliko je to moguće, njezine službe provjeravaju relevantnost diploma i profesionalnog iskustva pri svakom razgovoru s ugovornim osobljem. Međutim, konačna provjera u ovom trenutku nije moguća iz praktičnih razloga. S obzirom na složenost i raznolikost sveučilišnih studija u državama članicama EU-a, službe Komisije često ne mogu razumjeti i pravilno provjeriti točnu prirodu kvalifikacija. Nadalje, teško je procijeniti relevantnost radnog iskustva na temelju informacija dostupnih na početku postupka. Komisija je dodala da bi bilo neučinkovito provjeravati prihvatljivost kandidata u nekoliko navrata te da bi sporiji postupci bili protivni interesima kandidata. Navela je i da će se svim službama dati upute da prije konačne provjere podsjete kandidate koji su pozvani na razgovor da se ne mogu obvezati, čak i ako je razgovor pozitivan. Naposljetku, Komisija je napomenula da se problem na koji se naišlo u ovoj pritužbi rijetko pojavio.

Ombudsmanica prima na znanje detaljno objašnjenje Komisije o njezinim postupcima.

------------

Podnositelj pritužbe u predmetu 1411/2006/JMA radio je kao sudirektor projekta financiranog sredstvima EU-a namijenjenog poboljšanju peruanskog zdravstvenog sustava. Delegacija Komisije u Peruu zatražila je njezino razrješenje i obavijestila peruanske vlasti da se njezina viza ne bi trebala produljiti. Ombudsmanica je kritizirala pismo Komisije kojim se traži razrješenje podnositelja pritužbe kao očito neodgovarajuće jer ne ispunjava potrebne zahtjeve za formalni prosvjed ili pritužbu na temelju sporazuma s ugovarateljem. Također je kritizirao činjenicu da su Komisiji, kada je izmijenila svoje stajalište, bila potrebna tri mjeseca za pokretanje postupaka potrebnih za produljenje njezine vize. Ombudsmanica je u daljnjoj napomeni predložila i da bi Komisija, iako nema izravan pravni odnos s podugovarateljima, u budućnosti mogla razmotriti osiguravanje da se sve primjedbe upućene njezinim savjetnicima u pogledu kvalitete rada njezinih podugovaratelja temelje na odgovarajućem obrazloženju kako bi savjetnici mogli na odgovarajući način prenijeti te razloge podugovarateljima koji, s obzirom na te argumente, mogu odlučiti kako najbolje ostvariti svoja prava.

Kao odgovor na to Komisija je navela da je pravna osnova za djelovanje Delegacije ugovorna odredba koja joj je omogućila da zatraži promjenu osoblja zbog „nesposobnosti, neprimjerenosti ili bilo kojeg drugog razloga”. Komisija je objasnila i da je delegacija poslala dopis Ministarstvu vanjskih poslova u kojem je zatražila produljenje vize podnositelja pritužbe istog dana kada je primila zahtjev podnositelja pritužbe. Priložena je preslika pisma izaslanstva. Komisija je od Ombudsmana zatražila da preispita kritičke primjedbe.

Kad je riječ o dodatnoj napomeni, Komisija je navela da će i dalje činiti sve što je u njezinoj moći kako bi ugovarateljima osigurala najbolje moguće informacije o uspješnosti podugovaratelja.

Ombudsmanica je dopisom odgovorila na zahtjev za preispitivanje kritičkih primjedbi. Kad je riječ o prvoj kritičkoj napomeni, Ombudsman je ukratko naveo da je Komisija trebala pomno paziti na to da sva priopćenja upućena ugovaratelju u pogledu podnositelja pritužbe budu točna i obrazložena, kako bi se poštovala načela dobre uprave koja su obvezujuća za Komisiju, neovisno o pravnom okviru u kojem je ona djelovala. Kad je riječ o drugoj kritičkoj napomeni, Ombudsman je istaknuo da, da je Komisija dostavila relevantne informacije u vrijeme istrage, ne bi bilo potrebe da je on izda.

Ombudsmanica je također pozdravila pozitivan odgovor Komisije na daljnju primjedbu.

------------

Podnositelj pritužbe u predmetu 3617/2006/JF bilo je trgovinsko udruženje koje je predstavljalo operatore mobilnih telefona. Pritužba se odnosila na postupke Komisije za donošenje prijedloga Uredbe o tarifama za međunarodne usluge roaminga. Ombudsmanica je kritizirala odluku Komisije da znatno skrati razdoblja javnog savjetovanja ispod uobičajenog minimuma od osam tjedana predviđenog u njezinoj Komunikaciji o savjetovanju i dijalogu [17]. Ombudsmanica je predložila i da bi Komisija u budućnosti, ako smatra da je potrebno skratiti razdoblje savjetovanja, trebala opravdati to smanjenje u trenutku pokretanja savjetovanja, po mogućnosti u samim dokumentima o savjetovanju, s ciljem povećanja transparentnosti i povjerenja građana u cjelokupni postupak savjetovanja.

U svojem odgovoru na kritičku napomenu Komisija je najprije ukratko naglasila da je vremenski raspored koji je donijela omogućio klijentima da se koriste nižim naknadama u ljeto 2007., a ne da moraju čekati do jeseni te godine. Komisija je podsjetila i na to da je u odluci Ombudsmana navedeno da „(...) nije uvjeren da su sve zainteresirane strane imale priliku izraziti svoja stajališta prije pokretanja prvog poziva na očitovanje.” Komisija je tvrdila da se Ombudsman u tom pogledu oslonio na argument na koji se podnositelj pritužbe pozvao u svojim očitovanjima i na koji nije bio pozvan odgovoriti. Komisija je istaknula velik broj istraga koje je primila od pojedinačnih potrošača prije prvog javnog savjetovanja i izrazila stajalište da Ombudsman nije mogao zaključiti da šira javnost, uključujući potrošače, nije imala mogućnost izraziti se. Naposljetku, Komisija je spomenula da se u Komunikaciji o savjetovanju i dijalogu ne upućuje na „sve zainteresirane strane”, nego na „zainteresirane strane”.

Ombudsmanica prepoznaje i pozdravlja korist za potrošače koja je proizašla iz stupanja na snagu Uredbe u ljeto 2007. te se slaže da bi odgoda bila nepoželjna. Međutim, s obzirom na to da je od donošenja prijedloga Komisije (12. srpnja 2006.) do stupanja na snagu Uredbe (30. lipnja 2007.) proteklo gotovo godinu dana, Ombudsman ne može razumjeti zašto bi poštovanje uobičajenih razdoblja savjetovanja spriječilo stupanje Uredbe na snagu u ljeto 2007. Što se tiče izraza koji je Komisija navela u svojem odgovoru, Ombudsman nema sumnje da je provedeno odgovarajuće savjetovanje sa širom javnošću. Navedeni izraz trebao je značiti da Ombudsman nije bio uvjeren da je provedeno odgovarajuće savjetovanje i s gospodarskim subjektima uključenima u roaming. Dvojbe Ombudsmana u vezi s tim pitanjem nisu se temeljile na primjedbama podnositelja pritužbe.

Ombudsman stoga i dalje smatra da u ovom slučaju nije ispunjen nijedan od dvaju uvjeta („i. u hitnim slučajevima ili ako su zainteresirane strane već imale dovoljno prilika da se izraze...”) utvrđenih u Komunikaciji o savjetovanju i dijalogu za skraćivanje uobičajenog razdoblja savjetovanja.

Kao odgovor na prijedlog Ombudsmana, Komisija je navela da njezini postupci uključuju kontrolne mehanizme kako bi se osiguralo poštovanje minimalnih standarda za savjetovanje, uključujući osmotjedno razdoblje savjetovanja. Odbor za procjenu učinka sustavno procjenjuje kvalitetu savjetovanja s dionicima, uključujući poštovanje minimalnog razdoblja savjetovanja od osam tjedana, te obraća pozornost i na postupak savjetovanja i na izvješćivanje o njegovim rezultatima. Komisija stalno naglašava potrebu za poštovanjem minimalnog razdoblja savjetovanja od osam tjedana u pogledu osposobljavanja i usmjeravanja dužnosnika. Nadalje, Komisija se 2007. u svojoj Komunikaciji o daljnjem postupanju u vezi s Europskom inicijativom za transparentnost [18] obvezala na jačanje primjene minimalnih standarda za savjetovanje. Odlučila je i uspostaviti standardni prikaz savjetovanja na internetu, koji uključuje posebno upućivanje na poštovanje roka od osam tjedana, kao i na činjenicu da bi se svako odstupanje od tog roka uvijek trebalo obrazložiti pri objavi savjetovanja. Sve navedene mjere prati međuresorna kontaktna skupina koja se bavi pitanjima koja se odnose na civilno društvo i savjetovanje s dionicima.

Ombudsmanica pozdravlja predanost Komisije poštovanju uobičajenog minimalnog razdoblja savjetovanja od osam tjedana i opravdavanju odstupanja od tog roka u trenutku objave savjetovanja.

------------

U predmetu 3737/2006/JMA Ombudsman je kritizirao činjenicu da Komisija nije u pisanom obliku obavijestila podnositelja pritužbe da neće moći poštovati uobičajeni rok od jedne godine za rješavanje njegove pritužbe zbog povrede, kako je predviđeno u njezinoj Komunikaciji iz 2002. o odnosima s podnositeljem pritužbe u pogledu povreda prava Zajednice [19]. Ombudsmanica je smatrala da obveza obavješćivanja podnositelja pritužbe o razlozima zbog kojih rok od jedne godine nije poštovan ne ovisi o prethodnom zahtjevu podnositelja pritužbe, nego se, naprotiv, čini da je bezuvjetna i da se stoga takve informacije moraju pružiti u svim slučajevima u kojima je rok prekoračen.

Kao odgovor na to Komisija je podsjetila da je Ombudsman iznio sličnu kritičku primjedbu u predmetu 880/2005/TN (dogovor na stranicama 10. i 29.–32. studije iz 2006.). Komisija i dalje smatra da nije obvezna obavijestiti podnositelja pritužbe o razlozima prekoračenja jednogodišnjeg roka za izdavanje službene opomene u vezi s pritužbom, osim ako podnositelj pritužbe to zatraži. Glavni tajnik Komisije potvrdio je to stajalište u dopisu Ombudsmanu od 31. ožujka 2009. U tom je dopisu Europski ombudsman obaviješten i o tome da je internetska stranica Komisije o povredama [20] na odgovarajući način izmijenjena.

Ombudsmanica napominje da relevantni dio internetske stranice sada glasi kako slijedi:

(c) Komisija će nastojati donijeti odluku o meritumu (o pokretanju postupka zbog povrede ili zatvaranju predmeta) u roku od dvanaest mjeseci od evidentiranja pritužbe u Glavnom tajništvu.

(d) Ako se taj rok prekorači, služba Komisije nadležna za spis o povredi obavijestit će vas u pisanom obliku na vaš zahtjev. Verzije točke 8. Komunikacije na engleskom i švedskom jeziku razlikuju se od svih ostalih jezičnih verzija u kojima se navodi da će službe Komisije obavijestiti podnositelje pritužbe o trenutačnom stajalištu u vezi s njihovom pritužbom nakon godine dana ako podnositelj pritužbe to zatraži. Nadležna služba unaprijed će vas obavijestiti ako namjerava predložiti Komisiji da zaključi predmet. Službe Komisije obavještavat će vas o tijeku svakog postupka zbog povrede.

Ombudsmanica pretpostavlja da prva rečenica točke (d) ne znači da će, ako podnositelj pritužbe u pisanom obliku istakne da je rok prekoračen, Komisija samo potvrditi da je kalendar podnositelja pritužbe točan. Ombudsmanica tu rečenicu može razumjeti samo na način da će Komisija podnositelja pritužbe na zahtjev obavijestiti o razlozima prekoračenja roka.

Ombudsmanica je predložila i da Komisija razmotri obavješćivanje građana o standardima dobre uprave kojih se njezine službe trebaju pridržavati u postupcima zbog povrede. Takvi standardi mogli bi uključivati procjene vremena potrebnog za istragu pritužbi nakon izdavanja službene opomene ili informacije koje treba dati podnositeljima pritužbe nakon slanja takve opomene. Ombudsmanica je izrazila stajalište da bi takve informacije mogle pomoći u izbjegavanju nerealnih očekivanja građana koji podnose pritužbe Komisiji, što je često uzrok nezadovoljstva i pritužbi.

Kad je riječ o prijedlogu Ombudsmana, Komisija je objasnila da kašnjenja u postupku zbog povrede često proizlaze iz sporih odgovora država članica na službene opomene. Stoga nije moguće točno predvidjeti koliko će trajati postupak.

Ombudsmanica smatra da bi, ako je kašnjenje u obradi pritužbe zbog povrede kriva država članica, bilo u interesu transparentnosti i osnaživanja građana u nacionalnom demokratskom okviru da Komisija o tome obavijesti podnositelja pritužbe. Podnositelj pritužbe mogao bi upotrijebiti takve informacije kao osnovu za pritužbu nacionalnom ombudsmanu protiv kašnjenja u odgovaranju Komisiji ili za vršenje političkog i medijskog pritiska na vladu države članice.

------------

U predmetu 3738/2006/TS ombudsmanica je kritizirala obrazloženje Komisije zbog njezine odluke da ne zaposli podnositelja pritužbe za radno mjesto u programu osposobljavanja mladih stručnjaka u delegacijama Komisije. Kao odgovor na to Komisija je obavijestila Ombudsmana o praktičnim mjerama koje je poduzela kako bi izbjegla slične probleme u budućnosti.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor Komisije.

------------

U predmetu 193/2007/JMA delegacija Komisije u Siriji poslala je pismo konzultantskom društvu u kojem je odbila sudjelovanje podnositelja pritužbe u nadmetanju za imenovanje kratkoročnih stručnjaka za projekt koji financira EU jer je njegova uspješnost u drugim projektima koje financira EU bila nezadovoljavajuća. Komisija je usmeno obavijestila podnositelja pritužbe o svojem stajalištu i razlozima za to prije nego što su njezine službe prenijele to stajalište trećoj strani. Iako nije utvrdila nepravilnosti u postupanju, Ombudsmanica je predložila da bi Komisija u sličnim slučajevima u budućnosti mogla smatrati korisnim u pisanom obliku zabilježiti svoje napore u pogledu poštovanja prava na saslušanje te uključiti tu evidenciju u odgovarajući spis.

Kao odgovor na to, Komisija je obavijestila Ombudsmana da se u potpunosti slaže s potrebom da se zapisnici sa svih takvih sastanaka zabilježe u pisanom obliku te da je, u skladu s napomenom Ombudsmana, to dosljedno činila u svim prilikama.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor Komisije.

------------

Predmet 255/2007/PB odnosio se na obradu zahtjeva za pristup dokumentima. Komisija je objasnila kašnjenje do kojeg je došlo upućivanjem na veliko radno opterećenje predmetne službe. Odgovori Komisije na istragu Europskog ombudsmana također su odgođeni, očito zbog rada navedene službe na reformi Uredbe 1049/2001. U pismu Komisiji ombudsmanica je izrazila žaljenje zbog kašnjenja. Zatražio je od Komisije da ga obavijesti o konkretnim i konkretnim mjerama koje će poduzeti kako bi osigurala da je navedena reforma ne spriječi u poštovanju relevantnih rokova u vezi sa zahtjevima za pristup dokumentima i naknadnim pritužbama.

Komisija je u odgovoru obavijestila Ombudsmana da je odlučila poduzeti mjere u pogledu reorganizacije službe koja obrađuje zahtjeve za javni pristup dokumentima. Prije svega, odlučio je zaposliti novo osoblje u toj službi. Već je popunjeno jedno slobodno radno mjesto te je pokrenut postupak zapošljavanja za drugo radno mjesto. Nadalje, obradu istraga Ombudsmana ubuduće bi dijelila dva člana osoblja. Naposljetku, kako bi se ubrzalo rješavanje zahtjeva, uspostavljen je novi postupak za registraciju ponovnih zahtjeva. Komisija je izrazila uvjerenje da će pozitivni rezultati te reorganizacije uskoro biti očiti.

Odluka Ombudsmana o tom predmetu uključivala je dodatnu napomenu u kojoj se pozdravlja odluka Komisije o poduzimanju prethodno navedenih mjera. Daljnje postupanje u vezi s tom napomenom nije potrebno jer je Komisija poduzela potrebne mjere tijekom istrage Europskog ombudsmana.

------------

Predmet 327/2007/GG odnosio se na postupak za utvrđivanje je li dužnosnik pretrpio trajnu invalidnost. Predmet je zaključen sljedećim kritičkim napomenama:

Kada dođe do pogreške, dobra je upravna praksa ispričati se za nju i nastojati je ispraviti. U ovom slučaju Komisija je u svojoj odluci o pritužbi podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2. dala pogrešnu izjavu (...) tvrdeći da ona [podnositelj pritužbe] nije navela koji su dokumenti dostavljeni Komisiji kako bi se proslijedili liječnicima koji su je trebali ispitati. Međutim, Komisija se suzdržala od ispravljanja te izjave i ispričavanja, iako joj je skrenuta pozornost na pogrešku do koje je došlo. To je primjer nepravilnosti u postupanju.

Europski ombudsman smatra da je zbog dužnosti institucija Zajednice i njihovih tijela da vode računa o interesima svojeg osoblja („obveza brižnog postupanja”) potrebno osigurati da liječnici koji trebaju obaviti pregled zdravstvenog stanja dužnosnika mogu pravilno komunicirati s tim dužnosnikom. U ovom slučaju ombudsmanica zaključuje da Komisija nije osigurala da svi liječnici koji su ispitali podnositelja pritužbe u ovom predmetu mogu pravilno komunicirati s njom. To je još jedan slučaj nepravilnosti u postupanju.

U odgovoru na prvu kritičku napomenu Komisija je ponovila da nije jasno na koje se dokumente podnositelj pritužbe pozvao. Komisija nije mogla vidjeti pogrešku. Stoga se suzdržao od ispravljanja i isprike za svoju izjavu. Što se tiče druge kritične napomene, Komisija je zadržala stajalište koje je zauzela tijekom istrage. Tvrdila je i da stvarna upotreba jezika nije dovela ni do kakve štete ili nepovoljnog položaja za podnositelja pritužbe.

Ombudsmanica napominje da se u primjedbama Komisije na prvu kritičku primjedbu zanemaruje ono što je Ombudsman rekao o tom pitanju u svojoj odluci i da se njezinim primjedbama na drugu kritičku primjedbu ne rješavaju poteškoće koje je podnositelj pritužbe imao u komunikaciji s nekim liječnicima koji su je pregledali. Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što odgovor Komisije na kritičke primjedbe odražava istu nespremnost za rješavanje relevantnih pitanja koja su već obilježila podneske Komisije tijekom istrage.

------------

Predmet 743/2007/MF odnosio se na prijenos mirovinskih prava koja je podnositelj pritužbe stekao dok je radio kao član privremenog osoblja u Komisiji u belgijski nacionalni mirovinski sustav. Ombudsmanica je dodatno napomenula da Komisija sustavno upozorava svoje službenike na mogućnost zadržavanja mirovinskih prava u nacionalnom sustavu, što je omogućeno člankom 42. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika.

Kao odgovor na to, Komisija je obavijestila Ombudsmana da već upozorava djelatnike na tu mogućnost tijekom uvodnog tečaja za nove članove osoblja. Ured za upravljanje individualnim materijalnim pravima i njihovu isplatu (PMO) uključuje prezentaciju na temu "Mirovine i druga postaktivna prava", gdje se spominje mogućnost koju nudi članak 42. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika. U 5. dijelu prezentacije navodi se da privremeni djelatnici „mogu zatražiti od institucije da zadrži mirovinska prava u svojoj matičnoj zemlji (najviše 20,50 % osnovne plaće – članak 42. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika)”.

Ombudsmanica pozdravlja detaljan odgovor Komisije na dodatnu primjedbu.

------------

Predmet 885/2007/JMA odnosio se na razvoj industrijske luke u Granadili na otoku Tenerifeu (Španjolska). Ombudsmanica je kritizirala propust Komisije i. da odgovori na dopis u kojem je podnositelj pritužbe osporio namjeru Komisije da zaključi pritužbu zbog povrede koju je podnio; ii. obavijestiti podnositelja pritužbe o službenom zaključenju pritužbe; i iii. podnositelju pritužbe dostaviti pojedinačno obrazloženje u prilog svojoj odluci.

Komisija je u odgovoru najprije podsjetila da je u dopisu kojim se podnositelja pritužbe obavješćuje o namjeri zatvaranja pritužbe izričito navedeno da su razlozi sadržani u službenom mišljenju Komisije od 6. studenoga 2006. Komisija je zatim istaknula da je Ombudsman u točki 2.8. svoje odluke zaključio da su u navedenom službenom mišljenju uzeta u obzir pitanja koja je podnositelj pritužbe istaknuo u svojoj korespondenciji i da je dao detaljno objašnjenje razloga na temelju kojih je zaključio da bi, pod određenim uvjetima, planirana luka u Granadili mogla nastaviti s radom zbog prevladavajućeg javnog interesa. Komisija je zaključila da je nedosljedno da Ombudsman u točki 3.6. svoje odluke zaključi da Komisija podnositelju pritužbe nije pružila pojedinačno obrazloženje u prilog svojem stajalištu. Komisija je istaknula i da je pritužba službeno zaključena tek na sastanku Kolegija povjerenika održanom 26. lipnja 2008. Podnositelj pritužbe obaviješten je o službenom zatvaranju 21. studenoga 2008. Naposljetku, Komisija se obvezala da će u budućnosti potvrditi primitak svih dopisa koji se odnose na predmete zbog povrede.

Ombudsmanica prima na znanje primjedbe koje je Komisija iznijela u svojem odgovoru i pozdravlja njezinu obvezu da u budućnosti potvrdi primitak svih dopisa koji se odnose na predmete zbog povrede prava.

------------

Predmet 1054/2007/MHZ odnosio se na razrješenje podnositelja pritužbe s položaja nižeg stručnjaka u delegaciji Komisije („JED”). Ombudsmanica je kritizirala činjenicu da Komisija nije objasnila zašto podnositelju pritužbe nije dala priliku da ospori svoje izvješće o ocjeni prije njegova otpuštanja. Ombudsmanica je predložila i da bi Komisija mogla senzibilizirati osoblje u svojim delegacijama o važnosti njihovih zadaća osposobljavanja za ZED-ove. Nadalje, predložio je da bi, kako bi se izbjegli nesporazumi, ponude radnih mjesta za osposobljavanje koje nudi Komisija mogle uključivati informacije o tome kako treba tumačiti osposobljavanje u okviru ZED-a u smislu nadzora i podučavanja.

Komisija je u odgovoru potvrdila da je kritična napomena bila opravdana. Obavijestila je Europskog ombudsmana da tijekom informativnih seminara prije upućivanja redovito objašnjava ulogu i zadaće voditelja delegacija ili voditelja stručnih skupina koji nadziru jedan ili više ZED-ova. Komisija namjerava ojačati svoju pisanu komunikaciju s nadzornim tijelima ZED-a povodom pokretanja sljedećeg kruga ZED-a za razdoblje 2008. – 2010. Nadalje, Komisija je već poboljšala svoju komunikaciju s delegacijama, naglašavajući potrebu za odgovarajućim nadzorom i podučavanjem, ali i za pravilnim i pravednim dijalogom.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor Komisije.

------------

Predmet 1360/2007/TS odnosio se na odbijanje kandidature podnositelja pritužbe za mjesto u Komisijinu uredu za suradnju EuropAid. Ombudsmanica je iznijela sljedeće dodatne napomene:

Čini se da je Komisija u svojem mišljenju priznala da opis radnog mjesta, koji je podnositelju pritužbe poslan u obliku informacija, sadržava nebitne informacije o mogućnosti da kandidati steknu naknadu za sveučilišni studij na temelju iskustva. Čini se da je zbog tih informacija podnositelj pritužbe pogrešno razumio relevantne uvjete. Ombudsmanica smatra da bi u sličnim budućim slučajevima bilo korisno da Komisija ispita relevantnost informacija sadržanih u takvim dokumentima koji se šalju kandidatima.

Ombudsmanica prima na znanje izjavu Komisije da bi bilo neučinkovito provesti potpunu provjeru svih profila sadržanih u bazama podataka kao što je baza podataka RELEX u ovom slučaju; u potpunosti cijeni zabrinutost Komisije u tom pogledu. Međutim, u ovom slučaju do nesporazuma je došlo u trenutku kada je Komisija odlučila pozvati samo četiri osobe na razgovor. Ombudsmanica smatra da bi u takvim budućim situacijama bilo korisno provjeriti profile kandidata prije nego što ih se pozove na razgovor kako bi se izbjegli nesporazumi i nepotreban administrativni rad na razgovoru s kandidatima koji ne ispunjavaju minimalne uvjete za zapošljavanje.

Kao odgovor na prvu dodatnu napomenu Komisija je obavijestila Ombudsmana da će u budućnosti osigurati da opisi radnih mjesta pružaju što preciznije informacije, posebno ako i kada se određena područja obrazovanja ili studija smatraju ključnima za određeni posao te ako i kada određena praktična iskustva u traženom području mogu nadoknaditi zahtjev za studiranje u dotičnom području.

Odgovor Komisije na drugu dodatnu napomenu u biti je bio isti kao u prethodno navedenom predmetu 3579/2006/(SAB)TS.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor Komisije na daljnje primjedbe.

------------

Predmet 1512/2007/JMA odnosio se na Komisijino rješavanje pritužbe zbog povrede. Komisija je predmet uputila Sudu, koji je presudio da predmetna direktiva nije pravilno prenesena u nacionalno pravo. U tim je okolnostima Komisija smatrala da više nema interesa za podnošenje pojedinačnih pritužbi podnesenih prije odluke Suda. Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju. Također je dodatno napomenuo ohrabrujući Komisiju da u sličnim slučajevima u budućnosti objasni u svojoj korespondenciji s građanima različite mogućnosti koje postoje u pogledu provedbe prava Zajednice. Takve mogućnosti uključuju i. pozivanje na presudu Suda pred nacionalnim sudom kako bi se osiguralo da se nacionalno pravo primjenjuje u skladu s pravom Zajednice kako ga tumači Sud; ii. podnošenje pritužbe nadležnom ombudsmanu u državi članici; ili iii. stupanje u kontakt s nacionalnim tijelom zaduženim za osiguravanje usklađenosti s nacionalnim pravom kojim se prenosi Direktiva.

Kao odgovor na to, Komisija je pristala razmotriti načine za poboljšanje objašnjenja koja je dala u svojoj korespondenciji s građanima u vezi s različitim mogućnostima koje postoje u pogledu provedbe prava Zajednice.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor Komisije.

Predmet 1515/2007/JF odnosio se na pravila o upisu u europske škole. Ombudsmanica je iznijela sljedeću dodatnu napomenu:

Kako bi se izbjegli mogući nesporazumi opće javnosti, a posebno roditelja učenika, Komisija bi mogla razmotriti predlaganje glavnom tajniku europskih škola da ažurira informacije dostupne na internetskim stranicama europskih škola kako bi se pojasnilo da Ured glavnog tajnika europskih škola nije dio Komisije.

Kao odgovor na to Komisija je objasnila da je obavijestila glavnog tajnika europskih škola o napomeni Europskog ombudsmana i da je glavni tajnik poduzeo korake za njezinu provedbu. Na internetskoj stranici europskih škola sada se jasno navodi, na dnu internetske stranice koja se odnosi na Ured glavnog tajnika, da su europske škole međuvladina organizacija, neovisna o Europskoj komisiji.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor Komisije.

------------

Predmet 1641/2007/VIK, odnosio se na natječaje za privremeno osoblje koje je organizirala Komisija. U odluci o zatvaranju predmeta ombudsmanica je dodatno napomenula da Komisija u budućim natječajima razmatra pružanje dodatnih informacija o dokumentima koje bi kandidati mogli ili trebali dostaviti kako bi dokazali svoje radno iskustvo.

Kao odgovor na to, Komisija je obavijestila Ombudsmana da je izmijenila tekst obrasca zahtjeva navodeći dokumente koje podnositelji zahtjeva moraju dostaviti. Kandidati sada moraju dostaviti izjavu o zaposlenju kojom dokazuju trajanje radnog iskustva. Objašnjava se da se u dokumentima bez ikakve sumnje mora utvrditi datum početka i završetka, kao i kontinuitet svakog razdoblja radnog iskustva. Nadalje, napominje se da bi kandidati po mogućnosti trebali dostaviti potvrde prethodnih i sadašnjih poslodavaca te da će, ako ih nije moguće dostaviti, biti prihvaćeno sljedeće:

• ugovore o radu popraćene prvom i posljednjom ispravom o plaći te posljednjom ispravom o plaći za svaku godinu ako je ugovor sklopljen na razdoblje dulje od jedne godine;
• odluke o imenovanju popraćene posljednjom ispravom o plaći;
• knjižica radnih bilješki,
• porezne prijave.

Osim toga, Komisija je kandidatima dala mogućnost da se, u slučaju da sumnjaju u prirodu ili valjanost popratnih dokumenata, obrate tajniku povjerenstva za odabir putem e-adrese najkasnije deset dana prije isteka roka za podnošenje prijava.

Ombudsmanica pozdravlja konstruktivan i detaljan odgovor Komisije.

Predmet 2137/2007/ID odnosio se na obradu zahtjeva koje su podnijele nevladine organizacije za potpisivanje okvirnog sporazuma o partnerstvu. U dodatnoj napomeni Ombudsman je pozvao Komisiju da podnositeljima zahtjeva u sličnim postupcima omogući ispravljanje nedostataka u njihovoj popratnoj dokumentaciji i da razmotri donošenje jasnih odredaba u tu svrhu. Nadalje je pozvao Komisiju da razmotri pružanje jasnijih smjernica potencijalnim podnositeljima zahtjeva u pogledu potrebnog sadržaja računa koje treba potvrditi i podnijeti u skladu s člankom 173. stavkom 4. Uredbe 2342/2002.

Kao odgovor na to Komisija je obavijestila Ombudsmana da trenutačno preispituje svoj postupak podnošenja zahtjeva putem interneta. Prijedlozi i primjedbe Ombudsmana uzeti su u obzir kako bi se nevladinim organizacijama podnositeljicama zahtjeva pružile preciznije informacije i smjernice. Nadalje, Komisija je objasnila da, iako su zahtjevi koji nisu propisno podneseni i potpisani proglašeni ništavima, u slučajevima u kojima su neki već podneseni dokumenti pogrešni ili nejasni, podnositelji zahtjeva imaju mogućnost ispuniti svoj zahtjev. Ta je praksa u skladu s načelom jednakog postupanja.

Ombudsmanica pozdravlja konstruktivan i detaljan odgovor Komisije.

------------

Predmet 2393/2007/RT odnosio se na promjenu naziva i opisa radnog mjesta podnositelja pritužbe nakon reorganizacije Komisijina GU-a ADMIN. U svojoj odluci o zatvaranju predmeta Ombudsman je iznio sljedeću dodatnu napomenu:

Ombudsman podsjeća da se načelima dobre uprave zahtijeva da Komisija pruži točne informacije osoblju i široj javnosti. Ombudsmanica vjeruje da Komisija poštuje to načelo kada interno pruža takve informacije svojem osoblju koristeći se različitim sredstvima informiranja koja su joj na raspolaganju.

Kao odgovor na to Komisija je objasnila da bi se usklađivanjem naziva radnih mjesta u sustavu informiranja o radnim mjestima „Sysper 2” provedenom 2007./2008., koje je uključivalo uvođenje standardnih naziva radnih mjesta, trebali spriječiti slični incidenti u budućnosti.

Ombudsmanica pozdravlja konstruktivan odgovor Komisije.

------------

Predmet 2597/2007/RT odnosio se na plaćanje društvu koje je bilo dio konzorcija koji je obavljao poslove u okviru projekta koji je podržala Komisija. Ombudsmanica je kritizirala činjenicu da Komisija nije izravno odgovorila na e-poruku podnositelja pritužbe i da mu nije dostavila potrebne informacije, uključujući razloge za kašnjenje u plaćanju podnositelju pritužbe.

Komisija je u odgovoru navela da je ovaj predmet izolirani slučaj koji se u budućnosti ne bi trebao ponavljati. Komisija obično ima izravne kontakte sa svim ugovarateljima u projektu kako bi osigurala da svaki ugovaratelj sudjeluje u projektu pod najboljim uvjetima. Jedan od standarda unutarnje kontrole Komisije odnosi se isključivo na upravljanje korespondencijom. Nadalje, Glavna uprava za informiranje i društvo pokrenula je 2008. kampanju za senzibilizaciju svojeg osoblja u pogledu provedbe kodeksa dobrog administrativnog ponašanja.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor Komisije.

------------

U predmetu 2681/2007/PB Komisija je obavijestila podnositelja pritužbe da mu ne može odobriti pristup dokumentu jer dokument ne postoji. To se pokazalo netočnim i ombudsmanica je kritizirala Komisiju jer nije dovoljno pažljivo postupila prije nego što je zaključila da dokument ne postoji. Dokument se odnosio na Europsku skupinu regulatora (ERG – www.erg.eu.int), koja je osnovana odlukom Komisije. Dokument je bio podnesak o temama o kojima se moglo raspravljati na plenarnoj sjednici ERG-a.

Komisija je u odgovoru navela da je pretražila dokument u kojem njezine službe obično registriraju takve dokumente i da ga nije pronašla. Nakon što je podnositelj pritužbe dostavio presliku dokumenta koji je dobio na internetu, Komisija je dokument pronašla na internetskoj stranici CIRCA-e (www.circa.europa.eu/), koja se obično upotrebljava za razmjenu među delegatima nacionalnih regulatornih tijela, a ne za pohranu dokumenata Komisije.

Ombudsmanica cijeni to što je Komisija tražila predmetni dokument u mjestu u kojem bi se taj dokument inače nalazio. Ombudsman također prepoznaje vrijednost administrativne i regulatorne suradnje između institucija EU-a i nacionalnih tijela. Međutim, Europski ombudsman smatra da ovaj predmet ukazuje na potrebu da Komisija poduzme konkretne i proaktivne mjere kako bi osigurala jasnu odgovornost za jamčenje javnog pristupa informacijama i dokumentima o takvoj suradnji.

------------

U predmetu 431/2008/ELB Ombudsman je dodatno napomenuo da bi Komisija, ako odluči da neće registrirati korespondenciju građanina u vezi s kršenjem prava Zajednice od strane države članice kao pritužbu, uvijek trebala obavijestiti građanina o razlozima za to.

Komisija je u odgovoru objasnila da radi na razvoju svojeg sustava za evidentiranje upita i pritužbi u vezi s pravilnom primjenom prava Zajednice. Cilj je izravnije odgovoriti na interese koje su izrazili korespondenti i podnositelji pritužbe. Sva korespondencija bit će registrirana, bilo kao korespondencija u kojoj se postavlja pitanje o primjeni prava Zajednice, ili kao pritužba, u skladu s jasnim ili izričitim naznakama u korespondenciji. Sustav se razvija s ciljem njegova uvođenja kasnije 2009. godine.

Ombudsmanica pozdravlja konstruktivan odgovor Komisije i pomno prati razvoj događaja u Komisijinu postupanju s pritužbama o povredama.

------------

Predmet 1200/2008/BU odnosio se na Komisijino rješavanje pritužbe o državnoj potpori koju je odvjetnik podnio Komisiji u ime udruženja. Žalbi je priložena punomoć odvjetnika kojom ga je udruga ovlastila da je zastupa. Ombudsmanica je kritizirala činjenicu da je Komisija nakon toga poslala dva dopisa u kojima je objasnila svoju ocjenu merituma predmeta i pozvala udrugu da u određenom roku iznese primjedbe samo udruzi, a ne odvjetniku.

Komisija je u odgovoru tvrdila da je uobičajena praksa da se korespondencija koja se odnosi na meritum pritužbe o državnoj potpori izravno uputi podnositelju pritužbe navedenom u obrascu pritužbe. Prema Komisijinu mišljenju, takva praksa, koja se temelji na uobičajenom bliskom odnosu između odvjetnika i njegove stranke, ne dovodi u pitanje odvjetnika niti šteti njegovim pravima da savjetuje svoju stranku.

Ombudsmanica izražava žaljenje zbog toga što Komisija ne prihvaća njegove zaključke da bi trebala biti uslužna i pozitivno odgovoriti na želju udruge da bude zastupljena u postupku.

------------

Napomene iz 2007. koje nisu obrađene u studiji iz 2007.

Informacije Komisije o daljnjem postupanju u vezi sa sljedećim slučajevima nisu primljene na vrijeme da bi bile uključene u studiju iz 2007. Svi su se predmeti odnosili na pristup dokumentima na temelju Uredbe 1049/2001 [21].

U predmetu 1434/2004/PB ombudsmanica je kritizirala odbijanje zahtjeva Komisije za pristup određenim dokumentima. Utvrdio je da se Komisija nije mogla pozvati na iznimku koja se odnosi na zaštitu privatnosti i integriteta pojedinca (članak 4. stavak 1. točka (b) Uredbe 1049/2001) kako bi odbila pristup dokumentu koji sadržava osobne podatke podnositelja zahtjeva, s obzirom na to da je podnositelj zahtjeva izričito pristao na javno otkrivanje koje podrazumijeva odobravanje pristupa na temelju Uredbe 1049/2001. Također je utvrdio da se Komisija nije mogla pozivati na iznimku za zaštitu svojih postupaka odlučivanja (članak 4. stavak 3. drugi podstavak Uredbe 1049/2001) kako bi odbila pristup određenim drugim dokumentima. Osim toga, Ombudsman je dodatno napomenuo da potiče Komisiju da poduzme odgovarajuće organizacijske korake kako bi osigurala pravodobne odgovore na zahtjeve za pristup dokumentima.

Kad je riječ o prvoj kritici, Komisija je smatrala da Uredba 1049/2001 nije prikladan instrument za odobravanje pojedinačnog pristupa vlastitim osobnim podacima i da je takav pristup općenito obuhvaćen područjem primjene članka 13. Uredbe 45/2001 [22]. Komisija je zaključila navodeći da je pristanak podnositelja pritužbe na otkrivanje njegovih osobnih podataka trećim stranama formuliran tako da se ukloni prepreka zaštiti osobnih podataka i prisili Komisiju da otkrije relevantne dokumente u skladu s Uredbom 1049/2001.

Kad je riječ o drugoj kritici, Komisija je ostala pri svojem stajalištu da je iznimka primjenjiva. Istaknuo je da su predmetni dokumenti dio spisa koji se odnosi na pojedinačnu upravnu odluku. Prema Komisijinu mišljenju, javni interes za transparentnost nema istu važnost u pogledu pripremnih dokumenata za upravne odluke pojedinačnog dosega. Komisija je također ponovila svoje stajalište da bi se članovi njezina osoblja suzdržali od izražavanja svojih stajališta potpuno neovisno ako bi morali uzeti u obzir mogućnost da njihovi doprinosi donošenju odluka postanu javni.

Kad je riječ o daljnjoj napomeni, Komisija je u načelu prihvatila da bi trebala poduzeti odgovarajuće organizacijske korake kako bi osigurala pravodobne odgovore na zahtjeve za pristup. Također je istaknuo da je ovaj predmet izniman.

Ombudsmanica se slaže s Komisijom da je članak 13. Uredbe 45/2001 općenito primjerena osnova za otkrivanje osobnih podataka pojedinaca. Ombudsmanica razumije da je Komisija prihvatila da je u ovom konkretnom slučaju imala obvezu otkriti relevantne dokumente u skladu s Uredbom 1049/2001.

Kad je riječ o izuzeću za zaštitu postupaka donošenja odluka (članak 4. stavak 3. drugi podstavak Uredbe 1049/2001), nacrt preporuke Europskog ombudsmana Komisiji iz lipnja 2009. (u predmetu 355/2007/TN) sadržava detaljnu analizu, uzimajući u obzir sudsku praksu [23] koja je donesena nakon što je Komisija odgovorila na kritičku primjedbu u ovom predmetu. Ombudsmanica stoga smatra da ne bi bilo korisno baviti se tim pitanjem u ovoj studiji.

 

Kritičke primjedbe u predmetima 144/2005/PB i 3002/2005/PB odnosile su se na iznimku za zaštitu postupaka donošenja odluka (članak 4. stavak 3. drugi podstavak Uredbe 1049/2001).

Primjedbe i odgovori Komisije bili su slični onima u prethodno navedenom predmetu 1434/2004/PB, a ovdje se primjenjuju i primjedbe Ombudsmana o odgovoru u tom predmetu.

------------

U predmetu 3002/2005/PB ombudsmanica je kritizirala i činjenicu da Komisija nije odgovorila na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe u pogledu jednog dokumenta koji su službe koje su prvotno rješavale zahtjev podnositelja pritužbe utvrdile (ali su ga držale povjerljivim). Komisija je u svojem odgovoru objasnila da je tim nadležan za ponovni zahtjev smatrao da predmetni dokument nije obuhvaćen izvornim zahtjevom podnositelja pritužbe. Stoga se ponovni zahtjev za taj dokument smatrao novim zahtjevom. Komisija je prihvatila da je to trebalo biti jasnije navedeno u njezinu odgovoru na ponovni zahtjev.

Ombudsmanica pozdravlja daljnja objašnjenja Komisije i konstruktivan odgovor u pogledu tog aspekta predmeta.

------------

U predmetu 1693/2005/PB Ombudsman je kritizirao činjenicu da Komisija nije na odgovarajući način objasnila svoje odbijanje zahtjeva za pristup imenima primatelja poljoprivredne potpore EU-a. Te su informacije bile sadržane u velikoj bazi podataka Komisije, iako nisu bile lako dostupne u dokumentu kao takvom. Ombudsmanica smatra da Komisija nije na odgovarajući način objasnila zašto bi uključivala nerazumno administrativno opterećenje pri dohvaćanju i odobravanju pristupa informacijama. Također je utvrdio da nije na odgovarajući način objasnio zašto odredba o povjerljivosti u određenoj uredbi Komisije onemogućuje odobravanje pristupa. Komisija je tvrdila da odredbu o povjerljivosti treba promatrati s obzirom na Uredbu 1049/2001, ali se suzdržala od konkretnog i konkretnog objašnjenja svojeg pozivanja na navedenu odredbu s obzirom na tu uredbu.

Komisija je u odgovoru u biti ponovila da je predmetna baza podataka bila vrlo velika i da je reprogramiranje bilo potrebno kako bi se ispunio zahtjev za pristup. Kad je riječ o pozivanju na odredbu o povjerljivosti, Komisija je navela da ne smatra da se Uredba 1049/2001 primjenjuje na zahtjev podnositelja pritužbe za informacije. Stoga je smatrao da njegovo pozivanje na navedenu odredbu ne zahtijeva isti stupanj opravdanja.

Ombudsmanica ističe da je to bila prva istraga u kojoj je njezin ured ispitao pitanje javnog pristupa dokumentima i informacijama u vezi s velikom i složenom bazom podataka. Djelomično s obzirom na predmet o kojem je riječ, Ombudsman je, uz pomoć članova Europske mreže pučkih pravobranitelja, potom proveo studiju o pitanju javnog pristupa sadržaju javnih baza podataka. Izvješće je dostupno na internetskoj stranici Europskog ombudsmana [24]. Informacije i nalazi u ovoj studiji, na koje je Komisija skrenula pozornost, trebali bi pomoći Ombudsmanu i institucijama da učinkovitije i prikladnije rješavaju buduće predmete koji uključuju baze podataka. Ombudsmanica stoga ne smatra korisnim ispitati prethodno navedeni odgovor Komisije o pitanju mogućeg prekomjernog administrativnog opterećenja.

Ombudsmanica također napominje da je u odgovoru Komisije prikazana zakonodavna reforma Unije iz 2007. i 2008., kojom se države članice obvezuju da osiguraju godišnju ex post objavu korisnika Europskog fonda za jamstva u poljoprivredi i Europskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj te iznosa primljenih po korisniku u okviru svakog od tih fondova. Detaljne informacije o toj reformi dostupne su na internetskim stranicama Komisijine Uprave za poljoprivredu [25].

------------

U predmetu 3697/2006/PB Ombudsman je kritizirao činjenicu da Komisija nije i. unaprijed obavijestila podnositelja pritužbe da će produljiti rok za odgovor na njegov ponovni zahtjev za pristup dokumentima i ii. detaljno obrazložila produljenje, kako je propisano Uredbom 1049/2001. Također je dodatno napomenuo da pravna obveza brzog rješavanja zahtjeva podrazumijeva da bi Komisija trebala organizirati svoje administrativne službe kako bi osigurala da se zahtjevi za pristup uobičajeno registriraju najkasnije prvog radnog dana nakon primitka zahtjeva.

Kao odgovor na to Komisija se složila da je e-poruka kojom se podnositelja pritužbe obavješćuje o produljenju trebala biti poslana ranije i sadržavati detaljnije razloge. Komisija je objasnila i da se zahtjevi za pristup obično registriraju po primitku ili prvog radnog dana nakon primitka te da je kašnjenje u evidentiranju zahtjeva podnositelja pritužbe posljedica iznimnih okolnosti.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor Komisije i njezino objašnjenje njezine uobičajene prakse u pogledu registracije.

3 Europski gospodarski i socijalni odbor (EGSO)

Predmet 2617/2005/MF odnosio se na postupak odabira za popunjavanje slobodnih radnih mjesta asistenata/tajnika.  Ombudsman je u svojoj zaključnoj odluci kritizirao propust EGSO-a da djeluje u skladu s vlastitim provedbenim pravilima o odabiru ugovornog osoblja i zbog toga što nije odgovorio na zahtjev podnositelja pritužbe za informacije o postupku odabira i njegovu ishodu. Ombudsmanica je predložila i da u budućnosti osoblje ne bi trebalo savjetovati kandidata u postupku odabira da podnese ostavku na trenutačno radno mjesto te da ne bi trebalo davati nikakve druge informacije o ishodu postupka odabira, osim ako im relevantno nadležno tijelo to izričito naloži. Nadalje, kada osoblje ima telefonske kontakte s kandidatima, potrebno je poslati odgovarajuću bilješku o pozivu.

Kao odgovor na to, EGSO je osoblju dao dodatne upute u pogledu informacija koje treba dati kandidatima i postupaka koje treba slijediti u tom pogledu. Također se obvezala revidirati svoja načela dobrog administrativnog ponašanja i u većoj ih mjeri oblikovati prema Europskom kodeksu dobrog administrativnog ponašanja.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor EGSO-a.

4 Odbor regija Europske unije (OR)

U predmetu 2472/2005/MF ombudsmanica je istaknula da je pismo Odbora regija („OR”) navelo kandidata u postupku zapošljavanja da pretpostavi da će joj ponuditi ugovor. U tim je okolnostima OR trebao ponovno pisati kandidatkinji kada je odlučio da je neće zaposliti. Taj je dopis trebao sadržavati objašnjenje odluke i ispriku zbog mogućih neugodnosti.

Kao odgovor na to, OR je obavijestio svoje službe o komentarima Ombudsmana i poduzeo mjere kako bi izbjegao slanje pisama u budućnosti koja bi mogla navesti kandidate da vjeruju da će im biti ponuđeno radno mjesto ili ugovor. OR je također obavijestio Ombudsmana da su njegovi radni postupci poboljšani od nastanka slučaja i da su svi kandidati sada propisno obaviješteni službenom poštom o rezultatima postupaka odabira.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor OR-a.

5 Europski nadzornik za zaštitu podataka (EDPS)

U predmetu 1034/2006/WP Ombudsman je predložio Europskom nadzorniku za zaštitu podataka („EDPS”) da bi potencijalnim budućim podnositeljima pritužbi bilo korisno da Europski nadzornik za zaštitu podataka u dokumentu o općoj politici objavi kriterije ili smjernice koje namjerava primijeniti pri izvršavanju svoje diskrecijske ovlasti pri pokretanju istraga i istraga pritužbi koje su mu podnesene u skladu s Uredbom 45/2001.

Kao odgovor na to Europski nadzornik za zaštitu podataka pozdravio je zaključke Europskog ombudsmana i izjavio da je posebno zadovoljan što je Europski ombudsman priznao da ima određenu diskrecijsku ovlast.

Obavijestio je Ombudsmana da zbog tekućeg rada na donošenju Poslovnika i reviziji postojećih priručnika za predmete namjerava javnosti pružiti odgovarajuće informacije, zajedno s praktičnim alatima za zainteresirane strane, kao što su obrasci za pritužbe, na svojoj internetskoj stranici. Iako o načinima pružanja tih informacija još nije odlučeno, one bi zasigurno obuhvaćale i kriterije i smjernice koje je namjeravao primijeniti pri izvršavanju svoje diskrecijske ovlasti.

Ombudsman pozdravlja pozitivan odgovor na njegov prijedlog i sa zanimanjem iščekuje pravodobne dodatne informacije o kriterijima i smjernicama koje Europski nadzornik za zaštitu podataka treba primijeniti u izvršavanju svoje diskrecijske ovlasti u pogledu postupanja po pritužbama koje su mu podnesene u skladu s Uredbom 45/2001.

6 Ured za službene publikacije Europskih zajednica ("OPOCE")

Predmet 1128/2004/GG odnosio se na dodjelu ugovora od strane OPOCE-a. Na kraju istrage ombudsmanica je kritizirala propust OPOCE-a da provede odgovarajuće provjere nakon što je podnositelj pritužbe iznio prigovore u vezi s ishodom određenog poziva na podnošenje ponuda. Ombudsmanica je također kritizirala činjenicu da se čini da je OPOCE isključio mogućnost produljenja određenog ugovora, za koji je podnositelj pritužbe bio podugovaratelj, na temelju dvaju razloga koji su očito neutemeljeni ili pogrešni.

OPOCE je u odgovoru naveo da i dalje vjeruje da u ovom slučaju nije bilo nepravilnosti u postupanju. OPOCE je, međutim, napomenuo da stalno pokušava poboljšati transparentnost svojih postupaka i da će nastojati učiti iz onoga što je nazvao "ovaj nesretni slučaj".

Ombudsmanica pozdravlja predanost OPOCE-a transparentnosti i učenju iz iskustva s ovim predmetom.

7 Centar za razvoj strukovnog osposobljavanja (Cedefop)

U predmetu 1180/2006/ID podnositelj pritužbe zatražio je od Cedefopa da suspendira odluku o njegovu premještaju na drugo radno mjesto. Ombudsmanica je kritizirala propust Cedefopa da donese obrazloženu odluku o tom zahtjevu. Cedefop je zatim obavijestio Ombudsmana o ishodu predmeta na Službeničkom sudu u kojem su sudjelovali podnositelj pritužbe i Cedefop te je zatražio od Ombudsmana da preispita svoju odluku s obzirom na odluku Suda.

Ombudsman je zatim Cedefopu objasnio da ne postoji razlog za preispitivanje njegove odluke jer se predmet predmeta koji je rješavao Ombudsman razlikuje od predmeta koji je rješavao sud.

Ombudsmanica žali zbog lošeg postupanja Cedefopa u tom predmetu.

8 Europski policijski ured ("Europol")

Predmet 3130/2006/ID odnosio se na odbijanje prijave za zapošljavanje. Ombudsmanica je kritizirala činjenicu da Europol nije odgovorio na zahtjev podnositelja pritužbe za informacije o kvalifikacijama odabranih kandidata. Europol je trebao dostaviti informacije ili dati valjane i odgovarajuće razloge da to ne učini. Ombudsmanica je također predložila da Europol ponovno razmotri primjedbu koju je dao o mogućoj prekomjernoj kvalifikaciji podnositelja pritužbe.

Kao odgovor na kritike Europol je izrazio svoju predanost izbjegavanju sličnih nepravilnosti u postupanju u budućnosti. Kad je riječ o prijedlogu, Europol je naglasio da pitanje moguće prekvalificiranosti nije imalo odlučujuću ulogu u odluci o nezaposlenju podnositelja pritužbe.

Ombudsmanica pozdravlja predanost Europola izbjegavanju sličnih nepravilnosti u postupanju u budućnosti.

9 Prevoditeljski centar za tijela Europske unije

Predmet 948/2007/JF odnosio se na procjenu rada koju je proveo portugalski vanjski prevoditelj koju je proveo Prevoditeljski centar. Ombudsmanica je kritizirala izostanak odgovora Prevoditeljskog centra podnositelju pritužbe jer je i. predmetnu osobu trebalo obavijestiti o svakoj odluci o prekidu korespondencije jer se ona ponavlja i/ili predstavlja zlouporabu te je ii. u ovom slučaju pismo bez odgovora sadržavalo novi element, nešto što je Prevoditeljskom centru moralo biti očito. Ombudsmanica je savjetovala Prevoditeljskom centru i da u budućnosti osigura da sastav odbora za procjenu bude u skladu s primjenjivim pravilima.

Kao odgovor na to, Prevoditeljski centar naglasio je da je s podnositeljem pritužbe razmijenio oko četrdeset dopisa i da je predmetni dopis besmislen jer se ne odnosi na ugovor sklopljen s Prevoditeljskim centrom.

Prevoditeljski centar obavijestio je Europskog ombudsmana i da odbor za procjenu više ne postoji u njegovoj prethodnoj strukturi; da trenutačno pažljivo procjenjuje postoji li sličan problem u pogledu njegova internog odbora za ponovno rangiranje; te da će, prema potrebi, poduzeti sve odgovarajuće korake za rješavanje bilo kojeg pitanja u tom pogledu.

Ombudsmanica napominje da bi bilo dovoljno da je Prevoditeljski centar pisao podnositelju pritužbe ističući da je pogrešno uputio na svoj ugovor s Komisijom, a ne s Prevoditeljskim centrom, te ga obavijestio da mu se, ako ne dostavi nove elemente, neće slati daljnji odgovori.

10 Europski ured za odabir osoblja (EPSO)

Podnositelj pritužbe u predmetu 2214/2006/IP polagao je testove u centru za ispitivanje u Rimu. Podnositelj pritužbe tvrdi da je buka poremetila ispitivanja zbog tehničkog problema. Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju. Međutim, iznio je sljedeću primjedbu:

U nadležnosti je glavnog nadzornika u svakom ispitnom centru da provede činjeničnu procjenu svih nepravilnosti do kojih dođe tijekom ispitivanja te da temeljito i precizno obavijesti relevantno koordinacijsko osoblje. Činjeničnom procjenom glavnog nadzornika koju treba proslijediti koordinacijskom osoblju trebalo bi se posebno nastojati utvrditi dovodi li nepravilnost do „bitne nepravilnosti koja može narušiti rezultate testova”. Ako relevantni događaj dovede do „bitne nepravilnosti koja može narušiti rezultate testova”, relevantno koordinacijsko osoblje dužno je dati upute glavnom nadzorniku u pogledu mjera koje treba poduzeti. Podrazumijeva se da bi glavni nadzornik trebao osigurati da svi prisutni promatrači prenesu istu dogovorenu poruku svim kandidatima.

EPSO je u odgovoru objasnio da u pravilu organizira sastanke s nadzornicima dan prije relevantnih testova. Tijekom tih sastanaka nadzornici dobivaju precizne i detaljne upute o organizaciji ispitivanja i načinu rješavanja problema koji se mogu pojaviti. EPSO je naglasio i da bi glavni nadzornik trebao osigurati da svi prisutni nadzornici primjenjuju ista pravila na sve kandidate.

Ombudsmanica pozdravlja konstruktivan odgovor EPSO-a.

------------

Predmet 2990/2006/OV odnosio se na ukidanje područja interesa za natječaj CAST 25 nakon predodabirnih testova. U svojoj odluci o predmetu Europski ombudsman potaknuo je EPSO da podsjeti institucije i tijela Zajednice na potrebu za pažljivom procjenom njihovih potreba za osobljem prije pokretanja postupaka zapošljavanja. EPSO je u odgovoru naglasio da promjena profila CAST 25 nije u nadležnosti EPSO-a. EPSO je ipak izrazio žaljenje zbog neugodnosti koje je to stvorilo za kandidate i primio na znanje daljnju primjedbu Ombudsmana.

Ombudsmanica pozdravlja činjenicu da je EPSO priznao neugodnosti nastale zbog otkazivanja područja interesa za kandidate.

U predmetu 3131/2006/PB podnositelj pritužbe tvrdio je da je EPSO prijavio prekratki rok za podnošenje prijava. Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju, ali je istaknula da je EPSO u pozivima sličnima onima u ovom predmetu odredio rok od četiri tjedna za podnošenje prijava. Ombudsmanica je predložila da bi u budućnosti slični pozivi trebali imati rok od četiri tjedna. Kao odgovor na to EPSO je obavijestio Europskog ombudsmana da se doista primjenjuje uobičajeni rok od četiri tjedna.

Ombudsman pozdravlja pozitivan odgovor EPSO-a i njegovu potvrdu da se primjenjuje uobičajeni rok od četiri tjedna.

------------

U predmetu 3147/2006/IP ombudsmanica je smatrala korisnim potaknuti EPSO da građanima pruži uvjerljiva i relevantna objašnjenja kao odgovor na njihove upite. Kao odgovor na to EPSO je naglasio važnost koju pridaje komunikaciji s kandidatima i obavijestio Ombudsmana da je poboljšanje komunikacije s kandidatima jedan od ciljeva EPSO-ova razvojnog programa.

Ombudsmanica pozdravlja naglasak EPSO-a na važnosti dobre komunikacije s kandidatima.

------------

U predmetu 3224/2006/TS ombudsmanica je istaknula da su obavijesti EPSO-a podnositelju pritužbe mogle stvoriti dojam da je povjerenstvo za odabir odlučilo o nedopuštenosti prijave podnositelja pritužbe isključivo s obzirom na naslov diplome podnositelja pritužbe te da nije provelo ispitivanje cijelog spisa prijave. Ombudsmanica je predložila da EPSO u budućnosti razmotri pružanje jasnijih objašnjenja kandidatima u pogledu temeljitosti i potpunosti preispitivanja spisa kandidata koje provode povjerenstva za odabir.

EPSO je kao odgovor na to istaknuo svoju predanost tome da povjerenstva za odabir budu svjesna važnosti pravilnog navođenja razloga za neprihvaćanje kandidata u kontekstu njihovih zahtjeva za ponovno razmatranje. Nakon analize zahtjeva za ponovno razmatranje koju je proveo nadležni odbor, EPSO bi bio spreman kandidatima na njihov zahtjev pružiti konkretnija objašnjenja o situaciji i elementima u spisima kojima se opravdava odbijanje njihovih prijava.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor EPSO-a.

------------

U predmetu 2256/2007/RT Ombudsman je naglasio važnost pružanja točnih informacija kandidatima u svim jezičnim verzijama Obavijesti o natječaju. Kao odgovor na to EPSO je obavijestio Ombudsmana da je proveo strožu kontrolu svih jezičnih verzija obavijesti o natječaju, što uključuje provjeru kvalitete prijevoda.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor EPSO-a.

U predmetu 2596/2007/RT Ombudsman je potaknuo EPSO da nastavi ulagati napore kako bi osigurao da posebne mjere poduzete kako bi se olakšalo sudjelovanje osoba s invaliditetom u postupku odabira ne uzrokuju dodatne poteškoće koje bi mogle otežati njihovu ukupnu uspješnost.

EPSO je u odgovoru naveo da pridaje veliku važnost načelu jednakog postupanja prema kandidatima. Već su poduzete posebne mjere u pogledu sudjelovanja osoba s invaliditetom u postupcima odabira. EPSO namjerava ojačati svoju politiku u budućnosti i imenovao je osobu zaduženu za koordinaciju EPSO-ove politike u tom području.

Ombudsmanica pozdravlja pozitivan i konstruktivan odgovor EPSO-a.

U predmetu 688/2008/RT ombudsmanica je predložila da EPSO razmotri reviziju svojih pravila kojima se nastoji spriječiti sukob interesa članova povjerenstva za odabir. Predložio je i da EPSO može institucije senzibilizirati za činjenicu da dužnosnici koje predlažu kao članove povjerenstva za odabir nisu trebali biti uključeni u osposobljavanje kandidata o tome kako uspjeti na EPSO-ovim natječajima.

EPSO je u svojem odgovoru Ombudsmanu podsjetio da članovi povjerenstva za odabir moraju što prije obavijestiti EPSO o svim vezama s kandidatima koje bi mogle dovesti do sumnji u pristranost. EPSO je skrenuo pozornost svih institucija na činjenicu da dužnosnici koji sudjeluju u povjerenstvima za odabir moraju poštovati različita načela kojima se uređuje njihov rad: odnosno neovisnost, nepristranost, povjerljivost i poštovanje odredbi kojima se uređuju osobni podaci kandidata. Osim toga, EPSO-ov upravni odbor odlučio je jasno odvojiti funkcije članova povjerenstva za odabir od funkcija kandidata za osposobljavanje koji se pripremaju za EPSO-ove natječaje. Kako bi se izbjegla percepcija sukoba interesa, te se uloge ne smiju obavljati istodobno ni uzastopno u razdoblju od najmanje jedne godine.

EPSO smatra da je pravilo o jednoj godini razumno jer je u skladu s okvirnim razdobljem od jedne godine za dovršetak postupaka natječaja. EPSO je istaknuo i da bi produljenje razdoblja duljeg od jedne godine uzrokovalo znatne poteškoće s obzirom na probleme s kojima se institucije već suočavaju pri imenovanju članova povjerenstava za odabir.

Naposljetku, EPSO je istaknuo da namjerava zaposliti stalne odbore za odabir od 2010. Članovi tih povjerenstava za odabir također će biti osjetljivi na važnost jasnog razdvajanja funkcija kako bi se izbjegla percepcija sukoba interesa.

Ombudsmanica pozdravlja EPSO-ovo pažljivo ispitivanje pitanja iznesenog u daljnjoj napomeni.

Popis slučajeva u kojima je iznesena kritična primjedba

Pet predmeta zaključenih kritičkom primjedbom 2007. i obrađenih u ovoj studiji nalaze se u kurzivu na popisu u nastavku.

KONKURENTNA REFERENCIJA	LINK TO TEXT (EN)	LINK TO TEXT (izvorni jezik)
0101/2004/GG	HR	DE
1128/2004/GG	HR	-
1434/2004/PB	HR	DE
1744/2004/BB(povjerljivo)	HR	-
2283/2004/GG	HR	DE
3203/2004/DK	HR	-
3464/2004/TS	HR	-
0144/2005/PB	HR	DE
0259/2005/GG	HR	DE
0576/2005/GG	HR	DE
0789/2005/ID	HR	EL
1693/2005/PB	HR	DA
1785/2005/OV	HR
1962/2005/IP	HR	IT
3002/2005/PB (povjerljivo)	HR	DE
2472/2005/MF (povjerljivo)	HR	LV
2477/2005/GG (povjerljivo)	HR	DE
2617/2005/MF (povjerljivo)	HR	LV
2675/2005/MF (povjerljivo)	HR	FR
2819/2005/BU	HR	SK
3051/2005/WP (povjerljivo)	HR	DE
3303/2005/GG (povjerljivo)
3346/2005/MHZ	HR	-
3643/2005/WP	HR	-
3697/2006/PB	HR	DE
0262/2006/OV	HR	NL
0284/2006/PB	HR	-
1021/2006/JF (povjerljivo)	HR	-
1180/2006/ID (povjerljivo)	HR	EL
1411/2006/JMA	HR	ES
1473/2006/TS	HR	FR
1584/2006/OV (povjerljivo)	HR	NL
2782/2006/RT
2914/2006/WP	HR	DE
2989/2006/OV	HR	NL
3130/2006/ID	HR	EL
3208/2006/GG	HR	-
3617/2006/JF	HR	-
3737/2006/JMA	HR	ES
3738/2006/TS (povjerljivo)	HR	-
0327/2007/GG (povjerljivo)
0747/2007/MF (povjerljivo)	HR	FR
0885/2007/JMA	HR	ES
0948/2007/JF (povjerljivo)	HR	-
1054/2007/MHZ (povjerljivo)	HR	-
2597/2007/RT	HR	FR
2681/2007/PB	HR	DE
1200/2008/BU (povjerljivo)	HR	-

Popis slučajeva u kojima je iznesena druga napomena

Dva predmeta zaključena dodatnom napomenom 2007. i obrađena u ovoj studiji nalaze se u kurzivu na popisu u nastavku.

KONKURENTNA REFERENCIJA	LINK TO TEXT (EN)	LINK TO TEXT (izvorni jezik)
0144/2005/PB	HR	DE
0184/2005/GG (povjerljivo)	HR	-
0186/2005/ELB	HR	FR
1105/2005/MF	HR	FR
2617/2005/MF (povjerljivo)	HR	LV
0554/2006/FOR	HR	-
0655/2006/ID (povjerljivo)	HR	-
0720/2006/DK (povjerljivo)	HR	FR
1034/2006/WP	HR	DE
1084/2006/MHZ	HR	-
1213/2006/PB	HR	DE
1411/2006/JMA	HR	ES
1473/2006/TS	HR	FR
1881/2006/JF	HR	-
2214/2006/IP	HR	IT
2990/2006/OV	HR	NL
3130/2006/ID	HR	EL
3131/2006/PB (povjerljivo)	HR	DE
3147/2006/IP (povjerljivo)	HR	-
3199/2006/MHZ (povjerljivo)	HR	PL
3224/2006/TS (povjerljivo)	HR	FR
3579/2006/TS (povjerljivo)	HR	FR
3697/2006/PB	HR	DE
3737/2006/JMA	HR	ES
3738/2006/TS (povjerljivo)	HR	-
OI/8/2006/BU	HR	DE
0193/2007/JMA (povjerljivo)	HR	-
0255/2007/PB (povjerljivo)	HR	DE
0743/2007/MF	HR	FR
0747/2007/MF (povjerljivo)	HR	FR
0948/2007/JF (povjerljivo)	HR	-
1054/2007/MHZ (povjerljivo)	HR	-
1360/2007/TS (povjerljivo)	HR	FR
1512/2007/JMA	HR	ES
1515/2007/JF	HR	-
1641/2007/VIK (povjerljivo)	HR	-
2137/2007/ID	HR	EL
2256/2007/RT	HR	-
2393/2007/RT	HR	-
2596/2007/RT (povjerljivo)	HR	FR
3148/2007/BEH (povjerljivo)	HR	-
0431/2008/ELB	HR	-
0688/2008/RT (povjerljivo)	HR	FR
1235/2008/ELB	HR	FR

---

 

[1] Ukratko, u ovoj se studiji pojam „institucija” upotrebljava za sve institucije, tijela, urede i agencije EU-a.

[2] Člankom 195. Ugovora o EZ-u Europski ombudsman ovlašten je istraživati nepravilnosti u djelovanju „institucija i tijela Zajednice, osim Suda i Prvostupanjskog suda koji djeluju u svojoj sudbenoj ulozi”. Ugovorom iz Lisabona to se mijenja i glasi „institucije, tijela, uredi ili agencije Unije, osim Suda Europske unije koji djeluje u svojoj sudbenoj ulozi”. Vidjeti i bilješku na stranici 4. za upotrebu izraza „institucije” u ovoj studiji.

[3] Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (SL 2001., L 145, str. 43.) (SL, posebno izdanje na hrvatskom jeziku, poglavlje 1., svezak 16., str. 70.)

[4] Komunikacija Komisije „Prema pojačanoj kulturi savjetovanja i dijaloga – Opća načela i minimalni standardi za savjetovanje sa zainteresiranim stranama” COM(2002) 704 final.

[5] https://agriculture.ec.europa.eu/data-and-analysis/financing_en

[6] Nacrt preporuke nalazi se u predmetu 355/2007/TN. Nedavna sudska praksa je predmet T-121/05, Borax Europe Ltd protiv Komisije, presuda od 11. ožujka 2009. (još nije objavljena).

[7] Vidjeti internetske stranice www.erg.eu.int.

[8] www.circa.europa.eu

[9] Uredba (EZ) br. 45/2001 od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka, SL 2001., L 8, str. 1.

[10] Predmet F-7/08, Schönberger protiv Europskog parlamenta, presuda od 11. veljače 2009.

[11] Predmeti u tijeku T-82/09, Dennekamp protiv Parlamenta (2009., SL C 102/44); T-471/08, Toland protiv Parlamenta (2008., SL C 32/72); C-28/08 P, Komisija protiv Bavarskog Lagera (2008., SL C 79/36). Mišljenje nezavisnog odvjetnika u predmetu Bavarian Lager doneseno je 15. listopada 2009.

[12] Ombudsmanica napominje da je predmet na koji upućuje Parlament u tijeku predmet T-82/09, Dennekamp protiv Parlamenta (2009., SL C 102/44).

[13] Europa rezultata – primjena prava Zajednice, COM(2007) 502.

[14] Komunikacija Europskom parlamentu i Europskom ombudsmanu o odnosima s podnositeljem pritužbe u vezi s povredama prava Zajednice COM/2002/0141 final, SL 2002 C 244 str. 5.

[15] Komunikacija Europskom parlamentu i Europskom ombudsmanu o odnosima s podnositeljem pritužbe u vezi s povredama prava Zajednice COM/2002/0141 final, SL 2002 C 244 str. 5.

[16] Komunikacija Europskom parlamentu i Europskom ombudsmanu o odnosima s podnositeljem pritužbe u vezi s povredama prava Zajednice COM/2002/0141 final, SL 2002 C 244 str. 5.

[17] Komunikacija Komisije „Prema pojačanoj kulturi savjetovanja i dijaloga – Opća načela i minimalni standardi za savjetovanje sa zainteresiranim stranama” COM(2002) 704 final.

[18] COM(2007)127.

[19] Komunikacija Europskom parlamentu i Europskom ombudsmanu o odnosima s podnositeljem pritužbe u vezi s povredama prava Zajednice COM/2002/0141 final, SL 2002 C 244 str. 5.

[20] https://commission.europa.eu/aid-development-cooperation-fundamental-rights/your-rights-eu/eu-charter-fundamental-rights_en

[21] Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije, SL 2001., L 145, str. 43.

[22] Uredba (EZ) br. 45/2001 od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka, SL 2001., L 8, str. 1.

[23] Predmet T-121/05, Borax Europe Ltd protiv Komisije, presuda od 11. ožujka 2009. (još nije objavljena).

[24] http://www.ombudsman.europa.eu/resources/otherdocument.faces/en/4160/html.bookmark

[25] https://agriculture.ec.europa.eu/data-and-analysis/financing_en